Кадровое делопроизводство

        Московский

  социально-гуманитарный

           институт     

 

 

 

Ф.И.О. студента (полностью)   Шабаева Олеся Михайловна

Филиал  Ярославский

Факультет  экономики и управления

Специальность «Государственное и муниципальное управление»

Курс   IV

Группа   08/ЭГ

Название учебной дисциплины «Управление персоналом»

Тема курсовой работы: «Кадровое делопроизводство»

 

Город    Ярославль                                                         Год   2012

 

Краткая рецензия________________     

_______________________________________                                            

_______________________________________                                                                                               

_______________________________________                                             Оценка_______________________                                                                                                                                

 

Преподаватель __________________                                      Подпись__________________                                                                                       

_________________________________                                     Дата_____________________    

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание:

 

Введение                                                                                                        С.3-4

 

Глава 1. Кадровое делопроизводство: сущность, задачи, нормативно-правовое регулирование                                                                              С.5-15

 

1.1. Понятие и задачи кадрового делопроизводства                                   С.5-7

1.2. Нормативно-правовая база организации кадрового делопроизводства на предприятии                                                                                                   С.8-12

1.3.  Состав кадровой документации предприятия                                 С.13-15

 

Глава 2. Кадровая документация по управлению персоналом в организации:  назначение,  систематизация, требования к оформлению                                                                                               С.16-24

 

2.1. Система кадровой документации предприятия                               С.16-18

2.2. Перечень основных документов по управлению персоналом в организации                                                                                             С.19-20

2.3. Общие требования к оформлению кадровой документации          С.21-24

 

Глава 3. Кадровое делопроизводство по новым стандартам (на примере МГУП «Мосводоканал»)                                                                        С.25-35

 

3.1. Организация системы управление МГУП «Мосводоканал» в рамках стратегического планирования предприятия                                          С.25-27

3.2. Организационная структура управления по работе с персоналом МГУП «Мосводоканал»                                                                                          С.28-31

3.3. Кадровый учёт и кадровое делопроизводство в управлении по работе с персоналом МГУП «Мосводоканала»                                                    С.32-35

 

Заключение                                                                                                 С.36-37

 

Список литературы                                                                                      С.38-42

 

Введение.

Размышляя об актуальности темы настоящего исследования, с первую очередь необходимо отметить следующее: «процесс разработки и планирования кадровой политики организации важен на любом этапе развития компании, так как кадры являются эффективным инструментом в решении бизнес-задач»¹, а также существует острая необходимость изменяться под влиянием внешних факторов и изменениям в мировой экономике.

 Грамотная  организация кадровой политики  и построение кадрового делопроизводства на предприятиях и компаниях необходима для упорядочения работы с персоналом, обеспечения соблюдения требований трудового и налогового законодательства. Небрежность в ведении кадрового делопроизводства может негативно отразиться на благополучии организации в связи с тем, что при исчислении ряда налогов затраты принимаются при условии их документального подтверждения, при отсутствии обязательных документов об оформлении работников на работу работодатель может быть привлечен к административной ответственности и прочее.

Большинство кадровых документов содержит информацию, обладающую высокой социальной значимостью. Поэтому  отношение к работе с такими документами  должно быть чрезвычайно серьезным. Поскольку от правильности заполнения кадровых документов зависит подтверждение определенных юридических фактов, на основе которых возникают те или иные права работника.

Об актуальности данной темы исследования свидетельствует  и её недостаточная разработанность  на законодательном уровне. Нормативно-правовые акты Российской Федерации не содержат определения «кадрового делопроизводства», поэтому при его составлении следует ориентироваться на определение термина «делопроизводство», которое представлено в  Государственном стандарте «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98», а также в научной и учебной литературе.

Теоретическая разработанность темы. Нюансы кадрового делопроизводства на предприятиях и организациях рассмотрены в работах ведущих экономистов, а также специалистов в области делопроизводства и документоведения, таких как: докторов экономических наук, профессоров  А. Вифлеемского, А. Кибанова, Р. Гутгарца, кандидатов экономических наук, доцентов Е. Галкиной, Л. Кирилловой, М. Ловчевой, А. Толкачёвой и  ряда других.

Цель данной курсовой работы заключена в системном рассмотрении организации и ведения кадрового делопроизводства на предприятии. Для решения цели намечены следующие задачи:

• определение сущности «кадрового делопроизводства» на основе действующего российского законодательства и научно литературы;
• выявление задач кадрового делопроизводства;
• исследование нормативно-правовых источников, регулирующих процесс построения и ведения кадрового делопроизводства на предприятии;
• характеристика состава и системы кадровой документации предприятия;
• рассмотрение требований оформления кадровой документации;

 

• исследование организация системы управление МГУП «Мосводоканал», а также ведения кадрового учёта и кадрового делопроизводства на данном предприятии.

Объектом курсовой работы является кадровое делопроизводство (массив кадровой документации) предприятия, предметом исследования – процесс организации и ведения кадрового делопроизводства на местах (конкретно –   МГУП «Мосводоканал»).

Структура и  объём курсовой работы. Содержание данного исследования включает введение, три главы, заключение и список литературы. Объём работы – 42 страниц (включая титульный лист и содержание курсовой работы).

 

Глава 1. Каровое делопроизводство: сущность, задачи, нормативно-правовое регулирование.

 

1.1. Понятие и задачи кадрового делопроизводства.

 

Любой работодатель, вне  зависимости от того, юридическое  или физическое это лицо, в процессе осуществления хозяйственной деятельности всегда сталкивается с вопросами  организации труда, управления трудовыми  отношениями между работниками и работодателем и регламентированием этих процессов.

Наглядным результатом  регламентирования у конкретного  работодателя внутренних трудовых и  связанных с ними иных отношений  работодателя и работника является комплекс документов, именуемый кадровой документацией. Кадровая документация − это часть общих понятий, таких как делопроизводство и кадровое делопроизводство.

Понятие «делопроизводство», как законодательно закреплённый термин, представлен в ряде документов. Определение  термина «делопроизводство» представлено в следующих документах:

• «делопроизводство − деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти» (Постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (в ред. от 7 сентября 2011 г.))²;
• «делопроизводство − отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами» (Приказ Инспекции негосударственных пенсионных фондов при Минтруде РФ от 31 августа 2001 г. № 115 «Об утверждении Требований по организации делопроизводства в негосударственных пенсионных фондах»)³.

Упомянутый мною ранее  Государственный стандарт «Делопроизводство  и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98», утверждённый Постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. № 28, устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела. В соответствии с названным Стандартом «делопроизводство − отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.»⁴

Соответственно, кадровое делопроизводство − это более  узкое понятие, подразумевающее  организацию работы с документами, которые касаются кадровых вопросов.

Кадровая документация − совокупность форм (документов), отражающих наличие и движение трудовых ресурсов.

В соответствии с государственным  стандартом понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности.

Информация, облеченная в форму документа, составляет основу управления. Информация фиксируется  в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документированная информация являются материальным воплощением управленческих решений, придают им юридическую силу.

Можно сделать вывод  о том, что понятия «управление», «делопроизводство», «кадровое делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.

 

«Кадровое делопроизводство − это отрасль деятельности, документирующая  трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии  и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление (например, прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение и другие).»⁵

Любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника и работодателя.

Ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить сразу  несколько задач:

• документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретного работодателя;
• построить стройную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам индивидуального предпринимателя;
• регламентировать взаимоотношения работника и работодателя;
• создать организационно-правовые основы трудовой деятельности как для работников, так и для работодателя;
• разрешить трудовые споры.

Однако, это далеко не все. Главное значение кадрового  делопроизводства − придание трудовым отношениям большей прозрачности. Вся  система кадровой документации устанавливает определенные «правила игры», при соблюдении которых сотрудники чувствуют стабильность, а администрация значительно повышает управляемость персонала. Она необходима не только работодателю, но и самому работнику. Нельзя не признать, что максимально точная регламентация круга прав и обязанностей отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.

 

 

 

1.2. Нормативно-правовая база организации кадрового делопроизводства на предприятии.

 

Халатное отношение  к кадровому делопроизводству во многом объясняется правовым незнанием, являющимся следствием отсутствия единого нормативного правового акта, который смог бы регламентировать все кадровые процедуры, устранив имеющиеся на практике разночтения и пробелы в оформлении отношений в сфере труда.

В настоящий момент законодательную базу кадрового делопроизводства, помимо Трудового кодекса РФ, составляет ряд нормативных правовых актов. Нагляднее их можно представить в виде данной таблицы:

 

Группа  правовых норм	Наименование  нормы права	Комментарий
Общие                 правоустанавливаю-щие законы РФ	- Трудовой кодекс  РФ          - Гражданский кодекс РФ           - Кодекс РФ об административных          правонарушениях              - Уголовный кодекс РФ	- Целью ТК  РФ является защита прав и интересов и работников, и работодателей, а основной задачей  - "создание необходимых правовых  условий для оптимального согласования интересов сторон трудовых отношений, интересов государства..."              - ГК РФ устанавливает правовые основы    деятельности юридических лиц, а также документирования этой  деятельности. В ряде статей ГК РФ  установлены требования к содержанию устава и учредительного договора, на основании которого действуют юридические лица.                      - КоАП РФ устанавливает административную ответственность в случаях совершения административных правонарушений должностными лицами и организациями, в т.ч. в работе  с документами и информацией.           - УК РФ устанавливает уголовную          ответственность за неправомерные       действия с документами и информацией
Государственные       стандарты в сфере     работы с документами	- ГОСТ Р 6.30. - 2003        «Унифицированные системы документации. Унифицированная система  организационно-распорядительной  документации. Требования к оформлению документов»       - ГОСТ Р ИСО 15489 - 1-2007  «Управление документами. Общие требования»            - ГОСТ Р 51141-98  «Делопроизводство            и архивное дело. Термины и определения»	Государственные стандарты в сфере  работы с документами определяют  правила создания, оформления  и работу с документами, образующимися в деятельности любой организации (предприятия), обеспечивающими защиту интересов субъектов социально-трудовых отношений и увеличивающих   эффективность управленческого труда. Хотя некоторые положения стандартов носят рекомендательный характер, единые требования к документам  обеспечивают удобство работы  с ними, уменьшают затраты времени на создание и обработку документов
Общероссийские        классификаторы        технико-экономической         и социальной          информации	- Общероссийский  классификатор                специальностей по образованию (ОКСО)        - Общероссийский классификатор                управленческой документации (ОКУД)                       - Общероссийский   классификатор профессий рабочих, должностей          служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР)            - Общероссийский классификатор объектов  административно-территориального деления (ОКАТО)                      - Общероссийский  классификатор предприятий  и организаций (ОКПО)	Общероссийские  классификаторы  являются составной  частью Единой  системы классификации  и кодирования   информации и  предназначены для обеспечения  достоверности, сопоставимости и автоматизированной  обработки информации в таких сферах, как статистика, экономика и других, для решения задач, связанных  с оценкой численности, учетом состава и распределением кадров по  категориям, уровню квалификации, условиям труда, вопросам обеспечения  занятости, организации заработной  платы, начисления пенсий, определения дополнительной потребности в кадрах на всех уровнях управления народным  хозяйством и т.п.
Регламентация         порядка работы        и оформления          документов по кадрам	- Федеральный  закон  от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О  персональных данных» (в ред. 25.07.2011)  - Закон РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов РФ» (в ред. от 11.12.2002)         - Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»  (в ред. от 06.04.2011)     - Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»  (в ред. от 08.11.2007)         - Федеральный конституционный закон        от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе  РФ» (в ред. от 28.12.2010)         - Указ Президента РФ от 11.12.1993 № 2126 «О Государственном флаге РФ»        (в ред. от 28.09.1999)         - Федеральный    конституционный закон от   25.12.2000 № 1-ФКЗ           «О Государственном флаге РФ (в ред. от 28.12.2010)         - Постановление Правительства РФ             от 27.12.1995 № 1268  «Об упорядочении изготовления, использования, хранения      и уничтожения печатей  и бланков                    с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»        (в ред. от 14.12.2006)         - Постановление Правительства РФ             от 04.09.1995 № 870  «Об утверждении Правил  отнесения сведений, составляющих   государственную тайну,  к различным степеням  секретности»  (в ред. от 22.05.2008) и др.	Федеральный закон "Об информации,      информационных технологиях и о защите  информации" устанавливает  обязательность документирования  информации, определяет ряд терминов  (информация, документированная информация и др.), обязывает  предприятия и организации всех форм  собственности предоставлять  соответствующую требуемую информацию государственным органам. Указанные документы содержат нормы, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении деловых  документов, а также требования  к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи,           требования к защите информации, приданию документам юридической силы (официальности) и т.д.
Общие требования      к документированию    управленческой        деятельности	- Постановление  Правительства РФ от 16.04. 2003 г.  № 225 «О трудовых книжках» (вместе  с "Правилами ведения и хранения  трудовых книжек, изготовления бланков  трудовой книжки и обеспечения  ими работодателей») (в ред. от 19.05.2008)  - Универсальный сборник должностных инструкций / под ред. А.В. Касьянова. − М.: ГроссМедиа, РОСБУХ, 2009. − 576 с	Излагается общий  порядок подготовки    и оформления управленческой            документации в министерствах           и ведомствах - особенности оформления  отдельных организационно-              распорядительных документов,           описывает процедуру документооборота   (от регистрации поступающего           в организацию документа до передачи    дел на архивное хранение).  Типовые инструкции используются  в организациях в качестве примера  для создания собственных регламентов документационного обеспечения          управления персоналом
Составление           и использование       номенклатуры дел,     хранение документов   по кадрам	- Федеральный закон  от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле  в РФ"   (ред. от 13.05.2008)         Приказ Минкультуры РФ от 25.08. 2010  № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»	Определяют порядок  формирования,       хранения, учета и использования  архивных документов. Кроме того, работа со специфической  документацией (бухгалтерская,  кадровая, торговая и другая)  регламентируется специальными актами

 

Анализ нормативной  базы, регламентирующей кадровое делопроизводство, показывает, что «вместо системы  взаимосвязанных нормативных актов, подготовленных на единой методологической основе, в разные годы были приняты и продолжают действовать нормативные правовые и методические документы, не связанные друг с другом и регулирующие отдельные аспекты кадрового делопроизводства.»⁶ Остаются не решенными важные для трудовых отношений вопросы (например, правильное оформление отзыва работника из отпуска, изменение совместительства на основную работу, использование факсимильной подписи, форма и реквизиты докладной, объяснительной, служебной записок, уведомительных актов).

По этой причине инициативной группой при Комитете Государственной Думы по труду и социальной политике было предложено составить проект Закона с рабочим названием «О документировании отношений в сфере труда», к предмету правового регулирования которого отнесены система кадрового учета, документирование основных этапов реализации трудового отношения, организация кадрового делопроизводства.⁷

Инициаторы предлагают отразить в законопроекте такие  вопросы, как:

• определение основных «кадровых» понятий − служба кадров, учет кадров, кадровое делопроизводство, объём документооборота кадровой документации;
• статус службы кадров, её задачи, принципы деятельности, основные полномочия;
• определение перечня документов, применение которых обязательно при оформлении отношений в сфере труда (локальных нормативных актов, организационно-распорядительных, информационных документов, документов по учету личного состава, в том числе и унифицированных);
• установление обязательных реквизитов документов, при наличии которых они будут иметь юридическую силу, а также вопросы использования печатей и штампов работодателя;
• перечень обязательных локальных нормативных актов, порядок их разработки, согласования, утверждения, ознакомления, внесения изменений;
• учёт и регистрация кадровых документов, их систематизация и контроль за исполнением;
• хранение и архивация кадровых документов.

Важно, что инициаторы учли «компьютеризацию» общественных отношений и стремление представителей крупного, среднего и малого бизнеса  к оптимизации протекающих внутри компаний процедур путем ведения  электронного документооборота в целях сокращения финансовых и временных издержек на оформление документов. Предлагается отразить в законопроекте статус электронного «кадрового» документа, порядок его создания, подписания и хранения, обязательные реквизиты и возможности использования вместо бумажного носителя. Для этого необходимо учесть положения Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федерального закона от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», а также положения ГОСТ Р 53898-10 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению», утверждённого 26 октября 2010 г. Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии.

О важности кадровой документации свидетельствует, прежде всего, то, что  любой кадровый документ фиксирует  юридически значимые факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника и работодателя. Состав кадровой документации мы рассмотрим в следующей главе.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.3.  Состав кадровой документации предприятия.

 

Документирование процедур управления персоналом представляет собой «запись информации о кадрах и кадровых процессах, проводимых в организации, на различных носителях по установленным правилам. Результатом документирования является документ.»⁸

Организация кадрового  делопроизводства требуется предприятиям любой сферы деятельности и формы собственности, так как позволяет грамотно документировать важнейшие процессы в сфере работы с персоналом, например:

• оформить прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия;
• организовать учет личного состава;
• обеспечить выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников предприятия;
• обеспечить ведение и хранение трудовых книжек работников;
• оформить необходимые документы по пенсионному страхованию, документы, необходимые для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, а также представить их в орган социального обеспечения;
• обеспечить соблюдение порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, предоставления им льгот и компенсаций, установленных действующим законодательством, отраслевыми соглашениями и коллективным договором;
• организовать учет рабочего времени;
• обеспечить сбор, регистрацию и хранение информации по кадрам для ведения статистики по персоналу;
• организовать разработку, утверждение и контроль исполнения документов по кадрам.

Эти и другие задачи требуют  проведения документирования процедур управления персоналом и разработки соответствующих документов. В зависимости от своего функционального назначения вся кадровая документация подразделяется на 2 группы  (схема представлена ниже) и включает в себя:

• организационные документы: правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале, штатное расписание, положение о службе управления персоналом;
• распорядительные документы: приказы, распоряжения и указания по вопросам работы с персоналом;
• персональные документы: трудовые книжки, справки с места работы, автобиографии и др.;
• учетные документы: личные карточки Т - 2, личный листок по учету и т.д.;
• плановые документы: плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п.;
• отчетно-статистические документы по численности, балансу рабочего времени, зарплате, производительности труда и т.д.
• состав кадровой документации предприятия

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Итак, в процессе возникновения  и установления трудовых отношений  в кадровой службе образуется множество  документов под обобщающим названием «кадровая документация», состав которой схематично можно представить так:

                 ┌───────────────────────────────────────────┐

                 │  Состав кадровой документации  предприятия │

                 └──────────────────────┬────────────────────┘

                   ┌────────────────────┴──────────────────┐

                  \│/                                     \│/

┌──────────────────┴───────────────────┐┌──────────────────┴──────────────┐

│      Локальные  нормативные акты,     ││  Документы по кадровым функциям │

│  связанные с управлением  персоналом  ││                                 │

└────────┬───────────────────┬─────────┘└─┬───────────────────────────────┘

        \│/                 \│/           │

┌────────┴────────┐┌─────────┴─────────┐  │    ┌─────────────────────────┐

│ Предусмотренные ││Не предусмотренные │  ├───>│   Основания к приказам  │

│      ТК РФ      ││     ТК РФ         │  │    └─────────────────────────┘

├─────────────────┘├───────────────────┘  │    ┌─────────────────────────┐

│                  │                      ├───>│  Приказы (распоряжения) │

│  ┌──────────────┐│                      │    │    по личному  составу   │

│  │ Обязательные ││                      │    └─────────────────────────┘

├─>│   для всех   ││ ┌─────────────────┐ │    ┌─────────────────────────┐

│  │  организаций  ││ │  Документы для  │  ├───>│    Первичные учетные    │

│  └──────────────┘│  │    управления   │  │    │   документы по кадрам   │

│  ┌──────────────┐└>│    персоналом   │  │    └─────────────────────────┘

│  │ Обязательные │  │    и кадровым   │  │    ┌─────────────────────────┐

│  │   с учетом   │  │делопроизводством│  ├───>│  Личные документы граждан│

└─>│   специфики  │  └─────────────────┘  │    │ (работников предприятия)│

   │ деятельности │                       │    └─────────────────────────┘

   │  организации  │                       │    ┌─────────────────────────┐

   └──────────────┘                       └───>│ Информационно-справочные│

                                               │        документы        │

                                               └─────────────────────────┘

Итак, существует несколько  нормативных документов, закрепляющих состав кадровой документации. Так, в  Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в  процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утверждённом приказом Минкультуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558, определено наполнение документации по личному составу. Это различные виды документов, отражающих вопросы приема, перемещения, увольнения и учета работников, а также их награждения, аттестации, квалификации. К ним относятся и другие документы, которые характеризуют правовые, трудовые и другие взаимоотношения отдельных лиц с государственными и иными организациями, подтверждают трудовой стаж, оплату труда, изменения в должностном и социально-правовом положении работников, получение образования учащимися и т. д.