Нормативная база документирования в советский период

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы. Создание в нашей стране правового государства с эффективно работающими институтами представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки и образования обуславливается не только всесторонним и полноценным юридическим обоснованием их деятельности, но и формированием рациональных, конкретных правил и процедур их функционирования, в том числе в области работы с документами. Для упрочения российской государственности рациональное управление документацией может послужить одной из важных опорных точек укрепления аппарата управления и существенным элементом его стабильности.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном  обществе информация стала полноценным  ресурсом производства, важным элементом  социальной и политической жизни  общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация, как кровеносная система, пронизывает  все органы управления, обеспечивая  их энергетическим потенциалом и  приводя в целенаправленное движение.

Информация  фиксируется в документах, которые  придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.

Проблемы  документирования деятельности организаций  и управления документацией являются столь же древними, как сами документы  и управление. В настоящее время данная проблема актуализируется стремительным развитием новых информационных технологий, ускоренной информатизаций общества.

Непрерывный рост объемов документации во всем мире, все более широкое применение электронно-вычислительной техники  при обработке информации, использование  небумажных носителей и другие объективные факторы приводят специалистов к выводу о необходимости поиска новых возможностей овладения и управления документированной информацией. Сосредоточив свое внимание на проблеме управления документацией в организациях, мы выбрали актуальное на современном этапе направление научного исследования, имеющее теоретическое и практическое значение.

Для современного документирования важны исследования возможностей современных информационных технологий с точки зрения их использования в управлении документацией. Необходимы анализ накопленных достижений в области теории и практики документирования, выявление тенденций их дальнейшего развития и получение на этой базе новых научных результатов.

Объектом исследования в курсовой работе является документирование в советский период.

Предмет исследования процесс документирования в России в советский период

Целью курсового исследования являются определение нормативно-правовая база документирования в советский период.

Основные задачи исследования:

• воспроизвести ретроспективу развития отечественного делопроизводства;
• проанализировать деятельность Оргстроя по рационализации делопроизводства в 20-30-х гг. ХХ века и государственного института техники управления (ИТУ);
• определить УСОРД по ГОСТ 6.10.1-88.

Степень разработанности и изученности  темы. Отечественным документоведением к настоящему времени накоплен значительный объем знаний, отраженный в научных трудах МГИАИ и ВНИИДАД, сборниках статей, учебных и методических пособиях, материалах конференций. К сожалению, до сих пор нет крупных монографических исследований. Опубликованные работы имеют преимущественно характер учебников и учебных пособий (работы Андреевой В.И., Кузнецовой Т.В., Лившица Я.З., Митяева К.Г., Мингалева B.C., Пшенко А.В., Соковой А.Н.

Принципиальное  значение для разработки темы исследования имеют работы К.Г. Митяева, который  первым предложил термин «документоведе-ние» и внес большой теоретический и практический вклад в становление документоведения как научной дисциплины [14, с. 59].

К.Г. Митяев впервые систематически изложил  историю делопроизводства в дореволюционной России и СССР, выделив основные периоды его развития, специфику различных типов делопроизводства, показав взаимосвязь делопроизводства с соответствующими системами построения государственного аппарата, взаимообусловленность развития делопроизводства и архивного дела. Последующие учебные пособия Историко-архивного института в основном лишь увеличили объем излагаемого материала по истории делопроизводства, расширив хронологические рамки охватываемого периода.

Значительным  вкладом в развитие документоведения являются защищенные в МГИАИ и ВНИИДАД докторские и кандидатские диссертации, которые также имеют значение для данного исследования. Следует выделить докторскую диссертацию А.Н. Соковой, где впервые после К.Г. Митяева делается удачная попытка сформулировать теорию документоведения в условиях внедрения в практику новых информационных технологий [17, с. 123].

Структура курсовой работы: Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка используемых источников и литературы.

1. СТАНОВЛЕНИЕ И РАЗВИТИЕ документирования В СОВЕТСКОЕ ВРЕМЯ

1.1. Ретроспектива развития отечественного  делопроизводства

Делопроизводство - деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами  [10, с. 94]. Документ - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. С давних времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы имеем возможность узнать историю своей страны, ее героическое прошлое, особенности быта своего народа, правовые формы и этические нормы взаимоотношений между людьми. Необходимость создания документов возникла одновременно с появлением письменности. Более того, считают, что именно потребность в создании различных документов (соглашений, договоров и т.п.) и повлекла за собой появление письменности как способа изложения информации не только личного, но и государственного значения. Уже в V в. до нашей эры древнеримский плебс требовал введения четких "писанных" законов. Создание зафиксированных на бумаге законов и правил было также главным требованием средневековых восстаний. Когда же появились законы от делопроизводителя требовалось абсолютная точность формулировок и безукоризненное знание формы изложения, иначе документ терял силу. С развитием письменности документы стали способом общения и передачи информации.

Октябрьская революция 1917 года привела к слому  старого государственного аппарата, что кардинально изменило строй: высшим органом государственной  власти стал Всероссийский Съезд  Советов. Для управления страной  образовано первое советское правительство - Совет Народных Комиссаров (Совнарком). Отраслями государственного управления постановлением Съезда были созданы  первые 13 народных комиссариатов (наркоматов). Отстранение от власти бывших помещиков, дворян, представителей купечества было закреплено декретом ВЦИК и СНК РСФСР. Для работы в советских учреждениях были привлечены солдаты, рабочие, не имеющие специального образования, что привело к понижению уровня документационного обеспечения управления. В 1917 году СНК издает декрет " О порядке утверждения и опубликовании законов". В 1918 году было принято постановление СНК для оформления административных документов, "О форме бланков государственных учреждений". В этом постановлении перечислялись обязательные реквизиты бланка документов, что привело к упрощению и рационализации делопроизводства.

В 1926 году был создан Государственный институт техники управления (ИТУ) в котором  велись перспективные разработки проблем  делопроизводства. Проект "Общих  правил документации и документооборота" был подготовлен ИТУ и издан 1931 году. Предполагалось ввести "Общие  правила" в качестве типовых единых для всех учреждений. В этих правилах определялись функции работников, их обязанности и содержание работ. Несмотря на разнообразия видов и форм документов, которые вращались в советских учреждениях оставались неупорядоченными по форме и содержанию потоки документации. Поэтому остро встала проблема их унификации и стандартизации. Кабинетом стандартизации были разработаны стандарты служебных писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов, извещений и др. Также стандартизировались материалы (бумага, чернила, ленты для пишущих машин и т.п.), средства и предметы конторского труда.

В 1921 году была создана Государственная общеплановая комиссия (Госплан), которая занималась разработкой общехозяйственного плана с учетом текущего развития отраслей и отдельных предприятий. Документы постепенно становились более упорядоченными по структуре, содержанию показателей и по форме. Конституция 1936 года существенно изменила политическую систему, иерархию и полномочия высших органов власти. Верховный Совет СССР стал высшим и единственным законодательным органом. Установилась система полномочий в издании видов документов для каждой иерархической структуры. Новые введения упростили и упорядочили процессы документирования в высших органах власти.

В 1941 году на первом межотраслевом совещании  по оргтехнике была выдвинута программа  по вопросу документационного обеспечения  управления, но этой программе ВОВ. Экономический упадок и проблемы восстановления народного хозяйства  отодвинули на второй план проблему документационного  обеспечения управления.

В 1960 году состоялось Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических  работников и работников административно-управленческого  аппарата. Поднятые вопросы во многом совпадали вопросами межотраслевого совещания 1941 года. С 1958 года Главное  архивное управление (ГАУ) при Совете Министров СССР стало правомочно контролировать постановку документальной части делопроизводства учреждений, организации и предприятий.

В 1963 году ГАУ изданы № Основные правила  постановки документальной части делопроизводства и работы архивов, учреждений, организаций, предприятий СССР", которые на протяжении многих лет служили руководством для служб документации и архивов  и способствовали упорядочению их деятельности.

В 1965 году была разработана единая государственная  система делопроизводства (ЕГСД), а  в 1973 году " Основные положения ЕГСД" одобрил Госкомитет СМ СССР по науке  и технике и были использованы в министерствах, ведомствах и организациях, как положение не имеющее официального статуса. В 1988 году была создана новая редакция государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

Важным  событием 70-80-ых годов в делопроизводстве стало издание ГОСТов на управленческие документы (ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39 - 72 и  др.), общесоюзных классификаторов (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др.) технико-экономической информации, унифицированных систем документации (УСД) и серии государственных стандартов на эти унифицированные системы. Это значительно улучшило оформление документации, облегчило процессы поиска, учета и хранения разнообразной информации.

В 1991 году с распадом СССР в республике были созданы самостоятельные структуры, которые занимались проблемами научного и нормативно-методического обеспечения  делопроизводственных служб. Главное  управление при Совете Министров  БССР было преобразовано в Комитет  по архивам и делопроизводству в  Республике Беларусь. Белорусским государственным  институтом стандартизации и сертификации (БелГИСС) в 1995 году был утвержден и введен в действие стандарт Беларуси СТБ 6.10.1-95 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Основные положения". В 1996 году был введен в действие СТБ 6.38-95 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", который был разработан Белорусским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела. Современное белорусское делопроизводство находится на стадии развития. С ростом развития и усовершенствования делопроизводства в системе управления, усовершенствовалось и само управление, и развитие технологии управления государственного аппарата. Стремительный рост в усовершенствовании делопроизводства привело к снижению излишних документов, к снижению объемов информации, снижение затрат труда на все виды работ с документацией, повысилась оперативность, надежность, экономичность и организация управленческого труда, культура работы аппарата, возможность использования в будущем информации, зафиксированной в документах.

_{1.2. Определение  УСОРД по ГОСТ 6.10.1 -88}

Определение УСОРД по ГОСТ 6.10.1-88 "Унифицированная  система документации, используемые в АСУ. Основные положения"

УСОРД - унифицированная система организационно-распорядительной документации.

АСУ - автоматизированная система управления.

Для повышения  эффективности производства, в целях  сокращения количества применяемых  в деятельности учреждений, организаций  и предприятий документов, типизации  их формы, снижение трудовых временных  и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных без данных в народном хозяйстве  проводятся работы по унификации документации (УСД) - совокупность взаимоувязанных  унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление  данных в определенных видах хозяйственной  деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению. В основе создания УСД лежит метод унификации - установление единообразия состава и форм управленческих функций и задач. Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД. Унификация управленческих документов повышает уровень и производительность управленческого труда.

Основные  принципы и основания для разработки УСОРД являются:

Создание  общей модели построения документов. Заключается в построении формуляра-образца  документов для конкретной системы  документации и установлении на его  основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных  видов документов, конкретного документа  и т.д. Построение отдельных систем документации оказалось очень эффективным не только как направление, но и стало основным методом унификации документов;

Единообразие  форм документов и правил их построения, составление, оформление. Обеспечивается путем максимальной типизации и  трафаретизации документов, унификации расположения данных на полях документа, выработки терминологии и условных сокращений.

Комплексность унификации. Унификация показателей  и реквизитов должна предусматривать  все требования к документу на всех стадиях его создания, обработки  и хранения. Кроме того, должны учитываться  психофизиологические возможности  человека и параметры технических  средств. Эта унификация должна предусматривать классификацию показателей по содержанию, установление единой структуры показателей, применение единых методов расчета одних и тех же показателей при их использовании в различных системах управления, единообразие формулировок наименований реквизитов, входящих в состав показателей, расчленение показателей и реквизитов на постоянную и переменную части с целью воспроизведения постоянной части в бланках документов, кодирование показателей с помощью ЭВМ.

Информативность. Означает включение в документы  только тех реквизитов, которые нужны  для решения конкретных задач, для  поиска и подтверждения юридической  силы документов. К группе реквизитов, подтверждающие юридическую силу документов, относятся: подпись, печать, грифы согласования и утверждения и т.д.

Сокращение  числа видов документов. Достигается  за счет совершенствования методов  управления, например, в направлении  исключения многоступенчатости в системе  управления или широкого и повсеместного  применения организационной и электронно-вычислительной техники.

Стабильность  требований к документам. Для придания максимальной стабильности требований к документам необходимо установить государственные и отраслевые стандарты, т.к формы документов используют достаточно длительное время.

Сопряжение  с действующими системами классификации  и кодирования технико-экономической  информации. Должны быть составлены классификаторы показателей, допустимых к применению на различных уровнях управления в разных системах управления, и  в надлежащем порядке утверждены, т.е. стандартизированы. Кроме того, должна быть обеспечена система ведения  показателей, которая бы позволила  вносить необходимые изменения  в эти классификаторы.

Экономичность. Достигается за счет обоснованного  включения документов в систему  документации, широкого применения бланков, рациональной группировки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и их логического расположения на бланке. Также снижаются затраты  на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение и уничтожения.

Основная  цель унификации управленческой документации - создание системы документов, внедрение  которой даст значительный экономический  эффект в народном хозяйстве. Использование  таких документов способствуют росту  творческих элементов в управленческом труде, повышению его культуры. Сокращаются  операции, требующие ручного малоквалифицированного труда, сокращается время на составление  и изготовление документов, снижается  количество ошибок в документах, повышается информационная ценность документов, что облегчает их поиск.

2. Нормативная база документирования в советский период

2.1.Государственное документирование  в советскую эпоху

События октября 1917 г. в корне изменили систему государственных учреждений в России.

Организация деятельности советской администрации  потребовала установления новых правил документирования. Был издан ряд законов, регламентировавших порядок внесения законопроектов, их утверждения, подписания, опубликования и вступления в силу; использования печатей с государственным гербом [1]. Большое значение для оформления официальных документов имело постановление Совета Народных комиссаров от 2 марта 1918 г. «О форме бланков государственных учреждений», в котором перечислялись обязательные реквизиты бланка [1].

Несмотря  на трудности гражданской войны, становление советского государственного аппарата сопровождалось поисками новых, соответствующих времени форм делопроизводства. Об этом свидетельствует постановление Совета Рабочей и Крестьянской Обороны от 8 декабря 1918 г. «О борьбе с областничеством и канцелярской волокитой», который предписывал заменить переписку переговорами по телефону, деловые бумаги — телефонограммами и установить контроль за всеми распорядительными документами. Всем советским учреждениям вменялось в обязанность исполнять постановления и распоряжения центральной власти точно и беспрекословно [1]. Свидетельствует об этом также проект декрета «Об упрощении делопроизводства и переписки в советских учреждениях», подготовленный в декабре 1918 г. Совещанием по вопросу упрощения делопроизводства в советских учреждениях при Юрисконсульском отделе Наркомата Госконтроля. Для его доработки в январе 1919 г. было создано Междуведомственное совещание, куда входили представители пяти наркоматов. Они подготовили проект «Положения о письмоводстве и делопроизводстве», который, однако, не был утвержден.

Для первых лет советской власти характерна законодательная регламентация  работы с обращениями граждан. Узаконено  право гражданина на обжалование, подачу письменных и устных жалоб и сроки  их рассмотрения [1].

В 20-е  годы развернулось массовое движение за научную организацию труда (НОТ) и научную организацию управленческого труда (НОУТ), оказавшее значительное влияние на формирование и развитие советского делопроизводства. Теоретические и практические разработки в этой сфере связаны с именами А.К. Гастева, П.М. Керженцева, Е.Ф. Розмирович, Л.А. Бызова, З.К. Дрезена и др.

С начала 1920-х годов государство патронировало  это движение, о чем свидетельствуют факты проведения конференций по НОТ: Первой Всероссийской конференции в январе 1921 г. и Второй Всероссийской конференции в марте 1924 г., а также создание Таганрогского института научной организации производства в 1920 г. и Казанского института научной организации труда в 1921 г., научно-практические разработки которых в области управления и делопроизводства способствовали оптимизации работы советских учреждений.

Развитие  научной организации управленческого  труда связано с деятельностью Народного комиссариата рабоче-крестьянской инспекции (НК РКИ).

Координация работы по НОТ в стране была возложена на Совет научной организации труда, производства и управления (СовНОТ), созданный при коллегии НК РКИ в 1923 г., а роль методического центра по руководству рационализацией делопроизводства выполнял Отдел административной техники (АТО). Большое значение для развития советского делопроизводства имело создание при НК РКИ в 1925 г. Государственного бюро организационного строительства (Оргстрой) и в 1926 г. Института техники управления (ИТУ). Эти организации тесно сотрудничали. ИТУ занимался теоретическими разработками; Оргстрой реализовывал их на практике, внедряя в деятельность конкретных учреждений на основе хоздоговорных отношений.

При ИТУ  был создан Кабинет стандартизации, который разрабатывал общесоюзные стандарты на документы, средства и предметы конторского труда, носители информации. Здесь были разработаны стандарты писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов и др., форматов бумаги, а также стандартизировались материалы, используемые при работе с документами: чернила, ленты для пишущих машинок; разрабатывались образцы конторской мебели.

Для установления связей ИТУ и Оргстроя с госаппаратом в 1928 г. при ИТУ создано Консультационное бюро.

В 1928 г. ИТУ  совместно с Центрархивом РСФСР  подготовил «Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР». Правила имели большое значение для организации текущего хранения документов и определяли порядок их уничтожения. Подготовленный в 1931 г. ИТУ проект «Общих правил документации и документооборота» предполагал введение единых правил делопроизводства в общегосударственном масштабе. Но вследствие ликвидации ИТУ в апреле 1932 г. эти правила не были доработаны и утверждены.

После ликвидации ИТУ в СССР не стало единого  центра научной разработки вопросов делопроизводства [12, с. 149]. В истории делопроизводства начался длительный период ведомственного регулирования работы с официальными документами, так как каждое ведомство решало их по-своему.

В 20-е  и в начале 30-х годов вопросами  совершенствования управления занимались общественные организации: Клуб работников административного дела, Объединение работников учета, Ассоциация работников управленческого дела. Издавались журналы, на страницах которых рассматривались проблемы работы с документами: «Техника управления», «Вопросы организации и управления», «Система и организация», «Время», «Организация труда».

В этот период издается много литературы по вопросам делопроизводства: и фундаментальные теоретические исследования, и пособия по делопроизводству для учащихся и практиков [6, с. 71].

Значительное  влияние на процессы документирования оказала Конституция 1936 г., впервые за годы советской власти законодательно закрепившая иерархию управленческих документов, четко определив, какие виды распорядительных документов должен издавать конкретный орган власти и управления.

Высший  законодательный орган — Верховный  Совет СССР издавал законы, его Президиум — указы и постановления, народные комиссары — приказы и инструкции. Местные Советы депутатов трудящихся и их исполкомы принимали решения и распоряжения, начальники управлений и отделов исполкомов — приказы и инструкции. Руководители организаций, учреждений и предприятий, действующих на основе единоначалия, — приказы.

Отсутствие  организационно-методического центра по руководству постановкой делопроизводства в стране, общегосударственных норм в области документирования, системы подготовки квалифицированных кадров в области делопроизводства, ведомственная разобщенность отрицательно сказывались на организации делопроизводства. В июне 1941 г. недостатки в этой сфере были сформулированы на I Межотраслевом совещании по оргтехнике, созванном Всесоюзным научным инженерно-техническим обществом машиностроителей. Для устранения недостатков на совещании была разработана программа мероприятий по улучшению делопроизводства, которая предусматривала:

• создание организационно-методического центра для руководства постановкой делопроизводства;
• разработку положения (статуса) о делопроизводстве для всех учреждений в качестве общеобязательных норм;
• разработку положения о кадрах канцелярских работников;
• механизацию труда канцелярских работников;
• унификацию и трафаретизацию служебной документации;
• создание единого учебного центра для подготовки и переподготовки кадров;
• изучение в школах правил составления служебных документов;
• подготовку и переподготовку преподавателей, кадров по служебной документации;
• создание Всесоюзного института по вопросам делопроизводства.

Таким образом, был намечен ряд мер, способствующих выработке общегосударственных норм в области делопроизводства на научной основе. Реализовать эту программу помешала война.