Коммуникации в организации

МИНИСТЕРСТВО  СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА

РОССИЙСКОЙ  ФЕДЕРАЦИИ 

ДЕПАРТАМЕНТ НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ ПОЛИТИКИ И

ОБРАЗОВАНИЯ 

ФГБОУ ВПО

«ЧЕЛЯБИНСКАЯ  ГОСУДАРСТВЕННАЯ АГРОИНЖЕНЕРНАЯ АКАДЕНИЯ» 

Факультет             Экономический

Кафедра                Экономики и организации

                               сельскохозяйственного производства 
 

КОММУНИКАЦИИ  В ОРГАНИЗАЦИИ (НА ПРИМЕРЕ

 ОАО  «ПОЛОЦКИЙ» КИЗИЛЬСКОГО РАЙОНА  ЧЕЛЯБИНСКОЙ ОБЛАСТИ)

Курсовая  работа 
 
 
 

Студент группы 356                                                                     Д.Е.Карсакова 
 

Руководитель                                                                                 Е.В.Сазонова

к.п.н., доцент 
 

2011

ЧЕЛЯБИНСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ АГРОИНЖЕНЕРНАЯ АКАДЕМИЯ 

Факультет  Экономический          Кафедра Экономики и организации СХП

Направление                                  080200    Менеджмент

 Утверждаю:

Зав. кафедрой_________

«___»_______20__г. 

ЗАДАНИЕ

на выполнение курсовой работы студента

Карсаковой  Дарьи Евгеньевны

1.Тема  курсовой работы:

Коммуникации  в организации (на примере ОАО  «Полоцкий» Кизильского района Челябинской  области)

2.Срок  сдачи студентом законченной  работы                     «15»декабря 2011г.

3.Исходные  данные к работе:

Данные  первичного учета и бухгалтерская  отчетность предприятия за 2008-2010 года;

Учебная, научная, специальная, нормативно-правовая и справочная литература;

Отраслевые  и ведомственные инструкции; периодические  издания; методические указания.

4.Содержание расчетно-пояснительной записки (перечень подлежащих разработке вопросов):

- Коммуникации в организации как основа принятия управленческих решений (коммуникации: сущность и роль, виды коммуникаций, процесс коммуникаций в организации);

- Анализ производственно – хозяйственной деятельности предприятия (организационно-экономическая характеристика предприятия ОАО «Полоцкий», анализ производственного потенциала, SWOT-анализ, актуальность проблемы межличностных коммуникаций на предприятии ОАО «Полоцкий»;

- Управление коммуникациями на предприятии ОАО «Полоцкий» (направления по совершенствованию коммуникационных процессов на предприятии ОАО «Полоцкий», методы по совершенствованию коммуникаций на предприятии ОАО «Полоцкий»);

- Подведение итогов проделанной работы (заключение);

Список  литературы

5.Календарный  план выполнения и представления  курсовой работы

6.Дата выдачи  задания ____________________________

Руководитель ______________________________________Е.В.Сазонова

Задание принял к исполнению ________________________Д.Е.Карсакова

Аннотация

           В данной курсовой работе рассматривается  процесс коммуникаций в организации.  Значительное место занимает  характеристика видов коммуникаций  и процессы коммуникаций в  организации. Рассмотрена такая важная проблема как межличностные коммуникации на предприятии

ОАО «Полоцкий». 

Содержание

Введение………………………………………………………………………7

Глава 1. Коммуникации в  организации как  основа принятия управленческих решений……………………………….9

1.1.Коммуникации: сущность и роль……………………………………………9

1.2.Виды коммуникаций…………………………………………………………11

1.3.Процесс  коммуникаций в организации…………………………………….16

Глава 2. Анализ производственно  – хозяйственной  деятельности предприятия ...................................................................21

2.1.Организационно – экономическая характеристика предприятия ОАО «Полоцкий»……………………………………………………………………….21

2.2.Анализ производственного потенциала…………………………………….25

2.3.SWOT – анализ………………………………………………………………..29

2.4.Актуальность  проблемы межличностных коммуникаций на предприятии ОАО «Полоцкий»………………………………………………………………..31

Глава 3. Управление коммуникациями на предприятии ОАО  «Полоцкий»……………………………………………………………………34

3.1. Направления по совершенствованию коммуникационных процессов на предприятии ОАО «Полоцкий»…………………………………………………34

3.2.Методы  по совершенствованию коммуникаций  на предприятии ОАО «Полоцкий»………………………………………………………………………35

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………….37

Список  литературы………………………………………………………………39 
Введение

     Общеизвестно, что значение информации и коммуникации во всех сферах человеческой деятельности на современном этапе постоянно возрастает, что связано с изменениями социально – экономического характера, появлением новейших достижений в области техники и технологии, результатами научных исследований.

     Коммуникации  играют важную роль для повышения  управленческой эффективности. Эффективные  коммуникации способствуют повышению  показателей деятельности организации  и уровня удовлетворенности работников трудом, формированию чувства сопричастности в работе организации.

      Почти 80 % рабочего времени менеджеров расходуется  на общение, это может показаться невероятным, но, если учесть, что менеджеру  приходится общаться, исполняя роли межличностного общения, информационные роли и роли, связанные с принятием решений, а также для выполнения всех управленческих функций. Поэтому качество обмена информацией прямо влияет на степень реализации целей организации. Так как обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, поэтому эта теме наиболее актуальна на сегодняшний день.

      Целью работы является: показать природу  и сложность коммуникаций, рассмотреть  их значение в организации; раскрыть содержание коммуникационного процесса; рассмотреть различные виды коммуникаций и определить методы повышения их эффективности; рассмотреть проблему межличностных коммуникаций на примере предприятия ОАО «Полоцкий»,  предложить направления по совершенствованию коммуникационных процессов на предприятии ОАО «Полоцкий», и предложить методы решения проблемы.

      В связи с поставленными целями в курсовой работе решаются следующие задачи: изучить теоретические основы коммуникаций, рассмотреть анализ систем коммуникаций, обосновать основные направления совершенствование коммуникаций в организации, предложить методы решения проблемы.

Глава 1. Коммуникации в  организации как  основа принятия управленческих решений.

1.1.Коммуникации: сущность и роль

     Управление  в организации осуществляется через  людей. Одним из важнейших инструментов управления в руках менеджера  является находящаяся в его распоряжении информация. Используя и передавая эту информацию, а также получая обратные сигналы, он организует, руководит и мотивирует подчиненных. Многое зависит от его способности передавать информацию таким образом, чтобы достигалось наиболее адекватно ее восприятие теми, кому она предназначена. Многие менеджеры понимают важность этой проблемы и уделяют этому большое внимание.

     Коммуникация  – это обмен информацией, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений, и доводит принятые решения до сотрудников организации. [1] Если коммуникации налажены плохо, решения могут оказываться ошибочными, люди могут неверно понимать чего же хочет от них руководство, или, наконец, от этого могут страдать межличностные отношения. Эффективностью коммуникаций часто определяется качество решений и то, как они в действительности будут реализованы.

     В процессе коммуникации информация передает от одного субъекта другому. Субъектами могут выступать отельные личности, группы даже целые организации. В первом случае коммуникация носит межличностный характер и осуществляется путем передачи идей, фактов, мнений, намеков, ощущений или восприятий, чувств и отношений от одного лица другому в устной или какой-либо другой формы (письменно, жестами, позой, тоном голоса и т.п.) с целью получения в ответ желаемого поведения.

     Коммуникация  и информации – это разные, но связанные между собой понятия. Коммуникация включает в себя и то, что передается,  и то как это «что» передается. Для того чтобы коммуникация состоялась, необходимо, как минимум, наличие двух людей.

     Коммуникация  предъявляет требования к каждому  из участников управленческого взаимодействия. Каждый участник должен обладать всеми или некоторыми способностями: видеть, слышать, осязать, воспринимать запах и вкус. Эффективная коммуникация требует от каждой из сторон определенных навыков и умений, а также наличие определенной степени взаимного понимания.

     Термин  «коммуникации» быстро стал общепринятым, однако его распространение вовсе не означало, что коммуникации превратились в одну из важных составляющих социальных исследований. Только развитие различных концепций организаций придало актуальность проблемам, связанных с построением и функционированием коммуникационных сетей. 

     Эффективная межличностная коммуникация в силу ряда причин важна для успеха в управлении. Во-первых, решение многих управленческих задач строятся на непосредственном взаимодействии людей (начальника с подчиненным, подчиненный с другим подчиненным) в рамках различных событий. Во-вторых, межличностная коммуникация может являться лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределенностью двусмысленностью.[2]

          Роль коммуникации в организации.  Формирование коммуникационных  сетей и создание условий для успешного функционирования коммуникаций в организации составляют одну из важнейших задач управления. Немецкие ученые Л. Ланг и В. Зигерт отмечают: «Хлеб людей организации – информация и коммуникации. Если нарушаются информационные потоки внутри предприятия и связи с внешним миром, само существование этого предприятия под угрозой. Одной информации недостаточно. Только когда она соответствующим  образом преобразуется и обрабатывается, т.е. когда возникают коммуникативные связи, обеспечиваются существование и эффективная деятельность организации».

     Опросы, проведенные американскими исследователями организации, а также 73% руководителей американских, 63% английских и 85% японских компаний, говорят о том, что недостаточная разработанность коммуникаций является главным препятствием на пути достижения эффективности деятельности организации.

     Действительно, обмен информацией включен как  важнейшее звено во все основные виды деятельности организации, следовательно, если коммуникационные связи не существуют или  не действуют, это отрицательно сказывается на функционировании всей организации. Это объясняется рядом причин:

• руководителям подразделений организации приходится тратить много времени на поиск нужной информации и её обработку;
• в одних подразделениях и у одних руководителей ощущается недостаток информации, тогда как в других подразделениях может произойти информационная перегрузка;
• происходит дублирование информации, поскольку одна и та же информация поступает а подразделение организации и к её руководству из разных источников;
• работники организации мало осведомлены о её деятельности, планах, ориентации и положения во внешней среде, что отрицательно сказывается на процессах интеграции, точном выполнением распоряжений руководства и т.д.

     В связи с этим одной из главных целей управления в организации является создание системы коммуникации. Ее запуск и контроль за нормальным функционированием. 

1.2.Виды коммуникаций

     Коммуникации, осуществляются в организациях, могут  быть классифицированы по ряду признаков (табл.1)

     Коммуникации, осуществляющиеся с помощью технических средств информационных технологий, в современных условиях приобретают важнейшее значение. Осуществляются с помощью электронной почты, телекоммуникационных систем, управленческих информационных технологий (УИС). Менеджеры с помощью УИС могут обратиться к другим сотрудникам за информацией, нужной для решения проблем.

Таблица 1 - Классификация коммуникаций в организации.

     Межличностные коммуникации – это коммуникации, осуществляемые между людьми в ситуациях «лицом к лицу» и в группах с помощью слов и несловесных средств общения. Именно они представляют большую значимость для изучения организационного поведения. На межличностные коммуникации оказывают влияние различные факторы (рис.1).

     Эффективность межличностных коммуникаций во многом зависит от обратной связи. С ее помощью  отправитель понимает, передано ли сообщение, получено ли оно и правильно ли понято и принято получателем.

Рис. 1 Факторы, влияющие на межличностные коммуникации.

      Доверие получателя к отправителю как к руководителю, так и к личности – также важное условие осуществления коммуникации. При этом получатель должен признавать право отправителя на передачу сообщения.

     В отношении ожидания получателя важно  отметить, что люди хорошо воспринимают только то, что они готовы воспринять. Неожиданная информация может не восприниматься.

     Статус  отправителя может быть по-разному  воспринят получателем. Получатель может признавать его, а может воспринимать статус как личною угрозу, что препятствует коммуникации и даже прерывает её.

     Межличностные коммуникации зависят от социокультурной среды, в которой они осуществляются, включающей традиции, обычаи, систему ценностей. При общении представителей различных национальных культур необходимо учитывать этот фактор. Культурные различия проявляются как в вербальном, так и в невербальном общении.

     Вербальные  коммуникации – коммуникации, осуществляемые с помощью устной речи как системы  кодирования.

     Большую часть рабочего времени менеджеры  тратят на личное общение с другими  индивидами. Достоинствами устных коммуникаций являются быстрота и возможность широкого использования невербальных сигналов одновременно со словами. По данным А.Мейрабиана [2] лишь 7 % с сообщений определены их вербальным содержанием, 93% имеют невербальную природу.

     Невербальные  коммуникации – сообщения, посланные  отправителем без использования устной речи как системы кодирования, например с помощью жестов, мимики, манер. Они выступают как средства коммуникации в той степени, в которой их содержание может быть интерпретировано другими.

     С помощью вербальных коммуникаций передается информация, а невербальные коммуникации передают отношение к партнеру по сообщению.

     Формальные  коммуникации позволяют упорядочивать  и ограничивать информационные потоки. Они определяются существующими  регламентами:

• организационными (схемой организационной структуры);
• функциональными (положение об отделах и службах, содержащим раздел «Взаимосвязи между подразделениями»).

     Формальные  коммуникативные каналы широко используются в организациях, имеющих иерархическую  структуру управления.

     Неформальные коммуникации – социальные взаимодействия между людьми, отражающие выражения человеческой потребности в общении. Они дополняют формальные коммуникации.

     Неформальные  коммуникации часто называются «виноградной лозой», информация в ней часто  распространяется с помощью слухов (табл. 2).

     По  данным некоторых исследователей, слухи  по меньшей мере на 75% являются точными.

Таблица 2 - Виды слухов  и их характеристика.

     Нисходящие  организационные коммуникации представляют собой поток информации от высших уровней руководства к нижним. Почти половина контактов менеджеров приходится на подчиненных, а вторая – делится между начальниками, коллегами и внешними субъектами.

         Восходящие коммуникации выполняют также функцию снабжения менеджеров информацией о происходящем на более низких уровнях.

       Информация по каналам передается по вертикали – сверху вниз, снизу верх, а так же в горизонтальной плоскости и по диагонали (табл.3)[2]

Таблица 3 - Характеристика вертикальных коммуникаций.

     В последнее время менеджеры используют новую форму восходящих коммуникаций – рабочие группы, регулярно собирающихся раз в неделю для обсуждения и решения производственных и сервисных проблем, они называются кружками качества. Восходящие коммуникации. Как правило, осуществляются в форме отчетов. Предложений и пояснительных записок.[4]

     Горизонтальные  коммуникации – коммуникации, направленные на координацию и интеграцию деятельности сотрудников различных отделов  и подразделений на одних и  тех же уровнях иерархии для достижения целей организации; способствует повышению  эффективности использования всех видов ресурсов организации.

     Диагональные  коммуникации – коммуникации, осуществляемые работниками отделов и подразделений  различных уровней иерархии. Они  используются в случаях, когда коммуникации работников организации другими  способами затруднены.[5] 

1.3.Процесс коммуникаций  в организации

     Основу  процесса управления составляет взаимодействие между элементами управленческой структуры  – подразделениями, должностями, отдельными лицами, осуществляемое с помощью  соединяющих их коммуникационных каналов, создаваемых в процессе личных контактов, обмена документами, функционирование электронных средств связи и т.д.

     Коммуникационный  процесс – это обмен информацией  между двумя или более людьми. [6]

         Основная цель коммуникационного процесса – обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т. е. сообщений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей. Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности, следует иметь представление о стадиях процесса, в котором участвуют двое или большее число людей.

     В процесс обмена информацией можно  выделить четыре базовых элемента: отправитель, сообщение, канал, получатель.

     Отправитель – лицо, стремящееся донести определенные идеи с помощью передаваемой информации.

     Сообщение – информация, закодированная с  помощью символов.

     Канал – средство передачи информации.

     Получатель  – лицо, которому предназначена  информации.

     Процесс коммуникации можно представить  в виде последовательности нескольких взаимосвязанных этапов: формулирование идеи, кодирование и выбор канала связи, передача сообщения, декодирование сообщения, обратная связь.