Клише в деловой переписке

    Введение.

    Актуальность  исследования. С интенсивным развитием предпринимательской деятельности в последнее время в нашей стране и созданием совместных предприятий растет число внешнеэкономических и научно-технических связей с фирмами зарубежных стран. Любая форма делового сотрудничества предполагает постоянный обмен информацией. Переписка с деловым партнером является важной частью любого бизнеса. Поскольку английский язык является общепринятым языком делового общения, особый интерес для офисных работников представляет письмо на английском языке.

    Объект  исследования – клишированные структуры.

    Предметом исследования является роль клишированных структур в английской деловой переписке.

    Цель  данной работы – определить, какую роль играют клишированные структуры в современной деловой переписке на английском языке. Для достижения поставленной цели нами будут решаться следующие задачи:

    1. рассмотрение и анализ стиля официально-деловой переписки в английском языке

    2. определить термин «речевое клише»

    3. выявить закономерности употребления клишированных структур в различных деловых английских документах

    4. выявить, чем обусловлено использование  клише в деловых документах

    5. исследовать функции клишированных структур в деловой корреспонденции

    Теоретической базой исследования послужили работы Лариной Т.С., Виноградова В.В., Костомарова В.Г., Винокура Т.Г. и другие. 

    § 1. Деловая переписка

    Деловая переписка занимает значительное место  в практике внешнеэкономической деятельности. Функциональное назначение деловой корреспонденции заключается в достижении договоренности между сторонами. Официально-деловая сфера общения, а также функциональная направленность деловой переписки во многом определяет её особенности. Прежде всего, следует отметить ее официальность, которая обусловлена, во-первых, ситуацией общения, во-вторых, характером отношений партнеров по переписке. Особый официальный колорит деловой речи заключается в том, что она, как правило, безэмоциональна, логична, экспрессивно сдержанна.

    Основная  цель деловой речи — определить условия, которые обеспечат нормальное сотрудничество двух сторон, т.е. цель деловой речи — достигнуть договоренности между двумя заинтересованными  сторонами. Это относится и к  деловой переписке между представителями  различных фирм, и к процедуре  совещаний. Все эти отношения  находят то или иное выражение  в форме официального документа  — делового письма, договора и т.д.     

    Виды  деловой переписки и их названия (письмо, телеграмма, телекс, факс, телефонограмма) определяются способами передачи деловой  информации, которые подразделяются на два основных вида: почтовая связь  и электронная связь.

    Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных  органов до обращений граждан  и типовых заявок. Содержанием  переписки могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, соглашения, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы, рекомендации, гарантии и т.д. 
 

    Официально-деловая  переписка по тематическому признаку делится на деловую (деловое письмо) и коммерческую (коммерческое письмо). Переписка, с помощью которой оформляют экономические, правовые, коммерческие и другие формы деятельности, называют деловой корреспонденцией. Письма, составляемые при заключении и выполнении коммерческих сделок, по вопросам сбыта и снабжения, имеющие правовую силу, относятся к коммерческой корреспонденции (например, письмо-запрос, письмо-напоминание (оферта), письмо-претензия и ответы на них). По функциональному признаку письма можно разделить на требующие и не требующие ответа.

    Служебное (деловое) письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - пересылкой по почте.  

    Ввиду массовости использования и широкого разнообразия деловых писем четкой классификации нет. Все виды классификации  носят в основном теоретический  характер. Письма классифицируют по функциональному признаку, по сложности, структуре, на регламентированные и нерегламентированные и т.д. Ниже приводится прежде всего краткая характеристика наиболее часто встречающихся на практике разновидностей писем, классифицированных по функциональному признаку. 

    Различают письма циркулярные, информационные, гарантийные, сопроводительные, письма-запросы, письма-просьбы, письма-подтверждения, договорные письма, письма-напоминания, письма-извещения, письма-приглашения, коммерческие письма и ряд других. [2, 11]

    Циркулярные письма обычно высылает вышестоящая организация, которая сообщает подчиненным предприятиям определенные сведения или установки, касающиеся деловых вопросов или задач и носящие распорядительный характер.

    Гарантийные письма направляются с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий. Гарантироваться могут качество работ, сроки выполнения заказа, оплата товаров, услуг, арендуемых помещений и т. д.

    Сопроводительные  письма составляют при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Такие письма могут содержать дополнительную информацию по прилагаемым документам. Сопроводительное письмо является также средством контроля за движением документов и материальных ценностей.

    Письмо-подтверждение  может заканчиваться дополнительной просьбой или справочной информацией.

    Договорные  письма. Их можно считать разновидностью сопроводительных писем, так как они подтверждают факт отправки договоров или контрактов. [12, 76]

    Письма-просьбы излагают какую-либо просьбу, предельно кратко и уважительно подчеркивают заинтересованность организации в ее скорейшем выполнении, заранее выражая благодарность за усилия по ее исполнению.

    Письма-напоминания направляются в тех случаях, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый результат. В письмах содержится не только напоминание о выполнении взятых обязательств, но и говорится о возможных мерах, которые будут приняты при их невыполнении.

    Письма-извещения. Письма, в которых что-либо сообщается или утверждается.

    Информационные  письма. Это разновидность письма-извещения, своевременно информирующего заинтересованное должностное лицо или организацию о свершившемся факте. Для такого письма достаточно подписи референта или секретаря. При большой значимости излагаемых в нем фактов письмо подписывает руководитель организации. [7, 21]

    Письма-приглашения. Письма могут адресоваться индивидуальному или коллективному адресату. При большом количестве адресатов целесообразно использовав изготовленные типографским способом трафареты, в которых заполняются от руки фамилия, имя, отчество приглашенного, время и день события, на которое приглашается адресат

    Коммерческие  письма составляются от имени юридического лица при заключении и выполнении коммерческой сделки. По своему назначению они подразделяются на три вида: запрос и ответ на него; оферта (предложение) и ответ на нее; рекламация (претензия) и ответ на нее.

    Письмо-запрос информации (Inquiry Letter) отправляются, когда необходимо получить более подробную информацию о интересующем вас товаре или услуге.

    К деловой переписке так же относятся:

    Телеграмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - по телеграфной сети общего пользования. Телеграммы чаще всего отправляют почтой, при этом необходимо заполнить готовый бланк со следующими реквизитами: адресат, текст, подпись и адрес отправителя.

    Телекс - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи - по абонентской телексной сети. Иначе говоря, телекс - это телеграмма, посланная по телетайпу (телепринту) - аппарату, применяемому для непосредственной телеграфной связи. Телексная связь является абонентской, поэтому в ней отсутствуют категории и виды телексов, как в телеграммах (то есть срочный, простой).

    Телексы отличаются от телеграмм использованием пунктуации - точек (.) и запятых (,) - и  различных шрифтов.

    Факс  или телефакс (факсограмма) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).

    Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста: передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

    Электронное сообщение - документ, переданный «электронной почтой» по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере (машинограмма).

    § 2. Понятие термина «клише».

    Говоря  о стереотипных выражениях, Ш. Балли  писал: «Язык газет переполнен штампами – да иначе и не может быть: трудно писать быстро и правильно, не прибегая к избитым выражениям». [3, с 86] Академик В.В. Виноградов указывал: «В системе современного литературного языка слова по большей части функционируют не как произвольно и неожиданно сталкиваемые и сцепляемые отдельные компоненты речи, а занимая устойчивые места в традиционных формулах. Большинство людей говорит и пишет с помощью готовых формул, клише». Данное положение распространяется не только на русский, но и на любой другой язык.

    Самыми  распространенными определениями  клише являются те, которые представлены в большинстве толковых словарей. Так, в Оксфордском английском словаре говорится, что клише - это "idea or expression that has been too much used and is now out-dated, stereotyped phrase" [13, 154]. Ему тождественно определение, данное в словаре Вебстера: "cliche - an expression or idea that has become trite" [15, 266]. Однако такие определения недостаточны в первую очередь потому, что они не указывают специфические черты клише, а свойство стереотипности, как показывают исследования, присуще большинству устойчивых языковых средств. 

    Большой вклад в область исследования клише, в частности в проблему исследования самого понятия, внес видный английский лингвист Э. Партридж. Он предложил свое определение клише, дополняя те, которые имелись в толковых словарях, и существенно изменяя их: " Клише - это изношенная   фраза  или   короткое предложение, готовое к         немедленному потреблению, ставшее настолько избитым, что разборчивые

ораторы и скрупулезные писатели избегают его, потому что они понимают, что использование клише вызвало бы неприятную реакцию аудитории" [10, 62]. Сам Э. Партридж признается, что такое определение очень грубое и недостаточное, и намечает следующую классификацию клише: 1) идиомы, которые стали клише; 2) другие фразы. Группы (1) и (2) образуют, по крайней мере, четыре пятых в совокупности; 3) устойчивые построения и известные цитаты из иностранных языков; 4) цитаты из английской литературы [10, 63].

    Отметим вторую группу. Э. Партридж включает сюда неидиоматические клише, подразделяя  их на общие, социологические, экономические, политические и журналистские. Анализируя эту группу, Т.С. Ларина приходит к  выводу, что здесь нет четкого  различия "штампа" и "клише". Часть этих выражений можно назвать  штампами, или шаблонами, поскольку  они представляют собой "затасканные", избитые "экспрессемы". Другие же можно отнести к словесным  формулам, т.е. клише [10, 63]. 

    Интересно определение "клише", которое дает английский лингвист Р. Епсон: "Клише  буквально означает стереотипная печатная форма, используемая в типографии. В  сфере языка оно означает изношенное или банальное выражение, стершееся  из-за постоянного использования. Лучше  всего сказать, что клише - это  второстепенные выражения, которые  следует избегать" [16, 172], [перевод наш-С.В.] Р. Епсон выдвигает следующие виды клише: 1) избитые цитаты; 2) избитые метафоры; 3) неизбежное прилагательное; 4) стержневые фразы; 5) пословицы. Обширные списки фразеологических штампов дают и другие зарубежные авторы, не делая различия между клише и штампом, называя то и другое "фразеологическими клише" [14, 24], [перевод наш – С.В.] 

    Существенный  вклад в проблему исследования клише  внесли представители отечественной лингвистической школы. К наиболее ранним работам по проблеме клише относятся труды академика В.В. Виноградова. В 1938 г. он писал: "В системе современного литературного языка слова по большей части функционируют не как произвольно и неожиданно сталкиваемые и сцепляемые отдельные компоненты речи, а занимая устойчивые места в традиционных формулах. Большинство людей говорит и пишет с помощью готовых формул, клише" [5, 21]. В.В. Виноградов, таким образом, дает общее представление о понятии клише, называя их "готовыми формулами", характеризующимися устойчивостью компонентного состава. 

    Дальнейшие  исследования в области клише  отличаются аспектным характером, а  клише, как неотъемлемый элемент  газетно-журнального стиля, становится объектом многочисленных дискуссий, развертывающихся на страницах журналистских периодических  изданий, а также отдельных работ, посвященных газетно-журнальным материалам [3]. Существенно, что именно в этих материалах серьезно начинают исследоваться различия между понятиями "клише" и "штамп". В 1968 году В.Г. Костомаров впервые ввел противопоставление понятий "стандарт" (клише) и "штамп" и обозначил его отдельным вопросом лингвистических исследований. Позже он выработал более полное и четкое определение клише и штампа с учетом их реализации в газетно-журнальном жанре. "Под стандартом нами понимается любое интеллектуализированное средство выражения - независимо от характера и природы в его противопоставлении средствам с так или иначе выраженной экспрессией", штамп же, по образному определению В.Г. Костомарова, "не столько затасканный и извращенный стандарт, сколько изнасилованная жанром идиома, метафора, фразеологическая единица" [9, 180]. В данном определении существенным и справедливым является то, что автор характеризует штампы как негативное явление и то, что их следует отличать от устойчивых, сложившихся речевых формул - клише, которые таковыми не являются.  

    Т.Г. Винокур продолжил разработку этой проблемы и попытался обосновать причины перехода образного словоупотребления  в штамп. Он считает, что непосредственно  в образовании штампов отражается путь развития языка, обусловленный  взаимодействием двух тенденций - к  экспрессивности и регулярности. Иными словами, в коммуникации происходит совмещение двух сторон стилистического  отбора: стремление к уже известному и апробированному и одновременно стремление к наилучшему способу  выражения данного содержания. В  результате, считает Т.Г. Винокур, достижение цели на первом из названных этапов отбора приводит к потере качества на втором. Таким образом, к появлению  штампов приводит безудержное развитие в массовой коммуникации воспроизводимости, повторяемости "таких словесных образов, которые были пущены в обращение как безусловно новые, наиболее яркие и предельно индивидуализированные" [6, 147].  

    Можно, таким образом, заключить что, имея в качестве объединяющего начала свойство стереотипности и устойчивости употребления, понятия "клише" и "штамп", тем не менее, должны быть строго дифференцированы. С одной стороны, мы имеем дело с бездумным и безвкусным использованием стереотипов без учета контекста  в условиях массовой коммуникации - штампами, а с другой, с целесообразным применением стереотипов в соответствии с коммуникативными требованиями той  или иной речевой сферы - клише. 

    В свете проанализированных в статье терминологических и понятийных характеристик клише наиболее полным и всеобъемлющим представляется определение клише, данное в лингвистическом  энциклопедическом словаре под  редакцией В.Н. Ярцевой: "Клише - стилистически  окрашенное средство речи, отложившееся в коллективном сознании носителей  языка как устойчивый, "готовый  к употреблению" и потому наиболее "удобный" знак выражения определенного  языкового содержания, имеющего экспрессивную  и образную нагрузку. В основу понятия клише, таким образом, положен функциональный признак: при условии частого и регулярного употребления клише может стать любая структурная и смысловая единица языка (речи) -слово и словосочетание, предложение и высказывание. Клише имеют также информативно-необходимый характер" [11, 498]. 

    Результаты  исследования понятия и термина  клише могут послужить основой  для всестороннего анализа роли клише в деловой переписке. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    § 3. Обусловленность клише в деловых документах.

    Говорить  о клише можно по отношению  к любому стилю речи. Клише встречается  даже в языке художественной литературы: It's in the bag, I'll eat my hat и т.п. В публицистике также стандартные события часто отображаются с помощью словесных клише, например international relations,  legitimate interests и др. В этих стилях речи языковые штампы часто являются антиподами выразительности.

    В отличие от других стилей речи языковые штампы деловой письменной речи и особенно языка документа - явление объективно необходимое, поскольку употребление одних и тех же конструкций способствует ускорению и облегчению понимания текста, предостерегает от возможных ошибок в управленческой практике, удобно для машинной обработки. О необходимости языкового стандарта в языке документа профессор А.А.Реформатский писал так: "...в официальных документах не очень-то можно вольничать словом, а извольте писать согласно принятой форме". Именно поэтому владение деловым стилем - это в значительной степени знание языковых формул, штампов, клише и умение их употреблять. Языковой стандарт в документе проявляется во всем: в употреблении одних и тех же слов и словосочетаний, в однотипном построении предложений, в четкой и повторяющейся структуре текста

    Немалую роль в возникновении и широком  употреблении клише играет характерная  для развития языка вообще (а значит, и для языка корреспонденции) тенденция «экономии» траты сил и средств (природная стандартизованность языка, по В.Г. Костомарову) [9, 70-76].

    Клише облегчает процесс коммуникации и имеет определенный стилистический эффект. Последний связан с выделением в классе стереотипных словосочетаний групп клише и штампов – явлений, производящих  по мнению специалистов, противоположный стилистический эффект.

    В силу своей традиционности клише  легко воспринимается читателем  и без затруднений усваивается им еще и потому, что не требует глубокого осмысления. Поэтому тексты деловых писем составляются в соответствии с официально принятой нормой и должны быть изложены официально-деловым слогом с соблюдением определенных устойчивых речевых стереотипов – языковых стандартов– клише, присущих тому или иному типу делового письма.

    Нам представляется, что использование  в деловых письмах определенного минимума привычных и традиционных форм клише обусловлено, с одной стороны, небольшим числом повторяющихся стандартных аспектов содержания деловых писем (информирование; просьба; предложение; приглашение; требование; отказ; согласие; уклонение от ответа), а с другой стороны, предсказуемостью контекстов, в которых происходит материализация соответствующих аспектов. Контексты деловых писем складываются на основе экстралингвистических ситуаций делового общения, которые в каждой конкретной области человеческой деятельности поддаются вычленению и систематизации, при этом наборы ситуаций могут быть довольно разнородны. Однотипность многократно повторяющихся ситуаций, перерастая из факта жизни в факт письменной речи, обусловливает возникновение языкового стереотипа, т.е. использование конкретных стереотипных выражений и словосочетаний в тех или иных вариантах деловых писем.

    Таким образом, исследование текстов деловых писем в плане функциональной стилистики дало возможность выявить ряд характерных для них стилевых черт, обучение которым следует предусмотреть в курсе делового письма. 
 
 

    § 4. Функции клише в деловой переписке.

    Клише делового стиля - это "обороты, ускоряющие и облегчающие внутристилевое общение" [4,74].

    Официально-деловой  стиль, обслуживающий сферу письменных деловых отношений, функционирует  в форме документов разных жанров (заявлений, уведомлений, приказов), обобщающих типовые ситуации официально-делового общения. Сам характер этих отношений  обусловливает высокий уровень  стандартизации, т.е. соблюдения единых норм, и унификации (приведения к  единообразию) языковых средств. Деловой текст требует ясности, однозначности формулировок, и это требование приводит к почти неизбежному употреблению клишированных формул

    Многие  виды деловых документов имеют общепринятые формы изложения и расположения материала, а это, несомненно, облегчает  и упрощает пользование ими. Не случайно в тех или иных случаях деловой практики используются готовые бланки, которые нужно только заполнять. Даже конверты принято надписывать в определенном порядке (различном в разных странах, но твердо установленном в каждой из них), и это имеет свое преимущество и для пишущих, и для почтовых работников. Поэтому все те речевые клише, которые упрощают и ускоряют деловую коммуникацию, вполне в ней уместны. [9]

    Использование речевых штампов (клише) в деловых  текстах является одним из проявлений логико-стилистичеких правил. Если для любого текста делового стиля  должен выполняться комплекс условий, таких как унифицированность  формы и лингвистических средств, стремление к однозначности, обеспечивающей информационную точность и компактность текста, то устойчивость и относительная  малочисленность речевых штампов  вполне объяснима, так как они  помогают соблюсти вышеперечисленные  условия. Таким образом, речевые  штампы являются отражением процесса формализации в деловых текстах, а высокая частота встречаемости устойчивых оборотов деловой речи является отражением стандартизованности. Повторяющиеся языковые формы превращаются в стереотипные средства, четко ограниченные по своим функциям и месту в системе. Точная соотнесенность конкретного текста с моделью обеспечивает выполнение им основной коммуникативной функции – побуждение  к выполнению предписанного действия.

      Использование  готовых словесных формул и конструкций позволяет говорящему (пишущему) быстро актуализировать соответствующее им типичное содержание, характеризующее стандартную ситуацию. По языковым  клише, представляющим типичное ментальное содержание, можно определить цель  использования   письма  и приемы работы с ним.

    Известно, какие затруднения испытывает большая  часть учащихся, студентов, сотрудников  разного ранга при составлении  деловых бумаг различного рода, поэтому  использование речевых штампов  в деловых текстах помогает конкретнее, лаконичнее и легче выразить мысль, но при этом надо стараться не перегружать  текст излишними штампами: все  хорошо в меру. Построение модели делового текста средствами клишированных конструкций  может быть интересной учебной и  исследовательской задачей. При  восприятии делового текста речевые штампы так же играют положительную роль, так как для опытного специалиста компонентный состав речевых штампов в определенной мере соотносится с содержательно-функциональными особенностями текста (по данным инженерной психологии, стандартизированный текст воспринимается в 8-10 раз быстрее, чем текст нестандартизированный). (16)

    Таким образом, структурная и смысловая  устойчивость речевых штампов служит одним из факторов, способствующих созданию унифицированных и стандартизованных  текстов. Формульный характер речевых клише способствует экономии времени, однородности однотипных документов и упрощает написание, обработку и восприятие деловых текстов.

    Язык  деловой переписки характеризуется  частой повторяемостью и единообразием  речевых средств. Поэтому в нем  много речевых клише (штампов), которые  помогают конкретнее, лаконичнее и  понятнее выразить мысль, полностью  исключить различное понимание  конкретного текста. Отсюда установка  на стандартизацию языка при отображении  типовых ситуаций делового общения  и сужение диапазона используемых речевых средств.

    Такая установка существенно облегчает  составление текста делового письма. Действительно, если располагать набором  готовых и уже проверенных  долголетней практикой деловой  переписки стандартных фраз-клише, по аналогии с которыми можно было бы сформулировать нужную мысль, то написать деловое письмо особых трудностей не составит. Такие конструкции требуют  минимального напряжения при восприятии и значительно ускоряют процесс  составления письма, позволяя не тратить  усилий на поиски нужных формулировок 

§ 5. Употребление клише в деловой переписке.

    Одна  из особенностей деловой речи –  широкое употребление языковых формул – устойчивых языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Наличие их в  деловой речи – следствие регламентированности служебных отношений, повторяемости  управленческих ситуаций и тематической ограниченности деловой речи. [1, 78]

    Лингвисты единодушны в том, что язык официальных  документов – это набор  клише, штампов, стандартов. Дело в том, что особенностью современного этапа развития официальных документов является их унификация. Она рассматривается как выбор одного языкового варианта из нескольких возможных способов передачи одной и той же информации. С точки зрения лексики важнейшей стороной унификации текстов документов является  использование  языковых формул – устойчивых оборотов, словосочетаний, моделей предложений, отобранных в результате многолетней прктики, терминов, принятых сокращений, условных обозначений, единиц измерения, предусмотренных государственными стандартами [3, 4-5].