Контроль как процесс, критерии его эфективности

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 

     Актуальность  настоящей работы обусловлена следующими положениями и проблематикой. Управленческий контроль — это процесс наблюдения и регулирования разных видов деятельности организации с целью облегчения выполнения организационных задач. Эффективный управленческий контроль создается на основе его соединения с процессом стратегического планирования. Эффективный контроль обеспечивает основу для наблюдения по осуществлению стратегических планов таким образом, чтобы менеджеры могли определить, насколько хорошо выполняется план и где необходимо сделать изменения или применить регулирующие меры.

     В самом широком смысле, контроль позволяет  чему-то осуществляться именно таким образом, как это было запланировано.

     Существует  несколько причин, обусловивших необходимость  управленческого контроля. Наиболее основополагающей причиной является необходимость наблюдать за тем, чем люди заняты, чтобы быть уверенными, что они знают, что и как им следует делать. Маленькие ошибки не кажутся значительными, но их совокупный эффект через некоторое время может воздействовать на снижение потенциала организации. Наблюдение за тем, что люди и производственные единицы делают (особенно за результатами их деятельности), является универсальной причиной, по которой менеджеры нуждаются в контроле.

     Другая  причина необходимости управленческого  контроля - непрекращающиеся изменения, с которыми организации и их менеджеры сталкиваются. Динамичность внутреннего и внешнего окружений фирм усиливает важность связи между планированием и контролем. Менеджеры разрабатывают планы и цели, которые требуют времени для их достижения. И в течение этого времени могут произойти многие изменения как в самой организации, так и в ее окружении. Некоторые из этих, изменений могут потребовать корректировки планов фирмы и даже могут сделать некоторые цели фирмы несоответствующими. Хорошо организованный контроль помогает менеджерам предсказывать, наблюдать и приспосабливаться к изменяющимся условиям.

     Возрастающая  сложность организаций, занимающихся бизнесом, вследствие роста их размеров и масштабов производства является третьей важной причиной необходимости управленческого контроля. Когда организация маленькая, то ее менеджеры близки ко всем осуществляемым видам деятельности. Но, по мере возрастания производства, менеджеры, ответственные за выполнение всех задач организации, не могут больше персонально наблюдать за каждым видом деятельности и меняющимися условиями или собственноручно решать, какие изменения необходимы. Они нуждаются в формальной системе контроля.

     Степень разработанности  проблемы: существенный вклад в разработку проблем контроля в организации внесли работы Бурцева,   
М. Мескона, М. Альберта, Ф. Хедоури, З.П. Румянцевой и других ученых.

     Теоретико-методологическая база. Применялись такие методы как: процессный подход, системный подход, ситуационный подход.

     Целью данной работы является анализ контроля как общей функции в менеджменте.

     Необходимо  решить следующие задачи:

     - выявить сущность и содержание контроля как общей функции управления;

- рассмотреть основные типы и виды управленческого контроля;

 - исследовать этапы процесса контроля как цикла;

- выявить требования к эффективному контролю социальных организациях.

     Объектом  исследования является содержание контроля как общей функции менеджмента.

     Предметом исследования являются стадии и процедуры контроля, а также критерии его эффективности.

     Теоретическая значимость проведенного исследования состоит в обобщении научного знания по данной проблеме.

     Практическая  значимость исследования состоит в том, что его результаты могут быть использованы в дальнейшей практике.

     Структура работы. Данная работа состоит из введения, двух глав, четырёх параграфов, заключения, библиографии.

ГЛАВА 1. СУЩНОСТЬ  КОНТРОЛЯ КАК ОБЩЕЙ ФУНКЦИИ МЕНЕДЖМЕНТА 

     1.1. Понятие, цели  и задачи контроля  в организациях 

     Эффективное управление организацией невозможно без четко отлаженной системы контроля за результатами деятельности и процессами, протекающими внутри нее и во внешнем окружении.

     Контроль  является одной из основных функций управления. Он включает деятельность по формированию его стандартов, проверке и оценке их исполнения, осуществлению корректирующих шагов.

     Сущность  контроля как функции управления состоит в обеспечении обратной связи, замыкающей управленческий цикл и делающей его непрерывным, а, соответственно, гарантирующей самоподдержание, самовоспроизводство социальной системы. Контроль позволяет поддерживать в системе постоянную регуляцию посредством оценки полученных результатов и соответствующей корректировки действий в каждом звене управленческой цепи и во всей цепи в целом.¹

     Контроль  как обратная связь - это явление всеобщего порядка, присущее материальным системам (биологическим, социальным, техническим).

     Контролю  подлежат, прежде всего: важнейшие характеристики производственного, технического, кадрового потенциала, финансового состояния фирмы; промежуточные и конечные результаты выполнения плановых заданий; показатели расходования ресурсов; экономическая эффективность и качество; величина запасов и прочее.²

     Контроль  решает в системе управления несколько  задач.

     Во-первых, помогает изучить положение дел в организации и обнаружить в ее внутренней или внешней среде факторы, которые могут оказать существенное влияние на ее деятельность.

     Во-вторых, позволяет отследить недостаточно четко выраженные тенденции развития, их направление, глубину и соответственно скорректировать планы.

     В-третьих, контроль помогает своевременно выявить  неизбежные в работе любой организации  нарушения и изъяны, ошибки, промахи и оперативно принять необходимые меры для их устранения.

     В-четвертых, результаты контроля служат основой  оценки и вознаграждения персонала.

     В-пятых, контроль ориентирует, на что нужно обращать особое внимание в дальнейшем.

     В процессе контроля могут иметь место объективные и субъективные ошибки. К ним можно отнести: контроль по случаю, не упреждающий отклонения, а осуществляемый им вдогонку; тотальный контроль, порождающий несамостоятельность и иждивенчество людей; отсутствие информирования контролируемых о результатах; поверхностный контроль из недоверия, например, за отлучками с рабочего места и пр.

     Контроль  в социальной системе имеет свои особенности, поскольку в ней действуют мыслящие, сознательные субъекты отношений управления, которые способны сознательно преследовать определённые цели. В процессе развития человеческого общества эта сознательная, интеллектуальная составляющая приобретает всё большее реальное наполнение. Поэтому, когда речь идёт о сознательно, целенаправленно управляемой социально-экономической системе (а к таким системам на современном этапе развития общества относятся не только хозяйственные организации микроуровня, но и хозяйственные системы мезо- и макроуровней) контроль выступает как способ выявления противоречий между должным и сущим, между планируемым и действительным результатом. Управляющий субъект получает и обрабатывает информацию о наличии такого противоречия, на основе чего производит корректировку, которая ведет к разрешению противоречия.

     Контроль  играет важнейшую в создании условий для устойчивости социальной системы и в то же время - для позитивных изменений в ней, то есть не только для её самоподдержания, но и саморазвития. Выполнение этой роли в современной сложной, изменчивой и неопределённой рыночной среде предполагает большую гибкость контроля, способность распознавать различные по социальному содержанию изменения: как дисфункциональные, приносящие вред системе, так и необходимые для её развития, позитивные.³

     Если  говорить о содержании функции контроля в социально-экономической системе, то оно охватывает получение (сбор), обработку и анализ информации о фактических результатах деятельности системы, сравнение их с планируемыми, выявление отклонений и их причин, выработку действий по корректировке функционирования системы.

     В социально-экономических системах, по мере их усложнения, усложняется и содержание функции контроля, которое должно соответствовать всё более сложным миссиям, целям и стратегиям субъектов хозяйствования. При этом должна достигаться полная ясность в определении: 1) цели контроля (какой результат необходим); 2) субъекта контроля (кто контролирует); 3) объекта контроля (кто или что контролируется). Конкретная совокупность этих трёх составляющих обусловливает конкретное (ситуационное) содержание функции контроля.

     В социальных системах управление выступает в форме отношения управляющего и управляемого субъектов, соответственно, и контроль функционирует как диалектическое единство внешнего (по отношению к управляемому субъекту) контроля и его внутренего контроля, или самоконтроля. Иными словами, способ функционирования контроля в социальных системах - это функционирование единства противоположностей двух сторон, одна из которых представлена управляющим субъектом, а другая - управляемым субъектом.

     Контроль  осуществляется в соответствии с определенными принципами. Прежде всего, он должен быть всеохватывающим, то есть держать в поле зрения основные сферы деятельности организации и процессы, протекающие в ней. Такой контроль не под силу одному человеку или небольшой группе людей. К нему нужно привлекать весь персонал организации или его значительную часть, ибо лучший контроль — это самоконтроль заинтересованных в результатах своего труда исполнителей.

     Система контроля должна иметь четкую стратегическую направленность, заданную приоритетами развития организации. Второстепенные сферы ее деятельности тщательно проверять целесообразно далеко не всегда, а некоторые и вовсе не имеет смысла, так как это отвлекает много сил и средств.

     Главная цель контроля — не поиск, а предотвращение ошибок, что значительно дешевле. Поэтому контроль представляет собой неотъемлемый элемент процесса планирования на всех его стадиях.

     Эффективный контроль должен увязываться не только с процессом планирования, но и с изменениями в структуре организации и системе управления ею, поэтому важным требованием, предъявляемым к нему, является гибкость.

     Контроль должен быть своевременным, позволять устранять нарушения прежде, чем они примут опасные размеры, иначе он будет вечно опаздывать и окажется на практике бесполезным.

     Важным  требованием к системе контроля является экономичность. Последняя означает, что выгоды, приносимые контролем, должны превышать затраты на его проведение. Поэтому минимизируются все связанные с контролем издержки на технические средства, сбор, переработку и хранение информации. Отсутствие экономического эффекта от контроля свидетельствует о том, что он не улучшает степени владения руководством реальной ситуацией.⁴

     Эффективный контроль индивидуализирован, нацелен на конкретные процессы, результаты, требует учета личных качеств людей, их положения, связей в коллективе.

     Ориентированность на человека означает не только объективность контроля, но и его доброжелательность, исключение какой бы то ни было слежки за людьми, поисков «козлов отпущения», создание благоприятного морально-психологического климата. А это возможно лишь в условиях максимальной открытости, гласности его проведения.

     В то же время, желательно избегать чрезмерного  контроля над людьми, тем более  из недоверия к ним, ибо кроме  пустой траты средств и лишних эмоций это ничего не дает. С другой стороны, слабый контроль, а тем более  бесконтрольность является признаком, свидетельствующим о безразличном отношении руководства к людям и делам организации. Нужно иметь в виду, что возможность лишний раз побеседовать с руководителем, установить с ним тесный контакт, обсудить всевозможные проблемы соответствует желанию большинства исполнителей.

     Наконец, контроль должен соответствовать характеру контролируемого процесса, а цель его — быть понятной.

     Итак, контроль — деятельность по формированию стандартов управления, проверке и оценке их исполнения, осуществлению корректирующих шагов. Задачи контроля: изучает положение дел в организации; отслеживает тенденции ее развития; выявляет нарушения и ошибки; является основой вознаграждения; ориентирует, на что нужно обращать внимание.

     Требования  к организации контроля: привлечение максимального числа сотрудников; направленность на предотвращение ошибок; гибкость; своевременность; экономичность; ориентированность на человека; индивидуализированность. 

     1.2. Типология управленческого контроля 

     В современных хозяйственных организациях функция контроля осуществляется как совокупность двух основных типов контроля:

     1) контроля соблюдения различных параметров производственного процесса и выполнения различных производственных показателей, то есть производственного контроля;

     2) контроля деятельности (поведения) работников, подразделений, групп, то есть социального контроля.

     Внутри  социального контроля можно выделить такие крупные виды как: а) контроль посредством управленческой власти; б) контроль посредством экономического стимулирования; в) контроль посредством организационной культуры. Все эти виды контроля взаимопроникают друг в друга.

     Производственный  контроль зависимости от критериев классификации может быть подразделен на ряд разновидностей.

     По  критерию контролируемых показателей производственной деятельности контроль можно подразделить на стратегический (в основном финансово-экономический) и тактический (административный) контроль.

     Стратегический, или общий управленческий, контроль представляет собой финансово-экономический контроль и осуществляется посредством оценки важнейших экономических показателей: уровня прибыли, показателя издержек производства и его отношения к показателю "чистых" продаж, эффективности капиталовложений, обеспеченности собственными средствами, финансового состояния организации и др. В транснациональных компаниях, как правило, он ведётся организационно через аппарат контролёра в центральной службе, который собирает и обрабатывает информацию о результатах деятельности подразделений (дочерних компаний), выявляя отклонения от плановых показателей.

     Стратегический  контроль становится более всеобъемлющим, когда выходит за рамки чисто финансово-экономических показателей и охватывает социально-экономические компоненты.

     Тактический (административный) контроль передаётся на уровень подразделений. При этом контролируются: соответствие результатов хозяйствования планово-бюджетным  показателям, соотношение объёма фактических и планируемых продаж, изменение доли фирмы в целом на рынке в его отдельных ceгментах, состояние портфеля заказов.

     Стратегический (общий управленческий) контроль тесно  связан со стратегическим планированием, то тактический (административный) контроль - с тактическим и оперативным  планированием.

     По критерию места, отводимого контролю в конкретном производственном цикле, можно дифференцировать такие виды контроля как предварительный, текущий и заключительный. В этом случае картина производственного процесса представлена с трех основных контрольных позиций: "до", "в течение", "после".⁵

     Предварительный контроль включает введение в практику определенных правил, процедур и линий поведения. Они вырабатываются для обеспечения выполнения планов, их строгое соблюдение — это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении. Необходимо составлять четкие должностные инструкции, эффективно доводить цели до подчиненных, набирать кадры, квалификация которых соответствует их обязанностям.⁶

     Человеческие  ресурсы — одна из сфер предварительного контроля. Контроль осуществляется за счет тщательного анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. Нужно установить минимально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области и проверять документы и рекомендации, проводить психологические тесты и многочисленные собеседования с работником перед его наймом. Предварительное обучение повышает вероятность эффективной работы новых сотрудников.

     Материальные  ресурсы должны проходить предварительный контроль, так как производить высококачественную продукцию из плохого сырья невозможно. Контроль осуществляется путем выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям. К методам предварительного контроля материальных ресурсов относится также обеспечение их запасов в организации на уровне, достаточном для того, чтобы избежать дефицита.

     Финансовые  ресурсы подвергаются предварительному контролю путем составления бюджета — текущего финансового плана. Бюджет дает уверенность в том, что денежные средства, когда они потребуются, у организации будут. Бюджеты устанавливают пределы затрат и не позволяют исчерпать средства, не достигнув поставленных целей.

     Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Объектом являются подчиненные сотрудники, контроль традиционно является прерогативой их непосредственного начальника. Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы позволит исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Текущий контроль основывается на измерении фактических результатов работы, направленной на достижение желаемых целей.⁷

     В процессе контроля должен соблюдаться принцип обратной связи. Под обратной связью здесь подразумеваются данные о полученных результатах. Простейшим примером обратной связи является сообщение начальника подчинённым о том, что их работа неудовлетворительна, если он видит, что они делают ошибки. Системы обратной связи позволяют руководству выявить непредвиденные проблемы и скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения организации от наиболее эффективного пути к поставленным перед нею целям.

     Все системы обратной связи включают одни и те же основные элементы и работают на одних принципах. Эти системы:

     1) имеют цели;

     2) используют внешние ресурсы; 

     3) преобразуют внешние ресурсы для внутреннего использования;

     4) следят за значительными отклонениями  от намеченных целей;

     5) корректируют эти отклонения  для того, чтобы обеспечить достижение  целей.

     Организационные системы с обратной связью влияют на «входы», чтобы достичь требуемых  характеристик на «выходе». «Входом» для организационных систем с  обратной связью являются все виды ресурсов: материальных, финансовых и человеческих. «Выходом» таких систем являются товары или услуги. Большинство организационных систем контроля с обратной связью относятся к открытым, или незамкнутым, системам. Внешний для таких систем элемент — это руководитель-менеджер, регулярно воздействующий на эту систему и вносящий изменения как в ее цели, так ив функционирование системы.

     Заключительный  контроль осуществляется после того, как работа выполнена. Сразу по завершении контролируемой деятельности или по истечении определенного заранее периода времени фактически полученные результаты сравниваются с требуемыми. Он имеет две важные функции:

     1) дает организации информацию, необходимую для планирования дальнейших действий;

     2) обеспечивает измерение результативности и определяет необходимое вознаграждение сотрудников.

     По  критерию функций, ресурсов и результатов, которые контролируются, контроль может подразделяться на маркетинговый, производственный контроль материальных (финансовых, трудовых, информационных и т.д.) ресурсов, контроль качества полуфабрикатов или продукции и т.д.⁸

     Формы контроля очень разнообразны. Например, на производстве контроль может осуществляться в виде наблюдения с использованием различных контрольно-измерительных приборов. Для контроля за денежными средствами применяют финансовые и бухгалтерские документы. Между контролем, бухгалтерским учетом и анализом хозяйственной деятельности существует тесное взаимодействие. Бухучет является информационной базой контроля, а анализ — методом его проведения. Своих подчиненных менеджер может контролировать в форме письменных отчетов о работе или проводить регулярные совещания и обсуждения проблем, возникающих в фирме или у отдельных работников.⁹

     Итак, контроль в современных хозяйственных организациях выступает в двух основных типах — производственного контроля и социального контроля, которые имеют ряд разновидностей. 
 
 
 
 
 
 
 

     ГЛАВА 2. КОНТРОЛЬ КАК ПРОЦЕСС, КРИТЕРИИ ЕГО ЭФЕКТИВНОСТИ 

2.1. Этапы процесса контроля как цикла 

     Управленческий контроль может быть представлен в форме процесса, в котором выделяются, как правило, три наиболее чётко различимых этапа:

     1) установление стандартов, нормативов и критериев, а также "точек контроля";

     2) сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами и выявление отклонений;

     3) принятие необходимых мер по  корректировке.

     Этот  процесс может быть графически отображён  в виде модели (см. рис. 1) Как видно  из рисунка, процесс контроля представляет собой управленческий цикл, замкнутый  обратной связью¹⁰.

     Установление  стандартов — это определение  конкретных целей, степень приближения  к которым поддается измерению.

     Стандарты - это конкретные целевые установки, прогресс в направлении достижения которых может быть достоверно измерен. Они предполагают наличие чётких временных рамок и критериев оценки, которые позволяют определить степень достижения стандарта. Для конкретных видов внутриорганизационной деятельности устанавливаются нормативы (нормы), которые должны отвечать таким требованиям (критериям) как научная обоснованность, достоверность, надёжность, гибкость, выполнимость в нормальной ситуации, адекватность отражения реальных процессов и явлений.