МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И  НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ-

ВСЕРОССИЙСКИЙ ЗАОЧНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ  ИНСТИТУТ

Учетно-статистический факультет 

Кафедра «Аудит» 
 
 
 

КУРСОВАЯ  РАБОТА 

по дисциплине «Аудит» 

на тему:

«Методика аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами» 
 
 

                                                                    Исполнитель: Юдашина  И.В.

                                                специальность БУ

                                         группа (вечер)

                                                                         № зачетной книжки 06УББ01227 

                                                                   Руководитель: Левицкая Н.В.

Владимир 2010

СОДЕРЖАНИЕ: 
 

Введение 

     В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организации часто  возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации.

     Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны, т.к. включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярских товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу; представительские расходы.

     Тем не менее, практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемых  объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при  расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Нередко ошибки допускают сами руководители организаций.

     Актуальность  данной темы заключается в необходимости  изучения аудита расчетов с подотчетными лицами, с целью выяснения типичных ошибок при учете таких расчетов. Изучение выбранной темы также дает возможность оценить способы избегания ошибок, допускаемых при учете расчетов с подотчетными лицами.

      Целью данной работы является изучение действующего порядка аудиторской проверки на предприятии и применения  полученных знаний для анализа правильности отражения в бухгалтерском учете расчетов с подотчетными лицами в ООО СМФ «СиМа» за 2008 год.

      Достижение  поставленной цели обуславливает решение следующих задач:

• рассмотреть порядок учета, состав первичных и учетных регистров расчетов с подотчетными лицами в соответствие с действующими правилами бухгалтерского учета и нормативными документами;
• рассмотреть этапы проведения аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами;
• на основании полученных знаний провести аудиторскую проверку расчетов с подотчетными лицами в ООО СМФ «СиМа» и составить аудиторское заключение.

      При аудиторской проверке расчетов с  подотчетными лицами используются различные  методы получения аудиторских доказательств, к которым можно отнести следующие: наблюдение или участие в инвентаризации; наблюдение за выполнением хозяйственных или бухгалтерских операций; устный опрос; получение письменных подтверждений; проверка документов, полученных клиентом от третьих лиц; проверка документов, подготовленных на предприятии клиента; проверка арифметических расчетов; анализ.

      Объектом  настоящего исследования является состояние  учета расчетов с подотчетными лицами в ООО СМФ «СиМа» в 2008 году.

      Практическая  значимость настоящего исследования состоит  в том, что бы определить соответствие отражения расчетов с подотчетными лицами в ООО СМФ «СиМа» действующим нормативным документам и дать рекомендации на основании сделанного заключения.

      Данная  работа состоит из трех глав. В первой главе будут рассмотрены основы отражения расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете, основные первичные документы и нормативные акты, касающиеся данного раздела учета, а также основные ошибки, возникающие в процессе ведения данного раздела учета. Во второй главе будет рассмотрен порядок проведения аудита расчетов с подотчетными лицами. В третьей главе будет проведен аудит расчетов с подотчетными лицами предприятия оптовой ООО СМФ «СиМа» за 2008 г.

Глава 1. Характеристика расчетов с подотчетными лицами

1.1 Понятие и бухгалтерский  учет расчетов  с подотчетными  лицами

      Под подотчетными лицами в бухгалтерском учете понимают работников организации (в том числе и совместителей), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании (отсюда и термин – «под отчет»).

      Список  подотчетных лиц, а также порядок  выдачи в организации наличных денег  под отчет устанавливает руководитель.

      Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет (с приложением документов, подтверждающих расходы), при этом организация может выдавать денежные средства подотчетным лицам на следующие цели: на хозяйственные нужды; на командировочные расходы; на оплату представительских расходов.

      К расходам на хозяйственные нужды  относят затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т.п.

      Командировочные расходы возникают вследствие оплаты расходов работнику предприятия, направленного в командировку. Командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

      В командировку может быть направлен  только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда или поручения), командировкой не считается.

      В соответствии с действующим законодательством  командированному работнику оплачиваются: расходы по найму жилого помещения; расходы по проезду к месту командировки и обратно; суточные; другие расходы (например, оплата услуг связи или почты). На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдается аванс.

      Представительские расходы - это затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации.

      Полный  перечень представительских расходов приведен в статье 264 НК РФ (1). [2]

      Согласно  этой статье, к представительским  расходам относятся затраты: по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций; по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно; по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров; по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

      Этот  перечень является исчерпывающим. Поэтому затраты на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами не являются.

      Учет  по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет средства на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

       Выдачу  денежных авансов подотчетным лицам  отражают по дебету счета 71 и кредиту  счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с  кредита счета 71 в дебет счетов 07 «Оборудование к установке», 08 «Вложения во внематериальные активы», 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» 20 «основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 28 «Брак в производстве», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 97 «Расходы будущих периодов», 41 «Товары», 44.2 «Коммерческие расходы», 44.1  «Издержки обращения», 45 «Товары отгруженные», 50 «Касса», 51 «Расчетный счет», 52 «Валютный счет», 55 «Специальные счета в банках», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 73 «Расчеты с персоналам по прочим операциям», 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами», 79 «Внутрихозяйственные расчеты», 84 «Нераспределенная прибыль», 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса». (План счетов бухгалтерского учета [6]

       Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой выдаче.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     1.2 Анализ нормативных документов учета расчетов с подотчетными лицами. Состав первичных документов и учетных регистров по  расчетам с подотчетными лицами. 

     Ведение бухгалтерского учета организации должно быть строго регламентировано, то есть подчинено определенным правилам.

     Существует  целый свод правил, по которым ведется  бухгалтерский учет. И отступление  от этих правил ведет к серьезным  ошибкам в бухгалтерской и  налоговой отчетности, в определении  финансовых результатов деятельности организации, приводит к злоупотреблениям со стороны материально-ответственных лиц.

     Общие документы по расчетам с подотчетными и командированными лицами:

     Закон «О бухгалтерском учете», содержит перечень обязательных реквизитов первичных документов (статья 9, п. 2). Разрешает составлять документы на машинных носителях (статья 9, п. 7). Руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером утверждает перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов (статья 9, п. 3). Обязывает директора организации и главного бухгалтера либо уполномоченных ими лиц подписывать первичные бухгалтерские документы по операциям с денежными средствами (статья 9, п. 3). [4]

     Гражданский кодекс Российской Федерации от 30.11.1994 г. № 51 – ФЗ, договор купли – продажи от 26.01.1996 г. № 14 ФЗ, а также дает определение подотчетным лицам, подотчетным суммам, командировкам и т.д. [1]

     Трудовой  кодекс Российской Федерации от 30. 12.2001 г. № 197 – ФЗ, (Принят ГД ФС РФ 21.12.2008), по состоянию на 01 февраля 2008 г. Кодекс предусматривает необходимые документы для отправки в командировку работника, а также их оформление. [3]

     Налоговый кодекс Российской Федерации от 31.07.98 г. № 146-ФЗ (Принят ГД ФС РФ 16.07.98 г.) по состоянию  на 01 апреля 2007г. Кодекс определяет размеры суточных, возмещаемые сверх норм работникам, суточные облагаемые налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом, а также говорит о том, что для целей налогообложения учет представительских расходов в пределах норм и сверх норм не ведется. [2]

     ПБУ 3/2006 - Положение по бухгалтерскому учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в  иностранной валюте" утверждено приказом Минфина РФ от 25.12.2007 № 147н - Положение регулирует особенности  бухгалтерского учета имущества и обязательств организаций, стоимость которых выражена в иностранной валюте, заключающиеся в пересчете стоимости этих имущества и обязательств в рубли, учет курсовых разниц. Приложение к данному Положению содержит указание, что пересчет расходов, произведенных подотчетным лицом при загранкомандировках, в рубли производится по курсу, действующему на дату его составления авансового отчета. [12]

     Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации. Утвержден Решением Совета Директоров Центрального Банка России от 22 11 1993 г. № 40 - содержит правила приема, хранения, выдачи наличных денег и оформления первичных документов; ведения кассовой книги; ревизии кассы и соблюдения кассовой дисциплины. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним (гл. 1, пункт 11). [8]

     Постановление Правительства Российской Федерации  от 23.09.2002 г. № 696 (ред. от 25.08.2006) «Об утверждении  федеральных правил (стандартов) аудиторской  деятельности», на основании этих правил аудитор разрабатывает программу  аудита, в том числе программу аудита расчетов с подотчетными лицами.

     План  счетов бухгалтерского учета, утвержденный Минфином РФ от 31.10.2000г. №94н (с изменениями  и дополнениями от 07.05.2003г. № 38н) - правила  синтетического учета операций в  бухгалтерском учете. В частности, содержит проводки по отнесению в доход работника подотчетных сумм, не возвращенным в срок. [7]

     Инструкция  Государственной налоговой службы РФ от 29.06.95 № 35 (ред. от 08.12.97) по применению закона Российской Федерации «О подоходном налоге с физических лиц» — в соответствии с пунктом 8 Инструкции, суммы возмещения работнику командировочных расходов в пределах норм не включаются в совокупный годовой доход работника.

     По  командировкам в пределах Российской Федерации:

     Инструкция  Минфина СССР, Госкомтруда СССР и  ВЦСПС от 07.04.88 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» - содержит: определение служебной командировки (п. 1); правила документального оформления командировки (командировочное удостоверение и, по усмотрению руководителя, приказ о направлении работника в командировку) (п. 2); предельные сроки командировок (сроки устанавливает руководитель, но не более 40 дней) (п. 4); необходимость ставить в командировочном удостоверении отметки о дне прибытии и дне выбытия из места командировки (п. 6); формы журналов по ведению учета работников, отбывающих в командировки; указание на сохранение за работником находящимся в командировке среднего заработка (п. 9); указание на выплату работникам суточных (п. 10); перечень расходов, возмещаемых командированному работнику (п. 12); предписание в течение 3-х дней после возвращения работника из командировки составить авансовый отчет (п. 19); другие положения относительно командировок.

     Письмо  Минфина РФ от 12.05.92 № 30 «О порядке возмещения командированным работникам затрат за пользование постельными принадлежностями в поездах» - компенсация работнику данных расходов с отнесением их к затратам предусмотрена документом.

     По  командировкам за границу:

     Письмо  Минтруда РФ, Минфина РФ от 17.05.96  № 1037-ИХ «О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу» - содержит информацию о том, суточные какой страны и с какого момента применять (пока командированный работник находится на территории РФ применяются нормы суточных для РФ; при пересечении границы РФ - нормы для страны-назначения (при этом документ  запрещает выплачивать суточные за день пересечения границы при возвращении в РФ); если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую (определяется по отметке в паспорте) суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется.

     Письмо  Минфина РФ от 16.12.93 № 11-02-49 (ред. от 23.10.97) «О размерах и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств» - содержит список государств и соответствующих размеров суточных отдельно для работников загранучреждений и прочих работников, находящихся в краткосрочных командировках.

Состав  первичных документов и учетных регистров по  расчетам с подотчетными лицами

      Основными документами, которые применяются  при оформление расчетов с подотчетными лицами, и подлежат изучению при  аудиторской проверке, являются: авансовые  отчет; приказы о направлении  сотрудников в командировки; командировочные удостоверения; копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы; список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы; сметы представительских расходов; приказы об утверждении смет представительских расходов; оправдательные первичные документы.

      Операции  по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих  бухгалтерский регистрах: журнал-ордер  № 7, объединяющий в себе аналитический  и синтетический учет расчетов с  подотчетными лицами (при журнально-ордерной форме учета); главная книга; иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, в зависимости от принятой на предприятии форме ведения бухгалтерского учета.

1.3 Типичные нарушения при осуществлении расчетов с подотчетными лицами

     Основные  нарушения (злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку) в области расчетов с  подотчетными лицами могут быть классифицированы следующим образом:

     1. Нарушение порядка выдачи подотчетных сумм: 1) Отсутствует приказ руководителя, устанавливающий порядок выдачи работникам подотчетным средств; 2) В приказе о порядке выдачи подотчетных средств не установлен круг лиц, имеющих право на получение денег под отчет, или не указаны размеры подотчетных сумм, а также сроки их возращения; 3) Выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги и хозяйственно-операционные расходы; 4) Выдача денежных сумм из кассы  под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия; 5) Выдача денег под отчет лицам, не рассчитавшимся по ранее выданным авансам; 6) Списание подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия; 7) Несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы; 8) Допускается передача полученных под отчет наличных денег одним работником другому;

     2. Нарушения при оформлении командировочных расходов: 1) Отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку; 2) Отсутствие командировочных удостоверений с отметкой в месте пребывания в командировке; 3) Несоблюдение установленных норм командировочных расходов; 4) Отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм; 5) Отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм;

     3. Нарушение порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов: 1). Нарушение порядка удержания подоходного налога и начисления фондов социального страхования и обеспечения с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм; 2) Некорректное выделение налога на добавочную стоимость в суммах командировочных расходов;

     4. Нарушения при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами: 1) Выделение сумм налога на добавленную стоимость расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети; 2) Списание на затраты сумм налога на добавленную стоимость от стоимости материальных ценностей, приобретенный через подотчетных лиц у изготовителей, в оптовой торговле;

     5. Нарушения порядка учета представительских расходов: 1) Несоответствие фактического размера представительский расходов утвержденной смете (или ее отсутствие); 2) Отсутствие учета представительский расходов в пределах норм и сверх норм;

     6. Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами: 1) Некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами; 2) Неправильное выведение остатков на конец отчетного периода; 3) Журнал-ордер № 7 ведется не по каждому подотчетному лицу и выданной сумме одновременно; 4) Несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 или других регистрах;

     7. Нарушения в форме и реквизитах первичных документов

     Нарушения, связанные с несоблюдением порядка выдачи денег под отчет возникают вследствие несоблюдения основных принципов, установленных пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций. В соответствие с которым, выдача наличных денег под отчет должна осуществляться на основании приказа руководителя организации, в котором должен быть зафиксирован круг лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм, указаны размеры подотчетных сумм и сроки, на которые они выданы. Запрещается выдача наличных денег под отчет работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным подотчетным средствам, а также не допускается передача выданных под отчет денег одним работником другому.

     Нарушения, связанные с неправильным оформлением  авансовых отчетов, которые выражаются в том, что к авансовым отчетам не прилагаются либо прилагаются не имеющие всех обязательных реквизитов первичные оправдательные документы, подтверждающие произведенные за счет подотчетных сумм расходы.

     Первичными  оправдательными документами, подтверждающими  расходование подотчетны средств, являются товарные чеки (накладные), кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, акты выполненных работ, оказанных услуг, счета, счета-фактуры, проездные документы, акты закупки материальных ценностей у физических лиц. [3]

     При этом пунктом 2 статьи 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» установлено, что первичные документы принимаются для отражения имеющихся в них данных в бухгалтерском учете, если содержат реквизиты, дающие полную информацию о хозяйственной операции. К обязательным для первичных бухгалтерских документов реквизитам относятся: наименование документа; дата составления документа; наименование организации, составившей документ; содержание хозяйственной операции; денежные и натуральные измерители хозяйственной операции; наименование должностей ответственных лиц и их подписи, заверенные печатью организации, продавшей материальные ценности, оказавшей услуги, выполнившей работы. [4]

     Кроме того, в акте закупки материальных ценностей у физического лица должны быть приведены дополнительные сведения о продавце, такие как адрес его постоянного местожительства и паспортные данные.

     При отсутствии первичных оправдательных документов, подтверждающих произведенные  расходы за счет наличных денежных средства, выданных под отчет, либо при наличии документов с незаполненными в них обязательными реквизитами нет оснований для отражения операций по счетам бухгалтерского учета и, следовательно, эти суммы организация не имеет право включать в состав затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг).

     Ошибка: расчет с другими юридическими лицами выданными под отчет наличными деньгами в размерах, превышающих установленные лимиты.

     Расчеты между юридическими лицами за приобретенные  для производственных целей товары (работы, услуги) наличным деньгами, в том числе и выданными из кассы организации под отчет, необходимо производить с соблюдением установленных нормативными актами пределов. В соответствии с разъяснениями Центрального банка РФ от 16 марта 1995 г. № 14-4/95 термин «один платеж» означает расчеты наличными деньгами одной организации с другой в один день по одному или нескольким денежным документам в рамках утвержденных лимитов.

     Ошибка: внесение на расчетный счет в банк другого юридического лица наличных денежных средств, полученных под отчет на приобретение материальных ценностей для хозяйственных нужд.

     Указом  Президента РФ от 18 августа 1996 г. №1212 «О мерах по повышению собираемости налогов и других обязательных платежей и упорядочению наличного и безналичного денежного обращения» запрещены расчеты наличными деньгами между организациями, в том числе посредством полученных под отчет денежных средств путем их прямого внесения на расчетный счет путем их прямого внесения на расчетный счет другого юридического лица — контрагента, минуя свой расчетный счет.

     Наличные  денежные средства в оплату за товары (работы, услуги) можно вносить только в кассу организации, реализующей  продукцию (товары), выполняющей работы, оказывающей услуги.

     Ошибка: бухгалтерия организации неправомерно принимает авансовые отчеты, дата составления которых противоречит датам, указанным на первичных оправдательных документах, подтверждающих расходование подотчетных средств.