Інформаційні системи у державному управлінні

2

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

ДОНЕЦЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

ЕКОНОМІКО-ПРАВОВИЙ ФАКУЛЬТЕТ

КАФЕДРА «ІНФОРМАЦІЙНІ СИСТЕМИ УПРАВЛІННЯ»

КУРСОВА РОБОТА

    З дисципліни    Економіка інформаційних систем

   З  теми              Інформаційні системи у державному управлінні

Студентки 1 курсу

спеціальності 0201

Ананьєвої К.В.

Науковий керівник

доц. Лендел Т. П.

2011

РЕФЕРАТ

Курсова робота: 35 с., 1 табл., 8 джерел.

Метою роботи є аналіз інформаційних систем у державному управлінні та розглянення шляхів вдосконалення інформаційних систем.

Предмет дослідження  – інформаційна система державного управління.

Об'єкт дослідження – інформація.

Методи дослідження: огляд літературних джерел.

Розглянуто особливості, сутність процесу державного управління.

Визначено поняття інформації, інформаційних систем, встановлено їхню роль щодо державного управління.Розглянуто можливі шляхи вдосконалення інформаційних систем державного управління.

ІНФОРМАЦІЯ, ДАННІ, ІНФОРМАЦІЙНА СИСТЕМА, ДЕРЖАВНЕ УПРАВЛІННЯ, ІНФОРМАЦІЙНА СИСТЕМА ДЕРЖАВНОГО УПРАВЛІННЯ, ІНФОРМАЦІЙНЕ ЗАБЕСПЕЧЕННЯ, УПРАВЛІНСЬКА ІНФОРМАЦІЯ.

РЕФЕРАТ

Курсовая работа: 35 с., 1 табл., 8 источников.

Целью работы является анализ информационных систем государственного управления и рассмотрение путей усовершенствования информационных систем.

Предмет исследования – информационная система государственного управления.

Объект исследования– информация.

Методи исследования: осмотр литературных источников.

Рассмотрены особенности и сущность процесса государственного управления.

Определено понятие информации,информационных систем, установлена их роль относительно государственного управления. Рассмотрены возможные пути усовершенствования информационных систем государственного управления.

ИНФОРМАЦИЯ, ДАННЫЕ, ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА, ОСУДАРСТВЕННОЕ УПРАВЛЕНИЕ, ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА ГОСУДАРСТВЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ, ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ, УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ ИНФОРМАЦИЯ.

СОДЕРЖАНИЕ

    ВСТУПЛЕНИЕ                                                                                                  5

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ                 6

1.1 Понятие информации и информационных систем                                           6

1.2 Классифионные признаки информационных систем                                        9

2. АНАЛИЗ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ ГОСУДАРСТВЕННОМ УПРАВЛЕНИИ                                                                                                         21

2.1   Роль информации в государственном управлении                                         21

2.2   Характеристика управленческих систем                                                                           24

3.ПУТИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ ГОСУДАРСТВЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ                                                           29

ВЫВОДЫ                                                                                                                    33

ПЕРЕЧЕНЬ ССЫЛОК                                                                                          35

Введение.

Повседневная жизнь людей, государства и общества немыслима без управления. В широком смысле оно означает целенаправленное воздействие субъекта на объект, на перевод последнего в новое состояние. И в любых системах и процессах, происходящих в природе и обществе, обнаруживаются те или иные проявления управленческого воздействия, прямых и обратных связей. Без этого невозможно существование каких-либо организованных систем.

Всем деятелям в сфере управления необходимо знать, что такое информация в системе государственного управления, каким образом необходимо ее

организовывать, чтобы деятельность органов государственного управления по выработке, приему, хранению и передачи информации была максимально

эффективной, потому, что от этого зависит жизнь всего общества в целом.

Цель данной курсовой работы – раскрытие сущности информации, в системе

государственного управления; раскрытие понятия информационной системы

государственного управления, ее роль. Для достижения этой цели необходимо решить ряд задач:

-   выявить что такое информация, ее роль в государственном управлении;

-  дать определение информационной системы государственного управления

и выявить ее особенности;

-         рассмотреть проблемы функционирования информационной системы

государственного управления и выходы из сложившейся ситуации;

Следовательно объектом данной курсовой работы является информация, а

предметом информационная система государственного управления.

Раздел 1. Теоретические основы информационных систем.

1.1.           Понятие информации и информационных систем.

Информация является одним из основных элементов социального управления. С позиции кибернетики как науки об общих принципах управления «процесс управления всегда и в любом случае сводится к передаче и обработке информации».

В общеупотребительном смысле под информацией понимается любое сообщение, содержащее какие-либо сведения о предметах, явлениях, событиях и т.д. Однако несмотря на видимую простоту и очевидность, общепринятого определения понятия информации пока еще нет.

В литературе по социальному управлению различают понятия «данные» и

«информация».

Данные означают первичные сведения, получаемые методом прямого наблюдения за событиями в объекте управления или процессе, фиксируемые в виде чисел, символов, знаков и слов. Под информацией понимаются сведения, полученные в результате переработки данных. Другими словами, понятия «данные» и «информация» являются близкими по содержанию, но не тождественны. Данные представляют собой сигналы, из которых извлекается информация. Следовательно информация является продуктом управленческой деятельности.

Важное значение для понимания сущности социальной информации имеет ее

смысловое содержание. Не всякое знание может рассматриваться как информация.

С точки зрения классической теории информации понятие информации определяется через меру уменьшения неопределенности знания о совершенствовании какого-либо события. Информация выступает связующим звеном между объектом и субъектом управления, характеризуя состояние объекта управления в статике и динамике, и обеспечивая  подготовку управляющего воздействия в виде управленческого решения и

характеристику результата его реализации. Чем полнее и объективнее

информация, тем эффективней принимаемые управленческие решения и,

следовательно, результаты от их реализации.

Информационная система - это автоматизированный комплекс, основное предназначение которой осуществление функций организации, хранения, учета, внесения, поддержки и вывода данных в соответствии с вводимыми запросами. Если рассматривать информационную систему более укрупненной, то можно выделить три основных части: система организации, хранения и вывода данных, система ввода, обновления и изменения данных, и система потребления данных.

Термин информационная система (ИС) используется как в широком, так и в узком смысле.

В широком смысле информационная система есть совокупность технического, программного и организационного обеспечения, а также персонала, предназначенная для того, чтобы своевременно обеспечивать надлежащих людей надлежащей информацией[1].

Одно из наиболее широких определений ИС: «информационной системой называется комплекс, включающий вычислительное и коммуникационное оборудование, программное обеспечение, лингвистические средства и информационные ресурсы, а также системный персонал и обеспечивающий поддержку динамической информационной модели некоторой части реального мира для удовлетворения информационных потребностей пользователей»[4].

В узком смысле информационной системой называют только подмножество компонентов ИС в широком смысле, включающее базы данных, СУБД и специализированные прикладные программы. ИС в узком смысле рассматривают как программно-аппаратную систему, предназначенную для автоматизации целенаправленной деятельности конечных пользователей, обеспечивающую, в соответствии с заложенной в нее логикой обработки, возможность получения, модификации и хранения информации[5].

В любом случае основной задачей ИС является удовлетворение конкретных информационных потребностей в рамках конкретной предметной области. Современные ИС де-факто немыслимы без использования баз данных и СУБД, поэтому термин «информационная система» на практике сливается по смыслу с термином «система баз данных».

В идеале в рамках предприятия должна функционировать единая корпоративная информационная система, удовлетворяющая все существующие информационные потребности всех сотрудников, служб и подразделений. Однако на практике создание такой всеобъемлющей ИС слишком затруднено или даже невозможно, вследствие чего на предприятии обычно функционируют несколько различных ИС, решающих отдельные группы задач: управление производством, финансово-хозяйственная деятельность и т.д. Часть задач бывает «покрыта» одновременно несколькими ИС, часть задач — вовсе не автоматизирована. Такая ситуация получила название «лоскутной автоматизации» и является довольно типичной для многих предприятий.

1.2.           Классификационные признаки информационных систем.

Классификация информационных систем по функциональному признаку.

В хозяйственной практике производственных и коммерческих объектов типовыми видами деятельности, которые определяют функциональный признак классификации информационных систем, являются производственная, маркетинговая, финансовая, кадровая деятельность.

Классификация информационных систем по уровням управления.

Выделяют:

• информационные системы оперативного (операционного) уровня – бухгалтерская, банковских депозитов, обработки заказов, регистрации билетов, выплаты зарплаты;
• информационная система специалистов – офисная автоматизация, обработка знаний (включая экспертные системы);
• информационные системы тактического уровня (среднее звено) – мониторинг, администрирование, контроль, принятие решений;
• стратегические информационные системы – формулирование целей, стратегическое планирование.

Информационные системы оперативного (операционного) уровня.

Информационная система оперативного уровня поддерживает специалистов-исполнителей, обрабатывая данные о сделках и событиях (счета, накладные, зарплата, кредиты, поток сырья и материалов). Назначение информационной системы на этом уровне — отвечать на запросы о текущем состоянии и отслеживать поток сделок в фирме, что соответствует оперативному управлению. Чтобы с этим справляться, информационная система должна быть легко доступной, непрерывно действующей и предоставлять точную информацию.

Задачи, цели и источники информации на оперативном уровне заранее определены и в высокой степени структурированы. Решение запрограммировано в соответствии с заданным алгоритмом. Информационная система оперативного уровня является связующим звеном между фирмой и внешней средой. Если система работает плохо, то организация либо не получает информации извне, либо не выдает информацию. Кроме того, система — это основной поставщик информации для остальных типов информационных систем в организации, т.к. содержит и оперативную, и архивную информацию.

Информационные системы специалистов.

Информационные системы этого уровня помогают специалистам, работающим с данными, повышают продуктивность и производительность работы инженеров и проектировщиков. Задача подобных информационных систем — интеграция новых сведений в организацию и помощь в обработке бумажных документов.
По мере того как индустриальное общество трансформируется в информационное, производительность экономики все больше будет зависеть от уровня развития этих систем. Такие системы, особенно в виде рабочих станций и офисных систем, наиболее быстро развиваются сегодня в бизнесе.

Информационные системы офисной автоматизации.

Вследствие своей простоты и многопрофильности активно используются работниками любого организационного уровня. Наиболее часто их применяют работники средней квалификации: бухгалтеры, секретари, клерки. Основная цель — обработка данных, повышение эффективности их работы и упрощение канцелярского труда. Информационные системы офисной автоматизации связывают воедино работников информационной сферы в разных регионах и помогают поддерживать связь с покупателями, заказчиками и другими организациями. Их деятельность в основном охватывает управление документацией, коммуникации, составление расписаний и т.д.

Эти системы выполняют следующие функции:
• обработка текстов на компьютерах с помощью различных текстовых процессоров;
• производство высококачественной печатной продукции;
• архивация документов;
• электронные календари и записные книжки для ведения деловой информации;
• электронная и аудиопочта;
• видео- и телеконференции.

Информационные системы обработки знаний, в том числе и экспертные системы, вбирают в себя знания, необходимые инженерам, юристам, ученым при разработке или создании нового продукта. Их работа заключается в создании новой информации и нового знания. Так, например, существующие специализированные рабочие станции по инженерному и научному проектированию позволяют обеспечить высокий уровень технических разработок.

Информационные системы тактического уровня (среднее звено).

Основные функции этих информационных систем:
• сравнение текущих показателей с прошлыми показателями;
• составление периодических отчетов за определенное время (а не выдача отчетов по текущим событиям, как на оперативном уровне);
• обеспечение доступа к архивной информации и т.д.

Системы поддержки принятия решений.

Обслуживают частично структурированные задачи, результаты которых трудно спрогнозировать заранее (имеют более мощный аналитический аппарат с несколькими моделями). Информацию получают из управленческих и операционных информационных систем. Используют эти системы все, кому необходимо принимать решение: менеджеры, специалисты, аналитики. Например, их рекомендации могут пригодиться при принятии решения покупать или взять оборудование в аренду.

Характеристика систем поддержки принятия решений:
• обеспечивают решение проблем, развитие которых трудно прогнозировать;
• оснащены сложными инструментальными средствами моделирования и анализа;
• позволяют легко менять постановки решаемых задач и входные данные;
• отличаются гибкостью и легко адаптируются к изменению условий несколько раз в день;
• имеют технологию, максимально ориентированную на пользователя.

Стратегические информационные системы.

Развитие и успех любой организации (фирмы) во многом определяются принятой в ней стратегией. Под стратегией понимается набор методов и средств решения перспективных долгосрочных задач. В этом контексте можно воспринимать и понятия стратегический метод, стратегическое средство, стратегическая система.
В настоящее время в связи с переходом к рыночным отношениям вопросу стратегии развития и поведения фирмы стали уделять большое внимание, что способствовало коренному изменению во взглядах на информационные системы. Они стали расцениваться как стратегически важные системы, которые влияют на изменение выбора целей фирмы, ее задач, методов, продуктов, услуг, позволяя опередить конкурентов, а также наладить более тесное взаимодействие потребителей с поставщиками. Появился новый тип информационных систем — стратегический.

Стратегическая информационная система — компьютерная информационная система, обеспечивающая поддержку принятия решений по реализации перспективных стратегических целей развития организации. Известны ситуации, когда новое качество информационных систем заставляло изменять не только структуру, но и профиль фирм, содействуя их процветанию. Однако при этом возможно возникновение нежелательной психологической обстановки, связанное с автоматизацией некоторых функций и видов работ, так как это может поставить некоторую часть работающих в затруднительное положение.

Прочие классификации информационных систем.

Классификация по степени автоматизации.

В зависимости от степени автоматизации информационных процессов в системе управления фирмой информационные системы определяются как ручные, автоматические, автоматизированные.

Ручные информационные системы характеризуются отсутствием современных технических средств переработки информации и выполнением всех операций человеком. Например, о деятельности менеджера в фирме, где отсутствуют компьютеры, можно говорить, что он работает с ручной информационной системой.

Автоматические информационные системы выполняют все операции по переработке информации без участия человека.

Автоматизированные информационные системы предполагают участие в процессе обработки информации и человека, и технических средств, причем главная роль отводится компьютеру. В современном толковании в термин "информационная система" обязательно вкладывается понятие автоматизируемой системы. Автоматизированные информационные системы, учитывая их широкое использование в организации процессов управления, имеют различные модификации и могут быть классифицированы, например, по характеру использования информации и по сфере применения.

Пример 1.1. Роль бухгалтера в информационной системе по расчету заработной платы заключается в задании исходных данных. Информационная система обрабатывает их по заранее известному алгоритму с выдачей результатной информации в виде ведомости, напечатанной на принтере.

Классификация по характеру использования информации.

Информационно-поисковые системы производят ввод, систематизацию, хранение, выдачу информации по запросу пользователя без сложных преобразований данных (информационно-поисковая система в библиотеке, в железнодорожных и авиакассах).

Информационно-решающие системы осуществляют все операции переработки информации по определенному алгоритму. Среди них можно провести классификацию по степени воздействия выработанной результатной информации на процесс принятия решений и выделить два класса — управляющие и советующие системы.

Управляющие информационные системы вырабатывают информацию, на основании которой человек принимает решение. Для этих систем характерен тип задач расчетного характера и обработка больших объемов данных. Примером могут служить система оперативного планирования выпуска продукции, система бухгалтерского учета.

Советующие информационные системы вырабатывают информацию, которая принимается человеком к сведению и не превращается немедленно в серию конкретных действий. Эти системы обладают более высокой степенью интеллекта, так как для них характерна обработка знаний, а не данных.

Пример 1.2. Существуют медицинские информационные системы для постановки диагноза больному и определения предполагаемой процедуры лечения. Врач может принять к сведению полученную информацию, но и предложить иное решение по сравнению с рекомендуемым системой.

Классификация по сфере применения.

Информационные системы организационного управления предназначены для автоматизации функций управленческого персонала. Учитывая наиболее широкое применение и разнообразие этого класса систем, часто любые информационные системы понимают именно в данном толковании. К этому классу относятся информационные системы управления как промышленными фирмами, так и непромышленными объектами: гостиницами, банками, торговыми фирмами и др.

Информационные системы управления технологическими процессами служат для автоматизации функций производственного персонала. Они широко используются при организации поточных линий, изготовлении микросхем, на сборке, для поддержания технологического процесса в металлургической и машиностроительной промышленности.

Информационные системы автоматизированного проектирования предназначены для автоматизации функций инженеров-проектировщиков, конструкторов, архитекторов, дизайнеров при создании новой техники или технологии. Основными функциями подобных систем являются: инженерные расчеты, создание графической документации (чертежей, схем, планов), создание проектной документации, моделирование проектируемых объектов.

Интегрированные (корпоративные) информационные системы используются для автоматизации всех функций фирмы и охватывают весь цикл работ от проектирования до сбыта продукции. Создание таких систем весьма затруднительно, поскольку требует системного подхода с позиций главной цели, например получения прибыли, завоевания рынка сбыта и т.д. Такой подход может привести к существенным изменениям в самой структуре фирмы, на что может решиться не каждый управляющий.

Классификация по способу организации.

По способу организации групповые и корпоративные информационные системы подразделяются на следующие классы:
• системы на основе архитектуры файл-сервер;
• системы на основе архитектуры клиент-сервер;
• системы на основе многоуровневой архитектуры;
• системы на основе интернет/интранет-технологий.

Самой простой  и очевидной классификацией является классификация по областям применения. В этой связи можно говорить об информационных системах в экономике (АСЭ – автоматизированные системы в экономике), в образовании (АСО), в научных исследованиях (АСНИ) и т.д.

Еще одним классификационным признаком может выступать характер информации, которой оперирует ИС. С этой точки зрения все информационные системы принято делить на фактографические и документальные. Под фактографическим типом данных принято понимать данные представляющие собой  описание некоторых фактов предметной области. Например, фактом являются данные на конкретного человека (ФИО, адрес, паспортные данные и т.п.),  книгу (автор, название, год издания и т.п.), машину (марка, год выпуска, производитель и т.п.) и т.д. Другими словами, факт в информационной системе предстает в виде набора некоторых свойств (атрибутов), количественное значение которых, как правило, выражается простым типом данных. Характерным представителем фактографических информационных систем является широко известная в бухгалтерских кругах «1С бухгалтерия».

Документ, в отличие от факта, не может быть выражен простой структурой.

Определение

Под документом будем понимать хранящийся в информационной базе, объект произвольной структуры, содержащий информацию произвольного характера, доступ, к которому можно получить по его реквизитам.

Под реквизитами документа будем понимать совокупность  свойств этого документа, позволяющих однозначно его  идентифицировать. Примерами реквизитов могут служить название документа, его номер, дата создания, имена создателей, электронная подпись и т.д.  В качестве примеров документов можно привести статьи, тексты приказов и распоряжений, бухгалтерские документы, карты местности, звуковые записи и т.д. Важно еще раз подчеркнуть, что структура объекта, который мы назвали документом, может носить самый произвольный характер: форматы для текстовых документов (обычный текстовый формат, формат Word, формат PDF, формат DJVu, формат HTML и т.д.), таблицы, графические файлы и т.п.

Типичным примером документальных информационных систем являются справочные юридические системы типа Гарант, Консультант+ и т.п. Поисковые интернет системы также являются представителями документальных систем. Реальные информационные системы часто оперируют некоторой смесью фактографической и документальной информации, тем более что современные СУБД, на основе которых, как правило, и строятся современные ИС,  предоставляют мощные инструментальные средства для манипулирования информацией того и другого типа.

Наконец, информационные системы можно классифицировать  и по той роли, которую они играют в профессиональной деятельности. Таким образом,  можно выделить

Системы управления. ИС данного типа предназначены для решения задач автоматизации процессов управления. Выделяют также классы систем управления персоналом и систем управления технологическими процессами.

Вычислительные информационные системы.  Данные системы предназначены для проведения оперативных расчетов и обмена информацией между рабочими местами в рамках одной организации. В данном классе выделяются также системы автоматического проектирования (САПР).

Поисково-справочные информационные системы. Данные системы предназначены для сбора, хранения и поиска информации справочного характера. Такие системы не заменимы в конкретных областях знаний: медицине, юриспруденции, программированию и др.

Системы принятия решения.  Системы этого класса предназначены для автоматизации поиска решения руководящего состава. Особенностью задач принятия решений являются: недостаточность имеющейся информации, ее противоречивость и не четкость, слабая формализация и наличие качественных оценок. В качестве ИС для принятия решений используются системы, построенные на основе алгоритмов искусственного интеллекта и баз знаний. Часто такие системы поддерживают естественно-языковой интерфейс.

Информационные обучающие системы. К информационным обучающим системам относят: системы программного обучения, системы для деловых игр и тренажерные комплексы.

Раздел 2. Анализ информационных систем в государственном управлении.

2.1. Роль информационных систем в государственном управлении.

Особо надо остановиться на качественном содержании и количественных

потребностях в информации, циркулирующей в органах государственного

управления. Эти аспекты имеют важнейшее значение для повышения эффективности информационного обеспечения.

Прежде всего к информации, требующейся государственным структурам для