Коммуникация управления персоналом

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание

Введение…………………………………………………………………….4

1. Документационное  обеспечение управления………………………….5

1.1. Должностные  обязанности сотрудников…………………………….5

1.2. Заявление  о назначении на должность………………………………7

1.3. Приказ  о зачислении на должность…………………………………7

1.4. Составление  информационно – справочного  документа (объяснительная записка)……………………………………………………….8

1.5. Заполнение  личного листка сотрудника формы  П-2……………….9

2.Планирование, организация и технология управления персоналом...11

2.1. Составление  планов рабочих дней………………………………….11

3. Организация  обслуживания посетителей…………………………….15

3.1. Подготовка  и оборудование зоны обслуживания………………….15

3.2. Схема  рабочего места………………………………………………..15

4. Основы  рекламного маркетинга и дизайна…………………………..16

4.1. Изготовление  рекламного буклета………………………………….16

5. Украинский  деловой язык и редактирование  служебных документов……………………………………………………………………….17

5.1. Автобиография  на украинском языке………………………………17

6. Основы  профессиональной этики и эстетики………………………..18

6.1. Составление  резюме………………………………………………….18

6.2. Правила  ведения собеседования при приёме  на работу…………...18

6.3. Визитные  карточки…………………………………………………...20

7. Психология  работы с людьми…………………………………………22

7.1. Рекламация  и ответ на неё…………………………………………...22

7.2.Подготовка  проекта приказа по вопросам  поощрения или дисциплинарного  взыскания сотрудника………………………………………23

8. Охрана  труда……………………………………………………………24

8.1. Составить  схему эвакуации из помещения…………………………24

Заключение………………………………………………………………..25

Литература………………………………………………………………26

Введение

Актуальность темы. Данная работа обусловливается тем, что в Украине возложение на администратора обязанностей объясняется помимо различных особенностей нашего менталитета, также и стремлением отечественных работодателей к универсализации персонала и экономии средств на человеческие ресурсы. Но поскольку эта должность пришла к нам из-за рубежа, то, судя по зарубежным тенденциям, такая практика уже «отмирает». На сегодняшний день администратор – это руководящая должность.

Объектом исследования, данной работы является совокупность должностных полномочий администратора.

Предметом исследования, является организация работы администратора.

Цель исследования: состоит в комплексном изучении проблемы организации работы администратора, являющегося координирующим центром конкретного структурного подразделения. Исходя из данной цели, решаются следующие задачи:

-рассмотреть способ организации  и психологические аспекты работы  администратора;

-определить организацию рабочего  администратора;

-разобрать в чем заключается  помощь администратора в работе  руководителя;

-проанализировать деловое общение  в работе администратора.

Структура исследования: данная работа состоит извведения, заключения, списка использованной литературы; 8 разделов, приложения, 23 страницы печатного набора.

1. Документационное обеспечение управлением
1. Должностные обязанности сотрудников

1. Директор торгового центра. Основными обязанностями управляющего является планирование и организация торговой деятельности магазина, построение коллектива магазина, контроль за качеством выполнения продаж.
2. Администратор торгового зала. В должностные обязанности торгового зала входят: обеспечение бесперебойной работы супермаркета, организация и контроль работы персонала супермаркета, контроль за работой оборудования, обеспечения соблюдения санитарно – гигиенических требований в магазине и на прилегающей территории.
3. Финансист, финансовый менеджер. Обязанности: управленческий учет (приход, расход, сдача коммерческого отчета, сбор информаций по продажам),управление денежными и товарными потоками, контроль документа оборота контроль договорных условий с поставщиками, контроль по расчетам с клиентами, анализ дитной документаций и отчетности, расчет бонусов по итогам работы менеджеров за месяц, проверка авансовых отчетов.
4. Юрист. Занимается контролем заключенных договоров и контрактов, консультирование сотрудников организаций по правовым вопросам, введением всей документации и отслеживанием изменений в законодательстве касающихся деятельности магазина.
5. Менеджер по закупкам. В обязанности входит: поиск и работа с поставщиками, налаживание связи поставщика с торговым объектом, составление и корректировка ассортиментной матрицы, отслеживание поставок, фиксирование недопоставок, контроль стабильности ассортимента, контроль возвратов.
6. Продавец консультант. В обязанности входит: консультирование покупателей, выкладка товаров, контроль качества и сроков годности товаров, представленного в отделе.
7. Продавец кассир. В обязанности входит: наличный и безналичный товар на кассе, составления косовой отчетности.
8. Работник склада, фасовщик. В обязанности входит: комплектация продукции согласно заявкам, отправка заказов. Выполнение погрузочно- разгрузочных работ, выполнение работ по скидыванию товаров, контроль сохранности товарно - материальных ценностей, подача товаров в торговый зал.
9. Охранник. Службу безопасности магазина формируют из специально подготовленных людей, имеющих начальное профессиональное образование и стаж работы по профилю не менее 1 года.
10. Уборщица. В обязанности входит: соблюдение в чистоте торгового зала и других подсобных помещений входящих в территорию торгового центра.
11. Товаровед. Должностные обязанности товароведа: прием и оприходование товара, распечатка ценников, прием и учет возвращенных и бракованных товаров, контроль за соблюдением правил хранения товаров на складах, участие в проведении инвентаризаций товарно-материальных ценностей.
12. Аналитик. Задачами аналитика в магазине являются решение вопросов ценообразования, составление структуры ассортиментной матрицы, анализ продаж, анализ товарного запаса, выставление плана продаж на основе истории продаж. В наиболее крупных розничных сетях организуются Отделы ценообразования, формирующие прайс-листы для всех регионов.

 

 

 

2. Заявление о назначение на должность

Директору торгового центра «Реал»

Иванову А.В

Першина И. И.

г. Симферополь, ул. Генова 25

Заявление

Прошу принять меня на должность  «администратора» с 05.05.2013г. с окладом согласно штатного расписания.

05.05.2013г

Першина И. И.

 

1.3Приказ о назначении  на должность

ПРИКАЗ № 12/03-к

05.05.13 г. Симферополь

О принятии на должность

На основание заявления от Першиной Илоны Игоревной.

ПРИНЯТЬ:

Томаревского Сергея Александровича на должность «администратора» с оплатой согласно штатного расписания с 05.05.2013 года.

Основание: заявление Першиной Илоны Игоревны

.                   05.05.2013 г.

Директор Иванов А.В.

С приказом ознакомлен: Першина И. И.

 

1.4. Заполнение личного листка сотрудника формы П-2 (акта)

Акт о приёме – передаче торгового зала

                                                                                              К договору купли-продажи торгового 

                                                                     зала от "09."07.2013г. 

                                                                         

                                                                         

АКТ

приема-передачи торгового зала

 

              Симферополь 09. 07. 2013 года.

 

     Мы, нижеподписавшиеся,

 

     гражданинка Украины: Першина Илона Игоревна,

именуемый  в   дальнейшем  "Продавец",   действующий  на   основании

гражданских   прав,   с   одной   стороны,   и   гражданка    Украины: Сергиенко Валерия Михайловна, действующий      на

основании гражданских прав,  именуемый в дальнейшем "Покупатель",  с

другой  стороны,   именуемые  в   дальнейшем  "Стороны",   составили

настоящий Акт (далее - "настоящий  Акт") о нижеследующем:

 

     1.1. По  настоящему  Акту  Продавец  передал  в   собственность

Покупателю  торговый павильон  № 1 ,

  а Покупатель  принял этот  Павильон  и  

уплатил за  него  определенную денежную сумму (цену).

.

 

     1.2. Павильон передан   в  удовлетворительном состоянии.  Оплата

произведена полностью.

 

     1.3. Стороны по Павильону  претензий друг к другу не  имеют.

 

1.5 Заполнение личного  листка сотрудника формы П-2

Особовий листок

з обліку кадрів

1. Прізвище: Першина

Ім’я: Ілона

По батькові: Ігорівна

2. Стать: жіноча

3. Дата народження: 02.05.1991р

4. Місце народження: вул.  Леніна 115, с. Долинівка, Гайворонського  району , Кіровоградської області.

5. Освіта: повна середня.

6.

Назва навчального закладу.	Рік вступу	Рік закінчення	Спеціальність	Кваліфікація	№ диплома дата видачі.
СВПУРСіТ (м. Сімферополь, вул.  Дибенко 14)	2012	2013	«Агент з організації  туризму; Адміністратор»	Кваліфікований робітник	234512 28.08.13

7. Науковий ступень, вчене  звання 

8.

Назва	Рік присвоєння	№ диплома, дата видачі
Не має	Не має	Не має

9. Якими мовами володієте  і якою мірою: російською –  володію вільно, українською –  володію вільно, англійською –  володію вільно.

10. Наукові праці та  винаходи: не має.

11

Місяць, рік		Посада із зазначенням установи організації, підприємства.	Місце знаходження
Вступу	Звільнення

12. Заохочення, нагороди, почесті  звання:

13. Відношення до військового  обов’язку і військове звання

Група обліку:       Склад:

Категорія обліку:       Військове звання:

14. Сімейний стан: не одружений

15. Домашня адреса: вул.  Леніна 115, с. Долинівка, Гайворонського  району , Кіровоградської області,  телефон: +380951512335

16. Паспорт: серія: ЕТ; №261184

Ким виданий: Гайворонським  РВ УМВС Украйни 

Дата видачі: 07. Липня 2010 року

05.05.13р      Першина Ілона Ігорівна

 

2. Планирование, организация и технология персоналом

2.1.Составление планов  рабочих дней

День 1.Понедельник.

Время выполнения	Задача	Отметка о выполнении	Подпись
8:30	Выход на работу, приём в  составе комиссии зал и материальные ценности.	Выполнил	Ф.И.О.
9:00	Присутствует на генеральной  линейке.	Выполнил	Ф.И.О.
9:50	Проверяет подготовку торгового  зала.	Выполнил	Ф.И.О.
10:30	Распределяет кассиров по позициям.	Выполнил	Ф.И.О.
11:00	Приём граждан.	Выполнил	Ф.И.О.
12:00	Обед.	Выполнил	Ф.И.О.
13:00	Следит за чистотой торгового зала.	Выполнил	Ф.И.О.
14:00	Проводит работу для повышения  квалификации кассиров.	Выполнил	Ф.И.О.
16:00	Осуществляет своевременную сдачу отчётной документации..	Выполнил	Ф.И.О.
17:00	Сдача смены.	Выполнил	Ф.И.О.

День 2. Вторник.

Время выполнения	Задача	Отметка о выполнении	Подпись
8:30	Выход на работу.	Выполнил	Ф.И.О.
9:00	Присутствует на генеральной  линейке.	Выполнил	Ф.И.О.
9:50	Распределяет обязанности  персонала на рабочий день.	Выполнил	Ф.И.О.
10:30	Встречает .	Выполнил	Ф.И.О.
11:00	Делает обход.	Выполнил	Ф.И.О.
12:00	Обед.	Выполнил	Ф.И.О.
13:00	Следит за чистотой гостиницы.	Выполнил	Ф.И.О.
14:00	Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.	Выполнил	Ф.И.О.
16:00	Контролирует ассортимент в торговом зале.	Выполнил	Ф.И.О.
17:00	Сдача смены.	Выполнил	Ф.И.О.

День 3. Среда.

Время выполнения	Задача	Отметка о выполнении	Подпись
8:30	Выход на работу.	Выполнил	Ф.И.О.
9:00	Присутствует на генеральной  линейке.	Выполнил	Ф.И.О.
9:50	Распределяет обязанности  персонала на рабочий день.	Выполнил	Ф.И.О.
10:30	Рассматривает претензии.	Выполнил	Ф.И.О.
11:00	Контролирует соблюдение правил работников.	Выполнил	Ф.И.О.
12:00	Обед.	Выполнил	Ф.И.О.
13:00	Следит за чистотой и порядком в торговом зале.	Выполнил	Ф.И.О.
14:00	Контролирует состояние оборудования и инвентаря.	Выполнил	Ф.И.О.
16:00	Каждую среду присутствует на организационном  собрании.	Выполнил	Ф.И.О.
17:00	Сдача смены.	Выполнил	Ф.И.О.

День 4. Четверг.

Время выполнения	Задача	Отметка о выполнении	Подпись
8:30	Выход на работу.	Выполнил	Ф.И.О.
9:00	Присутствует на генеральной  линейке.	Выполнил	Ф.И.О.
9:50	Распределяет обязанности  персонала на рабочий день.	Выполнил	Ф.И.О.
10:30	Контролирует свой внешний  вид и внешний вид сотрудников.	Выполнил	Ф.И.О.
11:00	Докладывает старшему администратору об имеющихся недостатках в торговом зале.	Выполнил	Ф.И.О.
12:00	Обед.	Выполнил	Ф.И.О.
13:00	Следит за чистотой гостиницы.	Выполнил	Ф.И.О.
14:00	Осуществляет контроль за сохранность материальных ценностей.	Выполнил	Ф.И.О.
16:00	Ликвидирует конфликтные  ситуации.	Выполнил	Ф.И.О.
17:00	Сдача смены.	Выполнил	Ф.И.О.

День 5. Пятница.

Время выполнения	Задача	Отметка о выполнении	Подпись
8:30	Выход на работу.	Выполнил	Ф.И.О.
9:00	Присутствует на генеральной  линейке.	Выполнил	Ф.И.О.
9:50	Распределяет обязанности  персонала на рабочий день.	Выполнил	Ф.И.О.
10:30	Проводит собрания с персоналом.	Выполнил	Ф.И.О.
11:00	Участвует в составлении  графиков выхода на работу персонала.	Выполнил	Ф.И.О.
12:00	Обед.	Выполнил	Ф.И.О.
13:00	Следит за чистотой гостиницы.	Выполнил	Ф.И.О.
14:00	К концу месяца сдаёт отчетную документацию в соответствующие отделы.	Выполнил	Ф.И.О.
16:00	Участвует в генеральной  уборке. Сдача смены.	Выполнил	Ф.И.О.

 

3. Организация обслуживания  посетителей

3.1.Подготовка и оборудование  зоны обслуживания

Спроектировала место работы администратора и зону ожидания посетителей в  программе Ikea.

Полное название IKEA International Group –  это нидерландская компания, имеющая  шведские корни, которая владеет  одной из наикрупнейших торговых сетей занимающихся продажей мебели и различных товаров для дома.

Она была основана в Швеции в 1943 году, и до сих пор производит разработку всех товаров продукции ИКЕА в  городе Эльмухт, где собственно и  находиться главный офис компании «IKEA of Sweden».

 

 

 

3.2.Схема рабочего места

Рабочее место для администратора.

В случаях, когда на предприятии  администраторам приходится реализовывать  ту продукцию, которой у них нет  на складе, товар приобретается под  конкретную сделку у союзных предприятий  или у основного поставщика и  реализовывается «под заказ». В этих случаях менеджеру просто необходимо брать на себя роль снабженца.

Главное в организации рабочего места – это наличие большого доступа к связи. Это и установка  телефона на рабочем столе, и использование  других средств связи прямо на рабочем месте, электронная почта  и чат – программы, ICQ и Skype.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Основы рекламного  маркетинга и дизайна

4.1.Изготовление рекламного  буклета

Буклет – это вид печатной продукции, характерный для рекламной полиграфии, но обычно более сложной конструкции и проработанного дизайна. Представляет собой листы, скрепленные в корешке, или сфальцованный в два и более сгибов лист бумаги, на обеих сторонах которого размещена текстовая или графическая информация. Традиционно буклеты изготавливаются на бумаге из листа формата А4 или меньше (рекламные издания, печатаемые форматом А4 и больше, называются проспектами).

Разработанный нами рекламный буклет – является нашим фирменным изобретением.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5. Украинский деловой  язык и редактирование служебных  документов

5.1.Автобиография на украинском  языке

Я, першина Ілона Ігорівна, народилася у селі Долинівці, Гайворонського району, Кіровоградської області, в Україні, у 1994 році, 1 березня.

У 2001 році вступила до Долинівської ЗОШ  I – III ступенів села Долинівки.

У 2012 році закінчила вищеназвану  школу.

У 2012 році вступила до Сімферопольського  вищого професійного училища ресторанного сервісу та туризму СВПУРСіТ.

У 2013 році закінчила вищеназване  училище. Тоді ж отримала професію «Агент з організації туризму; Адміністратор».

У 2013 році вступила до Кримського факультету київського національного університету культури і мистецтв КНУКіМ,імені  Михайла Поплавського.

Склад родини: мати – Першина Ірина  Анатоліївна(1965); сестри – Кривенко Дарія Сергіївна, Карпенко Олена  Олександрівна; брати – Першин Роберт Ігорович, Карпенко Ігор Олександрович.

Судимостей не маю. За кордоном не перебувала.

01.05.2013 р.          Підпис

 

 

6. Основы профессиональной  этики и эстетики

6.1.Составление резюме

ФИО: Першина Илона Игоревна.

Адрес проживания: АРК, пгт. Новый Свет, улица Льва Голцына 36/93

Дата и место рождения: 01.03.1994 год. Гайворонского р-ну, Кировоградской области, ул. Ленина 115

Цель: соискание должности «администратор в торговом центре».

Образование: среднее, 2012-2013г. СВПУРСиТ.

Профессиональный опыт: Проработал 3 года в кафе «Кипарис» в г. Симферополь.

Семейное положение: не замужем, детей нет.

Дополнительные занятия: прошла курсы по ПК, владею украинским, английским и русским языками.

Тел.: 0951512364.

 

6.2.Правила ведения собеседования  при приёме на работу

Диалог во время собеседования  при приеме на работу на должность  «Администратор».

Вопрос: Здравствуйте!

Ответ: Здравствуйте!

Вопрос: Представьтесь, пожалуйста?

Ответ: Першина Илона Игоревна.

Вопрос: Ваш возраст?

Ответ: 19 лет.

Вопрос: На какую вакансию Вы претендуете?

Ответ:«Администраторторгового центра»

Вопрос: Откуда вам стало известно о свободной вакансии, на нашем предприятии?

Ответ: Рассказали друзья.

Вопрос: Расскажите о себе, пожалуйста? (образование, семейное положение, профессиональный опыт, дополнительные знания и навыки, в том числе и владение ПК и иностранными языками, увлечения, спортивные или научные достижения).

Ответ: Закончил училище СВПУРСиТ.

Не замужем, детей нет.

Проработала 3 года в кафе «Кипарис» в г. Симферополь.

Прошла  курсы «Оператор компьютерного набора» Владею ПК. Знаю английский, увлекалась спортом, играла волейбол, баскетбол и теннис.

Вопрос: Почему  Вы покинули последнее место работы?

Ответ: Не устраивала заработная плата.

Вопрос: На какую заработную плату вы претендуете?

Ответ: Не менее 3-х тысяч в месяц.

Вопрос: Какой график работы Вас устраивает?

Ответ: 2 через 2.

Вопрос: Что является для вас приоритетным в рабочем процессе и почему?

Ответ: Должностные обязанности. взаимопонимание сотрудников.

Вопрос: Вы коммуникабельный человек?

Ответ: Да.

Вопрос: Вы скорее активны или пассивны?

Ответ: Активна.

Вопрос: Считаете ли вы себя жестким человеком? Разъясните пожалуйста.

Ответ: Я не считаю, себя жёсткой! Потому что родители с детства говорили, что не нужно быть жестоким к окружающим.

Вопрос: Вы пунктуальны?

Ответ: Да.

Вопрос: Вы будете претендовать в дальнейшем на должность управляющего?

Ответ: Да, по возможности.

Вопрос: Как вы считаете, какие основные этапы и способы выхода из конфликтной ситуации?

Ответ: Выходить мирно, спокойно с разных ситуаций.

Директор: Спасибо. Оставьте свой номер телефона, мы с Вами свяжемся. До свидания.

Ответ:0951512364. Спасибо. До свидания!

 

6.3.Визитные карточки

Визитная карточка – это карточка, на которой указаны сведения о её владельце, обладателе. Как правило, на визитной карточке указывается фамилия, имя, отчество, должность, служебный адрес, телефоны. Часто на визитке помещается товарный знак, логотип фирмы.

Сегодня визитка является ещё и  одним из основных элементов корпоративного стиля, важной составляющей деловой  документации. Визитная карточка современности  – это широко распространенное явление, которое больше не несёт на себе нагрузку атрибута респектабельности.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                             7. Психология работы с людьми

7.1.Рекламация и ответ  на неё

Директору торгового центра

«Реал» Иванову А.В

 Сергиенко В.С.

 Телефон: +380951512354

05.04.2013 года, я находилась в торговом  центре «Реал», после покупок  я подошла к отделению кассы,  для оплаты товаров, которые  я приобрела в ТЦ, рассчиталась, получила чек и отошла от  кассы. После чего я внимательно  посмотрела на свой чек, посчитала  и поняла, что сума указанна  в чеке не соответствует суме  товара. Потом я подошла к кассе  и попросила позвать администратора. После прихода администратора  торгового центра, Томаревского Сергея Александровича, я рассказала сложившуюся ситуацию и спросила, могу ли я услышать объяснения. На что администратор ответила, что это не возможно. Я прошу вас разобраться со сложившейся ситуацией и объяснить мне в письменной форме, почему мне меня не правильно расчитали.

05.04.2013 год.       Сергиенко В.С

 

Ответ на рекламацию

Директору торгового центра «Реал»

                                                                  Иванову А.В.

                                                                   Сергиенко В.С

Тел. +380958419125

Уважаемая Сергиенко В.С! Наш торговый центр «Реал» , приносит свои извинения за сложившуюся ситуацию, впредь такого больше не повторится. Мы хотим предоставить вам скидку в размере 10% в виде дисконтной карты, за халатное отношение нашего сотрудника.

10.06.13г       Директор ТЦ «Реал»

 

7.2.Подготовка проекта  приказа по вопросам поощрения  или дисциплинарного взыскания  сотрудника