Контроль как функция менеджмента. 2

Содержание

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………….……………….3

1.Контроль  как функция менеджмента……………………………….………... 5

    1.1 Определение контроля………………………………………………….….6

   1.2 Виды контроля………………………..…..………………………….…...…8

    1.3 Эффективность контроля  ……………………………………….……..…10

    1.4 Характеристики эффективного контроля………………………………..12

2 Анализ внешней и внутренней среды ОАО «Газпром»…………...…..…….15

2.1  Общая характеристика ОАО «Газпром» 15

2.2. Миссия фирмы, дерево целей. 17

2.3. Организационная структура 18

2.4. Методы управления 19

2.5. Анализ системы мотивации 19

2.6 Организационная культура фирмы. 20

3.  Анализ выполнения контроля НИОКР для  нужд ОАО "Газпром"……..…22

3.1 Технический  контроль организации ОАО «Газпром»……………….…23

3.2 Рекомендации  по выполнению Технического контроля……………..…26

Заключение

Список использованной литературы

Приложения

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Руководители  начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда ими  сформулированы цели и задачи, создана  организация. Контроль очень важен  для успешного функционирования организации. Без контроля начинается хаос, и объединить деятельность каких-либо групп становится чрезвычайно сложно. Контроль, таким образом, является неотъемлемым элементом самой сущности организации.

Представьте, что Вы как руководитель организовали деятельность своих подчиненных  и что же, в этом случае, Вам  остается сидеть и ждать результата? А вдруг у подчиненных что-то не получится? Вдруг они безответственно  отнесутся к Вашему заданию, или  у них возникнут непредвиденные осложнения, а Вы в это время  будете спокойно сидеть, и ждать  пока неприятности не свалятся на Вас? Чтобы подобного не случилось, менеджер должен контролировать и регулировать деятельность работников организации.

Необходимость в контроле обусловлена следующими обстоятельствами:

· предупреждение возникновения кризисных ситуаций. Ошибки и проблемы, возникающие при  анализе ситуации внутри организации, переплетаются, если их вовремя не исправить, с ошибками в оценке будущих условий  окружающей среды и поведения  людей. Таким образом, функция контроля - это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы и скорректировать деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризисную ситуацию;

· поддержание  успеха. Положительной стороной контроля является поддержка всего успешного  в деятельности организации. Определяя  успехи и неудачи организации  и их причины, руководители получают возможность достаточно быстро адаптировать организацию к динамичным условиям

внешней среды  и обеспечить тем самым наибольшие темпы продвижения к основополагающим целям организации.

Контроль - это  функция управленческой деятельности. Одной из задач управленческой деятельности является количественная и качественная оценка и учёт результатов работы организации. Для этого руководитель сопоставляет плановые и фактические  показатели и выявляет их совпадение или несовпадение. При несовпадении он вынужден реагировать и регулировать деятельность подчиненных.

Это приводит к необходимости проверки разнообразных  параметров деятельности организации  и, следовательно, появлению разных видов контроля. Мы различаем контроль по времени осуществления, степени  охвата, срокам проведения и форме  осуществления.

С другой стороны, реализация контрольной функции  в управлении всегда растянута во времени и, следовательно, мы вправе говорить о процессе контроля, который  основан на целях контроля и состоит  из четырех этапов: установление целей контроля, проведение наблюдений и измерений, сравнение со стандартами и коррекция деятельности.

Для успешной управленческой деятельности необходим  эффективный контроль, и он становится эффективным только при наличии  следующих характеристик: действенность, гибкость, систематичность, комплексность, экономичность, гласность, своевременность  и понятность.

 

Целью курсовой работы является:

углубление  знаний, полученных в результате изучения курса “Менеджмент”;

  - закрепление навыков работы с экономической литературой, компьютерными технологиями;

  - формирование  навыков научно-исследовательской  работы;

  - изучение методов разработки экономико-математических моделей управления предприятием

Основные  задачи:

  -  построение модели организационной структуры системы управления машиностроительным предприятием;

- разработка  организационной структуры подсистемы  управления внешними связями;

  - разработка должностной инструкции для одного сотрудника управленческого персонала;

  -  разработка  модели системы управления  развитием  предприятия.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.Контроль как функция менеджмента.

 

Необходимость, цели контроля. Совершенные требования к организации контроля исполнения в условиях рыночных отношений.

На деятельность организации оказывают влияние  многочисленные факторы внешней  и внутренней среды, действие которых  предвидеть с достаточной степенью вероятности не всегда удается. Планы  не всегда выполняются так, как было задумано. Люди не всегда принимают  делегированные им права и обязанности. Руководству не всегда удается должным образом мотивировать людей на достижение поставленных целей. Меняются условия окружающей среды и организация должна к ним адаптироваться.

У руководства  появляется возможность обнаружить собственные ошибки и ошибки персонала, а также определить, достигнуты ли поставленные цели благодаря выполнению еще одной функции менеджмента - функции контроля.

Контроль  относится к числу тех функций  управления, сущность которых не всегда правильно понимается людьми. Слово  “контроль” как и слово “власть” вызывает чаще всего отрицательные  эмоции, т.к. воспринимается, прежде всего, как ограничение, принуждение. И, действительно, контроль как функция, которую выполняет  менеджер, состоит в обеспечении подчинения кому-то или чему-то. С помощью контроля устанавливаются ограничения, благодаря которым исключается возможность действий, наносящих вред организации. Однако, это лишь один из аспектов контроля.

Основная  задача  контроля заключается в установке стандартов, которыми следует руководствоваться при выполнении заданий, измерении фактически достигнутых результатов и проведении корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Выполнение  менеджерами функции контроля начинается одновременно с выполнением функции  планирования в процессе выработки  целей и задач организации. Контроль является неотъемлемой частью процесса управления в любой организации.

Хорошо  продуманные планы и организационные  структуры не всегда могут обеспечить достижение поставленных целей из-за изменения законов, технологий, условий  конкуренции и других факторов внешней  среды. Для того, чтобы подготовиться  и отреагировать должным образом  на подобные изменения, организациям нужен  эффективный механизм своевременной оценки воздействия на них этих факторов перемен. Такой механизм может быть создан на основе контроля.

Среди многочисленных факторов внутренней среды особенно отличается высокой степенью неопределенности такой фактор как люди, работающие в организации.

Их нельзя запрограммировать на выполнение какой-либо задачи с абсолютной точностью. Познать механизм поведения людей в процессе трудовой деятельности не всегда удается полностью.

Ещё труднее  прогнозировать ответную реакцию людей  на введение новых инструкций и команд, возложение дополнительных прав и обязанностей в связи с изменениями в организационной структуре управления.

С помощью  контроля менеджер может своевременно отреагировать на изменение в  поведении людей в процессе их работы.

Использование механизмов контроля позволяет обнаружить ошибки и проблемы, возникающие в  процессе выполнения работ и соответственно скорректировать деятельность организации  до того, как эти проблемы перерастут в кризис. Ярким примером необходимости  контроля могут служить бесчисленные банкротства мелких фирм, причиной которых, как правило, является непонимание предпринимателями важности выполнения функции контроля.

В малых  фирмах отношения строятся, в основном, на доверии друг к другу и механизмы  контроля за ходом работ отсутствуют, поэтому допускаемые ошибки, накладываясь и нарастая, в большинстве случаев  приводят к серьезным финансовым потерям. Предупреждение возникновения  кризисных ситуаций является одной  из основных целей контроля.

Контроль  помогает также определить, какие  именно из применяемых способов достижения целей оказались наиболее эффективными и какие – неудачными и, таким  образом, фирмы определяют, в каких  областях им следует расширяться, а  в каких следует свернуть свою деятельность.

 

1.1. Определение контроля

 

В процессе управления страной, отраслью, регионом, предприятием или организацией возникает  множество не предусмотренных системой управления ситуаций и неопределённостей.

Для устранения всех отклонений от намеченных целей, а также для достижения планируемых  показателей реализуется функция  контроля. Возникает потребность  в осуществлении контроля. Функции  планирования, организации, мотивации  нельзя осуществлять в отрыве от функции  контроля. Деятельность организации  должна обеспечить получение требуемого результата, она всегда протекает  как управляемый процесс. Отсюда следует необходимость осуществления  предварительного, а также заключительного  видов контроля. В самом общем  виде контроль можно рассматривать  как процесс измерения фактически достигнутых результатов по отношению  к запланированным.

При этом возможны два варианта:

1) совпадение  фактически достигнутых результатов  с запланированными, требуемыми;

 

2) несовпадение  фактически достигнутых результатов  с запланированными.

В первом случае - всё замечательно, работа соответствует  плану или иным требованиям к  ее осуществлению.

 Во  втором - требуется принятие решения  о необходимости коррекции.

      Иногда контроль называют обратной  связью. Воздействуя на объект  управления, получают информацию  о новом состоянии. На основании  этой информации принимают новые  решения и осуществляют воздействия.  Под обратной связью подразумевают  передачу данных о полученных  результатах.

Пример: простейшим примером обратной связи  является отчёт подчинённого руководителю о своей работе. Руководитель выявляет ошибки и просчеты подчиненного и  корректирует его действия для исправления  негативной ситуации. Система обратной связи позволяет руководителю выявить  непредвиденные проблемы и скорректировать  свою линию поведения так, чтобы  избежать отклонения в работе организации  от наиболее эффективного пути ее движения к поставленным целям.

Все системы  обратной связи включают одни и те же основные элементы и работают на одних принципах. Эти системы, во-первых, имеют цели; во-вторых, используют внешние  ресурсы; в-третьих, преобразуют внешние  ресурсы для внутреннего использования; в-четвертых, следят за значительными  отклонениями от намеченных целей; в-пятых, корректируют эти отклонения для  того, чтобы обеспечить достижение целей.

Некоторые организации создали целые системы  контроля, задачей которых является обеспечение достижения плановых показателей  в деятельности.

То есть, система контроля обеспечивает обратную связь между ожиданиями, определёнными  первоначальными планами менеджмента, и реальными показателями деятельности организации.

Функцию контроля выполняет каждый руководитель - она является неотъемлемой частью его должностных обязанностей. Объектом контроля выступает организация.

Воздействуя на объект управления, получают информацию о новом состоянии. На основании  этой информации принимают новые  решения и осуществляют новые  воздействия. Внутри организации контролю подвергаются проходящие в ней процессы и отдельные элементы системы. Например, предметом контроля производства является количество и качество продукции, соблюдение технологии, сроки выполнения работ. Менеджеры, отвечающие за финансы фирмы, контролируют ее доходы и расходы, сравнивают величину фактически полученной прибыли  с ожидаемой. Менеджера по кадрам интересует все, что связано с  людьми: нет ли опозданий, прогулов и других нарушений дисциплины, на какие работы нужен дополнительный персонал, довольны ли сотрудники своим  положением в фирме.

Таким образом, субъектами контроля в организациях являются менеджеры, однако субъектами контроля могут выступать и государственные  органы.

     Итак, контроль - это часть управленческой  деятельности, то есть функция  менеджера, задачей которой является  количественная и качественная  оценка и учёт результатов  работы организации. 

 

1.2. Виды контроля

 

В практике управления используются различные  виды контроля. В основном их можно  разбить на четыре группы:

· по времени  осуществления;

· по степени  охвата;

· по срокам проведения;

· по форме  осуществления.

 Рассмотрим первую группу, к которой относятся виды контроля, различаемые по времени осуществления. В неё входят:

· предварительный  контроль;

· текущий  контроль;

· заключительный контроль.

Предварительный контроль осуществляется до начала фактических работ по всем видам ресурсов. Основным средством предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения.

Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Чаще всего объектом контроля является деятельность подчинённых. Его цель - исключить отклонения от намеченных планов и инструкций.

Заключительный контроль осуществляется после того, как работа выполнена.

Он, во-первых, дает руководителю информацию для планирования в случае, если аналогичные работы предлагается проводить в будущем; во-вторых, за счет оценки качества выполненной  работы способствует совершенствованию  мотивации эффективности деятельности персонала.

Во второй группе - по степени охвата наблюдаемых  явлений и процессов контроль делится на:

· общий (полный, сплошной);

· выборочный.

Общий контроль предполагает сплошное изучение производственно-хозяйственной деятельности, социально-экономического процесса.

Выборочный контроль получил наиболее широкое развитие в проверке соблюдения технологических процессов, прежде всего в изготовлении крупных партий деталей, массовом производстве. При его организации активно используются методы статистического контроля качества.

 

Суть  данного метода заключается в  том, что проверке подвергаются особым образом отобранные из партии образцы  продукции, а выводы делаются по всей партии.

В третьей  группе, выделяющейся по установлению рациональных сроков проведения, различают  следующие виды контроля:

· систематический;

· периодический;

· разовый.

Систематический контроль организуется в отношении наиболее важных, ответственных объектов производственно-хозяйственной деятельности предприятия. Он проводится в заранее установленном режиме. При этом сроки проверок прямо зависят от степени важности процесса.

В обычной, повседневной производственно-хозяйственной  деятельности используются преимущественно периодические формы контроля: проверка хода выпуска продукции, наличие материалов на складе, выход рабочих на работу. К этой же группе относится статистическая отчетность.

Особое  место в управлении принадлежит разовому контролю. Он, как правило, проводится специализированными функциональными органами и направлен на всестороннюю проверку какого-либо отдельного аспекта или всей производственно-хозяйственной деятельности.

Четвёртой, заключительной группой является группа контроля, отличающаяся по форме осуществления. В ней выделяют следующие виды контроля:

· финансовый контроль;

· административный контроль;

· технический  контроль.

Финансовый контроль проводится путем получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям.

 При  этом в центре внимания находятся  такие показатели, как уровень  прибыли, издержки производства  и их отношение к чистым  продажам, эффективность капиталовложений, обеспеченность собственными средствами, финансовое состояние и др.

Административный контроль осуществляется за соответствием хозяйственных результатов показателям, запланированным в текущем бюджете: производится сравнение объема фактических и планируемых продаж; анализируются изменение доли фирмы на рынке - как в целом, так и по отдельным продуктам и сегментам рынка, состояние портфеля заказов. В то же время административный контроль направлен на решение стратегических задач и достижение намеченных целей путем наиболее эффективного использования имеющихся ресурсов и тесно связан с перспективным планированием.

 

Технический контроль используется для проверки производственных параметров. Он необходим для своевременного устранения технических неполадок, проверки состояния оборудования.

 

         1.3 Эффективность контроля

 

Контроль - это процесс обеспечения эффективной  работы на основе владения информацией  об уровне достижения, запланированных  результатах и своевременной  коррекции возникающих отклонений от первоначального плана. В процессе управления контроль выполняет важнейшие  социальные функции повышения устойчивости и эффективности самого управления, стабилизации ситуации. Контроль выступает  центральным моментом в процессе принятия и реализации решений - он завершает один из циклов реализации управленческих решений и открывает  новый, образуя основу «спирали»  общественного развития.

Эффективность контроля зависит от:

· принятых теоретических подходов к контролю как функции управления, то есть назначения, роли, целей функций  контроля в системе управления;

· принятых методик организации функции  контроля;

· системности  и комплексности осуществления  функций контроля;

· инструментальной основы функции контроля, степени  её точности и допустимой погрешности;

· полноты  анализа, причин отклонений.

Все эффективные  системы контроля имеют общие  характеристики. Их значимость варьируется  в зависимости от конкретной ситуации, однако мы можем с уверенностью сказать, что если контроль соответствует  некоторым требованиям, то его эффективность  значительно повышается.

Итак, контроль должен быть:

· действенным;

· гибким;

· систематическим;

· комплексным;

· экономичным;

· гласным;

· своевременным;

· понятным.

 

Рассмотрим  каждую характеристику эффективного контроля.

Действенность. Выявленные в результате контроля нарушения, изъяны, ошибки, промахи в деятельности предприятия (организации) должны оперативно устраняться.

 

Гибкость. Эффективные контрольные механизмы должны предотвращать последствия неблагоприятных изменений и учитывать преимущества новых возможностей.

Очень немногие современные организации работают в условиях стабильной внешней среды  и не нуждаются в гибкой системе  контроля. Сегодня даже самые механистические  структуры требуют механизмов контроля, которые можно скорректировать  в соответствии с изменением ситуации и обстановки.

        Систематичность. Контроль должен проводиться не от случая к случаю, а постоянно. Кроме этого все виды и процедуры контроля, осуществляемые в организации, должны быть связаны в единую взаимозависимую целостность.

Комплексность. Контроль должен охватывать не один или несколько показателей плана, а все показатели, все направления деятельности предприятия (организации). Реализация контрольной функции в организации всегда должна быть единым комплексом, а не набором случайно связанных или вообще несвязанных процедур.

Экономичность. Эффективная система контроля должна оправдывать издержки, связанные с ее созданием и применением. Чтобы минимизировать эти затраты, менеджерам следует использовать как можно меньше контрольных механизмов, то есть внедрять только те методики и способы, которые действительно необходимы для достижения намеченных результатов. Выгоды, приносимые контролем, должны быть выше затрат на его проведение. Гласный. Результаты контроля должны быть известны исполнителям.

Своевременность. Механизмы контроля должны своевременно привлекать внимание менеджера к отклонениям, чтобы он мог предупредить их серьезное влияние на работу подразделения. Даже самые ценные сведения обесцениваются, если поступают с опозданием. Следовательно, эффективная система контроля должна обеспечивать своевременную информацию.

Понятность. Механизмы контроля, непонятные для тех, кто ими пользуется, бессмысленны. По этой причине иногда возникает необходимость упростить систему контроля. Применение системы контроля, которую трудно понять, нередко приводит к дополнительным ошибкам, недовольству сотрудников и к тому, что люди их просто игнорируют.

Самым главным  фактором повышения эффективности  контроля, а значит, и изменения  характера управления является развитие партнёрства –

управления, осуществляемого на основе участия  всех членов организации 

или группы в управлении. Для такого совместного  управления характерно внедрение и  развитие самоконтроля.

Эффективность самоконтроля зависит от авторитета руководителя, стиля управления, целей  и социально-психологической атмосферы  организации.

 

 

1.4 Характеристики эффективного контроля

 

 Поведение людей не  единственный  фактор,  определяющий эффективность контроля. Для того чтобы контроль мог выполнить свою  истинную задачу, т.е. обеспечить достижение целей  организации,  он  должен  обладать несколькими важными свойствами.

 Контроль является эффективным, если он имеет стратегический  характер, нацелен на достижение конкретных результатов, своевременен, гибок,  прост  и экономичен.

  Конечная  цель контроля состоит не  в  том,  чтобы  собрать  информацию, установить стандарты и выявить  проблемы,  а  в  том,  чтобы   решить  задачи, стоящие  перед   организацией.  Проведение  измерений   и  оповещений  об   их  результатах важно только как  средство достижения цели.

 Контроль  можно  назвать  эффективным  только  тогда,  когда организация   фактически   достигает   желаемых   целей   и   в    состоянии сформулировать новые цели, которые обеспечат ее выживание  в будущем.

   Для того  чтобы  быть  эффективным,  контроль  должен  соответствовать контролируемому   виду  деятельности.  Он  должен  объективно   измерять   и оценивать то, что действительно важно.

    Для того чтобы контроль был эффективным, он должен быть своевременным.

Своевременность контроля заключается не  в  исключительно  высокой  скорости или частоте  его  поведения,  а  во  временном  интервале  между  проведением  измерений  или  оценок,  который  адекватно  соответствует   контролируемому  явлению.

Помимо  этой важнейшей целью контроля  остается  устранение  отклонений прежде,  чем  они  примут  серьезные   размеры.  

 Таким   образом,   система эффективного  контроля – это система, которая дает нужную информацию  нужным людям до того, как разовьется кризис.

 Если  нечто  непредвиденное   можно   спрогнозировать,   то   контроль становится ненужным.  Контроль, как и план, должен быть достаточно гибким  и приспосабливаться  к  происходящим  изменениям.   Незначительные   изменения планов редко  бывают,  сопряжены  с  необходимостью  серьезных  изменений  в системе контроля.

  Как правило, наиболее эффективный контроль-это простейший  контроль  с точки зрения тех целей,  для которых он  предназначен.  Простейшие  методы контроля требуют меньше усилий и более экономичны. Но самое важное  состоит в том, что, если  система контроля слишком сложна и люди,  взаимодействующие с ней, не понимают и не поддерживают её, такая система контроля  не  может быть эффективной.  Избыточная  сложность ведёт к беспорядку,  являющемуся синонимом потери контроля над ситуацией.

Для того  чтобы быть  эффективным, контроль  должен  соответствовать   потребностям   и   возможностям   людей, взаимодействующих с системой контроля и реализующих её.

 Очень  редко   стремятся   достичь   при   помощи   контроля   полного совершенства   в    работе    организации,    поскольку     прогрессирующие усовершенствования    и    улучшения    на    последних    этапах    требуют непропорционально больших затрат усилий и средств.   Когда организации  осуществляют  свой  бизнес  на  зарубежных  рынках, функция контроля приобретает дополнительную степень сложности.

    Контроль на международном масштабе является особенно трудным делом из-за большого организации и  за  границей.  Особенно  важно  не  возлагать  на иностранных управляющих ответственность за решение тех проблем,  которые  от них не зависят.

 

Характеристики эффективного контроля:

 

1.Стратегическая  направленность контроля, т.е. отражение  общих приоритетов организации  и поддержание их.

2.Ориентация  на результаты. Конечная цель  контроля состоит не в том,  чтобы собрать информацию, установить  стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед организацией. В  итоге контроль можно назвать  эффективным только тогда, когда  организация фактически достигает  желаемых целей и в состоянии  сформулировать новые цели, которые  обеспечивают ее выживание в  будущем.