Контроль в менеджменте

                                     

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                         СОДЕРЖАНИЕ

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ 3

ГЛАВА 1 СУЩНОСТЬ И СОДЕРЖАНИЕ КОНТРОЛЯ КАК ФУНКЦИИ МЕНЕДЖМЕНТА 4

1.1 Понятия контроля 4

1.2 Виды и формы контроля 9

1.3 Процесс и этапы контроля 17

1.4 Место и роль контроля в системе функций управления 23

ГЛАВА 2 АНАЛИЗ ПРОЦЕССА КОРНТРОЛЯ НА ПРИМЕРЕ  (предприятия «IBB» отель)  31

2.1 Общая характеристика предприятия «IBB» отель 31

2.2 Анализ реализации функции контроля в «IBB» отель 34

ГЛАВА 3 СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ПРОЦЕССА КОНТРОЛЯ НА               

ПРЕДПРИЯТИИ «IBB» ОТЕЛЬ 38

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 40

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 43

 

Приложение 1. Сущность контроля при ориентации на расходы 44

Приложение 2. Сущность контроля при ориентации на рынок 45

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                            ВВЕДЕНИЕ

Тема данной курсовой работы была выбрана не случайно, а  ввиду ее актуальности. Ведь контроль, как неотъемлемая часть управленческого процесса, является важнейшим условием для того чтобы организация функционировала успешно. Без контроля невозможно управлять любым процессом, начинается хаос, и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможно. Необходимость контроля обусловлена тем, что дела могут идти и часто идут не так, как хотелось бы. Цель контроля заключается в том, чтобы выявить на более раннем этапе неблагоприятное развитие событий с тем, чтобы управляющий мог сконцентрировать план, провести реорганизацию, дать новые указания, усилить свое воздействие на мотивы трудового поведения и преодолеть любую из возникших проблем. Таким образом, в широком понимании контроль можно охарактеризовать как одну из функций управления, заключающуюся в сопоставлении плановых и фактических показателей и дающую возможность при отклонении от нормативов корректировать действия организации для достижения поставленных целей.

Цель курсовой работы состояла в понятии роли и места контроля на конкретном гостиничном предприятии и разработка предложений по его совершенствованию.

В соответствии с целями, поставленными в данной работе, определены следующие задачи:

- исследовать сущность, содержание, понятия, виды и формы контроля, место и роль контроля в системе функций управления;

- проанализировать процесс проведения  контроля и эффективность использования его на предприятии;

- разработать предложения по улучшению использования функций контроля на предприятии.

Объект исследования – отель IBB.

Предмет исследования – контроль в системе управления гостиницей.

При выполнении работы использованы методы: анализ литературных источников, обобщение полученных данных, методы наблюдения, сравнения, опрос.

 

 

 

1 СУЩНОСТЬ И СОДЕРЖАНИЕ КОНТРОЛЯ КАК ФУНКЦИИ МЕНЕДЖМЕНТА

 

1. Понятия контроля

 

Контроль является широко распространенным явлением в  жизни общества. Он переплетается  с другими процессами, поэтому  его важная роль в управлении финансово-хозяйственной  деятельностью не всегда заметна. Для  понимания роли контроля в системе деятельности предприятия необходим анализ этой функции управления.

Контроль –  одно из важных средств получения  информации о том, какие процессы происходят в обществе в целом, отдельных  его частях, различных сферах общественной жизни (экономической, политической, духовной), о соответствии поведения граждан правовым и общественным нормам. Контроль дает возможность своевременно обнаруживать и устранять недостатки и нарушения, судить о правильности и эффективности принимаемых решений. Он способствует поддержанию дисциплины и порядка, соблюдению законности, усилению охраны прав и свобод граждан.

Слово контроль происходит от латинского «контра ротулюс», от которого затем образовалось французское  словосочетание «контр роль», что означает сопоставление или противопоставление должного, заранее установленного (изменение с целью восстановления). В словарях и энциклопедиях контроль определяется как проверка чего-либо; проверка правильности тех или иных действий в области производства и управления; наблюдение с целью проверки; учреждение или тот, кто занимается проверкой отчетности, деятельности какого-либо другого учреждения или ответственного лица.

Однако понятие  «контроль» выходит за пределы понятия  «контролирование (проверка) как вид  административной деятельности». Оно охватывает собой и активную деятельность менеджера – управление. В процессе контроля менеджер не столько отдает приказы сотрудникам, сколько оценивает успешность выполнения намеченных организацией планов и удовлетворение потребностей внутренней и внешней среды.

Слово «контроль» первоначально использовалось в  бухгалтерском учете для отражения  практики хозяйственной деятельности организации. Именно этим значением  и пользуется некоторая часть  управляющих и теоретиков бизнеса. Однако функцию контроля в классическом менеджменте следует понимать как вид управленческой деятельности, благодаря которой организацию можно удерживать на верном пути, сравнивая показатели её деятельности с установленными стандартами и планами.

В современных  условиях хозяйствования слово «контроль» вызывает у субъектов предпринимательской деятельности отрицательные эмоции, поскольку у многих это понятие ассоциируется с такими явлениями, как ограничение, принуждение, запрет, привлечение к ответственности. Зачастую контроль относится к тем функциям управления, сущность и содержание которых чаще всего пользователями понимаются не совсем верно. Один из аспектов контроля действительно состоит в обеспечении подчинения чему-то. Однако сводить контроль просто к неким ограничениям, исключающим возможность действий, наносящих вред организации и заставляющих каждого вести себя строго дисциплинированно, – означало бы упустить из виду основную задачу управления.

Цель контроля - выявить слабые места и ошибки, своевременно исправить и не допускать  их повторения. Следует контролировать все: предметы, людей, действия [1, с.113].

Реализация  контроля выступает как процесс, который позволяет определить качество работы, выяснить, как организация  продвигается к намеченной цели, установить степень отклонений и выбрать соответствующие действия или альтернативный курс.

Таким образом, контроль – это аналитическая  функция управления, которая представляет собой осуществляемый субъектом  управления комплекс мер по наблюдению за подготовкой, принятием и ходом  реализации управленческих решений, а также по проверке фактического состояния дел на предприятии. Это регулярная деятельность менеджера по оценке выполненной работы и сопоставлению её с намеченными планах заданиями, включающая учет сырьевых, финансовых и материальных средств, использованных в процессе достижения намеченной предприятием цели, и поиск более рациональных путей их расходования [13, с.107].

В той или  иной мере в деятельности каждого  субъекта хозяйствования присутствуют различные виды контроля. Единство экономического содержания, предмета и метода – это то общее, что объединяет все его виды. Однако каждое его подразделение имеет свою сферу применения и специфику, обусловливающие классификацию контроля.

Итак, по объему, контроль может быть детальным и  факторным. Детальный контроль возникает там, где сотрудники работают "на глазах" руководителя. Но, детальный контроль может превратиться в мелочную опеку, которая будет раздражать сотрудников и, кроме этого, отнимать много времени как у самого руководителя, так и его подчиненных.

Данный контроль приводит к тому, что многие работники  постепенно утрачивают свою самостоятельность, сомневаясь в своих способностях. Они становятся неуверенными в себе, а поэтому начинают обращаться к  руководителю по самым различным  мелким вопросам, боясь брать на себя ответственность. Через некоторое время руководителю самому придется делать то, что ранее делали его работники.

Для того чтобы  иметь представление о том, что  делается, не нужно контролировать изо дня в день всех и вся. Вполне достаточно держать под контролем основные факты, от которых зависят результаты в узловых видах деятельности. Искусство руководства как раз и заключается в том, чтоб умело разработать факторную сеть контроля. Для этого необходимо, во-первых, определить перечень возможных слабых звеньев во взаимодействии работников между собой и, во-вторых, продумать систему наблюдения за ходом работ каждого.

Процесс контроля осуществляется разными руководителями по-разному. Одни пытаются контролировать все и вся, а некоторые не контролируют вообще ничего. При выборе объема контроля требуется исходить из степени развития коллектива, а именно, чем ниже уровень знаний и опыт работников, тем объемней должен быть контроль, и наоборот, чем выше их профессионализм, тем больше обязанностей должен делегировать руководитель, в том числе он должен отказываться от некоторого объема контроля, в замен на самоконтроль.

Если уровень  контроля не соответствует уровню развития коллектива, то это отрицательно сказывается  на производительности всей организации: во-первых, при более тщательном объеме тратится драгоценное время руководителя, которое он мог бы использовать для чего-то другого, с другой стороны, если не показать малоопытным работникам на текущие ошибки, то в следующий раз они могут повториться, следовательно, контроль должен быть текущим.

Для того чтобы  контроль мог выполнить свою истинную задачу, т. е.  обеспечить достижение целей организации, он должен обладать несколькими важными свойствами:

1. Для того  чтобы быть эффективным, контроль должен иметь стратегический характер, т. е. отражать общие приоритеты организации и поддерживать их.

2. Конечная цель  контроля состоит не в том,  чтобы собрать информацию, установить  стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед организацией. Проведение измерений и оповещение об их результатах важно только как средство достижения этой цели.

3. Чтобы быть  эффективным, контроль должен  соответствовать контролируемому  виду деятельности. Он должен  объективно измерять и оценивать то, что действительно важно. Неподходящий механизм контроля может скорее маскировать, а не  собирать критически важную информацию.

4. Контроль должен быть своевременным. Своевременность контроля заключается не в исключительно высокой скорости или частоте его проведения, а во временном интервале между проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует контролируемому явлению.

5. Если нечто непредвиденное можно спрогнозировать, то контроль становится ненужным. Контроль, как и планы, должен быть достаточно гибким и приспосабливаться к происходящим изменениям.

6.  Как правило,  эффективный контроль – это простейший контроль с точки зрения тех целей, для которых он предназначен. Простейшие методы контроля требуют меньших усилий и более экономичны. Избыточная сложность ведёт к беспорядку, являющемуся синонимом потери контроля над ситуацией. 

7.  Экономичность - как одна из характеристик эффективности контроля. Очень редко стремятся достичь при помощи контроля полного совершенства в работе организации, поскольку прогрессирующие усовершенствования и улучшения на последних этапах требуют непропорционально больших затрат усилий и средств. Никогда не следует забывать, что затраты, совершаемые организацией, должны приводить к увеличению её преимуществ и доходов. Затраты средств должны приближать организацию к поставленным целям. Таким образом, если суммарные затраты на систему контроля превосходят создаваемые ею преимущества, организации лучше не использовать эту систему контроля вообще или же ввести менее тщательный контроль. Конечно. Для  того чтобы определить реальное соотношение затрат и прибыли для системы контроля, необходимо рассматривать как долгосрочные аспекты, так и краткосрочные. Если и существует какое-либо твёрдое правило контроля, который стоит больше, чем он даёт для достижения целей, не улучшает контроля над ситуацией, а направляет работу по ложному пути, что является ещё одним синонимом потери контроля.

  8. Когда организации осуществляют свой бизнес на зарубежных рынках, функция контроля приобретает дополнительную степень сложности. Поскольку  при выходе на международный уровень количество целей в предпринимательской деятельности значительно увеличивается, то контроль в этом случае осуществлять труднее. Менеджеры должны не только устанавливать стандарты, измерять результативность и предпринимать корректирующие действия для своего бизнеса внутри страны, но и осуществлять аналогичные операции для своего международного бизнеса. Очевидно, что чем более глобален их бизнес, тем труднее осуществлять функцию контроля. Важно не возлагать на иностранных управляющих ответственность за решение тех проблем, которые от них не зависят.                

Концепция управления как процесс  взаимосвязанных  функций помогла синтезировать  подходы школы научного управления, направлений административной и бихейвиористской школ в единую модель.

Модифицирование и уточненное при помощи теорий систем и ситуационного подхода представление  управление в виде процесса является, вероятно, всё еще наиболее широко принятой моделью управления. Поэтому необходимо более глубокое понимание функций управления- планирования, организации, мотивации и контроля.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2  Виды и формы контроля

 

По периодичности  Мескон выделяет три основных вида контроля:

1. Предварительный контроль

2. Текущий контроль

3. Заключительный  контроль

По форме  осуществления все эти виды контроля схожи, так как имеют одну и  ту же цель: способствовать тому, чтобы  фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым. Различаются они только временем осуществления [7].

Основными приемами предварительного контроля являются реализация, а не создание определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку  правила и линии поведения  вырабатываются для обеспечения  выполнения плана, то их строгое соблюдение - это способ убедится, что работа развивается в заданном направлении, и задачи его проверить готовность организации к началу работы.

Прежде всего, он применяется по отношению к  трудовым, материальным и финансовым ресурсам. В области трудовых ресурсов контроль достигается за счет анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения конкретных задач организации. В области материальных ресурсов контроль осуществляется за качеством сырья, чтобы произвести качественный товар.

В области финансовых ресурсов механизмом предварительного контроля является бюджет. Он отвечает на вопрос когда, сколько и каких  средств безналичных или наличных потребуется организации. Бюджеты  устанавливают также предельные значения затрат и не позволяют тем самым какому-либо отделу или организации в целом исчерпать свои наличные средства до конца.

Текущий контроль осуществляется непосредственно в  ходе проведения работ. Текущий контроль обычно производится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником.

Текущий контроль не проводится одновременно с выполнением  самой работы, скорее он базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей. Для того чтобы осуществлять текущий контроль таким образом, аппарату управления необходима обратная связь.

Итак, управляющие  системы в организациях имеют  разомкнутую обратную связь, так  как руководящий работник, являющийся по отношению к системе внешним  элементом, может вмешиваться в ее работу, изменяя и цели системы, и характер ее работы.

Простейшим  примером обратной связи является сообщение  начальника подчиненным о том, что  их работа неудовлетворительна, если он видит, что они делают ошибки. Системы  обратной связи позволяют руководству выявить множество непредвиденных проблем и скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения организации от наиболее эффективного пути к поставленным перед нею задачам [7].

Заключительный  контроль осуществляется после того, как работа выполнена, или истекло отведенное для нее время. В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определенного заранее периода времени фактически полученные результаты сравниваются с требуемыми результатами.

Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее, по мнению профессора Уильяма Ньюмена, он имеет две важные функции. Одна из них состоит в том, что заключительный контроль дает руководству организации информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Сравнивая фактически полученные и требовавшиеся результаты, руководство имеет возможность лучше оценить, насколько реалистичны были составленные им планы. Эта процедура позволяет также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем.

Вторая функция  заключительного контроля состоит  в том, чтобы способствовать мотивации. Если руководство организации связывает  мотивационные вознаграждения с  достижением определенного уровня результативности, то, очевидно, что  фактически достигнутую результативность надо измерять точно и объективно.

Основным методом  контроля является проверка. Проверка предполагает сочетание документального  анализа с изучением дел непосредственно  на месте. По характеру проверки подразделяют на массовые, комплексные, выборочные и сплошные. Также они бывают плановые и внеплановые.

Массовые проверки широко используются на практике. Целью  такой проверки является детальное  выяснение положения дел и  создание условий для оперативного устранения недостатков. Для достижения целей массовой проверки она должна проводиться по заранее разработанному плану и быть достаточно детально организована.

Комплексные проверки проводятся с участием нескольких контролирующих организаций по координационному плану, разрабатываемому госконтролем, например фонд социальной защиты, отдел по ценообразованию, налоговая инспекция и другие. После проведения работы каждая контролирующая служба составляет свой акт о результатах проверки, и эти акты передаются в госконтроль [11].

Выборочные проверки подразумевают проверку отдельного участка учета, например правильность исчисления уплаты налогов. Она, как правило, проводятся не за весь период деятельности, а за какой-либо отдельный период. Выборочной проверке подвергаются те участники учета, где риск возникновения существующих ошибок достаточно низок, обычно в следствие того, что налажен грамотный и эффективный контроль на участке, и бухгалтерия обеспечена документацией. Можно выделить два вида выборочных проверок. Первая из них, это проверка на соответствие. Задача проверки на соответствие установить часто ли нарушаются нормы внутреннего контроля. Например, проверка санкционирования руководством оплаты счетов на приобретение материальных ценностей, оплаты услуги, сличение поступающих материальных ценностей по наименованиям, количеству или качеству. Второй вид выборочной проверки, это проверка по существу. Данный вид проверки подразумевает под собой измерение нарушения внутреннего контроля в стоимостном выражении.

На малых  предприятиях чаще всего встречается такой метод проверки как сплошная проверка. Она понимает под собой уже непосредственно анализ всех хозяйственных операций. Часто сплошная проверка всей финансово-хозяйственной деятельности бывает очень трудоемкой, однако, согласно нормам профессиональной этики аудитор должен либо полностью убедиться в достоверности отчетности, либо отказаться от выражения мнения о ней.

Другой метод  контроля - это наблюдение. Этот метод  является своеобразным комплексом целенаправленных действий, способом выявления недостатков, скрытых резервов, значимых тенденций.

Однако к  методам контроля можно также  отнести такие методы как внезапная  инвентаризация кассы, сопоставление  записей документов и фактических  данных, встречные проверки и контрольное  оформление заказа.

В практике менеджмента  применяются различные организационные  приемы и формы контроля. Среди  форм контроля стоит отметить следующие:

1. Надзор за  работой подчиненных;

2. Анализ документов;

3. Вызов и  заслушивание;

4. Запрашивание  письменных отчетов;

5. Проведение планерок;

6. Опрос;

7. Тестирование;

8. Аттестация;

9. Ревизия;

10. Аудит; 

11. Судебный  контроль;

12. Инвентаризация;

13. Контроллинг  [6].

Рассмотрим  более подробно наиболее распространенные из них. Инвентаризация имущества и  финансовых обязательств - это проверка и документальное подтверждение фактического наличия имущества и финансовых обязательств, выявление отклонений от учетных данных и принятие решений по внесению изменений в данные бухгалтерского учета.

Инвентаризации  подлежит все имущество предприятий (учреждений) независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств. Инвентаризация имущества производится по его местонахождению и по каждому материально ответственному лицу. Надо отметить, что инвентаризация имущества и финансовых обязательств производится в соответствии со статьей 29 Закона Республики Беларусь "О бухгалтерском учете и отчетности".

Объекты, сроки  и порядок проведения инвентаризации определяются руководителем предприятия (учреждения), собственником имущества  данного предприятия (учреждения) или уполномоченным им органом в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Однако проведение инвентаризации может быть и обязательным. Данные случаи предусмотрены в законодательстве:

- при смене  собственника или реорганизации предприятия (учреждения);

- при ликвидации  предприятия (учреждения);

- перед составлением  годовой отчетности;

- при смене  руководителя предприятия (учреждения) или другого материально ответственного  лица;

- при установлении  фактов хищений, других злоупотреблений имущественного характера, порчи, утраты имущества или по иным причинам (пожар, стихийное бедствие);

- по решению  контролирующих, судебных и иных  уполномоченных на то органов.

Количество  инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем предприятия (учреждения).

Для проведения инвентаризации на предприятии (учреждении) создается постоянно действующая  инвентаризационная комиссия, в состав которой включаются представители администрации предприятия (учреждения), работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.). Также туда можно включать представителей службы внутреннего аудита предприятия (учреждения), независимых аудиторских организаций.

Следующей распространенной формой контроля является аудит. Аудит  – это лицензируемая предпринимательская  деятельность аттестованных независимых  юридических и физических лиц (аудиторских  компаний и отдельных аудиторов) — законных участников экономической деятельности, направленная на подтверждение достоверности финансовой, бухгалтерской и налоговой отчетности, для уменьшения, до приемлемого уровня информационного риска для заинтересованных пользователей бухгалтерской отчетности, представляемой предприятием (организацией) собственникам, а также другим юридическим и физическим лицам [8].

Аудиторская деятельность включает помимо проверок оказание различного рода услуг: ведение и восстановление учета, консультации по вопросам ведения учета, налогообложения, обучение и др. Известный американский специалист в области теории и практики аудита проф. Дж. Робертсон подчеркивает, что аудит — это деятельность, направленная на уменьшение предпринимательского риска. И далее заключает, что аудит способствует уменьшению до приемлемого уровня информационного риска для пользователей финансовых отчетов. Аудит существует независимо от наличия или отсутствия уголовного или гражданского дела.

Аудитор может  быть привлечен в качестве эксперта-бухгалтера при проведении судебно-бухгалтерской экспертизы. Эксперт как самостоятельная процессуальная фигура, как квалифицированный специалист в области бухгалтерского учета и контроля самостоятельно определяет методы исследования, так как несет ответственность за обоснованность своих выводов.

Внешний аудит  проводится на договорной основе аудиторскими фирмами или индивидуальными  аудиторами с целью объективной  оценки достоверности бухгалтерского учета и финансовой отчетности хозяйствующего субъекта.

Внутренний аудит представляет собой независимую деятельность в организации по проверке и оценке ее работы в интересах собственников. Цель внутреннего аудита — помочь сотрудникам организации эффективно выполнять свои функции. Внутренний аудит проводят аудиторы, работающие непосредственно в данной фирме. В небольших организациях может и не быть штатных аудиторов. В этом случае проведение внутреннего аудита можно поручить ревизионной комиссии или аудиторской фирме на договорных началах [8].

Также аудит  может быть обязательным и инициативным, т.е. по желанию управляющего. Обязательный аудит проводится 1 раз в год на предприятиях с иностранными инвестициями, предприятиях с объемом выручки более 600 тысяч евро в год, а также на предприятиях ОАО и ЗАО.

Одним из видов  экспертиз является судебно-бухгалтерская экспертиза (СБЭ), которая представляет собой экономическое исследование конфликтных ситуаций в хозяйственной деятельности предприятия по данным бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности. Ее специфика проявляется в процессуально-правовой форме, обеспечивающей получение источника доказательств в применении экспертных знаний в области бухгалтерского учета в ходе исследования совершенных хозяйственных операций. Судебно-бухгалтерская экспертиза не может существовать вне уголовного или арбитражного дела, поскольку представляет собой процессуально-правовую форму [14].

Следует отличать судебно-бухгалтерскую экспертизу от аудита и ревизии. Судебно-бухгалтерская  экспертиза не является формой финансового  контроля, преследует цели, отличные от целей аудита и ревизии и является формой использования специальных знаний в судопроизводстве, регламентируемых процессуальным законодательством. Основанием для назначения судебно-бухгалтерской экспертизы являются такие обстоятельства дела, для правильной оценки которых следователю или суду необходимо заключение эксперта-бухгалтера. Также следует учитывать различия в объектах исследования и в применяемых методах.

На предприятиях гостиничного хозяйства достаточно распространенной формой контроля является ревизия. Ревизия — способ контроля, предусматривающий полное изучение финансово-хозяйственной деятельности субъекта предпринимательской деятельности, в процессе которого устанавливаются законность и достоверность совершаемых хозяйственных и финансовых операций, а также ведение бухгалтерского учета во всех направлениях деятельности субъекта предпринимательской деятельности. Проверки (ревизии) могут быть плановые и внеплановые.