Контроль как функция менеджмента. 8

 

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Забайкальский Государственный Университет»

(ФГБОУ ВПО «ЗабГУ»)

                                                  ЗАОЧНЫЙ ФАКУЛЬТЕТ

 

 

                                  Курсовая работа

 

                 По дисциплине: «Основы менеджмента»

На тему: «Контроль как функция менеджмента»

 

 

 

                                                                 

 

                                                                Выполнил: ст. гр.

                                                                                     .                      

                                                            Проверил: .

 

 

 

 

 

 

 

                                         Чита 2013

Содержание 

Введение………………………………………………………………..3

Глава 1. Теоретические аспекты организационных

структур управления……………........................................................................5 

1.1.Понятия организационной структуры  управления………………………5 

1.2.Влияние внешней среды на  проектирование организации……………...6  

1.3.Процесс формирования организационной  структуры…………………...8  

1.4.Методы проектирования структур………………………………........................10

  1.5.Оценка эффективности организационных решений.................................13

 

Глава2.Организационно-экономическая характеристика   предприятия….....16  

  2.1.Краткая характеристика предприятия…………………............................16   

2.2. Организационная структура  предприятия……........................................18

   2.3.Основные результаты финансово-хозяйственной деятельности............23

 

Глава3.Оганизационная структура предприятия...............................................26

   3.1.Оценка необходимости  корректировки организационных  структур......26

   3.2.Обоснование необходимости  выделения отдела маркетинга

    на     предприятии  в самостоятельное подразделение...................................28

   3.3.Экономический эффект от выделения отдела маркетинга предприятия

   в  самостоятельное подразделение..................................................................34

Заключение.............................................................................................................36

Список использованных источников...................................................................38

Приложение1..........................................................................................................39

Приложенте2..........................................................................................................40

Приложение3..........................................................................................................41

                

          

 

 

Введение

 

 

     Актуальность  данной темы заключается в том, что  функция менеджмента контроль занимает отнюдь не последнее место и на любом предприятии она реализуется в той или иной степени     

Источниками информации для написания работы послужили  базовая учебная литература, результаты исследований отечественных и зарубежных авторов,  теоретические труды крупнейших мыслителей в исследуемой области, специализированные журналы     

Предметом моей курсовой работы является функция  менеджмента -  контроль.     

Объектом  же исследования являются функции менеджмента  в целом     

Целью данной работы является изучение контроля как одной из основных функций менеджмента, и рассмотреть ее применение на практике в сети магазинов «Привоз»      

В рамках достижения поставленной цели мною были поставлены следующие задачи:

1. Изучить теоретические аспекты о контроле как функции менеджмента
2. Изучить организацию процесса контроля на примере конкретного предприятия

 

              В организации менеджмент обеспечивает связанность процессов между собой. Менеджмент имеет несколько функций, таких как, планирование, организация, мотивация и контроль, среди которых контроль занимает не последнее место. На современном предприятии контроль является важнейшей стадией процесса управления   
          Контроль должен обеспечить фиксирование состояния объекта управления в определенный момент времени для принятия решений по регулированию этого объекта. Контроль выступает главным инструментом для выработки управленческих решений, обеспечивающих нормальное функционирование фирм.   
          Одна из важнейших причин необходимости осуществления контроля состоит в том, что любая организация, безусловно, обязана обладать способностью, вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации.   
          Важной является и положительная сторона контроля, состоящая в поддержке всего того, что является успешным в деятельности организации. Другими словами, один из важных аспектов контроля состоит в том, чтобы определить, какие именно направления деятельности организации наиболее эффективны. Определяя успехи и неудачи организации и их причины, мы получаем возможность, достаточно быстро адаптировать организацию к динамичным требованиям внешней среды   
          Тем не менее, многие менеджеры на практике пренебрегают функцией контроля, что, несомненно, снижает эффективность всей системы управления предприятием или организацией, делает достижение поставленных целей затруднительным 

 

 

     

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Теоретические аспекты контроля

 

1.1.Необходимость  контроля в менеджменте

 

 

     Контроль - это функция процесса управления, его важнейшая часть, которая обеспечивает обратную связь и позволяет непрерывно повторять циклический процесс управления на новой основе. Под обратной связью здесь подразумеваются данные о полученных результатах. Системы обратной связи позволяют руководству выявить непредвиденные проблемы и скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения организации от наиболее эффективного пути к поставленным перед нею целям.      

 Контроль как основная функция  менеджмента объединяет все виды  управленческой деятельности, связанные  с формированием информации о  состоянии и функционировании объекта управления (учет), изучения информации о процессах и результатах деятельности (анализ), работой по диагностике и оценке процессов развития и достижения поставленных целей. Процесс контроля состоит из установки стандартов, изменения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты  отличаются от установленных стандартов. С помощью контроля менеджер выявляет проблемы, причины их возникновения и принимает активные меры по корректировке отклонений от цели и плана деятельности.     

Почему  необходим контроль? Руководители начинают осуществлять функцию контроля с  того самого момента, когда они сформулировали цели и задачи и создали организацию. Контроль очень важен, если вы хотите, чтобы организация функционировала успешно. Без контроля начинается хаос, и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможно. Важно и то, что уже сами по себе цели, планы и структура организации определяют ее направление деятельности, распределяя ее усилия тем или иным образом и направляя выполнение работ. Контроль, таким образом, является неотъемлемым элементом самой сущности всякой организации. Это и дало основание Питеру Дукеру заявить, «синоним слова «контроль» - это «направление». Сопоставляя реально достигнутые результаты с запланированными, то есть, отвечая на вопрос «На сколько мы продвинулись к поставленной цели?», руководство организации получает возможность определить, где организация добилась успеха, а где потерпела неудачу.   
                   Контроль - это важная и сложная функция управления. Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто ему специально этого не поручал.   
         Контроль очень важен, для того чтобы организация функционировала успешно. Контроль – это фундаментальный элемент процесса управления. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию нельзя рассматривать полностью в отрыве от контроля. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2.Сущность и этапы  процесса контроля

 

 

     Осуществление производственного процесса немыслимо  без проведения контроля, так как невозможно сравнивать фактическое и плановое положение дел. Менеджер любого уровня должен разрабатывать и осуществлять контроль, позволяющий регулировать деятельность организации для достижения поставленных целей.   
          Контроль, как функция менеджмента, состоит из сравнения фактического положения предприятия с намеченными в планах параметрами, а также установления интервалов расхождения между достигнутыми объемами производства и плановыми в процессе достижения целей предприятия. На основе контроля можно решить, какие действия надо предпринять, чтобы устранить отклонения фактических результатов от запланированных.   
          Функция контроля играет существенную роль в деятельности менеджера, распределяющего поручения подчиненным. Именно на него возлагается ответственность за повседневную деятельность работников. Контроль можно охарактеризовать как регулярную деятельность менеджеров по оценке и сопоставлению выполненной работы с намеченными в планах заданиями, а также учет использованных сырьевых, финансовых и материальных средств в процессе достижения целей предприятия и поиска более рациональных путей их расходования.     

Функция контроля тесно связана с планированием. С помощью планирования менеджер устанавливает цели, ориентиры и в соответствии с ними разрабатываются стандарты, на основе которых происходит сравнение выполненных работ с запланированными. При наличии отклонений фактических объемов работы от намеченных заданий менеджер должен на основе контроля осуществить корректировку деятельности, которая может включать в себя разработку новых планов и контрольных заданий.   
      Зачастую функцию контроля менеджер реализует уже после исполнения всех остальных функций менеджмента. Подобный подход может создать впечатление, что контроль реализуется только после того, как событие уже произойдет. Да и сама потребность в контроле возникает тогда, когда обнаруживается ошибка в том или ином процессе. Но лучше всего рассматривать контроль как функцию, которая реализуется одновременно с другими функциями менеджмента.      

Процесс контроля состоит из нескольких этапов.     

На  первом этапе производится определение  параметров функционирования и развития организации, которые в последствии  необходимо контролировать, а также  источников информации о них. На практике эти параметры являются стандартами и нормами, которые соответствуют целям организации. К нормативам могут быть отнесены расход материальных ресурсов, показатели эффективности, объем работ и т.д.     

На  втором этапе должна быть составлена модель управления организацией. В  ней отражаются потоки ресурсов, информации, места образования промежуточных и конечных результатов, также наиболее подходящие места для осуществления контроля.      

Третий  этап процесса контроля заключается  в снятии информации о полученных результатах и сопоставлении их с существующими нормативами. Это позволяет определить есть ли отклонения от стандартов и пора ли осуществлять корректирующие действия.      

Четвертый этап процесса контроля состоит в  корректировке деятельности организации, пересмотре планов, перераспределение заданий, внедрение новых технологий. Но к этому нужно относиться весьма осторожно. Если дела в организации идут неплохо и поставленные цели в основном достигаются, лучше воздержаться от внесения корректировок в деятельность организации, так как лишние изменения за исключением особых случаев, те или иные отклонения не всегда нарушают нормальный ход производственного процесса и не так значительно влияют на конечные результаты.     

На  практике существуют два варианта корректировки  действий. Первый заключается в устранении причин, которые порождают отклонения, путем их ликвидации. А второй – изменение стандартов, которые могут быть ошибочными, так как они могут отличаться от прогнозов, от которых реальные ситуации могут существенно отличаться.  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.3.Виды и методы контроля

 

 

     На практике существует три основных вида контроля: предварительный, текущий и заключительный.     

Предварительный контроль предшествует активной деятельности предприятия. По своему содержанию это организационный контроль, его основная задача состоит в проверке готовности к началу работы производственного аппарата, управленческой системы, персонала.     

Первое направление предварительного контроля - проверка соответствия управленческой системы компании имеющейся структуре организации, свойства уже принятых решений и документов, правильности их дизайна, степени ознакомления с ними исполнителей и усвоения поставленных задач - ведь четкость установок и доходчивость инструкций во многом предопределяют успех работы.      

Другое направление предварительного контроля призвано ответить на вопрос, может ли персонал решить предусмотренные планом задачи. Потому кадровые службы изучают служащих, принятых на работу, их профессиональную пригодность; отбирают лиц, владеющих более подходящими для выполнения предстоящей работы навыками, знаниями и опытом. Такой контроль осуществляется на базе заблаговременно разработанных требований, предъявляемых к каждой категории профессионалов, при помощи тестов, экзаменов, собеседований.

Третье направление предварительного контроля - состояние материальных и денежных ресурсов компании, которые проверяются на их наличие, соответствие настоящих потребностям по структуре и количеству, гарантированность поставок сырья, материалов,  наличие на складах запасов и остатков готовой продукции.     

Средством предварительного контроля денежных результатов компании служит её бюджет, дозволяющий проверить правильность и обоснованность грядущих расходов, и надежность источников доходов.      

Текущий контроль традиционно существует в 2-ух формах: стратегического и оперативного. Объект стратегического контроля - эффективность использования ресурсов компании с точки зрения её конечных целей. Процесс стратегического контроля включает сбор, обработку и оценку информации об уровне производительности труда, внедрении и использовании инноваций, новейших способов работы, технологий и т.п. как в фирме в целом, так и её отдельных подразделениях.     

Оперативный контроль ориентирован на текущую производственную и хозяйственную деятельность компании. К его разновидностям относятся движение изделий в технологическом процессе (соблюдение последовательности операций и нормативов времени на них), загрузка оборудования; соблюдение графика работы; уровень себестоимости; степень организованности работы подразделения в целом (комплекс мер по её увеличению именуется диспетчированием); запасы сырья, готовых изделий, незавершенного производства; качество; текущее поступление и расходование денежных средств.     

Третий вид контроля - заключительный. Он связан с оценкой выполнения компанией собственных планов и просит всестороннего анализа не только результатов деятельности за истекший период, но сразу мощных и слабых сторон, с тем, чтоб получить дополнительную информацию для составления новых планов. Время от времени он может носить общий характер, то есть просто признавать работу в истекшем периоде удовлетворительной либо неудовлетворительной без какой бы, то ни было детализации.     

С точки зрения подхода к реализации контроль делится на внутренний и наружный. Последний осуществляется управлением либо особыми сотрудниками - контролерами. Мысль наружного контроля основывается на том непреложном факте, что люди, по крайней мере, формально, лучше выполняют свои обязанности, если знают, что за ними следит управляющий либо его представитель. В условиях внутреннего контроля исполнители сами смотрят за собственной работой либо её результатами и вносят по мере необходимости коррективы в свою деятельность.       

В процессе контроля используются различные  методы, способы и приемы, которые  позволяют эффективно проводить работу на всех этапах контрольного процесса. Рассмотрим два широко используемых метода организациями практически на всех этапах контрольного процесса, это «бенчмаркинг»  и тотальный контроль.     

По  определению Американского центра производительности и качества, бенчмаркинг – это процесс, включающий:

1. Установление компанией ключевых  сфер совершенствования работы  своей фирмы;
2. Идентификацию и изучение лучшей практики других компаний;
3. Внедрение новых процессов и систем, обеспечивающих рост их производительности и качества.

 

     Исходным  моментом процесса бенчмаркинга является сравнение параметров организации  с достижениями других компаний.     

Тотальный контроль качества характеризуется  тем, что он охватывает все этапы процесса контроля и связывает контроль с другими управленческими функциями - планированием, организацией, координацией и стимулированием.       

 Главная цель метода- это массивная  атака на все процессы организации  для достижения высокого качества и непрерывного поддержания его на высочайшем уровне.   

 

 

 

 

 

 

1.4.Значение контроля  на фирме. 

 

 

     Деятельность  любой организации требует контроля, без которого невозможно не только ее эффективное функционирование и  развитие, но и само существование. Усиление конкуренции на мировых и отечественных рынках, стремительное развитие и смена технологий и другие факторы обуславливают новые требования к контролю на предприятии.     

Контроль  в современных условиях является гарантией успешной деятельности фирмы. Он должен быть направлен на обеспечение основных показателей эффективной работы предприятия. Акценты должны быть смещены с простого фиксирования фактов отклонений от нормы и стандартов в сторону более перспективных, ориентированных на будущее.      

При этом контроль должен отвечать на следующие вопросы:

• Какие альтернативные варианты есть у предприятия и насколько они эффективны с точки зрения достижения поставленных целей
• Какие могут открыться перспективы у предприятия

 

     Таким образом, значение контроля и необходимость  фирмы в нем являются важным основополагающим аспектом деятельности любого предприятия. Ведь от того, насколько правильно будет организован процесс контроля, зависит успех организации.      

Я считаю, что контроль необходим в  любой сфере деятельности, а тем  более на предприятии. Контроль осуществляется на всех уровнях управления и если на каком-то из них произойдет сбой, то это повлечет за собой и сбои в работе всего предприятия. Ведь глубокий и последовательный контроль над каждым сотрудником, группой является важным аспектом деятельности формы. Без контроля невозможно добиться поставленных миссий фирмы и организовать четкое взаимодействие всех работников.

 

 

 

                                    Выводы по Главе 1.

1.  Контроль - это важная и сложная функция управления. Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим.  
         Контроль очень важен, для того чтобы организация функционировала успешно. Контроль – это фундаментальный элемент процесса управления. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию нельзя рассматривать полностью в отрыве от контроля.

2.  Функция контроля играет существенную роль в деятельности менеджера, распределяющего поручения подчиненным. Именно на него возлагается ответственность за повседневную деятельность работников. Контроль можно охарактеризовать как регулярную деятельность менеджеров по оценке и сопоставлению выполненной работы с намеченными в планах заданиями, а также учет использованных сырьевых, финансовых и материальных средств в процессе достижения целей предприятия и поиска более рациональных путей их расходования.     

Процесс контроля состоит из нескольких этапов.     

На  первом этапе производится определение  параметров функционирования и развития организации.     

На  втором этапе должна быть составлена модель управления организацией.     

Третий  этап процесса контроля заключается  в снятии информации о полученных результатах и сопоставлении их с существующими нормативами.     

Четвертый этап процесса контроля состоит в  корректировке деятельности организации, пересмотре планов, перераспределение заданий, внедрение новых технологий.

3.  На практике существует три основных вида контроля: предварительный, текущий и заключительный.     

В процессе контроля используются различные  методы, способы и приемы, которые  позволяют эффективно проводить работу на всех этапах контрольного процесса. Мною рассмотрены два широко используемых метода организациями практически на всех этапах контрольного процесса, это «бенчмаркинг»  и тотальный контроль

4.   Значение контроля и необходимость  фирмы в нем являются важным основополагающим аспектом деятельности любого предприятия. Ведь от того, насколько правильно будет организован процесс контроля, зависит успех организации. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Анализ системы контроля в сети магазинов «Привоз»

 

2.1.Общая характеристика сети магазинов «Привоз»

 

 

     Сеть магазинов «Привоз» образовано на основании действующего законодательства РФ в соответствии с Учредительным договором участников и действует на основании Устава.     

Общество  является юридическим лицом по российскому праву: имеет обособленное имущество, приобретает имущественные и личные неимущественные права и несет обязанности, может быть истцом и ответчиком в арбитраже, суде, вправе совершать любые не противоречащие законодательству, Уставу и Учредительному договору сделки на территории России и зарубежных государств.

В соответствии с уставом общество может заниматься следующими видами деятельности:

• посреднической и торгово-закупочной;
• выпуском и реализацией товаров народного потребления;
• рекламной деятельностью;
• консалтинговой (информационной и консультативной);
• другими видами коммерческой деятельности, не запрещенной действующим Российским законодательством.

 

     Основным  географическим рынком деятельности общества является Чита. На этой территории  находится 17 магазинов фирмы занимающихся продажей широкого ассортимента продовольственных товаров. На территории данного города это самая крупная торговая сеть. Учитывая высокую концентрацию расположенных торговых точек, фирма приобрела достаточную известность на данном географическом сегменте рынка.      

Специализированностью торговые точки не отличаются, предлагая  очень широкий ассортимент продовольственных  товаров: масло, копченая рыба, крупы, печенье, конфеты, торты, кексы, йогурты, хлеб, консервы, соки, вино-водочные товары и др.           

Продукция закупается либо у местных производителей, либо на оптовых базах города Чита.     

Помещения магазинов арендуются. Во всех магазинах  имеются подсобные помещения  для хранения товара, однако, при  их нехватке фирма арендует дополнительно  складские помещения (обычно заготавливая запасы перед ажиотажным спросом  перед праздниками).  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Организация процесса контроля в сети магазинов «Привоз»

 

 

     Контроль и анализ являются настолько взаимосвязанными функциями управления, что, характеризуя их проявление на данном предприятии, я считаю целесообразным рассмотреть их в комплексе, так как именно в процессе контроля происходит анализ основных показателей результативности работы предприятия, анализ использования имеющихся ресурсов и разработка последующих планов на основе данного анализа.     

Осуществление функции контроля опирается в  первую очередь на организацию системы учета и отчетности, включающей финансовые и производственные показатели деятельности и проведение их анализа.     

В «Привозе» используют две формы  контроля: финансовый (как основа общего управленческого контроля) и административный.     

Финансовый  контроль реализуется на основании  сопоставления с финансовым планом предприятия достигнутых результатов, он осуществляется путем получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям деятельности по стандартным формам, принятым в «Привозе»     

Административный  контроль осуществляется за соответствием  хозяйственных результатов показателям,запланированным в текущем бюджете; производится сравнение объема фактических  и планируемых продаж; анализируются,  изменение доли фирмы на рынке,  как в целом, так и по отдельным продуктам и сегментам рынка. Функции планирования и организации помогают в осуществлении предварительного контроля. Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, то их строгое соблюдение - это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении. В качестве форм осуществления предварительного контроля используются должностные инструкции, положения о структурных подразделениях, правила трудового распорядка и т.п. В данной организации предварительный контроль используется в трех ключевых областях - по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам. Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается за счет тщательного анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей.     

Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет (финансовый план предприятия), который  позволяет также осуществить  функцию планирования. Бюджет является механизмом предварительного контроля в том смысле, что он дает уверенность: когда организации потребуются наличные средства, эти средства у нее будут. Бюджеты устанавливают также предельные значения затрат и не позволяют тем самым какому-либо отделу или организации в целом исчерпать свои наличные средства до конца.     

Текущий контроль. Как это следует из его названия, текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Его объектом являются подчиненные сотрудники, а сам он традиционно является прерогативой их непосредственного начальника. Текущий контроль над деятельностью продавцов осуществляется заведующими магазинов, за деятельность заведующих - заместителем коммерческого директора и т.п. Формой проявления текущего контроля является выявление недостач, замечаний в книге жалоб и предложений, неявки на работу, в том числе по неуважительным причинам и т.д.