Классификация современных секретарей

Федеральное агентство  по образованию

 

ТОМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ

 

Исторический  факультет

 

Кафедра истории  и документоведения

 

 

 

 

 

КУРСОВАЯ  РАБОТА

 

КЛАССИФИКАЦИЯ СОВРЕМЕННЫХ СЕКРЕТАРЕЙ

 

 

 

 

 

 

 

Выполнил:

Студентка V курса, ОЗО

Ю.Н. Рязанцева

    

             

Руководитель:

ст. преподаватель

Н.А. Томилова

 

 

 

 

 

 

 

Томск 2011

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Актуальность темы исследования обусловлены переменами, происходящими  в сфере экономических отношений  и взаимосвязей как внутри предприятия, так и по отношению к смежным  структурам, а также активное формирование информационных связей предъявляет новые требования к выполнению работниками повседневных обязанностей и используемому при этом инструментальному аппарату¹. Данные изменения коснулись и такой должности как секретарь. в обосновании актуальности неуместно приводить цитату! Ну и не вполне она к месту

Быть незаметной, но незаменимой  – такое кредо избирают для  себя сотни представителей секретарского дела. Под сегодняшним термином «секретарь» подразумеваются секретари различных категорий: секретарь на телефоне, технический секретарь, секретарь-референт и референт.

Секретарь XXI века берет  на себя организационное и информационное обслуживание остальных сотрудников, освобождая тем самым своего начальника от нерациональной траты времени. Секретарь  XXI века  - это лицо фирмы, которое всегда поддержит на высоком уровне авторитет руководителя и компании в целом. Именно секретарь встретит нас в каждой фирме и вежливо ответит на наши вопросы по телефону².

Можно сказать, что компания начинается с секретаря. Труд секретаря весьма разнообразен, необычайно сложен и интересен. Он формируется из многообразных творческих, логических и технических операций.

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.98 № 37 (в ред. от 29.04.2008), относит должность секретаря руководителя к категории технических исполнителей. Секретарь - это исполнительный помощник, отвечающий за документационное обеспечение деятельности руководителя, структурного подразделения, организации в целом, работающий самостоятельно, без прямого контроля со стороны руководителя, принимающий решения и высказывающий суждения по вопросам, входящим в его компетенцию³.

Квалифицированный секретарь  освобождает до 30% рабочего времени  руководителя, предоставляет необходимую информацию каждому четвертому посетителю и самостоятельно решает до половины всех телефонных запросов⁴.

Секретарь, как и любой  другой сотрудник компании, не может  оказаться в стороне от общекорпоративных  процессов, которые оказывают влияние  на уровень доверия. Но в отличие от прочих сотрудников для него кроме выполнения профессиональных обязанностей необходимо установить доверительные отношения с руководителем. В этом микроколлективе только два сотрудника – секретарь и его руководитель, который должен видеть в секретаре именно своего помощника номер один, а не «говорящую голову в приемной».

В 70-е гг. в США был  проведен эксперимент, который наглядно доказал, что сокращение должности  секретаря в организации приводит не столько к экономии фонда заработной платы, сколько к нарушению контакта руководителя с другими членами коллектива. Потеря взаимопонимания между начальником и подчиненным неизбежно приводит к ухудшению производственного микроклимата, конфликтам в коллективе и, в итоге, к массовому увольнению ведущих специалистов организации, отвечающих за различные аспекты ее деятельности. Убытки, которые несет фирма при увольнении высокопрофессиональных менеджеров, весьма значительны, а в некоторых случаях и невосполнимы.

Цель курсовой работы – исследовать современные категории секретарей.

 

Для достижения цели ставятся следующие задачи:

1. Выявить категории современных секретарей;

2. Изучить общие требования к секретарю, независимо от категории.???

При написании  курсовой работы использовались: нормативно правовые акты, научные работы, учебные пособия, публикации в периодических изданиях и информация Интернет – ресурсов таких авторов как: Ворожеева Н.В., Фролова И.М., Епифанцева Н.П., указавших в учебном пособии различные категории секретарей и требования к должностным обязанностям секретаря; Графова Е.А., раскрывшая проблему место секретаря в современной организации; Ишанов П. затронул проблемы профессии, такие как престиж и профессионализм; Кузнецова Т. В своей в какой7статье указала новые квалификационные характеристики секретарей и провела сравнительное исследование с ранее действовавшими должностными инструкциями; Мурина И.В. рассмотрела современные функции секретаря; Несмеева А. рассмотрела современные представления о деятельности секретаря, Сафарьянова Г. выявила общие современные требования к профессии секретаря и спрос на рынке труда; Седова О.Л. выявила требования к современному секретарю, Тарасова М.Е. посвятила статью статусу секретаря и его месту в крупных организациях, привела методы доработки должностных инструкций под требования конкретной организации.

Это не анализ, а краткое  перечисление авторов. Необходим анализ источников и литературы! Со сносками или указанием  названий работ!

 

 

 

1. ЗНАЧЕНИЕ ПРОФЕССИИ СЕКРЕТАРЯ В СОВРЕМЕННОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

1.1. Общие требования к профессиональной деятельности секретаря

 

Конец двадцатого века многое изменил в деловой  жизни секретарей: появились новые  названия административных позиций, значительно  расширился круг административных обязанностей, повысились требования к уровню профессионализма, возрос и сам статус профессии секретаря.

Если обратиться, например, к рекламным объявлениям  о вакансиях на позицию помощника  руководителя, то можно увидеть стандартный  набор из 5-7 компетенций, или профессиональных умений и личных качеств, требуемых от кандидатов на должность секретаря, а именно:

- знание делопроизводства;

- уверенное  пользование компьютером; 

- организованность;

- коммуникабельность;

- стрессоустойчивость; 

- грамотная  речь;

- знание бизнес-этикета.  Это отсюда http://www.pro-rabotu.ru/pub.php?article=true&date=2007&id=83 Почему нет сноски?

Современный секретарь – это специалист с профессиональным (все чаще с высшим) образованием, высоким интеллектом, умеющий общаться с людьми. Они хорошо разбираются  в информационных технологиях, психологии, свободно владеют иностранными языками. Не случайно, самый предпочтительный возраст секретаря – от 23 лет, так как на сегодняшний день чаще всего необходимым условием для приема на работу является уже законченное высшее образование. В последние годы заметно увеличились требования, предъявляемые  работодателем к опыту работы кандидатов. Их пожелания о том, чтобы претенденты имели опыт работы не менее 2-х лет на одном месте, желательно в крупной компании,  кажутся вполне адекватными. Степень владения иностранными языками тоже имеет большое значение. Свободное владение хотя бы одним иностранным языком сегодня является неотъемлемой частью обязательных профессиональных навыков⁵.

А еще секретарю  очень важно хорошо знать русский  язык, обладать развитой речью и  богатым словарным запасом.

Высокий уровень  корпоративных отношений требует также умения поддержать разговор и уверенно вести беседу.  Поэтому самое востребованное качество секретаря на сегодня – это интеллигентность. Именно его, в первую очередь, называют  работодатели, говоря о личностных качествах, предъявляемых к соискателю. Всему остальному можно научиться: узнать азы работы с компьютером, овладеть языком, быстро научиться делопроизводству, но вот чтобы быть культурным, интеллигентным человеком, нужны годы и годы⁶.

В работе секретаря  немало принципиально разных видов  работ, например, документационное обеспечение управления и бездокументное обслуживание управленческих процессов.

Основываясь на общих тенденциях развития бизнеса (динамичность, конкуренция, ориентация на прибыль, развитие информационных технологий, глобализация), а также на перспективах развития самой профессии (всесторонняя административная поддержка, управление информационными потоками, обеспечение равноценной замены руководителю), можно выделить десять ключевых компетенции администратора:

1. Коммуникабельность;

2. Ориентация на клиента;

3. Планирование и анализ;

4. Координирование;

5. Корпоративность;

6. Проактивность (предвидение и действия на опережение);

7. Принятие решений;

8. Знание компьютерных технологий;

9. Владение бизнес-этикетом и протоколом;

10. Знание иностранных языков и межкультурных различий.

Именно эти  компетенции необходимо развивать, чтобы стать не просто профессиональным секретарем, но и равноправным по вкладу и значимости сотрудником своей  компании, надежным рабочим партнером  своего руководителя.

Кроме делопроизводства, у секретаря имеется еще масса  обязанностей, которые требуют от него в каждом конкретном случае совершенно разных навыков и неожиданных  решений. По сути дела, секретарь является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении всех лиц своей организации, правильное оформление переписки, подготовку  телефонных разговоров и т.д. Все это является необходимым условием оперативного выполнения срочных заданий руководства.

Сегодня высокопрофессиональный секретарь – одна из наиболее востребованных профессий на рынке труда. Поэтому  у секретарей, как правило, отсутствует  такая тяжелая для многих других специалистов проблема, как безработица. Спрос на профессиональных секретарей-референтов превышает предложение. К тому же хорошие места имеют свойства освобождаться по причине карьерного роста и еще чаще - декретных отпусков их обладательниц. А еще, работа секретаря, секретаря-референта или помощника руководителя практически не привязана к какой-либо определенной отрасли⁷. К тому же здесь достаточно низка и конкуренция. Во-первых, мужчины практически не участвуют в конкурентной борьбе, разве только в должности помощников или персональных ассистентов руководителя. Во-вторых, серьезная конкуренция существует только в среднем диапазоне зарплат, а наличие незначительных конкурентных преимуществ (опыт, высшее образование, знание иностранного языка) позволяет реально претендовать на высокую зарплату.

Итак, престиж секретаря возрастает с каждым днем. Это обусловлено востребованностью профессии, повышением квалификационных требований, возрастанием уровня заработной платы. Создаются различные сообщества, клубы секретарей, у этой профессии существуют специализированные  печатные издания, во всемирной сети Интернет появляются все больше статей, всевозможных форумов в помощь людям этой профессии. 

Сегодня секретарь  – это сложная и важная профессия, от которой зависит успех фирмы.

1.2. Нормативно-методическая база работы секретаря

 

Учитывая тот  факт, что делопроизводство занимает важное место в деятельности большинства секретарей, поэтому профессиональное знание делопроизводства абсолютно необходимо каждому без исключения секретарю. Требуется быть компетентным в таких вопросах, как:

- Предварительное рассмотрение поступающих документов, их регистрация и дальнейшее движение;

- Разработка официальных (фирменных) бланков служебных документов;

- Составление и оформление документов;

- Придание документам юридической силы;

- Организация обработки документов и их последующего хранения;

- Рациональное распределение документопотоков;

- Информационно-справочное обслуживание работников организации и т.п.

В настоящее  время правовая основа деятельности секретаря состоит из нескольких направлений: законодательное регулирование, нормативное и нормативно-методическое регулирование общегосударственного действия.

Высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации. Для деятельности секретаря  наиболее важны такие законы, как Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации", Федеральный закон "Об электронной цифровой подписи", Федеральный закон "Об архивном деле", Закон Российской Федерации "О языках народов Российской Федерации", Закон "О государственном языке Российской Федерации", Федеральный закон "О бухгалтерском учете", Федеральный закон "Об акционерных обществах", Федеральный закон "Об обществах с ограниченной ответственностью" и другие.

Федеральный закон  РФ от 20 февраля 1995 года № 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации"⁸ закрепил обязательность документирования информации, установил ряд терминов (информация, информатизация, информационные ресурсы и др.), урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязанность предоставления информации государственным органам.

Федеральный закон  от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле"⁹ регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

В соответствии с Законом "О языках народов РФ" от 25.10.1991 № 1807-1¹⁰ официальное делопроизводство может вестись на государственном языке Российской Федерации - русском, государственных языках республик и иных языках народов Российской Федерации, определяемых законодательством республик. В Законе "О государственном языке Российской Федерации" от 01.07.2005¹¹ отмечено, что государственный язык подлежит обязательному использованию в деятельности федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций всех форм собственности, в том числе в деятельности по ведению делопроизводства.

Федеральный закон  от 21.11.1996 № 129-ФЗ (с изм. от 31.12.2002 № 191-ФЗ) "О бухгалтерском учете"¹² указав, что бухгалтерский учет осуществляется путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций, специальной статьей (ст.9) определил правила оформления первичных учетных документов.

Об обязательности документирования говорится и в ряде других законодательных актов. Гражданское законодательство регулирует правовое положение юридических и физических лиц в процессах предпринимательской деятельности, а также документирование различных отношений, возникающих между ее участниками. Ряд статей Гражданского кодекса Российской Федерации устанавливает обязательность документирования, а также виды и разновидности документов, создаваемых при совершении актов гражданских взаимоотношений (их возникновении, прекращении)¹³.

Государственное регулирование вопросов, связанных с хранением документов, нашло частичное отражение в Уголовном кодексе РФ¹⁴, который предусматривает ответственность за контрабанду, утрату документов, содержащих государственную тайну, похищение или повреждение документов. В него включены нормы, устанавливающие ответственность за хищение предметов или документов, имеющих особую историческую, научную, художественную или культурную ценность (ст. 164 УК РФ). В Кодекс включены и нормы ответственности за уничтожение или повреждение памятников истории или культуры (ст. 243). Статьи 324, 325 относят к правонарушениям приобретение или сбыт официальных документов, похищение или повреждение документов, штампов, печатей.

В Кодексе РФ об административных правонарушениях (ст. 13, 20) к числу правонарушений относится несоблюдение правил хранения, комплектования, учета, использования архивных документов¹⁵.

Трудовой кодекс Российской Федерации¹⁶ устанавливает обязательность применения каждой организацией независимо от ее организационно-правовой формы ряда локальных правовых актов, таких, как коллективный договор, соглашение, правила внутреннего трудового распорядка, положение об использовании и защите персональных данных и др. Кодекс не только устанавливает применение тех или иных документов, но и определяет структуру текста, порядок оформления некоторых из них (например, трудового договора). Трудовой кодекс содержит специальную статью (ст. 14), устанавливающую порядок исчисления сроков, а в некоторых случаях устанавливает и конкретные сроки подготовки документов. Например, приказ о приеме на работу (ст. 68), приказ о применении дисциплинарного взыскания (ст. 193), изготовление и выдача работнику копий документов, связанных с работой (ст. 62), предупреждение работника об увольнении (ст. 79, 80) - все эти документы должны быть оформлены в трехдневный срок.

Огромное значение при работе секретаря имеют и  нормативно-методические акты.

Одним из основных общегосударственных нормативно-методических документов по организации делопроизводства является "Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ)", разработанная Росархивом в 1991 году. Государственная система документационного обеспечения управления - это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.

Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и  повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий  для применения технических средств  и современных технологий сбора, обработки, использования и хранения информации, совершенствование работы аппарата управления.

Положения ГСДОУ  получили развитие в "Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти", утвержденной Приказом Федеральной  архивной службы России от 27.11.2000 № 68. В соответствии с Инструкцией организация, ведение и совершенствование системы делопроизводства на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях федерального органа исполнительной власти осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления - службой ДОУ.

Основные положения  об организации архивного хранения документов изложены в Положении "Об Архивном фонде Российской Федерации", утвержденном Указом Президента от 17.03.1994 № 552 и в Положении "О Федеральном  архивном агентстве", утвержденном Постановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 № 290. Данные Положения регулируют формирование, организацию хранения, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими в целях обеспечения сохранности архивных документов и их всестороннего использования в интересах граждан, общества и государства.

Немаловажным  нормативно-методическим документом в  области хранения документов являются "Основные правила работы архивов  организаций", одобренные решением коллегии Росархива от 06.02.2002.

Несколько иным справочником, но также имеющим нормативный характер, является "Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения", утвержденный руководителем Федеральной архивной службы России 06.10.2000.

"Квалификационный  справочник должностей руководителей,  специалистов и других служащих" (утвержден Постановлением Минтруда  России от 21.08.1998 № 37 (в ред. от 29.04.2008)¹⁷) является нормативным документом и рекомендуется для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей экономики независимо от форм собственности и организационно-правовых форм для наименования должностей и предъявляемых к ним квалификационных требований.

При работе с  кадровой документацией  секретарю необходимы "Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей" (утверждены Постановлением Правительства РФ от 06.02.2004 № 51) и "Инструкция по заполнению трудовых книжек" (утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69).

Знание "Правил оказания услуг почтовой связи" (введены  в действие Постановлением Правительства  Российской Федерации от 15.04.2005 № 221) и "Правил оказания услуг телеграфной  связи" (утверждены Постановлением Правительства Российской от 15.04.2005 № 222) позволит секретарю грамотно оформить любое почтовое, телеграфное или телексное отправление.

Ключевую роль при оформлении документов играет ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы  документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, предприятий, организаций и их объединений независимо от формы собственности и организационно-правовой формы. Стандарт устанавливает состав реквизитов документов, требования к их оформлению и требования к содержанию информации бланка.

Особенно важно  хорошее знание делопроизводства для  секретарей небольших организаций, где все виды работ с документацией выполняются одним специалистом.

Итак, работа с документами неизбежно требует регламентации всего комплекса выполняемых процедур – от момента создания документов до их хранения. Знание и грамотное владение нормативно-методической документацией важный элемент первоклассного секретаря.

1.3. Деловой этикет как признак высокой квалификации секретаря

Думаю, что это т раздел здесь не нужен  и во введении в  задачах Вы ничего не писали вообще о  содержании 1 главы

Важным психологическим аспектом работы секретаря является умение и желание общаться с людьми. Если у него не будет такой потребности и к тому же он не будет соблюдать общепринятые правила общения с клиентами, поставщиками и другими категориями людей, обращающихся в фирму, работу такого секретаря-референта нельзя будет оценить как эффективную. В этой связи можно отметить, чего не должен делать секретарь-референт, даже если он отлично справляется с составлением реферативных материалов, готовит материалы к докладам своего руководителя, быстро выполняет все данные ему задания. В качестве отрицательного примера одного из навыков работы секретаря-референта можно взять манеру отвечать на телефонные звонки, когда используются стереотипные «избитые» фразы в ответах клиентам, к тому же окрашенные отрицательными эмоциями. Секретарь-референт не имеет права, как и любой другой работник, приходить в фирму со своим ''домашним'' настроением.

Неуважительной манерой секретарей-референтов является распространенная привычка, сняв трубку телефона, продолжать с кем-то говорить, кто находится поблизости. Поэтому секретарям-референтам советуют не снимать трубку телефона до того момента, пока они заняты. В противном случае клиенты начинают сердиться, проявляя явное неудовольствие. Они должны начинать разговор с любым человеком, позвонившим в фирму, словами: ''Добрый день!'', далее нужна пауза, а вслед за ней четкое и внятное произнесение названия фирмы. Выдача неопределенных ответов на вопросы клиентов является совершенно недопустимой. Не допускается также при разговорах с клиентами по телефону грубость, вербальная агрессия, жаргонные выражения, а также проявление своего неудовольствия по поводу задаваемых им вопросов¹⁸.

Отсутствие внешней и  внутренней культуры у секретарей-референтов проявляется в нарушении общения  с клиентами не только по телефону, но и ''лицом к лицу'' с ними. Многие из нас неоднократно слышали, позвонив по важному делу в учреждение: ''Позвоните через час''. Такой ответ расценивается как пример нетактичного обращения с клиентом. Наиболее приемлемый ответ в этом случае такой: ''Не будете ли вы так любезны позвонить еще раз или подождать у телефона?''

Секретарь фирмы должен понимать, что он не является частным лицом, а представителем конкретной фирмы, чьи интересы должен поддерживать и  отстаивать. Каждый секретарь должен также четко осознавать, что он является непосредственным связующим звеном между руководителем фирмы и ее персоналом. Это обязывает секретаря нести ответственность за свое поведение, что также является психологическим аспектом его деятельности¹⁹.

Служебное положение и статус секретаря как вспомогательного персонала не позволяет ему участвовать в принятии решений, но в реализации их он обязан активно участвовать и помогать в этой работе своему руководителю. В этой связи можно отметить еще другой психологический аспект в деятельности секретаря-референта как особого координирующего звена внутри самой фирмы. Этот аспект в деятельности секретаря-референта проявляется наиболее ярко, когда он применяет в своей работе наиболее эффективную стратегию в поведении - сотрудничество. Эта стратегия характеризуется прежде всего стремлением достигнуть успеха в деятельности и учитывать при этом интересы другой стороны (клиента, заказчика и др.), проявляя большую активность в достижении поставленной цели²⁰.

Установка на сотрудничество в работе секретаря-референта прямым образом связана с проявлением доброжелательности и проявления эмпатии по отношению к другим людям. В содержание термина ''эмпатия'' входит не только понимание состояния другого человека, оно гораздо шире. В содержание этого термина включается также представление того, что происходит внутри другого человека (руководителя, клиента и т.д.), как он переживает и к чему в данном конкретном случае стремится. Наличие эмпатии - очень ценный и важный аспект деятельности секретаря-референта, поскольку эмпатия помогает осуществлять правильные действия как самому секретарю, так и посетителям. Важно заметить при этом, что такой дар, как эмпатия, зависит от типологии человека, его личностных особенностей, а не является результатом научения²¹.

В кабинет руководителя секретарь входит без стука, если нет специального указания.

Секретарь имеет право задавать руководителю также конкретные вопросы: куда и как надолго он уходит?

Входя и выходя из кабинета руководителя, секретарь плотно закрывает за собой дверь. Дверь можно оставить приоткрытой, если надо продемонстрировать посетителю, что его ждут и к встрече с ним готовы.

Таким образом, секретарь как лицо фирмы должен соответственно выглядеть и уметь  общаться с посетителями, как посещающими приемную, так и обращающимися в организацию по телефону. Близость к руководителю требует от секретаря подстройки под его психоэмоциональные особенности, что в последствии приводит к слаженной работе и снижает риск эмоционального выгорания секретаря.