Кадровое делпроизводство

Содержание 

Введение

Неотъемлемой частью жизни  человека является его трудовая деятельность. На протяжении всего жизненного цикла  человек удовлетворяет свои потребности, одной из которых является труд. Трудовые правоотношения работодателя (организации, собственника предприятия) и работника в Российской Федерации регулируются Трудовым Кодексом РФ (ТК РФ). Все этапы трудового цикла от приема на работу нового сотрудника до его увольнения подлежат документированию. Совокупность взаимосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, называют документацией по личному составу (персоналу, кадрам). Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, составляют группу документов по личному составу. Это – приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а также все документы, входящие в личное дело.

 Целью письменной курсовой работы является обобщение знаний по организации кадрового делопроизводства, рассмотрение требований к оформлению и ведению кадровой документации.

Задачи:

1. Изучить дополнительную литературу по данной теме.
2. Изучить ресурсы глобальной сети Интернет

Глава 1. Порядок и документирование приема граждан на работу

1.1 При приеме на работу работник самостоятельно заполняет следующие документы:

• резюме;
• заявление о приеме на работу;
• анкета или личный листок по учету кадров;
• автобиография.

В последнее время все  чаще возникает необходимость в  составлении деловой бумаги, именуемой резюме.

Для того чтобы найти хорошую  работу, необходимо рассказать о себе, причем рассказать кратко и емко. Такая  информация может быть помещена на доске объявлений, в газете, занесена в базу данных службы занятости, отправлена на электронную ярмарку вакансий. О вас могут узнать многие работодатели, поэтому к составлению резюме необходимо подойти очень ответственно.

 Резюме – это краткая профессиональная само аттестация претендента на какую-либо должность. Этим резюме отличается от более обстоятельной автобиографии.

Составитель резюме должен предоставить потенциальному работодателю сведения о своем образовании, специальности, квалификации, о профессиональном опыте.

Необходимо также указать, на какую должность, вы претендуете  и какую зарплату при этом хотели бы получать.

Общая структура резюме:

• Заголовок (фамилия, имя, отчество).
• Общая информация (адрес, телефон, e-mail). Можно (но не обязательно) указать возраст, семейное положение.
• Цель (интересующая вакансия).
• Образование (указывается основное образование, которое позволяет претендовать на заявленную должность).
• О дополнительном образовании (втором высшем образовании, курсах и т.п.) есть смысл говорить лишь в том случае, если оно соответствует цели.
• Профессиональный опыт. Описание дается в обратном хронологическом порядке, начиная с последнего места работы: период работы, название предприятия, сфера деятельности, должность, описание обязанностей,     достижения.
• Дополнительные сведения. Степень владения ПК, иностранными языками, личные качества (указываются три важнейших, по мнению претендента на должность, свойства его характера). 

После ознакомления с резюме, согласие на прием нового работника  дает будущий непосредственный руководитель. Свое согласие он выражает визированием письменного заявления претендента.

Заявление – это письменное обращение отдельных граждан в организации, учреждении или к конкретному официальному лицу по вопросам личного или служебного характера.

Обычно заявление содержит какую-либо просьбу, в данном случае это просьба о приеме на работу.

Заявление составляется самим  заявителем, пишется от руки или  печатается посредством компьютера, причем подписывается обязательно  от руки.

Структурные части заявления:

• Наименование учреждения (организации) или должности и имени лица, которому адресовано заявление.
• Сведения о заявителе (должность, фамилия, имя и отчество; иногда необходимо здесь же указать адрес).

• Наименование документа.

• Содержание документа.
• Перечень приложений (если есть).
• Дата и подпись.

Заявление о приеме на работу фиксирует волеизъявление гражданина работать на конкретном предприятии  в определенной должности. 

 После того как работодатель проставляет визу на заявлении о приеме работника, специалист отдела кадров предприятия предлагает работнику собственноручно и самостоятельно заполнить листок по учету кадров, который после заполнения будет приобщен к личному делу работника.

Листок по учету кадров – это перечень вопросов о биографических данных работника, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении.

Личный листок заполняется  от руки в одном экземпляре самим  работником при поступлении на работу. На все вопросы следует давать полные ответы, не допуская сокращений, прочерков, исправлений или помарок.

Ответы на вопросы личного  листка даются в строгом соответствии с теми записями, которые содержатся в личных документах работника.

При заполнении анкеты фамилия, имя, отчество пишутся полностью; в  дате рождения указываются год, число  и месяц рождения; место рождения записывается на основании паспорта; образование указывается на основании  документов. Наименование учебных заведений  пишется полностью. Сокращенные  названия учебных заведений не допускаются. В этой графе указывается и  специальность в соответствии с  записью в документе об образовании (сертификате, лицензии).

Лица, имеющие ученую степень  и звания, заполняют соответствующую  графу.

Сведения о трудовой деятельности заполняются в соответствии с  записями в трудовой книжке.

Заполняющий анкету подписывает ее и ставит дату оформления.

Отрицательные ответы в графах личного листка записываются без  повторения вопроса, например: пребывание за границей – не была.

Специалист отдела кадров, принимая от поступающего на работу личный листок по учету кадров, должен проверить  полноту его заполнения и правильность указанных сведений в соответствии с предоставленными документами: паспортом, военным билетом (для военнообязанных), документами об образовании, трудовой книжкой.

В личном листке по учету  кадров обязательно указывают адрес  регистрации и фактический адрес  проживания, номер домашнего телефона.

Автор подписывает личный листок и ставит дату его заполнения. В правый верхний угол первого  листа личного листка наклеивается фотография.

К анкете прилагаются копии  документов об образовании, ученой степени, звании, заверенные подписью специалиста  отдела кадров и печатью.

По желанию поступающего он предоставляет характеристику или рекомендательное письмо с предыдущего места работы.

Личный листок является основой  личного дела сотрудника.

В дополнение к анкете (или  вместо нее) соискателю может быть предложено, написать автобиографию.

 Автобиография представляет собой краткое письменное жизнеописание с указанием основных персональных данных соискателя, наиболее важных сведений о его ближайших родственниках, об этапах учебно-трудовой деятельности соискателя, а также другую необходимую работодателю информацию, предоставление которой не противоречит законодательству Российской Федерации.

Обычно соискатель оформляет  автобиографию в соответствии с  образцом, предложенным ему сотрудником  предприятия, уполномоченным оформлять  прием на работу.

Автобиография пишется от руки по следующей форме: наименование вида документа; текст документа; подпись (с указанием даты) и ее расшифровка. Второй и последующий экземпляры автобиографии печатаются по тексту рукописного оригинала, после чего в обязательном порядке письменно  визируются соискателем.

Текст автобиографии излагается в хронологическом порядке. При  этом вначале сообщаются сведения о  себе, затем о ближайших родственниках. Дополнительные сведения излагаются, как правило, в конце текста.

Объем автобиографии обычно не превышает 1 листа формата А4 в необходимых случаях разрешается переносить не поместившийся на лицевой стороне текст на оборотную сторону.

1.2. Трудовой договор и приказ о приеме на работу

Трудовой договор является основным документом, подтверждающим и регулирующим трудовые отношения  между работником и работодателем.

Трудовое законодательство под трудовым договором понимает «соглашение между работодателем  и работником, в соответствии с  которым работодатель обязуется  предоставить работнику работу по обусловленной  трудовой функции, обеспечить условия  труда, предусмотренные настоящим  Кодексом, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового  права, своевременно и в полном размере  выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично  выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка» (ст.56 ТК РФ).

Статья 67 Трудового кодекса  гласит:

«Трудовой договор заключается  в письменной форме, составляется в  двух экземплярах, каждый из которых  подписывается сторонами. Один экземпляр  трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя».

Трудовой договор, не оформленный  надлежащим образом, считается заключенным, если работник приступил с ведома или по поручению работодателя или его представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к работе. При заключении трудовых договоров с отдельными категориями работников законами и иными нормативными правовыми актами может быть предусмотрена необходимость согласования возможности заключения трудовых договоров либо их условий с соответствующими лицами или органами, не являющимися работодателями по этим договорам, или составление трудовых договоров в большем количестве экземпляров.

В трудовом договоре указываются: фамилия, имя, отчество работника и  наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя – физического  лица), заключивших трудовой договор.

Существенными условиями  трудового договора являются:

• место работы (с указанием структурного подразделения);
• дата начала работы;
• наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии  со штатным расписанием организаций или конкретная трудовая функция. Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, установленном Правительством Российской Федерации:
• права и обязанности работника;
• права и обязанности работодателя;
• характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях;
• режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации);
• условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);
• виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.

В трудовом договоре могут  предусматриваться условия о  неразглашении охраняемой законом  тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной), об обязанности работника  отработать после обучения не менее  установленного договором срока, если обучение производилось за счет средств  работодателя, а также иные условия, не ухудшающие положение работника  по сравнению с ТК РФ, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями.

Трудовые договоры могут  заключаться (ст. 58 ТК РФ):

• на неопределенный срок;
• на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор), если иной срок не установлен настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

В случае заключения срочного трудового договора в нем указываются  срок его действия и обстоятельство (причина), послужившее основанием для  заключения срочного трудового договора в соответствии с Трудовым Кодексом и иными федеральными законами.

Срочный трудовой договор  заключается в тех случаях, когда  трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей  работы или условий ее выполнения, если иное не предусмотрено настоящим  Кодексом и иными федеральными законами.

Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор  считается заключенным на неопределенный срок.

В случае если ни одна из сторон не потребовала расторжения срочного трудового договора в связи с  истечением его срока, а работник продолжает работу после истечения  трудового договора, трудовой договор  считается заключенным на неопределенный срок.

Трудовой договор относится  к документам длительного срока  хранения (75 лет), после увольнения работника  он должен быть передан на архивное хранение, трудовые договоры могут  подшиваться в дело «Трудовые  договоры» и располагаться в  нем по номерам. Если в организации  ведутся личные дела на работников, договор может быть подшит в личное дело.

Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме.

Приказ (распоряжение) о приеме на работу ( Приложение 1) заполняется на основе предъявленных документов (паспорта, трудовой книжки, военного билета и др.) по унифицированной форме № Т-1, если оформление производится индивидуально, или по форме № Т-1а в случае одновременного оформления нескольких работников.

Указанные формы применяются  для оформления и учета принимаемых на работу по трудовому договору. Составляется специалистом отдела кадров или другим лицом, ответственным за прием на работу.

При оформлении приказа (распоряжения) о приеме на работу указываются наименование структурного подразделения, профессия (должность), испытательный срок, если работнику устанавливается испытание  при приеме на работу, а также  условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.).

Подписанный руководителем  организации или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляют работнику под расписку. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка (форма № Т-2), а в бухгалтерии  открывается лицевой счет на каждого  работника.

1.3 Трудовая книжка

Трудовая книжка  является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих. Прием на работу без трудовой книжки не допускается. Трудовая книжка не предъявляется лишь при оформлении на работу по совместительству и по трудовому соглашению (договору подряда). Лица, поступающие на работу впервые, обязаны предоставить справку о последнем занятии, выданную по месту жительства. Уволенные из Вооруженных Сил РФ предъявляют военный билет.

В настоящее время в  Российской Федерации параллельно  действуют трудовые книжки двух образцов – старого (советского) и нового, ведение, учет и хранение которых  осуществляется в соответствии с  Правилами, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации  от 16 апреля 2003г. № 225 «О трудовых книжках».

Заполнение трудовых книжек производится на языке республики, автономной области, на территории которых  расположено данное предприятие, организация, и на официальном (русском) языке  Российской Федерации.

Заполнение трудовой книжки впервые производится администрацией организации в присутствии работника  не позднее недельного срока со дня  приема на работу.

В трудовую книжку вносятся:

• сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;
• сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение;
• сведения о награждениях и поощрениях в соответствии с действующим законодательством (ордена, медали, почетные звания, поощрения за успехи в работе и т.п.);
• сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о  выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

Взыскания в трудовую книжку не записываются.

Администрация обязана ознакомить владельца книжки с каждой записью в нее под расписку в личной карточке по форме № Т-2.

1.4 Личное дело и личная карточка  ф. Т-2

Основным документом по учету  персонала предприятия является личная карточка ( Приложение 2), которая оформляется на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу. Карточка заполняется в одном экземпляре рукописным или машинописным способом без ошибок и исправлений после издания приказа о приеме сотрудника на работу. Личная карточка имеет типовую межотраслевую форму, утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» и обязательны для применения всеми организациями и учреждениями независимо от форм собственности и организационно-правовой формы, осуществляющих свою деятельность на территории Российской Федерации. Личная карточка заполняется специалистом отдела кадров на основании следующих документов: паспорта, трудовой книжки, военного билета, документов об образовании, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе. Все записи оформляются полностью без сокращений. Заполнять личную карточку со слов самого работника запрещается.

В личной карточке указывают  коды, которые проставляются в  соответствии с Общероссийским классификатором  профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПРД); Общероссийским классификатором информации о населении (ОКИН); Общероссийским классификатором  объектов административно-территориального деления (ОКАТО); Общероссийским классификатором  специальностей по образованию (ОКСО).

В разделе «Общие сведения»  указываются фамилия, имя, отчество, год и месяц рождения, номер  и серия паспорта, кем и когда  выдан, домашний адрес; вносятся данные об общем и непрерывном стаже  работы, который рассчитывается на основании записей в трудовой книжке; указывается состояние в  браке и состав семьи.

При заполнении раздела «Сведения  о воинском учете» берутся данные из военного билета работника.

В разделе «Прием на работу и переводы на другую работу» отражают переводы работника внутри учреждения, также вносятся сведения о прохождении  аттестации, повышении квалификации, профессиональной переподготовке.

В разделе «Отпуск» указывают  вид предоставленного отпуска (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы), даты начала и окончания и  основание для предоставления отпуска.

Также имеется раздел о  социальных льготах, на которые работник имеет право в соответствии с  законодательством.

Заключительным разделом является «Основание увольнения», в  котором указывается дата увольнения, номер приказа по личному составу.

Личную карточку подписывает  специалист отдела кадров с расшифровкой подписи. Также карточку подписывает  сотрудник, на которого она заполнена.

Все последующие изменения  в анкетно-биографических и учетных данных работников должны своевременно отражаться в личной карточке.

Личные карточки сотрудников  хранятся в отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилий сотрудников. Карточки уволенных сотрудников  хранятся в течение одного года отдельно от карточек работающих, после чего передаются на хранение в архив. Их формируют в самостоятельное  дело по алфавиту (по трем первым буквам фамилий), нумеруют и составляют внутреннюю опись. Срок хранения личных карточек – 75 лет – согласно «Перечню документов с указанием сроков хранения».   

Особого внимания требует  ведение личных дел.

Личное  дело –  совокупность  документов,   содержащих   необходимые  сведения о работнике и его  трудовом стаже.  Первоначально в  личное  дело  помещаются  документы,  оформленные  при приеме на работу. В процессе  трудовой  деятельности  работника  его   личное дело может  пополняться другими документами, свидетельствующими  об  изменении  его образования, семейного положения  и др.

Каждое личное дело формируется  в отдельной папке.  Оформление  обложки включает: № дела, фамилию, имя,  отчество  работника,  дату  поступления  на работу. За правильное оформление личных дел несут  ответственность  работники, ведущие кадровую документацию.

Для  удобства  ведения  личного  дела  и  справочной   работы   можно рекомендовать  документы, включаемые в дело в следующей  последовательности:

• внутренняя опись документов дела;
• дополнение к анкете;
• заявление о приеме на работу;
• анкета с фотокарточкой;
• трудовой договор;
• приказ о приеме на работу (копия);
• документы об образовании (копия);
• характеристики или рекомендательные письма.

В  процессе  трудовой  деятельности  работника  в  его   дело   могут добавляться  документы,  подтверждающие   изменение   анкетно-биографических данных (копии дипломов, свидетельств, документов органов ЗАГС,  аттестационные листы, копии актов ревизий и т.п.).

Изменения  в  служебном  положении  фиксируются  в  дополнении  к анкете, где делается ссылка на соответствующий номер и дату  приказа,  копии  приказов о переводе по службе в личное дело не включаются.

Не подлежат приобщению  справки  учебных  заведений  о  предоставлении учебного отпуска, справки  с места жительства, о состоянии  здоровья.

На документы личного  дела составляется внутренняя опись.

Каждый  документ  личного  дела  заносится  в  опись  отдельно.  Опись составляется и подписывается  работником, ведущим  кадровую  документацию,  с указанием даты формирования  личного  дела.  Начальной  датой  личного  дела является дата заявления  о приеме на работу, а конечной –  дата увольнения.

Личное дело ведется в  одном экземпляре.

Работник,  ответственный  за  ведение  кадровой  документации,  обязан своевременно:

• вносить записи в личное дело об изменениях в служебном положении работника,  биографических  данных,  семейном  положении,  месте жительства и т.п.;

• приобщать к делу полученные документы.

Основанием  для  внесения  изменений  и  дополнений  в  личное   дело  является:

• о служебном положении – приказ руководителя организации о переводе;
• об образовании – документы учебных заведений (диплом, аттестат, удостоверение, свидетельство);
• об изменении  фамилии, имени, отчества – приказ по личному составу изданный на основании документов органов ЗАГС.

Внесение в документы  личного  дела  изменений  и  дополнений  со  слов сотрудника не допускается.

Изъятие документов  из  личного  дела  может  быть  проведено  лишь  с разрешения руководства организации. Вместо изъятого  документа  вкладывается справка,  подписанная  работником,   ответственным   за   ведение   кадровой документации, с указанием, с какой целью  и по  чьему  распоряжению  документ изъят, кому передан.

При  увольнении  работника  в  личное  дело  помещается  заявление  об увольнении и копия  приказа об увольнении.

Личные дела учитываются  в журнале учета личных дел,  который  является основным  учетным   документом. При  увольнении  работника  номер его дела используется для  личного дела вновь принятого  сотрудника.

 На лицевой стороне обложки  личного дела и в личной  карточке  Т-2 проставляется номер, за которым дело учтено в журнале.

 Раз в год проводится  проверка наличия и состояния  личных  дел,  о  чем составляется  соответствующий акт.

 Личное дело может  быть выдано  во  временное   пользование  по  запросу государственных   органов  сроком  до  15  суток   с  разрешения   руководства  организации.

Выдача  личного  дела  во  временное  пользование  осуществляется  по контрольной  карточке,  которая  ставится  на  место   выданного   дела.   В контрольной карточке указывается, когда, куда и кому выдано дело и  ставится подпись лица, получившего  дело.