Методологія та способи документування

Зміст

Вступ………………………………………………………………………………3

1.РОЗДІЛ.ЗАГАЛИНА ХАРАКТЕРИСТИКА ДОКУМЕНТУВАННЯ………………..........................................................6

1.1 Сутність  поняття «документ»………………………………………… ….. 6

2 РОЗДІЛ. МЕТОДИ  ДОКУМЕНТУВАННЯ…………………………………11

2.1 Кодування інформації……………………………………………….............11

2.2 Поняття про мови………………………………………………….………...12

2.3 Знаковий метод фіксування інформації……………………………………14

2.4 Документ як знакова система…………………………………...…………..16

3 РОЗДІЛ. ОСНОВНІ СПОСОБИ  ТА ЗАСОБИ ДОКУМЕНТУВАННЯ………………………………………………….............19

3.1 Текстове документування…………………………………………………...19

3.2 Стенографія…………………………………………………………..............20

3.3 Технічне документування………………………………………....………...22

3.4 Фотодокументування, кінодокументування, відеозапис, фоно(аудіо)документування, його особливості та сфери застосування……………………………………………………………………...23

3.5 Документування із використанням  електронно-обчислювальної техніки…………………………………………………………………………....25

 исновки……………………………………………………………………..........26

Списки джерел та літератури…………………………………………………..................................28

Вступ

Існують різні визначення поняття «Документознавство», однак жодне з них не стало загальноприйнятим. Втім, як і поняття «документ». І це закономірно, оскільки «документознавство” - термін багатоаспектний, структурно-розгалужений, що стосується різних сторін документа й документно-комунікаційної діяльності - явищ не менш складних і багатопланових. З цієї причини термін слабко піддається однозначному тлумаченню, тим більше - короткому визначенню.

Документознавство — це наука про документ і документно-комунікаційну діяльність. Це наукова дисципліна, що вивчає закономірності створення й функціонування документів, що розробляє принципи побудови документно-комунікаційних систем і методи їхньої діяльності.

Документознавство досліджує документ як джерело інформації й засіб соціальної комунікації. Це комплексна наука про документ і документно-комунікаційну діяльність, що вивчає в історичному, сучасному й прогностичному планах процеси створення, поширення й використання документних джерел інформації в суспільстві.

Предметом документознавства є створення наукового знання про документ у єдності його інформаційної й матеріальної складових, про закономірності створення й функціонування документів у суспільстві.

Невід’ємною частиною знання про документ є обізнаність з  основними вимогами їх оформлення. Головні вимоги щодо оформлення документів містить Державний стандарт України. Актуальність даного дослідження полягає  у необхідності надання інформації про основи стандарту України  в галузі діловодства.

Протягом усього періоду  розвитку науки і культури йде  процес накопичення інформації та знань, які фіксуються в документах. Кількість  документів постійно збільшується. У  сфері інформації діють закони прискорення розвитку науки, внаслідок чого постійно зростає потужність документно-інформаційного потоку, відбувається концентрація та розпорошення публікацій у періодичних виданнях, старіння інформації. Усе це призводить до серйозних труднощів у роботі з документами й інформацією, яку вони містять. У той же час значення інформації в житті людей постійно зростає. Визначною рисою сучасної епохи є інформатизація всіх галузей людської діяльності. Інформаційні ресурси розглядаються як багатство, що не поступається за своїм значенням і потенційним ефектом природним ресурсам. Обсяг інформації різноманітного характеру в наш час настільки великий, що в деяких випадках простіше і дешевше заново провести дослідження, зробити винахід або навіть відкриття, ніж знайти відомості про нього в документах.

Об’єктом курсового  дослідження є теоретичні погляди та обґрунтування щодо визначень сутності і змісту понять «методи» і «способи» документування.

 Предметом курсового дослідження є порядок та методологічні аспекти розгляду основних методів і способів створення документа.

 Метою дослідження є розкриття поняття «документ», характеристика та аналіз методів, способів та засобів документування.

Завдання дослідження:

- вивчити теоретичні  погляди та обґрунтування щодо  визначення сутності та змісту  поняття «документ»;

-  розглянути обов’язкові  умови процесу документування;

- дослідити методи та  способи фіксування інформації;

Структура курсового  дослідження:

-загальна характеристика документування;

-методи документування;

-основні способи та засоби документування;

 Процес документування  здійснюється різноманітними методами  та способами, які визначають  специфіку знакової системи запису  інформації на носії. Саме способи,  засоби та інструменти створення  документа в своїй сукупності  є основою видового різноманіття  документів

Всяке наукове дослідження  – від творчого задуму до остаточного  оформлення наукової праці – здійснюється дуже індивідуально. Сучасне науково-теоретичне мислення прагне проникнути в сутність досліджуваних явищ і процесів. Це можливо за умови цілісного підходу до об’єкта вивчення, розгляду цього об’єкта у виникненні і розвитку, тобто застосування історичного підходу до його вивчення.

Відомо, що нові наукові результати і раніше накопичені знання знаходяться  в діалектичній взаємодії. Краще  і прогресивне зі старого переходить у нове і дає йому силу і дієвість. Іноді позабуте старе знову відроджується  на новій науковій основі і живе як би друге життя, але в іншому, більш довершеному вигляді.

Опрацювання літературних джерел дає змогу ознайомитися з матеріалами  за темою дослідження; класифікувати  їх і створити список використаних джерел; відібрати найцінніші дослідження, основні, фундаментальні роботи; скласти  загальну характеристику галузі дослідження, його значення для розвитку науки  і практики та актуальність теми; виявити  основне коло науковців, які досліджували тему, вивчити їх внесок в розробку проблеми; виявити найцікавіші, але  недостатньо висвітлені напрями  досліджень, які могли б стати  метою подальших досліджень.

Врахування всього спектру  існуючого доробку з поставленої  проблематики дозволить досягти  мети дослідження.

1. Загальна характеристика документування

1.1 Сутність поняття «документ»

Поняття «документ» є центральним, фундаментальним у понятійній системі  документознавства. Воно відбиває ознаки реально існуючих предметів, що служать об'єктами практичної діяльності по створенню, збору, аналітико-синтетичній обробці, зберіганню, пошуку, поширенню й використанню документної інформації в суспільстві.

Це поняття широко використовується у всіх сферах суспільної діяльності. Майже в кожній галузі знання є  одна або кілька версій його розуміння  у відповідності зі специфікою тих  об'єктів, яким надається статус документа.

Воно розуміється по-різному  в таких наукових дисциплінах, як інформатика, бібліотекознавство, бібліографо-, і музеєзнавство, а також у відповідних спеціальних галузях діяльності — бібліотечній, музейній, архівній справі й бібліографії. Звідси його багатозначність (полісемічність), що утруднює спілкування й взаєморозуміння між фахівцями документно-комунікаційної сфери. Визначення загального значення поняття «документ» є завданням теоретичного документознавства, названого документологією [11, C. 25].

На міжнародному рівні  найбільш загальним визнане визначення документа як записаної інформації, що може бути використана як одиниця  в документаційному процесі. Таке визначення розроблене й затверджене Міжнародною організацією по стандартизації (ІСО) при участі Міжнародної федерації бібліотечних асоціацій, Міжнародної федерації з документації, Міжнародної ради з архівів, Міжнародній організації з інтелектуальної власності. Відповідно до стандарту ІСО, інформація може бути записана будь-яким способом фіксування яких-небудь відомостей, тобто за допомогою не тільки знаків листа, але й зображення, звуку й т.п. Таке визначення дозволяє зарахувати до документів всі матеріальні об'єкти, які можуть бути використані для передачі інформації в суспільстві (включаючи експонати музеїв, архітектурні пам'ятники, зразки порід і т.п.).

В Україні офіційно прийняті три значення документа, зафіксовані  в ряді державних стандартів (ДСТУ):

ДСТУ 2392-94. Документ I. Записана інформація, що може розглядатися як одиниця  в ході здійснення інформаційної  діяльності.

ДСТУ 3017-95. Документ II. Матеріальний об'єкт із інформацією, закріпленої  створеною людиною способом для  її передачі в часі й просторі.

ДСТУ 2732-94. Документ III. Матеріальний об'єкт, що містить у закріпленому виді інформацію, оформлений установленим порядком і має у відповідності  із чинним законодавством правове значення.

Відношення між різними  значеннями документа будується  за принципом ієрархії — підпорядкування  одного поняття іншому, де кожне  більше широке поглинає, містить у  собі менш широке. Необхідність поетапного звуження обсягу поняття «документ» викликана практичними цілями визначення предмета діяльності тієї або іншої  галузі. Визначення Документа I обов'язково для використання у всіх видах  нормативної документації: у довідковій, учбово-методичній й іншій літературі, що відноситься до сфери інформації й документації. Значення Документа II прийнято в сфері книговидання й книгорозповсюдження. Сфера використання визначення Документа III - діловодство й архівна справа.

Для документознавства в цьому випадку найбільш прийнятним є визначення Документа II: він являє собою двосторонню одиницю — з'єднання матеріального об'єкта з інформацією, створеною людиною закріпленим способом. Без однієї із цих сторін немає документа. Вказівка такої ознаки, як створений людиною спосіб закріплення інформації, не дозволяє вважати документом, наприклад, ген: генетична інформація закріплена способом, створеним природою, а не людиною. Це визначення дозволяє обмежити коло основних документів - об'єктів документно-комунікаційної діяльності, зосередити увагу на понятті, яким оперують бібліотекознавство, бібліографознавство, книгознавство й деякі інші суміжні з ними галузі знання. У бібліотечній, бібліографічній, книготорговельній, інформаційній діяльності працюють зі спеціально виготовленими об'єктами, тобто документами, призначеними для одночасного виконання двох функцій, які є основними для документа, - це зберігання й передача інформації в часі й просторі. Існує безліч предметів, на яких зафіксована інформація, наприклад, предмети побуту, вивіски, рекламні щити, будинки й т.п. Вони також зберігають і передають її в часі, а деяких - верб просторі, але для них ці функції є вторинними. Значення Документа II виводить із числа документів предмети, які не можуть бути включені в певний документний фонд і не призначені для широкого поширення в суспільстві [5, C. 32].

Названі у визначенні ознаки документа припускають: 1) наявність  інформації, значного змісту; 2) стабільну  речовинну (матеріальну) форму, що забезпечує довгострокове використання й зберігання документа; 3) функціональне призначення  для передачі інформації в просторі й часі, тобто для використання в соціальних комунікаційних каналах.

Головною складовою документа  виступає інформація, тобто всілякі  дані, відомості, повідомлення, знання, призначені для передачі в процесі  комунікації. Інформація, що втримується  в документі, має певну специфіку, що виражається в наступному:

1. Документ є носієм соціальної інформації, створеної людиною для використання в суспільстві.
2. Документ припускає наявність семантичної (значеннєвої) інформації, що є результатом інтелектуальної діяльності людини. Наявність змісту — один з головних відмітних ознак документа. Безглузда інформація документом бути не може.
3. Інформація передається дискретно, тобто у вигляді повідомлень. Повідомлення, зафіксоване на якому-небудь матеріальному носії (папірусі, папері, пластмасі, фотоплівці), стає документом. Для документа характерна закінченість повідомлення. Незавершене, фрагментарне повідомлення не може бути повноцінним документом. Виключення становлять незакінчені літературні твори, ескізи, нариси, чернетки, що характеризують творчий процес їхнього творця (письменника, ученого, художника).
4. Як будь-який об'єкт, що має знакову природу, повідомлення являє собою закодований текст. Значення або зміст закодованого тексту можна зрозуміти, лише знаючи знакову систему кодування й декодування інформації.

Фіксоване повідомлення має  знакову форму тому, що тільки в  такому виді можна передати в повідомленні знання, емоції, вольові впливи автора (коммуніканта), надаючи читачеві (реципієнтові) можливість декодувати й опановувати відповідними знаннями. Знаковість - обов'язкова властивість будь-якого документного повідомлення.

5.Документ — це інформація, що зафіксована на матеріальному  носії способом, створеним людиною,  — за допомогою листа, графіки,  фотографії, звукозапису й ін. 6. Документ  має субстанціональність (речовністю). Для документа важлива стабільна  речовинна форма. Запис «вилами  по воді» документом не вважається.

Інформація може бути недокументною — не закріпленої — і документною — закріпленою на речовинному носії (папір, магнітна стрічка, дискета, лазерний диск, пергамент, папірус, глиняна табличка й т.п.), спеціально призначеному для її зберігання й передачі в просторі й часі.

Матеріальний об'єкт, спеціально призначений для запису, зберігання й передачі інформації, прийнято називати матеріальним носієм або носієм інформації. Існування документа поза матеріальним носієм неможливо.

Функція матеріальних об'єктів  обумовила їх особливу, специфічну матеріальну конструкцію (форму), представлену переважно у вигляді книг, брошур, журналів, газет, аркушів, буклетів, мікрофіш, магнітних дискет, оптичних дисків і т.п. Були також історичні форми документів у вигляді глиняних табличок, папірусних і пергаментних сувоїв і т.д. Така конструкція дає можливість документам бути зручними для переміщення, зберігання й використання їх (читання, перегляд, слухання) у соціальних документних комунікаціях. Однак спеціальна форма об'єкта також не може служити єдиним критерієм для того, щоб вважати його документом (чистий листок паперу, дискета або фотоплівка), така ідентифікація можлива лише при наявності зафіксованого на ньому спілкування, тексту [6, C. 14].

Отже, матеріальний об'єкт  стає документом тільки у випадку  єдності речовинного носія й  укладеної в ньому інформації. Двоєдина природа документа - одна з  основних особливостей його як відомої  системи. При відсутності однієї з перерахованих характеристик  немає єдності, а отже, і документа. Документ спеціально створюється з  метою зберігання й передачі соціальної інформації в просторі й часі. Саме тому його розглядають як джерело  інформації й засіб соціальної комунікації.

Існує також інтерпретація  поняття «документ», якої дотримується ІСО і яка відбита в ДСТУ 3017-95: це забезпечення взаєморозуміння  між основними соціальними інститутами  по зберіганню й організації користування документами - бібліотеками, архівами, музеями, інформаційними центрами.

Поняття «документ» виступає як родове для видових: опублікований, неопублікований, ізодокумент, кіно-, фоно-, фотодокумент і т.п. Із цього погляду різновидом документа є: рукопис, книга, журнал, газета, буклет, листівка, креслення, карта, ноти, фільм, грамплатівка, мікрофільм, магнітна стрічка, магнітний й оптичний диск і т.п.

Наявність узагальнюючого поняття  «документ» не виключає можливості існування  більше часток, вузькоспеціальних його трактувань стосовно до різних сфер суспільної діяльності й наукових дисциплін: історичному  джерелознавству, діловодству, дипломатиці, юридичній науці. Деякі фахівці  не вважають документами художні  твори, пам'ятники писемності минулих  років. Інші визнають такими лише об'єкти, що мають правове значення й т.п.

2 РОЗДІЛ. МЕТОДИ  ЗАПИСУ ІНФОРМАЦІЇ 

2.1. Кодування інформації

          У процесі документування відбувається перетворення соціальної інформації з однієї знакової форми в іншу, тобто кодування інформації, без якого неможлива реалізація основної функції документа – закріплення та передачі інформації в просторі та часі. [18, c.50]

Неодмінною умовою процесу  документування є кодування інформації.

Кодування інформації  - це спеціально вироблена система прийомів (правил) фіксування інформації. Основними  атрибутами кодування є код, мова, знак, за допомогою яких інформація фіксується і передається у просторі і часі.

Код - це набір знаків, упорядкованих  у відповідності з певними  правилами тієї чи іншої мови, для  передачі інформації. [2, c.15]

Мова - це складна система  символів, кожен з яких має певне  значення. Фото та символи, будучи загальноприйнятими і відповідно загальнозрозумілими  в межах цієї спільноти, в процесі  мови комбінуються один з одним, породжуючи різноманітні за своїм змістом повідомлення.

Знак - це позначка, предмет, яким позначається що-небудь (буква, цифра, отвір). Знак разом з його значенням  називають символом. Код, мова і знак дозволяють передавати інформацію в  символічному вигляді, зручному для  її кодування і декодування. [13, c.34] 

Системі кодування інформації властиві такі риси:

1. Код повинен добре  сприйматися, відтворюватися і  передаватися. Цим визначаються  особливості його форми - незмінність,  однотипність і визначеність.

2. Код повинен бути  однозначним, зрозумілим всім  учасникам комунікаційного процесу  - відправнику повідомлення і  його одержувачу. З цією метою  розробляється система правил, яка  дозволяє кодувати і декодувати  інформацію.

3. Кодів існує набагато  більше, ніж матеріальних носіїв.

4. Вибір коду залежить  від матеріального носія. 

5. Інформація не залежить  від обраного коду. Одне і те  саме повідомлення може бути  передано на різних мовах, різними  знаками. Повідомлення, передане  по телетайпу за допомогою  електромагнітних хвиль, може  бути перетворено в текст. При  перекладі з однієї системи  кодування в іншу з'являються  перешкоди, частково спотворюють  форму і зміст інформації.

6. Чим коротше код, тим  довше текст. Існують писемності, у яких код величезний. [13, c.35]

Існують такі види кодів: алфавітний (система букв), цифровий (система  цифр), алфавінто-цифровий (змішана система алфавітних і цифрових колів), рельєфно-точковий (система випуклих точок – шифр Браля), матричний (система заглиблень та отворів). Використовуючи букви як код, можна фіксувати слова різними мовами, зокрема, використовуючи різні коди. [2, c.15]

За час існування цивілізації  людство створило велику кількість  мов, які прийнято класифікувати  на природні(натуральні) та штучні (машинні, інформаційні) мови та мови посередники (при машинній обробці). Відповідно розрізняють коди та знаки, як природних  так і штучних мов. [18, c.52]

Вибір коду залежить від  матеріального носія. Паперовим  матеріальним носіям відповідають різноманітні варіанти графічного зображення кодів. Магнітна природа кодів матеріального  носія визначає використання такого способу кодування, який ґрунтується  на зміні залишкової намагніченості  окремих ділянок магнітного шару носія. [2, c.16]

Отже, мова – це особлива система різнотипних і разом  з тим об’єднаних між собою  структурних одиниць (звуків, морфем, слів, словосполучень, речень тощо), які  люди свідомо використовують у якості засобу спілкування. [18, c.52]

2.2. Поняття про  мови.

Мова - це особлива система  різнотипних і разом з тим  внутрішньо об'єднаних між собою  структурних одиниць (звуків, морфем, слів, словосполучень, пропозицій і  т. п.), які людина свідомо використовує і які служать йому засобом  спілкування з іншими, вираження  думок, почуттів, настрою. Мови - це мовні  системи, в яких зі знаків (літер, цифр, умовних позначень) за допомогою  граматичних правил будуються осмислені  лексичні одиниці і пропозиції. Мовний знак, на відміну від одиночного знака, завжди включає до свого складу просту або складну граматику. [14, c.34]

Особливості мови виявляються  в тому, що вона соціальна і свідчить про здатність людини створювати систему диференційованих знаків, відповідних  диференційованим поняттям. Одне і  те саме повідомлення, побудоване на основі якогось даної мови, може транслюватися  різними засобами. Такі, наприклад, літери українського алфавіту, азбука Морзе, рельєфний шеститочковий шрифт Л. Брайля для сліпих, навіть досить своєрідні способи імітації мови за допомогою свистка, дзвоника, гонгу і т. д. У всіх цих випадках живий потік мови підмінений образотворчими значками, сприйманими за допомогою зору і дотику. Отже, мова - це єдність позначуваного (предмет, думки) і означає (букви, зображення, звуки).

За час існування цивілізації  людство виробило безліч мов, які  прийнято ділити на природні (або натуральні) і штучні (машинні, інформаційні мови, мови-посередники при машинному  перекладі). Відповідно розрізняють  коди і знаки як природних, так  і штучних мов. [13, c.26]

Природна мова відрізняється  від штучного тим, що його мовні знаки  виникають стихійно, а штучні знаки  створюються навмисно. Природні мови історично виникли в процесі  розвитку людського суспільства. Найдавнішим  є мова міміки і жестів, що дістався людині у спадок від тварин і базується  на першій сигнальній системі. Друга  сигнальна система відповідальна  за створення і використання осмисленої членороздільної мови. Розвиваючись відособлено, групами, маючи свої територіальні, етнокультурні та інші ознаки в ході суспільного виробництва, люди історично  виробили національні мови - основний спосіб кодування інформації. Кожне слово тут не більше, ніж умовний знак, яким люди домовилися позначати те чи інше поняття, предмет. З природною мовою пов'язаний код листа, поява якого викликало виникнення текстового документа, зокрема книги.[14, c.35]

Штучні мови - це спеціально розроблені коди для особливих видів  діяльності та передачі спеціальних  повідомлень. Прикладами можуть служити  різного роду шифри, азбука Морзе, азбука прапорців на флоті, міжнародні мови ідо й есперанто, мови машинного  програмування і т. д. Штучні мови створюються для якої-небудь мети і застосовуються тоді, коли природні мови використовувати скрутно. [18, c.52]

Основним речовим способом кодування інформації є вербальна  мова. Кожне слово тут не більше, ніж умовний знак, яким люди домовилися виражати те чи інше поняття, предмет. Із природними мовами пов’язаний код  письма, виникнення якого викликало  появу документа. [14, c.35]

2.3. Знаковий метод  фіксування інформації

Знаковий метод фіксування інформації використовується для створення  текстових, нотних, картографічних документів.

Знак – це позначка, якою позначається літера, цифра проміжок, точка, лінія. Знак разом із його значенням  називають символом. Від знаків і  способів їх нанесення залежить рівень сприйняття інформації, компактність зберігання документів. [2, c.16]

Документ містить соціальну  інформацію, виражену в знаковій формі. Знаковість - одна з основних його ознак. Документ - це оформлене у вигляді  сукупності послідовних знаків інформаційне повідомлення. Знаки можуть бути у  формі літер, отворів, крапок, ліній, цифр і т.п. Від форми знаків і  способів їхнього нанесення багато в чому залежать рівень подання й  сприйняття інформації, ступінь використання документів, компактність їхнього зберігання.

Вивченням знаків займається семіотика. Семіотика (від греч. semeion - знак, ознака) - наука, що вивчає загальні властивості знаків, їхніх систем і ситуацій у людському суспільстві [7, c.134].

Семіотика вивчається на трьох  різних рівнях:

1) синтактика;

2) семантика;

3) прагматика.

Синтактика розглядає способи сполучення знаків, що ведуть у кінцевому результаті до формування текстів. Семантика аналізує поняття значення й змісту. Знак не тільки позначає який-небудь предмет або явище, але має й своє значеннєве (змістовне), і експресивне (виразне) значення. Прагматика займається відношенням «людина - знак».

Знакові системи, як уже говорилося, можуть бути природними (природні, або  натуральні мови) і штучними (машинні, інформаційні мови, мови-посередники  при машинному перекладі).

У широкому змісті знак - це будь-яке фізичне явище, що має  загальноприйняту або суб'єктивну  інтерпретацію, що звичайно залежить від  навколишнього середовища. [14, c.35]

Основні типи письма:

 Ідеографічне;

 Словесно-складове;

 Силабічне;

 Буквенно-звукове;

 Нотне письмо. [2, c.16]

Знак має наступні основні  властивості:

1) має матеріальне вираження;

2) має значення;

3) інформує про щось  відмінне від нього;

4) використовується для  передачі інформації;

5) функціонує в певній  знаковій ситуації. [14, c.35]

Знак має зовнішні й  внутрішні структурні сторони. Зовнішня сторона - це матеріальна оболонка знака. Предмет, що виступає в ролі знака, обов'язково має певну форму, щоб бути сприйманим, здатним фіксувати й передавати інформацію в просторі й часі. Жест, світло світлофора, морський код прапора, звук мови не можуть служити знаками  для документа. Документування зв'язано  лише з фіксованими знаками, отриманими письмовим або іншим способом. Внутрішня сторона знака - і це його значення. Цим він відрізняється  від інших матеріальних знаків [4, c.56].

Між знаком і позначуваним предметом, як правило, немає подібності. Зв'язок між знаком і предметом  здійснює людина. Люди в більшості  випадків домовляються в застосуванні тих або інших знаків і знакових систем. Знак використовується для  передачі й зберігання інформації, служить засобом комунікації. Тому значення знаків повинні бути зрозумілі  всім учасникам комунікаційного  процесу. Поки знаки не зрозумілі (не розшифровані) реципієнтом, повідомлення не може бути сприйнято, а виходить, документ не може виконати свою сутнісну функцію - бути джерелом інформації й  засобом комунікації. [14, c.35]

Знак існує в певній знаковій системі. Будучи витягнутим з  її, він може втратити або поміняти своє значення.

2.4. Документ як  знакова система

Документ є знаковою системою, тобто матеріальний посередник, що служить обміну семантичною інформацією  між двома іншими матеріальними  системами. [2, c.18]

До властивостей документа  як знакової системи віднесені:

1) особливості форми знаків, в яких втілюється інформація;

2) способи нанесення (фіксування) знаків;

3) способи сприйняття  знаків.

Знакова система має певні  властивості:

1) знаки пов'язані в  ній між собою певними правіс. О. глаголиця і кирилиця граматики;

2) нові знаки вводяться  в систему не вільно, а на  основі правил,

3) значення знака в  системі залежить не тільки  від нього самого, а від його  місця в системі;

4) система складається  з кінцевого (хоча і не завжди  постійного) числа елементів (знаків), з яких може бути складено  словник; 

5) здійснимо переклад (заміна) однієї знайомої системи на  іншу;

6) знаки фіксуються одним  або декількома способами. [14, c.36]

Знаковістю володіє не лише інформаційна, але й матеріальна  складова документа, його речова основа і конструктивна форма. Взятий у  перспективні семіотики, документ –  це не просто «упаковка» для тієї або  іншої ідеї, а значущий предмет. Поки книжка лежить на складі, вона безмовна, та варто узяти її руки або поглянути  неї на бібліотечній полиці, як вона починає посилати сигнали, знаки, інформацію, повідомляє, хто її створив, який її зовнішній вигляд. Інформативність (знаковість) документа багато в  чому визначається його дизайном, структурою, вмістом науково-довідкового апарату, ілюстрованим супроводом або ілюстративною  інтерпретацією тексту. [14, c.36]