Обеспечение сохранности документов в архивохранилище

 

Министерство  образования Омской области

Бюджетное образовательное  учреждение Омской области

среднего профессионального  образования

«Омский государственный  колледж

управления  и профессиональных технологий»

 

Отделение управления и экономики

 

 

Специальность 032002 Документационное обеспечение управления и архивоведение

 

 

Дисциплина: Документационное обеспечение управления

 

 

Группа ДО-34

 

 

Вяткина Анастасия Вячеславовна

 

ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВОХРАНИЛИЩЕ

Курсовая работа

 

Руководитель 

Шабалина Ю.М.

 

 

Омск, 2012

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение………………………………………………………………………...........3

Раздел  1 Основы обеспечения сохранности документов архива…………………5

1. Размещение документов в хранилище…………………………………………6

1.2.Топографирование  и учет движения документов……………………………..9

1.3 Хранение документов в электронной  форме ………………………………...12

Раздел 2 Режимы хранения документов ………………………………………….17

2.1  Световой режим………………………………………………………………..17

2.2 Температурно - влажностный режим…………………………………………18

2.3 Санитарно – гигиенический режим  …………………………………………..21

2.4 Охранный режим ………………………………………………………………23

Заключение  …………………………………………………………………………26

Список  используемой литературы………………………………………………...29

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Документы являются информационной основой деятельности организации, поскольку именно в них сосредоточено  более 80% ее информационных ресурсов. При  архивном хранении документов они в  той или иной мере подвергаются воздействию  различных факторов, которые вызывают необратимое изменение свойств  материалов – старение. Массовым разрушением  документов, находящихся на длительном хранении обусловлена актуальность проблемы обеспечения сохранности  и консервации фондов.

Библиотечные, музейные и  архивные фонды содержат издания  и рукописи, выполненные, в основном, на бумаге, неуклонно разрушающейся  в процессе хранения и использования. Цель хранения – снизить воздействие  неблагоприятных факторов и увеличить  долговечность документов. В различных  странах мира ведется интенсивный  поиск современных технологий обеспечивающих сохранность памятников культуры на бумажных носителях.

В настоящее время в  архивах хранится огромное количество документов, свидетельствующих о многогранной деятельности народа. Обеспечение их длительной сохранности является первоочередной задачей работников архивов. О важности этой проблемы говорят и соответствующие постановления нашего правительства.¹

Архивы недостаточно собрать  – не менее важно обеспечить сохранность  документов. К сожалению, вся история  развития архивной сферы в нашей  стране насыщена безвозвратной гибелью  документов. Причиной этого явились  не только стихийные бедствия, но и  очень часто безответственное, бездумное  отношение к документам, в том  числе и со стороны государства. И только тогда, когда человек  лично сталкивается с необходимостью получить какую-либо справку из архива, от которой зависит его социальное, материальное и прочее благополучие, он начинает понимать всю важность архивов. Но ведь архивы это еще и уникальные хранилища сведений о прошлом нашей страны и наших предков. Как часто всего один сохранившийся документ может поменять наше представление и знание о чем-либо или о ком-либо. Необходимость сохранения архивных документов и ответственность за их гибель закреплена в законе.²

Цель работы: выявить особенности сохранения документов

Цель работы определяет следующие  задачи:

1.Проанализировать теоретический  аспект обеспечения сохранности документов в архивохранилищах

2. Изучить режимы сохранности документов в архивохранилищах

Объект -  архивные документы, и особенности их сохранности 

Предмет – режимы сохранности  документов в  архивохранилищах

Практическая значимость: Документы являются информационной основой деятельности организации, поскольку именно в них сосредоточено  более 80% ее информационных ресурсов. Поэтому  так важно обеспечить сохранность  документов.

 

 

 

 

 

 

 

Раздел 1 Основы обеспечения сохранности документов архива

 

Документы хранятся в архиве для того, чтобы ими пользоваться в течение тех сроков, пока они  представляют ценность: 3, 5, 10, 25, 40, 75 лет, века. Весь период хранения документы  должны быть ограждены от неблагоприятных  условий, порчи их физической основы и нанесенного на них текста, а  так же от хищений и потерь по небрежности. Для  создания оптимальных  условий хранения документов является наличие здания, отвечающего по всем параметрам обеспечению их сохранности.

Все здания архивов эксплуатируются с соблюдением требований пожарной безопасности, предусмотренных ГОСТ 12.1.004-91³, правилами и инструкциями по пожарной безопасности.

Требования, предъявляемые  к помещениям архива, зафиксированы  в современных нормативных и  методических документах, прежде всего  в основных правилах работы архивов  организации, а также ряде ГОСТов и методических разработок. Условия  хранения документов дифференцируются в зависимости от состава документов (кино, фото, видео, фоно) архива и носителей  информации (бумажные, пленочные и  др.). Есть общие требования к помещению  архивохранилища. Прежде всего, недопустимо для архивных помещений:

1  помещение не должно быть ветхим, деревянным, подвальным, чердачным, не отапливаемым, лишенным естественной вентиляции;

2  поблизости от архивного помещения не должно быть пожароопасных объектов и организаций, применяющих пожароопасную технологию;

3  поблизости от архивных помещений не должно быть промышленных объектов, загрязняющих воздух агрессивными газами и пылью;

4 архив нельзя размещать  поблизости от помещения, занятого  службами общественного питания,  пищевыми складами. Их обитатели  – как микроорганизмы, так и грызуны могут употребить в пищу архивные документы.

Обеспечение сохранности  документов в архивах предполагает систему мероприятий, включающую рациональное размещение документов, контроль за их движением, физико-химическим состоянием, восстановление первоначальных  свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению, создание условий, исключающих их утрату.

 

1.1  Размещение документов в хранилище

 

 Основные площади здания  отводятся под хранилища; они  изолируются от читального зала  и административных помещений.  Кроме них обязательны: комната  для приема и разбора поступающих дел; комната для документов; рабочие комнаты для сотрудников; читальный зал с отдельной комнатой для временного хранения документов; помещение для обезвреживания документов с автономной вытяжной вентиляцией; комнаты для реставрации и переплета документов и другое.

Хранилище организуется в  изолированном помещении. К хранилищу  предъявляются наиболее строгие  требования:

1  совмещение хранилищ и рабочих помещений любого назначения не допускается;

2  не допускается размещение хранилищ в не отапливаемых, сырых, неприспособленных помещениях, а также в помещениях с печным отоплением;

3  помещение хранилищ должны иметь удобные для эвакуации выходы к лифтам и лестничным клеткам, запасной выход;

4  внутренняя отделка помещений хранилищ должна проводиться с использованием материалов, не собирающих пыль и не являющихся источником пыли или агрессивных химических веществ. Аналогичные требования должны предъявляться ко всем материалам, применяемым при изготовлении оборудования хранилищ и средств  хранения документов;

5  в помещениях хранилищ не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, а также технологические или бытовые вводы воды;

6  помещение должно быть как пожаробезопасным, так и гарантированным от затопления;

7.  электропроводка в помещениях хранилищ должна быть скрытой. Хранилища оборудуются общими или поэтажными электрическими рубильниками;

8.  хранилища отделяются от соседних помещений архива несгораемыми стенами и перекрытиями с пределом огнестойкости не менее 2 часов;

9.  вывода пожарного водопровода должны находиться на лестничных клетках;

10.  размещение хранилищ в помещении без окон допускается только при наличии вентиляции обеспечивающей 2-3-кратный воздухообмен в час;

11.  лабораторные и производственные помещения должны быть максимально удалены от помещений хранилищ и не иметь общих с ним вентиляционных каналов.

Размещение документов в  хранилище связано не только с  обеспечением их сохранности, но и возможного быстрого поиска в целях использования. Хранить документы на полу, подоконнике  и в не разобранных кипах не допускается. В хранилищах устанавливаются  стационарные металлические стеллажи (возможны деревянные, обработанные огнеупорным  составом), для хранения особо ценных дел и учетных документов –  сейфы и металлические шкафы. Порядок установки стеллажей  следующий: ширина главных проходов (между рядами стеллажей) – 120 см; проходы  между стеллажами – 75-80; расстояние между стеной и параллельным ей стеллажом  – 75; расстояние между стеной и торцом стеллажей – 45; расстояние от пола до нижней полки – 20; а в цокольных  этажах – 30 см. Стеллажи устанавливаются перпендикулярно к стенам с оконными проемами и отопительной системой. Такой порядок установки стеллажей обеспечивает щадящий температурный и световой режимы хранения дел.

Размеры стеллажа: высота – 220-240 см, ширина одностороннего стеллажа при горизонтальном хранении коробок  и связок – 35-40, расстояние между  полками по высоте – 40 см; при вертикальном хранении ширина одностороннего стеллажа – 25-30 см; расстояние между полками  – 35 см.

Если помещение архива имеет высоту более 4 м, то для рационального  использования площади целесообразно  устанавливать двухъярусные стеллажи с межъярусными перекрытиями и удобными лестницами с перилами, обеспечивающими  безопасность работ. Для хранения документов большого формата (калек, карт, планов) изготавливают специальные стеллажи.

Эффективная эксплуатация  зависит от правильного определения  назначения служебных помещений, помогающего  в работе с документами, и от рационального  размещения документов в хранилищах. Для удобства и быстроты работы в  хранилище применяются откидные и легкие передвижные столики, устойчивые и легкие стремянки.

Электропроводка в хранилище  допускается только скрытая или  в газовых трубах, осветительная  арматура – полугерметическая; распределительные  щиты и отключающие рубильники устанавливаются  вне хранилища.

Эффективная эксплуатация помещений  зависит от правильного определения  назначения служебных помещений, помогающего  в работе с документами, и от рационального  размещения документов в хранилищах.

 Хранилище предназначено  непосредственно для сохранения  документов,  в архиве существует  специально отведенное  помещение  для их использования. Они обеспечивают  нормальную работу читателей  и исследователей. В помещениях  расположены читальный зал для  работы с документами различных  размеров и видов, а так же  следующие основные участки: выдачи  документов исследователям; информационно-поисковых  систем; временного хранения документов  в период их использования.

В архиве существует специально  разработанный   план эвакуации  документов при чрезвычайных условиях (пожар, затопление и др.). В плане  должна  предусмотрена первоочередная эвакуация особо ценных документов и дел постоянного хранения.

Не только само здание (помещение), но и средства внутри его имеет  значение для обеспечения сохранности  документов. Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются: строительством, реконструкцией и ремонтом помещений архива; оборудованием хранилищ средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализации; применением технических средств, для создания оптимального температурно-влажностного режима хранения, проведения санитарно-гигиенических мероприятий в помещениях хранилищ; применением специальных средств хранения документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и тому подобное).

 

1.2.Топографирование и  учет движения документов

 

Важную роль при организации  хранения играет топографирование, то есть обозначение мест хранения конкретных описей и дел. Без топографирования поиск документов в лучшем случае исполняется слишком долго, а  в худшем – в хранилище можно  заблудиться. Все помещения архива, а так же стеллажи, полки нумеруются сверху вниз, слева направо. В целях  закрепления места хранения документов в хранилищах создаются специальные  справочники – топографические  указатели. Как правило, указатель  составляется в карточной форме. Наиболее распространенный вид указателя  – постеллажный, то есть карточка составляется на каждый стеллаж. Карточки систематизируются по номерам стеллажей в пределах одного помещения хранилища. На карточке указывается название организации, № стеллажа и хранилища, № шкафа (секции стеллажа), № полки, № фонда, описи, и номера дел, хранящиеся на данной полке. При большом объеме фондов составляются пофондовые топографические указатели, где карточки систематизируются по номерам фондов.

Основными объектами учета  являются фонды и единицы хранения. Все изменения в составе документальных материалов немедленно фиксируются  в учетной документации. Работа по учету ведется в строгом соответствии с правилами и инструкциями.

Учет движения документов предполагает защиту их от хищения. Среди  причин хищения документов называют доступность архивов как центров  информации любому лицу, работающему  по найму или в качестве исследователя; возможность осуществления хищений, как посторонними лицами, так и  персоналом архива; огромные массивы  хранящихся фондов, периодически и  по неполному перечню проверяемых  на наличие; ослабленный контроль, нарушения  охранных процедур; отсутствие надежных средств безопасности документов, в  частности средств контроля, фиксирующих  перемещение конкретного документа  в пределах здания, негативное отношение  архивов к ужесточению мер  безопасности, сокрытие фактов хищений, отсутствие согласованных мер защиты документов.

Для предотвращения хищений  разработана детальная система контроля над движением документов. Выдача документов из хранилища может быть осуществлена только для ограниченных целей и на строго определенный срок. При этом выдача документов из хранилища обязательно фиксируется в специальных учетных документах.

При выдаче дел из хранилища  на место выданного дела кладется карта-заместитель. На ней указывается  архивный шифр дела (№ фонда, описи, дела), кому оно выдано, дата возврата и подпись сотрудника, выдавшего  дело. Возвращенные дела проверяются  в присутствии пользователя. На все  повреждения составляются акты, которые  могут послужить основанием для  привлечения к дисциплинарной, административной и уголовной ответственности.

Обязательным видом работы по обеспечению сохранности документов является проверка их наличия и состояния. Это установление соответствия реального  количества единиц хранения записям  в учетных документах архива, а  так же выявление дел и документов, требующих улучшения физического  состояния дел достигаются две  цели:

1.  учет количества документов, выявление и устранение недостатков в учете документов;

2.  выявление документов с угасающим текстом, механическими и биоповреждениями, требующие реставрации, консервации, профилактической и технической обработки.

Проверка наличия и  состояния документов должна проводиться  не реже 1 раза в 5 лет. Кроме того, в архиве проводятся единовременные проверки, если производились перемещения дел в другое помещение; после чрезвычайных происшествий; при смене заведующего архивом или лица, ответственного за архив; при ликвидации или реорганизации архива. На дела, пути розыска которых исчерпаны, а так же на неисправно поврежденные составляются соответствующие акты, к которым прилагаются справки о проведении розыска.

Проверка наличия и  состояния документов считается  завершенной после внесения изменений  в учетные документы проверяемого фонда. Кроме того, осуществляется полисный просмотр каждого дела, в ходе которого выявляется повреждения документов.

Использование компьютерных технологий и различных модификаций  принтеров также создает большие  проблемы с сохранностью текста документов постоянного и долговременного  хранения. Тексты, полученные с помощью  цветных и монохромных струйных принтеров, зачастую страдают недостаточной  светостойкостью, способны частично или  полностью выцветать на свету. Выцветающие  струйные черные тексты оказываются  обычно и водорастворимыми. Матричные  черные тексты все без исключения водостойки, но с разной светостойкостью. Лазерные черные принтерные тексты отличаются водостойкостью и светостойкостью. Исследователи пришли к выводу, что распространение струйных принтеров вызовет поступление в архивы печатных чернильных цветных и черных принтерных копий с водорастворимым и выцветшим текстом.

Очень большое значение в  обеспечении сохранности архивных материалов имеет их учет. Учет архивных материалов включает в себя установление и регистрацию в специальных  документах об их количестве и составе.

 

2. Хранение документов в электронной форме

 

Особенность электронного хранения состоит в  направлении документов в электронный  архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это  позволяет обеспечить сохранность  документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам, как с помощью  локальной сети, так и с использование

Основными архивными технологиями хранения электронных документов являются:

- системное ведение архива, включая сохранение всех версий документов после каждого их изменения (при этом версии не уничтожаются, а только исключаются из доступа);

-  ведение подробного протокола доступа к документам;

- хранение документов в виде их электронных образцов со всеми атрибутами (подписи, печати, пометки, и др.);

- сохранение форматов вывода (печати) всех созданных документов;

- обязательное описание документа в архивной базе данных;

- полная поисковая и атрибутивная информация (карточка документа, контекст, индекс, строка);

- связанные мультимедийные данные (графика, видео, звук);

- универсальный формат представления электронных документов.

Процедуры по обеспечению  сохранности электронных документов условно можно разделить на три  вида:

-  обеспечение физической сохранности файлов с электронными документами;

- обеспечение условий  для считывания информации в  долговременной перспективе;

- обеспечение условий  для воспроизведения электронных  документов.

Обеспечение физической сохранности  файлов — проблема практически решенная, причем для всех видов хранения. Это решение связано не столько  с созданием оптимальных условий  хранения носителей с электронной  информацией, сколько с физическим размещением электронных документов. Для того чтобы компьютерные файлы  не были утрачены, необходимо их хранить  в двух или более экземплярах, размещенных на отдельных электронных  носителях (рабочем и резервном  носителях). Тогда при утрате одного из носителей можно быстро сделать  дубликат файлов с оставшегося.

Рабочие экземпляры, как правило, размещаются на винчестере или сервере организации, а резервные копии (экземпляры) могут создаваться на резервном сервере или RAID-массиве, стримерных (магнитных) лентах, магнитооптических и оптических дисках (CD-RW, DVD-RW). Очень немногие владельцы электронных информационных ресурсов выделяют из них архивную часть и хранят ее исключительно на внешних носителях. Это естественно: темпы роста объемов хранимых ресурсов отстают от темпов снижения цен на жесткие диски, что позволяет организациям с большим запасом наращивать свой серверный потенциал.

Важен также выбор типа носителя, его долговечность. Этот выбор  зависит от:

- вида хранимых электронных  документов и их совокупного  объема,

- предполагаемого срока  хранения документов и обеспечения  к ним доступа,

- характера производства  самих носителей и предполагаемых  режимов их хранения,

- требований по обеспечению  аутентичности документов.

Особое внимание к выбору типа носителя следует уделять в  случае возможного использования электронных  документов в качестве письменных свидетельств или судебных доказательств. Если нереально  придание документам юридической силы с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП), то следует их своевременно скопировать на CD-R — оптические диски с однократной записью  информации.

Создание нескольких экземпляров  файлов не исчерпывает комплекс работ  по обеспечению их сохранности. Чтобы  минимизировать затраты на поддержание  этих экземпляров, необходимо создать  оптимальные условия для хранения носителей информации.

Специфика условий и режима хранения во многом определяется типом  электронных носителей. Например, для  долговременного хранения магнитных  носителей необходимо специальное  оборудование, которое бы защищало их от магнитных и электромагнитных воздействий окружающей среды, или  же размещать их подальше от мощных источников электромагнитных полей  — электродвигателей, обогревателей, лифтового оборудования и т.п. Кассеты (катушки) с магнитными лентами необходимо прокручивать каждые 1,5 года для снятия статического напряжения и предотвращения, так называемого копирэффекта. Общими моментами при хранении любых электронных носителей являются размещение их в вертикальном положении, защита от механических повреждений и деформаций, загрязнения и запыления, воздействия экстремальных температур и прямых солнечных лучей.

Очень важно соблюдение температурно-влажностного режима хранения электронных носителей. Общие рекомендации таковы: срок сохранения носителем своих качеств тем  больше, чем ниже температура и  относительная влажность, при которой  он постоянно хранится. Например, хранение полиэфирных магнитных лент при  относительной влажности 50% и температуре +11C обеспечивает сохранность их свойств  в течение 50 лет. По грубым оценкам, тот же срок для оптических дисков CD-R обеспечивается хранением при относительной влажности 50% и температуре +10C; для дисков WORM — при относительной влажности 50% и температуре +3C.

Низкие температуры способствуют сохранению электронной информации, однако, они совершенно некомфортны  для длительной работы человека. При  этом также следует учитывать, что  если требуется извлечение носителей  из хранилища для их использования  в нормальных офисных условиях, то они должны будут пройти акклиматизацию. Иначе весьма вероятны ошибки при  считывании информации и нарушение  структуры (порча) самих носителей. Но для того, чтобы акклиматизировать  оптический диск с указанной выше температуры до +23 — 25C, потребуется  не менее 3 ч. (лучше сутки). Продолжительность  акклиматизации магнитной ленты  зависит от ее ширины: чем шире лента, тем дольше следует ее акклиматизировать. Следует также иметь в виду, что ленты быстрее достигают  температурного равновесия, нежели влажностного баланса. Например, для полудюймовых лент изменение температуры на 5С  должно проводиться не менее 0,5 часа, а изменение относительной влажности  на 10% — не менее 4 суток²⁵.

Поэтому при выборе режимов  хранения электронных носителей  следует учитывать множество  факторов и соотносить интенсивность  использования носителей, затраты  на поддержание режимов хранения (которые могут оказаться весьма существенными) с затратами на регулярное копирование документов на «свежие» носители. Как отмечалось выше, при  организации долговременного хранения электронных документов вполне допустим срок в 10 лет для хранения носителей, на которые они записаны. При этом допустимы «офисные» режимы хранения: для магнитных лент — температура +23C, для оптических дисков +25C, при  относительной влажности 50%. «Основные  правила работы государственных  архивов» устанавливают следующий  температурно-влажностный режим  в архивохранилищах: температура +17-19C, относительная влажность 50-55%. При таких условиях можно рассчитывать на срок хранения дисков CD-R до 20 лет.

Здание архива представляет собой комплекс основных и вспомогательных  помещений, предназначенных для  выполнения задач архива по хранению, обработке, использованию архивных документов и задач административно-хозяйственного, технического, бытового характера, отвечать требованиям рациональной планировки помещений. 
Состав, расположение, оборудование помещений основного назначения обеспечивают сохранность архивных документов на всех участках работы с ними, соблюдение требований технологии работ, охраны труда, техники безопасности и производственной санитарии, а также рациональное взаимодействие подразделений архива.  
Архив обеспечивается архивохранилищами, рабочими комнатами, помещениями для автоматизированной библиотеки съемных электронных носителей, серверного и коммуникационного оборудования.

Задачей электронных  архивов является обеспечение надежного  централизованного хранения электронных документов в соответствии с архивными требованиями к их защите и сохранности в сочетании с максимально удобным и простым доступом, как с локальных, так и с удаленных компьютеров любой конфигурации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Раздел 2  Режимы хранения документов

 

Технология  хранения документов это комплекс мероприятий, направленных на обеспечение сохранности документов в процессе хранения. К числу этих мероприятий относят физико-химическую обработку документов, создание оптимального режима их хранения, реставрацию документов, изготовление гарантийных копий.

Существуют следующие  режимы хранения:

1.  световой;

2.  температурно-влажностный;

3.  противопожарный;

4.  охранный.

Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:

- строительством, реконструкцией, ремонтом помещений  архива;

оборудованием архивохранилищ средствами пожаротушения, охраны, сигнализации;

- применением  технических средств для создания нормативных условий температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического, охранного режимов;

- применением специальных средств хранения и перемещения документов.

 

2.1 Световой режим

 

Свет несет с собой  энергию, под влиянием которой в  освещаемых материалах протекают фотохимические реакции, вызывающие изменение их первоначальных свойств. Бумага под действием света  буреет и теряет механическую прочность, так как в ней протекают значительные изменения. Выцветают от света и многие тексты. Для материалов опасен, как естественный, так и искусственный свет. Постоянное хранение должно осуществляться в темноте. Освещение хранилищ и документов солнечным светом не допускается. Естественное освещение в хранилище допускается только при наличии светорассеивателей, автоматических регуляторов светового потока, защитных фильтров, жалюзи. Для защиты документов от света применяют хранение в переплетах, папках, коробках, шкафах. Для искусственного освещения в хранилище применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью.

Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не превышает: на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола – 20-50 люкс (лк), на рабочих столах – 100 люкс. Освещенность измеряется специальным прибором – люксметром типа Ю-16.

Самое светлое место архива это  читальный зал. Наименьшая освещенность помещений от общего освещения составляет 300 люкс на расстоянии 0,8 м от пола в горизонтальной плоскости. Кроме того, на столах читателей установлены настольные лампы. Однако в помещениях для временного хранения  соблюдается световой режим, как в хранилищах.