Кадровое делопроизводство учреждения

Федеральное агентство по образованию

ГОУ ВПО  «Омский государственный университет  им. Ф.М. Достоевского»

Исторический  факультет

Кафедра дореволюционной отечественной  истории и документоведения 
 
 
 
 
 

КАДРОВОЕ  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО УЧРЕЖДЕНИЯ (ОРГАНИЗАЦИИ) 
 
 
 
 

                                                                                           Курсовая работа

Студентки гр. ИДС-041з

                                                               Одод А.П. 

                                                                                    Научный руководитель:

                                                                  к.и.н., доцент

                                                                     Родионов Ю.П.  

Омск-2011

Оглавление 

Введение…………………………………………………………………………...3

Глава 1. Нормативно-правовое регулирование  каровой службы………….…7

Глава 2. Виды кадровой документации, их характеристика……………….12

2.1. Организационно-правовая документация………………………………..12

2.2. Персональная  документация………………………………………………15

2.3. Договорная  документация…………………………………………………18

2.4. Распорядительная документация………………………………………….19

2.5. Учетная кадровая документация…………………………………………..23

Заключение………………………………………………………………………28

Список  использованных источников литературы…………………………….. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

      Кадровая документация - совокупность  форм (документов), отражающих наличие  и движение трудовых ресурсов.

      В соответствии с государственным  стандартом понятием «документ»  определяется информация, записанная  любым способом на любом материале,  изданная или полученная любым  физическим или юридическим лицом,  в любой организации для использования  в своей деятельности.

      Информация, облеченная в форму  документа, составляет основу  управления. Информация фиксируется  в документах, которые придают  ей организационную форму и  перемещают во времени и пространстве. Документы и документированная  информация являются материальным  воплощением управленческих решений,  придают им юридическую силу.

     Можно сделать вывод о том,  что понятия «управление», «делопроизводство», «кадровое делопроизводство», «документ»  органически взаимосвязаны.

     Итак, кадровое делопроизводство  – это отрасль деятельности, документирующая  трудовые отношения. Кадровая  документация фиксирует информацию  о наличии и движении персонала,  в результате все кадровые  процедуры приобретают документальное  оформление (например, прием, перевод,  поощрение, применение дисциплинарного  взыскания, командировка, отпуск, увольнение  и другое).

      О важности кадровой документации  свидетельствует, прежде всего,  то, что любой кадровый документ  фиксирует юридически значимые  факты, которые являются основанием  совокупности корреспондирующих  друг другу прав и обязанностей  работника и работодателя. Например, должностная инструкция является  документом, подтверждающим правомочия  того или иного должностного  лица на совершение юридически  значимых действий, входящих в  его должностные обязанности.

      Подавляющее большинство кадровых  документов содержит информацию, обладающую высокой социальной  значимостью. Поэтому отношение к работе с такими документами должно быть чрезвычайно серьезным. Поскольку от правильности заполнения кадровых документов зависит подтверждение определенных юридических фактов, на основе которых возникают те или иные права работника.

     Актуальность данной темы заключается  в том, что любой кадровый  документ фиксирует юридически  значимые факты, которые являются  основанием совокупности корреспондирующих  друг другу прав и обязанностей  работника и работодателя.

     Автор курсовой работы выявил  следующие задачи:

1.  Рассмотреть  нормативно-правовое регулирование  каровой службы;

2.  Изучить  виды кадровой документации.

     При написании курсовой работы  была использована специальная  литература, в которой отражены  вопросы регламентации делопроизводства  в кадровой службе, правила и  требования к документированию, организации работы с кадровыми  документами.

     В книге М.И. Басакова и О.И. Замыцковой «Делопроизводство: Документационное обеспечение управления персоналом» рассмотрены современное законодательное и нормативно-методическое регулирование делопроизводства. Изложены в частности правила составления и оформления документов в кадровой службе, рассмотрено документирование должностного и численного состава, типовые задачи и функции, а так же их регламентация локальными нормативными документами.

     В исследовании М.Ю. Демина  «Делопроизводство: подготовка служебных  документов» приводятся документы,  которые должны сопровождать  приказы, чтоб они были юридически  обоснованы и не повлекли за  собой дальнейших судебных споров.

     Очень важной для курсовой  работы была книга В.В. Галахова, И.К. Корнеева, Г.Н. Ксандопуло  «Кадровое делопроизводство: Образцы,  документы.  Организация и технология  работы» проанализировано более  120 документов. С учетом ГОСТ Р 6.30-2003 показано на практических примерах заполнение типичных документов, с которыми работает кадровая служба. Приведены примеры заполнения унифицированных форм Т1 –Т10, с учетом требований постановления Госкомстата РФ от 05.01.2004.

     В качестве учебно-справочного  пособия использовано книга И.Н.  Кузнецова «Кадровое делопроизводство»,  в котором подробно рассматривается  организация делопроизводства в  кадровой службе.

     Цель дипломной работы – анализ  кадрового делопроизводства учреждения (организации).

     В качестве источников были  использованы законодательные и  нормативно-правовые источники,  а так же делопроизводственная  документация.

     Основным источником для написания  курсовой работы являлся Трудовой  кодекс РФ, в котором содержатся  все вопросы, касающихся трудовых  отношений. В нем определяются  требования к ведению трудовых  книжек, раскрывается сущность контрактных  отношений между работодателем  и работником.

     Общероссийский классификатор управленческой  документации (ОКУД), содержащий перечень  основных систем документации, применяемых  в организации, предназначен для  решения следующих задач:

1. Регистрации форм документов;
2. Сокращения количества применяемых форм;
3. Исключения из обращения неунифицированных форм документов;
4. Обеспечения учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации;
5. Контроля за составом форм документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления;
6. Рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов.

      Еще одну, немаловажную группу  источников представляют различные  ГОСТы и справочные издания. Здесь, в первую очередь, необходимо назвать «Государственную систему документационного обеспечения управления», в которой представлены общие требования к документам, а также ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.

      Изученные источники и научно-исследовательская  литература позволят решить поставленные  задачи. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 1. Нормативно-правовое регулирование кадровой службы 

   Работа кадровой службы в организации  обязательно документируется. Составление,  оформление документов, работа с  ними и их хранение регламентированы  законодательными и нормативно-правовыми  актами, выполнение которых обязательно  для кадровой службы. Кроме того, в каждой организации разрабатываются  локальные нормативные акты, регламентирующие  работу кадровой службы данной  организации.

     Современное законодательство требует  от работодателя оформления большого  количества документов, отражающих  различные аспекты трудовых отношений  с работниками.    Разрабатывают  и оформляют такие документы  сотрудники кадровой службы организации  совместно с сотрудниками юридического  отдела. Значение кадровых документов  определяется тем, что в них  зафиксированы сведения, необходимые  для осуществления гражданами  права на труд, образование, пенсионное  обеспечение и так далее, поэтому  кадровая служба в организации  должна руководствоваться законами, постановлениями, инструкциями и  другими документами, содержащими  нормы трудового права.

    В первую очередь работники,  отвечающие за делопроизводство  по личному составу, должны  знать Трудовой Кодекс Российской  Федерации. На основании ТК  РФ в организации устанавливается  единый порядок оформления документов  кадровой службы.

    На основании Постановления Правительства  Российской Федерации от 15.09.2008 г. N 687 "Об утверждении положения  об особенностях обработки персональных  данных, осуществляемой без использования  средств автоматизации" строится  работа отдела кадров с персональными  данными сотрудников организации.  Правила обработки персональных  данных, осуществляемой без использования  средств автоматизации, установленные  нормативными правовыми актами  федеральных органов исполнительной  власти, органов исполнительной  власти субъектов Российской  Федерации, а также локальными  правовыми актами организации,  должны применяться с учетом  положений вышеназванного закона.

    Перечень сведений, составляющих  коммерческую (служебную) тайну,  список сотрудников, имеющих доступ  к ней, степень ответственности  за распространение конфиденциальных  данных определяются в соответствии  с Федеральным законом от 29.07.2004 г. N 98-ФЗ "О коммерческой тайне".

    Методические документы по управленческому  труду и кадровому делопроизводству  носят рекомендательный характер. Такие документы содержат рекомендации  по оформлению документов, организации  работы с ними. Организация вправе  сама решать, придерживаться этих  рекомендаций или разработать  свои корпоративные стандарты.

    В настоящее время существуют  определенные стандарты оформления  организационно-распорядительных и  учетных документов, этим документом  является Государственный стандарт  Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принят и введен в действие Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 03.03.2003 г. N 65-ст, устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов, а также требования к бланкам документов.

    Перечень типовых управленческих  документов, образующихся в деятельности  организаций, с указанием сроков  хранения, утвержденный Федеральной  архивной службой, дает исчерпывающий  список внутренних документов, а  также регулирует порядок и  сроки хранения в зависимости  от их юридической значимости.

    Также кадровой службе необходимы Постановление Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 г. N 225 "О трудовых книжках" и Постановление Минтруда Российской Федерации от 10.10.2003 г. N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек", которые помогут правильно заполнить трудовую книжку работника, при необходимости внести в нее соответствующие изменения или оформить дубликат вместо испорченного или утраченного документа.

    Постановлением Госкомстата Российской  Федерации от 05.01.2004 г. N 1 утверждены  унифицированные формы первичной  учетной документации по учету  труда и его оплаты. Представленные  в данном Постановлении формы  первичной учетной документации  должны использоваться всеми  юридическими лицами, осуществляющими  деятельность на территории Российской  Федерации. В документе также  даны рекомендации по заполнению  предлагаемых форм.

    Если для оформления каких-либо  процедур или операций не предусмотрена  типовая форма первичных учетных  документов, то организация вправе  разработать форму документа  самостоятельно с учетом обязательных  требований к реквизитам.

    Организация имеет право при  необходимости вносить дополнительные  реквизиты в унифицированные  формы, включать дополнительные  строки и графы, расширять или  сужать объем представляемых  сведений, использовать вкладные  листы для удобства размещения  и обработки необходимой информации.

    При заполнении унифицированных  или самостоятельно разработанных  форм учетной документации обязательно  заполняются все реквизиты документов. Внесенные изменения и дополнения  утверждаются приказом руководителя  организации. Запрещено использование  устаревших бланков унифицированных  форм первичных документов.

    Руководителям организации и  работникам, отвечающим за ведение  документации, следует помнить, что  документация, возникающая в процессе  деятельности, не может уничтожаться  с нарушением требований законодательства.

    К локальным нормативно-правовым  актам относятся:

    - Правила внутреннего трудового  распорядка;

    - Коллективный договор;

    - Штатное расписание;

    - Положение о должностной инструкции;

    - Положение о защите персональных  данных работников;

    - Положение по оплате труда;

    - Положения о структурных подразделениях  и другие.

     Перечислим основные нормативно-правовые  и нормативно-справочные акты:

    - Конституция Российской Федерации;

    - Трудовой Кодекс Российской  Федерации;

    - Федеральный закон от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в  Российской Федерации";

    - Федеральный закон от 27.07.2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных  технологиях и о защите информации";

    - Постановление Правительства Российской  Федерации от 16.04.2003 г. N 225 "О трудовых  книжках";

    - Постановление Минтруда Российской  Федерации от 10.10.2003 г. N 69 "Об утверждении  инструкции по заполнению трудовых  книжек";

    - Постановление Госкомстата Российской  Федерации от 05.01.2004 г. N 1 "Об утверждении  унифицированных форм первичной  учетной документации по учету  труда и его оплаты";

    - "Основные правила работы  архивов организаций", одобренные  решением Коллегии Росархива  от 06.02.2002 г.;

    - "Общероссийский классификатор  управленческой документации" ОК 011-93, утвержденный Постановлением  Госстандарта Российской Федерации  от 30.12.1993 г. N 299;

    - Постановлением Госстандарта Российской  Федерации от 03.03.2003 г. N 65-ст "О  принятии и введении в действие  государственного стандарта Российской  Федерации" вместе с "Унифицированной  системой документации. Унифицированной  системой организационно-распорядительной  документации. Требования к оформлению  документов. ГОСТ Р 6.30-2003";

    - ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, утвержденный Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 27.02.1998 г. N 28;

    - "Перечень типовых управленческих  документов, образующихся в деятельности  организаций, с указанием сроков  их хранения", утвержденный Росархивом 06.10.2000 г.;

    - "Общероссийский классификатор  занятий. ОК 010-93", утвержденный  Постановлением Госстандарта Российской  Федерации от 30.12.1993 г. N 298;

    - "Квалификационный справочник  должностей руководителей, специалистов  и других служащих", утвержденный  Постановлением Минтруда Российской  Федерации от 21.08.1998 г. N 37;

    - Постановление Минтруда Российской  Федерации от 09.02.2004 г. N 9 "Об утверждении  порядка применения Единого квалификационного  справочника должностей руководителей,  специалистов и служащих";

    - Выпуски Единого тарифно-квалификационного  справочника работ и профессий  рабочих (ЕТКС) по различным отраслям  экономики, утверждаемые Минтруда  Российской Федерации.

Глава 2. Виды кадровой документации, их характеристика 

      В процессе возникновения и установления трудовых отношений в кадровой службе образуется множество документов под обобщающим названием «кадровая документация». Весь комплекс этих документов можно систематизировать по различным признакам.

      Исходя из основных управленческих задач, комплекс кадровых документов можно также представить в виде системы, включающей в себя следующие, связанные единством происхождения и различающиеся по функциональному назначению группы (подсистемы) документов:

1. Организационно-правовая  документация;

2. Персональная  документация;

3. Договорная  документация;

4. Распорядительная документация;

5. Учетная кадровая документация. 

2.1. Организационно-правовая  документация

      Организационная деятельность учреждения  выражается в разработке и  утверждении комплекса организационно-правовых  документов, содержащих правила,  нормы, положения, устанавливающие  статус организации, ее компетенцию,  структуру, штатную численность  и должностной состав, функциональное  содержание деятельности организации  в целом, ее подразделений и  работников, их права, обязанности,  ответственность и другие аспекты.

     Разрабатываются организационно-правовые  документы руководством учреждения  или подразделения с привлечением  квалифицированных специалистов, хорошо  знающих работу учреждения как  в целом, так и по отдельным  направлениям.

      Организационно-правовые документы  оформляются на стандартном листе  бумаги с обязательным нанесением  всех необходимых реквизитов: название  учреждения и/или подразделения  (если документ утверждается руководителем  подразделения), наименование вида  документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.

     Деятельность любого предприятия  первоначально регулируют организационно - правовые документы, к которым  относятся:

     Положения о структурном  подразделении  – документ определяющий статус в иерархической структуре организации и имеет следующие разделы содержательной части: общее положение, основные задачи, функции, права и обязанности руководителя и подразделения, ответственность руководителя, организация работы. Составляется положение в структурном подразделении по заданию руководителя организации и под контролям кадровой службы, согласовывается с заинтересованными функциональными структурными подразделениями, подписывается руководителем вышестоящего структурного подразделения и утверждается руководителем организации. Изменения в положения вносятся приказом.

     Штатное расписание - организационно - правовой документ, устанавливающий количественный и качественный состав сотрудников в составе подразделений (при наличии таковых) предприятия, а также размеры их минимальной фиксированной месячной оплаты труда (оклада) в соответствии с занимаемыми должностями.

Необходимым условием, предшествующим подбору работников в организацию, является составление  и утверждение штатного расписания. Унифицированная форма штатного расписания № Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках  и месячном фонде заработной платы, утверждается приказом работодателя или  уполномоченным им лицом. Штатное расписание позволяет определять количество имеющихся  на данный момент вакансий для приема на работу.

      Правила внутреннего трудового распорядка - документ, детально регламентирующий вопросы повседневной деятельности предприятия. Правила составляют на основе утвержденного типового варианта подобных правил совместно с руководителем кадровой службы, юрисконсультом организации. Правила подписываются руководителем кадровой службы и руководителем организации.

     Должностные инструкции - документ, устанавливающий для сотрудника (категории сотрудников) предприятия конкретные трудовые обязанности в соответствии с занимаемой должностью. Имеет следующую структуру содержательной части: общие положение, функции, должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения (связи по должности). Инструкция составляется руководителем структурной части подразделения, подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается, как правило, одним из руководителей организации, курирующим подразделение. Изменения в инструкцию вносят приказом.

    График отпусков - утверждается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при наличии последнего) не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ст. 123 ТК РФ). Существует унифицированная форма графика отпусков N Т-7, утвержденная Постановлением Госкомстата России N 1. Применяется она для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график, или лица, уполномоченного им на это. 
 
 
 

2.2 Персональная документация

К персональной документации относятся:

- трудовая  книжка;

- личное  дело;

- личная  карточка работника.

     Назначение этих документов заключается  в том, чтобы максимально точно  отразить имеющийся у работника  трудовой стаж. Дело в том, что  стаж (общий трудовой или страховой)  имеет значение как для будущего  пенсионного обеспечения сотрудника, так и для назначения ему  пособия по временной нетрудоспособности  в период работы.

     На основании копий приказов  других работодателей в трудовую  книжку работника вносятся записи  о совместительстве, а также оформляется  дубликат трудовой книжки.