Коммуникации в организации. 43

План

Введение

Глава 1. Значение коммуникаций в организации

1. Понятие о коммуникациях
2. Модели коммуникаций

1.3 Различные типы коммуникаций

Глава 2. Открытое акционерное общество «Псковский кабельный завод»

1. История
2. Структура управления
3. Виды деятельности
4. Финансовое состояние предприятия

Заключение

Список литературы

Введение

Данная курсовая работа посвящена коммуникациям - тому, чем  каждый из нас занимается ежедневно, но над чем мало кто задумывается. Переоценить важность коммуникаций в менеджменте невозможно. Почти все, что делают менеджеры, чтобы облегчить организации достижение ее целей, требует эффективных коммуникаций. Понятно, что если люди не могут обмениваться информацией, они не могут совместно трудиться, ставить перед собой общие цели и достигать их. Но, как вы узнаете из этой курсовой работы, коммуникации - очень сложный процесс, состоящий из взаимозависимых этапов, каждый из которых чрезвычайно важен. Каждый этап представляет собой пункт, который может полностью утратить смысл, если четко и тщательно не продумать, что и как делается. 

От того, насколько грамотно построено общение, зависят результативность переговоров, степень взаимопонимания с партнерами, сотрудниками, морально-психологический климат в организации. Практически все проблемы бизнеса тем или иным образом связаны с общением — процессом передачи идей, мыслей, чувств, доведения их до понимания другими людьми. 

Понимание процессов передачи информации, закономерностей, существующих в этих процессах, выработка навыков эффективного взаимодействия с людьми необходимы менеджеру любого уровня. Сегодня опытный руководитель тратит большую часть рабочего времени не на решение финансовых, технических или организационных проблем, а на решение психологических задач, возникающих в процессе общения с подчиненными, коллегами и начальством.

Цель работы – ознакомить с природой и сложностями коммуникаций, с потенциальными западнями на пути к пониманию сути сообщений, а  также с тем, что можно предпринять, чтобы более эффективно обмениваться информацией как среди менеджеров, так и за пределами их круга

Глава 1. Значение коммуникаций в организации

1. Понятие о коммуникациях

Под коммуникацией в  широком смысле понимают общение, передачу информации от человека к человеку, В организационном контексте  понятие "коммуникация" рассматривается  как процесс (коммуникация - это общение  людей: обмен идеями, мыслями, намерениями, чувствами, информацией) и как объект (совокупность технических средств, обеспечивающих процессы передачи информации).

Хорошо налаженные коммуникации содействуют обеспечению организационной  эффективности. Говорят, если организация  эффективна в области коммуникации, она эффективна и во всех других видах деятельности. Коммуникации должны быть таковы, чтобы руководство компании, фирмы имело объективную информацию в нужное время и в удобной  форме для принятия решений. Значит, в конечном счете, применительно  к задачам теории организации, наиважнейшим является коммуникационный процесс.

Коммуникация - это процесс  общения и передачи информации между  людьми или их группами в виде устных и письменных сообщений, языка телодвижений и параметров речи.

Коммуникация - это одно из необходимых условий жизни  человека в социуме, а коммуникабельность - одна из важных системных характеристик, сопутствующих успеху. Под коммуникабельностью  в социальных группах понимают способность  к общению, общительность, способность  к совместной работе. В информационных технологиях коммуникабельность - это  совместимость разнотипных систем передачи информации.

Относительно конкретной организации (компании) можно говорить как о внешней коммуникации, так  и о внутренней.

Внешняя коммуникация - это  коммуникация с миром, находящимся  за пределами вашей организации, это коммуникации между организацией и внешней средой. Задача внешних коммуникаций - удовлетворить информационные потребности организации, наладить связи с государственными органами, общественностью, поставщиками, клиентами. С помощью внешних коммуникаций формируется и поддерживается имидж компании.

Коммуникативный поток  может перемешаться в горизонтальном и вертикальном направлениях. Внутриорганизационные  коммуникации включают в себя: нисходящий и восходящий уровни вертикальных коммуникаций, коммуникации по горизонтали, коммуникации между руководителем и подчиненными, коммуникации между формальными  и неформальными группами. Внутриорганизационные  коммуникационные процессы призваны удовлетворить  потребности разных уровней принятия решений.

Коммуникация в малой  группе дает шанс и руководителю и подчиненному оперативно участвовать в решении стратегических и текущих задач: каждый участвует в обсуждении, каждый может быть услышан. Хорошие результаты дает эффект обратной связи. Взаимодействие усложняется с ростом числа членов группы.

Важнейшей задачей руководства компании является создание условий по обмену идеями, мыслями, информацией между людьми, под-разделениями, между организацией и ее окружением. Принятые в лучших компаниях системы коммуникаций основаны на эффективных технологиях информационного обмена, на культивировании неформального общения, на поддержке общения материальными средствами. Интенсивность информационного обмена в таких компаниях велика, и обычно она начинается с требования неформальности.

На эффективность коммуникаций оказывают влияние различные  факторы:

Рисунок 6. Факторы, формирующие типы коммуникаций.

Общение людей осуществляется с помощью вербальных и невербальных методов. Вербальные коммуникации реализуются посредством устных (диалог, совещание, переговоры, презентации и т.п.) или письменных (приказы, распоряжения, инструкции, письма и пр.) сообщений, невербальные - осуществляются посредством языка телодвижений (осанка, жесты, поза, выражение лица и пр.) и параметров речи (интонация, тембр голоса, темп речи, громкость голоса, произношение, стиль речи и пр.).

Способы обеспечения коммуникации хорошо известны - это слушание, речь, чтение, письмо. По значимости слушание находится на первом месте, занимая  до 45% времени межличностных коммуникаций. Речь занимает до 30% времени межличностных  коммуникаций (диалоги, совещания, переговоры, презентации). Для повышения эффективности  коммуникаций важно уделять большое  внимание культуре речи. Чтение играет важнейшую роль, особенно для людей, имеющих аналитический ум и владеющих  техникой быстрого чтения. Чтение составляет около 15% времени межличностных отношений.

Тип личности человека имеет  также большое значение в процессе коммуникации. Своевременное распознавание  типа личности собеседника позволит вам адаптировать свои предложения  и даст дополнительную возможность  добиться успеха в переговорах.

Коммуникации - жизненно важное звено между руководителем и  подчиненными, они являются инструментом внутрисистемной координации, помогают получать информацию на всех уровнях управления. Исследования различных организационных структур показывают, что коммуникация играет важную роль в развитии организации как целостного организма. Каждый руководитель заинтересован в улучшении коммуникации. С помощью коммуникации реализуются цели компании, проводятся новые идеи, мотивация, осуществляется контроль за поведением членов группы. Коммуникации необходимы для утверждения авторитета и воли руководителя.

Каждый руководитель стремится  создать коллектив, и создает  его с помощью коммуникации. Работа по созданию коллектива важнее, чем  создание производственного процесса. Процесс коммуникации в организации  происходит как с помощью формальных отношений (с помощью правил, норм, инструкций, принципов), так и с  помощью неформальных отношений (традиций, культуры). Коммуникация в организационных  системах - это еще и отношение  работников друг к другу, к клиентам, поставщикам, потребителям. Взаимоотношения  эти могут быть самые разные: от полной поддержки - до жесткой конфронтации, противоречия.

Полная поддержка руководителя всеми сотрудниками фирмы - это симптом  неблагополучия, что свидетельствует  либо об отсутствии информации у подчиненных, либо об их некомпетентности. Редко  полную поддержку руководителю связывают  с неоспоримым авторитетом руководителя. Но сильный, авторитетный руководитель должен знать: опираться можно "только на то, что сопротивляется".

Противоречие возникает  в результате взаимодействия сторон с различной степенью восприятия и оценки одного и того же явления, процесса, информации. Все противоречия могут быть сведены к трем видам: системным, производственным и личностным. Системные противоречия отражают противоречия, возникшие между управляющей и управляемой подсистемами. Производственные противоречия возникают по поводу организации и развития производственных процессов, выбора технологии или нового типа продукции. Личностные противоречия отражают столкновение личных интересов.

Обычно выделяют четыре ступени противоречий - различие, поляризация, столкновение и антагонизм:

- различие - возникает, как  правило, при нововведениях, такие  противоречия разрешаются в процессе  коммуникации;

- поляризация - характеризуется  взаимопониманием в целях, задачах  между руководителем и подчиненным,  но и различием их подходов  в средствах и методах;

- столкновение - характеризуется  частичной поддержкой общей цели  задания со стороны подчиненных.  При этом формируются различные  частные цели. Причины столкновений: различный уровень компетенции  руководителя и подчиненного; различные  позиции по поводу перехода  на новое изделие; низкий уровень  системных знаний у руководителя; плохо организованная система  коммуникаций;

- антагонизм - непримиримое  противоречие, основанное на разных  подходах к общей и частным  целям, средствам и методам.

Грамотный руководитель использует все виды противоречий для развития внутрифирменной конкуренции. Иногда противоречия вызываются или организовываются целенаправленно. Чтобы управлять  развитием организации с помощью  противоречий, необходимо уметь соотнести  тип противоречия с конкретной ситуацией  в организации. Задача руководителя - распознать тип противоречия и  перевести на требуемую ступень.

К примеру, антагонизм может  позитивно себя реализовать в  поисковой работе, в переходных, экстремальных условиях. Результатом  может стать супероптимальное решение (смена продукта, смена формы собственности, переход от механистической к органической структуре). Но антагонизм в коллективе не может продолжаться долго: тратится слишком много энергии, снижается уровень культуры организации, происходит ухудшение микроклимата в коллективе.

Наука управления противоречиями тесно связана со знанием психологии и конфликтологии. Конфликт в переводе означает "столкновение". Именно серьезное разногласие, столкновение, спор вызывают конфликтную ситуацию. Конфликты с сослуживцами, с начальником могут возникать по самым разным поводам. И хотя конфликты - объект исследования конфликтологии, нас это интересует с позиций исследования отношений между элементами в организации.

Роль конфликта в организации  противоречива: с одной стороны, это фактор дезорганизации: он разрушает  связи, препятствует протеканию информационных и производственных процессов, создает  негативный фон для развития; с  другой стороны - это ступень к  переходу организации на новый уровень.

Конфликт можно рассматривать  как сигнал о недостатках в  самой организации. Управление с  помощью конфликтов предполагает умение своевременно инициировать или, напротив, предотвратить конфликт. Конфликт можно рассматривать как временное эмоциональное изменение в настроении человека или группы людей, т.е. психологический всплеск (несовпадение характеров, психологическая несовместимость). В таких случаях говорят о межличностных конфликтах, хотя в глубине этих конфликтов также может стоять не психологическая несовместимость, а расхождение интересов. Конфликт в организациях может проявляться в разных качествах: эмоциональный психологический всплеск или эмоциональный деловой спор, острая дискуссия.

Когда предметом спора, разногласий выступают производственные или организационные вопросы, говорят  о деловых конфликтах: борьба интересов  за ресурсы, за власть, за влияние. Иногда спор возникает в результате поиска виновных за ошибки, допущенные в процессе деятельности. Желание снять с  себя ответственность или переложить ответственность на другого приводит к конфликтам. Как правило, конфликт возникает в результате возмущающих воздействий (новая информация, существенно меняющая старое представление об объекте или существенно меняющая условия работы, новые требования к выпускаемой продукции и т.п.). 
Конфликты - это повседневная реальность. Различают естественные конфликты, которые возникают сами собой от накопившихся несоответствий в отношениях людей или отношений подчиненных с руководством фирмы. Искусственные - создаются специально, для реализации каких-либо целей.

Каждая ступень противоречий характеризует статику коммуникаций в организации, а конфликты определяют динамику ее деятельности. Обычно организация  характеризуется взрывным характером конфликта и долговременным периодом противоречий.

Люди и организации  по-разному реагируют на конфликты: от пол-ной пассивности и неучастия - до агрессивности и желания преодолеть и победить. Вовремя не разрешенный конфликт переходит в устойчивые межличностные конфликты, которые порождают новые проблемы и новые конфликты. Руководитель не должен допускать перерастания производственных противоречий в межличностные, а работники должны научиться переходить на дружелюбный тон после выявления противоречий.

Конфликты могут быть открытые и скрытые, раскручиваемые ин-тригой. Интрига - нечестное намеренное запутывание людей в межличностных отношениях. Оградить себя и свою организацию от интриг можно повышением общего уровня организационной культуры, использованием эффективных технологий информационного обмена, культивированием неформального общения, созданием общей атмосферы доброжелательства и доверия.

Легче предотвратить конфликт, чем разрешить его, когда он вошел  в стадию жесткого противостояния. На стадии жесткого противостояния у  сторон конфликта превалирует логика взаимного уничтожения, остальные  мотивации в ряде случаев просто блокируются. Есть всего два пути разрешения конфликта: достижение взаимных уступок или подавление интересов одной из сторон. Об этом необходимо помнить конфликтующим.

Менеджер должен уметь  видеть и различать конфликтное  поведение. В таблице приведены  наиболее часто встречающиеся формы  конфликтного поведения в организации  и некоторые меры по их профилактике.

Из числа принципиальных рекомендаций по предотвращению конфликтов в условиях организации следует  выделить необходимость соответствия между предъявляемыми к исполнителю  требованиями и его организационно-правовыми  возможностями. Необходимо, чтобы возлагаемые  на исполнителя функции, задачи, обязанности  и ответственность были обеспечены адекватными возможностями для  их выполнения: ресурсами, правами и  полномочиями. Еще одной важнейшей  задачей профилактики конфликтов является способность руководителя найти  вариант наиболее справедливого  удовлетворения потребностей и интересов  работников. [19, стр.53-55]

1.2 Модели коммуникаций

Коммуникация в организациях – это сложный и динамичный процесс. Он может рассматриваться  как действие, как взаимодействие и как собственно процесс. В зависимости  от этого и различаются модели коммуникации.

Коммуникация как действие. Ее модель представлена на рис. 1.1. В этой модели источник коммуникации разрабатывает послание, состоящее из символов. Символы затем превращаются в сигналы, или кодируются. Сигналы посылаются через каналы для получателя информации, который их расшифровывает или интерпретирует. Модель также включает звук, который влияет на процесс. Модель, представленная на рис. 1.1, первоначально применялась к электронной коммуникации, однако использовалась также для описания коммуникации между людьми. Коммуникация рассматривалась как односторонний процесс. В этой модели нет места для обратной связи.

Коммуникация как взаимодействие. Введение элемента обратной связи ознаменовало переход ко второму типу модели – коммуникации как взаимодействия (рис. 1.2). Данная модель неоднократно критиковалась за неточность. Более поздние модели были разработаны таким образом, чтобы отражать весь процесс и динамику коммуникаций между людьми.

Коммуникация как процесс. Современные модели коммуникации являются более полными, поскольку отражают коммуникацию как процесс (рис. 1.3). Наиболее важное отличие состоит в том, что процесс коммуникации больше не рассматривается как линейный или циркулярный. Сутью модели коммуникации как процесса является то, что человек одновременно и постоянно выступает в ней в роли и источника, и получателя информации. Развитие этой модели отражает трансформацию представлений о коммуникации: от линейной модели до модели процесса с акцентом на внутренние и внешние факторы.

Так же не маловажно обратить внимание на выбор кадровой стратегии. Значение выбора кадровой стратегии  исключительно велико для успешности, а иногда и для выживания организации. Одна из основных статей расходов в  любой организации – стоимость  рабочих и служащих, необходимых  для производства ее товаров или  услуг. Эта стоимость определяется не только объемом жалования, но и  той отдачей, которую организация  получает от персонала в обмен  на заработную плату. Расходы на зарплату тем служащим, которые получают высокую  ставку, но при этом работают высокопродуктивно, могут быть значительно ниже, чем  сравнительные расходы на зарплату менее эффективных сотрудников, получающих более низкую ставку.[18, стр. 85].

Рис. 1.1 Модель коммуникации как действия

Рис. 1.2 Модель коммуникации как взаимодействия

Рис. 1.3 Развёрнутая модель коммуникации

1.3 Различные типы коммуникаций

     Внутриличностная коммуникация. Это коммуникация, которая возникает внутри самого индивидуума. Это то, как индивидуум говорит сам с собой. Он является и посылающей, и принимающей информацию стороной, его мысли и чувства облекаются в послание, а мозг действует как канал для обработки этих мыслей и чувств. Обратная связь – это то, что дополняет информацию или отвергает ее.

     Межличностная коммуникация. Коммуникация с другим человеком называется межличностной. Это самый распространенный тип коммуникации. В межличностной коммуникации мы действуем и как принимающая, и как посылающая информацию сторона. Посланием является предоставляемая информация, каналом ее передачи является обычно взгляд или звук, а обратной связью – ответ каждого участника коммуникации. Интервью часто рассматривается как тип межличностной коммуникации.

     Коммуникация в малой  группе. В малой группе каждый индивидуум имеет равный шанс участвовать в обсуждении, может быть легко услышан и взаимодействовать с другими. Взаимодействие усложняется, если группа превышает размер 10-12 чел. Малые группы состоят из нескольких индивидуумов, посылающих и получающих информацию. В связи с этим возникает большая вероятность недопонимания в группе. Каналы связи более структурированы, чем при межличностном общении, однако каналы обратной связи и возможности для нее те же. Часто в организациях малые группы называются «командами». Популярность команд в организациях не означает, что они полезны в каждой ситуации. Не все участники всегда хорошо работают в команде, некоторые могут лучше функционировать самостоятельно.

    Общественная коммуникация. В общественной коммуникации выступающий (источник информации) передает послание аудитории (получателям информации). Общественная коммуникация возникает, когда группа слишком большая, чтобы все ее члены могли эффективно участвовать в ее работе. Каналы те же, что и при межличностном общении или общении в малой группе (взгляд и звук), однако возможно использование технических средств, в частности средств визуального воздействия на аудиторию (диаграммы, диапроекторы и т. д.). Возможности обратной связи тем не менее ограничены. Большинство образований, в которых действует общественная коммуникативная связь, являются формальными, поэтому аудитория обычно не интерпретирует выступающего. Однако аудитория в той или иной форме выражает отношение к выступающему. Общественная коммуникативная связь обычно нерегулярна. Этот тип коммуникации может возникнуть на собраниях, церемониях, пресс-конференциях.

     Внутренняя оперативная  коммуникация. Это структурированная коммуникация в пределах организации, непосредственно направленная на достижение целей организации. Структура подразумевает, что коммуникация является частью деятельности организации. Рабочие цели организации соотносятся с ее непосредственной деятельностью, например производственной или относящейся к сфере услуг. Примерами такой коммуникации являются связь между отделами предприятия, отчеты отдела реализации продукции или ведомости складского учета, которые передают информацию о потребностях отделу оперативного планирования производства.

     Внешняя оперативная  коммуникация. Эта коммуникация связана с достижением организацией своих целей или межорганизационной деятельностью. Она осуществляется между организацией и образованиями, которые существуют вне ее. Она также относится к взаимоотношениям с правительственными, государственными, региональными органами и общественностью. Поскольку успех каждой организации зависит от ее внешней среды, этот тип коммуникации важен для продолжения деятельности организации.

     Личностная коммуникация. Не вся связь в организации основывается на получаемых заданиях. Личностная коммуникация определяется как случайный обмен информацией между людьми при встрече. Люди ощущают постоянную потребность в общении. Хотя личностная коммуникация не является напрямую частью целей организации, она тем не менее важна.

 Следует особо отметить  важность восприятия как определяющего  момента в эффективности коммуникации. Руководитель должен знать, что:

• информация, не находящаяся  в области опыта получателя (руководителя, подчиненного, работника одного уровня), будет восприниматься медленнее, чем  знакомая информация;

• в незнакомой ситуации работник почти автоматически выбирает ту часть своего прошлого опыта, которая  связана с этой ситуацией и  может быть использована для ее оценки;

• коммуникации воспринимаются и оцениваются в свете опыта  работника;

• даже наиболее объективная  информация включает субъективные представления;

• несоответствие кодирования  и расшифровки информации вытекает из различий в опыте ее источника  и получателя;

• один только язык не может  решить проблему несоответствия кодирования  и расшифровки информации.

   Сеть коммуникаций. Существуют различные виды сетей коммуникаций. Некоторые виды зависят от конкретного фактора, например от качества и объема информации. На рис. 13.6 представлены четыре типа коммуникационных сетей. Экспериментальные данные показали, что в целом различия между видами сетей следующие. Сеть коммуникаций в виде круга является активной, без лидера, неорганизованной, неустойчивой. Сеть в виде колеса представляет собой другую крайность: она менее активна, имеет определенного лидера, хорошо и устойчиво организована, более упорядочена. Следует упомянуть и о многоканальной сети, представляющей собой тоже колесо, но со связью между подчиненными.

     Очевидным  становится то, что структура  сети коммуникаций влияет на  точность и недвусмысленность  посланий, на функционирование группы, на чувство удовлетворенности  ее членов. Она является важным  компонентом в типах взаимодействия  внутри организаций, в способности  группы направлять общие усилия  на выполнение определенных задач.  С этих позиций структура в  виде колеса считается наиболее  простой для организации. 

               (в)                                              (г)

Рис. 13.6. Типы коммуникационных сетей:

а - круг; б - цепь; в - «V»; г – колесо

Глава 2. Открытое акционерное общество «Псковский кабельный завод»

2.1 История

Открытое  акционерное общество «Псковский Кабельный  Завод» - ведущий производитель кабельно-проводниковой  продукции в Северо-Западном регионе  России.

История завода началась в 1964 году с создания цеха по производству эмалированных  проводов. Сегодня «Псковкабель» - динамично развивающееся предприятие, которое входит в состав группы компаний «Технология Металлов».

Номенклатурный  перечень кабельно-проводниковой продукции  предприятия «Псковкабель» составляет более 10000 маркоразмеров и включает: обмоточные провода с эмалевой, стекловолокнистой, стеклополиэфирной, эмалево-стекловолокнистой, эмалево-стеклополиэфирной, плёночной и другими видами изоляции; кабели силовые (включая марки NYM) и контрольные; монтажные кабели и провода; провода для электрических установок; провода и шнуры бытового назначения и др. Для нужд нефтяников и газовиков в 1995 году на базе «Псковкабель» было организовано ЗАО «Псковгеофизкабель».

Одной из главных задач предприятия  является управление качеством выпускаемой  продукции и заключается в  процессном подходе к системе  управления: от выбора поставщиков  сырья и материалов до обработки  информации об удовлетворенности потребителей. Система менеджмента качества компании сертифицирована на соответствие стандарту ISO 9001:2000 (DEKRA).

Высокое качество продукции "Псковкабель" неоднократно отмечено дипломами в смотре конкурсе отечественной энергетики и электротехники. Предприятие является дипломантом российских и международных выставок, лауреатом Всероссийской программы-конкурса «100 Лучших товаров России».

Концепция технического развития предприятия  включает планомерное техническое  перевооружение производства, освоение современных технологий и материалов, расширение номенклатуры восстребованной рынком продукции, снижение затрат на производство продукции и улучшение её качества. В рамках технического развития в 2008 году на предприятии реализован проект по производству силовых кабелей с базовой маркой NYM.

Предприятие осуществляет экспортные поставки в  Чехию, Румынию, Польшу, Италию, Беларусь, Эстонию, Латвию, Литву, Казахстан, Украину, Грузию, Армению, Молдову, Туркменистан.