Контроль в процессе управления

ГОУ ВПО  «МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ЭКОНОМИКИ, СТАТИСТИКИ И ИНФОРМАТИКИ» (МЭСИ)

КАЛИНИНГРАДСКИЙ ФИЛИАЛ 
 
 
 
 
 
 
 

КУРСОВАЯ

по дисциплине «Основы менеджмента»

на тему: 

«Контроль в процессе управления». 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                                                      Студент:  ДММ-4                                                                                                                                                                                Титов С.В.

Научный руководитель:

Токарчук  И.М. 
 
 
 

Дата сдачи ___________________

Дата защиты _________________

Оценка ______________________

Подпись руководителя_________ 
 
 
 
 

Калининград

2009

СОДЕРЖАНИЕ.

ГЛАВА 1. Введение…………………………………………………………2 стр.

ГЛАВА 2. Контроль в процессе управления………...…………………4 стр.

1. Понятия и принципы контроля…………………………………..……….4 стр.

2. Виды управленческого контроля……………………..…………………..7 стр.

3. Функции и роль контроля……………...…………………….……...….13 стр.

4. Контроль как процесс и его этапы………………………………….…..15 стр.

5. Внешний и внутренний контроль………………………………….……19 стр.

Вывод………………………………………………………………………..22 стр.

ГЛАВА 3. Современные системы  управленческого  контроля……...24 стр.

1. Контроллинг его особенности и принципы………………………….…24 стр.

2. Понятие о современных системах управленческого контроля….……27 стр.

3. Особенности контроля в государственной организации……………...31 стр.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ  РАБОТЫ……………………………………………….34 стр.

ЛИТЕРАТУРА……………………………………………………………..35 стр. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ГЛАВА 1. ВВЕДЕНИЕ.

     Даная работа посвящена тому, как и кто должен контролировать в организации, чтобы она смогла достичь поставленной цели и реализовать выбранную стратегию. Предположим, вы с друзьями-специалистами создали компанию по разработке программного обеспечения для уникальных технологических процессов. Для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут катастрофическими, а также использование  для стимулирования успешной деятельности применяется контроль. Процесс контроля состоит из установки стандартов, изменения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов. Контроль – это критически важная и сложная функция управления. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто ему специально этого не поручал.

     С целью научить руководителя правильно  контролировать написана данная работа. Так же главные ее задачи исследовать, понять процесс контроля в управлении и научиться им пользоваться на основе знаний теории, принципов, требований и опыта зарубежных менеджеров. Без основной базы знаний о процессе контроля невозможно полностью контролировать деятельность организации. Поэтому предметом исследования данной работы является процесс контроля во всех его проявлениях.

     Выше  названые задачи легли в основу следующей  структуры работы:

ГЛАВА 2. контроль в процессе управления будет рассмотрено общее понятие, задачи, аспекты, принципы, предъявляемые требования к процессу контроля; ошибки, имеющие место в процессе контроля, все возможные виды, основные функции, этапы и два самых важных и основных вида контроля.

ГЛАВА 3. Современные системы управленческого контроля будет рассмотрено: современная система контроля – контроллинг, которая направленная в будущее не на исправление ошибок, а на выявление; принципы контроллинга; современная система контроля в обычной организации и система контроля на Японских предприятиях; система контроля в государственных организациях и ее задачи. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ГЛАВА 2. Контроль в процессе управления.

      Контроль, как правило, ассоциируется с  властью, «командованием», «поймать», «уличить», «схватить». Такое представление о контроле уводит в сторону от главного содержания процесса контроля.

      Понятие «контроль» (проверка) как вид административной деятельности выходит за рамки понятия «контролирование». Кроме того, он включает активную деятельность менеджера – управление.

      Управленческий контроль не является разовой акцией. Это процесс не прерывный, включающий наблюдение и регулирование разных видов деятельности организации с целью облегчения  выполнения управленческих задач.

1. Понятия и принципы контроля.

      Управление  основывается на четкой системе контроля, охватывающего все стороны деятельности организации, без которого оно имеет фиктивно-демонстративный характер.

      Контроль  поддерживает взаимосвязь различных  видов  деятельности в рамках организации и отдельных подразделений, стимулирует ее эффективность и результативность путем активного воздействия на хозяйственные процессы. Но для надежности нужен двойной контроль – за исполнителем и самим контролером.

      В самом общем виде контроль можно определить как процесс соизмерения (сопоставления) фактически достигнутых результатов с запланированными.

      В задачу контроля входит сбор, обработка и анализ информации о деятельности фирмы и ее подразделений, сравнение с плановым показателями, выявление отклонений, анализ их причин, разработка мероприятий для достижений заданного состояния.

     Контроль  в управлении можно рассматривать  в трех аспектах.

      Во-первых, как систематическую деятельность руководителей и органов управления, реализующих одну из основных функций менеджмента.

      Во-вторых, завершающую стадию его цикла, сердцевинной которой является механизм обратных связей.

      В-третьих, как совокупность действий должностных  лиц, неотъемлемую часть процесса принятия и реализации управленческих решений.

      Контроль  осуществляется в соответствии с  определенными принципами.

      Прежде  всего, он должен быть всеохватывающим, т.е. держать в поле зрения основные сферы деятельности организации и процессы, протекающие в ней.

      Речь, разумеется, идет не о тоталитарности, мелочности, требовании фиксировать  любые события – это дорого и практически не возможно. Здесь нужен разумный, научно обоснованный подход, позволяющим вместе с тем получить достаточно полную и объективную картину ситуации.

 Такой контроль не под силу одному человеку или небольшой группе людей. К нему привлекается весь персонал организации или его значительная часть, ибо наилучший эффект обеспечивает самоконтроль заинтересованных в результатах своего труда исполнителей.

     Система контроля должна иметь четкую стратегическую направленность, задаваемую основными приоритетами развития организации.  Второстепенные сферы ее деятельности тщательно проверять целесообразно далеко не всегда, а некоторые и вовсе не имеет смысла, так как это отвлекает много сил и средств.

Контроль осуществляется прежде всего  не ради выявления проблем как таковых, сколь бы интересными они сами по себе не были, а для их успешного разрешения и достижения конкретных результатов. Поэтому бесполезную, ненужную для улучшения деятельности организации информацию собирать не стоит. В то же время, чтобы сформулировать адекватные решения, необходимо точно знать степень отклонения основных параметров от запланированных показателей, его причины и возможные последствия.

      Современный контроль направлен не на исправление, а на предотвращение ошибок, что значительно дешевле. Поэтому он представляет собой неотъемлемый элемент процесса планирования на всех его стадиях.

      Эффективный контроль должен увязываться и с  изменениями в структуре организации и системе управления ею, поэтому важным требованием, предъявляемым к нему, является гибкость, приспособляемость к изменяющимся условиям.

      Контроль  должен быть своевременным, позволять устранять нарушения, прежде чем они примут опасные размеры, иначе он вечно будет опаздывать и окажется на практике бесполезным.

      Поскольку контроль не самоцелей, а средство достижения цели, он должен служить условием повешения эффективности хозяйствования, следовательно, быть экономичным (приносимые выгоды должны превышать затраты). Это обеспечивается оптимизаций всех связанных с контролем издержек (на технические средства, сбор, переработку и хранение информации и проч.).

Отсутствие экономического эффекта  от контроля свидетельствует о том, что он не повышает степени владения руководством реальной ситуацией, более того, направляет его действия по ложному пути.

      Эффективный контроль индивидуализирован, нацелен на конкретные процессы, результаты, требует учета личных качеств людей, их положения, связей в коллективе.

      Ориентированность контроля на человека означает его доброжелательность, исключение какой бы то ни было слежки за людьми, поисков «козлов отпущения». А это возможно лишь в условиях максимальной открытости, гласности проведения соответствующих мероприятий.

      Контроль  должен соответствовать характеру своего объекта, а цель его – быть понятным. Сотруднику необходимо показать, что контролируют не его личность, а производственную деятельность, что делает это объективно. Поэтому не целесообразно применять те методы контроля, которые отвергаются людьми.

     Выполнение  работы нужно контролировать, хотя и не обязательно скрупулезно, и если работа не сделана, сотруднику нужно на это указать и разобраться, почему так вышло.

      В то же время желательно избегать чрезмерного контроля над людьми, тем более из недоверия к ним, ибо, кроме пустой траты средств и лишних эмоций, это ничего не дает.

      С другой стороны, слабый контроль, а  тем более бесконтрольность являются признаком безразличного отношения руководства к людям и делам организации.

Нужно иметь  в виду, что возможность лишний раз побеседовать с руководителем, установить с ним тесный контакт, обсудить всевозможные проблемы соответствует желанию большинства исполнителей.

     Руководитель, для которого контроль наряду с планированием является главной служебной обязанностью, должен проявлять при его поведении заботу о людях, поощрять их за любые позитивные результаты. Это стимулирует рост производительности и стремление к самосовершенствованию.

Возложение  на то или иное должностное лицо функций контроля требует учета  не только его формального положения  в служебной иерархии, но и личных качеств, склонностей, отношения к  нему коллег и подчиненных. Любой человек, прежде чем контролировать других, должен научиться контролировать себя.

 В целом на систему управленческого  контроля влияют характер деятельности организации, степень ее обособленности, факторы внешней среды, позиции менеджеров.

      В процессе контроля могут иметь место объективные  и субъективные ошибки. К ним можно отнести:

• контроль по случаю, не упреждающий отклонения, а осуществляемый им вдогонку;

• контроль из предубежденности, недоверия, излишне  детализированный, тотальный, порождающий несамостоятельность и иждивенчество;

• контроль для  проформы, например присутствия на рабочих местах, и проч.;

     • ориентация на прошлый опыт, традиции, стереотипы;

     • игнорирование личных особенностей людей;

     • смешение факторов и выводов;

     • отсутствие информирования контролируемых о результатах. 

2. Виды управленческого контроля.

      Выделяют  следующие основные виды контроля:

1. По типу:

• традиционный контроль фиксирует отклонения от планов заданий и стандартов;

• опережающий контроль отслеживает разрыв между реальным состоянием дел организации и ее целями; по итогам принимаются меры, направленные на их достижение, а не на исправление прошлых ошибок;

• предпринимательский контроль осуществляется над внешней ситуацией и внутренними процессами, факторами, влияющими на них; в результате корректируются сами цели.

2. По видам:

   Финансовый  контроль – это: 1. контроль за ведением финансовой документации, ее соответствием установленным нормам и правилам; 2. контроль за соблюдением законов и нормативных актов при осуществление финансовых операций, сделок, юридическим и физическим лицам.

   Маркетинговый контроль – процесс измерения и оценки результатов реализации стратегий и планов маркетинга, эффективности корректирующих действий, обеспечивающих достижение маркетинговых целей. Существуют три вида маркетингового контроля: контроль годовых планов, контроль прибыльности и стратегический контроль. Независимо от вида маркетингового контроля, он основывается на широком применении различных показателей эффективности.

   контроль  качества – порядок, предполагающий улучшения качества является предотвращение производства бракованной продукции или изделия, с помощью различных методов. Для выявления бракованных материалов и продуктов могут применяться выборочные испытания.

   производственный контроль включает в себя шесть функций:

   1. маршрутизация  (последовательность операций);

   2. загрузка (распределение работ);

   3. производственные  графики (время выполнений операций);

   4. предварительная  оценка стоимости выполнения  работ;

   5. диспетчирование  (процесс текущего распределения работы);

6. отправка  – завершающая деятельность, в  ходе которой идет проверка выполнения планов.

     Решение финансовых, маркетинговых проблем  или проблем в области обеспеченности организации необходимым сырьем и материалами теряет смысл, если при этом ничего не делается для  повышения качества управления, поскольку именно оно определяет эффективность работы организации в целом.

     3.По  объектам, каковыми являются:

• состояние  производственного, технического, кадрового  потенциала, объем финансовых ресурсов, материальных запасов, целесообразность их использования;

     • эффективность производственной деятельности;

     • промежуточные и конечные результаты;

     • затраты, потери и их виновники;

     • достоверность, качество, доступность, полнота информации;

     • сроки исполнения принимаемых решений;

     • имидж организации;

     • сохранение коммерческой тайны и т.д.

     4.По субъектам, которые осуществляют процесс контроля (администрация, функциональные службы, специальные подразделения, сами работники).

      5. По интенсивности (нормальный или усиленный).

      6. По месту осуществлению (летучий и стационарный контроли).

Летучий контроль подразумевает, что его субъект и объект пространственно разделены и необходимо их специальное соединение (например, выездная проверка).

Стационарный  контроль предполагает, что субъект  и объект едины (исполнитель сам следит за своей работой).

      7. По целям (фильтрующий контроль призван отделить годное от негодного, а корректирующий – исправить положение дел).

     8. По методам:

• фактический контроль осуществляется с помощью опроса, инвентаризации, осмотра, разрушения объекта;

• документальный происходит на основе сверок и проверок документов;

• оценочный контроль базируется на экспертизе, анализе, сопоставлением с эталоном.

      9. По стадиям осуществления.

      В соответствии с указанным признаком  выделяют три основных виды контроля: предварительный, текущий и итоговый.

      Предварительный,  как это явствует из самого названия, предшествует активной деятельности, а тем более конкретным результатам. Его задача в основном состоит в проверке готовности организации, ее персонала, производственного аппарата, системы управления и др. к работе. Он осуществляется путем анализа наличия и состояния ресурсов, их сопоставления со стоящими задачами.

     В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях: человеческих, материальных и финансовых ресурсах. В области человеческих ресурсов контроль достигается за счет анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения конкретных задач организации, в области материальных – контроль за качеством сырья, что бы сделать отличный товар. В области финансовых ресурсов механизмом предварительного контроля является бюджет в том смысле, что он дает на вопрос, когда и каких средств (наличных, безналичных) потребуется организации.

     В процессе предварительного контроля возможно выявить и предвидеть отклонения от стандартов в различные моменты.  Он имеет две разновидности: диагностический и терапевтический.

     Диагностический контроль включает такие категории, как измерители, эталоны, предупреждающие сигналы и т.п., указывающие на то, что в организации что-то не в порядке.

     Терапевтический контроль позволяет не только выявить отклонения от нормативов, но и принять исправительные меры.

     Текущий контроль оценивает реализацию внутренних и внешних возможностей организации. Он осуществляется в ходе проведения работ. Чаще всего его объектом являются сотрудники, а сам он – прерогатива их непосредственного начальника. Он позволяет исключить отклонения от намеченных планов и инструкций.

     Для того чтобы осуществить текущий  контроль, аппарату управления необходима обратная связь. Все системы с обратной связью имеют цели, используют внешние ресурсы для внутреннего применения, следят за отклонениями от намеченных целей,  корректируют отклонения для достижения этих целей.

     Различают две разновидности текущего контроля – стратегический и оперативный контроль.

     Стратегический имеет в качестве основного объекта эффективность использования ресурсов организации с точки зрения достижения ее конечных целей. Он ведется по таким показателям, как уровень производительности труда, внедрение и использование достижений НТР, новых методов работы, технологий и проч. Такой контроль предназначен для предотвращения ошибок, а не для их исправления и поиска виновных.

     Оперативный (административный) контроль (на практике он сливается с оперативным управлением) проводится одновременно с выполнением основной работы.

     Его разновидностью является контроль производственный, осуществляемый диспетчером или начальником производственного отдела.

Объектами здесь являются: оперативная подготовка производства, движение изделий в рамках технологического процесса (соблюдение последовательности и сроков выполнения операций, загрузка оборудования, наличие запасов и заделов на межцеховых складах, выполнение плана по номенклатуре и отгрузка продукции), уровень текущих затрат, дисциплина и т.д.

 На уровне отдельных операций осуществляется операционный контроль (качества, тонности их выполнения).

      Сам контроль может быть сплошным (предполагает проверку всех без исключения объектов) и выборочным (если число объектов слишком велико или для проверки требуется разрушать изделие).

      Выборочный  контроль требует меньше затрат, но связан с риском случайных ошибок, число которых можно снизить путем увеличения размера выборки (при соответствующем росте расходов).

      В настоящее время в ряде стран, и в первую очередь в Японии, основное внимание уделяется не выявлению и исправлению отклонений от стандартов качества, а предупреждению их появления. Для этого широко внедряются методы самоконтроля, стимулирует работа кружков качества и т.п.

     Третьим видом контроля является итоговый. Обычно он связан с оценкой выполнения организацией своих решений и результатов практических действий, а так же сильных и слабых сторон организации. Данные итогового контроля используются для составления очередных планов. 
 
 
 
 

3.Функции и роль контроля.

     Некоторые организации создали целые системы  контроля. Их функции состоят в посредничестве между планами и деятельностью, т.е. система контроля обеспечивает обратную связь между ожиданиями, определенными первоначальными планами менеджмента, и реальными показателями деятельности организации. И тот, кто владеет современными и точными системами контроля, имеет больше шансов выжить. Для менеджмента характерно большое количество не только различных видов планов, но и видов и систем контроля. Все системы контроля всегда базировались на обратной связи. А именно: они сопоставляют реальные достижения с прогнозированными данными. В результате устанавливаются отклонения с тем, чтобы исправить негативные влияния (результаты), либо усилить действие, если результаты позитивные.

     В функцию управленческого контроля входит: сбор, обработка и анализ информации о фактических результатах деятельности всех подразделений организации, сравнение их с плановыми показателями, выявление отклонений и анализ причин этих отклонений, разработка мероприятий, необходимых для достижения этих целей. В связи с этим управленческий контроль предполагает не только фиксирование отклонений, но и анализ причин отклонений, и выявление возможных тенденций развития.

     Важной  функцией управленческого контроля является разработка стандартной системы  отчетности, проверка этой отчетности и ее анализ, как по результатам хозяйственной деятельности организации в целом, так и ее каждого подразделения. Поэтому осуществление контроля опираются на организацию системы учета и отчетности, включающие финансовую и производственные показатели деятельности проведение их анализа.

     Важную  роль в повышение эффективности  контроля технологического процесса может сыграть его карта. Она представляет собой схему, где нанесены допустимые границы параметров качества и результаты изменений, что позволяет наглядно обнаружить отклонение от стандартов.

     В общем говоря, в системе управления контроль выполняет следующие основные функции:

• проверочную (установление целесообразности, обоснованности, законности  решений; проверка их выполнения, соблюдение технических, экологических, правовых и иных норм и нормативов; выявление ошибок и нарушений);

• информационную (сбор, передача, обработка информации о состоянии объекта);

• диагностическую (изучение  и оценка реального положения дел в организации и ее окружении; выявление основных тенденций его изменения, угроз и возможностей, скрытых резервов);

• прогностическую, создающую основу предположений о будущем состоянии объекта и возможных отклонениях от заданных параметров;

• коммуникационную, обеспечивающую установление и поддержание обратной связи;

• ориентирующую, подсказывающую, на что нужно обращать особое  внимание;

• стимулирующую (по итогам контроля осуществляются оценка персонала, поощрение или наказание);

• корректирующую (на основе полученных результатов состояние и поведение объекта (его части) изменяются таким образом, что бы обеспечивались необходимые значения его характеристик или его устойчивость функционирования при отклонениях от них);