Коммуникационные и компьютерные технологии

 

Коммуникационные  и компьютерные технологии.

 

 

Содержание 

Введение

Основная часть:

1. Телекоммуникационные  системы и службы

1.1. Вычислительные сети

1.2. Компьютер в связях  с общественностью

1.3. Информационные и компьютерные  технологии. Базовые определения.

1.4. Технические средства, используемые в компьютерных  технологиях.

2. Использование компьютерных  технологий.

2.1. Презентация

2.2. Подготовка результатов  социологических исследований к  автоматизированной обработке на  основе использования электронных  таблиц.

2.3. Автоматизированные системы  хранения и обработки

баз данных для проведения исследований.

3. Интернет и связи  с общественностью.

3.1. Сервисы Internet

3.2. Сервисы сети, получающие  развитие в настоящее время.

3.3. Использование ресурсов  Internet.

3.3.1. Публикация на других  серверах материалов, содержащих  ссылки на сервер.

3.3.2. Размещение платных  рекламных объявлений на хорошо  посещаемых серверах.

3.3.3. Участие в телеконференциях.

3.3.4. Использование электронной  почты и тематических списков  рассылки.

3.3.5. Использование имени  сервера во всех видах рекламной  продукции компании и использование  традиционных видов рекламы.

Заключение

Список используемой литературы

 

Введение

Для продуктивности отдела по связям с общественностью необходима корректная работа телекоммуникационных и компьютерных технологий.

Для того чтобы понять чем  они важны, сначала ознакомимся  ближе с основными понятиями  данной темы. Что такое телекоммуникация и чем она отличается от привычного понятия коммуникация?

Коммуникация – это  обмен информацией внутри группы и между группами.

Телекоммуникация – это  обмен информацией на расстоянии.

Благодаря телекоммуникациям  форма общения осуществляется более  мобильно. Так, например, собрания сотрудников  могут проходить в режиме телеконференции, газета в электронном виде может распространяться через компьютерную сеть. 

Неотъемлемы в этом процессе и компьютерные технологии, или  информационные технологии, — это  обобщённое название технологий, отвечающих за хранение, передачу, обработку, защиту и воспроизведение информации с  использованием компьютеров.

Рассмотрим, какие конкретно  технологии используются в работе отдела по связям с общественностью.

 

1. Телекоммуникационные  системы и службы

 

   Определения телекоммуникационных  служб и систем следующие:

 

   Телекоммуникационные  системы – это совокупность  технических средств, предназначенных  для передачи того или другого  вида информации на расстояние.

   Телекоммуникационные  службы – это комплекс средств,  обеспечивающий представление пользователям  услуг связи.

  

Таким образом, система предполагает объединение в единое целое различных  технических устройств (кабельных, радиорелейных и др. линий связи, коммутационного оборудования телефонных станций, составляющих сети связи и  оконечного оборудования, подключаемого  к этим сетям, – телефонных, телеграфных, факсимильных аппаратов, модемов и  пр.). Службы, используя эти системы, предоставляют пользователю необходимые  ему услуги: возможность осуществления телефонных разговоров, передачу данных и др.

   В настоящее время  в РФ действуют:

 

      •   Телефонные  службы.

      •   Службы  передачи данных.

      •   Факсимильные  службы.

      •   Голосовая  почта.

   Телефон, как наиболее  традиционные способы передачи  информации на расстоянии не  требуют дополнительных комментариев. Необходимо отметить что активно развивается сектор негосударственных операторов связи, примером которого могут быть компании, предоставляющие услуги сотовой телефонной связи и дополнительные сервисы, связанные с передачей звуковой, буквенно-цифровой и графической информации на сотовые телефоны.

 

1.1. Вычислительные сети.

  

 Вычислительные сети, позволяющие осуществлять целый  спектр телекоммуникационных услуг  ориентированных на осуществление  массовых коммуникации, представляют  наибольший интерес для специалистов  в области связей с общественностью.  Исходя из этого, рассмотрим  ряд базовых положений теории  вычислительных сетей.

 

 Классификация вычислительных  сетей.

    В зависимости  от территориального расположения  рабочих станций вычислительной  сети последние делят на три  класса:

      • Глобальные (WAN – Wide Area Network)

      • Региональные (MAN – Metropolitan Area Network)

      • Локальные (LAN – Local Area Network)

    Глобальная вычислительная сеть объединяет абонентов, расположенных в разных странах. Коммуникации между абонентами такой сети осуществляется через междугородние (международные) телефонные линии, каналы спутниковой связи, магистральные оптоволоконные кабели.

    Региональная  вычислительная сеть связывает  абонентов, расположенных на значительном  расстоянии друг от друга. Обычно  расстояние между абонентами  региональной сети составляет  не более нескольких сотен  километров. Для построения такой  сети используются каналы связи  региональных операторов (городской  телефонной сети, областных сетей  связи).

    Локальная вычислительная  сеть объединяет абонентов, расположенных

в пределах небольшой территории. К классу локальных вычислительных сетей относят сети отдельных  предприятий, фирм, банков, офисов и  пр. Для организации сети используют АТС предприятий или специально проложенные линии связи LAN.

    Объединение сетей  разных классов позволяет создавать  многосетевые иерархии. Практически все организации стремятся в настоящее время организовать выход компьютеров своей локальной сети в региональные и глобальные сети (например, к Internet). Локальные сети могут становиться компонентами региональной сети, региональные сети объединяться в глобальные и т.д.

 

Топологии вычислительной сети.

    Топология типа  «звезда» является наиболее быстродействующей  из всех

топологий вычислительных сетей. Пропускная способность такой сети определяется вычислительной мощностью  центрального узла. Поэтому на нем  устанавливают высокопроизводительные файловые серверы. Передача данных между  рабочими станциями проходит через  центральный узел по отдельным линиям, используемым только этими рабочими станциями. В случае выхода из строя  центрального узла нарушается работа всей сети. Центральный узел управления может оптимальным образом реализовать  механизм защиты информации от несанкционированного доступа. Вся вычислительная сеть может  управляться из ее центра.

    Кольцевая топология  предполагает соединение компьютеров  по кругу.

При этом последняя рабочая  станция сети связана с первой и коммуникационная связь замыкается в кольцо. В данной топологии наиболее просто реализуется запрос на все станции и рассылка циркуляров. Скорость передачи информации пропорциональна количеству компьютеров, входящих в вычислительную сеть. Основная проблема кольцевой топологии состоит в том, что все компьютеры сети должны участвовать в пересылке сообщений, даже если они предназначены для других рабочих станций сети. Важным преимуществом кольцевой топологии во многих случаях становится отсутствие ограничений на протяженность сети, так как единственным ограничением в этом случае является расстояние между двумя соседними рабочими станциями.

    Шинная топология  предполагает создание среды  передачи информации

в виде коммуникационного  пути, доступного для всех рабочих  станций, подключенных к нему. Это  наиболее дешевая схема организации  сети, предполагающая непосредственное подключение всех сетевых адаптеров к сетевому кабелю. При этой топологии рабочие станции в любое время, без перерыва работы всей сети, могут быть подключены к сети или отключены от нее. Функционирование сети не зависит от состояния отдельной рабочей станции. Недостатком такой топологии является наименьшая защищенность ее от несанкционированного доступа к информации.

    Нужно отметить, что во многих реально существующих  сетях применяется комбинация  различных технических решений,  основанных на разных топологических  схемах построения сетей.

 

Задачи, которые позволяют  решать компьютерные сети.

    Объединение компьютеров  в сеть позволяет получить  дополнительные

удобства в работе с  компьютером и снизить себестоимость  выполнения ряда

работ. Отметим следующие  достоинства сетевых технологий:

  1. Сеть позволяет нескольким  пользователям работать с одним  файлом,

хранящемся на центральном  сервере или какой-либо из рабочих станций.

(Разделение файлов).

  2. Сеть дает возможность  быстро копировать информацию  с одной машины на другую  без использования дискет, компакт  дисков и др. носителей информации.

  3. Сеть позволяет запускать  программы на выполнение с  любой из рабочих

станций сети. Наличие в  составе сети одного высокопроизводительного

сервера значительно повышает эксплуатационные возможности всех остальных компьютеров, объединенных в сеть.

  4. ЛВС позволяют нескольким  пользователям использовать одну  и ту же

копию прикладной программы, что уменьшает стоимость программного

обеспечения, закупаемого  организацией.

  5. Сетевые прикладные  программы позволяют нескольким  пользователям

одновременно вводить  данные, необходимые для работы программы.

  6. Сеть позволяет нескольким  пользователям использовать совместно использовать внешние устройства - принтеры, сканеры и пр.

  7. В сети возможно организовать почтовую службу для рассылки сообщений другим пользователям, а также создать Интернет представительство организации.

    Последние возможности  наиболее важны для связей  с общественностью и

будут более подробно рассмотрены  позднее.

 

1.2. Компьютер в связях  с общественностью.

 

    Приведем еще  несколько определений, важных  для понимания сути вопроса.  И начнем с повторения нескольких  базовых вопросов, рассматриваемых  при подготовке специалистов  по специальности 350400 «Что такое  связи с общественностью?», «Каковы  основные сферы деятельности  специалистов в области PR?».

   Ну а «попутно»  попробуем рассмотреть вопрос  «Чем может помочь компьютер  в реализации того или иного  PR проекта?».

 

   Связи с общественностью  (PR - Паблик Рилейшенз) - самостоятельная

функция менеджмента организации  по установлению и поддержанию

коммуникаций между организацией и общественностью. В ходе реализации этой функции персонал организации  оценивает отношения с общественностью, идентифицирует политику и действия индивидуума или организации  с общественными интересами и  реализует программу действии

для обретения общественного  понимания и принятия действий организации.

 

   Основная цель  ведения деятельности связей  с общественностью в организации  – это создание внешней и  внутренней социально – политико-психологической  среды, благоприятствующей успеху  предприятия, и обеспечение необходимого  поведения это среды в отношении  фирмы. Деятельность коммуникации  в организации может вестись  по нескольким направлениям, ориентированным  на различные группы общественности (широкую или местную общественность) или на достижение конкретных  целей.

 

   Основными сферами  деятельности PR являются:

 

 работа со средствами  массовой информации (отношения  с широкой общественностью):

1) предоставление материалов  для печати, на основе которых  готовятся статьи, репортажи,

2) ответы на запросы  прессы и предложения информационных  услуг,

3) мониторинг – сбор  информации о своей компании, а также подборка ин-

   формации из СМИ  о других компаниях, анализ  и оценка сообщений печати,

   радио и телевиденья.  Принятие мер по исправлению  ошибок в сообщениях

   и выступление  с опровержениями,

4) работа пресс-службы:

• оперативное распространение  информации о деятельности организации,

• организация оперативного взаимодействия организации с СМИ,

• информационно-аналитическое  обеспечение менеджеров и занятых  в организации по вопросам, затрагивающих  интересы организации,

• создание информационного  банка данных отражающих деятельность организации,

• организация пресс конференций,

• оперативный сбор и  анализ материалов печати, имеющих  отношение к организации,

• подготовка интервью должностных  лиц в организации для СМИ.

 

  работа с потребителями:

• социологические опросы,

• рекламные компании.

 

  работа с партнерами:

• совещания, конференции, семинары.

 

  работа с местной  общественностью:

• презентации, выставки, музеи  предприятия.

 

  работа с персоналом:

• собрания трудового коллектива.

 

  работа с государством  и местными органами управления,

 

  работа с инвесторами:

• работа с финансовыми  аналитиками.

• подготовка писем к  акционерам, затрагивающих такие вопросу, как:

      отчет о  достижениях прошедшего года,

      обсуждение  макро- и отраслевой среды,  в которой компания вела операции в истекшем году и будет вести в будущем,

      обсуждение  стратегий роста, общей философии  ведения операций в будущем,  планы выпуска новой продукции  и использования капитала,

      общие цели  увеличения реализации и возврата  инвестиций.

 

   Как видим, даже  приведенный весьма неполный  список основных сфер

деятельности специалистов по связям с общественностью обширен, а виды

деятельности достаточно разнообразны. И все же попробуем  выделить некоторые общие «технологические»  особенности представленных выше сфер деятельности.

   Большей частью  мы имеем дело с документами.  Будь то предоставление

материалов для печати, подготовка писем к акционерам или  доклада на совещании вряд ли стоит  ограничиваться написанием рукописи в  изначальном смысле этого слова. В современном офисе компьютер  и принтер обосновались прочно и  надежно, а подготовка документов на компьютере с их распечаткой и  тиражированием во многих случаях является основной технологической операцией, занимающей основную часть рабочего времени специалистов. Таким образом, знание компьютерных технологий обработки  текстовой и графической информации – это первый из нужных в работе технологических приемов.

   Работа по статистической  обработке результатов социологических  исследований, финансовый анализ  деятельности предприятия, подготовка  отчета о работе организации  и многое другое неизменно  предполагают проведение некоторых  вычислений. И здесь совершенно  уместно вспомнить об изначальном  значении слова компьютер –  «вычислитель» и его первоначальном  назначении.

Наиболее универсальным  программным обеспечением для проведения расчетов можно считать программы  работы с электронными таблицами  или табличные редакторы, поэтому  умение создавать и настраивать  электронные таблицы также является необходимым элементом системы  знаний и навыков специалиста. А  что делать, если решение стоящих  перед организацией задач требует  разработки специального программного обеспечения? И в этом случае специалист должен уметь грамотно сформулировать техническое задание на разработку программного обеспечения для программистов  и системных администраторов, то есть представлять себе технологический  цикл создания программного продукта и видеть свое место в этом цикле.

    Связи с общественностью  невозможны без проведения совещаний  и конференций, выставок, брифингов  и других массовых мероприятий,  которые, пусть простят нам  ценители четких классификаций,  объединим одним понятием –  презентация. Элемент презентации  есть в любом воздействии на любую аудиторию и умение сделать компьютер своим помощником при проведении

презентаций также является необходимым элементом профессиональной подготовки специалиста по связям с  общественностью. Мультимедийный проектор, отображающий на большом экране графики и диаграммы, фотографии и видеоролики становится, наряду с трибуной и микрофоном, постоянным «участником» совещаний и конференций. Специалист должен уметь создавать электронные файлы презентаций, быстро редактировать их при необходимости и грамотно использовать эти технические возможности для воздействия на аудиторию.

    Создание информационного  банка данных, отражающих деятельность  организации, а также многие  другие работы требуют знакомства  с технологиями создания, информационного  наполнения, редактирования баз  данных. Все возрастающие возможности  компьютера по хранению больших  объемов информации требуют навыков как создания баз данных, так и управления ими.

    Ну и наконец,  сбор информации о своей компании, распространение ин-

формации о деятельности организации, переписка с инвесторами  и акционерами требуют знания сетевых технологий: умения найти  нужное в информационных ресурсах сети, работать с электронной почтой, создать  представительство своей организации  в сети Интернет и использовать уже  имеющиеся ресурсы сети (электронные  доски объявлений, сетевые конференции  и пр.) в своей профессиональной деятельности.

 

1.3. Информационные и компьютерные  технологии.

Базовые определения.

 

    Вернемся к  рассмотрению общих вопросов  информационных и компьютерных  технологий и вспомним еще  несколько важных для нашего  курса базовых определений:

 

Технология – совокупность производственных методов и процессов  в

определенной отрасли  производства, а также научное  описание способов

производства. (С.И. Ожегов. Словарь русского языка).

 

   Компьютер – термин, являющийся транскрипцией английского  слова

computer, что означает – вычислитель.

 

    Информация (от лат. Information – разъяснение, изложение) – первоначально – сведения, передаваемые людьми устным, письменным или

другим способом (с помощью  условных сигналов, технических средств  и

т.п.); с середины 20 в. –  общенаучное понятие, включающее обмен  сведениями между людьми, человеком  и автоматом, автоматом и автоматом,

обмен сигналами в животном и растительном мире, передачу признаков

от клетки к клетке, от организма к организму (генетическая информация).

 

   Таким образом:

 

   Компьютерные технологии  – совокупность производственных  методов

и процессов в определенной отрасли производства основанная и использовании средств вычислительной техники.

   Информационная технология  – совокупность методов обработки,  изготовления, изменения состояния  свойств и формы представления  информации, осуществляемая в процессе  производства продукции.

 

     При этом, как  видно из приведенных определений,  информационная технология не  всегда технология компьютерная. Любая картотека на бумажных (картонных)  носителях информации – тоже  часть информационной технологии. Нас же интересует та часть  информационных технологий, которая  охватывает «обмен сведениями  между человеком и автоматом,  автоматом и автоматом». Ну и,  естественно, особый интерес представляет  для нас организация обмена  информацией между «автоматом»  и большой группой людей.

    Очевидно, что  реализация компьютерных технологий  невозможна без не-

которого набора технических  средств, позволяющих эту технологию реализовать. Остановимся на этом вопросе  подробнее.

 

1.4. Технические средства, используемые в компьютерных  технологиях.

 

     Завсегдатаи  компьютерных магазинов, постоянные  читатели журналов

«Chip», «Домашний компьютер» и других журналов и газет, специализирующихся на компьютерной тематике, могут этот параграф пропустить. Он длят тех, кто мало знаком с компьютерным «железом» и считает, что пора восполнить этот пробел в своем образовании.

     Компьютер  (он же ПК, ЭВМ) – необходимый  и основной элемент реализации  любой компьютерной технологии. Для реализации сетевых технологий  требуется иметь несколько компьютеров,  объединенных в сеть. Состоит  из системного блока, монитора, клавиатуры. При работе с графическими  операционными системами необходимым  для работы техническим средством  становится манипулятор «мышь». Системный блок компьютера не  является единым неделимым устройством.  Принцип открытой архитектуры,  реализованный в современных  ПК, позволяет в процессе сборки  компьютера из отдельных стандартизованных  компонентов добиваться желаемых  технических характеристик (быстродействия  процессора, объема оперативной  памяти и жесткого диска, производительности  видеокарты и др.). Таким образом в ПК заложена возможность и его дальнейшей модернизации, а также подключения к

нему различных периферийных устройств, повышающих его возможности.

Набор устройств, подключаемых к компьютеру, зависит от необходимости

решать те или иные задачи и может быть самым разнообразным. Основу системного блока составляет материнская (или системная) плата, на которую

монтируются процессор, микросхемы памяти, системы управления (контроллеры) всеми устройствами ПК. В системный  блок в виде отдельных плат могут  монтироваться внутренние модемы, TV, ЧМ – тюнеры и другие устройства, традиционно относимые к устройствам  периферийным, а также в виде отдельных  блоков и устройств дисководы  для дискет и компакт дисков, дисковые накопители (винчестеры). Необходимыми компонентами системного блока является блок питания и система вентиляции, состоящая из одного или нескольких вентиляторов.

     Мониторы ПК  предназначены для визуального  отображения результатов

работы компьютера. Различают  мониторы с электронно-лучевыми трубками

(ЭЛТ) и мониторы с  жидкокристаллическими экранами (TFT мониторы). Последние имеют следующие  преимущества по сравнению с  мониторами с ЭЛТ:

        •  У них отсутствует вредное  для здоровья рентгеновское излучение,  а

   также они не  создают электромагнитных полей,  мешающих работе

электронных приборов.

        •  В них практически полностью  используется рабочая поверхность  экрана.

        •  Они, как правило, обладают  большей контрастностью и светоотдачей  по сравнению с мониторами  на ЭЛТ.

        •  Потребляют меньше электроэнергии  и отличаются меньшим весом  и

габаритами.

     Работа монитора  во многом зависит от производительности  видеокарты

компьютера и для создания оптимальной системы визуализации важны технические характеристики обоих устройств. Из основных технических  характеристик мониторов наиболее существенными считаются размер экрана (диагонали), разрешающая способность (количество светящихся точек –  пикселей, на экране), частота смены  кадров.

     Внешние запоминающие  устройства или устройства для  работы со

сменными дисками (дискетами), компакт дисками (CD-ROM), оптическими

дисками (DVD-ROM), и другими  носителями информации предназначены  для создания архивов файлов и  переноса информации с одного компьютера на другой. Могут использоваться для  распространения информации (электронные  издания на компакт дисках). В  современных условиях являются обязательными  элементами «стандартной» комплектации ПК.

     Принтеры предназначены  для печати документов на бумаге  или других

материалах (например, пленке). Различают матричные, струйные и лазерные

принтеры. Первые позволяют  организовать наиболее дешевый процесс  печати документов, хотя и с недостаточным  во многих случаях качеством. Вторые используются для недорогой цветной  печати, в том числе и для  печати фотографий и графических  изображений. Относительно невысокая  стоимость делает струйные принтеры основным устройством для печати документов в бытовых условиях. Лазерные принтеры для черно-белой печати дороже струйных, но позволяют получать экономию в процессе эксплуатации из-за низкой стоимости расходных материалов (в пересчете на количество печатаемых при одной заправке страниц). Эти  принтеры нашли наиболее широкое  применение в современных офисах. Цветные лазерные принтеры используются в издательствах, рекламных агентствах и др. организациях, где значительные начальные вложения в покупку  этих дорогостоящих устройств окупаются  за счет больших объемов печати цветной  графики.

     Плоттеры –  устройства для широкоформатной  печати. Используются

при изготовлении плакатов, афиш, чертежей и пр.

     Сканеры - устройства  для ввода графической информации  в компьютер

(сканирования документов). Используются для переноса на  машинные носители фотоматериалов, полученных традиционными способами,  рукописных текстов и других  документов с бумажных носителей  информации.

     Микрофоны,  наушники, акустические системы  – устройства необходимые для  работы со звуком в мультимедийных программах. Могут использоваться для записи и воспроизведения звуковой информации при проведении совещаний, презентаций, просмотре видеоматериалов и пр.

Web-камеры – устройство  для записи в память компьютера  видеоинформации. Может использоваться  при проведении видеоконференций, в видеотелефонии, а также при проведении массовых мероприятий.

    Цифровые фотокамеры  – автономные устройства дли  получения фотоизображений на  машинных носителях. Использование  в цифровых фотокамерах форматов  отображения графической информации  традиционных для компьютерной  обработки делают перспективным  совместное использование цифровых  фотокамер и компьютера для  создания качественных фотоматериалов.

    TV, ЧМ – тюнеры  – устройства, позволяющие принимать  и воспроизводить на устройствах,  подключенных к компьютеру программы  радио и телевещания.

    Мультимедийные проекторы – устройства для проецирования на экран

видеоинформации, аналогичной  информации отображаемой монитором. Находят  широкое применение при проведении презентаций, конференций, собраний коллектива организации, в выставочной деятельности и т.п.

    Источники бесперебойного  питания – устройства позволяющие  сохранить работоспособность компьютеров  при внезапных отключениях электропитания. Необходимы для повышения надежности  работы как отдельных компьютеров, так и компьютерных сетей в целом.

 

2. Использование компьютерных  технологий.

 

2.1. Презентация

    Презентация –  это специальное шоу для демонстрации  новых изделий и

других нововведений. Ее отличие от выставок состоит в  том, что на выставках экспонируются  любые изделия, а презентация  проводится с целью ознакомления потребителей с новейшей продукцией и любыми другими нововведениями.

    При этом нужно  быть готовым к тому, что нововведение  может вызвать настороженный  прием со стороны общественности. Убедить общественность в целесообразности  нововведения и его полезности  – вот основная задача решаемая  специалистом по связям с общественностью.  Подчеркнем, что презентация –  это шоу и компьютерные технологии  позволяют сделать таковым любой,  даже не очень интересный аудитории  доклад.