Коммуникация и информация в управлении

Содержание

 Введение.......................................................................................................

 Глава 1. Значение во внутрифирменной системе информации...................

1.1 Коммуникации...........................................................................................

1.2 Коммуникации между  организацией и ее средой....................................

1.3 Коммуникации между  уровнями и подразделениями........................

1.4 Формальные и неформальные  коммуникации...................................

1.5 Коммуникационный процесс..................................................................

1.6 Межличностные коммуникации...............................................................

1.7 Коммуникационные сети.........................................................................

 Глава2. Внутрифирменная система информации...........................................

2.1 Виды информации  на предприятии...........................................................

2.2 Аппаратное управление внутренней системы информации...................

2.3 Информационные ресурсы  предприятия...............................................

2.4 Значение внутрифирменной  системы информации...............................

 Глава 3. Анализ внутрифирменной системы информации..........................

3.1 Корпоративная информационная  система ОАО «ММК»......................

3.2 Транспорт для информации  на ОАО «ММК».......................................

3.3 Информационные системы  управления....................................................

3.4 Интернет - информационный  ресурс.......................................................

3.5 Информационные системы  компании «Боинг»....................................... 

 Глава 4.Защита информации............................................................................

 Заключение......................................................................................................

Список использованной литературы.............................................................

Введение

Информация – это  данные, несущие в себе новизну  и полезность. Информация – это  основное условие конкурентной способности  организации. Руководителя интересует информация о физических и юридических  лицах, передовой технологии, экономической и финансовой ситуации и т.д. Оперативная, надежная, достоверная и своевременная информация является основой управленческого процесса, и от того насколько она совершенна, во многом зависит качество управления предприятием.

       Информация может приниматься менеджерами к сведению, служить основой будущих решений, расширять их знания и кругозор. Без информации невозможна совместная работа в условиях разделения труда, нехватка нужной, как и избыток ненужной информации дезориентирует любую хозяйственную деятельность. Кроме того, существует прямая связь между информированностью и степенью удовлетворения трудом. Так, хорошо информированные сотрудники довольны своей работой почти в 70% случаев, в то время, как мало информированные – только в 41%.

Информационная деятельность менеджера требует от него четкой организации процесса сбора, анализа и обработки информации. Причем он также должен уметь определять важность или второстепенность поступающей информации; уметь упорядочивать коммуникационный процесс и обмен информацией в рамках предприятия; обладать хорошо развитой способностью устного и письменного общения. Менеджер должен быть первым лицом, знающим требования к содержанию информации, ее форме, оценке и использованию в практике управленческой деятельности.

           Коммуникации, обмен информацией – это то, в чем каждый участвует ежедневно, но лишь не многие делают это достаточно согласованно. Почти невозможно переоценить важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что делают руководители, чтобы облегчить организации достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Если люди не могут обмениваться информацией, ясно, что они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их. Однако, коммуникации - это сложный процесс, состоящий из взаимозависимых шагов. Каждый из этих шагов очень нужен для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу.        

     Предметом  нашего исследования является внутрифирменная система информации, ее разработка и реализация на предприятии.

Цель данной работы - ознакомиться с природой и сложностями коммуникаций, с потенциальными западнями на пути к пониманию сути сообщений, а также с тем, что можно предпринять, чтобы более эффективно обмениваться информацией, как среди менеджеров, так и за пределами их круга. Как правильно использовать информацию и какое она имеет значение для современных фирм и корпораций.

         Задачи данной работы - изучение сущности и понятия информации. Как она влияет на организацию бизнеса и членов этой организации.

Если компания не обладает информационными возможностями, не понимает важности коммуникативного процесса, то она не в состоянии выдержать конкурентную борьбу, понимания и одобрения клиентов, получение ожидаемой прибыли, процветания и устойчивого положения на рынке.

        Тема данной работы актуальна на современном этапе развития бизнеса, т. к. очень трудно без информационных ресурсов и возможностей построить этот бизнес. Из большого объема информации необходимо выбирать более нужную и правильную, переосмысливать ее содержание и делать необходимые выводы.

     Информационные ресурсы, новейшие технологии - это неотъемлемый атрибут современной фирмы, которая движется к достижению своих целей, задач, чтобы получить эффективный результат своей работы.

1. Значение  информации во внутрифирменной системе информации

1.1 Коммуникации

Любое общение, в том  числе и деловое - это, прежде всего  коммуникация, т. е. обмен информацией, значимой для участников общения. Само понятие «коммуникация» (от лат.communicatio- сообщение, связь, путь сообщения, а это слово, в свою очередь, произошло от communico-, связываю, общаюсь) [1,c.166].

Менеджер- руководитель от 50- 90% всего времени тратит на коммуникации. Это кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном процессе и процессе принятия решений, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля.

Основная часть коммуникаций в организации приходится на разговоры, записки, сообщения и т.д. Коммуникации представляют собой всепроникающий и сложный процесс.

         Управляющая система получает от управляемой системы внутреннюю информацию о состоянии заданных ею технико-экономических параметров в процессе производственной и финансово-хозяйственной деятельности. На основе данной полученной и внешней информации управляющая система вырабатывает команды управления и передает их в управляемую систему для исполнения.

В целом передачу информации от одного человека к другому принято называть коммуникацией. Обмен информацией между руководителем, органом управления и исполнителями – все это коммуникация. Исследования показывают, что на коммуникации менеджер, например, затрачивает до 85% своего рабочего времени.

Передача информации идет по трем направлениям:

• сверху вниз (постановка задач, инструктирование);

• снизу вверх (сообщения о результатах проверки, донесения об исполнении заданий, о личном мнении сотрудников и т.д.);

• по горизонтали (обмен мнениями, координация действий).

В ходе управления обмен  информацией совершается постоянно  и образует, таким образом, коммуникационный процесс.

1.2 Коммуникации  между организацией и ее средой

Любая организация существует в некоторой внешней среде. Эта  же организация порождает свою внутреннюю среду. Внутренняя среда формируется совокупностью структурных подразделений предприятия и работающих там людей.[1.c.166-167].

Организация пользуется разнообразными средствами для коммуникации с составляющими своего внешнего окружения. С имеющимися и потенциальными потребителями они общаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров и услуг на рынок. В сфере отношений с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию имиджа, определенного образа организации на местном, общенациональном или международном уровне.

Обсуждения, собрания, телефонные переговоры, служебные записки, видеоленты, отчеты и т. п., циркулирующие внутри организации, зачастую являются реакцией на возможности или проблемы, создаваемые  внешним окружением.

1.3 Коммуникации  между уровнями и подразделениями

Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень  в рамках вертикальной коммуникации. Она может передаваться по нисходящей, т. е. с высших уровней на низшее. Таким путем, подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т. п. [1,c.170-171].

Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях  по восходящей. В этом случае служащие готовы сообщить своему непосредственному начальнику о возникшей проблеме.

        Передача информации с низших уровней на высшее может заметно влиять на производительность. Так же коммуникации по восходящей выполняют функцию оповещения верха о том. Что делается на низших уровнях. Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положенных дел. Обмен информацией по восходящей происходит в форме отчетов, предложений, и объяснительных записок.

В дополнение к обмену информацией по нисходящей или восходящей организация нуждается в горизонтальных коммуникациях. Организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий.

Дополнительные выгоды от коммуникаций по горизонтали заключается в формировании равноправных отношений.

Основу процесса управления составляет взаимодействие между элементами управленческой структуры - подразделениями, должностями, отдельными лицами, осуществляемое с помощью соединяющих их коммуникационных каналов, создаваемых в процессе личных контактов, обмена документами, функционирования электронных средств связи и т. п. По содержанию такое взаимодействие может быть информационными, административным или техническим.

Коммуникационные каналы бывают трех видов: односторонние (информация движется в одном направлении), двусторонние (информация с обратной связью), многосторонние(информация движется во многих направлениях с обратной связью).

В рамках информационного  взаимодействия субъекты управленческой деятельности обмениваются сведениями, необходимыми для принятия решений. Эти сведения бывают официальными, закрепленными юридически, и неофициальными, не обладающими никаким правовым статусом, но помогающими ориентироваться в ситуации.

         В процессе административного взаимодействия вышестоящие звенья управленческой структуры передают нижестоящим управленческие полномочия и ответственность, различные распоряжения, инструкции. рекомендации, получают от них отчеты, осуществляют процесс контроля.

По характеру, взаимодействие в организации может быть прямым или косвенным. Прямое основывается на контактах сторон. Косвенное подразумевает, что одна из сторон создает условия, при которых другая, несмотря на отсутствие каких бы то ни было команд, выполняет требующиеся от него действия.

1.4 Формальные  и неформальные коммуникации

Организации состоят  из формальных и неформальных компонентов. Канал неформальных коммуникаций можно  назвать каналом распространения  слухов.

Приписываемая слухам репутация неточной информации сохраняется и до сегодняшнего дня. Тем не менее, исследования показывают, что информация, передаваемая по каналам неформального сообщения, т.е. слухи, чаще оказывается точной, а не искаженной. 80-90% слухов точны в отношении непротиворечивой информации о самой компании [8].

1.5 Коммуникационный  процесс

Обмен информацией широко охватывает разные части организации  и каким образом он соотносится  с эффективностью. Обмен информацией  в организациях не всегда эффективен, как следовало бы. На деле люди общаются между собой менее эффективно, чем им это кажется.

Кроме того, во многих случаях  передаваемое сообщение оказывается  неправильно понятым и, следовательно, обмен информацией - неэффективным. Джон Майнер, выдающийся исследователь  в области управления, указывает, что, как правило, лишь 50% попыток обмена информацией приводит к обоюдному согласию общающихся. Чаще всего причина столь низкой эффективности в забвении того факта, что коммуникация- это обмен  [2,c.167-173].

Выделяют 5 базовых элемента в процессе обмена информацией:

1.Отправитель - это  лицо, которое собирается или  отбирает информацию и передает  ее.

         2.Сообщение - сущность информации, передающейся устно или закодировано, с помощью символов.

        3. Канал - средство передачи информации.

        4. Получатель - лицо, которому предназначена информация и которое ее воспринимает.

       5. Обратная связь - реакция получателя на сообщение отправителя.

Таким образом, коммуникационный процесс во многом зависит от наличия  четко функционирующей обратной связи, качеством которой определяется, как сообщение было услышано и понято. Для руководителя (менеджера) обмен информацией можно считать эффективным, если получатель понял идею и произвел действия, которых руководитель ждал от него.

Информационный обмен  облегчают:

- краткость, ясность, недвусмысленность сведений;

- постоянный контроль над их содержанием, процессами передачи и приема;

- координация процессов обработки информации и др.

       Кроме того существует эффективный способ регулирования количества информации, направляемой к руководителю (менеджеру) – это работа по методу отклонений, суть которого заключается в следующем: если производственные процессы, хозяйственные операции, трудовая деятельность коллектива проходят в соответствии с установленным режимом, графиком или другими нормативными документами, то в этом случае не требуется каких-либо управленческих воздействий, и информация к руководителю не поступает. Поступает она лишь тогда, когда произошли те или иные отклонения от нормального ритма, и используется для принятия необходимого решения. Метод отклонений снижает объем поступающей информации в десятки раз.

1.6 Межличностные  коммуникации

Хотя эффективный обмен  письменной информацией имеет преобладающее  значение в организации, нам представляется, что исчерпывающий анализ такого рода обмена выходит за рамки. То же самое относится и к использованию компьютера, как средства коммуникации. Руководитель от 50-90% своего времени тратит на разговоры, поэтому мы выделяем здесь прямой межличностный обмен информацией. Понимание процесса межличностного обмена информацией и методов совершенствования умения общаться должно, способствовать росту эффективности управленческой деятельности. Однако в дополнение к межличностным контактам управляющий должен иметь представление о преградах на пути обмена информацией в организации и методах совершенствования такого обмена [3,c.103-105].

Когда информация движется внутри организации вверх и вниз. Смысл сообщений несколько искажается. Такое искажение может быть обусловлено рядом причин. Сознательное искажение информации может иметь место, когда какой-либо управляющий не согласен с сообщением.

1.7 Коммуникационные  сети

В организациях, где занято более двух человек, коммуникационные каналы объединяются в так называемые сети, связывающие элементы управленческой структуры в единое целое. И столь же многоуровневые, как она сама. Они объединяют в себе формальные и неформальные коммуникационные каналы, как дублирующие, так и дополняющие друг друга.

На практике можно выделить три вида коммуникационных сетей: открытые, замкнутые и комбинированные. Открытых движение команды или информации может быть остановлено, потому что оно попадает в тупик, т. е. к элементу структуры управления, находящемуся в конце канала. Она так же может наткнуться на «посредника» или «контролера» (промежуточное звено в сети коммуникации), который по каким-то причинам этому движению препятствует (останавливает, искажает, направляет в другую сторону) и которого нельзя минуть. В замкнутых сетях тупики и контролеры либо отсутствуют, либо могут быть обойдены. Комбинированные сети сочетают в себе оба принципа построения и присущи больше крупным многоуровневым организациям.

2. Внутрифирменная  система информации

Основная цель коммуникационного процесса - обеспечение понимания информации, являющимся предметом обмена, т.е. сообщений.

Обмен информацией начинается с формулирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую  значимую идею или сообщение следует  сделать предметом обмена. К сожалению, многие попытки обмена информацией обрываются на первом этапе, поскольку отправитель не затрачивает достаточного времени на обдумывание идеи.

Информация - сведения об окружающем мире (объектах, явлениях, событиях и т. д.), которые уменьшают имеющуюся степень неопределенности, неполноты знаний, которые можно воспроизводить путем передачи людьми устным, письменным или другим способом [4,c.133-136].

2.1 Виды информации  на предприятии

Информацию, которая поступает  к руководителю (менеджеру) или в орган управления и исходит от них, можно классифицировать по нескольким признакам.

По источникам поступления  информация подразделяется на внешнюю  и внутреннюю. Внешняя информация - это законодательные акты и директивные  указания вышестоящих органов, данные о научно-техническом прогрессе, о конкурентах, о спросе на продукцию, о ценах и т.д. Содержанием внутренней информации являются данные о ходе выполнения заданий подразделениями предприятия, о сбыте продукции, об экономике и финансовом состоянии предприятия, трудовой дисциплине в коллективе и др.

По содержанию информация делится на:

1. Научно-техническую  информацию, содержащую в себе  данные о научных исследованиях,  изобретениях, технических разработках  как внутри предприятия, так  и за его пределами.

2. Экономическую информацию, содержащую данные технико-экономического  планирования и прогнозирования,  учета и экономического анализа  деятельности предприятия.

3. Оперативно-производственную  информацию, которая содержит данные  оперативно-производственного планирования, оперативного учета и оперативного контроля работы предприятий и их подразделений.

 4. Административную или деловую информацию различного содержания. Важнейшей составной частью этой информации является информация по кадрам.

5. Маркетинговую (рыночную) информацию, содержанием которой является реклама, цены, спрос, конкуренция и т.д.

6. Правовая, общественно  - политическая, природоохранная и  др.

 По времени использования информация может быть разделена на условно-постоянную и переменную.

Условно-постоянной считается  такая информация, содержание которой  меняется сравнительно редко, она используется многократно. Такой информацией  являются нормы, цены, тарифные ставки, должностные оклады, плановые показатели. Условно-постоянная информация составляет около 60-70% всей информации, необходимой для управления. Она требует соответствующей фиксации и хранения. Сегодня хорошим "хранителем" такой информации является компьютер.

Переменная информация отражает динамизм процессов в производстве и хозяйственной деятельности. В связи с этим ее сбор и особенно обработка представляют наибольшую сложность.

По характеру возникновения  информация делится на первичную  и вторичную (или производственную). Первичной называется информация, которая  возникает в ходе производства. Однако в своем первоначальном виде такая информация мало пригодна для использования в управлении. Поэтому она подвергается обработке, превращаясь во вторичную (или производственную) и в таком виде поступает в орган управления или к руководителю. Примером может служить информация об уровне рентабельности и конкурентоспособности выпускаемой продукции.

По степени обработки  информацию можно подразделить на систематизированную  и не систематизированную. Систематизированной  называется информация, которая регламентирована по составу показателей, периодичности, срокам и адресам представления. Такая информация, в частности, оформляется в виде статической и бухгалтерской отчетности. Одним из самых простых способов систематизации являются справочно-информационные фонды (СИФ). СИФ включают в себя информационные материалы, которые представляют интерес для руководителей и специалистов данного предприятия. СИФ обеспечивают им значительную экономию времени на поиск, сбор и обработку научно-технической информации. Однако созданием справочно-информационных фондов проблема совершенствования работы с информацией еще не решается. Не систематизированная информация не имеет сколько-нибудь определенной регламентации. Поступает она к руководителю или в орган управления эпизодически. Примером такой информации могут служить сообщения о чрезвычайных происшествиях (авариях, несчастных случаях, крупных кражах, пожарах и т.п.).

По степени конфиденциальности - для общего пользования, служебного пользования, секретная, сверхсекретная особой важности, подлежащая разглашению через установленный срок.

По степени достоверности - достоверная и проверенная, подлежащая дополнительной проверке, сомнительная, базирующаяся на домыслах и слухах.

По назначению - оперативная  информация: служит для корректировки деятельности организации; отчетная: предназначается для анализа (она бывает статистической, собираемой в определенные сроки в стандартной форме и частично предоставляемой государственным органам, и не статистической).

По возможностям закрепления и хранения - фиксируемая на носителях информации (хранится подчас бесконечно, не подвергаясь при этом искажению); не фиксируемая (хранится некоторое время в памяти людей, а затем постепенно стирается и исчезает).

По степени важности - основная информация включает сведения, необходимые для принятия решений и выполнения работы (например, указания, предписания, инструкции); вспомогательная - облегчает работу с основной; желательная (без которой, однако, не обойтись) - несет сведения об итогах, перспективах на будущее, событиях внутренней жизни и т.п.

По полноте - частичная  информация может использоваться лишь в совокупности с другой; комплексная - дает всесторонне исчерпывающие  сведения об объекте и позволяет  непосредственно принимать любые  решения.

По предназначению - универсальная - необходима для решения любых проблем; функциональная - для решения родственных проблем; и индивидуализированная - для решения данной, конкретной, уникальной проблемы.

По направлению движения - входящая и исходящая.

По способам распространения - устная, письменная и комбинированная информация.

В соответствии с порядком предоставления - по разовому предписанию  или запросу; в установленные  сроки; по инициативе отправителя.

По способам воспроизведения - визуальная, аудиовизуальная, аудиоинформация.

Нужно также отметить, что для руководителей высшего  звена необходима информация преимущественно  общего характера, как внутренняя так  и внешняя, она должна быть весьма качественной и позволять руководителю делать выводы и прогнозы. А для  руководителей низового звена требуется постоянная, узкоспециализированная и оперативная информация, преимущественно о внутренних процессах в организации и желательно в количественной форме.

Руководитель должен также иметь возможность получать выборочную информацию с необходимой детализацией непосредственно от работников любого уровня, а не только от прямых подчиненных.

Управляющая система  получает от управляемой системы  информацию о состоянии заданных ею технико-экономических параметров в процессе производственной и финансово- хозяйственной деятельности. На основе полученной информации управляющая система вырабатывает команды управления и передает их в управляемую систему для исполнения. Информация, которая функционирует на предприятие в процессе управления, может быть классифицирована следующим образом:

• По форме отображения (визуальная, аудиовизуальная, смешанная)

По форме представления (цифровая, буквенная, кодированная)

По роли в процессе управления (аналитическая, прогнозная, отчетная, научная, нормативная)

По качеству (достоверная, ложная и т. д.)

По возможности использования (необходимая, достаточная, избыточная)

По степени обновляемости (постоянная, переменная)

По степени деятельности предприятия (экономическая, управленческая, социальная, технологическая)

По источнику возникновения (внутриорганизационная, внешняя)

По степени преобразования (первичная, производная, обобщенная)

По виду носителя

По времени поступления (периодическая, постоянная, случайная) и т.д.

Большое внимание должно уделяться со стороны менеджера вопросам сохранности информации и предотвращения ее утечки, а также построению на предприятии информационных систем [4,c.140-141].

Информационные системы  могут быть простыми. В этом случае происходит доставка информации от места  ее возникновения до места потребления. Более распространены сложные системы информации, соответствующие сложности производства и организационной структуре управления, которые охватывают и линейное управления, и функциональные службы предприятия.

Информационные системы  различаются:

• По обработке информации (централизованные и децентрализованные)

По степени охвата информации (комплексные, локальные)

Комплексные информационные системы охватывают весь комплекс служб  предприятия, а локальные предназначены  для определенных функций управления.

В последнее время  при построение информационных систем стали выделять бэк - офисную и  фронт - офисную информацию. Бэк - офисная  – такая информация, доступ к  которой имеют только сотрудники предприятия (все или из определенных подразделений). Фронт - офисная - такая информация, доступ к которой имеют все желающие, например клиенты предприятия.

Важное значение имеет  информация о возникновении в  ходе производства отклонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных  решений.

Информация является одним из важнейших факторов, определяющих качество и эффективность принимаемых руководителями решений.

Достаточный объем информации поступает в среднем лишь к 47,6% руководителей. «Информационный голод» в большей мере испытывают высшие иерархические звенья управления, где принимаются стратегические решения.

14,2% руководителей считают  поступающую информацию полностью соответствующей предъявляемым к ней требованиям, при этом меньше всего удовлетворены качеством информации заместители директоров: всего 505 считают получаемую информацию достаточной, столько же указывают на то, что она слабо обработана и часто несвоевременна. Это- одна из наиболее низких оценок среди руководителей всех уровней. Кроме того, на этот уровень управления идет много ненужной, а иногда и необъективной информации.

Правильность и эффективность  принимаемых решений зависят  не только от объемов и качества информационного обеспечения и  квалификации руководителей, но и от того, хватает ли им времени на качественный анализ поступившей информации

Информационную перегрузку испытывают (субъективно) лишь 9.5% руководителей. Информационные перегрузки у руководителей  высших звеньев, в частности у  начальников управлений и заместителей директоров, у которых она в 1,5-2 раза выше средних показателей