Кадровое делопроизводство организации

 

 

 

 

 

 

«Кадровое делопроизводство организации»

 

 

 

Курсовая работа

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Кемерово 2011

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание

 

Введение        

1.Понятие кадрового  делопроизводства……………………………………….4

    1.1 Ведение трудовых книжек……………………………………………….8

2.Организационная структура системы управления персонала……………..18             3.Кадровое обеспечение системы управления персоналом………………….22

4.Документационное обеспечение кадровой деятельности………………….25

5.Формирование и хранение документов кадровой службы………………...43                     

Заключение                                                                                                       

Литература                                                                                                        

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Кадровое делопроизводство - для работодателей всегда актуальный вопрос, который требует хороших  знаний трудового законодательства, правил ведения и оформления документов, - недооценивать его нельзя.

О важности кадровой документации свидетельствует, прежде всего, то, что любой кадровый документ имеет юридическую и даже коммерческую ценность.

С помощью некоторых  кадровых документов, используемых в  качестве важных письменных доказательств, работодатель может доказать свою позицию в суде.

Например, организация  для подтверждения налоговых  льгот по налогу на прибыль и налогу на имущество может представить  следующие кадровые документы: штатное  расписание, расчетные ведомости  по зарплате, приказы по кадрам, копии  трудовых книжек, Табель учета рабочего времени.

Современные условия  развития экономики и конкуренции  на рынке диктуют свои правила  управления организацией. В настоящее  время успех любой компании в  первую очередь зависит от возможности  оперативно и своевременно получать необходимую и актуальную информацию, а, следовательно, от организации работы с документированной информацией внутри организации. Однако особое внимание следует уделять именно документированию управления персоналом, так как организация и регулирование его работы влияют на успех всей компании. Следовательно, все направления деятельности, имеющие непосредственное отношение к управлению персоналом, отличаются от других сфер и имеют свои особенности. К этим особенностям в первую очередь стоит отнести особую правовую и социальную ответственность, которую работодатель несет перед своими работниками.

Документирование работы с персоналом является непосредственным отражением и фиксацией отношений  между работодателем и работниками, то есть закрепляет эту ответственность на бумаге. Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточным вниманием многих организаций к вопросам документационного обеспечения работы с персоналом. Большинство работодателей не учитывают всех особенностей кадрового делопроизводства и лишь поверхностно выполняют требования законодательства в этой области. Это обуславливается в первую очередь рекомендательным характерам нормативно-законодательных актов, регулирующих эту область, а также недостаточной их проработанностью. Исходя из этого, выстраивается ряд задач, а именно ознакомление с организационной структурой отдела кадров изучение и анализ нормативных документов, регламентирующих деятельность отдела кадров.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Понятие кадрового  делопроизводства

 

Любой работодатель, вне зависимости от того, юридическое или физическое это лицо, в процессе осуществления хозяйственной деятельности всегда сталкивается с вопросами организации труда, управления трудовыми отношениями и регламентированием этих процессов.

Наглядным результатом регламентирования у конкретного работодателя внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений является комплекс документов, именуемый кадровой документацией.

Государственный стандарт «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98», утвержденный Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 27 февраля 1998 года №28 (далее - ГОСТ Р 51141-98) устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела.

В соответствии с названным  стандартом делопроизводство - это «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами» (пункт 2.1.1. ГОСТ Р 51141-98).

Соответственно, кадровое делопроизводство - это более узкое понятие, подразумевающее  организацию работы с документами, которые касаются кадровых вопросов.

Кадровая документация - совокупность форм (документов), отражающих наличие  и движение персонала.

В соответствии с государственным  стандартом понятие «документ» определяется как «зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» (подпункт 3 пункта 2.1. ГОСТ Р 51141-98).

Документированная информация составляет основу управления. Информация фиксируется  в документах, которые придают  ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документированная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой.

Можно сделать вывод о том, что  понятия «управление», «делопроизводство», «кадровое делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.

Итак, кадровое делопроизводство - это  отрасль деятельности, документирующая  трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии  и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление.

Движение персонала - одна из базисных категорий управления персоналом, под  которой, как правило, понимают:

 

Ø   прием на работу;

 

Ø   перевод на другую работу;

 

Ø   предоставление отпуска;

 

Ø   увольнение.

 

Документальное оформление кадровых процедур - неотъемлемая обязанность  любого работодателя независимо от масштабов  его деятельности и организационно-правовой формы.

К сожалению, сегодня  не все руководители уделяют должное  внимание и значимость «бумажному управлению». Часто об учете кадров и кадровой документации руководители вспоминают только тогда, когда с проверкой приходят сотрудники контролирующих органов или бывший работник обращается с иском в суд. В таких крайних случаях исправление сложившейся ситуации требует значительных финансовых и временных затрат, которые далеко не всегда являются залогом успеха в суде и вряд ли помогут избежать привлечения работодателя, соответствующих должностных лиц или организации к ответственности.

Именно поэтому так важно установить правильное ведение кадровой документации, в том числе провести оформление трудовых отношений в соответствии с действующим трудовым законодательством.

На работодателей - индивидуальных предпринимателей возлагаются практически  все права и обязанности работодателей - юридических лиц (организаций) со всеми вытекающими из этого последствиями. Кадровую документацию теперь придется вести всем работодателям.

Некоторые налоговые  инспекторы считают, что если в штатном  расписании предусмотрена должность, например, юриста или маркетолога, то расходы на оплату услуг сторонних юристов или маркетологов учесть при налогообложении организация уже не может. Однако арбитражная практика подтверждает, что для учета расходов при расчете налога на прибыль достаточно, чтобы услуги были оказаны в рамках производственной или коммерческой деятельности, направлены на получение дохода и подтверждены документально (статья 252 Налогового кодекса Российской Федерации). Например, подробно составленные должностные инструкции, трудовые договоры и штатное расписание, как письменные средства доказательства в судебном разбирательстве, устанавливают производственную необходимость расходов организации на командировки и расходы на подготовку и переподготовку кадров, состоящих в штате налогоплательщика. Данное положение подтверждают: Постановление ФАС Московского округа от 2 февраля 2006 года №КА-А41/14222-05, Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 14 февраля 2006 года №А19-4631/05-43-Ф02-200/06-С1, Постановление ФАС Московского округа от 4 июля 2005 года №КА-А40/5566-05, Постановление ФАС Северо-Западного округа от 12 января 2006 года №А42-13583/04-22, Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 28 февраля 2005 года №Ф04-654/2005(8619-А27-37).

 

Важность кадровой документации подтверждается, прежде всего, тем, что любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника и работодателя. Например, должностная инструкция является документом, подтверждающим правомочия того или иного должностного лица на совершение юридически значимых действий, входящих в его должностные обязанности. Так, в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 22 декабря 2005 года №А42-13891/04-13 суд удовлетворил иск о взыскании задолженности по договору поставки, сделав обоснованный вывод о наличии у лица, осуществлявшего приемку товара, полномочий действовать от имени ответчика, поскольку согласно должностной инструкции приемка товара входила в круг обязанностей данного лица.

Документируя трудовые отношения, подавляющее большинство  кадровых документов содержит информацию, обладающую высокой социальной значимостью. Поэтому отношение к работе с  такими документами должно быть чрезвычайно  серьезным. Поскольку от правильности заполнения кадровых документов зависит подтверждение определенных юридических фактов, на основе которых возникают те или иные права работника.

Особое внимание следует  уделять ведению трудовых книжек, которые в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ) являются основным документом для расчета трудового и страхового стажа работника.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.1

 

Ведение трудовых книжек работников

 

Общие положения.

     Трудовая  книжка является основным документом о трудовой деятельности работника. В соответствии со статьей 66 Трудового кодекса РФ форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечение ими работодателей устанавливаются Правительством РФ.

     Трудовые  книжки ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней, в  том числе на сезонных и  временных работников, а также  на нештатных работников, при  условии, если они подлежат  государственному и социальному  страхованию.

     Лица, поступающие на работу, обязаны предъявить администрации предприятия трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Прием на работу без трудовой книжки не допускается. При оформлении на работу по совместительству, по трудовому соглашению, по договору подряда трудовая книжка не предъявляется.

     Лица - поступающие  на работу впервые, обязаны  представить администрации справку  о последнем занятии, выданную  по месту жительства, а уволенные  из рядов Вооруженных сил –  военный билет.

 

Правила заполнения трудовой книжки

 

В трудовую книжку вносятся следующие сведения:

- о работнике;

- о выполняемой им  работе;

- о переводах на  другую постоянную работу;

- об увольнении работника;

- основания прекращения  трудового договора;

- о награждениях за  успехи в работе.

 

     Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

     По желанию  работника сведения о работе  по совместительству вносятся  в трудовую книжку по основному  месту работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

     Все записи  о приеме на работу, переводе  на другую постоянную работу, увольнении, о награждении и поощрениях  вносятся администрацией в трудовую  книжку после издания соответствующего  приказа, но не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения. Записи в трудовой книжке должны точно соответствовать тексту приказа по личному составу.      Записи о причинах прекращения трудового договора должны производиться в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, пункт.

Записи производятся аккуратно, перьевой или шариковой  ручкой, чернилами или пастой черного, синего или фиолетового цвета.

     При оформлении трудовой книжки сначала заполняется титульный лист, содержащий сведения о работнике. Фамилия, имя и отчество ( полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами) и дата рождения указываются на основании паспорта или свидетельства о рождении.

     Образование  – среднее, среднее специальное  или высшее – указывается только  на основании документов (аттестата,  удостоверения, диплома).

     Запись  о незаконченном среднем или  незаконченном высшем образовании  также может быть произведена  на основании соответствующих документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки учебного заведения).

     Профессия  или специальность записывается  в трудовой книжке на основании  документа об образовании или  другого надлежаще оформленного  документа.

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений.

     Первую  страницу трудовой книжки подписывает  лицо, ответственное за выдачу  трудовых книжек, и после этого  ставится печать предприятия,  на котором впервые заполняется трудовая книжка.

     Изменения  записей в трудовых книжках  о фамилии, имени, отчестве  и дате рождения производиться  администрацией по последнему  месту работы на основании  документов 

(паспорта, свидетельства  о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и др.) и со ссылкой на номер и дату этих документов.

Указанные изменения  вносятся на первой странице (титульном  листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается, например, прежняя фамилия  или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные.

     Ссылки  на соответствующие документы  записываются на внутренней стороне  обложки и заверяются руководителем  предприятия или специалистом  отдела кадров и печатью предприятия.  В таком же порядке при необходимости вносятся изменения в сведения об образовании, профессии, специальности.

 

Занесение сведений о  работе

 

     В графе  3 раздела «Сведения о работе»  в виде заголовка пишется полное  наименование предприятия.

Под этим заголовком в  графе 1 ставиться порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу.

     В графе  3 пишется: «принят или назначен  в такой-то цех, отдел, подразделение,  участок, производство» с указанием  их конкретного наименования, а  также наименование работы, профессии  или должности и присвоенного разряда. Записи о наименовании работы, профессии или должности, на которую принят работник, производятся: для рабочих – в соответствии с наименованиями профессий, указанных в Едином тарифно- квалификационном справочнике работ и профессий рабочих, для служащих – в соответствии с наименованиями должностей, указанных в Единой номенклатуре должностей служащих, или в соответствии со штатным расписанием.

     Запись  в трудовую книжку сведений  о работе по совместительству  производиться по желанию работника администрацией по месту основной работы на основании приказа администрации предприятия, учреждения, организации, где работник принят на работу по совместительству. В таком же порядке производиться запись об увольнении с этой работы.

     Перевод работника на другую постоянную работу на том же предприятии оформляется в таком же порядке, как и прием на работу.

     Если за  время работы рабочего или  служащего наименование предприятия  изменяется, об этом отдельной  строкой в графе 3 трудовой книжки делается запись: «предприятие такое-то с такого-то числа переименовано в такое-то», а в графе 4 проставляется основание переименования – приказ (распоряжение), его дата и номер.

 

Занесение сведений о  награждениях и поощрениях

 

     В трудовые  книжки работников в раздел «Сведения о поощрениях» вносятся сведения о поощрениях за успехи в работе на предприятии, в учреждении, организации, предусмотренных правилами внутреннего трудового распорядка и уставами о дисциплине (объявление благодарности, выдача премии, награждение ценным подарком, почетной грамотой предприятия, занесения в Книгу почета и др.), а также о поощрениях, полученных работниками в колхозах, совхозах, предприятиях сельского хозяйства в период оказания помощи этим хозяйствам; а также о других поощрениях в соответствии с действующим законодательством.

     Заносятся  в трудовую книжку сведения  об открытиях, на которые выданы  дипломы, об использованных изобретениях  и рационализаторских предложениях  и о выплаченных в связи  с этим вознаграждениях.

     Порядок  внесения сведений о награждениях  и поощрениях следующий: в графе  3 соответствующего раздела трудовой  книжки пишется в виде заголовка  наименование предприятия, ниже  в графе 2 указывается порядковый  номер записи (нумерация, нарастающая  в течение всего периода трудовой деятельности работника). В графе 2 ставиться дата награждения или поощрения, в графе 3 записывается, кем награжден ил поощрен работник, за какие достижения и какой наградой или поощрением, в графе 4 указывается на основании чего внесена запись ( со ссылкой на дату, номер и наименование документа).

 

Вкладыш в трудовую книжку

 

     В тех  случаях, когда в трудовой книжке  заполнены все страницы соответствующих  разделов, трудовая книжка заполняется  вкладышем.

     Вкладыш  вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется администрацией предприятия по месту работы рабочего или служащего в том же порядке, что и трудовая книжка.

     Вкладыш  без трудовой книжки недействителен.

О каждом выданном вкладыше на первой странице (титульном листе) трудовой книжки вверху ставится штамп размером 10825 мм с надписью «Выдан вкладыш» и здесь же указывается серия и номер вкладыша. При каждой последующей выдаче вкладыша ставиться следующий штамп и указывается номер и серия вкладыша.

     При необходимости дополнения трудовой книжки вкладышем выдается вкладыш нового образца независимо от того, какую трудовую книжку имеет работник.

     С каждой  записью, вносимой на основании  приказа в трудовую книжку

(вкладыш) о приеме  на работу, переводах на другую  постоянную работу и увольнении, администрация предприятия обязана ознакомить владельца книжки

(вкладыша) под расписку  в личной карточке форма №  Т-2, в которой должна быть точная  запись из трудовой книжки (вкладыша).

     В случае  необходимости администрация предприятия выдает работникам по их просьбе заверенные выписки о работе из трудовых книжек.

 

Выдача трудовой книжки при увольнении

 

     При увольнении  рабочего или служащего все  записи о работе, награждениях  и поощрениях, внесенные в трудовую  книжку за время работы на данном предприятии, заверяются подписью руководителя предприятия ли специально уполномоченного им лица и печатью предприятия .

     Администрация  обязана выдать рабочему или  служащему его трудовую книжку  в день увольнения с внесенной  в нее записью об увольнении.

     При задержке  выдачи трудовой книжки по  вине администрации работнику  выплачивается средний заработок  за время вынужденного прогула.  Днем увольнения в этом случае  считается день выдачи трудовой  книжки. О новом дне увольнения  издается приказ, и вноситься запись в трудовую книжку работника.

     Ранее внесенная  запись о дне увольнения признается  недействительной в порядке, установленном  выше.

     В случае  если в день увольнения работника  выдать трудовую книжку невозможно  в связи с отсутствием работника, либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой, либо дать согласие на отправление по почте. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

     В случае  смерти работника трудовая книжка  выдается на руки его ближайшим  родственникам под расписку или  высылается по почте по их  требованию. В трудовой книжке  умершего работника в разделе «Сведения о работе» после указания порядкового номера и даты записи в графе 3 пишется «Работа прекращена в связи со смертью», далее заполняется графа 4 (указывается дата и номер приказа). Эта запись заверяется в установленном порядке.

 

Дубликат трудовой книжки

 

     Лицо, потерявшее  трудовую книжку (вкладыш к ней), обязано немедленно заявить об  этом администрации по месту  последней работы. Не позднее  15 дней после заявления администрация  выдает работнику другую трудовую  книжку или вкладыш к ней  с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу первой страницы.

     Дубликат  трудовой книжки или вкладыш  к ней заполняется по общим  правилам. В разделы «Сведения  о работе», «Сведения о награждениях»  и «Сведения о поощрениях»  при заполнении дубликата вносятся  записи о работе, а также о награждениях и поощрениях по месту последней работы на основании ранее изданных приказов (распоряжений).

     Если работник  до поступления на данное предприятие  уже работал, то при заполнении  дубликата трудовой книжки в  разделе «Сведения о работе» в графе 3, прежде всего, вносится запись об общем стаже работы до поступления на данное предприятие, подтвержденном документами.

     Общий стаж  работы записывается суммарно, то  есть указывается общее количество  лет, месяцев, дней работы без  уточнения, на каком предприятии, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

     После этого  общий стаж, подтвержденный надлежаще  оформленными документами, записывается  по отдельным периодам работы  в следующем порядке: в графе 2 записывается дата приема на работу, в графе 3 пишется наименование предприятия, где работал работник, А также цех (отдел) и должность (работа), на которую он был принят, а начиная с 1 января 1986г.- и другие предусмотренные сведения.

     Если из предоставленных документов видно, что работник переводился на другую постоянную работу в том же предприятии, то об этом делается соответствующая запись.

     Затем в  графе 2 записывается дата увольнения, а в графе 3 – причина увольнения, если в представленном работнике документе имеются такие данные.

     В том  случае, когда документы не содержат  полностью указанных выше сведений  о работе в прошлом, в дубликат  трудовой книжки вносятся только  имеющиеся в документах сведения.

     В графе  4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

Документы, подтверждающие стаж работы, возвращаются их владельцу.

     Администрация  обязана оказать содействие работнику  в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на предприятие.

Если трудовая книжка (вкладыш к ней) пришла в негодность (обгорела, изорвана, замазана), то администрация  по последнему месту работы выдает работнику дубликат трудовой книжки (вкладыш к ней).

     При этом  на первой странице трудовой  книжки, пришедшей в негодность, делается надпись: «Взамен выдан  дубликат», а книжка возвращается  ее владельцу. При поступлении  на новое место работы работник  обязан предъявить дубликат трудовой  книжки.

 

Расчеты за трудовые книжки и их хранение

 

     При выдаче  трудовой книжки (дубликата) и  вкладыша администрация взимает  с работника плату.

     В случае  неправильного первичного заполнения  трудовой книжки или вкладыша  к ней, а также в случае  порчи их бланков вследствие небрежного хранения стоимость испорченных бланков оплачивается предприятием.

     При утрате  трудовой книжки работника предприятием  по причине стихийного бедствия  либо по другим причинам владельцу  выдается дубликат трудовой книжки  без взимания ее стоимости.

     Трудовые  книжки и их дубликаты, не  полученные работниками при увольнении, хранятся в течение двух лет  в отделе кадров предприятия  отдельно от остальных трудовых  книжек рабочих и служащих, состоящих  на работе. После этого невостребованные трудовые книжки (их дубликаты) хранятся в архиве предприятия в течение 50 лет, а по истечении указанного срока могут быть выделены к уничтожению в установленном порядке.

     Администрация  предприятия обязана постоянно  иметь в наличии необходимое  количество бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

 

Учет бланков трудовых книжек

 

     На предприятии  ведется следующая документация  по учету бланков трудовых  книжек и заполненных трудовых  книжек: а) приходно-расходная книга  по учету бланков трудовых  книжек и вкладышей к ним; б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. В приходно - расходную книгу вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с указанием серии и номера каждого бланка. Книга ведется бухгалтерией предприятия.

     Книга движения  трудовых книжек и вкладышей  к ним ведется отделом кадров. В этой книге регистрируются  все трудовые книжки, принятые  от рабочих и служащих при  поступлении на работу, а также  трудовые книжки и вкладыши  к ним с записью серии и номера, выданные рабочим и служащим вновь.

     При получении  трудовой книжки в связи с  увольнением рабочий или служащий  расписывается в личной карточке  и в книге учета.

Приходно-расходная книга  и книга учета движения трудовых книжек пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью руководителя предприятия и сургучной печатью.

     Бланки  трудовых книжек и вкладышей  к ним хранятся в бухгалтерии  предприятия как документы строгой  отчетности и выдаются по заявке  в подотчет лицу, ответственному за ведение трудовых книжек.

     По окончании  каждого месяца бухгалтерия требует  от лица, ответственного за ведение  трудовых книжек, отчета о наличии  бланков трудовых книжек и  вкладышей к ним и о суммах, полученных за заполненные трудовые  книжки и вкладыши к ним с приложением приходного ордера кассы предприятия. На испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей к ним составляется акт.