Общие правила расчетов с подотчетными лицами

Изм.

Лист

№ докум.

Подп.

Дата

Лист

 

 

 

 2

КР. 460200.080502

                                          Содержание

 

Введение……………………………………………………………………………...3

1.Теоретическая часть…………………………………………………………….....4

  1.1 Общие правила расчетов с подотчетными лицами……………………………4

  1.2 Аналитический и синтетический  учет……………………………………….... 7

  1.3 Учет  расчетов с подотчетными лицами  по суммам, выданным на   командировочные  расходы…………………………………………………………...9

  1.4 Учет  представительских расходов……………………………………………...22

  1.5 Учет  административно-хозяйственных расходов…………………………..…25

  2. Практическая часть…………………………………………………………….....28

  2.1 Характеристика  предприятия…………………………………………………...28

  2.2 Счет 71 ««Расчеты с подотчетными лицами» в бухгалтерском учете предприятия……………………………………………………………………….....31

  Заключение…………………………………………………………………………...32

  Список  использованных источников……………………………………………….33

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                        Введение

         В процессе  финансово-хозяйственной деятельности  у организаций возникает потребность  использовать наличные денежные  средства для расчетов с работниками  по командировкам, выдачи им  средств на представительские  цели, для покупки за наличный  расчет товаров в других организациях  или у физических лиц, для  оплаты выполненных работ, оказанных  услуг, а также на иные хозяйственно-операционные  цели. При этом работники организации,  получающие денежные средства  на указанные нужды, для целей  бухгалтерского учета называются  подотчетными лицами.

Особенности этой группы расчетов обусловлены  необходимостью соблюдения довольно жестких  правил наличного денежного обращения, а также своевременного и правильного  документального оформления выдачи денежных средств под отчет и  их последующего списания. Ввиду того что налоговые и иные контролирующие органы обращают особое внимание на расчеты  наличными денежными средствами, вопросы изучения и точного практического  применения порядка отражения в  бухгалтерском и налоговом учете  данных операций имеют исключительно  важное значение.

          Основными  задачами бухгалтерского учета  расчетов с подотчетными лицами  являются:

         1. Своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;

         2. Документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;

          3. Контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно- операционные цели.

         Целью курсовой  работы является ознакомиться  с теорией учета расчетов с  подотчетными лицами, изучить документальное оформление выдачи, использования и возврата подотчетных сумм при ведении расчетов с работниками предприятия, рассмотреть порядок учета расчетов с подотчетными лицами в бюджетной организации.

                                     1.Теоретическая часть

           1.1 Общие  правила расчетов с подотчетными  лицами

        Подотчетными  лицами являются работники предприятия, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие расходы. Список лиц, имеющих право получить в кассе наличные деньги под отчет, должен быть утвержден руководителем предприятия.

Основным  документом, регулирующим наличные денежные расчеты в организациях, является Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный Решением совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40.

Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций предприятия и организации выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, расходы отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций, в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий. При этом организация может выдать под отчет любую сумму, но необходимо иметь в виду, когда подотчетное лицо совершает, например, закупку товаров у сторонней организации, действуя от имени своего предприятия, размер одного платежа не должен превышать предельного размера расчетов наличными деньгами между юридическими лицами в 100 000 руб. (Указание Банка России от 20.06.2007 N 1843-У). Несоблюдение установленного лимита влечет наложение административного штрафа: на должностных лиц - в размере от 4000 до 5000 руб., а на юридических лиц - от 40 000 до 50 000 руб. При выдаче денег под отчет важно учитывать следующие требования:

- выдача  наличных денег под отчет на  расходы, связанные со служебными  командировками, производится в  пределах сумм, причитающихся командированным  лицам на эти цели;

- лица, получившие  наличные деньги под отчет,  обязаны не позднее трех рабочих  дней по истечении срока, на  который они выданы, или со  дня возвращения из командировки  предъявить в бухгалтерию предприятия  отчет об израсходованных суммах  и произвести окончательный расчет  по ним;

- подотчетное  лицо не вправе передавать  полученные под отчет денежные  средства другому работнику;

- выдача  вновь наличных денег под отчет  производится при условии полного  отчета конкретного подотчетного  лица по ранее выданному ему  авансу.

В каждой организации должен быть издан приказ, устанавливающий порядок выдачи и списания подотчетных сумм, в  котором определены:

- перечень  лиц, имеющих право получать  денежные средства под отчет;

- срок, на  который выдаются подотчетные  суммы;

- порядок  представления и утверждения  авансовых отчетов.

Работники организации, имеющие право получать под отчет деньги, должны быть ознакомлены  с данным приказом под подпись.

Кроме того, с работниками, включенными в  список подотчетных лиц организации, работодателю необходимо заключить  договор о полной материальной ответственности. Это следует из ст. 243 ТК РФ, согласно которой материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника при недостаче ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу.

Порядок выдачи и списания подотчетных сумм одновременно может быть отражен  в учетной политике.

Денежные  средства на какие-либо цели выдаются работнику на основании письменного  заявления на имя руководителя организации. Если руководитель считает заявку обоснованной, то он дает распоряжение бухгалтерской  службе о выдаче аванса.

           На  заявлении о выдаче аванса  бухгалтер проставляет статью, на  которую должен быть отнесен  расход, и делает отметку об  отсутствии задолженности за  подотчетным лицом по предыдущему  авансу.

            Все работники предприятия, получающие  деньги под отчет, должны соблюдать  правила работы с наличностью.

            Если надо выдавать деньги  лицу, не указанному в приказе,  можно составить отдельный приказ, где указывают фамилию и должность  сотрудника, срок на который ему  выдана сумма, дата, не позднее  которой он должен сдать авансовый  отчет в бухгалтерию и т.д.

       Наличные денежные  средства выдаются под отчет :

·     на хозяйственные расходы (покупку канцелярских принадлежностей, хозяйственного инвентаря и др.);

·     на командировочные расходы;

·     на представительские расходы.

          В зависимости  от вида расходов при использовании  денежных средств оформляются  и используются различные виды  первичных оправдательных документов.

          Для  учета расчетов с подотчетными  лицами используется счет 71 «Расчеты  с подотчетными лицами». Это  активно-пассивный счет, дебетовое  сальдо по которому означает  задолженность подотчетного лица  перед предприятием, а кредитовое  — перерасход выданных подотчетных  сумм (утвержденный руководителем  и главным бухгалтером), а следовательно, это будет задолженность предприятия перед подотчетным лицом.

 

 

 

 

 

 

 

                          1.2 Аналитический и синтетический учет

           Учет  по расчетам с подотчетными  лицами ведется на счете № 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту -- суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

Таблица 1

Структура 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами»

По дебету	По кредиту
Сальдо начальное по счету 71 - это остаток долга подотчетного лица  на начало периода	Сальдо начальное -это остаток долга подотчетному лицу на начало периода
Оборот по дебету - выдача денег подотчетному лицу	Оборот по кредиту - списание денег с подотчетного лица
Сальдо дебетовое на конец периода - это остаток долга подотчетного лица на конец периода	Сальдо кредитовое на конец периода - это остаток долга подотчетному лицу на конец периода

          Расходы,  оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета  71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и  другие в зависимости от характера  расходов. Возвращенные в кассу  остатки неиспользованных сумм  списывают с подотчетных лиц  в дебет счета 50 «Касса».

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется  по каждой авансовой выдаче.

         Регистром  для учета операций по движению  подотчетных сумм и расчетов  с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7 (Приложение 1) -- комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Следовательно, каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использование средств.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.3 Учет расчетов с  подотчетными лицами по суммам, выданным на командировочные  расходы

            Служебная командировка - это поездка  работника по распоряжению руководителя  на определенный срок для выполнения  служебного поручения вне места  постоянной работы (ст. 166 Трудового  Кодекса, далее - ТК РФ).

            Инструкция не указывает, что  следует считать местом постоянной  работы. На практике местом постоянной  работы считается расположенное  в определенном населенном пункте  предприятие, либо отдельная его  часть, участок, отделение, объект  предприятия, работа в котором  обусловлена трудовым договором.  В тех случаях, когда филиалы,  участки и другие подразделения,  входящие в состав объединения,  предприятия, учреждения, организации  находятся в другой местности,  местом постоянной работы работника  считается то производственное  объединение, работа в котором  обусловлена трудовым договором.

          Не признаются  командировками служебные поездки  работников, постоянная работа которых  протекает в пути или имеет  разъездной характер (ст. 166 ТК РФ).

         Рабочие  и служащие обязаны выполнять  распоряжение руководителя учреждения  или вышестоящего органа о  направлении в командировку. Отказ  от такой поездки считается  нарушением трудовой дисциплины. Уважительными причинами признаются, например, болезнь самого работника,  члена его семьи, нуждающегося  в уходе, обучение без отрыва  от производства и др.

          К договорам  гражданско-правового характера  относятся: договоры подряда,  поручения, комиссии, перевозки,  авторский и иной договор возмездного  оказания услуг (гл. 39 ГК РФ). В  этом случае порядок и условия  возмещения документально подтвержденных  расходов, понесенных работником  в ходе выполнения работы, может  быть определен сторонами в  тексте договора.

К таким расходам могут быть, например, отнесены расходы по проезду и  найму жилья, приобретению материалов и другие.

          Под  служебной командировкой, совершаемой  в установленном порядке, понимаются  также поездки работника, которые  связаны с:

- покупкой материально-производственных  запасов;

- осуществлением работ капитального  характера (выполнением функций  заказчика и т.п.);

- подготовкой и повышением квалификации  работников;

- участием в общих собраниях  акционеров обществ, в которых  организация имеет вклады (акции);

- другими аналогичными нуждами.

           Направление  работников в командировку должно  быть оформлено первичными документами.  Формы этих документов утверждены  постановлением Госкомстата РФ  от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных  форм первичной учетной документации  по учету труда и его оплаты».  К числу таких документов относятся: 

- служебное задание для направления  в командировку и отчет о  его выполнении (форма Т-10а);

- приказ (распоряжения) о направлении  работника в командировку (форма  Т-9 или Т-9а);

- командировочное удостовереие (форма № Т-10).

        Командировочное  удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться  из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован.

          При  направлении работника в командировку  в пределах РФ издание соответствующего  приказа руководителя не является  обязательным (достаточно одного  лишь командировочного удостоверения). Направление в командировку лиц,  работающих по гражданско-правовому  договору лиц, приказом руководителя  не оформляется. Этим лицам  не выдается и командировочное  удостоверение. 

            В случае командирования работника  в страны дальнего зарубежья,  включая прибалтийские государства  - бывшие республики Советского  Союза, оформлять командировочное удостоверение не требуется, но обязательно наличие загранпаспорта.

          Срок  командировки работников определяется  руководителями объединений, предприятий,  учреждений, организаций, однако  он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения  в пути. Такой же срок установлен  для командировок для проведения  ревизий и проверок. Срок командировки  работников в министерства, ведомства  Российской Федерации и в другие  органы государственного управления  не может превышать 5 дней, не  считая времени нахождения в  пути. Продление срока командировки  допускается в исключительных  случаях не более чем на 5 дней  с письменного разрешения руководителя  органа управления, в который  командированы работники.

          Фактическое  время пребывания в месте командировки  определяется по отметкам в  командировочном удостоверении  о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте.

            Днем выезда в командировку  считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого  транспортного средства из места  постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия  указанного транспортного средства  в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника на место постоянной работы.

         Работники  имеют право на возмещение  расходов, связанных со служебной  командировкой. Работодатель обязан  возмещать (ст. 168 ТК РФ):

- расходы по проезду;

- расходы по найму жилого  помещения,

- дополнительные расходы, связанные  с проживанием вне места постоянного  жительства (суточные);

- иные расходы, произведенные  работником с разрешения или  ведома работодателя.

           Порядок  и размеры возмещаемых расходов  определяются коллективным договором  или приказом(распоряжением).

            Расходы по проезду к месту  командировки и обратно к месту  постоянной работы возмещаются  командированному работнику в  следующем размере: 

а) стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным  транспортом общего пользования (кроме  такси);

б) страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте;

в) оплату услуг по предварительной  продаже проездных документов;

г) расходы за пользование в поездах  постельными принадлежностями.

           При  наличии нескольких видов транспорта, связывающих место постоянной  работы и место командировки, администрация может предложить  командированному работнику вид  транспорта, которым ему надлежит  воспользоваться. При отсутствии  такого предложения работник  самостоятельно решает вопрос  о выборе транспорта.

             Расходы по проживанию возмещаются  командированному работнику в  сумме фактически произведенных  затрат. При этом стоимость дополнительных  услуг, включаемых гостиницами  в счет за проживание, в составе  расходов на проживание не  возмещаются, а подлежат оплате  самим командированным за счет  суточных. К таким дополнительным  услугам, в частности, относятся: 

- стоимость завтраков;

- услуги химчистки;

- пользование минибаром и т.п.

        Кроме того, работнику возмещаются расходы  по оплате бронирования места  в гостинице.

Следует обратить внимание, что командированному сотруднику возмещаются все произведенные  им и документально подтвержденные затраты на проживание в полном объеме.

          Суточные  выплачивается командированному  работнику за каждый день нахождения  в командировке, включая выходные  и праздничные дни, а также  дни нахождения в пути, в том  числе за время вынужденной  остановки в пути (Постановление  Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). При расчете суточных следует  учитывать, что днем отъезда  считается день отправления соответствующего  транспортного средства (самолета, поезда и т.п.) из места постоянной  работы командированного, а днем  приезда - день прибытия указанного  транспортного средства на место  постоянной работы.

          Размер  суточных, как говорилось выше, достаточно  оговорить в приказе, распоряжении  руководителя или в коллективном  договоре.

         При командировках  в такую местность, откуда командированный  работник имеет возможность ежедневно  возвращаться к месту своего  постоянного жительства, суточные (надбавки  взамен суточных) не выплачиваются.  Командировка, расположенная недалеко  от места работы и жительства  работника может быть признана  однодневной. Определение такой  командировки производится руководителем  в приказе на основании данных  о дальности расстояния, условиях  транспортного сообщения, характере  выполняемого задания, а также  необходимости создания для работника  условий для отдыха. Командировка  за пределы России также может  быть однодневной, если работник, который выехал за границу,  возвратился в Россию в тот  же день.

         Если командированный  работник по окончании рабочего  дня по своему желанию остается  в месте командировки, то при  предоставлении документов о  найме жилого помещения расходы  по найму ему возмещаются в  размере расходов, установленных  при найме жилого помещения  для командировок на территории  Российской Федерации.

           Командированному  работнику перед отъездом в  командировку должен быть выдан  аванс на оплату командировочных  расходов 

           Основанием  для выдачи аванса является  «Приказ (распоряжение) о направлении  работника в командировку». Его  сумма рассчитывается исходя  из:

- стоимости проезда к месту  командировки и обратно;

- срока нахождения в командировке;

- предполагаемой суммы расходов  на проживание и установленного  размера суточных и других  расходов.

            При составлении сметы учитываются  нормы командировочных расходов, установленные законодательно либо  утвержденные локальным актом  организации. Расчет суммы аванса  или смета должны содержать  все необходимые реквизиты (ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 №  129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

          Аванс,  как правило, выдается наличными  из кассы предприятия. Выдача  наличных денег под отчет производится  только штатным работникам при  условии полного отчета конкретного  лица по ранее выданному любому  авансу (на командировочные, хозяйственные  и другие расходы). Передача выданных  под отчет наличных денег одним  работником другому запрещается. 

           В  течение трех дней после возвращения  из командировки работник обязан  представить в бухгалтерию авансовый  отчет об израсходованных в  связи с командировкой сумах  и произвести окончательный расчет  по ним. 

          К авансовому  отчету прилагаются командировочное  удостоверение, оформленное в  установленном порядке; документы  о найме жилого помещения, документы,  подтверждающие фактические расходы  по проезду, включая плату за  пользование постельными принадлежностями  в поездах и другие документы,  подтверждающие произведенные работником  расходы,

         Для утверждения  и списания израсходованных подотчетных  сумм применяется авансовый отчет  по унифицированной форме №  АО-1.

          Работник  должен представить в качестве  приложения к авансовому отчету  служебное задание с заполненным  и подписанным отчетом о его  выполнении (форма № Т-10а, утвержденная  постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № 26). На оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (билеты на транспорт, счета на проживание, прочие документы, подтверждающие расходы во время командировки) и суммы расходов.

           В  бухгалтерии проверяются законность  и целевое расходование средств,  путем сопоставления данных авансовых  отчетов и приложенных к ним  документов на оплату услуг,  погашение задолженности поставщикам,  приобретение материально-производственных  запасов, наличие оправдательных  документов, подтверждающих произведенные  расходы, правильность их оформления.

            При проверке документов, прилагаемых  к авансовому отчету, устанавливается  наличие обязательных реквизитов  документов, предусмотренных статьей  9.2 Закона о бухгалтерском учете.  Проверенный авансовый отчет  утверждается руководителем или  уполномоченным на это лицом  и принимается к учету. Как  правило, передача отчета на  утверждение осуществляется в  день получения отчета от подотчетного  лица. Ознакомившись с содержанием  отчета, руководитель предприятия  принимает решение об утверждении  величины произведенных расходов.

         Если работник  произвел расходы в валюте  из наличных денежных средств,  выданных ему в валюте, стоимость  расходов пересчитывается в рубли  по курсу ЦБ РФ на дату  утверждения авансового отчета  руководителем.

           Таким  образом, при учете задолженности  подотчетного лица выданные суммы валюты учитываются по курсу ЦБ РФ на день выдачи, при отчете и возврате неиспользованных сумм по курсу на дату утверждения отчета.

Возникающие в бухгалтерском учете  по операциям в иностранной валюте курсовые разницы отражаются в соответствии с пунктом 13 ПБУ 3/2006 как вне реализационные доходы или вне реализационные расходы, которые учитываются на счете 91 «Прочие доходы и расходы». Курсовые разницы фиксируются на авансовом отчете.

           Удержание  из зарплаты работника для  погашения его задолженности  работодателю может производиться  для погашения неизрасходованного  и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой (ст. 137 ТК РФ).