Коммуникации в системе управления (на примере ООО «Издательство «ЮжУралПечать»)

 

Министерство  образования и науки РФ

Сибайский институт (филиал)

 федерального государственного  БЮДЖЕТНОГО образовательного учреждения

высшего профессионального  образования

«Башкирский Государственный  Университет»

 

 

 

Кафедра менеджмента и

экономической теории

 

 

 

Курсовая работа

по дисциплине «Основы менеджмента»

на тему: «Коммуникации в системе управления (на примере ООО

«Издательство «ЮжУралПечать»)»

 

 

 

 

 

 Выполнила: студентка  

3курса экономического

 факультета специальности 

 «Менеджмент организации»

 Истякова А.Н.

 

 

Научный руководитель:

ст. пр.  Урмашева Ю.М.

 

 

 

 

 

Сибай – 2012

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение…………………………………………………………………….3

Глава 1. Коммуникации в системе  управления…………………………..5

1.1. Понятие и роль коммуникаций  в организации……………………....5

1.2. Виды коммуникаций  и их использование в управлении  организацией…………………………………………………………………………9.

Глава 2. Совершенствование  системы коммуникации и организационное  развитие в ООО «Издательство «ЮжУралПечать»…………………………….13

2.1. Общая характеристика ООО «Издательство «ЮжУралПечать»….13

2.2. Анализ системы коммуникации в ООО «Издательство «ЮжУралПечать»………………………………………………………………….19

2.3.Рекомендации по совершенствованию системы коммуникации ООО «Издательство «ЮжУралПечать»…………………………………………………21

ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………….28

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ ……………………..31

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                           Введение

 

Коммуникации являются важнейшей  составляющей в деятельности руководителя, поскольку коммуникации - это обмен  информацией между людьми. Без  обмена информацией они не могут  вместе работать, формулировать задачи и решать их. Руководитель тратить  от 50 до 90% своего времени именно на коммуникации. Не только слово, цифра  и другая информация, которая может  быть представлена письменно или  графически, занимает основное место  и является важнейшим в коммуникационном процессе, но и другие элементы (жесты, мимика, паузы) могут быть определяющими  с позиций оценки эффективности  управления.

В связи с этим высокопрофессиональный менеджер должен понимать, каким образом  среда влияет на обмен информацией, и владеть искусством устного  и письменного общения. Хорошо организованная система коммуникаций в организации  является одним из важнейших факторов определяющих эффективность ее функционирования. Система коммуникации оказывает  влияние на четкость доведения управляющих  воздействий до объекта управления и оперативность каналов обратной связи. Организация коммуникационного  процесса в организации является одним из важнейших факторов определяющих эффективность и оперативность  принятия и реализации управленческих процессов. Сказанное выше определяет актуальность исследования основных организационных  аспектов протекания коммуникационных процессов.

Цель курсовой работы состоит  в анализе и разработке рекомендаций по совершенствованию системы коммуникации в организациях издательской сферы.

Для достижения поставленной цели в курсовой работе представляется необходимым решение следующего круга взаимосвязанных задач:

1. Изучить сущность, элементы и этапы коммуникационного процесса в современном предприятии.
2. Рассмотреть виды коммуникаций.
3. Проанализировать особенности системы коммуникаций в организации ООО «ЮжУралПечать».
4. Разработать мероприятия по совершенствованию системы коммуникации в ООО «Издательство «ЮжУралПечать».

Объектом исследования выступает предприятие сферы издательской деятельности – ООО «Издательство «ЮжУралПечать».

Предметом исследования является организационно-экономические отношения, возникающие в процессе распределения коммуникаций в организации.

Теоретико-методологическую базу курсовой работы составили фундаментальные  труды таких российских и зарубежных авторов по теории организации и  менеджменту как Ф. Тейлора, М. Вебера, И.Т. Балабанова, В.В. Бочарова и т.д.

Информационную базу исследования составили материалы периодических  изданий по изучаемой проблематике, а так же материалы отчетности исследуемого предприятия.

Структура курсовой работы состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованной литературы. Во введении обосновывается необходимость совершенствования коммуникаций в системе управления, чем подчеркиваем актуальность выбранной темы. В первой главе рассмотрены теоретические основы процесса коммуникации в системе управления, определены понятие и роль коммуникаций в организации, виды коммуникаций и их использование в управлении организацией.

Вторая глава посвящена анализу и совершенствованию системы коммуникации в ООО «Издательство «ЮжУралПечать».

В заключении подведены итоги курсовой работы и сделаны выводы по существующему состоянию предприятия.

 

Глава 1. Коммуникации в системе управления

 

1.1. Понятие и  роль коммуникаций в организации

       

   Термин «коммуникация» употребляется в разных значениях. Например, можно говорить об инженерных, транспортных, информационных коммуникациях как средствах или формах связи.

Под коммуникацией  в широком смысле понимают общение, передачу информации от человека к  человеку, В организационном контексте  понятие «коммуникация» рассматривается  как процесс и как объект. Коммуникация как процесс это общение людей: обмен идеями, мыслями, намерениями, чувствами, информацией, тогда как  коммуникация как объект рассматривается  как совокупность технических средств, обеспечивающих процессы передачи информации. [2. с. 49]

 Коммуникация  — это одно из необходимых  условий жизни человека в социуме,  а коммуникабельность — одна  из важных системных характеристик,  сопутствующих успеху. Под коммуникабельностью  в социальных группах понимают  способность к общению, общительность,  способность к совместной работе. В информационных технологиях  коммуникабельность — это совместимость  разнотипных систем передачи  информации.

Хорошо налаженные коммуникации содействуют обеспечению организационной  эффективности. Коммуникации должны быть таковы, чтобы руководство компании, фирмы имело объективную информацию в нужное время и в удобной  форме для принятия решений. Значит, в конечном счете, применительно  к задачам теории организации, наиважнейшим является коммуникационный процесс.

 Коммуникационный процесс  – это обмен информацией между  двумя или более людьми. Основная цель коммуникационного процесса – обеспечение понимания информации, являющейся предметом общения, т.е. сообщения. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей. Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности, следует иметь представление о стадиях процесса, в котором участвуют двое или большее число людей.

Относительно конкретной организации (компании) можно говорить как о внешней коммуникации, так  и о внутренней.

Внешняя коммуникация — это коммуникация с миром, находящимся  за пределами вашей организации, это коммуникации между организацией и внешней средой. Задача внешних  коммуникаций — удовлетворить информационные потребности организации, наладить связи с государственными органами, общественностью, поставщиками, клиентами. С помощью внешних коммуникаций формируется и поддерживается имидж  компании.

 Внутренние, или  внутриорганизационные, коммуникации (между подразделениями, коммуникация  внутри подразделений по уровням  производства и управления, межличностные  коммуникации, неформальные коммуникации) предстают как часть производственно-хозяйственной  деятельности: связь между отделами, отчеты отдела реализации или  ведомости складского учета и  т.п. Коммуникация внутри организации  включает в себя инструктирование, информацию, обучение, менеджмент методом  разговоров. Важнейшая цель внутренней  коммуникации в организации - создание среди сотрудников поддержки целей и политики, проводимой руководством организации. С помощью коммуникации сотрудники получают необходимые знания и мотивацию, становятся лучшими защитниками и популяризаторами планов компании. Таким образом, коммуникация — это важный организационный инструмент и необходимое условие для эффективного развития и внедрения корпоративной политики.

 Коммуникативный  поток может перемешаться в  горизонтальном и вертикальном  направлениях. Внутриорганизационные  коммуникации включают в себя: нисходящий и восходящий уровни  вертикальных коммуникаций, коммуникации по горизонтали, коммуникации между руководителем и подчиненными, коммуникации между формальными и неформальными группами. Внутриорганизационные коммуникационные процессы призваны удовлетворить потребности разных уровней принятия решений.

 Коммуникация  в малой группе дает шанс  и руководителю и подчиненному  оперативно участвовать в решении  стратегических и текущих задач:  каждый участвует в обсуждении, каждый может быть услышан.  Хорошие результаты дает эффект  обратной связи. Взаимодействие  усложняется с ростом числа  членов группы. [7. с.144]

 Межличностная  коммуникация — коммуникация  с другим человеком — наиболее  распространенный тип внутренних  коммуникаций. Коммуникации между  неформальными группами могут  охватывать набор связей —  от бытовых до производственных. Основой этого типа коммуникаций  является информация, циркулирующая  по каналам неформального общения.  Иногда руководители специально  запускают «слухи», чтобы проверить  реакцию коллектива на возможные  будущие решения (например, по  кадровым изменениям или изменению  порядка выплаты премиальных  и др.)

 Общественные, или массовые, коммуникации - процесс сообщения информации с помощью технических средств или средств массовой коммуникации численно большим группам людей: печать, радио, кино, телевидение. Источник информации передает послание рассредоточенным аудиториям. Ограничена возможность обратной связи.

 Важнейшей задачей  руководства компании является  создание условий по обмену  идеями, мыслями, информацией между  людьми, подразделениями, между организацией  и ее окружением. Принятые в  лучших компаниях системы коммуникаций  основаны на эффективных технологиях  информационного обмена, на культивировании  неформального общения, на поддержке  общения материальными средствами.

 Принятые в  лучших компаниях системы коммуникаций  способствуют развитию новаторства,  инициативы и предприимчивости.

Стимулируя обилие контактов, лучшие фирмы перестраивают  помещения, обустраивают по-новому рабочие  места. Так, новые здания «Интел»  спроектированы таким образом, что  в них достаточное количество конференц-залов, где можно ознакомиться с новой информацией, общаться, решать возникшие текущие проблемы. Руководство  тем самым улучшает коммуникации между сотрудниками.

 В одной из  передовых компаний в столовой  были маленькие столы, рассчитанные  на четырех человек, их заменили  большими прямоугольными столами  казарменного типа. Компания «ЗМ»  организует клубы по групповым  интересам. Все это делается  с одной целью — повысить  вероятность случайных бесед,  способствующих решению проблем  во время перерыва, обеда, завтрака  или в других ситуациях. В  лучших компаниях непринужденности  общения способствует сама обстановка: скромные, по-спартански обставленные  помещения, открытые двери, отсутствие  лишних стен. Роскошные кабинеты  не способствуют открытым, дружественным  отношениям.

 На эффективность  коммуникаций оказывают влияние  различные факторы:

 Общение людей  осуществляется с помощью вербальных  и невербальных методов. Вербальные  коммуникации реализуются посредством  устных (диалог, совещание, переговоры, презентации и т.п.) или письменных (приказы, распоряжения, инструкции, письма и пр.) сообщений, невербальные -осуществляются посредством языка телодвижений (осанка, жесты, поза, выражение лица и пр.) и параметров речи (интонация, тембр голоса, темп речи, громкость голоса, произношение, стиль речи и пр.).[9. с. 61]

Способы обеспечения коммуникации хорошо известны - это слушание, речь, чтение, письмо. По значимости слушание находится на первом месте, занимая до 45% времени межличностных коммуникаций. Речь занимает до 30% времени межличностных коммуникаций (диалоги, совещания, переговоры, презентации). Для повышения эффективности коммуникаций важно уделять большое внимание культуре речи. Чтение играет важнейшую роль, особенно для людей, имеющих аналитический ум и владеющих техникой быстрого чтения. Чтение составляет около 15% времени межличностных отношений.

Тип личности человека имеет также большое значение в процессе коммуникации. Своевременное  распознавание типа личности собеседника  позволит вам адаптировать свои предложения  и даст дополнительную возможность  добиться успеха в переговорах.[12. с. 254]

Коммуникации —  жизненно важное звено между руководителем  и подчиненными, они являются инструментом внутрисистемной координации, помогают получать информацию на всех уровнях  управления. Исследования различных  организационных структур показывают, что коммуникация играет важную роль в развитии организации как целостного организма. Каждый руководитель заинтересован  в улучшении коммуникации. С помощью  коммуникации реализуются цели компании, проводятся новые идеи, мотивация, осуществляется контроль за поведением членов группы. Коммуникации необходимы для утверждения  авторитета и воли руководителя.

 

1.2. Виды коммуникаций  и их использование 
в управлении организацией

Организационные коммуникации – это совокупность коммуникаций, строящихся на основе общения, опосредованного  информацией о самой организации, ее целях и задачах.[14. ст.188]

 Межличностные коммуникации  – устное общение людей в  одном из перечисленных видов.  Природа межличностных отношений  существенно отличается от природы  общественных отношений, так как  их важнейшая специфическая черта  – эмоциональная основа. Поэтому межличностные отношения можно рассматривать как фактор психологического климата группы. Эмоциональная основа межличностных отношений означает, что они возникают и складываются на основе определенных чувств, рождающихся у людей по отношению друг к другу.

 

Виды коммуникаций

 

Организационные коммуникации

Межличностные коммуникации

 

Внешние           коммуникации

Внутрение коммуникации

 

Неформальные коммуникации

Формальные коммуникации

 

Рис. 1. Виды коммуникаций в  организации

 Внешние коммуникации  – это коммуникации между организацией  и средой. От факторов внешней  среды зависят коммуникационные  потребности организации. Если  нужно было бы проанализировать, о чем говорят, пишут и читают  в действительности люди в  организации, основное внимание  пришлось бы сосредоточить на  каких-то вопросах, которые были  бы связаны с потребностями  информационного взаимодействия  с внешним окружением, которое  влияет или будет влиять на  организацию. Внутренние коммуникации  – это коммуникации внутри  организации между различными  уровнями и подразделениями.

 Формальные коммуникации  – это коммуникации, которые определяются организационной структурой предприятия, взаимосвязью уровней управления и функциональных отделов. Чем больше уровней управления, тем выше вероятность искажения информации, т.к. каждый уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения.

Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения  слухов. Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для  запланированной утечки и распространения  определенной информации или сведений типа «только между нами». Приписываемая  слухам репутация неточной информации сохраняется и до сегодняшнего дня. Тем не менее исследования показывают, что информация, передаваемая по каналам  неформального сообщения, т. е. слухи, чаще оказывается точной, а не искаженной. Согласно исследованию 80—99% слухов точны  в отношении непротиворечивой информации о самой компании. Уровень точности не может быть таким же высоким, когда  речь идет о личной или о сильно эмоционально окрашенной информации. Кроме того, независимо от точности все свидетельствует в пользу влиятельности слухов, будь их воздействие  положительным или отрицательным.

Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень  в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, то есть с высших уровней на низшие. Таким образом, подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т.п. Например, вице-президент по производству может сообщать управляющему заводом (руководителю среднего уровня) о предстоящих изменениях в производстве продукта. В свою очередь, управляющий заводом должен проинформировать подчиненных ему руководителей об особенностях готовящихся изменений.[11. с. 84]

Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях  по восходящей. Коммуникации по восходящей, т.е. снизу вверх, также выполняют функцию оповещения верха о том, что делается на низших уровнях. Таким образом, руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел.

Последняя управленческая инновация в коммуникациях по восходящей - это создание групп из рабочих, которые регулярно, обычно на один раз неделю, собираются для обсуждения и решения проблем в производстве или обслуживании потребителей. Эти группы, получили название «кружков качества». Обмен информацией по восходящей обычно происходит в форме отчетов, предложений и объяснительных записок. Наиболее очевидным компонентом вертикальных коммуникаций в организации являются отношения между руководителем и подчиненным. Они составляют основную часть коммуникативной деятельности руководителя. Исследования показали, что 2/3 этой деятельности реализуется между управляющими и управляемыми.[3. с. 96]

 Некоторые из многочисленных  разновидностей обмена информацией  между руководителем и подчиненным  связаны с прояснением задач,  приоритетов и ожидаемых результатов;  обеспечением вовлеченности в  решение задач отдела; обсуждением  проблем эффективности работы; достижением  признания и вознаграждением  с целью мотивации; совершенствованием  и развитием способностей подчиненных;  со сбором информации о назревающей  или реально существующей проблеме; оповещением подчиненного о грядущем  изменении, а также получением  сведений об идеях, усовершенствованиях  и предложениях. В дополнение  к обмену информацией между  руководителем и подчиненным  имеет место обмен между руководителем и его рабочей группой. Коммуникации с рабочей группой в целом позволяют руководителю повысить эффективность действий группы.

Горизонтальные коммуникации – коммуникации между различными отделами организации. В дополнение к обмену информацией по нисходящей или восходящей организации нуждаются в горизонтальных коммуникациях. Организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий. В обмене информацией по горизонтали часто участвуют комитеты или специальные группы, в которых формируются равноправные отношения, являющиеся важной составляющей удовлетворенности работников организации.

Глава 2. Совершенствование системы коммуникации и организационное развитие в «Издательство «ЮжУралПечать»

 

2.1. Общая характеристика  «Издательство «ЮжУралПечать»

 

Характеристика предприятия: Россия, Республика Башкортостан, г. Сибай, Заки Валиди улица, 22. ООО “Издательство “ЮжУралПечать”.

 Вид собственности:  частное предприятие.

 Характер деятельности: издательская деятельность, то есть  выпуск газет: рекламная газета  “реклама в “Кому Что..?” и  газета бесплатных объявлений  в “Кому что..?” 

Сфера деятельности: выпуск газет. Основная отрасль компании - «Редакции и издательства».

 Цель функционирования: помощь населению в продаже,  покупке через объявления в  газете.

Сфера полиграфических услуг  включает в себя множество различных  элементов. ООО “Издательство “ЮжУралПечать” предоставляет следущие виды услуг:

-офсетная одноцветная  печать;

-изготовление многоцветной  и полноцветной готовой печатной  продукции;

-разработка оригинал-макетов;

-выполнение переплетных  работ (мягкий и твердый переплет)

-выполнение полного цикла  полиграфических работ от оригинал-макета  до готовой полиграфической продукции;

Особенностями организации является работа не только на рынке Сибая и Баймакского района, но и с партнерами и заказчиками по всей территории Республики Башкортостан. В основном ООО “Издательство “ЮжУралПечать” специализируется на печати периодических изданий, таких как газеты.

Организация управления — совокупность способов, посредством которых процесс труда сначала разделяется на отдельные рабочие задачи, а затем достигается координация действий по решению задач. По сути дела, организационная структура определяет распределение ответственности и полномочий внутри организации. Как правило, она отображается в виде органиграммы - графической схемы, элементами которой являются иерархически упорядоченные организационные единицы (подразделения, должностные позиции).

            Данное предприятие имеет линейную организационную структуру управления - это наиболее распространенный тип иерархической структуры. Многоуровневая иерархическая система управления, в которой вышестоящий руководитель осуществляет единоличное руководство подчиненными ему нижестоящими руководителями, а нижестоящие руководители подчиняются только одному лицу - своему непосредственному вышестоящему руководителю.

Директор

 

Бухгалтер

Экономист

Кассир

 

Отдел приема объявлений

Отдел    рекламы

Отдел верстки

Отдел туризма

 

Рис. 2. Организационная структура ООО «Издательства «ЮжУралПечать»

В виду того, что в ООО “Издательство “ЮжУралПечать”отсутствует отдел маркетинга, а профессиональные маркетинговые исследования требуют затрат значительных денежных средств, то возможность изучения рынка сводится к обработке поступающей информации руководством фирмы, ее отсеву (т.е выполнению необходимой и важной информации в общем информационном потоке), оценке информации и личному прогнозированию для принятия решений. При этом не в лучшую сторону сказывается несвоевременность и разрозненность поступления информации, недостаточная оперативность ее обработки и нехватки маркетингового опыта и знаний. Это негативно влияет на эффективность принимаемых решений.

Преимущества линейной структуры  управления:

-четкая система взаимных  связей функций и подразделений;

-четкая система единоначалия - один руководитель сосредотачивает  в своих руках руководство  всей совокупностью процессов,  имеющих общую цель;

-ясно выраженная ответственность;

-быстрая реакция исполнительных  подразделений на прямые указания  вышестоящих.

-согласованность действий  исполнителей;

-оперативность в принятии  решений;

-простота организационных  форм и четкость взаимосвязей;

-минимальные издержки  производства и минимальная себестоимость выпускаемой продукции.

В таблице 1 представлен объем  выпускаемой продукции за 2010год.

 Таблица 1

Среднегодовой объём  выпускаемой продукции за 2010год                                                                                                                 

№	месяц		Наименование товара			Единица измерения		Количество	Цена	Сумма
1	февраль		Газета “Кому Что..?”			экземпляр		2800	3-10	8680
2	март		Газета “Кому Что..?”			экземпляр		2600	3-10	8060
3	апрель		Газета “Кому Что..?”			экземпляр		2600	3-10	8060
4	Май		Газета “Кому Что..?”			экземпляр		2600	3-10	8060
5	июнь		Газета “Кому Что..?”			экземпляр		2600	3-10	8060
6	июль		Газета “Кому Что..?”			экземпляр		2600	3-10	8060
7	август		Газета “Кому Что..?”			экземпляр		2900	3-10	8990
8	сентябрь		Газета “Кому Что..?”			экземпляр		2700	3-10	8370
9	октябрь		Газета “Кому Что..?”			экземпляр		2800	3-10	8680
10	ноябрь		Газета “Кому Что..?”			экземпляр		2800	3-10	8680
11	декабрь		Газета “Кому Что..?”			экземпляр		2500	3-15	7875
Итого:		29500			91575