Методика составления номенклатуры дел учреждения. 4

Курсовая  работа по документоведению 

Тема: Методика составления  номенклатуры дел учреждения. 

Содержание 
 
 
 

Введение 

    Все организации создают и получают огромное количество служебных документов. Документы становятся накопителями и хранителями информации, памятью  организации.

          Систематизация документов, быстрый поиск и использование  этой информации возможны лишь при  четкой классификации документов.

          Специальным классификационным  справочником, определяющим правильное распределение исполненных документов в дела, является номенклатура дел.

    Номенклатура  дел представляет собой систематизированный  перечень наименований дел, заводимых  в делопроизводстве организации, с  указанием сроков хранения, по установленной  форме.

          Номенклатура дел  – это многоцелевой документ: организатор документов, классификатор документов и справочник по документам.

    Назначение  номенклатуры дел:

    - распределение исполнительных документов  в дела;

    - систематизация дел;

    - закрепление индексов дел;

    - установление сроков хранения  дел.

    Кроме того, номенклатура дел:

    - служит основой для составления  описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет включительно) хранения;

    - используется как основной учетный  документ при сдаче в архив  организации дел временного (до 10 лет включительно) хранения;

    - является основой для составления актов на уничтожение дел;

    - может быть использована в  качестве схемы для построения  справочной картотеки на использованные  документы.

    Различают три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатура дел конкретной организации.

    Примерная номенклатура дел устанавливает  примерный состав дел для однородных по характеру деятельности, но разных по структуре организаций с указанием  их индекса и носит рекомендательный характер.

    Типовые и примерные номенклатуры дел  разрабатываются службами документационного обеспечения министерств и ведомств РФ, утверждаются их руководителями.

    Окончание делопроизводственного года знаменует  переход к следующему этапу жизненного цикла номенклатуры – утверждению  сводной итоговой номенклатуры и  оформлению итоговой записи. В течение года структурные подразделения формировали дела в соответствии со сводной плановой номенклатурой, в процессе работы были заведены новые дела, скорректированы заголовки дел, некоторые дела были переданы в другие структурные подразделения, часть дел была окончена делопроизводством. С целью определения и закрепления реальной  картины состава и объема дел, созданных в истекшем делопроизводственном году, разрабатывается сводная итоговая номенклатура дел.

    Тема  актуальна, так как номенклатура дел позволяет упорядочить работу с документами на предприятии и облегчить поиск.

    Объект: разработка  номенклатуры дел организации.

    Предмет: номенклатура дел в ООО «АРБ-Консалтинг».

    Цель: провести анализ номенклатуры дел в ООО «АРБ-Консалтинг»

    Задачи:

    1. Определить понятие номенклатура дел.

    2. Изучить основные требования к составлению номенклатуры дел.

    3. Изучить порядок и структуру документоведения номенклатуры дел.

    4. Изучить основные направления  деятельности компании «АРБ-Консалтинг»

    5. Изучить деятельность секретаря на предприятии по разработке номенклатуры дел.

    6. Провести анализ номенклатуры  дел в ООО «АРБ-Консалтинг».

Глава 1. Значение номенклатуры дел в делопроизводстве организации

1.1. Понятие номенклатуры  дел. Назначение  и виды номенклатуры дел 

    Номенклатура  дел – это утвержденный систематизированный  перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения в  установленном порядке. Номенклатура дел используется как схема распределения  и группировки исполненных документов и дел, сроков хранения, а также как схема построения справочной картотеки неиспользованных документов. Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

    Номенклатура  дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она составлена, зависят оперативность работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятия обязательно. 

    Основные  положения по составлению номенклатуры дел изложены в Единой государственной  системе делопроизводства (ЕГСД).

    Номенклатура  дел может быть конкретной, примерной  и типовой. Кроме того, различают  номенклатуры дел структурного подразделения  и учреждения.

    Конкретная  номенклатура отражает документы одного конкретного учреждения или структурного учреждения. [8, c.57]

    Примерные и типовые номенклатуры дел отражают документы определенной категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документации. Кроме того, типовая номенклатура устанавливает единую индексацию дел для соответствующих учреждений системы (ведомства) и является обязательной. Примерная номенклатура дел является рекомендательной.

    Составлению номенклатур дел в организации предшествует подготовительная работа, цель которой – обеспечить учет дел, заводимых в делопроизводстве, их соответствие видам и содержанию откладываемых документов, правильную их классификацию в соответствии с участками работы и вопросами деятельности организации.

    Работа  по составлению номенклатур дел, как структурных подразделений, так и учреждения в целом координируется делопроизводственной службой и, как  правило, включает изучение их организационной  структуры и направлений, а также комплекса документов, на основании которых будут формулироваться наименования дел и определяться принципы их формирования. В номенклатуры дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом «Для служебного пользования», справочные картотеки.

    Утвержденные  экземпляры номенклатур дел являются документами постоянного хранения и включаются  состав дел службы делопроизводства организации. Если такая  служба отсутствует, они включаются в состав дел секретаря-референта.

    После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения и общественные организации получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.   

    Номенклатура  дел учреждения, не передающего документы  на государственное хранение, одобренная экспертной комиссией (ЭК), ежегодно утверждается ее руководителем. Первый экземпляр номенклатуры хранится не менее 10 лет.

    Номенклатура  дел в структурных подразделениях составляется для обеспечения порядка  формирования и учета дел в  делопроизводстве подразделений. Сводная  номенклатура дел составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений.

    Номенклатура  дел учреждения печатается в нескольких экземплярах. Первый экземпляр храниться  в службе делопроизводства, второй – используется этой службой в  качестве рабочего экземпляра, третий – находится в ведомственном архиве (у лица, ответственного за архив) в качестве учетного документа, четвертый – в государственном архиве, в который передаются документы данного учреждения.

    Номенклатура  дел учреждения пересматривается не реже одного раза в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры учреждения она составляется, согласовывается и утверждается заново.

    Согласованная с соответствующим учреждением  государственной архивной службы номенклатура дел учреждения в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января нового календарного года. В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д. [18, c.26]

    Различают типовые, примерные и индивидуальные номенклатуры.

    Типовая номенклатура дел составляется для  организаций, однородных по характеру  деятельности и структуре, устанавливает  для них типовой состав дел, единую индексацию этих дел и является нормативным документом.

    Примерная номенклатура дел устанавливает  примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.

    Независимо  от существования типовой и примерной номенклатур, каждая организация должна составлять свою индивидуальную номенклатуру дел.

    В небольших организациях, не имеющих  структурного деления, составляется одна номенклатура, которая представляет собой систематизированный список названий всех дел, заводимых в организации в течение календарного года. В крупных учреждениях и организациях номенклатура составляется для каждого структурного подразделения, затем они объединяются в сводную номенклатуру.

    При наличии типовой номенклатуры заголовки  дел полностью переносятся в индивидуальную номенклатуру. Из примерной номенклатуры дел при составлении индивидуальной выбираются названия тех дел, которые образуются в данной организации. При этом некоторые дела, предусмотренные в примерной номенклатуре, могут объединяться или разъединяться в зависимости от объема документации или специфики работы организации. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений. 

1.2. Требования к оформлению и составлению номенклатуры дел 

    Разработка  номенклатуры дел складывается из нескольких этапов [41, c.153]:

    - определение круга документов  для включения в номенклатуру;

    - составление заголовков (наименований) дел;

    - разработка классификационной схемы номенклатуры, то есть порядка расположения дел;

    - определение сроков хранения  дел;

    - определение системы индексации  и установление индексов дел;

    - оформление и удостоверение номенклатуры  дел.

    Основное  требование к номенклатуре дел – охват всех документов, образующихся в процессе деятельности организации. При этом должна учитываться документация, как создаваемая в самой организации, так и получаемая от других организаций и лиц, включая регистрационные карточки, журналы учета, различные картотеки.

    В номенклатуру должны быть внесены и  документы временно действующих  комиссий, групп, созданных для решения  какой-либо конкретной задачи, документы  общественных организаций.

    В номенклатуру дел включаются также  документы, не оконченные делопроизводством, которые поступили из других организаций для продолжения или окончания решения вопроса; дела по вопросам, продолжающимся более одного года (так называемые переходящие дела). Они вносятся в номенклатуру каждого года на протяжении всего срока решения вопроса. В течение года номенклатура может быть дополнена делами, образовавшимися после начала года в результате появления в деятельности организации новых вопросов. Для таких дел в конце каждого раздела номенклатуры предусматривают несколько резервных номеров.

    Не  включаются в номенклатуру дел печатные издания (сборники, справочники и  т.д.)

    Составление заголовков дел – это самая  сложная часть работы при составлении  номенклатуры дел.

    Заголовок дела должен в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать основанное содержание документов комплекса, так как именно по заголовку дела приводиться поиск документов. Заголовок содержит указание на род заводимого дела (дело, документы, переписка) или назначение вида документа (приказы, акты и др.), уточняющие данные о содержании документов, корреспондентах, датах, а также указание подлинности, копийности и т.д.. В заголовках дел не употребляют формулировки типа «Разные материалы», «Общая переписка» и т.п.

    Степень конкретизации, детализации наименований дел должна определяться в каждом конкретном случае и обеспечивать наиболее благоприятные условия для работы с документами в делопроизводстве и быстрого поиска необходимой информации.

    В заголовках используют следующие признаки:

    - номинальный (указывается название документов);

    - авторский (приказ директора);

    - корреспондентский (по реквизиту  определятся адресат);

    - предметно-вопросный (содержание  документа);

    - географический (используется, когда  в деле сгруппированы документы  нескольких авторов, но объединенных по территории);

    - хронологический (содержит указания  за какой-то период).

    Понятие дело употребляется в заголовках судебных, следственных, личных, арбитражных  и других дел, содержащих различные  по видам документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу. Например: «Дело о выделении средств на ремонт краеведческого музея г. Бологое»

    При заведении  личных дел фамилия, имя  и отчество лица, на которого заводиться дело, указываются в именительном падеже.

    Термин  документы употребляют в заголовках дел, содержащих документы по одному и тому же вопросу, но не связанных приложением какому-либо другому документу. В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются основные виды документов. Например: «Документы о строительстве нового учебного корпуса университета (утвержденные сметы расходов, планы работ, финансовый отчет, докладные записки, акты приема работ)». [14, c.247]

    Использование терминов материалы и документальные материалы неправомерно, так как они не предусмотрены государственным терминологическим стандартом.

    В наименованиях дел, содержащих переписку, уточняют, с кем и по какому вопросу  она ведется. Однако при указании корреспондента нужно учитывать  следующее:

    - если переписка ведется с одним корреспондентом, его указывают в заголовке дела, например: «Переписка с фирмой ОМЕГА о выполнении контракта по поставкам диабетических препаратов».

    - если в деле сгруппирована  переписка с однородными корреспондентами, их название в заголовке дела дается обобщенно, например: «Переписка с молочно-консервными комбинатами о поставке и использовании тары».

    - если однородные корреспонденты  находятся на одной определенной  территории (край, область, район), целесообразно  указывать ее в заголовке, например: «Переписка со школами Северо-Восточного округа об участии в математической олимпиаде».

    - в случае переписки с разнородными  корреспондентами в заголовок  дела они не выносятся, а  указывается лишь вопрос, например: «Переписка об организации международной конференции «Женщины и бизнес»».

    Свои  особенности имеют заголовки  дел, содержащих распорядительную, плановую и отчетную документацию.

    При группировке в деле распорядительных документов и протоколов в заголовке  указываются вид документа, автор  и год, например: «Приказы ректора университета по учебной работе за 2006 год», «Протоколы заседаний совета директоров за 2006 год».

    Заголовки дел, содержащих плановые или отчетные документы, должны включать указание на вид и характер документов, их периодичность, например: «Годовой отчет о научно-исследовательской деятельности института»

    В заголовке дела, содержащего статистические формы, указываются названия форм, их номер или условие обозначение (шифр): «Годовой отчет по отдельным  показателям финансовой деятельности предприятия (организации)»

    После составления заголовков дел проводится их систематизация, то есть определяется порядок расположения заголовков в  номенклатуре дел. Он основан на учете  организационно-структурного построения аппарата управления и выполняемых им функций.

    В номенклатуре дел небольшой организации, не имеющей структурного деления, а  также в номенклатуре дел структурного подразделения крупной организации  дела систематизируют по степени  из важности с учетом взаимосвязи  документов.

    Первыми помещаются дела, включающие организационно-распорядительные документы директивных и вышестоящих органов, затем – дела, содержащие организационную документацию, относящуюся к деятельности организации в целом (устав, положения) или структурного подразделения. Далее располагают дела с распорядительной документацией самого учреждения или организации (приказы, распоряжения, решения коллегиальных органов). За этой группой дел следуют дела с плановыми и отчетными документами (годовыми, квартальными, месячными), перепиской и другими документами.

    Внутри  каждой из перечисленных групп дела располагают по степени из важности, например, вначале годовые планы, затем квартальные и после  них – месячные. Аналогично систематизируют  и дела с отчетными документами. Дела с перепиской располагают в следующем порядке: вначале – переписка с директивными и вышестоящими органами, затем – с неподчиненными организациями и в конце – с подведомственными организациями, если они есть, своими филиалами и представительствами.

    При большом количестве однородных корреспондентов дела можно размещать в алфавитном порядке наименований корреспондентов или географических названий.

    Номенклатура  дел организации составляется на основе номенклатур дел структурных  подразделений. В этом случае разделами  сводной номенклатуры дел будут служить названия структурных подразделений, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием организации. Первым разделом номенклатуры всегда будет служба делопроизводства (например, канцелярия). Последние разделы – это общественные организации или органы, действующие на общественных началах. [21, c.121]

    В организациях без структурного деления  или с нестабильной структурой разделами  номенклатуры являются управленческие функции или основные направления деятельности, например: руководство, планирование, учет, материально-техническое обеспечение, кадры, документационное обеспечение. 

1.3. Структура и порядок  документоведения  номенклатуры дел 

    Формированию  и удостоверению номенклатуры предшествует изучение состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе реализации учреждением (организацией) своих задач. Изучаются уставы и положения об учреждении и его структурных подразделениях, штатное расписание, классификаторы, справочные картотеки, номенклатуры дел за прошедшие годы, описи дел постоянного и долговременного хранения, регистрационно-учетные формы (журналы, картотеки). Но главным источником являются сами документы организации. При определении сроков хранения дел основными пособиями служат типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения, а также перечни документов, подлежащих приему на государственное хранение.

    Кроме того, очень важно знать и учитывать  требования, закрепленные в таких нормативных и нормативно-методических документах, как Государственная система документационного обеспечения управления, Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, Основные правила работы ведомственных архивов, Архивными учреждениями разработаны и методические пособия по составлению номенклатур дел. [17, c.47]

    К процедуре формирования номенклатур  дел необходимо привлекать руководителей  и ведущих специалистов организации  для помощи в определении состава задач, которые будут решаться подразделениями в течение года, а также состав документов. Негосударственными организациями методическую помощь могут оказать на договорных началах архивные учреждения.

    Номенклатура  дел на предстоящий год составляется в последнем квартале предшествующего года и после утверждения руководителем вводится в действие с 1 января. Она должна ежегодно пересматриваться и уточняться, а не реже, чем раз в пять лет, или при изменении функций и структуры организации – заново составляться и согласовываться.

    Ответственность за формирование (корректировку) номенклатуры дел организации лежит на службе документационного обеспечения  управления, номенклатур структурных  подразделений – на руководителях  структурных подразделений. Работу по формированию номенклатуры строят в соответствие с приказом руководителя организации. В нем должны быть указаны сроки формирования номенклатур структурными подразделениями и представления их в документационную службу, сроки формирования номенклатуры для всей организации и представления ее на утверждение руководителю организации, а также срок введения в действие.

    Формирование  номенклатур структурных подразделений, как правило, возлагают на сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в подразделении. Ее проводят под непосредственным методическим руководством и при практическом участии сотрудника документационной службы и заведующего ведомственным архивом (ответственного за архив). Заголовки дел по номенклатуре сличают с документами и делами текущего года и в случае необходимости корректируют, а также вносят дополнительные заголовки, отражающие новые или раннее не учтенные документируемые участки или вопросы деятельности.

    Готовую номенклатуру подразделения сначала  подписывает сотрудник, ответственный за делопроизводство подразделения, далее ее согласовывают с экспертной комиссией (ЭК) подразделения (при ее наличии) и с заведующим ведомственным архивом, а затем ее утверждает руководитель структурного подразделения.

    Номенклатуру  дел организации оформляют на общем бланке или чистом листе формата А4. Сначала ее подписывает руководитель службы делопроизводства организации. Затем ее визирует заведующий ведомственным архивом. После одобрения номенклатуры дел ЭК организации ее направляют на согласование в Экспертно-проверочную комиссию (ЭПК) соответствующего архивного учреждения. Согласованная с ЭПК архивного учреждения номенклатура утверждается руководителем организации. После этого в структурные подразделения направляют выписки соответствующих разделов.

    Номенклатуры  печатают в 4 экземплярах. Первый и второй экземпляры хранят в службе делопроизводства. Причем первый экземпляр находится  на постоянном хранении, а второй выдают для работы. Третий экземпляр передают в архив организации в качестве учетного документа. Четвертый составляют в государственном архиве, источником комплектования которого является данная организация.

    В конце каждого года номенклатуру корректируют, перепечатывают, представляют на утверждение руководителю организации  и вводят в действие с 1 января следующего календарного года.

    Номенклатуру  пересогласовывают с ЭПК архивного  учреждения не реже, чем раз в 5 лет. В случае коренного изменения  функций и структуры организации  номенклатуру пересоставляют и согласовывают  независимо от срока ее предыдущего согласования.

    Номенклатура  дел организации является документом постоянного хранения как самостоятельное  дело подлежит учету по номенклатуре дел службы делопроизводства.