Контроль расчетов с подотчетными лицами

           ВВЕДЕНИЕ

           В Республике Беларусь аудиторская деятельность - явление достаточно новое, обусловленное переходом к рыночной экономике. В начале 90-х годов, когда по мере акционирования предприятий сократилась сфера государственного контроля и ведомственные ревизионные службы прекратили свое существование, начался процесс массового создания аудиторских фирм.

           Аудит - это вид деятельности, заключающийся в сборе и оценке фактов, касающихся функционирования и положения экономического объекта (самостоятельного хозяйственного подразделения) или касающихся информации о таком положении и функционировании, и осуществляемый компетентным независимым лицом, которое, исходя из установленных критериев, выносит заключение о качественной стороне этого функционирования. Главная цель аудита состоит в определении достоверности и правильности финансовой отчетности субъекта проверки, а также контроле за соблюдением клиентом законов и норм хозяйственного права и налогового законодательства.

Потребность в услугах  аудитора возникла в связи с обособлением интересов тех, кто непосредственно  занимается управлением предприятием (администрация, менеджеры), кто вкладывает средства в его деятельность (собственники, акционеры, инвесторы), а также государства  как потребителя информации о  результатах деятельности предприятий.

           Независимое подтверждение информации о результатах деятельности предприятий и соблюдение ими законодательства необходимо государству для принятия решений в области экономики и налогообложения.

Бюджетные организации являются важными субъектами производственных отношений при любой модели государственного устройства. Они призвано обеспечивать удовлетворение целого ряда общественно  значимых потребностей, таких как  образование, здравоохранение, научные  исследования, социальная защита, культура, государственное управление и д.р.

В процессе функционирования каждого предприятия возникают  вопросы, связанные с расчётами  с подотчётными лицами. В основном, это закупка товарно-материальных ценностей и служебные командировки. 
Статьи и публикации о закупке товарно-материальных ценностей - явление довольно-таки редкое и поэтому одной из целей этой курсовой работы является обобщить те данные, которые появляются в печати. 
           Тема расчётов предприятий с сотрудниками, выезжающими в служебные командировки, как по Беларуси, так и в другие страны, достаточно хорошо изучена и освещена в экономической прессе и специальных изданиях. К тому же командировочные расходы относятся к категории затрат предприятия, которые постоянно находятся под пристальным вниманием проверяющих органов. На этом объекте учёта замыкается комплекс вопросов, связанных с отражением в бухгалтерском учёте и налогообложении.

           Но в то же время следует заметить, что большинство публикаций на эту тему сводится, как правило, к рассмотрению действующих нормативных документов и описанию порядка оформления первичных документов. Несомненно, такие публикации имеют определённую значимость для практикующего бухгалтера, так как правильно организованный учет в значительной степени является залогом достоверного формирования финансовой отчетности и, соответственно, налогооблагаемой базы по ряду налогов.

           Однако опыт проведения аудиторских проверок предприятий показывает, что на практике возникает более широкий спектр проблем учёта и налогообложения, чем описывается в нормативных документах. Отсюда ещё одна цель работы - осветить как можно шире проблемы бухгалтерского учёта командировочных расходов. В процессе своей деятельности практически каждый бухгалтер сталкивается с проблемой правильного учета и налогообложения командировочных расходов. При этом часто возникают вопросы, в частности, что считать служебной командировкой; каков порядок командирования сотрудников предприятия, работающих по совместительству или выполняющих работу по договорам гражданско-правового характера; какими нормативными документами, затрагивающими вопросы командировочных расходов, необходимо руководствоваться в настоящее время. На эти и другие типичные вопросы, связанные с командировочными расходами, будут даны ответы в рамках этой работы.

           В условиях перехода к системе рыночного хозяйствования в соответствии с изменениями в экономическом и социальном развитии страны, существенно меняется и политика в области расчетов с подотчетными лицами, социальной поддержки и защиты работников.

Расчеты наличными денежными  средствами периодически осуществляются практически всеми субъектами хозяйствования независимо от их организационно-правовой формы, объемов реализации и прочих финансово-экономических показателей  с целью ускорения расчетов и  снижения издержек, связанных с оформлением  безналичных операций.

           Весьма часто расчеты наличными денежными средствами практикуются при приобретении материально-производственных запасов в небольших количествах, при оплате командировочных расходов.

           Во всех случаях расчеты наличными денежными средствами должны производиться через подотчетных (материально ответственных) лиц. Данный вид расчетных операций остается весьма актуальным как для работников бухгалтерии, так и для самих подотчетных лиц. Особенности этой группы расчетов обусловлены необходимостью соблюдения довольно жестких правил наличного денежного обращения, а также своевременного и правильного документального оформления выдачи денежных средств под отчет и их последующего списания.

           Возможность применения санкций со стороны контролирующих органов за нарушение принятых правил проведения расчетов наличными денежными средствами предусматривает повышенные требования к осуществлению расчетов с подотчетными лицами.

           Цель данной работы - изучение действующего порядка проведения ревизии расчетов с подотчетными лицами. Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи: изучить порядок ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами как в национальной, так и в иностранной валюте на территории Республики Беларусь; изучить порядок приема и выдачи наличных денежных средств из кассы; изучить особенности документального оформления при направлении работников в служебную командировку; изучить особенности возмещения командировочных расходов и некоторые другие.

           Методологической основой написания курсовой работы являются нормативные документы по ведению бухгалтерского учета и отчетности, учебная литература, периодические издания и данные действующего предприятия.

           Слово «ревизия» происходит от латинского слова revision, что означает «пересмотр». Ревизия - это система мер по осуществлению документальной и фактической проверки производственной и финансово-хозяйственной деятельности предприятий за определённый период с целью установления законности, достоверности и экономической целесообразности произведённых хозяйственных операций.

           В теории и практике контрольно-ревизионной деятельности различают несколько видов ревизий, которые принято классифицировать по определённым признакам.

           В зависимости от органов, которые осуществляют ревизии, их делят на вневедомственные, ведомственные, внутрихозяйственные и смешанные.

           Проблема правильного отражения в учете расчетов с подотчетными лицами остается наиболее важной в организации бухгалтерского учета на предприятии, так как в процессе данных расчетов используется денежная наличность, которая является одной из главных основ производственной деятельности современного предприятия. [1, c. 26]

           Предмет исследования - определение стадий, этапов и методик проведения ревизии операций по учету расчетов с подотчетными лицами.

            Структура работы: работа состоит из введения, трех глав, заключения и списка использованной литературы.

           Актуальность данной темы заключается в необходимости изучения ревизии расчетов с подотчетными лицами, с целью выяснения типичных ошибок при учете таких расчетов.

           Объектом исследования данной работы является процесс проведения ревизии на предприятии в современных условиях.

           Цель: рассмотреть ревизию расчетов с подотчетными лицами и определить его роль в деятельности организации.

          Задачи: Ревизия командировочных, хозяйственных, представительских расходов.

           1 ЭКОНОМИЧЕСКАЯ СУЩНОСТЬ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ.АННОТИРОВАННЫЙ ОБЗОР ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЙ И НОРМАТИВНОЙ БАЗЫ ПО ТЕМЕ КУРСОВОЙ РАБОТЫ

           1.1.Экономическая сущность расчетов с подотчетными лицами

           Подотчётными лицами называются штатные работники хозяйствующего субъекта, получающие наличные деньги из кассы авансом для их использования в интересах организации. Расчёты с подотчётными лицами возникают, в основном:

• по командировочным расходам,
• по хозяйственным расходам.

          Подотчётные суммы могут выдаваться сотрудникам по приказу или распоряжению руководителя предприятия в определённых целях и на определённый срок. По факту использования подотчётной суммы по назначению, подотчётное лицо составляет первичный документ — авансовый отчёт, к которому прикладывает документы, подтверждающие расход.

           При ревизии расчётов по командировочным расходам целесообразно убедиться в выполнении следующих правил:

1. Продолжительность командировки не превышает срока, указанного в приказе на командирование; а также законодательно установленного максимального срока командировки, расходы на которую могут быть отнесены на себестоимость.
2. Если пункт командировки расположен так, что по условиям транспортного сообщения работник может ежедневно возвращаться домой — оплата суточных и найма жилого помещения не производится.
3. В служебную командировку могут направляться только штатные работники предприятия (исключая работающих по договору подряда).
4. Для командировки работнику выдаётся командировочное удостоверение и издаётся приказ о его командировке. На их основании работник может получить аванс на командировочные расходы.
5. Фактическое время нахождения работника в командировке отмечается в командировочном удостоверении записями отправляющей и принимающей стороны о днях выбытия и прибытия в каждый пункт. Записи заверяются печатью.
6. По возвращении из командировки работник обязан в трёхдневный срок представить на утверждение руководителю предприятия авансовый отчёт с приложением командировочного удостоверения и оправдательных документов.

          В состав расходов по служебным командировкам включаются затраты:

• по найму жилого помещения и его бронированию;
• по проезду к месту командировки и обратно на воздушном, железнодорожном, водном или автомобильном транспорте (кроме такси);
• по бронированию авиабилетов, обязательному страхованию пассажиров, сборам за предварительную оплату билетов, пользование в поездах постельными принадлежностями, проезду в аэропорт, провозу багажа;
• суточные за время нахождения в командировке, включая полностью сутки отъезда и сутки приезда.

           При выдаче денежных средств под отчёт на хозяйственные расходы организация обязана:

1. Определить сумму подотчётных средств, цель и срок, на который она выдаётся.
2. Получить от подотчётного лица отчёт о расходах не позднее трёх рабочих дней по истечению срока аванса.
3. Выдавать денежные средства работнику под отчёт только при условии сдачи им отчёта по ранее выданному авансу.
4. Запретить передачу подотчётных денежных средств от одного лица другому. [2, c. 89]

          В организации должен быть утверждённый руководителем список работников, которым могут выдаваться под отчёт наличные денежные средства на административно-хозяйственные и операционные расходы.

Наиболее  часто встречаются следующие  нарушения:

• выдача денег под отчёт лицам, не являющимся постоянными работниками организации,
• выдача денег под отчёт лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам,
• выдача денег под отчёт лицам, не указанным в утверждённом списке авансодержателей.

           Определенные виды хозяйственных и других расходов организации не могут быть оплачены с расчетного счета или непосредственно из кассы организации. В этих случаях допускается расход наличных денежных средств через подотчетных лиц, которые являются сотрудниками организации. Круг должностных лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет, определяется и утверждается руководителем организации в учетной политике (приложение). Денежные средства, выдаваемые под отчет, классифицируются по направлениям расходования: административно-хозяйственные и операционные расходы.

          Денежные средства могут выдаваться под отчет на командировочные расходы, на представительские цели, для покупки за наличный расчет в других организациях и физических лиц товаров, на приобретение ГСМ, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, на иные хозяйственно-операционные цели – в соответствии с приказом руководителя. Обязательными условиями выдачи денежных средств под отчет является: наличие утвержденного руководителем организации списка подотчетных лиц; расходование денег строго по целевому назначению; полный расчет по ранее выданным суммам.

          Выдача денежных средств под отчет оформляется расходным кассовым ордером (форма №КО-2). Бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер на основании заявления работника, подписанного руководителем. В заявлении работник указывает необходимую сумму аванса, а также цель, на которую испрашивается подотчетная сумма. Передача подотчетных сумм одним лицом другому запрещается.

           Наличные деньги под отчет выдаются конкретному работнику только при условии, что он полностью отчитался по предыдущему авансу. Если за работником числится дебиторская задолженность по подотчетным суммам, то он не имеет права получить новый аванс.

           Согласно Порядку ведения кассовых операций лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

           Сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, устанавливаются руководителем организации. Эти сроки могут быть установлены единым приказом по организации. При этом в приказе может быть установлен как единый срок для всех подотчетных лиц, так и разные сроки для разных подотчетных лиц.

           Порядок выдачи подотчетных сумм и определения сроков, на которые они выдаются, необходимо предусмотреть в приказе по учетной политике организации.

           Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту – суммы, использованные, согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

          Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя организации для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы на срок не более 40 дней, не считая времени нахождения в пути.

          Во время командировки (в том числе за время нахождения в пути) за командированным работником сохраняется средний заработок за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы.

           Предприятия, как правило, ведут специальные журналы – "Журнал учета работников, прибывших из командировки" и "Журнал учета работников, выбывающих в командировки", в которых работник, отбывающий в командировку, должен своей подписью подтвердить факт получения командировочного удостоверения. Работники ответственные за ведение этих журналов, назначаются приказом руководителя предприятия.

          Фактическое время нахождения в командировке при расчете суточных определяется по отметкам в командировочном удостоверении (форма №Т-10), которое выписывается отделом кадров на основании приказа руководителя. В нем указывается фамилия, имя, отчество работника, срок, место и цель командировки. Также должны проставляться отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункт назначения, выбытии из них и прибытии на место постоянной работы. После возвращения из командировки работник сдает в бухгалтерию организации командировочное удостоверение и составляет авансовый отчет (форма №АО-1), который подтверждается руководителем организации или лицом, на это уполномоченным. К отчету прилагаются все документы, подтверждающие произведенные им расходы.

          Командированному работнику возмещаются следующие расходы по командировке, при наличии приложенных оправдательных документов:

·  расходы по найму жилого помещения, в т.ч. плата за бронирование мест в гостиницах;

·  расходы по проезду к месту командировки и обратно, в т.ч. плата за пользование в поездах постельными принадлежностями;

·  расходы по проезду транспортом общего пользования к месту командировки;

·  суточные за время пребывания в командировке, в т.ч. и за время нахождения в пути;

·  различные страховые и комиссионные сборы;

·  сборы за услуги аэропортов, вокзалов;

·  расходы на провоз багажа.

         На приобретенные подотчетным лицом материальные ценности к авансовому отчету должны быть приложены накладная или приходный ордер на оприходование средств.[3, c. 34]

           1.2. Аннотированный обзор законодательной и нормативной базы по теме курсовой работе

          Основным документом, регулирующим контрольно-ревизионную деятельность в Республике Беларусь, является Указ Президента Республики Беларусь от 16.10.2009 №510 “О совершенствовании контрольной (надзорной) деятельности в Республике Беларусь” (в ред. от 09.03.2010 №143). Данный документ определяет порядок организации и проведения проверок, содержит перечень контролирующих (надзорных) организаций и сфер их контрольной (надзорной) деятельности.

          Указ Президента Республики Беларусь от 22.06.2010 №325 “О ведомственном контроле Республике Беларусь” содержит перечень государственных органов и иных государственных организаций, республиканских государственно-общественных объединений, их структурных подразделений (подчиненных организаций), осуществляющих ведомственный контроль.

         Вопросы, касающиеся расчетов с подотчетными лицами, регулируются рядом законодательных и подзаконных нормативных правовых актов.

         Денежные средства в белорусских рублях выдаются под отчет в соответствии с правилами ведения кассовых операций в Республике Беларусь, в иностранной валюте - в соответствии с правилами ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь.

          Порядок ведения кассовых операций в национальной валюте регулируется Национальным банком Республики Беларусь:

- Инструкция о порядке  ведения кассовых операций и  расчетов наличными денежными  средствами в белорусских рублях  на территории Республики Беларусь, утвержденная Постановлением Правления  Национального банка Республики  Беларусь от 17.01.2008 №4 (в ред. от 23.02.2010 №23);

- Правила организации  наличного денежного обращения  в Республике Беларусь, утвержденные  Постановлением Правления Национального  банка Республики Беларусь от 24.08.2007 № 166 (в ред. от 01.06.2010 №195);

          Данные нормативные документы включают в себя приходные и расходные операции с наличными деньгами, соблюдение лимита остатка кассы и сроков сдачи выручки, получение денежных средств из касс банков, оформление кассовых документов, а также ведения кассовой книги.

          Порядок ведения кассовых операций в иностранной валюте регулируется также Национальным банком Республики Беларусь, а именно Инструкцией о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденной Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 28.06.2004 № 98 (в ред. от 08.10.2008 №145). Данная Инструкция разработана в соответствии со статьями 26 и 30 Банковского кодекса Республики Беларусь и устанавливает единый порядок проведения, учета, оформления кассовых операций в наличной иностранной валюте, а также организацию контроля за соблюдением порядка ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте.

          В условиях рыночных отношений наиболее удельный вес в системе расчетов с подотчетными лицами занимают служебные командировки как в пределах Республики Беларусь, так и за ее пределами.

          Прежде чем характеризовать систему источников правого регулирования отношений, связанных с направлением работников в служебные командировки, следует обратить внимание на то, что законодательство в данной области условно подразделяется на два блока нормативных правовых актов. Одни акты регулируют служебные командировки внутри Республики Беларусь, другие, составляющие более значительную группу, - служебные командировки за границу. Вместе с тем в трудовом законодательстве имеются и общие нормы, регулирующие любые служебные командировки (как внутриреспубликанские, так и заграничные).

          К нормативным правовым актам законодательства, имеющих общее значение при регулировании служебных командировок, следует отнести:

- Трудовой кодекс Республики  Беларусь (с изменениями и дополнениями  по состоянию на 31.12.2009г.) представляет  собой кодифицированный закон,  признанный обеспечивать полное  системное регулирование трудовых  и тесно связанных с ними  иных общественных отношений.

          Общие нормы, регулирующие отношения, связанные с направлением работников в служебные командировки, в том числе устанавливающие соответствующие гарантии и компенсации, закреплены преимущественно в главе 9 Трудового кодекса Республики Беларусь. В статье 91 дано легальное определение служебной командировки, а также проведено разграничение с работой, носящей разъездной или подвижный характер, поездками в пределах населенного пункта, где располагается наниматель. Статья 92 Трудового кодекса Республики Беларусь распространяется на работников, находящихся в служебной командировке, режим рабочего времени и отдыха, установленный по месту командировки. Согласно статье 93 Трудового кодекса Республики Беларусь направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя с выдачей командировочного удостоверения установленной формы. Следует отметить, что на практике при направлении работника в служебную командировку, как правило, составляется также докладная записка.

          Отношения, связанные со сроком пребывания в служебной командировке, урегулированы в статье 94 Трудового кодекса Республики Беларусь, а общие правила о гарантиях и компенсациях в этом случае закреплены в статье 95 Трудового кодекса Республики Беларусь.

           Общие нормы, регламентирующие отношения во время служебных командировок, содержатся и в других главах Кодекса. В частности, это следующие правила:

- если работник в день  выплаты заработной платы выполняет  поручение нанимателя вне места  работы (в организации заказчика,  в служебной командировке, на курсах повышения квалификации и т.д.), то по просьбе работника наниматель должен за свой счет выслать ему причитающуюся заработную плату (часть вторая ст.75 ТК РБ);

- при выполнении работы  вне организации (служебная командировка, участие в совещаниях, конференциях  и т.п.) режим гибкого рабочего  времени не применяется, а учет  рабочего времени ведется как  при обычном режиме (часть четвертая  ст. 128 ТК РБ);

- в составе отработанного  времени отдельно учитывается  время служебных командировок (часть  пятая ст. 133 ТК РБ);

- работник, находящийся в  служебной командировке, пользуется  выходными днями в соответствии  с правилами внутреннего трудового  распорядка или графиком работ  (сменности), установленными у нанимателя, к которому направлен работник. Если работник специально командирован  для выполнения работы в свой  выходной день или обязывается  нанимателем в этот день выехать  в служебную командировку, то  по возращении работнику предоставляется  другой день отдыха (часть третья  ст. 137 ТК РБ).

           Помимо вышеуказанных общих правил Трудовой кодекс Республики Беларусь содержит и некоторые специальные нормы, которые можно подразделить на две группы:

- нормы-изъятия, исключающие  возможность направления работников  в служебные командировки (часть  первая ст. 263 ТК РБ).

- нормы-гарантии, предусматривающие  дополнительные гарантии для  отдельных категорий работников  при направлении их в командировку (часть третья ст. 263, часть шестая  ст. 287 ТК РБ).

- Законы Республики Беларусь  содержат преимущественно специальные  нормы, регулирующие особенности  направления в служебные командировки  отдельных категорий работников (государственных служащих, сотрудников  правоохранительных органов, работников, направленных в командировки  на территорию с радиоактивным  загрязнением).

- Отношения по направлению  работников в служебные командировки  регулируются также указами Президента  Республики Беларусь, постановлениями  Правительства, Министерства труда  и социальной защиты Республики  Беларусь и Министерства финансов  республики Беларусь.

           Положение о порядке направления в служебные командировки за границу утверждено Указом Президента Республики Беларусь от 13.06.2005 № 274 (в ред. от 06.10.2008 №545). Данное Положение определяет особенности направления в служебные командировки за границу государственных, правительственных и парламентских делегаций Республики Беларусь, а также работников государственных органов или иных государственных организаций.

Типовой план счетов бухгалтерского учета и Инструкция по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета утвержден Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.05.2003 №89 (с изменениями и дополнениями по состоянию на 25.06.2010), где определяются правила синтетического учета операций в бухгалтерском учете.

          Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 24.04.2000 № 561 “О предоставлении Министерству финансов права устанавливать нормы оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу” (с изменениями и дополнениями по состоянию на 10.05.2001) Министерству финансов Республики Беларусь предоставлено право устанавливать нормы оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу.         Кроме того, в исключительных случаях Министерство финансов по обоснованным запросам республиканских органов государственного управления и организаций, финансируемых из республиканского бюджета, может принимать решения об изменении установлены норм возмещения расходов по найму жилого помещения для выезжающих в служебные командировки за границу работников указанных организаций в пределах средств, предусмотренных сметами на эти цели.