Контроль как функция менеджмента. 14

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 3

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ КОНТРОЛЯ КАК ОДНОЙ ИЗ ГЛАВНЫХ ФУНКЦИИ МЕНЕДЖМЕНТА 5

1.1 Контроль как заключительная функция в цикле менеджмента 5

1.2 Основные понятия, сущность, виды и необходимость контроля 10

ГЛАВА 2. ПРОЦЕСС ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ КОНТРОЛЯ НА ОАО «САХАНЕФТЕГАЗСБЫТ» 17

2.1 Общая экономическая характеристика ОАО «Саханефтегазсбыт» 17

2.2 Система контроля менеджмента на ОАО «Саханефтегазсбыт» 22

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 30

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 32

     ВВЕДЕНИЕ

     Актуальность. На деятельность организации оказывают влияние многочисленные факторы внешней и внутренней среды, действие которых предвидеть с достаточной степенью вероятности не всегда удается. Планы не всегда выполняются так, как было задумано.  Люди не всегда принимают делегированные им права и обязанности. Руководству не всегда удается должным образом мотивировать людей на достижение поставленных целей. Меняются условия окружающей среды и организация должна к ним адаптироваться.

     У руководства появляется возможность  обнаружить собственные ошибки и  ошибки персонала, а также определить, достигнуты ли поставленные цели благодаря  выполнению одной из функций менеджмента - функции контроля.

     Основная  задача контроля заключается в установке  стандартов которыми следует руководствоваться  при выполнении заданий, измерении  фактически достигнутых результатов  и проведении корректировок в  том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных  стандартов.

     Выполнение  менеджерами функции контроля начинается одновременно с выполнением функции  планирования в процессе выработки  целей и задач организации. Контроль является неотъемлемой частью процесса управления в любой организации.

     Среди многочисленных факторов внутренней среды  особенно отличается высокой степенью неопределенности такой фактор как  люди, работающие в организации. С  помощью контроля менеджер может  своевременно отреагировать на изменение в поведении людей в процессе их работы.

     Использование механизмов контроля позволяет обнаружить ошибки и проблемы, возникающие в  процессе выполнения работ, и, соответственно, скорректировать деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис. Контроль помогает также определить, какие именно из применяемых способов достижения целей оказались наиболее эффективными и какие - неудачными и, таким образом, фирмы определяют, в каких областях им следует расширяться, а в каких следует свернуть свою деятельность.

     Целью курсовой работы является изучение процесса контроля как функции менеджмента на примере ОАО «Саханефтегазсбыт».

     В соответствии с поставленной целью в работе необходимо решить следующие задачи:

• определить контроль как заключительную функцию в цикле менеджмента;
• изучить основные понятия, сущность, виды и необходимость контроля в менеджменте;
• дать общую экономическую характеристику ОАО «Саханефтегазсбыт»;
• выявить систему контроля менеджмента на ОАО «Саханефтегазсбыт».

       Поставленная  цель и задачи предопределяют структуру  курсовой работы, которая состоит  из введения, двух глав, заключения, списка использованных литературы.

     Объектом  курсовой работы является система контроля в ОАО «Саханефтегазсбыт».

     Предметом курсовой работы является процесс осуществления  контроля как функции менеджмента  на ОАО «Саханефтегазсбыт».

       Теоретическую основу исследования составляют работы российских ученых, таких как В.Р.Веснин, В.В.Лукашевич, Виханский О.С. и другие.

     При написании практической части курсовой работы использованы данные Годового отчета ОАО «Саханефтегазсбыт» за 2010 год.

     ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ  ОСНОВЫ КОНТРОЛЯ КАК ОДНОЙ ИЗ ГЛАВНЫХ  ФУНКЦИИ МЕНЕДЖМЕНТА

     1.1 Контроль как  заключительная функция в цикле  менеджмента

     Управление  не может существовать отдельно от его объекта, поэтому содержание функций управления в каждом конкретном случае в значительной мере определяется особенностями управляемого объекта.

     При управлении предприятием реализуются  как общие функции, характерные  для всех систем, так и функции, присущие только данной системе. Наличие  общих функций предопределяет принципиальное единство структуры процесса управления на предприятиях независимо от их отраслевой принадлежности.¹

     Основными функциями управления предприятием являются: перспективное и текущее  планирование; организация и регулирование; мотивация и координирование; контроль и учет. Таким образом, основа управленческой деятельности — это выполнение менеджером четырех общих функций, которые  составляют так называемый цикл менеджмента: планирование, организация, мотивация, контроль

     Цикл  — совокупность процессов, совершаемых  в течение определенного времени. В процессе производства продукции  цикл менеджмента обычно осуществляется непрерывно и имеет тенденцию  к возобновлению.

     Контроль  является заключительной функцией цикла  менеджмента. Контроль заключается  в наблюдении за ходом производственных процессов, выявлении отклонения от них. С помощью учета результатов  работы достигается оценка ее итогов.²

     Универсальной системы контроля нет. Система контроля должна разрабатываться в зависимости  от индивидуальных особенностей каждого  предприятия.

     За  рубежом на большинстве предприятий, как крупных, так и мелких, контроль над производством получил весьма большое развитие. Более того, считается  выгодным иметь большой штат высокооплачиваемых работников для контроля над производством, так как это устраняет потери рабочего времени на предприятиях. Предприятия стремятся выполнять  намеченные планы даже в случае изменения  каких-либо условий работы.³

     Многие  крупные компании в условиях действия четкой системы контроля устанавливают  значительно более жесткие сроки  производственного цикла. Так, в  частности, действуют многие предприятия  в США и Японии, степень обеспеченности которых необходимыми комплектующими составляет всего несколько часов  работы. Это является следствием надежной деятельности поставщиков и эффективной  системы контроля. Уверенность в  соблюдении сроков поставок является необходимым условием производства. Кроме того, четкость поставок позволяет  сокращать издержки производства путем  экономии на складском хозяйстве.

     Наряду  с этим считается выгодным иметь  определенное количество резервных  производственных площадей и неиспользуемого  оборудования, даже если оно используется не полностью, так как это делает излишней переналадку машин, которая  отнимает много времени.

     На  предприятиях создаются аварийные  запасы сырья, материалов, запасных частей. Однако точное соблюдение производственных графиков и контроль за их выполнением позволяют сокращать запасы и экономить средства, которые могли бы оказаться замороженными в запасах.⁴

     Конкурентная  борьба в условиях рынка делает необходимым  тщательный анализ издержек производства с целью выявления всех видов  потерь. Только таким способом можно  достигнуть наибольшей экономии в производстве. Менеджер должен быть заинтересован  не столько в том, чтобы знать, какими в конечном счете оказываются  издержки производства, сколько в  том, чтобы контролировать эффективность  работы предприятия. Поэтому более  пристальное внимание при контроле он должен направлять на отыскание  причины отклонений от стандартов или  нормативов. При определении размеров этих отклонений устанавливается контроль на соответствующих участках работы, чтобы решить: оправданы ли при  существующих условиях работы указанные  отклонения; каким способом можно  в будущем устранить эти отклонения, ведущие к превышению нормативных  издержек производства; может ли более  тщательный анализ методов работы способствовать достижению лучших результатов.

     Вполне  обоснованный интерес к данным об издержках производства требует  быстрого их исчисления. Они немедленно должны доводиться до сведения всех менеджеров, причем быстроте подготовки этих данных придается большее значение, чем  абсолютной точности. Так, менеджеру  низшего или среднего звена могут  сообщаться дневные сводки затрат на рабочую силу, а высшему звену  менеджеров — дневные сводки всех издержек производства. Повышенный интерес  менеджеров к вопросам издержек производства на стадии контроля стимулируется тем, что размер их оплаты труда в значительной степени должен зависеть от их способности  снизить издержки производства.⁵

     Другим  видом контроля является сравнение  сметы доходов и расходов с  реальными результатами. Его цель состоит в том, чтобы выявить  отступления от плановых заданий  сразу же по их возникновении. Менеджер при проверке должен войти во все  детали, анализируя как стоимостные, так и количественные показатели. Сравнение производится по принципу исключений, при котором показатели, имеющие наибольшее значение, выделяются для проверки, а остальные отбрасываются  как ненужные. Отступления от нормативов исследуются только в тех случаях, когда они существенны. Контроль посредством проверки выполнения сметы  доходов и расходов облегчает  распределение ответственности  среди персонала предприятия. Каждый работник, который ответственен за свой участок работы, должен работать по утвержденной смете. Через определенные промежутки времени он получает от менеджера информацию с указанием  о том, в какой мере им выполняется  плановое задание, положенное в основу сметы. Кроме того, менеджером должны созываться совещания, на которых работникам сообщают о допущенных ими отступлениях от первоначального плана, если они  имели место, а также о пределах этих отступлений. В последнее время  в теории и практике контроля появляется все больше сторонников так называемого  «экологического» подхода. Суть его  можно понять путем сравнения  с традиционным вариантом организации  контроля на предприятии.⁶

     Традиционный  подход к контролю построен на функциональном принципе, при котором процесс  работы дифференцируется на множество  этапов. Каждый работник получает определенные задания от руководства и должен их строго выполнять в соответствии с установленными правилами. Такие  правила, образно говоря, определяют каждый шаг работника. Тотальный  контроль за выполнением этих правил отнимает много времени и мешает работе.

     Современный взгляд на контроль основан на известном  в живой природе принципе выживания  и самоконтроля. Экосистема — это  некое сообщество организмов, находящихся  в сбалансированных, хотя и сложных, отношениях. Несмотря на то, что члены  такого сообщества могут конкурировать  друг с другом за доступ к ресурсам, они всегда поддерживают общее равновесие в системе. Однородные сообщества (в  которых всего несколько членов) уязвимы и недолговечны. Любое  неожиданное событие может нарушить равновесие. Экосистемы с множеством разнообразных составляющих более  активны и жизнеспособны.

     Деловой мир живет и развивается по тем же законам. Рынок — это  сложная система, участники которой  выступают, как правило, одновременно в ролях потребителей, продавцов, поставщиков и конкурентов. Предприятия  также можно рассматривать как  экосистемы. Те из них, которые имеют  большое разнообразие продукции, оказываются  более жизнеспособными, чем монолитные, однородные, занятые выпуском одного изделия. По мере того, как бизнес стремительно развивается, иерархическая система  работы, в которой все распоряжения исходят лишь сверху и существует жесткий централизованный контроль, становится все менее эффективной. Работники должны сами выбирать и  создавать необходимую форму  работы — так же, как живые  организмы выживают в природной  среде путем создания собственных  форм существования и приспособления.

     Перед группой работников ставится определенная задача, за выполнение которой она  несет полную ответственность. Если коллектив найдет какие-либо пути улучшения  работы, он будет иметь полное право  вносить изменения в свою работу самостоятельно, без получения одобрения  руководства через бюрократическую  систему. Таким образом, у работников появляется большая заинтересованность в работе. Несмотря на кажущееся  отсутствие централизованного контроля при такой системе, компания в  целом будет действовать намного эффективнее. Известно, что нет ничего более действенного, чем самоконтроль.⁷

     Функции менеджмента, входящие в состав цикла  менеджмента (планирование, организация, мотивация и контроль), находятся  в постоянной взаимосвязи и взаимозависимости. Так, например, функция контроля тесно  связана с функцией планирования, поскольку на базе информации, полученной при контроле, и ее анализа у  менеджера появляется возможность  внесения необходимых уточнений  в ранее намеченные планы производства. Аналогичным образом увязаны  функции организации производства и мотивации персонала. Продуманный  комплекс действий менеджера по мотивации  персонала во многом способствует совершенствованию  организационной структуры предприятия (сокращение лишних подразделений и  должностей с последующим повышением уровня оплаты труда оставшимся сотрудникам), повышению производительности труда  и качества работы. Действенный контроль за работой сотрудников позволяет  менеджеру выявлять лучшие кадры  и с помощью соответствующей  мотивации (премирование, повышение  в должности) поощрять их к дальнейшим успехам в работе. От эффективности  планирования зависит, насколько удастся  менеджеру осуществить работу по организации производства. Таким  образом, налицо тесная взаимная связь  и зависимость составляющих цикла  менеджмента.⁸

     1.2 Основные понятия, сущность, виды и необходимость контроля

     Контроль  — это процесс обеспечения  достижения организацией своих целей. Он представляет собой систему наблюдения и проверки соответствия процесса функционирования управляемой подсистемы принятым решениям, а также выработки определенных действий.

     Существует  три аспекта управленческого  контроля:

• установление стандартов — точное определение целей, которые должны быть достигнуты в определенный отрезок времени. Оно основывается на планах, разработанных в процессе планирования;
• измерение того, что было достигнуто за период, и сравнение достигнутого с ожидаемыми результатами;
• подготовка необходимых корректирующих действий.

       Менеджер должен выбрать одну  из трех линий поведения: ничего  не предпринимать, устранить отклонение  или пересмотреть стандарт.⁹

     Выделяют  следующие виды контроля:

1. предварительный контроль. Осуществляется до фактического начала работ. Средства осуществления — реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Используется по отношению к человеческим (анализ профессиональных знаний и навыков, необходимых для выполнения должностных обязанностей, отбор квалифицированных людей), финансовым (составление бюджета) и материальным ресурсам (выработка стандартов минимально допустимых уровней качества, проведение проверок);
2. текущий контроль. Осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы. Для осуществления контроля аппарату управления необходима обратная связь;
3. заключительный контроль. Одна из функций состоит в том, что контроль дает руководству информацию, необходимую для планирования, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Также способствует мотивации, так как измеряет достигнутую результативность.

     Технология  контроля осуществляется по следующей  схеме:

• выбор концепции контроля (система, процесс, частная проверка);
• определение целей контроля (целесообразность, правильность, регулярность и эффективность контроля);
• установление норм контроля (этические, производственные, правовые);
• выбор методов контроля (диагностический, терапевтический, предварительный, текущий, заключительный);
• определение объема и области контроля (сплошной, эпизодический, финансовый, качества продукции).¹⁰

     В процедуре контроля есть три четко  различимых этапа: выработка стандартов и критериев, сопоставление с  ними реальных результатов и принятие необходимых корректирующих действий. На каждом этапе выполняется комплекс специализированных работ.

     Первый  этап процедуры контроля демонстрирует, насколько тесно взаимосвязаны  функции контроля и планирования.

     Второй  этап процесса контроля состоит в  сопоставлении реально достигнутых  результатов с установленными стандартами.

     Определение масштаба допустимых отклонений - вопрос кардинально важный. Если взять слишком  большой масштаб, то возникающие  проблемы могут приобрести грозные  очертания. Но если взять слишком  маленький масштаб, то организация  будет реагировать на очень небольшие  отклонения, что весьма разорительно и требует много времени. Для  того чтобы быть эффективным, контроль должен быть экономным.¹¹

     Основная  цель контроля состоит в том, чтобы  добиться такого положения, при котором  процесс управления организацией действительно  заставлял бы ее функционировать  в соответствии с планом.

     После оценки полученных результатов процесс  контроля переходит на третий этап, на котором менеджер должен принять  какое-либо решение: устранить отклонение, пересмотреть стандарт или ничего не предпринимать.

     Не  все заметные отклонения от стандартов следует устранять. Иногда сами стандарты  могут оказаться нереальными, потому что они основываются на планах, а планы - это лишь прогнозы будущего и иногда они могут оказаться  нереальными

     При разработке процедуры контроля менеджер должен принимать во внимание поведение  людей, т.к. контроль сильно действует  на психологическое состояние работников

     Но  наглядность контроля может вызвать  отрицательный результат. Если сотрудники знают установленные стандарты  и всю процедуру контроля, то они, как правило, стремятся зафиксировать  измерения результатов работы на уровне, который гарантирует наивысшее  вознаграждение и в тех только областях, где проводятся измерения.¹²

     Необходимость контроля обусловлена следующими обстоятельствами:

• потребность организации процесса производства в соответствии с имеющимися резервами и ресурсами;
• требования потребителей к качеству, стандарту и сертификации выпускаемой продукции;
• изменяющиеся внутренние и внешние условия производства, необходимость выявления тенденций из меняющегося спроса и предложения продукции;
• формирование базы данных для дальнейшего планирования расходования материальных и финансовых средств, совершенствования нормативных показателей по труду;
• своевременное вмешательство в производственный процесс при отклонениях от принятых норм и нормативов и др.¹³

     Контролю  подлежит все, что принимает прямое и опосредованное участие в производительной деятельности работников. Бесконтрольность порождает целый ряд негативных последствий. В любой организации  не должно быть работников, вышедших из-под  контроля, какой бы высокий пост они не занимали, начиная от президента, председателя совета директоров, генерального директора и вплоть до рядовых  исполнителей. Контролю подлежат все  технические и технологические  условия производства: здания, сооружения, коммуникации, машины, станки, оборудование, приборы и инструменты, техническая  и технологическая документация, сырье, комплектующие узлы и детали и т.д. Обязательным и систематическим  должен быть контроль финансовой деятельности предприятия, кадровых органов и  всех других отделов и служб.

     В определенной степени контроль на предприятии  осуществляют все работники, каждый в сфере своей компетенции. Ведущую  роль в этой деятельности играют отдел  технического контроля (ОТК) и менеджеры. В своей работе они руководствуются  рядом основополагающих требований.

     Контроль  должен быть всеохватывающим, но немелочным, неназойливым, нетотальным и не вызывать у подчиненных чувства неприязни  к контролирующим.

     Контроль  должен быть тщательно спланирован, в планах необходимо определить приоритеты и четко выразить стратегическую направленность контроля.

     Контроль  осуществляется не ради самого контроля или "подсиживания" сотрудников, а ради получения результатов, важных для улучшения работы или показателей, снижения издержек производства и улучшения  качества продукции.

     Контроль  необходимо осуществлять своевременно и эффективно, что подразумевает  получение сведений об объекте или  субъекте контроля ко времени и месту, а также конкретные предложения  по его итогам.

     Система контроля не должна быть дорогостоящей, нельзя отвлекать на его проведение большое количество работников от их непосредственной деятельности.

     Менеджер, осуществляющий контроль, обязан учитывать  человеческий фактор. Он должен стремиться к объективности, доброжелательности, избегать скрытости и заботиться об улучшении морально-психологического климата в коллективе. Контролирующий всегда должен помнить, что лучше  самих работников данного отдела, цеха или службы дело никто не знает, поэтому важно привлечь на свою сторону  всех, имеющих отношение к контролируемому  вопросу.¹⁴

     Выводы  по Главе 1

     Основные  вопросы контроля как функции  менеджмента сводятся к необходимости  осуществления всестороннего и  постоянного анализа хода производственного  процесса. В отечественной практике разработаны основополагающие принципы и методы контроля, его необходимость  и требования к его проведению.

     Контроль  осуществляют по трем основным направлениям: предварительный, текущий и итоговый. Важным для практической работы менеджера  является умение организовать самоконтроль. Проведение контроля предусматривает  четыре основных этапа: определение  критериев, сроков и методов контроля; создание модели процесса контроля и  установление "точек контроля"; получение информации и ее анализ; корректировка на основе полученной информации.

     В современных условиях все успешно  работающие предприятия проводят работу в области стандартизации, сертификации и контроля качества продукции.

     Менеджер  должен помнить, что контроль - это  не самоцель, а действенное средство повышения производительности труда, снижения издержек и улучшения потребительских  свойств и полезности продукции. 

     ГЛАВА 2. ПРОЦЕСС ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ  КОНТРОЛЯ НА ОАО «САХАНЕФТЕГАЗСБЫТ»

     2.1 Общая экономическая  характеристика ОАО «Саханефтегазсбыт»

     ОАО «Саханефтегазсбыт» является одним из крупных предприятий Республики Саха (Якутия). Общество ежегодно осуществляет стабильный завоз нефтепродуктов для нужд бюджетной сферы, населения и мелкооптовых предприятий республики.

     Открытое  акционерное общество (ОАО) «Саханефтегазсбыт» образовано 1 сентября 2000 г. во исполнение  Указа Президента Республики Саха (Якутия) от 25.08.2000 г. № 1160 и постановления  Правительства РС (Я) от 30.08.2000 г. № 445.

     Учредителем ОАО «Саханефтегазсбыт» выступила  Республика Саха (Якутия) в лице Министерства имущественных отношений РС (Я) со стопроцентной долей государства  в уставном капитале.

     ОАО «Саханефтегазсбыт» является самостоятельным  хозяйствующим субъектом с правом юридического лица, имеет самостоятельный  баланс, расчетные и иные счета  в банках.

     Общество  имеет 25 структурных подразделений (филиалов) расположенных на территории Республики Саха (Якутия)

     ОАО «Саханефтегазсбыт» является крупным  предприятием, расположенным на всей территории Республики Саха (Якутия).

     Общество  ежегодно осуществляет стабильный завоз  нефтепродуктов для нужд бюджетной  сферы, населения и мелкооптовых предприятий республики.¹⁵

     Основными задачами предприятия на будущее являются:¹⁶

• обеспечения выполнение утвержденного плана финансово-хозяйственной деятельности общества;
• развитие сети АЗС в соответствии с поставленными Правительством Республики Саха (Якутия) социальными задачами и экономической целесообразностью;
• доведение нефтебазового хозяйства общества до соответствия норм промышленной и пожарной безопасности;
• завершение работ по увеличению уставного капитала общества.

     Основными видами деятельности ОАО «Саханефтегазсбыт» являются:

• оптово-розничная реализация нефтепродуктов;
• оказание услуг по приему, складским операциям и хранению нефтепродуктов.

     Приказом  Управления федеральной антимонопольной службы по РС (Я) от 27 августа 2004 г. №72 ОАО «Саханефтегазсбыт» включено в реестр хозяйствующих субъектов, имеющих на рынке определенного товара долю более 35 %.

     Основную  долю в выручке предприятия занимает оптовая и розничная реализация, а также услуги по приему и хранению нефтепродуктов.

     Основные  конкуренты ОАО «Саханефтегазсбыт» на рынке Республики Саха (Якутия):

• по реализации нефтепродуктов через сеть АЗС - ОАО НК «Тумаада-нефть», ООО НК «Сибойл», ОАО «ЯТЭК»;
• по оптовой реализации нефтепродуктов – ОАО «Алмаззолотокомплект», ОАО НК «Тумаада-нефть», ООО «Шанс-Трейд»;

     по  оказанию приемо-складских услуг  и хранению нефтепродуктов -  ОАО  НК «Тумаада-нефть», ГУП «ЖКХ РС (Я)», Дирекция аэропортов РС (Я), ОАО АК «Якутскэнерго».

     Приоритетными направлениями деятельности ОАО  «Саханефтегазсбыт» являются:

• получение прибыли с ежегодным ростом рентабельности, достаточным для инвестирования в капстроительство и пополнение собственных оборотных средств;
• снижение кредитной зависимости Общества;
• доведение нефтебазового хозяйства Общества до соответствия норм промбезопасности, оптимизация и развитие нефтебазового хозяйства в соответствии с основными направлениями развития Республики Саха (Якутия) на ближайшую перспективу;
• развитие сети АЗС в соответствии с поставленными Правительством Республики Саха (Якутия) социальными задачами и экономической целесообразностью;
• разработка и внедрение современных систем складского и аналитического учета;
• разработка и реализация мероприятий по снижению потерь нефтепродуктов и усиление мер по их сохранности;
• обеспечение роста объемов реализации нефтепродуктов и оказание услуг;
• разработка мероприятий по оптимизации и сокращению расходов ОАО «Саханефтегазсбыт»;
• совершенствование механизма ценообразования.