Обеспечение сохранности архивных документов. 4

Курсовая работа 

Обеспечение сохранности  архивных документов 

Белгород 2008 

Содержание 

документ архив  хранение 

Введение 

1.История законодательства  и основы обеспечения сохранности  документов архива 

2.Устройство, оборудование  и эксплуатация помещений архива 

3.Режимы хранения  документов 

4.Топографирование  и учет движения документов 

5.Хранение документов  в электронной форме 

Заключение 

Примечание 

Библиографический список 

Введение 

Актуальность темы. Документы являются информационной основой деятельности организации, поскольку именно в них сосредоточено  более 80% ее информационных ресурсов. При  архивном хранении документов они в  той или иной мере подвергаются воздействию  различных факторов, которые вызывают необратимое изменение свойств  материалов – старение. Массовым разрушением  документов, находящихся на длительном хранении обусловлена актуальность проблемы обеспечения сохранности  и консервации фондов. В Российской национальной библиотеке около 25% книг требует консервации. Аналогичная  ситуация наблюдается в других библиотеках  России. 

Библиотечные, музейные и архивные фонды содержат издания  и рукописи, выполненные, в основном, на бумаге, неуклонно разрушающейся  в процессе хранения и использования. Цель хранения – снизить воздействие  неблагоприятных факторов и увеличить  долговечность документов. В различных  странах мира ведется интенсивный  поиск современных технологий обеспечивающих сохранность памятников культуры на бумажных носителях. 

В настоящее время  в архивах нашей страны хранится огромное количество документов, свидетельствующих  о многогранной деятельности народа. Обеспечение их длительной сохранности  является первоочередной задачей работников архивов. О важности этой проблемы говорят  и соответствующие постановления  нашего правительства. 

Целью работы является выяснить оптимальные условия для  обеспечения сохранности архивных документов. 

Цель работы определяет следующие задачи: 

1.  Изучить историю  законодательства и основы обеспечения  сохранности 

 документов архива 

2.  Рассмотреть  устройство, оборудование и эксплуатацию  помещений архива 

3.  Показать различные  режимы хранения документов 

4.  Проанализировать  топографирование и учет движения документов 

5.  Обратить внимание  на хранение документов в электронной  форме 

Объектом исследования являются архивные документы, их место  и значение их сохранности в истории  государства. 

Предмет исследования – система обеспечения сохранности 

документов архива 

Степень изученности  темы 

Существует множество  исследований, которые раскрывают различные  аспекты данной темы. Каждый автор  показывает ситуацию со своей точки  зрения. Это позволяет нам взглянуть  на полученную информацию с различных  сторон, что способствует получению  более объективного знания по данному  вопросу. 

Горфейн Г.М.1 в своем исследовании «Архивоведение» показывает не только условия сохранности архивных документов, но и историю архивного дела в России, а так же организацию документов и дел Архивного фонда Российской Федерации. 

Труды Охотникова А.В.2 «Документоведение и делопроизводство» обращает внимание на классификацию документов, системы документаций, документную коммуникацию и документную деятельность, где рассматривается хранение документов.  Статьи Алексеевой Е.В.3 «Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документов архива и организация их хранения» послужили информационной базой для раскрытия заявленной темы. В данных статьях очень широко освещена тема обеспечения сохранности документов. 

1.История законодательства  и основы обеспечения сохранности  документов архива 

Архивы недостаточно собрать – не менее важно обеспечить сохранность документов. К сожалению, вся история развития архивной сферы  в нашей стране насыщена безвозвратной  гибелью документов. Причиной этого  явились не только стихийные бедствия, но и очень часто безответственное, бездумное отношение к документам, в том числе и со стороны  государства, выступавшего в качестве организатора «макулатурных кампаний». Среди граждан так же бытует мнение о «бесполезности бумаг», о «пыльном архиве» - (а ведь архив в идеале должен быть обеспылен) как о чем-то не нужном. И только тогда, когда человек лично сталкивается с необходимостью получить какую-либо справку из архива, от которой зависит его социальное, материальное и прочее благополучие, он начинает понимать всю важность архивов. К сожалению, в 1990-е годы ХХ века были утрачены многие ценные документы ликвидируемых фирм, банков, в том числе документы по личному составу, необходимые для защиты прав и интересов их сотрудников4. 

Но ведь архивы это  еще и уникальные хранилища сведений о прошлом нашей страны и наших  предков. Как часто всего один сохранившийся документ может поменять наше представление и знание о  чем-либо или о ком-либо. Это только в романах «рукописи не горят», в жизни все прозаичнее и трагичнее  – горят, гибнут и в наши дни. Нет  ничего страшнее, чем потерять память, забыть свои корни – это в равной мере страшно и для отдельного человека, и для целых народов. Вот почему призыв, прозвучавший в  начале 20-х годов ХХ века – «Сохраняйте  архивы!» - столь же актуален и сегодня. 

Необходимость сохранения архивных документов и ответственность  за их гибель закреплена в законе. И  за этим стоит давняя правовая традиция. Судебник 1550 года предусматривал такое  суровое наказание как битье  кнутом за порчу «государственных дел». Однако в петровские времена на смену  наказанию телесному приходит наказание  рублем – пеня: «А буде впредь какие  помеченные выписки и указы начнут держать в каком небрежении, или  что потеряют, или челобитчикам и  кому какое дело надобно без указу  показывать (будут) или списывать  дадут, и про то по указу Великого государя будет учинен розыск со всякою жесточью, а по розыску виноватым наказание нещадное, по вине и по делу смотря, или доправлены будут пени большие». 

В советские времена  закон также был строг к  архивистам. Положение о ГАФ СССР 29 марта 1941 года также угрожало уголовной  ответственностью за гибель и хищение  документов, а также за разглашение  секретных сведений из документов. 

Одним из первых специальных  Законодательных актов по проблемам  защиты архивных документов стал Закон  СССР «Об охране и использовании  памятников истории и культуры»  от 29 октября 1976 года. Закон подчеркивал, что памятники истории и культуры являются достоянием народа и составляют неотъемлемую часть мирового культурного  наследия5. К числу этих памятников закон относит и документальные памятники. 

В Основах законодательства РФ «Об Архивном фонде РФ и архивах» сказано: «Собственники документов, отнесенных к составу Архивного  фонда Российской Федерации, обязаны  обеспечить их сохранность. На особо  ценные и уникальные документы создаются  страховые копии». Таким образом, учреждение обязано сохранять документы  независимо от формы собственности  на них. 

Помимо административной ответственности за нарушение правил хранения архивных документов, их уничтожение, хищение и гибель предусмотрена  уголовная ответственность. В Уголовном  кодексе РФ (1996 года) есть несколько  статей, устанавливающих ответственность  за эти правонарушения: ст. 164 – «Хищение предметов, имеющих особую ценность»; ст. 284 – «Утрата документов, содержащих государственную тайну»; ст. 324 –  «Приобретение или сбыт официальных  документов и государственных наград»  и другие статьи. 

В соответствии с  Положением о Федеральной архивной службе России (1998 год) обеспечение  сохранности документов – одна из важнейших функций архивных учреждений6. 

Специалистам решившим связать свою профессиональную деятельность с архивоведением, необходимо знать  основы обеспечения сохранности  документов. Система мер по организации  хранения включает в себя следующие  направления: 

1.  обеспечение  физико-химической сохранности документов; 

2.  создание материально-технической  базы хранения документов, включающей  здания и помещения хранилищ, средства охраны и безопасности  хранения; 

3.  учет движения  и контроль за физическим состоянием документов, что предполагает отражение всех изменений в учетных формах архива; 

4.  копирование  документов с целью создания  страхового фонда и фонда пользования; 

5.  консервация  документов. 

2.Устройство, оборудование  и эксплуатация помещений архива 

Следует помнить, что  документы хранятся в архиве для  того, чтобы ими пользоваться в  течение тех сроков, пока они представляют ценность: 3, 5, 10, 25, 40, 75 лет, века. Весь период хранения документы должны быть ограждены  от неблагоприятных условий, порчи  их физической основы и нанесенного  на них текста, а так же от хищений  и потерь по небрежности. 

Первым требованием  создания оптимальных условий хранения документов является наличие здания, отвечающего по всем параметрам обеспечению  их сохранности. Для государственных  архивов строятся специальные здания. Чаще всего применяются типовые  проекты, разработанные для архивов  с различным объемом документов7. 

В том случае, если здание архива сооружается специально, его строительство и эксплуатация должны осуществляться с соблюдением  требований пожарной безопасности, предусмотренных  ГОСТ 12.1.004-76 «Инструкцией по проектированию архивов», «Противопожарными нормами  проектирования зданий и сооружений», правилами и инструкциями по пожарной безопасности в учреждениях Федеральной  архивной службы. Если выделяется здание (помещение) для переоборудования под  архив, признать его годным можно  только после экспертизы. Экспертная комиссия в составе всех профильных служб (архивных, пожарных, санитарных, охранных) внимательно изучает площадь  выделенного помещения; расположение данного помещения в здании (этаж); месторасположение здания; состояние  физико-химической среды помещения. По этим критериям должны получить конкретные данные. Если установлено  соответствие помещение вышеперечисленным  критериям, составляется акт, который  подписывают все члены экспертной комиссии8. 

Требования, предъявляемые  к помещениям архива, зафиксированы  в современных нормативных и  методических документах, прежде всего  в Основных правилах работы архивов  организации, а также ряде ГОСТов и методических разработок. Условия  хранения документов дифференцируются в зависимости от состава документов (кино, фото, видео, фоно) архива и носителей  информации (бумажные, пленочные и  др.). Есть общие требования к помещению  архивохранилища. Прежде всего, нужно  знать, что недопустимо для архивных помещений: 

1.  помещение не  должно быть ветхим, деревянным, подвальным, чердачным, не отапливаемым, лишенным естественной вентиляции; 

2.  поблизости  от архивного помещения не  должно быть пожароопасных объектов  и организаций, применяющих пожароопасную  технологию; 

3.  поблизости  от архивных помещений не должно  быть промышленных объектов, загрязняющих  воздух агрессивными газами и  пылью 

4.  архив нельзя  размещать поблизости от помещения,  занятого службами общественного  питания, пищевыми складами. Их  обитатели – как микроорганизмы, так и грызуны могут употребить  в пищу архивные документы. 

Основные площади  здания отводятся под хранилища; они изолируются от читального зала и административных помещений. Кроме  них обязательны: комната для  приема и разбора поступающих  дел; комната для документов, пораженных вредителями (изолятор); рабочие комнаты  для сотрудников; читальный зал  с отдельной комнатой для временного хранения документов; помещение для  обезвреживания документов с автономной вытяжной вентиляцией, где при необходимости  может быть установлена дезинфекционная  камера; комнаты для реставрации  и переплета документов и другое9. 

Хранилище организуется в изолированном помещении. К  хранилищу предъявляются наиболее строгие требования: 

1.  совмещение  хранилищ и рабочих помещений  любого назначения не допускается; 

2.  не допускается  размещение хранилищ в не отапливаемых, сырых, неприспособленных помещениях, а также в помещениях с печным  отоплением; 

3.  помещение хранилищ  должны иметь удобные для эвакуации  выходы к лифтам и лестничным  клеткам, запасной выход; 

4.  внутренняя  отделка помещений хранилищ должна  проводиться с использованием  материалов, не собирающих пыль  и не являющихся источником  пыли или агрессивных химических  веществ. Аналогичные требования  должны предъявляться ко всем  материалам, применяемым при изготовлении  оборудования хранилищ и средств хранения документов; 

5.  в помещениях  хранилищ не допускается прокладка  труб водоснабжения и канализации,  а также технологические или  бытовые вводы воды; 

6.  помещение должно  быть как пожаробезопасным, так и гарантированным от затопления; 

7.  электропроводка  в помещениях хранилищ должна  быть скрытой, штепсельные розетки  герметичными или полугерметичными. Хранилища оборудуются общими или поэтажными электрическими рубильниками; 

8.  хранилища отделяются  от соседних помещений архива  несгораемыми стенами и перекрытиями  с пределом огнестойкости не  менее 2 часов; 

9.  вывода пожарного  водопровода должны находиться  на лестничных клетках; 

10.  размещение  хранилищ в помещении без окон  допускается только при наличии  вентиляции обеспечивающей 2-3-кратный  воздухообмен в час; 

11.  лабораторные  и производственные помещения  должны быть максимально удалены  от помещений хранилищ и не  иметь общих с ним вентиляционных  каналов10. 

Размещение документов в хранилище связано не только с обеспечением их сохранности, но и  возможного быстрого поиска в целях  использования. Хранить документы  на полу, подоконнике и в не разобранных  кипах не допускается. В хранилищах устанавливаются стационарные металлические  стеллажи (возможны деревянные, обработанные огнеупорным составом), для хранения особо ценных дел и учетных  документов – сейфы и металлические  шкафы. Порядок установки стеллажей следующий: ширина главных проходов (между рядами стеллажей) – 120 см; проходы между стеллажами – 75-80; расстояние между стеной и параллельным ей стеллажом – 75; расстояние между стеной и торцом стеллажей – 45; расстояние от пола до нижней полки – 20; а в цокольных этажах – 30 см. Стеллажи устанавливаются перпендикулярно к стенам с оконными проемами и отопительной системой. Такой порядок установки стеллажей обеспечивает щадящий температурный и световой режимы хранения дел. 

Размеры стеллажа: высота – 220-240 см, ширина одностороннего стеллажа при горизонтальном хранении коробок  и связок – 35-40, расстояние между  полками по высоте – 40 см; при вертикальном хранении ширина одностороннего стеллажа – 25-30 см; расстояние между полками  – 35 см. 

Если помещение  архива имеет высоту более 4 м, то для  рационального использования площади  целесообразно устанавливать двухъярусные стеллажи с межъярусными перекрытиями и удобными лестницами с перилами, обеспечивающими безопасность работ. Для хранения документов большого формата (калек, карт, планов) изготавливают специальные стеллажи. 

Эффективная эксплуатация помещений зависит от правильного  определения назначения служебных  помещений, помогающего в работе с документами, и от рационального  размещения документов в хранилищах. Для удобства и быстроты работы в  хранилищах применяются откидные и  легкие передвижные столики, устойчивые и легкие стремянки. 

Электропроводка в  хранилищах допускается только скрытая  или в газовых трубах, осветительная  арматура – полугерметическая; распределительные щиты и отключающие рубильники устанавливаются вне хранилища11. 

Эффективная эксплуатация помещений зависит от правильного  определения назначения служебных  помещений, помогающего в работе с документами, и от рационального  размещения документов в хранилищах. 

Если хранилище  предназначено непосредственно  для сохранения документов, то в  архиве желательно отвести помещения  для их использования. Они должны обеспечивать нормальную работу читателей  и исследователей. В помещениях должны быть расположены читальный зал  для работы с документами различных  размеров и видов, а так же следующие  основные участки: выдачи документов исследователям; информационно-поисковых систем; временного хранения документов в период их использования12. 

В каждом архиве разрабатывается  план эвакуации документов при чрезвычайных условиях (пожар, затопление и др.). В  плане должна быть предусмотрена  первоочередная эвакуация особо  ценных документов и дел постоянного  хранения. 

Не только само здание (помещение), но и средства внутри его  имеет значение для обеспечения  сохранности документов. Параметры  этой среды определяются соблюдением  режимов хранения. 

3.Режимы хранения  документов 

Под технологией  хранения документов понимают комплекс мероприятий, направленных на обеспечение  сохранности документов в процессе хранения. К числу этих мероприятий  относят физико-химическую обработку  документов, создание оптимального режима их хранения, реставрацию документов, изготовление гарантийных копий. 

Существуют следующие  режимы хранения: 

1.  световой; 

2.  температурно-влажностный; 

3.  противопожарный; 

4.  охранный. 

Световой режим 

Свет несет с  собой энергию, под влиянием которой  в освещаемых материалах протекают  фотохимические реакции, вызывающие изменение  их первоначальных свойств. Бумага под  действием света буреет и теряет механическую прочность, так как  в ней протекаю значительные изменения. Выцветают от света и многие тексты. Для материалов опасен как естественный, так и искусственный свет13. Постоянное хранение должно осуществляться в темноте. Освещение хранилищ и документов солнечным светом не допускается. 

Естественное освещение  в хранилище допускается только при наличии светорассеивателей, автоматических регуляторов светового потока, защитных фильтров, жалюзи. Для защиты документов от света применяют хранение в переплетах, папках, коробках, шкафах. Для искусственного освещения в хранилищах применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью. 

Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра  не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола – 20-50 люкс (лк), на рабочих столах – 100 люкс. Освещенность измеряется специальным прибором – люксметром типа Ю-16. 

Самым светлым местом архива должен быть читальный зал. Наименьшая освещенность помещений от общего освещения  должна составлять 300 люкс на расстоянии 0,8 м от пола в горизонтальной плоскости. Кроме того, на столах читателей  должны быть установлены настольные лампы. Однако в помещениях для временного хранения по возможности должен соблюдаться  световой режим, как в хранилищах14. 

Температурно-влажностный  режим 

Температура и влажность  – основные факторы, обеспечивающие сохранность архивных фондов. В помещениях хранилищ должен поддерживаться оптимальный  для документов температурно-влажностный  режим, учитывающий их специфику. Температурно-влажностный  режим определяет микроклимат данного  помещения. 

Микроклимат зависит  от климатических особенностей района расположения здания и характеристик  здания. Для микроклимата помещений  типичны погодно-климатические изменения и инерционность их проявления. Микроклимат документов – условный термин, характеризующий температурно-влажностное состояние документов в условиях их хранения, использования, транспортировки15. 

Благоприятный микроклимат  документов создается при положительной  температуре и относительной  влажности воздуха 30-60%. В этих условиях: 

1.  появляются  оптимальные физико-механические  свойства бумаги, как носителя  информации (максимальная прочность,  хорошая гибкость, стабильность  размеров, наименьшая деформация); 

2.  наблюдается  стабильность бумаги как гигроскопичного  материала (слабая ответная реакция  на резкие изменения комнатного  климата); 

3.  исключается  возможность поражения бумаги  плесневыми грибами; 

4.  обеспечивается  оптимальная скорость химического  старения бумаги и текста; 

5.  резко снижается  скорость механодиструкции бумаги при резких изменениях комнатных условий. Область изменений относительной влажности воздуха 30-60-30% называется нормальной стабильной климатической зоной и считается наиболее безопасной для длительного хранения бумажных документов16. 

Оптимальный температурно-влажностный  режим зависит, прежде всего, от типа носителей информации преобладающих  в архиве. Например: 

1.  бумажные документы:  температура – 17-19С, относительная  влажность воздуха – 50-55%; 

2.  документы на  пленочных носителях (фото-, кино-, фоно-, видеодокументы): температура – 15С, относительная влажность воздуха – 40-55%; 

3.  документы на  магнитных носителях (пленки, диски): температура – 15-20С, относительная  влажность воздуха – 50-65%. 

Область изменения  относительной влажности воздуха 0-30-0% соответствует условиям так  называемой сухой нестабильной климатической  зоны. При низкой влажности бумага становится излишне жесткой, сильно реагирует на изменение климата, разрушение от физико-механического  старения и износа увеличивается. Возможна необратимая частичная утрата при  длительном высушивании бумаги. 

Область изменений  относительной влажности воздуха 60-100-60% называют влажной нестабильной климатической зоной. С повышением влажности растет гибкость, но одновременно падает прочность бумаги на разрыв. Увеличивается активная ответная реакция  бумаги на любые изменения климата. Значительно возрастает скорость химического  старения бумаги и текста, наблюдается  расплывание водорастворимых текстов  и ослабление их контраста. При влажности  больше 65% создаются благоприятные  условия для плесневения документов: вероятность плесневения по мере повышения влажности от 65 к 100% быстро нарастает. Крайне важно чтобы при постоянном хранении документы максимум времени пребывали в условиях нормальной климатической зоны и минимум – в сухой или влажной зоне. 

Не должно быть резкого  колебания температуры и влажности  в помещениях, так как это разрушает  носитель информации. Именно поэтому  архивные документы, поступившие после  длительной транспортировки, не сразу  размещают в хранилище, а оставляют  на некоторое время в специальном  помещении для акклиматизации17. 

Для того чтобы определить соответствует ли температура и  влажность в выбранном помещении  требованиям оптимального температурно-влажностного режима в архивах проводится контрольно-климатическая  работа. Ее основная цель – получение  постоянной информации о климатических  условиях хранения. 

Климатический контроль осуществляется по трем климатическим  параметрам: температуре, относительной  влажности и абсолютной влажности  воздуха. Для измерений используются специальные контрольно-измерительные  приборы. 

В кондиционируемых помещениях измерения проводятся и  фиксируются в специальном журнале  раз в неделю, в помещениях с  нерегулируемым климатом – два раза в неделю, при нарушениях режима хранения – эвакуация, затопление и  др. – ежедневно. 

Самый верный способ установления в хранилище фиксированного оптимального температурно-влажностного режима – оборудование хранилища  системами кондиционирования воздуха, то есть использование кондиционеров. В помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия  по оптимизации температурно-влажностного режима хранения документов с применением  технических средств увлажнения или осушения воздуха, рационального  проветривания и отопления хранилищ. 

Санитарно-гигиенический  режим. 

Санитарно-гигиенический  режим подразумевает под собой  комплекс требований направленных на поддержание чистоты, исключающей  появление плесени, грибка, пыли и  особенно насекомых и грызунов. Для  этого в хранилище следует  неукоснительно соблюдать следующие  требования: 

1.  Постоянная  циркуляция воздуха, исключение  непроветриваемых зон. 

2.  Защита окон  и вентиляционных отверстий сетками  с диаметром ячеек не более  0,5 мм. 

3.  В хранилище  нельзя находиться в верхней  одежде, мокрой и грязной обуви. 

4.  Недопустимо  хранение и использование продуктов  питания. 

5.  Систематически  проводить влажную уборку –  при этом вода не должна  попадать на документы. Однако  влажная уборка в хранилищах  с небольшой кубатурой может  существенно влиять на влажность  воздуха. Поэтому, приступая к  такой уборке, необходимо знать  влажность воздуха в хранилище.  При влажности ниже нормы влажную  уборку можно производить ежедневно.  При высокой влажности уборка  пола насухо отжатой тряпкой  допускается не чаще одного раза в неделю18. Не реже одного раза в год проводить обеспылевание стеллажей, шкафов, средств хранения. 

6.  Не реже одного  раза в год обрабатывать растворами  антисептиков полы, подоконники,  плинтусы, цокольные части стеллажей  – при этом растворы не должны  попадать на документы.