Новое в системе управления

 

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ГОУ ВПО «Уральский государственный экономический университет»

 

Кафедра менеджмента

 

 

 

 

 

 

 

 

Курсовая работа

по дисциплине: «Инновационный менеджмент»

                  на тему: «Новое в системе управления»

 

 

 

 

 

 

 

Исполнитель: студент(ка) 4 курса заочного факультета

специальности «Менеджмент  организации»

Смирнова Е.А.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                       Свердловская обл. 

                        Н-Туринский р-н п.Ис

                           ул. Ленине 47-89

 

 

 

Екатеринбург 2012

 

                                              Содержание:

 

 

Введение…………………………………………………………………………3

Глава 1. Теоретические аспекты процесса системы управления………….....4

1.1 Процесс управления с точки  зрения открытой  и закрытой системы…….4

1.2 Методология системного и ситуационного подхода к управлению………8      

1.3 Концепция стилей организационного поведения……………………….....14

Глава 2. Анализ системы управления в кафе  “Кедр”……………………….20

2.1 Общая характеристика  кафе “Кедр”………………………………………..20

2.2 Анализ системы управления  в кафе “Кедр”………………………………23

Глава 3. Рекомендации по улучшению и внедрению нового в систему управления кафе “Кедр”…………………………………………………….…..26

3.1 Рекомендации по  улучшению и внедрению нового  в систему управления кафе “Кедр”…………………………………………………………………..…..26

Заключение………………………………………………………………….……31

Список использованной литературы………………………………………..….33

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

   Введение

   Сегодня фактически всеми признается, что человек является главной производительной силой общества. Передовые компании рассматривают людей, как самый главный разряд фирмы, важнейший источник производительности труда. Ставится вопрос системного подхода к совершенствованию и развитию программ ориентированных на человека. В современных условиях знания, умения, трудовые навыки, инициатива, предприимчивость персонала предприятия становится все более важным стратегическим ресурсом по сравнению с финансовым и производственным капиталом.

   Центральным вопросом становится, как преодолеть разрыв между развитием инновационных стратегий, новых организационных структур и способами управления человеческими ресурсами.

   Проблема Российских предприятий заключается в том, что финансовая ситуация и финансовая система устраняет вопросы управления персоналом с центральных позиций. Ставится вопрос, где взять деньги? Но не ставится вопрос, как создать команду, делающую эти деньги?

   В современных условиях усиливается роль дифференцированного подхода к персоналу, создание гибких форм работы с человеческими ресурсами, что требует решения задач качественного изучения трудовых ресурсов, трудовых коллективов, разработку корпоративной политики управления персоналом.

  Объектом исследования  является  кафе “Кедр”, предметом исследования является  процесс системы управления кафе “Кедр”. Целью работы является, проанализировать систему управления кафе “Кедр” и дать рекомендации по улучшению и внедрению нового в систему управления.

   В связи с этим поставлены следующие задачи:· рассмотреть теоретические аспекты системы управления; указать миссию и цели предприятия;· указать используемые методы управления;·

 

  Глава 1. Теоретические аспекты процесса системы управления

 1.1 Процесс управления с точки зрения открытой  и закрытой системы

   Существует два основных типа систем: закрытые и открытые. Закрытая система имеет жесткие фиксированные границы, ее действия относительно независимы от среды, окружающей систему. Часы — знакомый пример закрытой системы. Взаимозависимые части часов двигаются непрерывно и очень точно, как только часы заведены или поставлена батарейка. И пока в часах имеется источник накопленной энергии, их система независима от окружающей среды.

   Открытая система характеризуется взаимодействием с внешней средой. 
Энергия, информация, материалы — это объекты обмена с внешней средой через проницаемые границы системы. Такая система не является самообеспечивающейся, она зависит от энергии, информации и материалов, поступающих извне. Кроме того, открытая система имеет способность приспосабливаться к изменениям во внешней среде и должна делать это для того, чтобы продолжить свое функционирование. [4, с 49-52]

Для закрытых характерна детерминированность и линейность развития. 
   Открытые системы предполагают обмен веществом, энергией, информацией с внешним миром в любой точке, а также стохастический характер процессов, подчас выводящий случайность на определяющие позицию. Управление такими системами предполагает выработку оптимального варианта на основании проработки множества вариантов принятия управленческих решений.

    Руководители в основном занимаются системами открытыми, потому что все организации являются открытыми системами. Выживание любой организации зависит от внешнего мира. Подходы, развиваемые ранними школами в управлении, не могли удовлетворить всем ситуациям, поскольку в них предполагалось, по крайней мере неявно, что организации являются закрытыми системами. Они активно не рассматривали среду в качестве важной переменной в управлении.[7, с 19-24]

 

   Крупные составляющие сложных систем, таких как организации, человек или машина, зачастую сами являются системами. Эти части называются подсистемами. Понятие подсистемы это важное понятие в управлении. 
Посредством подразделения организации на отделы, о котором говорится е последующих главах, руководством намеренно создаются подсистемы внутри организации. Системы, такие как отделы, управления и различные уровни управления, - каждый из этих элементов играет важную роль в организации в целом, точно так же как подсистемы вашего тела, такие как кровообращение, пищеварение, нервная система и скелет. Социальные и технические составляющие организации считаются подсистемами. 
   Подсистемы могут, в свою очередь, состоять из более мелких подсистем. 
Поскольку все они взаимозависимы, неправильное функционирование даже самой маленькой подсистемы может повлиять на систему в целом. Работа каждого отдела и каждого работника в организации очень важна для успеха организации в целом. 
   Понимание того, что организации представляют собой сложные открытые системы, состоящие из нескольких взаимозависимых подсистем, помогает объяснить, почему каждая из школ в управлении оказалась практически приемлемой лишь в ограниченных пределах. Каждая школа стремилась сосредоточить внимание на какой-то одной подсистеме организации. 
Бихевиористская школа в основном занималась социальной подсистемой. Школы научного управления и науки управления -главным образом, техническими подсистемами. Следовательно, они зачастую не могли правильно определить все основные компоненты организации. Ни одна из школ серьезно не задумывалась над воздействием среды на организацию.         Более поздние исследования показывают, что это очень важный аспект работы организации. Сейчас широко распространена точка зрения, что внешние силы могут быть основными детерминантами успеха организации, которые предопределяют — какое из средств арсенала управления может оказаться подходящим и, вероятнее всего, успешным. 
[1, с 57-61]

Рис. 1 представляет собой  упрощенное изображение организации  как открытой системы. На входе организация получает от окружающей среды информацию, капитал, человеческие ресурсы и материалы. Эти компоненты называются входами. В процессе преобразования организация обрабатывает эти входы, преобразуя их в продукцию или услуги. Эта продукция и услуги являются выходами организации, которые она выносит в окружающую среду. Если организация управления эффективна, то в ходе процесса преобразования образуется добавочная стоимость входов. В результате появляются многие возможные дополнительные выходы, такие как прибыль, увеличение доли рынка, увеличение объема продаж (в бизнесе), реализация социальной ответственности, удовлетворение работников, рост организации и т.п.

 

   Поскольку это довольно новый подход, мы еще не можем полностью оценить истинное воздействие данной школой на теорию и практику управления. Тем не менее, уже сейчас можно сказать, что его влияние велико и, мне кажется, будет расти в будущем. По словам профессоров Розенцвейга и Каста, теория систем обеспечила дисциплину управления основой для интеграции концепций, разработанных и предложенных более ранними школами . Многие из этих более ранних идей, несмотря на то, что они не могут рассматриваться как полностью правильные, имеют большую ценность. На системной основе вероятно можно будет синтезировать новые знания и теории, которые будут разрабатываться и появляться в будущем. 
   Однако, теория систем сама по себе еще не говорит руководителям, какие же именно элементы организации как системы особенно важны. Она только говорит, что организация состоит из многочисленных взаимозависимых подсистем и является открытой системой, которая взаимодействует с внешней средой. 
   Эта теория конкретно не определяет основные переменные, влияющие на функцию управления. Не определяет она и того, что в окружающей среде влияет на управление и как среда влияет на результат деятельности организации.[3, с 101-109] 
   Очевидно, что руководители должны знать, каковы переменные организации как системы, для того чтобы применять теорию систем к процессу управления. Это определение переменных и их влияния на эффективность организации является основным вкладом ситуационного подхода, являющегося логическим продолжением теории систем. Большое значение в управлении сложными системами приобретает гомеостат, механизм саморегулирования и самообразования системы, позволяющий ей противостоять возмущению извне или перестраиваться в целях самосохранения. В связи с чем управление должно опираться на естественные процессы саморегулирования социума. 
   Гомеостат– модель живого организма, имитирующая его способность поддерживать некоторые величины в физиологически допустимых пределах, т.е. приспосабливаться к условиями окружающей среды.[5, с 37-40]

 

 

 

 

 

 

    1.2 Методология системного и ситуационного подхода к управлению

    Фундаментальным открытием,  лежащим в основе всей науки об управлении,  является представление организации как системы высочайшего порядка сложности, системы, компонентами которой являются люди.

Система -  это множество  элементов,  находящихся в отношениях и связях друг с другом,  образующих определенную целостность,  единство.  При этом целостность как характеристика системы проявляется в возникновении новых интегративных качеств, не присущих образующим ее элементам.

Макросреда  (макро-,  метасистема),  с компонентами которой  система имеет

прямые или косвенные  связи.[7, с 79-80]

В основе общего подхода  к любой сложной системе (например, организации, бизнес-процесса) лежат  системная концепция и системный подход.

Системная концепция  отвечает на вопрос: какую систему  мы строим! Главные компоненты концепции:

• видение системы;

• цель построения системы;

• идеи и принципы построения системы;

• модель системы и  ее системные характеристики;

• стратегия достижения цели;

• механизм реализации стратегии.

    Системный подход

    Системный подход отвечает на вопрос:  как мы строим систему!  Он способствует адекватной постановке научных и прикладных проблем, а также выработке эффективной стратегии их решения.

Системный поход - это  общенаучная концепция, реализующая  философский принцип системности в подходах и методах решения сложных междисциплинарных проблем,  это методология исследования,  проектирования и конструирования объектов как систем.

На основе системного подхода формируются целостная  концепция системы и системного исследования, представляемые:

• философскими основаниями  исследования;

• теоретическими положениями  для определения и формализации объекта или процесса как системы;

условиями интеграции методов  различных научных теорий в структуру  системных исследований, логикой обеспечения целостности и разносторонности процесса исследований от постановки задачи до получения и анализа результатов ее решения;

• системной технологией  исследования. 

   Основные положения системного подхода:

• любой объект  (например,  таможенная система или бизнес-процесс) -  это открытая система,  активно взаимодействующая с внешней средой (макросистемой);

• эффективность системы  определяется не только ее системными качествами,  но и условиями окружающей среды;

• элементы системы рассматриваются в их взаимосвязи и развитии. 

     Методология системного подхода определяет уровни декомпозиции и процедуры анализа и/или синтеза систем, удовлетворяющих тем или иным заранее сформулированным требованиям (таб.1).[4, с 69-75]

     Отбор удовлетворительных вариантов производится на каждом рассматриваемом уровне представления системы  (концептуальном,  функциональном,  технологическом)  поэтапно  (отбор структур,  параметров, режимов).

   На каждом уровне-этапе действует свой набор критериев,  учитывается своя априорная информация,  которая меняется при переходе от уровня к уровню и от этапа к этапу, пополняясь за счет промежуточных системных решений. Все методологические процедуры системного подхода могут быть сведены к следующим трем:

• процедуре, реализующей анализ (синтез) системы от частного к общему;

• процедуре, реализующей анализ (синтез) системы от общего к частному;

• процедуре гибридного типа.

    Первый случай связан с первичной разработкой элементов системы и с последующим конструированием на их основе обобщенных структур и системы в целом для решения главных функциональных задач.

   Преимущество подхода - в уменьшении риска  (ошибок, неадекватности цели) при построении системы за счет ее постепенного пошагового развития в соответствии с предъявленными к ней требованиями. Недостаток подхода -  необходимость тщательной подготовки,  предшествующей непосредственной разработке системы. Во втором случае предполагается первоначальная разработка концепции или концептуальной модели системы.

   Последующие шаги - это детализация элементов модели и их взаимосвязей.

  Достоинство - строгая логичность процедуры синтеза системы.

  Недостаток -  сложность разработки обобщенных моделей систем, большая вероятность риска, что система не будет полностью удовлетворять предъявляемым к ней требованиям.

   Третий случай предполагает наличие нескольких интерактивных шагов,  на каждом из которых может использоваться одна из вышеописанных процедур.

Уровни формирования системного подхода 

 

Уровень	Содержание и сфера использования	Роль, функции
1. Философия	Общие принципы познания в целом. Используется  в качестве системы предпосылок  и ориентиров познавательной деятельности (не в форме жесткой системы норм, рецептов или технологических приемов)	Осуществляет роль конструктивной критики существующего научного знания с точки зрения условий и границ применения и адекватности его методологии общим тенденциям развития. Дает мировоззренческую интерпретацию результатов. Стимулирует научную рефлексию и способствует постановке новых проблем, поиску подходов
2. Общенаучные принципы и формы	Относительно  самостоятельная область современного научного знания. Содержит  основные положения и концепции (теоретическая кибернетика, прикладная математика, моделирование)	Выполняет функции  воздействия на фундаментальные научные теории, дисциплины и разработки для широкого круга междисциплинарных проблем

 

                                                                                                                                                   Таб.1

 

Продолжение таблицы

3. Конкретно-научная методология	Совокупность  методов, принципов исследования и процедур, применяемых в той или иной специальной научной дисциплине, которые в условиях дифференцированного представления научных знаний сталкивается с трудностями предметной интерпретации, разработки	Обеспечивает  разработку правил и условий проведения научных экспериментов, требований к репрезентативности данных и способам обработки. Расширяет возможности  привлечения методологических средств более высоких уровней
4. Методика и технология	Набор процедур и методов, обеспечивающих получение достоверного эмпирического материала и его первичную обработку. Обеспечивает  проведение объективного и эффективного управления	Осуществляет  регламентацию деятельности с четким, выраженным нормативным характером

 

                                                                                                                          Таб.1

   Ситуационный подход

   Ситуационный подход внес большой вклад в теорию управления, используя возможности прямого приложения науки к конкретным ситуациям и условиям. Центральным моментом ситуационного подхода является ситуация, ситуационный сценарий, т. е. конкретный набор факторов-обстоятельств, которые сильно влияют, например, на таможенную систему в данное время. В ситуационном подходе принятие решений ставится в прямую зависимость от анализа факторов внешней среды.  Сочетание системного и ситуационного подходов значительно усиливает значение последнего в процессе принятия управленческих решений. [2, с 85-87]

Из-за того что в центре внимания оказывается ситуация,  ситуационный подход подчеркивает значимость "ситуационного мышления". Используя этот подход, руководители могут лучше понять, какие приемы будут в

большей степени способствовать достижению целей организации в  конкретной ситуации. Ситуационный,  как и системный подход,  не является простым набором предписываемых руководств.  Это, скорее,  способ мышления об организационных проблемах и их решениях.  В нем содержится концепция

процесса управления, применимая ко всем таможенным системам. Но ситуационный подход признает, что, хотя общий процесс одинаков,  специфические приемы,  которые должен использовать руководитель,  могут

значительно варьироваться.

    Например,  все организации должны создавать организационные структуры для того,  чтобы добиться своих целей.  Однако существует множество различных способов построения таких структур.  Может быть создано много или мало уровней управления. Руководители среднего и низового звеньев могут получить большую долю участия в принятии решений, или, наоборот, руководители высшего звена станут резервировать за собой право принимать самые ответственные решения.

   Если определенный род деятельности может логически соответствовать двум различным подразделениям, руководство должно решить, кто же из них будет конкретно заниматься этим.

   Ситуационный подход пытается увязать конкретные приемы и концепции с определенными конкретными ситуациями для того, чтобы достичь целей организации наиболее эффективно.

   Ситуационный подход концентрируется на ситуационных различиях между организациями и внутри самих организаций.  Он пытается определить,  каковы значимые переменные ситуации и как они влияют на

эффективность организации.

    Методологическую процедуру ситуационного подхода можно представить следующими основными этапами.

   1. Руководитель должен быть знаком со средствами профессионального управления,  которые доказали

свою эффективность.  Это подразумевает понимание процесса управления,  теоретических основ управления,  системного анализа,  методов планирования и контроля и количественных методов принятия решений.

   2. Каждая из управленческих концепций и методик имеет свои сильные и слабые стороны или сравнительные характеристики в случае, когда они применяются к конкретной ситуации. Руководитель должен уметь предвидеть вероятные последствия -  как положительные,  так и  отрицательные - применения данной методики или концепции.

   3. Руководитель должен уметь правильно интерпретировать ситуацию.  Необходимо определить,  какие факторы являются наиболее важными в данной ситуации и какой эффект можно ожидать от их воздействия.

   4. Руководитель должен уметь увязывать конкретные приемы принятия решений с конкретными ситуациями,  тем самым обеспечивая достижение целей организации самым эффективным путем в условиях существующих и прогнозируемых обстоятельств. [6, с 18-22]

   Успех или неуспех ситуационного подхода в значительной степени зиждется на третьем шаге, определяющем сценарий развития ситуаций. Если такой сценарий не адекватен, то и формируемое управленческое решение не

будет эффективным.

   Невозможно,  однако,  определить все факторы,  влияющие на таможенную систему.  Буквально каждая грань человеческого характера и личности, каждое предыдущее управленческое решение и все, что происходит или

будет происходить во внешнем окружении,  влияет на управленческие решения.  Для практических целей руководители могут рассматривать только те факторы, которые наиболее значимы для системы, и те, которые, скорее всего, могут повлиять на ее успех. Устранив малозначимые различия между ситуациями, мы сокращаем число переменных до разумных пределов без ощутимой потери точности.

   В данной дисциплине предлагается комплексное применение системного,  и ситуационного подходов для решения задач управления. Системный и процессный подходы в большей степени применимы для системного представления и описания таможенных объектов,  ситуационный -  для описания ситуационных.

 

 

 

 

   1.3 Концепция стилей организационного поведения

   Одна из первых концепций стратегического управления базировалась на представлении о том, что различные типы поведения организации требуют существенно различных организационных структур и управления. Все разнообразие поведенческих стилей является производным от двух типичных противоположных стилей - приростного и предпринимательского.[8, с 111-113]

   Организации, обслуживающие потребности общества, такие, как фирма, демонстрируют разнообразие поведенческих стилей. Для того, чтобы понять суть стратегического управления рассмотрим два типичных противоположных стиля организационного поведения: приростный (инкременталистский) и предпринимательский.

   Приростной стиль организационного поведения

   Приростной стиль поведения организации, как показывает само название, характеризуется постановкой целей "от достигнутого", направлен на минимизацию отклонений от традиционного поведения как внутри организации, так и в ее взаимоотношениях с окружающей средой. [10, с 55]

    Организации, придерживающиеся этого стиля поведения, стремятся избежать изменений, ограничить их и минимизировать. При приростном поведении ответные действия предпринимаются в том случае, если необходимость изменений стала настоятельной. Поиск альтернативных решений ведется последовательно, и принимается, как правило, первое удовлетворительное решение. В виду того что социальные изменения неизбежны, организациям не удается исключить их полностью. При приростном стиле реакция на изменения происходит постфактум: действие предпринимается, когда необходимость изменений стала явной и настоятельной. Решения направлены на минимизацию изменений в сложившемся положении. Поиск альтернативных решений ведется последовательно, и принимается первое удовлетворительное решение.[3, с 39- 40]

   Приростное поведение демонстрируют как коммерческие так и бесприбыльные организации. Тем не менее имеется значительное различие между коммерческой фирмой и другими организациями, обслуживающими потребности общества. Большинство фирм, применяющих приростный стиль поведения, в то же время стремятся к повышению эффективности своей деятельности. Меньшинство, которое прекращает погоню за эффективностью, в долгосрочном плане не выживает. С другой стороны, некоммерческие организации имеют тенденцию к бюрократизации.

   Вместо того чтобы стремиться к эффективности, они склонны разрабатывать свод правил и процедур, определяющих "как вести дело".

  Предпринимательский стиль организационного поведения

  Сущность предпринимательского стиля

   Второй тип поведения является предпринимательским. Он влечет за собой совершенно новое отношение к изменениям: вместо того, чтобы подавлять и минимизировать изменения, предпринимательская организация стремится к ним.

 - Вместо реакции на будущую проблему предвосхищаются будущие возможности и опасности.

  - Вместо частных решений ведется глобальный поиск альтернативных путей действий.

- Вместо одной генерируются  многочисленные альтернативы.

- Вместо удовлетворительности  процесс принятия решений направлен на выбор лучшей из имеющихся альтернатив.

- Вместо того, чтобы  стремиться к сохранению прошлого, предпринимательская организация выступает за непрерывное изменение достигнутого состояния, поскольку в этом она видит она видит свою будущую эффективность и успех.[5, с 47-49]

  Предпринимательство

  Старое понятие предпринимательства в последнее время получило право на новую жизнь.

  В словарях "предприниматель" определяется как человек, профессио-нально занятый в сфере торговли. В терминологии, используемой современными экономистами, это слово означает следующее. "Предприниматель (бизнесмен) - это человек, способный понять структуру потребностей и сочетать это свое понимание со знаниями в области управления производством в целях создания благ. Предприниматель способен творчески решать задачи согласования потребностей с производственными ресурсами, располагает капиталом, энергией и несет расходы, необходимые для организации дела (бизнеса)". [3, с 68-70]

  В научных кругах предпринимательство не рассматривается как на-учная дисциплина. Рассматриваются лишь некоторые функциональные аспекты предпринимательства, например, бухгалтерский учет, финансы, маркетинг и т.п. 
  Определенный тип предпринимательства характеризуется способностью видеть структурные возможности развития.