Методика составления бюджета движения денежных средств

     ВВЕДЕНИЕ 

     Процесс составления бюджетов – один наиболее важнейших аспектов в системе планирования и контроля в управленческом учете, организации операционного цикла и создание целостной и эффективной системы управления. Бюджет денежных средств является основным документом финансового планирования, составляется на весь прогнозный период и представляет прогноз денежных притоков и оттоков, который классифицируется по видам финансово-хозяйственной деятельности: текущей, инвестиционной и финансовой. Практически все организации, за исключением самых мелких, составляют бюджеты. Многие организации в качестве годового бюджета рассматривают план прибыли, который показывает планируемую деятельность организации по центрам ответственности для получения прибыли. Также и почти все неприбыльные организации составляют бюджеты. В целом, бюджет показывает ожидаемое конечное сальдо на счете денежных средств на конец бюджетного периода и финансовое положение для каждого месяца в прогнозируемом периоде, для которого разрабатывается бюджет. Таким образом, могут быть запланированы периоды наибольшего или наименьшего наличия денежных средств. Очень большое сальдо на счете денежных средств означает, что финансовые средства не были использованы с наибольшей возможной эффективностью. Низкий уровень может указывать на то, что предприятие не в состоянии расплатиться по своим текущим обязательствам. Вот почему необходимо тщательное планирование денежных средств.

     Актуальность  выбранной темы определяется тем, что  бюджетирование играет важнейшую роль в развитие предприятия и в получении наиболее высокой прибыли.

     Целью данной работы является изучения понятия, целей и назначения бюджета денежных средств предприятия, показать теоретически и практически, как формируется бюджет движения денежных средств.

     Задачи  данной работы:

• Понятие бюджета денежных средств, его цели и функции
• Рассмотрение роли бюджетов и преимущества бюджетирования
• изучить структуру бюджета на примере финансового бюджета;
• проанализировать проблемы, возникающие при составлении финансового бюджета;
• на основании условного примера составить финансовый бюджет;
• предложить возможные пути решения проблем составления финансового бюджета.

     Объект  исследования – процесс планирования бюджета денежных средств предприятия.

     Курсовая  работа состоит из трех глав, в первой из которых рассмотрены теоретические основы бюджетирования, а также структура генерального бюджета и финансового. Во второй главе речь идет непосредственно о порядке составления финансового бюджета на примере условного предприятия. В третей главе рассмотрены проблемы, возникающие при составлении финансового бюджета, а также предложены возможные пути их решения.

     Методологической  основой данной работы являются труды  таких авторов, как А.Д. Шеремет, В.Б. Ивашкевич, М.А. Вахрушина и других.

     Также при написании курсовой работы были использованы данные информационных систем Гарант и Консультант+ и интернет ресурсы. 

1. ПОНЯТИЕ О БЮДЖЕТЕ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ, ЕГО ЦЕЛЬ И НАЗНАЧЕНИЕ

     1.1 Роль бюджетов  и преимущества бюджетирования 

     Под бюджетом движения денежных средств понимают бюджет (план) расчетного счета и наличных денежных средств в кассе предприятия или его структурного подразделения, отражающий все прогнозируемые поступления и снятия денежных средств в результате хозяйственной деятельности предприятия. Как правило, рассчитывается бюджет на один, следующий год. Он может иметь достаточно много видов и форм. Его структура зависит от предмета составления, размера и финансовой структуры организации. Бюджеты разрабатываются как для организации в целом, так и для её структурных подразделений. При этом в каждой компании может быть свое назначение бюджетирования. Поэтому, необходимо помнить, что в каждой компании в качестве управленческой технологии назначение бюджетирования может преследовать свои собственные цели:

• разработка концепции ведения бизнеса: − планирование финансово-хозяйственной деятельности предприятия на определенный период;
• оптимизация затрат и прибыли предприятия;
• координация – согласование деятельности различна подразделений предприятия;
• коммуникация – доведение планов до сведения руководителей разных уровней;
• мотивация руководителей на местах на достижение целей организации;
• контроль и оценка эффективности работы руководителей на местах путем сравнения фактических затрат с нормативом;
• выявление потребностей в денежных ресурсах и оптимизация финансовых потоков.

     Существуют  следующие этапы разработки бюджетов:

• сообщение основных направлений развития предприятия лицам ответственным за разработку бюджетов;
• разработка первого варианта бюджетов;
• координация и анализ первого варианта бюджетов, внесение коррективов;
• утверждение бюджетов руководством предприятия;
• последующий анализ и корректировка бюджетов в соответствии с изменившимися условиями.

     Для эффективного ведения бизнеса предприятию в настоящем и будущем необходимо иметь положительный баланс денежных средств. Именно поэтому БДДС отводится главенствующее место в системе бюджетирования. Как отмечает В. Хруцкий «в бизнесе есть только одна непоправимая ошибка остаться без денежных средств на расчетном счете или на том счете, с которого можно финансировать текущие операции и инвестиционные проекты».

     Функции любого бюджета состоят в следующем  планировании операций, обеспечивающих достижение целей организации; координирование  различных видов деятельности и подразделений; стимулирование руководителей всех рангов к достижению целей своих центров ответственности; контроль текущей деятельности; обеспечение плановой дисциплины; основа для оценки выполнения плана центрами ответственности и их руководителей; средство обучения менеджеров.

     Общий бюджет представляет собой скоординированный  план работы для организации в  целом. Он состоит из двух основных бюджетов – оперативного и финансового. 
 

План  продаж

План  производства

Бюджет  прямых материальных затрат Бюджет  прямых затрат на оплату труда План  потребности в мощностях

План  общепроизводственных затрат Бюджет цеховой (производственной) себестоимости

План  общехозяйственных затрат

План  коммерческих затрат

Бюджет  доходов и расходов

Бюджет инвестиций (план капитальных затрат)

Бюджет  движения денежных средств

Прогнозный  баланс

     Оперативный бюджет показывает планируемые операции на предстоящий год для сегмента или отдельной функции организации. Он включает в себя бюджетный (плановый) отчет о прибылях и убытках, который в свою очередь формируется на основе таких бюджетов, как бюджет продаж, производственный бюджет, бюджет товарно-материальных запасов и бюджеты расходов. Финансовый бюджет – это план, в котором отражаются предполагаемые источники финансовых средств и направления их использования. Он включает в себя бюджеты капитальных затрат и денежных средств организации.

     Механизм  бюджетирования в общем виде является комплексным процессом, включающим планирование, учет и контроль финансовых потоков и результатов. Его целью является формирование генерального бюджета промышленного предприятия, представляющего собой развернутый прогноз будущих финансовых операций.

     Бюджетирование – это комплексный процесс, включающий:

     - бюджет, как финансовый план по выбранным позициям;

     - финансовую и управленческую  отчетность, как результат выполнения  бюджета;

     - последовательную цепочку управленческих действий, направленных на интеграцию различных управленческих подсистем в единый контур бюджетного управления.

     Исходя  из анализа отечественной и западной литературы, посвященной вопросам бюджетирования, можно определить целый ряд преимуществ  применения указанного механизма для  промышленного предприятия.

1. Планирование, как стратегическое, так и оперативное, помогает контролировать производственную ситуацию в текущем режиме. Без наличия плана руководитель, как правило, только реагирует на обстановку, вместо того чтобы контролировать ситуацию.
2. Интегрированный бюджет позволяет усовершенствовать и повысить эффективность распределения и использования ресурсов
3. Бюджет, являясь основной частью управленческого контроля, создает объективную основу оценки результатов деятельности предприятия в целом и отдельных подразделений. В отсутствие бюджета при сравнении показателей текущего периода с предыдущими можно прийти к ошибочным выводам, а именно: показатели прошлых периодов могут включать результаты низко производительной работы. Улучшение этих показателей означает, что предприятие стала работать лучше, но свои возможности оно не исчерпало. При использовании показателей предыдущих периодов не учитываются появившиеся возможности, которых не существовало в прошлом.
4. Бюджет является средством координации деятельности различных подразделений промышленного предприятия. Он побуждает руководителей отдельных центров ответственности строить свою деятельность, принимая во внимание деятельность всего предприятия в целом.
5. Бюджет – основа для оценки выполнения плана центрами финансовой ответственности и их руководителями: работа менеджеров оценивается по отчетам о выполнении бюджета, что повышает объективность и обоснованность мотивационной функции в рамках управления предприятием. Кроме того, сравнение фактически достигнутых результатов с данными бюджета указывает области, куда следует направить внимание и действия.
6. Детально проработанный бюджет и оперативный контроль его выполнения позволяет принимать обоснованные решения в части ценообразования, анализа безубыточности производства, планирования ассортимента продукции, определения структуры продукции с учетом лимитирующего фактора, реструктуризации бизнеса, осуществления капитальных вложений.

     Как отмечалось ранее, цель генерального бюджета  – объединить и суммировать частные  бюджеты различных подразделений (центров финансовой ответственности) предприятия во взаимоувязке основных показателей. Генеральный бюджет промышленного предприятия рекомендуется составлять в виде совокупности двух агрегированных частей:

• оперативного бюджета, включающего план прибылей и убытков, который детализируется через частные бюджеты, отражающие статьи доходов и расходов предприятия;
• финансового бюджета, включающего инвестиционный бюджет, бюджет денежных средств и прогнозируемый баланс.

     Отправной точкой при составлении оперативного бюджета является формирование бюджета  продаж, который определяется не столько производственными возможностями предприятия, сколько возможностями сбыта на рынке. При этом учитывается влияние таких факторов, как деятельность конкурентов, стабильность поставщиков и покупателей, результативность рекламы, сезонные и другие колебания спроса, политика ценообразования. При планировании объема продаж могут использоваться различные методы: статистические прогнозы с применением математических методов, экспертные оценки отдела сбыта и др.

     Исходя  из бюджета продаж, разрабатывается производственный бюджет, на основе которого составляют бюджет закупки материалов и бюджет накладных расходов. Далее исходя из бюджетов продаж и бюджета себестоимости продукции формируют бюджеты затрат по маркетингу и коммерческих расходов. Конечной целью работы над оперативным бюджетом является разработка плана прибылей и убытков.

     Финансовый  бюджет – это план, в котором  отражаются предполагаемые источники  финансовых средств и направления  их использования. Он включает в себя бюджеты капитальных затрат и денежных средств организации.

     Целью разработки финансового бюджета  является составление прогнозируемого  бухгалтерского баланса, который является результатом как финансовых, так  и нефинансовых операций предприятия. Первоначально для его создания информации из плана прибылей и убытков анализируется с позиций возможности финансирования инвестиционных мероприятий, реального выбытия и поступления денежных средств, условий погашения кредиторской и дебиторской задолженностей, установления минимального постоянного остатка свободных денежных средств.

     Составлением  прогнозируемого бухгалтерского баланса  заканчивается работа над общим  бюджетом и начинается его предварительный  анализ с позиций того, как планы  руководства предприятия скажутся на его финансовом состоянии. После корректировки планов действий предприятия и отдельных центров ответственности вносятся изменения в общий бюджет, и вновь анализируется их влияние.

     В литературе о планировании на предприятиях обычно различают две схемы организации работ по составлению бюджетов (планов): по методу break – down (сверху - вниз) и по методу build – up (снизу - вверх). По методу break – down работа по составлению бюджетов начинается «сверху», то есть, руководство предприятия определяет цели и задачи, в частности плановые показатели по прибыли. Затем эти показатели во все более детализированной, по мере продвижения на более низкие уровни структуры предприятия, форме включаются в планы подразделений. По методу build – up поступают наоборот. Например, расчет показателей реализации начинают отдельные сбытовые подразделения, и затем уже руководитель отдела реализации предприятия сводит эти показатели в единый бюджет (план), который впоследствии может войти составной частью в общий бюджет (план) предприятия.

     Методы break – down и build – up представляют две противоположные тенденции. На практике не целесообразно использовать только один из этих методов. Планирование и составление бюджетов представляют собой текущий процесс, в котором необходимо постоянно осуществлять координацию бюджетов различных подразделений.

     Из  вышеизложенного можно сделать  вывод, что процессы планирования, анализа  и составления бюджетов сливаются  в единый оперативный процесс  управления, а общий бюджет предприятия  – в оперативную финансовую модель. 

     1.2 Понятие бюджета денежных средств, его цели и функции 

     Денежные  средства предприятий представляют собой совокупность денег, находящихся  в кассе, на банковских расчетных, валютных, специальных, и депозитных счетах, в  выставленных аккредитивах, и особых счетах, чековых книжках, переводах в пути и денежных документах.

     Денежные  средства характеризуют начальную  и конечную стадии кругооборотов  хозяйственных средств, скоростью  движения которых во многом определяется эффективность всей предпринимательской деятельности. Объемом имеющихся у предприятия денег, как важнейшего платежного средства определяется платежеспособность предприятия – одно из важнейших характеристик его финансового положения.

     Денежные  средства являются единственным видом  оборотных средств, обладающих абсолютной ликвидностью, то есть немедленной способностью выступать средством платежа по обязательствам предприятия. Абсолютно платежеспособными предприятиями считаются предприятия, обладающие достаточным количеством денежных средств для расчетов по имеющимся у них текущим обязательствам. Кроме того, предприятию необходимы определенные запасы резервных денежных средств для оплаты возможных непредвиденных обстоятельств, а также для осуществления неожиданных и выгодных инвестиций. Однако всякие излишние запасы денежных средств приводят к замедлению их оборота, т.е к снижению эффективности их использования, а в условиях инфляции – к прямым потерям за счет их обесценивания.

     Уровень несбалансированности денежных потоков, т.е. приток и отток денег обуславливает увеличение или уменьшения остатков денежной наличности. Превышение оттоков над притоками приводит к нехватке денежных средств и увеличению потребности в кредите, и наоборот, превышение притоков над оттоками увеличивает остаток денежной наличности.

     Перевод денежных средств на счет филиала, короткий депозит, инкассация наличной выручки и другие подобные перемещения между отдельными позициями денежных средств и их эквивалентов не рассматривается как денежные потоки. К оборотам реальной деятельности компании они не могут быть отнесены. Такие перемещения являются результатом специфической функции управления денежными средствами – планирование денежных потоков и перераспределение их излишков во времени. При консолидации отчетности дочерних компаний исключается также внутригрупповое движение денежных средств. То есть перемещение баланса одной компании (группы) на баланс другой.

     Смета (бюджет) денежных средств является основным инструментом управления оттоками и притоками самых высоколиквидных активов предприятия – денежной наличности. Он определяет наиболее оптимальное количество денег, необходимое предприятию в конкретные сроки.

     Смета (бюджет) денежных средств состоит из двух частей:

1. Ожидаемые поступления средств.
2. Ожидаемые платежи.

     Чтобы оценить синхронность поступлений и платежей, раскрыть реальное движение денежных средств на предприятии, а также увязать величину полученного финансового результата с состоянием денежных средств, следует определить все направления поступления денежных средств, а также их выбытия. Направления движения денежных средств принято рассматривать в разрезе основных видов деятельности – текущей, инвестиционной, финансовой.

     Отток денежных средств в рамках текущей  деятельности связан с уплатой по счетам поставщиков, отчислениям в  фонды социального страхования и обеспечения, расчетами с бюджетом, выплатой заработной платы; приток – в первую очередь, с получением выручки от реализации продукции, авансов от покупателей и заказчиков, а также выполнения работ и оказания услуг. Эти источники могут быть двух видов: внешние и внутренние. Внешние поступления – это кредиты и инвестиции любого происхождения. Внутренние поступления делятся на две группы: доходы от реализации и оказания услуг, а также внереализованные доходы, являющиеся как бы побочным продуктом основной хозяйственной деятельности. Поступления денежных средств от текущей деятельности определяют возможности предприятия по его дальнейшему существованию и развитию, выплаты дивидендов собственникам и выплаты долгов. В связи с этим в структуре сметы денежных средств предприятия денежные потоки текущей деятельности являются определяющими. Предприятие не сможет эффективно осуществлять свою деятельность в том случае, если итоговый результат данного раздела представляет выбытие денежных средств.

     Движение  денежных средств в разрезе инвестиционной деятельности связано с приобретением (реализацией) имущества, имеющего долгосрочное использование. В первую очередь  это касается поступления (выбытия) основных средств и нематериальных активов.

     Финансовая деятельность предприятия связана с притоком средств вследствие получения краткосрочных и долгосрочных и долгосрочных займов и кредитов и их оттоком в виде погашения задолженности по полученным ранее кредитам и выплате дивидендов.

     Разделение  денежных потоков по видам деятельности связано с различиями в требованиях, предъявляемых отчетной информации пользователями. В операционной деятельности важно оценивать возможность предприятия генерировать денежные средства на поддержание хозяйственного процесса и выявить тенденции увеличения оборотов, вызванные наращиванием производственных мощностей. Денежные средства, направленные на инвестиции, показывают, насколько будущие производственные мощности смогут поддержать сложившийся уровень операционной деятельности и обеспечить заданные уровни рентабельности и ликвидности. Сведения о денежных потоках финансового характера представляют интерес с точки зрения будущих претензий собственников и кредиторов предприятия, на денежные потоки, генерируемые им.

     Выбытие или поступление денежных средств может быть представлено несколькими составляющими, относящимся к разным видам деятельности. К примеру, погашение займа состоит из возврата основного долга, который рассматривается как денежный поток от финансовой деятельности и выплаты процентов, относящиеся либо к операционной (текущей) деятельности (кредит на покупку товара), либо к инвестиционной (покупка оборудования)

     Идентичное поступление и выбытие денежных средств в двух предприятиях можно отнести к разным видам деятельности в зависимости от природы сделки. Одно предприятие может выпустить ценные бумаги (векселя) с целью получения долгосрочного дохода, что будет иметь инвестиционный характер. В то время как другое может держать эти векселя с целью их выгодной перепродажи, а значит, их приобретение будет отнесено к операционной деятельности.

     Анализ  денежной наличности по трем указанным  направлениям позволяет выявить  эффективность управления производственной, инвестиционной и финансовой сторонами деятельности компании. При анализе денежных потоков какого-либо предприятия в разрезе инвестиционной, финансовой и операционной (текущей) сфер деятельности, следует заметить:

     1. Чистый приток денежных средств (положительное сальдо) в результате операционной (текущей) деятельности характеризует стабильность существования предприятия в долгосрочной перспективе. Осуществление новых инвестиционных проектов, а также кредиторская задолженность предприятия не может быть погашена за счет денежных средств, которые направлены выплату пенсий, дивидендов и пополнение оборотных средств. В таких случаях приток денежных средств в результате текущей деятельности не может рассматриваться в перспективе как резерв ликвидности, а лишь как сумма финансовых средств, используемая в финансовом и инвестиционном плане развития предприятия. Также стратегия развития предприятия влияет на величину денежного потока, что усложняет сравнительный анализ деятельности предприятия. Так при стратегии внутреннего роста предприятия за счет расширения собственных мощностей прирост денежных средств от текущей деятельности выше, чем при стратегии внешнего роста за счет приобретения акций какой-либо фирмы.

     В результате операционной (текущей) деятельности может быть получен и чистый отток  денежных средств. Покрытие его происходит за счет сокращения инвестиционных вложений, а также источников внешнего финансирования.

     2. Отдельное рассмотрение притоков и оттоков денежных средств в инвестиционной сфере деятельности дает представление об инвестиционной политике предприятия, в том числе и о размере тех инвестиций, с помощью которых будут достигнуты будущие поступления денежных средств и их выплаты. А также, можно определить приток ликвидных средств за счет сокращения инвестиций, высвобождения финансовых средств, омертвления в отдельных видах имущества.

     3. Рассмотрение показателей финансовой деятельности позволяет не только проанализировать финансовую политику и финансовые возможности предприятия, но и будущие дивиденды собственников капитала.

     Денежные  потоки предприятия планируются  составлением плана доходов и расходов на год с разбивкой по месяцам, а для оперативного управления – по декадам или пятидневкам. Для прогнозируемого в течение длительного времени положительного остатка денежных средств следует предусмотреть пути выгодного использования. В случае возникновения недостатка денежной наличности должны быть предусмотрены источники привлечения заемных средств.

     Высшей  оценки достойно планирование денежными  потоками, когда к очередному платежу предприятия по обязательствам обеспечено поступление денег от покупателей других дебиторов. Не стоит копить деньги, следует оптимизировать их запасы. Такой подход обеспечивает возможность извлечения дополнительной прибыли за счет инвестиций, появляющихся временно свободных денежных средств без их омертвления, сохранение повседневной платежеспособности предприятия.

     Для определения ожидаемых поступлений  за период используют информацию из бюджета  продаж, данные о порядке сбора  средств по счетам к получению, о  продаже в кредит или за наличные. Предусматривается приток средств и из других источников, как например, возможные займы, продажа акций, активов.

     Бюджетирование  позволяет руководству организации  с очень сильной вероятностью оценить эффективность принимаемых  решений, оптимальным образом распределить ресурсы предприятия, намечать пути развития персонала и предприятия, а также избегать кризисных ситуаций.

     В процессе бюджетирования цели (задачи) системы бюджетирования определяют исходя из целей организации.

     В зависимости от характера и масштаба деятельности организации определяют: общие, главные, частные цели. 

     Перед вами графическое отображение общих целей бюджетирования: