Содержание 

Ведение ……………………………………………………………………………3

1. Структура  и назначение номенклатурных  дел ………………………………4

1.1.Определение  круга документов для включения  в номенклатуру …………5 

1.2.Общие требования  к номенклатуре …………………………………………5

2.Виды номенклатур  дел …………………………………………………………7

3.Требования  к составлению номенклатуры …………………………………...8

4.Порядок составления  номенклатуры дел ……………………………………11

5.Требования  к заполнению формы номенклатуры  дел ……………………...13

6.Установление  сроков хранения дел ………………………………………….16

Заключение ………………………………………………………………………17

Список использованной литературы ……………………….………………….19 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

    Документационное  обеспечение деятельности организации  представляет собой комплекс работ, связанных, прежде всего, с совершенствованием нормативно-методической базы по организации работы с документами. 

    Юридическая сила – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Из этого определения следует, что при оформлении документов необходимо соблюдать нормы, установленные законодательством и определенными учредительными документами, а также правила оформления документов. Все совершаемы людьми действия имеют либо фактический – недоказуемый, либо юридический, т.е. доказательный характер. Чтобы доказать, что какое – то событие произошло именно тогда, когда оно произошло, это событие должно быть подтверждено документами в установленном порядке.

    Подготовка  дел к архивному хранению начинается еще на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел, когда определяются сроки хранения документов, а также при формировании дел.

    В целях правильного формирования дел, обеспечивающего быстрый поиск  документов по их содержанию и видам, производится классификация документов, которая закрепляется в номенклатуре дел. Номенклатуру дел необходимо составлять  в любой организации независимо от ее специфики или организационно-правовой формы.

    Номенклатура  дел является важнейшим документом, применяемым в практике организации делопроизводства. Она представляет собой оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения. 
 
 

1. Структура и назначение номенклатурных дел

    После исполнения документы определенное время хранятся в организации. Для того чтобы их можно было быстро находить и использовать, необходима систематизация исполненных документов, т.е. группировка их в дела. Государственный стандарт определяет дело как "совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку".

    Чтобы правильно сформировать дела и обеспечить возможность использования нужной информации, документы классифицируют: разделяют их на группы с разными  сроками хранения. Специальным классификационным справочником, позволяющим определить порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел.

    Номенклатура  дел - систематизированный  перечень наименований дел, заводимых в  организации, с указанием  сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

    Номенклатура  дел - это многофункциональный документ, используемый для разных целей:

    -номенклатура используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела (папки). Заголовки дел, закрепленные в ней, переносятся затем на обложки дел;

    -каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, включенных в него. Таким образом, с ее помощью намечают ориентировочные сроки хранения документов, что является первым этапом экспертизы ценности документов;

    -номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы по документам предприятия. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре. Кроме того, классификационная схема номенклатуры может быть использована при формировании справочной картотеки на исполненные документы;

    -номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Она же служит основой для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного;

    -номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры учреждения, организации, предприятия.

    1.1.Определение круга документов для включения в номенклатуру Основное требование к номенклатуре - охват всех документов, образующихся в процессе деятельности организации. При этом должна учитываться документация, как создаваемая в самой организации, так и получаемая от других организаций и лиц, включая регистрационные карточки, журналы учета, различные картотеки.

    В номенклатуру должны быть внесены и  документы временно действующих  комиссий, групп, созданных для решения  какой-либо конкретной задачи, документы  общественных организаций.

    В номенклатуру дел включаются также документы, не оконченные делопроизводством, которые поступили из других организаций для продолжения или окончания решения вопроса; дела по вопросам, продолжающимся более одного года (так называемые переходящие дела). Они вносятся в номенклатуру каждого года на протяжении всего срока решения вопроса. В течение года номенклатура может быть дополнена делами, образовавшимися после начала года в результате появления в деятельности организации новых вопросов. Для таких дел в конце каждого раздела номенклатуры предусматривают несколько резервных номеров.

Не включаются в номенклатуру печатные издания (сборники, справочники и т.д.).

    1.2.Общие требования к номенклатуре

      Номенклатура дел как один из основных инструментов организации делопроизводства должна отвечать определенным требованиям, важнейшие из которых:

    -охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации;

    -раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;

    -конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;

    -систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.Виды  номенклатур дел

    Номенклатура  дел бывает трех видов - типовая, примерная и конкретная.

    Типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли (системе) и является и является нормативным документом.

    Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер.

    Конкретная  номенклатура дел - это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году в соответствии с задачами, выполняемыми организацией в данном году.

    Типовая и примерная номенклатуры дел  являются методическими пособиями, они позволяют установить единую систему формирования дел, унифицировать  заголовки дел однородных документов, установить для них единые сроки хранения. Разрабатывают такие номенклатуры дел документационные службы и архивы центральных ведомств, для своей системы подведомственных организаций (учреждений). Сроки дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел без изменений. 
 
 
 
 

3.Требования к составлению номенклатуры

    Независимо  от наличия типовой и примерной  номенклатуры дел, каждая организация  обязана иметь индивидуальную (конкретную) номенклатуру дел. Индивидуальная (конкретная) номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в организации (учреждении), является основным учетным документов в делопроизводстве. В номенклатуру дел конкретной организации из примерной номенклатуры дел допускается переносить без изменений предусмотренные ею заголовки дел. В случае необходимости заголовки дел уточняются с учетом специфических функций организации. Сроки хранения дел, предусмотренных примерной номенклатурой дел, переносятся в индивидуальную без исключения.

    Ответственность за составление номенклатуры дел  возлагается на руководителя службы ДОУ организации (канцелярию, общий  отдел, организационный отдел и  т.п.). Ответственный за ведение архива организации (или заведующий архивом) оказывает службе ДОУ необходимую методическую и практическую помощь в проведении этой работы.

    Сводная номенклатура дел организации составляется на основе номенклатур дел структурных  подразделений. Номенклатура дел структурного подразделения составляется должностным лицом, ответственным за ведение делопроизводства этого структурного подразделения, согласовывается с архивом организации и службой ДОУ, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в службу ДОУ. Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в службу ДОУ.

    В разработке номенклатуры дел принимает  активное участие постоянно действующая  экспертная комиссия (ЭК) организации, в состав которой входят наиболее опытные и квалифицированные специалисты основных структурных подразделений организации, хорошо знающие состав и содержание документов, с которыми непосредственно связано исполнение  их служебных обязанностей, и выступающие в роли экспертов по определению  значения и ценности содержащейся в этих документах.

    Одним из первых этапов при составлении  номенклатуры дел является изучение состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности организации (учреждения). Так же необходимо изучить устав или положение об организации (учреждении), положения о ее структурных подразделениях, штатное расписание, планы и отчеты о работе организации (учреждения), типовые и примерные номенклатуры дел, типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения.

    При составлении номенклатуры дел необходимо учитывать требования, закрепленные в нормативных документах, таких как Государственная система документационного обеспечения управления, Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, Основные правила работы ведомственных архивов.

    Сводная номенклатура дел составляется по установленной  форме на общем бланке организации. После ее визирования ответственным  за ведение архива организации номенклатура дел подписывается руководителем службы ДОУ, согласовывается с ЭК. Если документы организации в установленном порядке отнесены к составу Архивного фонда РФ, то номенклатура дел подлежит согласованию с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного органа или архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации.

    После утверждения номенклатуры дел структурные  подразделения получают выписки  соответствующих ее разделов для  использования в работе.

    С началом нового календарного года исполненные документы формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации. В конце каждого года номенклатура дел уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Номенклатура дел пересоставляется заново, если в результате преобразований меняются задачи, функции, структура организации.  При этом меняется и состав документов, появляются новые комплексы документов, отражающие или вновь возникшие направления деятельности организации. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

4.Порядок  составления номенклатуры  дел

    Прежде  чем приступить к заполнению формы номенклатуры дел, необходимо выбрать схему систематизации заголовков дел внутри неё. Как правило, основой для определения структуры номенклатуры дел является утвержденная структура организации и ли ее  штатное расписание. В этом случае названиями разделов, подразделов номенклатуры дел будут являться названия структурных подразделений, обозначенных в утвержденной структуре организации или ее штатном расписании.

    При этом названия структурных подразделений располагаются в номенклатуре дел в той последовательности, в которой они указаны в утвержденной структуре управления или в штатном расписании. Структурное подразделение, в компетенцию которого входят вопросы документационного  обеспечения управления организации должно указываться в номенклатуре дел первым, независимо от того, какое оно занимает место в структурном управлении или штатном расписании.

    Каждому структурному подразделению присваивается  свой порядковый номер, например: 01, 02, 03 и т.д. если число однозначное, перед ним ставится «0». Порядковые номера структурных подразделений могут присваиваться условно, либо закрепляться в Инструкции по делопроизводству или приказом руководителя. Номера обозначаются арабскими цифрами.

    Если  в составе  структурного подразделения имеются отделы, подотделы, то им присваиваются цифровые обозначения, состоящие из пар цифр, например:  01.01; 01.02 и.т.д., где первая пара цифр – цифровое обозначение управления, вторая – цифровое обозначение отдела, входящего в состав управления.

    Если  организация не имеет четко выраженной структуры, то номенклатура дел строится по функциональной схеме. В этом случае названия разделов, подразделов отражают направление деятельности организации. Например:

    -организационно-распорядительная  деятельность;

    -информационно  - аналитическое обеспечение деятельности;

    -планово  – финансовая деятельность;

    -учет  и отчетность;

    -кадровое  обеспечение деятельности и т.д. 

    Номенклатура  дел организации (учреждения) представляет собой многостраничный документ. Первый лист номенклатуры дел оформляется на общем бланке организации формата А4. Страницы нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля листа.

    Номенклатура  дел организации (учреждения) печатается, а затем тиражируется в необходимом  количестве экземпляров. Первый экземпляр хранится в службе документационного обеспечения управления, второй -используется службой делопроизводства как рабочий экземпляр, третий - в качестве учетного документа находится в архиве организации, четвертый - в государственном архиве. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

5.Требования к заполнению формы номенклатуры дел

    Составляют  номенклатуру по форме, установленной  Основными правилами работы ведомственных  архивов. Номенклатура содержит в себе пять граф:

    1 - индекс дела;

    2 - заголовок дела (тома, части);

    3 - количество дел (томов, частей);

    4 - срок хранения дела (тома, части)  и № статей по перечню;

    5 - примечание.  

    Графа первая - "Индекс дела"

    Проставляется индекс каждого дела, включенного  в номенклатуру дел, который состоит  из принятого в организации цифрового обозначения структурного подразделения (или направления деятельности) и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах каждого структурного подразделения. Этот порядок индексирования закрепляется в инструкции по ведению делопроизводства. Индексы обозначаются арабскими цифрами.

    Группы  цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире.

    Например: 06-02

    06 - индекс факультета (структурное  подразделение университета)

    02 - Приказы ректора университета  по основной деятельности. (Копии).

    В номенклатуре дел рекомендуется  сохранять одинаковые индексы для  однородных дел в пределах разных структурных подразделений одной организации (учреждения).

    Графа вторая - "Заголовок дела (а также тома, частей)"

    Каждый  заголовок дела должен иметь свой индекс и свою отдельную строку.

    Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов определяется степенью значимости вопросов, содержащихся в документах, составляющих дела, и их видов в логической последовательности, а также их взаимосвязью. Последовательность их расположения должна быть следующей:

    1.Заголовки  дел, содержащих нормативные правовые  документы законодательных и  исполнительных органов государственной  власти, органов местного самоуправления, относящиеся к деятельности организации. Далее включаются заголовки дел, отражающие организационно-распорядительную деятельность самой организации. При этом заголовки дел, содержащие документы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел самой организации.

    2.Заголовки  дел, содержащих планово-отчетную документацию. При этом в заголовке дел указывается, за какой период представлены отчеты, планы. Не допускается объединение в один заголовок планы и отчеты за различные периоды.

    3.Заголовки дел, содержащих доклады, аналитические обзоры, сообщения и т.п., не вошедшие в состав отчетов о работе организации, и другие документы, отражающие основную деятельность организации.

    4.Заголовки  дел, содержащих документы по  проверкам (ревизиям) основной деятельности.

    5.Загловки  дел, содержащих переписку с организациями.

    В конце каждого раздела номенклатуры дел располагаются заголовки  дел учетных форм документов (книги, журналы и т.п.)

    Заголовки дел, заведенных по географическому  или корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов.

    Заголовки дел могут конкретизироваться при  формировании и оформлении дел. Если дело состоит из нескольких томов, то составляется общий заголовок дела, а затем вносятся формулировки, уточняющие содержание заголовка данного тома.

    Заголовки дел, включенные в номенклатуру, дел  могут уточняться в процессе формирования дел в делопроизводстве.

    Графа третья - "Количество дел (томов, частей)"

    Заполняется эта графа в конце года, указывается  количество дел (томов, частей).

    Графа четвертая - "Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню"

    Указываются сроки хранения дел, номера статей со ссылкой на перечень (типовой, ведомственный), а при его отсутствии на типовую  или примерную номенклатуру дел. Для некоторых документов не устанавливают конкретные сроки хранения, а хранят "до минования надобности" (Например, инструктивные письма вышестоящих организаций, присланные для сведения) или "до замены новыми" (например положения о структурном подразделении, должностная инструкция). В указанных случаях проставляются эти отметки и отметка ЭК, которая обозначает, что по окончанию делопроизводственного года должно быть подвергнуто экспертизе ценности с возможным выделением некоторых документов на постоянное или временное хранение.

    Графа пятая - "Примечание"

    Заполняется в течение всего срока действия номенклатуры дел. Своевременно службой  делопроизводства проставляется отметка  о заведении новых дел, о передаче дел в архив, о преходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел. В этой же графе при переносе информации с машинного носителя делается пометка с указанием дополнительных сведений о местонахождении документа на машинном носителе. 
 
 

6.Установление сроков хранения дел

    Сроки хранения дел устанавливают для обеспечения сохранности документов. Сроки хранения - одно из важных основания для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения хранятся отдельно от документов, для которых установлен срок хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

    Сроки хранения устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения или экспертным путем.

    Перечни документов могут быть типовыми или  ведомственными. При определении  сроков хранения документов могут использоваться несколько видов типовых перечней:

    "Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения;

    "Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы;

    "Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы.

    Типовые перечни не могут охватить всю  документацию различных отраслей. Поэтому  на базе типовых перечней министерствами и ведомствами разрабатываются  ведомственные перечни, включающие наиболее полное и систематизированное перечисление документации организаций и предприятий их системы.

    Сроки хранения документов - постоянные или  временные (один, три, пять, десять 15 лет  и т.д.) устанавливаются в зависимости  от значимости документов. Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е. большой.

    Сроки хранения исчисляются с 1 января того года, который следует за годом окончания дела.

Заключение

    Номенклатура  дел - это утвержденный систематизированный перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения в установленном порядке. Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов в дела (схема классификации), указатель индексации документов и дел, сроков их хранения, а также как схема построения справочной картотеки не исполненных документов. Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

    Номенклатура  дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она  составлена, зависят оперативность  работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятии обязательно.

    Основные  положения по составлению номенклатуры дел изложены в Единой государственной системе делопроизводства.

    Номенклатура  дел может быть конкретной, примерной и типовой. Кроме того, различают номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения.

    Составлению номенклатур дел в организации  предшествует подготовительная работа, цель которой - обеспечить учет дел, заводимых в делопроизводстве, их соответствие видам и содержанию откладываемых документов, правильную их классификацию в соответствии с участками работы и вопросами деятельности организации.