Методика составления номенклатуры дел учреждения. 3

Содержание 

Введение 

     В деятельности любой организации (учреждения) оформляется большое количество документов, в которых закреплены решения руководства, отражены отношения с вышестоящими, подчиненными и другими организациями.

     После того, как в управленческой деятельности была использована информация, содержащаяся в документах, она становится памятью организации (учреждения), надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время. Документов накапливается много. Для того, чтобы документы можно было легко найти, после исполнения их группируют в дела с разными сроками хранения.

     Дело – совокупность документов (документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

     Формирование дела – группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

     Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке. [2]

     Иначе говоря, номенклатура дел – это  простейший классификатор, позволяющий  быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска в случае надобности. Номенклатура дел – документ многоцелевого назначения. Во-первых, как следует из определения номенклатуры, ее главным назначением является систематизация документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела, и таким образом определяет систему хранения документов в учреждении. Во-вторых, каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Распределяя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают (пока еще ориентировочно) срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов.

     Номенклатура, закрепляя индексацию дел, используется при регистрации документов – индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный номер документов.

     В каждой организации вопрос создания номенклатуры дел является отнюдь не техническим вопросом, а во многом определяющим общую управленческую культуру деятельности данного юридического лица.

     Беспорядок  в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что  может негативно отразиться на деятельности организации. Руководители предприятий  несут персональную ответственность за правильное оформление, состав и сохранность документов.

     Целью данной работы является изучение технологии составления, оформления номенклатуры дел в организации.

     Поставленная  цель реализуется через решение  следующего комплекса задач:

1. выявить назначение номенклатуры дел;
2. указать виды номенклатуры дел;
3. определить требования к составлению заголовков номенклатуры дел;
4. рассказать о требованиях к составлению номенклатуры дел организации.

     Актуальность  выбранной темы определяется тем, что только номенклатура дел дает полную информацию обо всех видах и разновидностях документов и дел, которые должны вестись данным предприятием, и объективно отражает в образующихся документальных комплексах все юридические, организационные, финансовые, производственные и другие связи.

     Структура работы: курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованной литературы и приложений.  
 

Глава 1. Методика составления номенклатуры дел учреждения 

     После исполнения документы определенное время хранятся в организации. Для того, чтобы их можно было быстро находить и использовать, необходима систематизация исполненных документов, т.е. группировка их в дела.

         Чтобы правильно  сформировать дела и обеспечить возможность  использования нужной информации, документы классифицируют: разделяют их на группы с разными сроками хранения. Специальным классификационным справочником, позволяющим определить порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел.

     Номенклатура  дел – это многофункциональный документ, используемый для разных целей:

• номенклатура используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела (папки);
• номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы по документам предприятия. Кроме того, классификационная схема номенклатуры может быть использована при формировании справочной картотеки на исполненные документы;
• номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Она же служит основой для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянно;
• номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры учреждения, организации, предприятия.

      Номенклатура  дел как один из основных инструментов организации делопроизводства должна отвечать определенным требованиям, важнейшие из которых:

• охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации;
• раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;
• конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;
• систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации.

      Разработка  номенклатуры дел складывается из нескольких этапов:

• определение круга документов для включения в номенклатуру дел;
• составление заголовков (наименований) дел;
• разработка классификационной схемы номенклатуры, т.е. порядка расположения дел;
• определение сроков хранения дел;
• определение системы индексации и установление индексов дел;
• оформление и удостоверение номенклатуры дел. [13, c. 167]

      Основное  требование к номенклатуре – охват всех документов, образующихся в процессе деятельности организации, при этом должна учитываться документация, как создаваемая в самой организации, так и получаемая от других организаций и лиц, включая регистрационные карточки, журналы учета, различные картотеки.

      В номенклатуру должны быть внесены и  документы временно действующих  комиссий, групп, созданных для решения  какой-либо конкретной задачи, документы  общественных организаций.

      В номенклатуру дел включаются также  документы, не оконченные делопроизводством, которые поступили из других организаций для продолжения или окончания решения вопроса; дела по вопросам, продолжающимся более одного года (так называемые переходящие дела). Они вносятся в номенклатуру каждого года на протяжении всего срока решения вопроса. В течение года номенклатура может быть дополнена делами, образовавшимися после начала года в результате появления в деятельности организации новых вопросов. Для таких дел в конце каждого раздела номенклатуры предусматривают несколько резервных номеров.

      Не  включаются в номенклатуру печатные издания (сборники, справочники и  т.д.).

     Номенклатура  дел организации (учреждения) на предстоящий календарный год составляется в IV квартале текущего года службой документационного обеспечения управления по установленной форме (прил. 1) на основании номенклатуры дел структурных подразделений организации (учреждения). Вводится в действие – с января следующего года.

      Названиями  разделов номенклатуры дел организации (учреждения) являются названия структурных подразделений, расположенных в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием организации (учреждения). Первым разделом обязательно ставится служба документационного обеспечения управления (общий отдел), т.к. собирается организационно-правовая и организационно-распорядительная документация, характеризующая деятельность организации. Общественные организации указываются в конце номенклатуры дел после наименований структурных подразделений. Расположение разделов в номенклатуре дел закрепляется индексом структурного подразделения.

      Номенклатура  дел организации (учреждения) представляет собой многостраничный документ. Первый лист номенклатуры дел оформляется  на общем бланке организации формата  А4. Страницы нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля листа.

         Составление заголовков дел – это самая сложная часть работы при составлении номенклатуры дел. Заголовок дела должен в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать основное содержание документов комплекса, так как именно по заголовку дела производится поиск документов.  После составления заголовков дел проводится их систематизация, т.е. определяется порядок расположения заголовков в номенклатуре дел. Он основан на учете организационно-структурного построения аппарата управления и выполняемых им функций.

         В номенклатуре дел  небольшой организации, не имеющей  структурного деления, а также в  номенклатуре дел структурного подразделения  крупной организации дела систематизируют  по степени их важности с учетом взаимосвязи документов.

         Первыми помещаются дела, включающие организационно-распорядительные документы директивных и вышестоящих  органов, затем – дела, содержащие организационную документацию, относящуюся к деятельности организации в целом (устав, положения) или структурного подразделения, если составляется номенклатура дел структурного подразделения. Далее располагают дела с распорядительной документацией самого учреждения или организации (приказы, распоряжения, решения коллегиальных органов). За этой группой дел следуют дела с плановыми и отчетными документами (годовыми, квартальными, месячными), перепиской и другими документами.

     Для практического использования номенклатуры дел большое значение имеют условные обозначения, присваиваемые делам  – индексы дел.

         Если организация небольшая и не имеет структурных частей, ее номенклатура строится по производственной или функциональной схеме. В этом случае индексом дела будет его порядковый номер в номенклатуре: 01, 02, 03 и т.д.

         В сводной номенклатуре в индекс каждого дела входит условное обозначение структурного подразделения и порядковый номер дела в пределах структурного подразделения. Например, индекс дела 03-02 означает, что дело было сформировано в структурном подразделении, которому присвоен индекс «03», и в номенклатуре дел данного подразделения заголовок дела располагается под номером «2» (02).

         Индексация структурных  подразделений должна быть постоянной и повторяться из года в год. Переходящие  дела вносятся в номенклатуру каждый раз под одним и тем же индексом.

     Сроки хранения дел устанавливают для обеспечения сохранности документов. Сроки хранения – одно из важных основания для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения хранятся отдельно от документов, для которых установлен срок хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

     Сроки хранения устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения или экспертным путем.

     Перечни документов могут быть типовыми или  ведомственными. При определении сроков хранения документов могут использоваться несколько видов типовых перечней:

• Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения;
• Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы;
• Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы. [18, с. 158]

     Типовые перечни не могут охватить всю  документацию различных отраслей. Поэтому на базе типовых перечней министерствами и ведомствами разрабатываются ведомственные перечни, включающие наиболее полное и систематизированное перечисление документации организаций и предприятий их системы.

     Сроки хранения документов – постоянные или временные (один, три, пять, десять 15 лет и т.д.) устанавливаются в зависимости от значимости документов. Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е. большой.

     Сроки хранения исчисляются с 1 января того года, который следует за годом окончания дела. Например, срок хранения дела законченного делопроизводством в 2000 году, исчисляется с 1 января 2001 года.

         В конце года в  номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел (прил. 2).

         В итоговой записи отдельно указывается количество дел постоянного  хранения, временного со сроком хранения свыше 10 лет и временного со сроком хранения до 10 лет включительно. Кроме того, указывается количество дел, переходящих на следующий год.

         После итоговой записи оформляется подпись лица, составившего номенклатуру, и проставляется дата составления.

         Номенклатура дел  структурного подразделения должна составляться в трех экземплярах. Один экземпляр хранится в службе ДОУ, второй – в архиве, третий используется в структурном подразделении в качестве справочного пособия по формированию дел.

         Номенклатура дел  организации (сводная) должна составляться в четырех экземплярах. Согласовывают  и утверждают два экземпляра, из которых один хранится в службе ДОУ организации и является документом постоянного хранения. Этот экземпляр включается в сводную номенклатуру в раздел службы ДОУ. Второй экземпляр хранится в государственном архиве, с которым номенклатура согласовывалась, третий является рабочим, а четвертый используют для выписок, которые заверяются службой ДОУ и направляются в соответствующие структурные подразделения для заведения дел.

      При составлении номенклатура дел визируется заведующим архивом организации (учреждения), подписывается руководителем службы делопроизводства и после одобрения экспертной комиссии организации направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации (учреждения).

      Согласованная с архивными учреждениями номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается руководителем организации, (учреждения) и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

      Номенклатура  дел пересогласовывается с архивными  учреждениями не реже чем раз в 5 лет. В случае реорганизации она подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению независимо от срока ее согласования.

      После утверждения номенклатуры дел руководителем организации (учреждения) для структурных подразделений и общественных организаций делаются выписки соответствующих им разделов для использования в работе.

         Номенклатура дел  организации (учреждения) является документом постоянного хранения и как самостоятельное дело подлежит учету по номенклатуре дел службы делопроизводства.

         В организациях, не передающих документы на государственное хранение, разработанные номенклатуры дел ежегодно рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации. После одобрения экспертной комиссией номенклатуры дел утверждаются руководителем организации. Срок хранения их не менее 10 лет. 

1.1 Виды номенклатуры дел 

     Номенклатура  дел должна быть в каждом учреждении, организации, предприятии, фирме и  охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности.

     Номенклатуры  дел бывают трех видов: конкретные или  индивидуальные (номенклатура дел определенной организации, фирмы, учреждения, предприятия); примерные и типовые. [15, с. 140 – 142]

     Индивидуальная  номенклатура дел может быть для организации в целом (сводная) или отдельно для каждого структурного подразделения.

     В небольших учреждениях, не имеющих  структурного деления, и в структурных  подразделениях крупных учреждений конкретная номенклатура дел представляет собой систематизированный список названий дел, заводимых в них в течение календарного года. В крупном учреждении номенклатуры дел структурных подразделений объединяются в сводную номенклатуру дел всего учреждения. Сводная номенклатура как классификационный справочник имеет структурную схему построения, в которой названиями частей (классами) будут наименования структурных подразделений.

     Широкое распространение получили типовые и примерные номенклатуры дел, которые составляются для однородных по характеру деятельности организаций. Они позволяют установить единую систему формирования дел, унифицировать заголовки дел однородных документов, установить для них единые сроки хранения.

     Разрабатываются типовые и примерные номенклатуры дел вышестоящими организациями  для своих подведомственных организаций. В порядке оказания методической помощи эти виды номенклатур могут составляться архивными учреждениями на хоздоговорных началах.

     Руководители  структурных подразделений обязаны  не только организовать составление  номенклатуры, но и принять активное участие в ее разработке. Если учреждение само разрабатывает номенклатуру, то в этой работе участвуют ведущие специалисты, лицо, ответственное за делопроизводство, и обязательно привлекается сотрудник архива учреждения. Канцелярия или архив учреждения оказывают методическую помощь, разъясняя требования к номенклатуре, методику ее составления и оформления. Только руководитель и ведущие специалисты могут полно перечислить круг вопросов, которыми будет заниматься структурное подразделение в течение предстоящего года, и категории документов, отражающих эту деятельность. На их базе работники делопроизводственной службы и архива формулируют заголовки дел и намечают сроки их хранения. К уточнению сроков хранения отдельных категорий документов привлекаются специалисты. Совместная работа специалистов с делопроизводственными и архивными работниками обеспечит составление номенклатуры, охватывающей всю документацию структурного подразделения и отвечающую всем предъявленным к ней требованиям.

     Приступая к составлению номенклатуры дел, необходимо знать требования к ним, предъявляемые нормативно-методическими документами – «Государственной системой документационного обеспечения управления», «Основными правилами работы ведомственных архивов» и изучить методические материалы по их разработке. Используются также положение об учреждении и его структурном подразделении, штатное расписание, перспективные и текущие планы, описи дел постоянного и временного хранения. Но главным источником при составлении номенклатуры являются сами документы, вся совокупность как полученных извне, так и созданных в процессе деятельности подразделения.

     При наличии типовой номенклатуры дел «Основные правила работы ведомственных архивов» предписывают: «Заголовок каждого дела из типовой номенклатуры дел переносится полностью и может только конкретизироваться с учетом специфики формирования дел в данной организации».

     Из  примерной номенклатуры дел при  составлении индивидуальной выбираются названия тех дел, которые фактически образуются. При этом некоторые дела, предусмотренные в примерной номенклатуре, могут быть разъединены или объединены в конкретной, что обусловливается или объемом документации, или спецификой работы. Заголовки дел примерной номенклатуры также уточняются, конкретизируются указанием автора, корреспондента, вопроса. При объединении нескольких дел в одно обязательным условием является совпадение сроков хранения объединяемых в одно дело документов.  

1.2 Требования к заполнению формы номенклатуры дел 

     Составляют  номенклатуру дел по установленной форме.

     Номенклатура  содержит в себе пять граф:

• 1 – индекс дела;
• 2 – заголовок дела (тома, части);
• 3 – количество дел (томов, частей);
• 4 – срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню;
• 5 – примечание. [14, с. 139 – 141]

     Графа первая – «Индекс дела».

     Проставляется индекс каждого дела, включенного  в номенклатуру дел, который состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела. Этот порядок индексирования закрепляется в инструкции по ведению делопроизводства. Индексы обозначаются арабскими цифрами. Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире. Например: 06–02.

     06 – индекс факультета (структурное  подразделение Академии).

     02 – Приказы ректора Академии  по основной деятельности. (Копии).

     В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений одной организации (учреждения).

     Графа вторая – «Заголовок дела (тома, части)».

         В эту графу включают заголовки дел (томов, частей), отражающих документируемые участки и вопросы деятельности организации (учреждения). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела.

     Графа третья – «Количество дел (томов, частей)».

         Заполняется эта  графа в конце года, когда становится очевидным, сколько томов дела сформировалось, учитывая, что количество листов в деле не должно превышать 250 при сдаче дела в архив.

     Графа четвертая – «Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню».

         Указываются сроки  хранения дел, номера статей со ссылкой  на перечень (типовой, ведомственный), а при его отсутствии на типовую  или примерную номенклатуру дел. Для некоторых документов не устанавливают конкретные сроки хранения, а хранят «до минования надобности» (Например, инструктивные письма вышестоящих организаций, присланные для сведения) или «до замены новыми» (например положения о структурном подразделении, должностная инструкция). В указанных случаях проставляются эти отметки и отметка «ЭК», которая обозначает, что по окончанию делопроизводственного года должно быть подвергнуто экспертизе ценности с возможным выделением некоторых документов на постоянное или временное хранение.

     Графа пятая – «Примечание».

         Заполняется в течение  всего срока действия номенклатуры дел. Своевременно службой делопроизводства проставляется отметка о заведении новых дел, о передаче дел в архив, о преходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел. В этой же графе при переносе информации с машинного носителя делается пометка с указанием дополнительных сведений о местонахождении документа на машинном носителе. 

1.3 Требования к заголовкам номенклатуры дел