Мүрағат мекемесіндегі кадр мәселесі

Іс қағаздарын жүргізу (немесе басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету)-қызметті құжаттау (ақпараттарды белгіленген ережелер бойынша әртүрлі негіздер жазу) және ресми құжаттар бойынша жүргізуді ұйымдастыру деген сөз.

Ұйым құжаттарындағы ақпарат жалпы ұжым үшін маңызды рөл атқарады. Кадрлық құжаттамалардың өзіндік ерекшелігі бар, өйткені ол ұйым қызметінің ғана емес, бүтіндей қоғам қызметінің көптеген фактілерімен байланысты.

Ұйымның кадр қызметі атқаратын негұрлым функциялардың бірі еңбек саласы бойынша құқықтық қатынастарды құжаттау болып табылады. Кадр қызметінде ресімделетін құрамына әр түрлі функционалдық бағыттағы құжаттар енеді. Атап айтқанда: бастапқы есепке алу құжаттары, өкімдік құжаттар, жеке іс қағаздары және т.б.

Кадр қызметі қыруар маңызды өңдеуден өткізіп, пайдаланады. Сондықтан Қазақстан Республикасының әртүрлі заңнамалық және нормативтік актілермен, нұсқауларымен регламенттелетін рәсімдеу тәртібін жақсы білуі керек.

Тақырыбы: Мұрағат мекемесіндегі кадр мәселесі.

Мақсаты: Мұрағат мекемесіндегі кадр мәселесін зерттеп, оның өзара проблемаларын ашу.

Міндеті: Осы алдыма қойған мақсатымды, болжамымды толығымен зерттеп, мағынасын ашып барлықтарыңызға жеткізу.

Болжам: Егер, кадр қызметінде құжаттарды толтырудың стандартты форма үлгілерінің жинақтары немесе жалпы жазылған ұсынымдар болса, онда мұрағат мекмелерінің кадр құжаттамасын рәсімдеуде қызмет жақсара түсер еді.

Зерттеу пәні: Мұрағаттану.

Зерттеу нысаны: Құжат сақтайтын мұрағат мекемелеріндегі кадр мәселесі

Зерттеу жаңалығым: Рудный қалалық мұрағатының кард қызметіндегі құжаттардың рәсімделуін зерттедім. 

Кадрларды есепке алу жөніндегі жеке іс парағы әуелі есеп құжаты болып табылады және ол жұмыскерге тән жеке істің негізін құрайды. Жеке істер, әдетте, ұйымның басшы қызметкерлері мен мамандарына арналып ашылады және жүргізіледі. Жұмыскерлермен еңбек шартын жасасу кезінде жұмыс беруші кадрларды есепке алу жөніндегі жеке іс парағынан қажетті мәліметтерді ала алады.Кадрларды есепке алу жөніндегі жеке іс парағы жұмыскердің биографиялық мәліметтері, білімі, шет тілдерін білуі туралы, еңбек қызметі басталғаннан бергі атқарған жұмыстары, орталық, республикалық және басқа сайлау органдарына қатысуы жайлы, мемлекеттік наградалары, әскери міндеттілігі, отбасылық жағдайы,тұрғын мекенжайы т.б. жөнінде сұрақтар тізбесінен тұрады.

Кадрларды есепке алу жөніндегі жеке іс парағын жұмысқа тұрған кезде жүмыскер өз қолымен толтырады.Барлық сұрақтарға толық жауап берілуі тиіс. Мұнда сөздерді қысқартуға, қалдырып жазуға, өзгерту мен өшіруге болмайды. Жеке іс парағының бағаларына терістеу жауаптары жазылғанда сұрақ қайталанбайды. Кадырларды есепке алу жөніндегі жеке іс парағы жұмыскердің жеке құжаттарындағы жазбалармен толық сәйкес болуы шарт. Жеке іс парағын толтыру кезінде мынадай құжаттар пайдалынады:

• паспорт, жеке куәлік;
• еңбек кітапшасы;
• әскери билет;
• білім туралы құжат;
• наградалы туралы құжаттар;
• өнертапқыштық еңбектері туралы құжаттар;
• ғылыми дәреже беру туралы жоғары аттестациялау комиссиясының құжаттары т.б.

Әсіресе «Еңбек қызметі» тармағын толтырудың ерекше мәні бар. Бұл тармақ еңбек кітапшасындағы жазбаларға сәйкес толтырылады. Егер еңбек кітапшасы қандай да бір себеппен үзіліп қалса, ол көрсетіледі. Мекеме, ұйым және кәсіпорын атаулары жазба толтырылған мезетте қалай аталған болса, солай жазылады.

Жеке іс сапарында жұмыскердің фотосуреті жапсырылатын орын болады. Жұмыскер мұнан кейінгі барлық өзгерістер туралы жұмыс орнына хабарлап отыруға міндетті. Ол өзгерістер жұмыскердің жеке іс парағына ендірілетін болады.

Кадырларды есепке алу жөніндегі жеке іс парағымен бірге соған ұқсас есепке алу үлгісі – анкета да қатар қолданылады. Анкетада бірқатар тармақтар бойынша кеңейтілген сұрақтар болады. Сонымен бірге оған жазылған мәліметтерді кадр қызметінің маманы тексеріп шығып, қол қояды.

Анкета толтырылғаннан кейін жұмыскерге қатысты өзгерістер Кадырларды есепке алу жөніндегі жеке іс парағына тіркелетін қосымшаға жазылады.

Кадырларды есепке алу жөніндегі жеке іс парағының қосымшасы мыналарды қамтиды: жұмыскердің фамилиясы мен аты және әкесінің аты, сонымен бірге, таблица формасында жасалған екі бөлім.

Бірінші бөлімде жұмыскердің қызмет бабындағы орын ауыстырулары белгілі бір лауазымға ие болуы мен одан босану уақыттары, лауазымдық орынға бекіту және босату туралы шешімдері көрсетіліп жазылады.

Екінші бөлімде өзге есепке алу белгілері бойынша өзгерістер жайлы мәліметтер келтіріледі.

Кадырларды есепке алу жөніндегі жеке іс парағының қосымшасында көрсетілген барлық өзгерістер тиісінше бастапқы құжаттармен расталуы шарт.

Кадырларды есепке алу жөніндегі жеке іс парағы қосымшасына міндетті реквезит жеке істердң бары – жоғы мен жай – күйіне тексеру жүргізілгендігі туралы белгі болып табылады. Бұл белгі «Жеке іс тексерілді» деген жазудан және дата мен қойылғаг қолдан тұрады.

Осылайша кадрларды есепке алу жөніндегі жеке іс парағы жұмыскер туралы ақпарат жеткізетін және ұйым персоналы туралы бастапқы мәліметтер базасын түзетін шынайы құжат болып шығады.

Қазір көптеген ұйымдарда кадрларды есепке алу жөніндегі жеке іс парағынан басқа жұмыскерлердің жеке карточкасы да толтырылады. Бұл құжат шынтуйтына келгенде екінші есепке алу құжаттамасы болып табылады.

Кадырларды есепке алу жөніндегі жеке іс парағының үлгі формасы мен оны толтыру тәртібін 1 – қосымшадан қараңыз. Бұл үлгі форма 2004 жылғы нұсқа бар, бірақ негізгі мәні мен қолдану үлгісі бұрынғысынша.

Жұмыскер бастамасы бойынша еңбек шарттын бұзу туралы бұйрық

Бұйрық – ұйым қызметінің кадр жөніндегі және басқа да мәселелері бойынша сол ұйым басшысы жеке дара шығаратын құқықтық акті.

Кадырлар қызметі функцияларының бірі ұйым кадрлары қозғалысы процесін ресімдеу болып табылады. Ресімдеу мынадай негізгі құжаттарды жасау арқылы жүзеге асырылады: жеке құрам бойынша бұйрықтар, кезекті еңбек демалыстарының графигі, қызмет бабындағы жазбалар және т.б. Жеке құрам бойынша бұйрықатр негізгі қызмет бойынша бұйрықтардан бөлек түзіледі және «К», «ЖҚ» немесе «Ж/Қ» әріптік индекстерін қоса отырып, дербес нөмірленеді. Жеке құрам бойынша құжаттардың бірі жұмыскермен арадағы еңбек шартын тоқтату, яғни жұмыстан босату жөніндегі бұйрық болып табылады.

Қазақстан Республикасы Еңбек кодексінің 57-бабына сәкес еңбек шартын тоқтатуға негіздеме ол шарттың жұмыскер бастамасы бойынша бұзылуы болып табылады. Мұнда жұмыс берушіге бір ай бұрын жазбаша ескерте отырып, еңбек шартын жұмыскердің өз бастамасы бойынша бұзуына құқық берілген.

Жұмыскер бастамасы бойынша еңбек шартын бұзу туралы бұйрық өкімдік сипатқа ие. Мұндай сипаттағы бұйрықтарды сақтау мерзімі жетпес бес жыл деп белгіленеді. Бұйрық мәтінінде қысқартуға, ақпаратта жаңсақтықтар мен қателерге жол берілмеуі тиіс.

Жұмыскер бастамасы бойынша еңбек шартын бұзу туралы бұйрықтың негізгі реквизиттері мыналар:

- ұйым атауы;

- еңбек шарты әрекетінің тоқтатылуы  датасы;

- жұмыскердің фомилиясы;

- аты және әкесінің аты;

- табельдік нөмірі;

- құрылымдық бөлімше;

- лауазым, мамандық, кәсіп;

- еңбек шартың тоқтатудың негіздемесі;

- бұйрық шығары негіздемесі;

- ұйым басшысының жеке қолы;

- жұмыскердің жеке қолы;

- дата.

Жұмыскер бастамасы бойынша еңбек шартын бұзу туралы бұйрық жеке – дара да, бірнеше қызметкерге ортақ мамұнда да шығарылуы мүмкін. Жұмыскер бастамасы бойынша еңбек шартың бұзу туралы бұйрыққа ұйым басшысы немесе оған өкілдігі құрылтайшылық құжаттар арқылы белгіленген тұлға өз қолын қояды. Басшы уақытша орында бомай қалғанда бұйрық бойынша оның міндетін атқарып отырған тұлға қол қояды. Бұл жағдайда бұйрықта басшының аты – жөні емес, оның міндетін атқарушы тұлғаның аты – жөні көрсетілуі тиіс.

Факсимилені қолдану, сондай – ақ құқығы жоқ тұлғаның қол қою арқылы шығарылған бұйрықтың заңдық күші болмайды.

Бұйрыққа қол қоылғаннан кейін оның датасы жазылып, нөмірленеді және жұмыскерге жұмыстан босанатың күні міндетті түрде танысып шығуға беріледі. Жұмыскер бұйрықпен танысқан соң, оған қол қояды, мұнан кейін оның еңбек кітапшасына тиісті жазбалар түсіріледі.

Осылайша жұмыскер бастамасы бойынша еңбек шартын бұзу туралы бұйрық өкімдік сипатқа және жұмыскер үшінде, ұйым үшінде үлкен манызға ие болады. Үйткені ол еңбек қатынастарын реттейді және оның дұрыс ресімделуі еңбек даулары мен пікір қақтығыстарын реттейді.

Қазақстан Республикасының 1237-2004 «Қағаз негіздегі құжаттар . Жалпы техникалық талаптар» стандартын басшылыққа алсақ, құжаттардың тұпнұсқалары мен көшірмелері мұрағаттық сақтауға тиесілі. Мұрағаттық сақтауға тиесілі құжаттар қатарына мыналар кіреді:

• басқару құжаттамалары;
• жеке құрам жөніндегі құжаттар.

Қазақстан Республикасының 1998 жылғы 22 желтоқсандағы «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» №326-1 Заңының (бұдан ары ҰМҚ туралы Заң) 1 бабы 16 тармақшасына сәйкес, адам құрамы жөніндегі құжаттар – қызметкерлердің еңбек қызметін растайтын құжаттар кешені және оларды зейнетақымен қамтамасыздандыруға арналған ақшаның аударылуы туралы мәліметтер деп көрсетілген.

Қазақстан Республикасының 2007 жылғы 15 мамырдағы №251 Еңбек кодексінің (бұдан ары – ҚР ЕК) 23-бабы 2-тармағы 16 тармақшасына сәйкес, жұмыс беруші қызметкерлердің еңбек қызметін растайтын құжаттардың және оларды зейнетақымен қамсыздандыруға арналған ақшаны ұстап қалу мен аудару туралы деректердің сақталуын және мемлекеттік мұрағатқа тапсырылуын қамтамасыз етуге міндетті.

Жеке құрам жөніндегі құжаттама – бұл кадырлық қызметтің персоналмен жұмысты құжаттау жөніндегі өз міндеттерін орындау процесінде қалыптасқан құжаттар. Қызметкер лауазымының ерекшелігін, жұмысқа қабылданғандығы шарттарын, еңбек жетістіктерін және құрам жөніндегі құжаттама үнемі нақты қызметкерлермен байланысты сипаттайды.

Ұзақ уақыт сақталатын жеке құрам жөніндегі құжаттарға мыналар жатады:

• өкімдік құжаттар (бұйрықтар, өкімдер, шешімдер);
• жеке құрамды, сонымен қатар уақытша қызметкерлерді есепке алу бойынша карточкалар;
• қызметкерлердің жалақы бойынша жеке есеп шоттар (жалақы бойынша есеп айырысу ведомосты);
• тарифтеу ведомостері;
• жеке істер құрамына кірмеген еңбек шарттары;
• көп жылғы сіңірген еңбегіне үстеме төлеу үшін еңбек стажын белгілейтін комиссия отырысынының хаттамалары;
• атестаттау және біліктілік комиссиясының қаулылары мен мәжіліс хаттамалары;
• ұйым қызметкерлерінің мемлекеттік және ведомстволық сыйлықтарға – мамарапттауға, атақ беруге сыйақы тағайындауға ұсынылғандығын сипаттайтын құжаттар (ұсынамын, өтініш, мінездеме, өмірбаян, қаулы, шешеім және т.б.):
• еңбек қызметімен байланысты сәтсіз оқиғаларды және қызметкерлердің денсаулығына келтірілген басқа да зақымдарды тергеу жұмыстары (арнайы тергеу жұмыстары) бойынша құжаттар (хабарламалар, өтініштер, қорытындылар, мәлімдемелер, сызба – жоспарлар, фотосуреттер, үзінділер, сәтсіз оқиғалар және қызметкерлердің денсаулығына келтірілген басқа да зақымдар туралы актілер, жазатайым оқиғаларды арнайы тергеу жұмыстарының актілері, сауалнама хаттамалары, хат алмасу және т.б.);
• зиянды (ерекше зиянды) және қауіпті еңбек жағдайлары, жарақаттану, кәсіптік ауру туралы құжаттар (баяндамалар, хататамалар, анықтамалар, қорытындылар, анализдер, хат алиасу);
• зиянды (ерекше зиянды) және қауіпті өндірісте жұмыс істейтін қызметкерлердің табілдері мен нарядтары;
• жеке құрам тізімі, соның ішінде еңбек жағдайлары зиянды (ерекше зиянды) және қауіпті болып табылатын өндірісте, жыл сайынғы ақылы қосымша еңбек демалысына және еңбек уақытының ұзақтылығын шектеуге құқық беретін жағдайда жұмыс істейтін қызметкерлер тізімі;
• жеңілдікпен зейнеткерлікке шығатын қызметкерлер тізімі;
• міндетті зейнеткерлік жарнаны аудару жөніндегі төлем тапсырыстары мен қызметкерлер тізімі;
• әлеуметтік қаржы бөлу жөніндегі төлем тапсырыстары және қызметкерлер тізімі;
• қызметкерлерді жұмысқа қабылдау, басқа жұмысқа ауыстыру, қызметінен босату жөніндегі есеп журналдары (карточкалары);

ҰМҚ туралы Заңның 11-бабына сәйкес, Ұлттық мұрағат қорының мемлекеттік меншіктегі құжаттары ведомствалық мұрағаттарда уақытша сақтау сатысынан өтеді, содан соң Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын тұрақты сақтау құқына ие тиісті мемлекеттік мұрағаттар мен олардың филиалдарына беріледі.

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын жинақтап, сақтап, пайдалану үшін жеке және заңды тұлғалар ведомствалық мұрағаттар мен жеке мұрағаттар құрады.

Ұлттық мұрағат қорының жеке меншіктегі құжаттарын сақтау мен пайдалану жөніндегі міндеттемелер олардың меншік иелері мен уәкілетті орган қол қоятын шарттарда көрсетілуі қажет

Уәкілетті орган – мұрағаттар мен құжаттаманы басқарудың орталық мемлекеттік орган

Басқарушылардың, мамандардың және қызметшілердің Біліктілік, лауазымдық нұсқаулықтарына сәйкес:

- ұйым кеңсесінің меңгерушісі  бөлімшелерде іс жүргізуді ұйымдастыруға  әдістемелік басшылықты, сондай-ақ құжаттардың дұрыс қалыптасуына, сақталуына және мұрағатқа уақытылы өткізілуіне бақылауды жүзеге асырады;

- мұрағат меңгерушісі – ұйымда  мұрағат ісін ұйымдастыруы және жүргізу жұмысын басқарады.

- ұйымда мұрағат ісін жүзеге  асырумен архивариус айналысады.

Ұйымның жеке мұрағаты құжаттарды қағаз және электрондық негізге жинақтау, уақытша сақтау және пайдалану үшін құралады. Ведомствалық мұрағат құрамында электрондық мұрағат қалыптасады.

Ұйымның жеке мұрағаты өз қызметін қабылданатын құжаттар құрамын және іріктеу талаптарын, функцияларын, қайнар көздерін анықтайтын Ережеге сәйкес жүргізеді.

Мемлекеттік ұйымның ведомствалық мұрағаты туралы ереже Қазақстан Республикасы Мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі жергілікті мемлекеттік органмен келісілгеннен кейін ұйым басшысы тарапына бекітіледі.

Ұйымның жеке мұрағаты туралы ереже де Қазақстан Республикасы Мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі жергілікті мемлекеттік органмен келісілгеннен кейін ұйым басшысы тарапынан бекітіледі (егер ұйым өзінің орналасқан жеріндегі мемлекеттік мұрағаттың толықтыру көзі болып табылса).

Құжаттарды мұрағаттық сақтау ғимараттың жеке бөлмелерде жүзеге асырылады.

Мұрағаттық сақтауға тиесілі құжаттардың түгелдігін қамтамасыз ету үшін, мынадай шаралар атқарылуы шарт:

• құжаттың сырт пішініне бағалау және бақылау жасау;
• құжаттарды сақтауға дайындауда кешенді іс-шараларды жүргізу;
• құжаттарды сақтаудың оңтайлы жағдайларын құру және қолдау,
• мұрағат қоймаларында құжаттарды ұтымды орналастыру;
• құжаттарды пайдалану және орнын ауыстыру процесінде, олардың түгелдігін қамтамасыз ету үшін кешенді шараларды орындау.

Құжаттардың зақымданғандығын және зиян келтірілгендігін анықтау, есепке алу, арнайы өңдеу және көшірме жасау мақсатында, қабылданатын және сақталатын құжаттардың сырт пішініне бағалау мен бақылау жасалады.

Тазалық-гигиеналық өңдеу, жағымды климат жасау, шаңнан тазалау, қалпына келтіру және көшірме жасау сияқты кешенді іс-шаралар құжаттарды сақтауға дайындық барысында жасалады.

Құжаттарды тазалық-гигиеналық өңдеу құжаттарды дайындау және сақтау барысында туындаған химиялық және биологиялық сипаттағы ақаулықтардың дамуына тосқауыл қою мақсатында жүргізіледі. Бұл құжаттарды арнайы химиялық препараттардың сулы және спиртті ерітінділермен өңдеуді білдіреді.

Құжаттарға жағымды климат жасау олардың сақталуын ылғалды-температуралық тәртіпке бейімдеу мақсатында жасалады.

Шаңнан тазалау – құжаттарды шаңнан арылтуды түсіндіреді.

Құжаттарды қалпына келтіру және көшірме жасау шарасы, мәтініне және негізгі бөлігіне зиян келген құжаттарды қалпына келтіру және олардың құрамын жақсарту үшін жүргізіледі.

Ұйымның жеке мұрағатында мұрағаттық қоймалар, оқу залы, жұмыс бөлмелері, сондай-ақ алынып-салынбалы электронды тасымалдағыштар, серверлік және коммуникациялық жабдықтарға арналған арнайы бөлмелермен қамтылуы тиіс.

Мұрнағат құжаттары ортақ және ерекше сақтаудағы құжаттар, сонымен бірге қағаздық және таспалық негіздегі құжаттар болып бөлінеді. Мұрағатта құжаттарды ойластырып орналастыру, бөлмелерді тиімді пайдалануға, істерді іздеуде уақытты үнімдеуге, құжаттарды сақтаудың оңтайлы жағдайларын жасауға және төтенше жағдайлар орын алғанда мұрағатты көшіруге мүмкіндік береді.

Тұрақты сақталатын құжаттарға жақсы жағдайларды және барлық құжаттарды жылдам пайдалануға ыңғайлылықты қалыптастыру мақсатында, ұйым ішінде мұрағаттық құжаттарды орналастыру жасалады. Әртүрлі қоймаларда мүмкіндігінше, жеке дара төменде көрсетілген құжаттар сақталады:

• ортақ іс қағаздарын жүгізу құжаттары;
• құпия құжаттар;
• жеке құрам бойынша құжаттар;
• Техникалық сипаттағы құжаттар.

Мұрағат қоймаларын жертөлелік, жартылай жертөлелік және ірге тас үстіндегі үй қабырғасының төменгі бөлігі сияқты ғимараттарда орналастыруға болмайды. Мұрағат қомасы арқылы газ, су және желілік құбарлар өтпеуі тиіс.

Мұрағат қоймасы араб цифырлармен жалпы тәртіпте нөмірленеді және химиялық заттарды пайдаланумен, азық – түлік өнімдерін сақтаумен айналысушы зартханалық, өндірістік, қойма ғимараттарынан алыс жерде, оқшау орналастырылады. Электрондық мұрағат құжаттары электронды магниттік сәулеленулер мен күшті өрістерден алыста сақталады.

Қарқынды өзгеріп тұратын істер номенклатурасына бағдар жасау үшін топографиялық карточка жасалады. Мұрағат қоймасының барлық ғимараты, ондағы стеллаждар кіре берістен бастап солдан оңға қарай нөмірленеді.

Құжаттар қызметкерлердің жұмыс бөлмелерінен бөлек және бөгде тұлғалардың кіруінен сақтандырылған ғимараттарда сақталуы тиіс.

Қойма қосымша сақтандырылған: терезелері металл торлармен жабдықталған, есіктері темірден орнатылған болуы керек. Тікелей күн сәулелерінен сақтандыру үшін терезелер арнай әйнектерден қойылады, майлы бояумен, қалын перделермен, жалюздермен, қорғаныш өткізгіштерімен жабдықталады.

Құжаттар қоймасының өрт қауіпсіздігі жоғары болғандықтан ол жабық қалпақты лампаларымен немесе сәулелену секторы бөлігі кесілген күлгін сәулелі люменесценттік лампаларымен жабдықталады; жалпы және қабат бойынша орналасқан ажыратқыштар мұрағат қоймасынан тыс жерде орналастырылады. Өрт сөндірудін түрлі құрал – жабдақтары,күзеттік және өрт белгі белгіштері мұрағат қоймасы үшін ен қажетті болып табылады.

Мұрағаттар негізгі құралдармен – стационарлық немесе жылжымалы металл стеллаждармен, оттан қорғау құралдарымен өнделген ағаш стеллаждармен, қосымша – металл шкафтармен және сейфтермен, шкаф – стеллаждармен, сонымен қатар металл қоршауышы мен сөрелері бар стационарлық бөлек орындармен – бокстармен жабдықталады. Үлкен пішіндегі құжаттарды сақтау үшін арнайы стеллаждар қолданылады.

Мұрағат қоймаларындағы құжаттардың негізгі зиянкестері – зең саңырауқұлақтары. Кітап пен мұрағат қоймаларынның ішінде пайда болатын 200-ден астам зең саңырауқұлақтарының түрі белгілі, олардың ұрықтары аумен тарайды және шаңды ғимараттарда ол құжаттарды оп – оңай бүліндіруі мүмкін.

Мұрағат қоймаларында қолайлы температуралық – ылғалды режим сақталып тұруы керек.

Ауаны желдету жүйесімен жабдықталған мұрағат қоймаларында құжаттарды сақтау үшін мынадай қолайлы температуралық – ылғалдылық режимы сақталуы тиіс:

1) қағаз құжаттар – температура +17 - +19 0С, оған сәйке ауа ылғалдылығы 50 – 55 пайыз;

2) ақ – қара үлдірлер (пленкалар) – температура +15 0С, оған сәйкес ауа ылғалдылығы 40 – 55 пайыз;

3) түрлі – түсті үлдірлер  – температура +2 - +5 0С, оған сәйкес ауа ылғалдылығы 40 – 55 пайыз;

4) электрондық құжаттар – температура +15 - +25 0С, оған сәйкес ауа ылғалдылығы 40 – 60 пайыз.

Осыған байланысты барлық мұрағат қоймасы температура мен ылғалдылықты өлшейтін құралдармен жабдықталады және ол қойманың әр бұрышына қойылады. Ең ыңғайлысы тұрмыстық сұйық психрометр болып табылады.

Мұрағат қоймасы үшін тұрақты түрде ылғалды тазалау мен ғимаратқа алдын алу дизенфекциясын жасау түрақты жүргізілуі керек.

Тұрақты сақталатын істер 5 жылда, уақытша сақталатын және жеке құрам бойынша 10 жыл сақталатын істер, электрондық құжаттар – 3 жылда бір рет тексеріліп тұруы қажет. Ондай тексерулер істерді басқа мұрағат қоймасына аусиырған кезде де жүргізіледі; оны ауыстыруға байланысты туған төтенше жағдайдан кейін немесе мұрағат қоймасына бөгде тұлға келіп кеткен соң; ведомствалық мұрағат басшысы ауысқан кезде; ұйым қайта құрылған кезде.

Тексеріс қорытындылары актімен ресімделеді. Тексеру кезінде тек нақты істердің бары ғана емес, сонымен қатар есеп нысанындағы ықтимал деген қателер де бақыланады. Тексеріс есеп құжаттарында анықталған өзгерістерді жариялағаннан кейін және мемлекеттік мұрағаттың мұрағат қорындағы есепке алынған істердің бары туралы ақпараттар ұсынылғаннан соң ғана толық аяқталады деп есептеледі.

Мұрағат мекемесінің директоры.

Лаузымдық міндеттері.Мекеменің өндірістік, әкімшілік – шаруашылық және қаржы – эклнлмикалық қызметіне қолданыстағы заңнамаға сәйкес басшылық жасайды, қабылдаған шешімдерінен туындайтын салдарға, мүлікті сақтау мен тиімді пайдалануға толықтай жауап береді. Мекеме қызметініңбағытын айқындайды, мемлекет және қоғам мүддесі үшін Қазақстан Республикасы ұлттық мұрағат қоры қужаттарын қалыптастыру, сақтау және пайдалану жөнінде оның құрылымының жұмысын үйлестіреді. Жоспарларды әзірлеуге басшылық жасайды, оларды орындаудуғы құрылымдық бөлімшелердің жұмысын үйлестірелі. Мұрағаттану, архиография және құжаттану саласында ғылыми зерттеулер жүргізуді, әдістемелік құралдар әзірлеуді және олардың нәтежелерін жұмыс тәжірибесіне ендіруді ұйымдастырады. Мекемені білікті кадрлармен қамтамасыз ету және олардың кәсіби білімі мен тәжірибесін жетілдіру, еңбек жағдайларын жасау, ұжымды қолалы психологиялық жағдай қалыптастыру жөнінде шаралар қабылдайды. Жекелеген қызмает бағыттарын жүргізуді Зандағы оған берілген құқықтар шегінде деректордың орынбасарларына, өндірістік құрылымдардың жетекшілнріне және бақа да лауазымды тұлғаларға тапсырады. Белгілі бір тарап – ұйымдармен немесе басқа да заңды тұлғалармен шартқа отырады, келісімдер, әртүрлі операциярлар жасасады, өкімдер мен бұйрықтар шығарады, сотта, мемлекеттік органдарда және басқа ұйымдарда мекеменің мүліктерін және басқа да мүдделерін қорғайды және көрсетеді.

Білуге тиіс: Қазқстан Республикасының Конститутциясын, Қазақстан Республикасының Азаматтық кодексін, мұрағат ісі және құжаттамамен жұмысты дамытудың мәселелерін ренгламенттейтін Қазақстан Республикасының заңдары мен өзге де нормативтік құқықтық актілерін; еңбек, қаржы – экономикалық қызмет туралы заңнама негіздерін; құжаттамаға мемлекеттік стандарттарды, ғылыми зертеулер жүргізудің әдістерін; мұрағаттың ақпараттық – іздестіру жүйесін және анықтамалық – ақпараттық қорын; құжуттарды сақтаудың ережелерін, ебек қорғаудың, техникалық қауыпсіздік пен өрттен қорғаудың ережелерін және нормаларын.

Біліктілігіне қоыйлатын талаптар. Жоғары кәсіби білімі және мұрағат ісі саласындағы басшы лауазымда кем дегенде 5 жыл жұмыс өтілі болу керек.

Дироктордың орынбасары

Лаузымдық міндеттері. Мекеменің құрылымдық бөлімшелері қызметіне олардың басшыларымен тығыз өзара қарым – қатынаста басшылықты жүзеге асырады. Жоспарларды әзірлеуді ұйымдастырады, оларды орындау жөніндегі жұмысты бақылайды. Мұрағаттану, архиография және құжаттану саласында ғылыми зерттеулер жүргізуді, әдістемелік құралдар әзеірлеуді қамтамасыз етеді. Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қоры құжаттаырн ведомствалық сақтау, жеке құрам бойынша және мекемелер мен ұйымдардың іс жүргізудегі құжаттарды ұйымдастыру мәселелері бойынша мекемер мен ұйымдарға әдістемелік және практикалық көмек көрсету жұмыстарын ұйымдвстырады. Жарық, жылу, вентиляция, кондиционер және басқа да жабдықтар жүйесінің жұмыс істеуін қамтамасыз ететін шаруашылық және техникалық қызметтер жұмысына басшылықты жүзеге асырады. Мекеме жұмысының ішкі тәртібі мен режімі ережесінің сақталуын қамтамасыз етеді. Бұйрықтар мен шешімдердің орындалуын бақылайды. Аттестациялау, жұмыс орындарын оңтайландыру жөнінде шараларды әзірлейді, мекеменің құрылымдық бөлімшелері үшін кадрлар іріктеуді жүзеге асырады және оларды мекеме басшысына ұсынады.

Білуге тиіс: Қазақсатан Республикасының Конституциясын, Қазақстан Республикасының Азаматтық кодексін, мұрағат ісі және құжаттамамен жұмысты дамытудың мәселелерін регламенттейтін Қазақстан Республикасын заңдары мен өзге де нормативтік құқықтық актілерін; еңбек, қаржы – экономикалық қызмет туралы заңнама негіздерін; мұрағаттану, құжаттану, археография, құжаттық ақпарат саласындағы отандық және шетелдік тәжірибелерді; ғылыми зерттеулер жүргізудің әдістерін; мұрағат құжаттарының құрамы мен мазмұның, ақапараттық – іздетіру жүйесін және анықтамалық – ақпараттық  қорын; еңбек қорғаудың, техникалық қауіпсіздік, өрттен қоғаудың және өндірістік тазалық сақтаудың ережелерін және нормаларын.

Біліктілігіне қойылатын талаптар. Жоғары кәсіби білімі және мұрағат іс саласындағы басшы лауазымда кем дегенде 5 жыл жұмыс өтілі болуы керек.

Мұрағат мекемесі филиалының директоры

Лауазымдық міндеттері. Филиалдың өндірістік, шаруашылық және қаржы қызметіне қолданыстағы заңнамаға сәйкес басшылық жасайды, қабылдаған шешімдерінен туындайтын салдарға, мүлікті сақтау мен тиімді пайдалануға, сондай – ақ қызметтің қаржы – шаруашылық нәтижелеріне толықтай жауап береді. Филиалдың жұмысы туралы жоспарлар мен есептер жасайды, мемлекеттік мұрағат мекемелерінің келешектегі және жылдық жоспарларына ұсыныстар енгізеді. Мұрағаттану, археография және құжаттану саласында ғылыми зерттеулер жүргізуге, әдістемелік құралдар әзірлеуге және олардың нәтижелерін іс – тәжірибеге ендіруге қатысады. Құжаттарды іріктеуді және мемлекеттік сақтауға қабылдауды, сондай – ақ құжаттардың құндылығына ғылыми сараптама, филиал құжаттарын ақпараттық – іздестіру жүйесін құру, есебін алу, сақталуын қамтамасыз ету және ғылыми пайдалану жөніндегі жұмыстарды ұйымдастырады. Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын ведомствалық сақтау, жеке құрам бойынша және мекемелер мен ұйымдардың іс жүргізудегі құжаттарды ұйымдастыру мәселелері бойынша мекемелер мен ұйымдардың іс жүргізудегі құжаттарды ұйымдастыру мәселелері бойынша мекемелер мен ұйымдарға әдістемелік және практикалық көмекті қамтамасыз етеді. Филиалдың ішкі тәртібі мен жұмыс режімінің ережесін, еңбек қорғау, техникалық қауіпсіздік пен өрттен қорғау ережелерін және нормаларын сақтауды қамтамасыз етеді.

Білуге тиіс: Қазақсатан Республикасының Конституциясын, Қазақстан Республикасының Азаматтық кодексін, мұрағат ісі және құжаттамамен жұмысты дамытудың мәселелерін регламенттейтін Қазақстан Республикасын заңдары мен өзге де нормативтік құқықтық актілерін; еңбек, қаржы – экономикалық қызмет туралы заңнама негіздерін; мұрағаттану, құжаттану, археография, құжаттық ақпарат саласындағы отандық және шетелдік тәжірибелерді; ғылыми зерттеулер жүргізудің әдістерін; мұрағат құжаттарының құрамы мен мазмұның, ақапараттық – іздетіру жүйесін және анықтамалық – ақпараттық  қорын; еңбек қорғаудың, техникалық қауіпсіздік, өрттен қоғаудың және өндірістік тазалық сақтаудың ережелерін және нормаларын.

Біліктілігіне қойылатын талаптар. Жоғары кәсіби білімі және мұрағат іс саласындағы басшы лауазымда кем дегенде 5 жыл жұмыс өтілі болуы керек.

Бас қор сақтаушы

Лауазымдық міндеттері. Мемлекеттік сақтаудағы Ұлттық мұрағат қоры құжаттарының сақталуын қамтамасыз етеді, әзірленген ережелер мен нормативтерге сәйкес құжаттар қабылдауды, оларды сақтауды және есепке алуды ұйымдастырады. Жұмыс туралы жоспарлар мен есептерді, сондай – ақ мемлекеттік мұрағат мекемелерінің келешектегі және жылдық жоспарларына өздеріне қатысты бөлімдерін жасайды. Мұрағаттық қорларды сақтау, физикалық жай – күйін жақсарту бойынша шаралар кешенін жүргізуді, құжаттарды қалпына келтіруді, бұзылудан сақтауды және олардың сақтандыру көшірмелерін жасауды жүзеге асырады. Мұрағат қоймасынан істер беруді және олардың қайтарылуын, мұрағат құжаттарын сақтау, техникалық қауіпсіздік пен өрттен қоғау нормалар жасайды, мақалалар жазады, шолулар дайындайды. Мемлекеттік мұрағат мекемесінің дирекциясы, сараптау – тексеру және әдістемелік комиссиялары, басқа да кеңесші органдар жұмысына қатысалы.

Білуге тиіс: Қазақсатан Республикасының Конституциясын, Қазақстан Республикасының Азаматтық кодексін, мұрағат ісі және құжаттамамен жұмысты дамытудың мәселелерін регламенттейтін Қазақстан Республикасын заңдары мен өзге де нормативтік құқықтық актілерін; еңбек, қаржы – экономикалық қызмет туралы заңнама негіздерін; мұрағаттану, құжаттану, археография, құжаттық ақпарат саласындағы отандық және шетелдік тәжірибелерді; ғылыми зерттеулер жүргізудің әдістерін; мұрағат құжаттарының құрамы мен мазмұның, ақапараттық – іздетіру жүйесін және анықтамалық – ақпараттық  қорын; еңбек қорғаудың, техникалық қауіпсіздік, өрттен қоғаудың және өндірістік тазалық сақтаудың ережелерін және нормаларын.

Біліктілігіне қойылатын талаптар. Жоғары кәсіби білімі және мұрағат іс саласындағы басшы лауазымда кем дегенде 5 жыл жұмыс өтілі болуы керек.