Коммуникация в Студенческом Совете Санкт-Петербурга

                                                   Федеральное агентство

Санкт-Петербургский Государственный  Электротехнический Университет «ЛЭТИ» им.  В. И. Ульянова (Ленина)

Гуманитарный факультет

Кафедра «Связи с общественностью»

                                                          Курсовая работа

Тема:

«Коммуникация в Студенческом Совете Санкт-Петербурга»

                                                                                         Студент: Иванова Юлия

                                                                                         Группа№ 6716

Преподаватель:Кисельников В. М.

Санкт-Петербург, 2009 г.

Содержание:

1)Введение.

2) Характеристика организации. 
3) Анализ коммуникационной ситуации с точки зрения теоретической позиции 
4) Выявление слабых мест в построении коммуникации 
5)Предложение по оптимизации коммуникации

Введение.

Для изучения такой неоднозначной  и сложной проблемы, как коммуникация в организации,  автор выбрал Студенческий совет Санкт-Петербурга. С точки зрения автора, он интересен для рассмотрения не только потому что в своей работе он руководствуется целым рядом иных организаций, регулирующих его деятельность, но и потому что будучи молодежным органом самоуправления, он сталкивается со многими трудностями. Цель данной курсовой работы – это выбор стратегии для достижения наиболее эффективной коммуникации в выбранной организации. 
Для достижения поставленной цели необходимо выполнить следующие задачи: 
1.Охарактеризовать выбранную организацию. 
2.Проанализировать теоретические подходы. 
3.Выявить "слабые места" в построении коммуникации в организации. 
4. Предложить пути построения успешной коммуникации.

Характеристика  организации.

Итак Совет является коллегиальным совещательным органом при Правительстве Санкт-Петербурга, созданным в целях координации деятельности исполнительных органов власти Санкт-Петербурга, общественных объединений и органов студенческого самоуправления по формированию и проведению в жизнь государственной молодежной политики Санкт-Петербурга, направленной на решение проблем студенчества. Также в состав Совета входит по одному студенту, делегированному от студентов образовательных учреждений высшего профессионального образования независимо от формы собственности, зарегистрированных на территории Санкт-Петербурга, имеющих лицензию на право ведения образовательной деятельности и прошедших государственную аккредитацию, обучающемуся по очной форме. 
В состав Совета входит пять студентов, делегированных от студентов образовательных учреждений среднего профессионального образования независимо от формы собственности, зарегистрированных на территории Санкт-Петербурга, имеющих лицензию на право ведения образовательной деятельности и прошедших государственную аккредитацию, обучающихся по очной форме. Студенты, представляющие учреждения среднего профессионального образования, направляются для работы в составе Совета по согласованию с общественной организацией "Совет директоров средних профессиональных учебных заведений Санкт-Петербурга" (далее - Совет директоров СПУЗ). 
Кроме того в состав Совета входят представители Комитета по молодежной политике и взаимодействию с общественными организациями и Комитета по науке и высшей школе, а также лица, делегированные ими, и представители региональной общественной организации "Совет ректоров вузов Санкт-Петербурга" и Совета директоров СПУЗ. 
Персональный состав Совета утверждается распоряжением Комитета по молодежной политике и взаимодействию с общественными организациями сроком на один год. 
Члены Совета участвуют в его работе на общественных началах.

Задачами Совета являются: 

- Разработка предложений по  основным направлениям молодежной  политики Санкт-Петербурга и механизму ее реализации с учетом проблем студенческой молодежи. 
 - Анализ проблем студенческой молодежи, поиск путей и методов их решения. 
 - Пропаганда и популяризация высшего и среднего профессионального образования в молодежной среде. 
 - Участие в разработке проектов законов Санкт-Петербурга, правовых актов Губернатора Санкт-Петербурга и Правительства Санкт-Петербурга, связанных с решением проблем студенческой молодежи. 
 - Обсуждение вопросов, затрагивающих интересы студенческой молодежи. 
 - Содействие администрациям образовательных учреждений высшего и среднего профессионального образования, расположенных в Санкт-Петербурге (далее - образовательные учреждения), в создании необходимых условий, способствующих активному вовлечению студенческой молодежи в различные сферы жизнедеятельности образовательных учреждений и повышению социальной активности студенческой молодежи. 
  - Содействие организации разнообразных видов социально значимой деятельности студенческой молодежи в образовательных учреждениях и проведению различных мероприятий, способствующих развитию личности, формированию гражданственности и патриотизма студенчества, реализации его социальных, творческих и трудовых инициатив. 
 - Содействие утверждению здорового образа жизни в образовательных учреждениях, профилактике правонарушений и девиантного поведения у студенческой молодежи. 
 - Информационное обеспечение студенческой молодежи по различным вопросам жизнедеятельности образовательных учреждений и реализации молодежной политики Санкт-Петербурга.¹

                                        Модели организации

Любая организация в  своей деятельности руководствуется  некой моделью. Это позволяет  структурировать работу, выявить  основные проблемы и учесть опыт организация, использующих ту же модель. Атор работы хотел бы рассказать о нескольких наиболее интересных с его точки зрения моделях организации.

  Особый интерес с точки зрения теории организации представляет модель бюрократии М. Вебера. В ней присутствует некий стандарт ("идеальный тип"), с которым сравниваются существующие организации. Он обладает характеристиками, которые в нашем сознании ассоциируются с качествами, присущими большим организациям, а именно: высокий уровень специализации; четко установленная иерархия полномочий с ясно очерченными границами ответственности; отбор и расстановка кадров, основанные на заслугах перед организацией; управление, базирующееся на правилах, которые позволяют достигать цели наиболее эффективным способом. Вебер полагал, что бюрократия-наиболее рациональный тип организации.²

Мэри Паркер Фоллет предполагает изучение психологических аспектов функционирования организации. Она  подчеркивала важность учета потребностей и интересов индивида и необходимость  поддержки сотрудничества между  людьми. М. Фоллет указывала, что личные потребности побуждают человека к труду. При этом она исходила из того, что основу организации составляют взаимосвязи индивидов и что деловая организация - это часть большой и целостной человеческой организации, которая называется обществом. 
С ее точки зрения, организационные проблемы на уровне правительства или частного предприятия возникают из-за неспособности строить и поддерживать динамические и гармоничные человеческие отношения. Для того, чтобы изменять поведение людей на рабочем месте, менеджеры должны влиять на сложившиеся у них установки и привычки.³

В целом М. Фоллет пришла к выводу, что: 1) все проблемы, всякий раз, когда  они возникают, в основном являются проблемами человеческих отношений; 2) несмотря на то, что каждый человек  уникален, существуют общие аспекты индивидуальных реакций на аналогичные ситуации, позволяющие разрабатывать принципы администрирования; 3) эти принципы следует применять там, где требуется устанавливать и добиваться достижения общих целей.

Крис Аржирис, написавший работу "Личность и организация", указывал, что традиционные организационные процессы зачастую вступают в противоречие с естественным стремлением людей к развитию. Он отмечал, что люди по мере их взросления склонны к движению от пассивности к активности, от зависимости к независимости, от простого к более сложному поведению, от поверхностных к более глубоким интересам, от кратко- к более долговременной перспективе, от подчиненной позиции к равенству, от упрощенного восприятия действительности к многостороннему.

Однако в традиционном менеджменте, с его точки зрения, наблюдается тенденция недооценивать эти особенности развития личности взрослого человека, от которого ожидают зависимости и покорности. Но в условиях жестких ограничений служащие могут реагировать на определенные управленческие решения недоверием и враждебностью. Когда это случается, управление может "дать новые трещины", что в дальнейшем ведет к замкнутому кругу отрицательных взаимодействий. Согласно К. Аржирису, было бы правильнее признавать потребности индивидов в развитии, и на этой основе искать способы, с помощью которых они могут быть согласованы с потребностями организации. Задача менеджера состоит в том, чтобы обнаружить совпадения между потребностями индивида и требованиями организации. Для ее решения может оказаться необходимой помощь консультанта-интервенциониста.

Такой консультант или специалист по организационному развитию не должен навязывать решения извне, но должен помогать организации уменьшать  источники беспокойства с тем, чтобы  управленцы и работники могли прийти ко взаимно согласованным решениям проблем. К. Аржирис пишет, что у консультанта есть три задачи:  
1) помогать генерировать правильную и полезную информацию;  
2) создавать условия, при которых клиенты могут делать осведомленный и свободный выбор;  
3) помогать клиентам разрабатывать внутреннее, со всеми согласованное решение⁴.

Аналогичный круг вопросов рассматривал Дуглас МакГрегор в работе "Человеческая составляющая предприятия" . Д. МакГрегор считал, что традиционный подход к управлению, который он назвал "теорией X", базируется на нескольких положениях: 1) большинство людей чувствуют отвращение к работе; 2) их нужно принуждать к труду и управлять ими; 3) работники предпочитают, чтобы ими руководили, и избегают ответственности. 

С его точки зрения, более эффективный подход исходит из следующих положений: 1) расход физических и умственных усилий в работе так же естественен, как игра или отдых; 2) цели организации достигаются лучше, если они стали также и личными целями; 3) при наличии соответствующих условий человек учится не только брать на себя ответственность, но и стремится к ней; 4) вклад в общее дело - основа для оценки размеров индивидуального вознаграждения.

Как и у К. Аржириса, эти положения  непосредственно указывают на необходимость создания условий, при которых потребности личности и потребности организации должны составлять единое целое. 
Следуя за тенденциями в естественных и общественных науках, специалисты в области теории организации в 1960-х и 1970-х гг. стали рассматривать организации как системы. Организации, подобно другим открытым системам, чтобы выжить, вынуждены взаимодействовать с окружающей средой (см. Теория систем). Катц и Канн предложили ряд характеристик, которые управляют поведением открытых систем . 

Эти характеристики включают:

- Поступления (входы) энергии  из окружающей среды. Например, организациям для того, чтобы  действовать, нужны трудовые ресурсы,  материалы, финансовые ресурсы  и т. д. Особый ресурс, который  также необходим организациям, это  - информация.

- Производительность: организации как системы преобразовывают поступления (ресурсы) в приемлемые результаты (выпуск продукции, услуг). В основном эти процессы являются суммой внутренних операций организации.

- Результаты: продукты, произведенные организацией, возвращаются в окружающую среду. Очевидно, что любая система для того, чтобы функционировать, должна производить необходимый продукт или услугу, которые имеют ценность для окружающей среды. Неспособность удовлетворить потребность или спрос приведет к потере ресурсов, необходимых для выживания системы.

- Отрицательная энтропия: энтропия предполагает, что все  системы движутся по направлению  к хаосу и упадку. Эффекту энтропии  можно противодействовать, забирая  энергию из окружающей среды с избытком и сохраняя для будущего использования (отрицательная энтропия).

- Устойчивое состояние:  оно достигается, когда цикл  вход-выход-обратная связь продолжает  происходить в сбалансированной  форме. При попытке достичь  устойчивого состояния, организации зачастую стремятся управлять большей частью окружающей среды и образовывать различные подсистемы, которые могут потребовать нового согласования.⁵

Джеймс Томпсон увязал понятие открытой системы с понятием закрытой системы, которая менее  интегрирована и, следовательно, лучше управляема . Основывая свои работы на идеях социолога Талкотта Парсонса, Томпсон предложил три организационных уровня ответственности и управления: технический, административный и институциональный. Техническая часть организации касается эффективного исполнения стоящей задачи; административная - посредничества между техническими группами и клиентами организации, а также снабжения необходимыми ресурсами; институциональная же часть касается связей между организацией как институтом и общественной системой, частью которой она является. Согласно Томпсону, логика закрытых систем, сосредоточенная на технической эффективности, более соответствует техническому уровню. А логика открытых систем, нацеленная на взаимодействие с окружающей средой, - более подходит для институционального уровня. Административная же подсистема нужна для посредничества между двумя другими уровнями организации.

Взгляд с позиции  открытых систем также привел к усилению внимания к вопросам межорганизационных отношений. Каст и Розенцвейг считают, что существуют определенные общие характеристики окружающей среды, которые влияют на все организации. Среди них можно отметить культурные, технологические, образовательные, политические, юридические, природные, демографические, социологические и экономические факторы . Все организации некоторым образом находятся под воздействием данных факторов.

Известно, что  важную роль при осуществлении менеджерами управленческих функций и принятии решений играет информация. Ее получают и передают посредством процесса, который называется коммуникацией. Невозможно переоценить важность коммуникации в функционировании системы управления. Для конкретной организации, выбранной автором для исследования, сложность заключается в том, что информация к ним поступает из очень большого количества источников. Как то администрация города, ВУЗов, некомммерческих и коммерческих компаний, заинтересованных в сотрудничестве с Советом. Распределять подобные мощные плохо структурированные потоки информации на практике оказывается весьма сложно. Важно также учитывать и тот факт, что часто различные организации преследуют интересы, вступающие в противоречия с интересами других сторон.

На обыденном  уровне коммуникацию определяют как  передачу информации от человека к человеку. В менеджменте коммуникация - это обмен информацией между людьми. На основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия решений, и доводит принятие решения до работников организации.

Многие теоретики и практики менеджмента согласны с утверждением, что коммуникации — главное препятствие на пути достижения целей организации.Основная причина низкой эффективности коммуникаций в организациях заключается в забвении факта, что коммуникация — это обмен. В ходе обмена обе стороны играют активную роль: недостаточно лишь передать информацию — необходимо, чтобы другая сторона восприняла ее. Когда мы говорим о молодежной организации, нельзя не учитывать специфику восприятия информации данной категорией, так как то, что молодость накладывает неизгладимое впечатление на процесс усваения нового- это общеизвестный факт. Амбициозность, личные инересы, недостаточное количество навыков межличностной коммуникации- вот барьеры, которые встают на пути к эффективному обмену мнениями.

Процесс коммуникации включает в себя несколько этапов:

• формирование сообщения отправителем — формулирование идеи, осознание необходимости передать сообщение;
• выбор канала связи и отображение сообщения с помощью системы кодов;
• передача закодированного сообщения отправителем;
• восприятие закодированного сообщения получателем;
• расшифровка кода и формулирование идеи сообщения;
• реакция на воспринятое сообщение.
• Способы коммуникации
• Способы коммуникации:
• -разговорный (устный, вербальный);
• -письменный (письма, распоряжения, статьи, объявления);
• -невербальный (тон речи, пауза, акцентирование внимания, телодвижения)
• Коммуникативные барьеры
• В условиях человеческой коммуникации могут возникать совершенно специфические коммуникативные барьеры. Они не связаны с уязвимыми местами в каком-либо канале коммуникации или с погрешностями кодирования и декодирования, а носят социальный или психологический характер.
• С одной стороны, такие барьеры могут возникать из-за того, что отсутствует общее понимание ситуации общения, вызванное не просто различным языком, на котором говорят участники коммуникативного процесса, но различиями более глубокого плана, существующими между партнерами. Это могут быть социальные (политические, религиозные, профессиональные) различия, которые не только порождают разную интерпретацию тех же самых понятий, употребляемых в процессе коммуникации, но и вообще различное мироощущение, мировоззрение, миропонимание. такого рода барьеры порождены объективными социальными причинами, принадлежностью различным культурам, и при их появлении особенно отчетливо выступает включенность коммуникации в более широкую систему общественных отношений. Коммуникация в этом случае демонстрирует ту свою характеристику, что она есть лишь сторона общения. 
  Естественно, что процесс коммуникации осуществляется и при наличии этих барьеров: даже военные противники ведут переговоры. Но вся ситуация коммуникативного акта значительно усложняется благодаря их наличию.
• С другой стороны, барьеры при коммуникации могут носить чисто выраженный психологический характер. Они могут возникнуть или вследствие индивидуальных психологических особенность общающихся (например, чрезмерная застенчивость одного из них, скрытность другого, присутствие у кого-то черты, получившей название «некоммуникабельность»), или в силу сложившихся между общающимися особого рода психологических отношений: неприязни по отношению друг к другу, недоверия и т.д. Не случайно в современной социальной психологии специально разрабатывается проблемы лжи и доверия. В этом случае особенно четко выступает та связь, которая существует между общением и отношением.

Выявление слабых мест в построении коммуникации

В ходе изучения литературы по теме, автор пришел к выводу, что  важнейшим аспектом эффективной  деятельности любой организации  является структурированная схема коммуникации между разными группами общественности.

В конкретной ситуации с  городским Студенческим Советом  при Правительстве Санкт-Петербурга, автор работы может выделить несколько  основных проблем в коммуникации, связанных с их деятельностью.

Во-первых, как уже  было сказано выше, необходимо учитывать  специфику сотрудников, а именно студентов. Здесь следут вспомнить  Мэри Паркер Фоллет, которая утверждала, что важно учитывать личные особенности  каждого индивида. Также автор абсолютно согласен с Крисом Аржирисом, который заявляет, что от человека нельзя ждать покорности, что каждому работнику необходима возможность развиваться, расти по карьерной лестнице. Теперь автор считает целесообразным перейти к следующей проблеме, которая и заключается в том, что правительство города, организовавшего такой мощный орган студенческого самоуправления, очень недооценили его возможности. Ограничивая полномочий студентов они сталкиваются с реакцией противоположной их ожиданиям. Студенты же в силу ряда причин, основной из которых является их аибициозность, не всегда могут адекватно оценивать ситуацию и эффективно противостоять правящей «верхушке».

Вертикальная коммуникация вверх получается не только работающей не в полную силу, но и засоренной шумами, о которых автор говорил ранее, осложненной особенностями участников коммуникации.

Среди прочих недостатков  в коммуникации Студенческого совета санкт-Петербурга автор выделяет такой  пункт, как недостаточное информирование различных групп общественности,к  которым относятся общественные организации, ВУЗы и т.д. Здесь мы можем наблюдать неэффективную вертикальную коммуникацию вниз.

Также необхлдимо наладить распределение информации среди  самих делегатов ВУЗов, представленных в Совете. Огромные потоки информации искажаются и даже теряются на пути от одного человека к другому.

Предложение по оптимизации коммуникации.

Исходя из проблем  организации, автор предлагает следующие  пути их решения.

Руководитель данной организации должен не просто следить  за работой сотрудников, но и учитывать особенности их личности, то есть разрабатывать индивидуальный подход к каждому из них. Конечно, это несколько затратно с точки зрения времени, но, по мнению автора, это существенно повысит уровень эффективности работы всего Совета. В данной ситуации руководитель- это не просто лидер, но еще и тонкий психолог.

Также следует четко  очерчивать возможности карьерного роста каждому из делегатов, мотивируя  тем самым их к работе. Ни в  коем случае нельзя жестко ограничивать полномочия студентов, некая свобода действий позволит сделать результаты работы более значительными. Это не значит, что не нужно следить за каждым этапом выполнения того или иного задания, а лишь то, что делать это следует очень деликатно, в качестве совета, а не требования. Хотя опять же стоит помнить об индивидуальных особенностях каждого человека, потому что в действительности есть определенная категория людей, не нуждающихся в свободе действий, они проявляет себя более ярко, когда ими руководят.

И последняя рекомендация, котрую хотел бы высказать автор данной работы заключается в том, что для Совета есть очевидная необходимость создать удобный поток инфомации, а именно создать схемы информирования, подходящая всем делегатам. Это может быть электронная рассылка, личная коммуникация и любой другой вид информирования, подходящий для данной организации.

Список использованной литературы:

1. Фролов С.С. «Социология организации», учебник, Москва, «Гардарики», 2001.
2. Роберт Б. Денхардт «Государственное оправление», Санкт-Петербург, «Петрополис», 2000.
3. Крис Аржирис, работа «Личность и организация».
4. Дуглас МакГрегор, "Человеческая составляющая предприятия", сайт standard-company.ru
5. Сайт правительства Санкт-Петербурга.

¹ Сайт правительства Санкт-Петербурга

² С.С. Фролов «Социология организации», учебник, Москва, «Гардарики», 2001.

³ Роберт Б. Денхардт «Государственное оправление», Санкт-Петербург, «Петрополис», 2000.

⁴ Крис Аржирис, работа «Личность и организация».

⁵ Дуглас МакГрегор, "Человеческая составляющая предприятия", сайт standard-company.ru