Общая характеристика информации и информационных процессов

Оглавление

Введение……………………………………………………………………………3

Глава 1.Общая характеристика информации и информационных процессов...5

1. Определение и сущность  информации……………………………………...5
2. Значение и сущность информации в процессе управления………………...7

Глава 2. Информационно–управляющие системы………………………………21

2.1Определение информационно- управляющей системы……………………...21

2.2. Цели и задачи информационно-управляющей системы……………………23

^{2.3 Классификация  информационно- управленческих  систем………….........28}

^{Глава 3. Информационные процессы, протекающие в  ООО «Север-Метрополь»………………………………………………………………………34}

^{Заключение………………………………………………………………………42}

^{Список  литературы………………………………………………………………45}

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

               Введение.

Тема моей курсовой работы:  «Информация и информационные процессы в управлении». Я считаю её чрезвычайно актуальной, потому что информация, на мой взгляд, всегда играла огромную роль во всех сферах жизни человека. В современном мире значение информации  с каждым днём приобретает всё наибольший смысл и неукоснительно продолжает расти.

Тема данной работы непосредственно  связана с ролью информации и  информационных процессов в управлении, в котором, вследствие мирового социально- экономического развития, чрезвычайно - превалирующую роль приобрело информационное обеспечение процесса управления, характеризующегося сбором, обработкой и переработкой информации, необходимой для принятия важных, обдуманных  управленческих решений.

Перед управляющими органами организации стоят важные задачи получения информации, а именно её обработки, переработки, а также  управленческое воздействие, полученное путем генерирования и передачи производной информации.

Такие управленческие воздействия  обычно осуществляются в стратегических и в оперативных аспектах, опирающихся  на ранее полученные данные, от содержания, точности, полноты которых зависит  во многом успешное решение многих важнейших задач управления.

А эти решения зачастую требуют от управленцев обработки  чрезвычайно больших объемов  информации.Руководитель и его компетанция  зависит не только от его прошлого опыта, а от владения нужным количеством  информации и умением вовремя  ей воспользоваться , помогающей ему  быстро адаптироваться к меняющейся ситуации, принимать обдуманные, верные решения .

Этому необходимо учиться  и понимать как нынешним, так и  будущим руководителям. От умения пользоваться и быстро воспринимать, обрабатывать информацию зависит судьба, как конкретной личности, так и предприятия в целом.

Множество ученых занимались изучением информации и информационных процессов в управлении, но прежде всего я выделяю, Гиляревского Руджеро  Сергеевича. Он является советским и российским ученым, доктором филологических наук, профессором, специалистом в области социальной информатики. Гиляревский занимался изучением роли информации и информационных процессов в управлении и написал много трудов на эту тему, самый выдающийся, из которых – это «Информационный менеджмент: управление информацией, знаниями, технологией», где он рассматривает и вводит различные концепции информационного менеджмента.

Я, как для будущий менеджер по персоналу считаю очень актуальной проблему получения информации, а также изучения информационных процессов в управлении и их роль .

Объект моего исследования – это управленческие отношения в организации.

Предмет – информация и  информационные процессы.

Целью работы является рассмотрение сущности , значении информации и информационных процессов в управлении, их роли в развитии организации, а также  ознакомление с информационными  процессами на примере конкретной организации.

Задачи, поставленные для  достижения целей:

1. Рассмотреть сущность и значение информации и информационных процессов в управлении.

2. Раскрыть роль информации и информационных процессов в развитии организации.

3. Ознакомиться с информационными процессами на примере конкретной организации.

Глава 1: Общая  характеристика информации и информационных      процессов               

1.1 Определение  и сущность  информации.

 

Всем известно такое высказывание:  «Кто владеет информацией, тот  владеет  миром.»  Действительно, издавна, систематизация и сбор информации об окружающем мире помогали людям выжить в экстремальных  условиях, накапливая и передавая  друг другу свой опыт, навыки и умения в любой сфере деятельности их жизни . С каждым поколением, да что  уж скрывать, с каждым годом информация постоянно пестрила всё новыми открытиями.

 

Человек, познавая мир, постоянно  сталкивается с информацией . Она  помогает найти  выход из различных  ситуаций, принять обдуманное решение, рассчитать более удачный вариант  своих действий, разработать стратегию, а также влиять на других людей. Не секрет, что информация является очень  сильным средством воздействия ,как  на личность – так и на всё  общество в целом. Тот , кто в большей  степени владеет информацией  по какому- либо вопросу - явно чувствует  себя более уверенным  и может  рассчитывать на преимущество над остальными.

Информация – это сведения об окружающем мире (процессе, явлении  объекте или событии), которые  служат объектом преобразования( включая  передачу, хранение, и.т.п),используемые для принятия достоверных решений, управления или для обучения, выработки  определенного поведения.

Изначально под информацией  понимались сведения, сообщения, которые  передавались между людьми и собственно  процесс передачи этих сообщений..

 

С развитием общества понятие  информации многократно изменялось. У людей появилась потребность  в научном подходе к понятию  информации и определению ее свойств. В 20 веке создавалось множество различных, новых определений информации.  Универсального понятия информации не существует и по сей день, но есть множество подходов к её интерпретации, например, С.Ф Анисимов утверждает, что «Информация - “всякое сообщение или передача сведений о чем-либо, что заранее не было известно”.», а И.А Полтаев даёт такое определение :- “Информация - это то, что несет на себе след какого-то факта или события, которое произошло или должно произойти, все то, что доставляет нам об этом факте сведения или сообщения”.

 

Информация обладает следующими основными чертами:

1) Для современного производства  информация является наиболее  важным ресурсом, который снижает  потребность в капитале, земле,  трудовой деятельности, при этом  также уменьшает расход энергии  и сырья.

2)Информация изобретает  и вызывает к жизни различные,  новые производства 

 информация вызывает  к жизни новые производства. Например, изобретение лазерного луча явилось  причиной возникновения и развития  производства лазерных (оптических) дисков;

3) информация по сути  придает дополнительную ценность  другим ресурсом, в том числе  и трудовым. В современном мире, работник получивший высшее образование  ценится намного больше, чем тот  ,кто получил среднее.

4) Информацию можно назвать  товаром, причем её продавец  ничего не теряет после информационной  продажи. К примеру,если студент  решит сообщить своему товарищу  об изменении в расписании  занятий, то для себя он эти  данные также не потеряет.

 

С информацией всегда связывают  три понятия:

источник информации –  это такой элемент окружающего  мира (объект, процесс, явление, событие), сведения о котором являются объектом преобразования. Так, источником информации, которую в данный момент получает читатель настоящего учебного пособия, является информатика как сфера человеческой деятельности;

потребитель информации –  тот элемент окружающего мира, который использует информацию (для  выработки поведения, для принятия решения, для управления или для  обучения). Потребитель настоящей  информации  – сам читатель;

сигнал – материальный носитель, который фиксирует информацию для переноса ее от источника к  потребителю. В данном случае сигнал носит электронный характер. Если же студент возьмет данное пособие  в библиотеке, то та же информация будет  иметь бумажный носитель. Будучи прочитанной  и запомненной студентом, информация приобретет еще один носитель –  биологический, когда она “записывается” в память обучаемого.

Взаимосвязь введенных понятий  показана на рис. 1:

1.2 Значение и  сущность информации в процессе  управления.

 

Целью моей курсовой работы является рассмотрение информации как  важнейшего аспекта в  управлении,  я буду изучать её понятие и  свойства ,исходя из управленческой сущности.

В управлении информацию можно  рассматривать как: -  «совокупность  сведений о состоянии управляющей  и управляемой систем, а также внешней среды.»¹

В современном мире создались  разнообразные концепции, которые  непосредственно относятся к  процессу управления и роли информации в нем.Очень распространилось выделение самой информации в самостоятельную, независимую стадию управленческого процесса, так как ей характерны  особенные тенденции развития, обладающие своей спецификой, также нельзя не отметить существование принципов работы с информации, которые позволяют наладить её сбор, анализ, обработку и движение. Сейчас, без информации невозможно представить планирование, прогнозирование, ведь на её основе рождаются планы, прогнозы. Без информации безумно трудно подготовить какие-либо решения.

Информация собирается и  на стадии контроля, и судит о  конкретных изменениях реальности  в объектах управления.

Для связи управления и  информации характерен сложный характер: можно посмотреть с одной стороны, что информация для управления является «необходимым питательным средством», которое составляет будущую предпосылку  управленческого процесса, в ходе которого осуществляется связь субъекта и объекта управления с целью  принятия оптимального управленческого  решения и совершения других действий.Также, информация является «продуктом» определенного  управленческого процесса, а ее получение  и обработка составляют органический элемент этого процесса.

Информация, хоть имеет огромную значимость, характеризуется как  подчиненное явление, которое зависит  по отношению к управлению. Руководитель в системе управления имеет дело с технической, научной,экономической, социологической информацией, являющейся формой связи между тем, кто управляет, и тем, кем управляет. «Следовательно, информация является предметом управленческого  труда, и обеспечивает решение трёх классов задач:

-  специфическая форма  взаимосвязи, взаимодействие элементов  системы, а также взаимосвязь  самой системы с окружающей  средой;

- обслуживание всех уровней,  функции управления  таких как  подготовка и принятие решений  до подведения результатов его  выполнения;

- непосредственная причина,  определяющая выбор различных  вариантов управленческого поведения,  перевода системы в новое состояние,  обеспечивающее ее движение к заданной цели.»²

 

Большое разнообразие информации, используемое в практике управления, требует ее классификации. Используются самые разнообразные признаки и  классификации информации.

Информация является элементом  конкурентоспособности, равным по значению умелости менеджмента .

         

         «Информация состоит из объективных фактов  и предположений, влияющих на восприятие человеком , который принимает решение, сущности и степени неопределенностей, связанных с данной проблемой или возможностью.»³

Всё, что позволяет снизить  степень неопределенности, недостоверности, неточности, будь то оценки, факты, слухи, прогнозы имеют право называться информацией.

 

 

 

 

 

 

 

 

Одна из классификаций  управленческой информации представлена на рис. 2

 

 

Одно из важных свойств  информации – это способность  вызывать изменения.

Люди в процессе познания нового начинают жить по-иному , меняя  свои потребности в информационных услугах.

К одному из главных условий  выживания в условиях рынка сохранения конкурентоспособности относится  адаптация к меняющимся потребностям.

Ценность информации в  том, как вы сможете распорядиться  ей. При неправильном использовании  она не представляет особой значимости.

Информация, которая призвана обеспечить принятие решений, вносит колоссальный вклад в само решение.

Она становится фактором производства и подобно капиталу, труду способна создать богатства.

Следует различать несколько  уровней информации:

• о сущности и конкретных проявлениях объективных закономерностей, которые действуют в сфере общественной жизни, о механизмах действия этих законов, о методах и формах, которые нужно применять в целях их благоприятно использования для решения управленческих задач;
• об общих целях, стоящих перед обществом на данном этапе его развития, и о задачах, которые призван решить орган, чтобы способствовать достижению общих целей;
• о внутреннем состоянии объекта управления и окружающей его среды, о возможных положительных и отрицательных влияниях на объект, о возможностях и способностях людей решить поставленные перед ним задачи;
• о методах и средствах управления, которые нужно использовать для обеспечения эффективного функционирования системы управления.

Процесс производства и воспроизводства  социальной информации предполагает:

• Накопление и сохранение информации, созданной предыдущими поколениями.

• Усвоение настоящими поколениями накопленной информации (обучение, образование).

• Прогнозирование, планирование производства информации (научные исследования, обобщение практического опыта и т.д.).

• Сбор и отбор информации, нужной для управления, ее оценка.

• Аналитическая переработка информации (описание, классификация, аннотирование, реферирование, перевод, кодирование).

• Хранение и поиск информации; распространение, передача информации потребителю; использование информации.

• Контроль за эффективностью ее использования.

 

Преобразование, целенаправленная обработка информации — важнейший  из информационных процессов.

    Известно, что  постоянной функцией мозга и  нервной системы человека и  животного является преобразование  информации и выбор на основе  информации такого обдуманного,  целеполагающего поведения, которое  отвечает состоянию среды. К  примеру, решение задач, которые  встают перед человеком, в виде  его любой деятельности, также  является процессов преобразования  исходной информации в информацию, которая отражает результат решения  этих задач.  Анализ информации, её преобразование –это основа  выбора решений, а также процессов  управления в различных областях.

  

С этих позиций можно рассмотреть  осуществление процесса управления по примеру управления автомобильном  средством.

   

    

   « В процессе  управления человек с помощью  органов чувств воспринимает  информацию об окружающей среде  (состояние дороги, дорожные знаки,  сигналы светофора, наличие встречного  транспорта, пешеходов и т. д.). Эта информация через органы  чувств передается в мозг человека, где преобразуется в другую  информацию — последовательность  сигналов, передающихся по нервным  путям и управляющих движением  ног и рук водителя, воздействующих на руль, сцепление, тормоза и другие устройства автомобиля.»⁴

   

     Этот пример  показывает, что без информации, ее передачи, преобразования и  использования управление невозможно. В основе любого процесса управления  лежат информационные процессы.

   

     «В любом  процессе управления всегда происходит  взаимодействие двух систем —  управляющей и управляемой. Если  они соединены каналами прямой  и обратной связи, то такую  систему называют замкнутой или  системой с обратной связью.»⁵

 

   

     

  Рис.3 показывает взаимодействие  двух систем.

    

По каналу прямой связи  передаются сигналы (команды) управления, вырабатываемые в управляющем органе. Подчиняясь этим командам, управляемый  объект осуществляет свои рабочие функции. В свою очередь, управляемый объект соединен с управляющим органом  каналом обратной связи, по которому поступает информация о состоянии  управляемого объекта. В управляющем органе эта информация используется для выработки новых сигналов управления, направляемых к управляемому объекту.

    Приведём самый  простой пример управления –  поддержание постоянно заданной  температуры в электрической  печи (или термостате). Выполняя эту  задачу вручную (без применения  средств автоматики), человек должен:

• наблюдать за показаниями термометра.

• сравнивать эти показания с заданной температурой .

• при наличии разности между заданным и наблюдаемым значениями передвигать ползунок регулируемого реостата, изменяя силу тока и температуру электронагревательного прибора таким образом, чтобы эта разность стремилась к нулю.

   

    

Структура автоматической системы, предназначенной для решения  такой задачи, сводится к схеме, изображенной на рис. 4.

    

    

 с заданным значением  и при наличии расхождения  передает соответствующую команду  на исполнительный орган, который  и восстанавливает заданное значение  регулируемой величины (в нашем  случае — температуры). В качестве  исполнительных органов используются  устройства, непосредственно воздействующие  на технологический процесс (двигатели,  электромагниты и т. п.).

   

Такие системы представляют собой типичный пример систем автоматического  регулирования.

 

Типы управленческой информации

Существует многообразие типов информации, которые часто  используют менеджеры: факты, оценки, прогнозы, слухи, обобщенные связи,.

Факт – это такие  события или условия, которые  наблюдаются напрямую.(самый простой  вид информации.)

Оценки – события или  условия, отличающиеся от фактов тем, что  их база строится на умозаключениях и  статистических данных, чем на прямом наблюдении. Если база оценки строится на выборке, то на неё крайним образом  влияет ошибка выборки, а также на неё имеет воздействия ошибка измерения, так как она не основана на непосредственном наблюдении. Последствия  от этих ошибок могут быть сведены  к минимуму посредством увеличения размера выборки и с помощью  наиболее точного метода измерения.

 

Оценки всегда  определены событиями, связанными с прошлым  и настоящим, в то время, как прогнозы - с будущим.Они часто основаны на аналогиях и частично на здравом  смысле.

Отличие слуха от факта  обуславливается менее надежным источником информации.Для некоторых  видов информации, слух является единственным доступным источником, к примеру, что касается планов конкурентов. Слухи  занимают в информационной системе  любой организации своё определенное место.

Обобщенные связи часто  используется как основа на практике для оценки и прогноза.

На примере национального  дохода, доверия потребителя, плана  расхода корпоративного капитала устанавливаются  обобщенные связи с объемами продаж.

 

Категории управленческой информации

Управленческую деятельность обычно делят на три основные категории. Которые, как я считаю, характеризуют  преобладающие по важности, по распространению  виды и категории  информации в  управленческой деятельности.

«Информация, используемая в стратегическом планировании, позволяет  высшему управлению нести ответственность, а именно отвечать  за накопление ресурсов, установление долгосрочных целей, для достижения этих целей. Такая  информация может включать в себя экономические прогнозы и демографические  тенденции, а также перспективные оценки среды.»⁶

 

Контрольная управленческая информация, используется управляющими среднего уровня для координации  различных  действий, которыми он оперирует, а именно таких как: приведение ресурсов в соответствии с задачами и разработки согласованных оперативных планов.

Информация, которая так  необходима управляющим среднего уровня , может включать производственные сводки и действия, предпринимаемые  другими управляющими данного, среднего уровня.

Информация, которая помогает управляющему нижнего уровня может  называться оперативной, поскольку  она помогает выполнять повседневные, обычные операции , а именно такие, как финансовые расчеты или расчет заработной платы, а также составление  табелей и управление запасами. Таким  управляющим необходимы данные о  взаимодействии, политике и процедурах, и конечно, деятельности управляющих  в родственных подразделениях и  структурах.

Несмотря на то, что на разных уровнях организации, управляющие  имеют различные цели и потребности, все они обязательно сталкиваются с общими требованиями информационно - управленческой системы.

Система облегчает выявление  плохих или слабых решений для  контролирующего наблюдателя ,производя  больше полезной информации на более  широкой основе.

Следовательно, мы будем  рассматривать информационно-управленческую  систему как встроенный механизм контроля качества, который будет  поощрять обучение на собственном опыте  и использование знаний для исполнение работы и совершенствования мастерства.

 

Среди наиболее важных видов  источников информации, на мой взгляд, можно выделить источники внутри самой организации такие как:

1. Специализированные группы сотрудников, и их деятельность.

2.  Периодические отчеты.

3. Всевозможные информационные связи.

4. Публикуемые источники.

5.  Конкуренты, информационная индустрия: фирмы, занимающиеся исследованиями в области маркетинга, другие специализированные агентства, такие, как служба газетных вырезок, служба проверки рекламы, служба кредита.

Во множестве организаций  большую долю информации, которую  используют менеджеры, обеспечивается именно внутренними источниками. Информационное обеспечение – это одна из главных  задач специализированных групп  работников. Часто, она включает в  себя такие отделы, как : анализ продаж, экономический анализ, исследование операций, системный и экономический  анализ, а также маркетинговые исследования.

Очень трудно найти такую  проблему, по которой нет хоть какой-то опубликованной информации, потому что  кроме создания специализированных групп в каждой компании практикуется ведение регулярных отчетов линейных руководителей и служащих, например: доклады продавцов по телефону, которые разрабатываются для получения текущей рыночной информации.

Источники, которые именуются  публикуемыми, поставляют различную  информацию по множествам вопросов, относящимся  непосредственно к управлению, например таким, как население, производство, экономические условия, продажи, нормативные  и правовые акты.

Также если другие фирмы  стремятся предоставить свои услуги или продать товары могут сами поставлять полезную информацию организациям ,с которыми они согласовываются  или связываются.

Производитель потребительских  товаров с их помощью может  получить приблизительную смету  продаж нового продукта конкурентов, узнав  с помощью поставщиков упаковки- количество упаковок, приобретенной  конкурентом.

 

 Средства массовой информации и рекламные агентства должны регулярно информировать рекламодателя первый - желая продать "время и место", а второй - как часть своих услуг. Покупатели часто в состоянии получить очень полезную информацию об исполнении товара, упаковки или проблемы с обслуживанием, а также действия конкурентов. Даже конкуренты поставляют друг друга информацией, несмотря на существование строгих законодательных ограничений на виды информации, которые могут использоваться без риска наказания за сговор.

 

Теперь, увеличение доли информации, организации, специализирующиеся на сборе  и анализе информации, предоставляемой  поздно каждому клиенту в виде стандартизированного продукта.

Полезность информации

Информация должна быть ориентирована  на соответствующие уровни управления и целенаправленна на них.

Информация должна быть полезной, а именно удовлетворять пользователей, которые ей воспользуются, этим и  определяется её качество.

 

Полезность информации можно  оценить внутренними и внешними пользователями, предъявляющими  к  ее качеству следующие требования:

1.Уместность и своевременность  информации - способность повлиять  на принятие решения пользователем  и удовлетворить его интересы  в нужный момент или к определенному  сроку.

2.Достоверность информации - гарантия объективности и правдивости  представляемых данных, что предполагает  необходимость указания методов  сбора, учета и обработки информации, чтобы пользователи могли правильно  понимать назначение представляемой  информации и проверить ее.

3. Сопоставимость информации - возможность сравнения показателей с данными по другим фирмам, регионам, государствам, что требует применения определенных стандартов в предоставлении информации; 4.Доступность и понятность информации - представление информации в ясной для понимания форме, чтобы пользователь мог применять ее для принятия решения, не боясь допустить ошибку.

5.Конфиденциальность информации - строгий учет и контроль за  распространением информации среди  внешних пользователей, а также  за ее содержанием и характером.

 

Для рационального решения  проблем, конечно же, необходима именно информация, однако, очень часто  она недоступна или её стоимость  не соответствует возможностями.

В стоимость информации входят фактические издержки, которые, к  примеру, связаны с анализом рынка, использование услуг различных  внешних консультантов, а также  сюда стоит включить само время руководителей.