Оптимизация численности персонала организации розничной торговли

Содержание

Введение

В сегодняшней ситуации финансовые затруднения вынуждают работодателей сократить персонал, но прежде, чем пойти на такой шаг, необходимо решить, что это является «более прибыльным» к организации:  отклонить или сохранить.  Сокращение количества в целях работы или повышения производительности сокращения расхода на персонале вынуто на программе и становится фактической проблемой.  В ситуации затяжного кризиса подобные требования были во многих отношениях разумны как чрезмерное число поведений персонала к неблагоразумным расходам. Сегодня в условиях ухудшения демографической ситуации, увеличения дефицита высококвалифицированных специалистов, серьезных изменений трудовой мотивации при новом поколении, сократить проблему оптимизации числа к минимизации, сокращению штатов — не абсолютно правильно. Принимая во внимание его в последние годы вместо понятия «сокращение рабочих мест (штат)» понятие «оптимизация числа работников» скорее широко используется.  Таким образом, предпочтение еще чаще дано «мягким» методам, таким как:

- стимулирование раннего  выхода работников на пенсии (довольно  часто одновременно с сокращением  занятости новых сотрудников);

- стимулирование увольнения  лиц, которые достигли пенсионного  возраста, за счет введения для них специальные привилегии;

- передача работников  к другим бизнес-единицам (во вспомогательных  подразделениях, ремонтных мастерских, и т.д.);

-стимулирование увольнения  отдельных категорий сотрудников  в собственном желании (с платежом  значительного бонуса составляет их), и т.д. 

Повышение квалификации работников и их перераспределения в предприятии также иногда рассматривает как опцион оптимизации числа. Но вычислить эффективность расхода на обучение довольно трудно, чтобы говорить об оптимизации в истинном значении слова не всегда обоснованно.

Работники служб по управлению персоналом, со своей стороны, задачу оптимизации (процесса нахождения наилучшего из множества возможных вариантов решения) численности работников и расходов на содержание персонала зачастую сводят к ее минимизации.

Целью исследования является обоснование теоретического подхода к оптимизации численности персонала организации розничной торговли.

Для достижения поставленной цели были поставлены следующие задачи:

-систематизировать существующие теоретические и методические подходы к оптимизации численного состава персонала;

-оценить информационное обеспечение процесса оптимизации численного состава персонала;

-исследовать компьютерные технологии определения потребности предприятия в рабочей силе.

Объектом исследования является трудовой коллектив организации – ОАО «Казанский хлебозавод № «3» Предмет исследования составляют экономические, организационные и управленческие отношения, возникающие в процесс оптимизации персонала организации.

Теоретико-методологическаяя основа исследования. Работы ученых в поле стратегического управления персоналом, событий и внедрений стратегии персонала сформировали основу исследования. В ходе действий исследования была использована научная и методическая литература по управлению и управлению кадрами, материалам периодических изданий, посвященных вопросам стратегического управления персоналом и процедурами развития стратегии персонала организации, использовалась публикация по материалам научных и практических конференций.

1.Использование методов  математического моделирования  потребностей предприятия в рабочей  силе

Выполнение оптимизации числа персонала компании необходимо рассматривать как отдельный проект, который должен быть запланирован, который должен определить структуру работ, их последовательности, сроков выполнения и ответственный за выполнение каждой задачи. Прежде всего, необходимо выполнить диагностику текущей ситуации в сфере числа персонала и производительности труда.  Необходимо систематизировать и проанализировать число персонала в компании подразделениями, принимая во внимание функции, выполненные разделением и реальной погрузкой (интенсивность и продолжительность работы).  На основе заключений, полученных во время такого анализа, можно предложить меры для оптимизации бизнес-процессов.  Кроме того, полезно размышлять над выполнением обновления оборудования и внедрения усовершенствованных производственных технологий.  Все эти действия позволят показывать непосредственно те рабочие места, которые подвергаются сокращению как лишнее. Таким образом, когда говорят об оптимизации числа персонала, прежде всего подразумевают его сокращение. Но по нашему мнению, более серьезным фактором увеличенного числа персонала является старое оборудование а не самые современные технологии благодаря тому, что это требуется, чтобы содержать ремонт большого количества и обслуживающий персонал. [11, с. 43].

Особенно важно подчеркнуть, что сокращение количества персонала должно иметь место, по крайней мере, без уменьшения в экономической эффективности производства, и это еще лучше – увеличением. Как правило, это достигнуто внедрением нового оборудования и технологии на производстве и оптимизации бизнес-процессов в управленческом персонале. [20, с. 44].

Итак, оптимизация численности персонала – один из методов сокращения издержек бизнеса. Целью существования любого бизнеса является извлечение прибыли для его владельцев в течение достаточно продолжительного периода времени. Из этой прописной истины следует, что владелец бизнеса всегда стремится к увеличению объема выручки и снижению издержек. Таким образом, основная задача любого бизнесмена – это повышение экономической эффективности своего бизнеса, то есть, по сути дела, его рентабельности.

Создан ОАО «Казанский хлебозавод № 3» в 1993. Теперь у предприятия имеется пять производственных цехов, и также экспериментальный сайт на производстве пекарни и пекарни кондитерских муки. Производственный профиль предприятия является пекарней выпуска продукции. Сегодня по загруженности оборудования мы вышли на показатели 1997 года. Уровень оплаты пакета работ и социального пакета, который мы предлагаем работникам различных категорий, довольно привлекателен для нашего города. Эти факторы определяют уровень заработной платы наших работников, и, с другой стороны, сегодня работа производителя стали на внутреннем рынке труда очень.

Цель оптимизации числа организации является достижением набора целей для организации, увеличения общей производительности.  Оптимизация просто также происходит в процессе выбора и наборе персонала, какая цель выдерживала выбрать самых подходящих работников.

Например, во внутреннем анализе персонала отдела кадров, главами отделов и подразделений показало работников, не соответствующих требованиям позиции по любым причинам, тогда отдел кадров ставит вопрос увольнения сотрудника, его замены или передачи к второстепенной должности.

Прежде, чем начать анализ использования рабочих часов, необходимо изучить завершение предприятия необходимым персоналом работников соответствующих особенностей и квалификации.

В анализе особое внимание обращено рабочей силой (персонал) к изучению безопасности с помощью персонала на структуре квалификации и профессионале. Анализ уровня квалификации сделан в сравнении среднего фактического коэффициента работников этого или той специальности к среднему коэффициенту фактически выполненных работ.

Далее составим математическую модель, позволяя устанавливать зависимость между повышением производительности труда, основанной на оптимизации численности персонала (X) и размером дохода ОАО «Казанский хлебозавод № 3»

Для особенности зависимости Y от X, мы вычислим параметры следующих функций: линейный и уравновешенный. А также оценим узость коммуникации с помощью индикаторов корреляции и определения. Посредством F-критерия Фишера мы оценим статистическую надежность результатов моделирования регресса (приложение 1).

Находим уравнение линейной регрессии по методу наименьших квадратов: YxI=a1x+a2 .

Коэффициенты а1, а2 являются решениями системы уравнений:

,

где п =7 число наблюдения.

Мы находим размеры Σх, Σх2, Σу, Σху. С этой целью мы составляем вспомогательную таблицу (см. приложение 2):

Мы находим коэффициенты а1 и а2 пара линейный регресс YxI=a1x+a2 от системы уравнений::

Решим её, например, методом Крамера:

;

.

Получили коэффициенты уравнения линейной регрессии а1=1 и а2=20. Следовательно, уравнение имеет вид: YxI= x + 20.

Находим степенное уравнение регрессии. Оно имеет следующий вид:

, где 

Для этого надо еще добавить в таблицу значения lny и x* lny , рассчитать общую сумму и их среднее значение (см. приложение 3).

0,9274.

При вычислении b1 и b0 получены результаты: b1 = 0,9274; b0 = 1,6134.

Следовательно, степенное уравнение регрессии имеет вид: YxII = 1,6134 x 0,9274.

Изобразим лученные уравнения на графике (см. приложение 4):

Находим дисперсию:

Оценим тесноту связи с помощью показателей корреляции и детерминации (см. приложение 5).

Определяем коэффициент корреляции:

Полученный коэффициент корреляции равен единице, поэтому, между индикаторами X и Y, там очень близкая связь корреляции. Мы находим индекс корреляции R. В линейной модели R=r, поэтому, R=1. Мы находим коэффициент определения: R2 = 12 = 1. Коэффициент определения показывает, что производительный индикатор Y для 100% подвержен изменениям под влиянием фактора X, и для 0% - чтобы измениться под влиянием различных посторонних факторов.

Чтобы найти YcpI, находим сначала : .

Находим YcpI по уравнению YxI= x + 20: YxI = .

Для нахождения составляем вспомогательную таблицу: (см. приложение 6)

Получаем . Находим значение F-критерия Фишера по формуле: .

Это означает, что конфиденциальный интервал для Y не существует (т.е. это предоставлено Y=280 на один пункт). Очевидно, что линейная модель регресса YxI = x + 20 соответствует исходным данным, и связь между индикаторами X и Y можно считать важной (существенный). Давайте выберем лучшее из уравнений YxI = x + 20 и YxII = 1,6134 x 0,9274 по критерию минимума остаточного рассредоточения. С этой целью мы найдем теоретические ценности YxI и YxII на заданных ценностях X, и мы вычислим для каждого остаточного рассредоточения уравнения на формулах: и .

Составим расчётную таблицу (см. приложение 7):

Окончательно находим остаточную дисперсию: и .

Очевидно, что < , поэтому, линейное уравнение регресса YxI = x + 20 описывает взаимосвязь между X и индикаторы Y, чем уравновешенное уравнение YxII = 1,6134 x 0,9274 лучше. Прогноз дохода в течение 4 последующих периодов предоставлен в приложении 8.

Итак, экономически-математическая модель, позволяющая устанавливать зависимость между производительностью труда (X) и размером дохода, на основе известных данных. Во время регрессионного анализа установлено, что линейное уравнение регресса YxI = x + 20 описывает взаимосвязь между X и индикаторы Y лучшим способом. На каждом предприятии существует потребность в определенном количестве персонала, для выполнения функций необходимых для существования и развития организации. Важно заметить, что работник, занимающий определенное место в организации должен соответствовать требованиям, предъявляемым со стороны организации, так и организация должна отвечать потребностям работника.

2.Информационное обеспечение реализации модели

Для оптимизации численности персонала на ОАО «Казанский хлебозавод № 3»« мы выделили следующие основные направления деятельности:

-улучшение качественного  состава персонала за счет  совершенствования методов подбора, расстановки и развития людей;

-совершенствование системы  мотивации персонала, обеспечивающей  оптимальное соотношение расходов  на оплату труда и на предоставление  социального пакета (с учетом степени реализации стоящих перед работниками задач, требований законодательства и ситуации на рынке труда).

В рамках этих направлений деятельности для подготовки мероприятий по минимизации численности персонала на ОАО «Казанский хлебозавод № 3» создана комиссия (рабочая группа), возглавляемая заместителем председателя правления — техническим директором. В комиссию включены специалисты всех дирекций и служб ОАО «Казанский хлебозавод № 3».

На основании всей этой информации, а также с учетом предложений по реструктуризации и реорганизации ОАО «Казанский хлебозавод № 3», по аутсорсингу, по изменению режима работы и др. дирекция по кадрам и социальным вопросам готовит для рабочих групп структурных подразделений задания по оптимизации численности персонала. Помимо этого, она определяет лимиты для составления бюджетов расходов на персонал для структурных подразделений. Предложения рабочих групп структурных подразделений по реализации установленных лимитов рассматриваются общей комиссией.

Целью разработки методики формирования трудовых ресурсов организации ОАО «Казанский хлебозавод № 3» определено создание методического инструмента, позволяющего исследовать начальную стадию воспроизводства трудовых ресурсов организации – формирование трудовых ресурсов – при реализации управленческих процедур, соответствующих организационному аспекту исследования, реализуемому в соответствующих функциональных подсистемах системы управления воспроизводством трудовых ресурсов организации.

Реализация данной цели обеспечивается системой показателей, отражающих  частные индикаторы формирования трудовых ресурсов организации (приложение 0).

Интегральные групповые показатели формирования трудовых ресурсов организации ОАО «Казанский хлебозавод № 3» предложено рассчитывать по формуле степенной средней (т.к. все показатели имеют одинаковую размерность), а обобщающий показатель – по формуле простой средней арифметической.

Формулировка вывода производится на основе шкалы градаций критериального значения обобщающего показателя, выступающей целевым ориентиром при реализации управленческих процедур в области формирования трудовых ресурсов.

Были рассчитаны интегральные групповые показатели (Киi) по каждой из оцениваемых процедур управления:

    - формирование  социально-трудовых отношений на  местном рынке труда: Ки1 = 4Ö 3,91 * 0,21 * 0,45 * 0,19 = 0,515;

- формирование  стратегии и политики управления трудовыми ресурсами:  Ки2 = 4Ö 0,73 * 0,95 * 0,59 * 0,72 = 0,737;

- определение  потребности в трудовых ресурсах, найм работников:             Ки3 = 4Ö 0,80 * 0,67 * 0,63 * 0,38 = 0,599

Обобщающий показатель формирования трудовых ресурсов (Уфтр) ОАО «Казанский хлебозавод № 3»  равен:  Уфтр = (0,515 + 0,737 + 0,599) / 3 = 0,617,

что свидетельствует о промежуточном положении организации между лидерами и аутсайдерами по градациям обобщающего показателя формирования трудовых ресурсов.

При разработке методики оценки качества трудовых ресурсов организации ОАО «Казанский хлебозавод № 3», соответствующей воспроизводственной стадии их использования, предназначенной для реализации управленческих процедур «контроль и оценка результатов использования трудовых ресурсов организации», «отбор и оценка претендентов на трудоустройство», автор исходил из социального аспекта исследования.

Методологическую основу методики составил синтез методов традиционной экспертной оценки качественных характеристик работников и метода определения приоритетов качеств претендентов на занятость.  Это вызвано невозможностью использования универсального набора индикаторов оценки фактических и потенциальных трудовых ресурсов организации, поскольку результаты трудовой деятельности в этой организации в претендентах на занятость не существуют.

Сложный индикатор оценки качества работников (К) объединяет две частных оценки: индикаторы, характеризующие работника, т.е. качеств (ДК) и уровень квалификации (УК); показателей, характеризующих выполняемую работу, т.е. результаты исполнения функциональных обязанностей (ИФ) с учетом уровня сложности выполняемых функций (СФ) для каждой должностной группы работников (специалист, ведущий специалист, главный специалист, начальник отдела):

КО = ДК * УК + ИФ * СФ                               (2.1.1)

На каждой группе признаков индикаторов элементов сложной оценки качеств распределены и количественная градация их размеров, принимающих во внимание, что определенная важность знаков в общей оценке бизнес-качеств, определенных экспертами, установлена.

Оценка качеств претендентов на занятость в методе была выполнена на степени готовности к выполнению функциональных обязательств по вакантным должностям. Индикатор сложной оценки качеств претендентов на занятость предоставлен работой степени бизнеса развития (профессиональный и личный) качества претендентов на занятость и уровень их квалификации.

Методика анализа факторов удовлетворенности работников трудоустройством в организации ОАО «Казанский хлебозавод № 3», соответствующая психологическому аспекту исследования и воспроизводственной стадии развития трудовых ресурсов, предназначена для выявления ключевых факторов удовлетворенности, обладающих признаками «типичности» при их проявлении для работников. Таковыми факторами в методике определены: условия организации трудовой деятельности работников и оплата труда; отношение работников к своей трудовой деятельности в организации; ожидания претендентов от трудоустройства в организацию; востребованность лидерских качеств работников.

Получение исходной информации для оценки факторов проводилось на основе специально разработанной анкеты, состоящей соответственно выделенным факторам из четырех блоков вопросов (по десять вопросов в каждом блоке).

Основными задачами в оптимизации персонала являются совершенствование существующей организационной структуры, а также ликвидация дублирующих и неэффективных функций.

Принципы оптимизации персонала основаны на выполнении ряда стратегических задач, с выработкой ключевых направлений работ.

Так, основными стратегическими задачами по реорганизации структуры можно выделить следующие:

- проведение ревизии функций и задач подразделений, выявление бизнес-процессов, которые не реализуют стратегию, в которых отсутствует необходимость  или которые можно делегировать;

- оптимизация и упрощение бизнес-процессов с целью увеличений производительности труда и уровня заработных плат персонала в компании.

Основные направления работ:

-создание и внедрение механизма делегирования полномочий по оперативному управлению;

-актуализация функций и задач подразделений;

-создание механизма четкого  распределение контроля и ответственности  на всех уровнях руководства;

-оптимизация численности персонала посредством упрощения и оптимизации бизнес-процессов, уменьшения документооборота, нормирования, роста производительности труда, выделения непрофильных бизнесов,  аутсорсинг услуг.

Важными элементами оптимизации численности и качественного состава персонала является обучение и профессиональное развитие персонала, а также разработка корпоративной культуры стратегии, вне зависимости от размера компании.

Поэтому здесь также необходимо обозначить стратегические задачи и основные направления работ для их успешного выполнения. Стратегические задачи в области обучения и профессионального развития персонала таковы:

-создание системы, позволяющей  определить потребности в профессиональном  обучении на основании KPI, стратегических  потребностей компании;

- подготовка руководящих  кадров, способных к быстрому  принятию решений, эффективному оперативному управлению, творческому подходу к работе.

Основные направления работ для реализации этих стратегических задач:

-разработка и проведение программ обучения для руководителей высшего и среднего звена по тематикам (эффективное оперативное управление, тайм-менеджмент, формирование команды / лидерство, управление конфликтами, наставничество (коучинг), финансовый менеджмент (финансы для нефинансистов), управление коллективом и мотивация персонала, ведение переговоров, презентации, публичные выступления), менеджеров по продажам по тематикам (практика продаж (основной курс и продвинутый курсы), агрессивные продажи, ведение переговоров,  эффективные презентации и публичные выступления, наставничество (для старших менеджеров и начальников отделов), управление стрессом, подготовки будущих руководителей (кадрового резерва) по темам: управление персоналом, финансовый менеджмент, экономика предприятия, управление конфликтами, технологии построения команды/ лидерство, подготовки и  повышение квалификации специалистов по насущным проблемам подразделений, новых сотрудников (адаптационный курс);

- регулярное проведение  мастер-классов лучшими специалистами  и руководителями;

-внедрение механизма  оценки обучающих программ;

-разработка методических пособий и курсов для стратегических подразделений (продажи, производственные участки) по ключевым должностям.

Миссия, стратегия и ценности компании не должны идти в разрез с действиями руководства. И здесь есть лишь одна основная стратегическая задача: повышение уровня лояльности персонала, воспитание приверженности компании и желания работать в команде.

Основные направления работ:

-разработка плана мероприятий по повышению лояльности руководителей и специалистов, формированию команды;

-создание единого информационного пространства (регулярное проведение совещаний с руководителями, собраний коллектива, организация e-mail рассылок разъяснений руководства по важнейшим стратегическим и оперативным решениям);

-разработка и внедрение комплекса мер по воспитанию у персонала гордости за компанию (освещение значимых моментов из жизни коллектива в СМИ, корпоративной газете и т.д.).

По нашему мнению, полученные при исследовании результаты вносят определенный вклад в развитие воспроизводственного аспекта теории и методологии управления трудовыми ресурсами организаций ОАО «Казанский хлебозавод № 3», разработку прикладных рекомендаций, обеспечивающих совершенствование методических инструментов и технологий управления.

3.Компьютерные технологии  определения потребностей предприятия в рабочей силе

Внедрение информационных технологий в сферу производства, торговли, банковского дела первоначально развивалось по пути создания доморощенных информационных систем. Термин АСУП (автоматизированная система управления производством), появившийся в 60-е годы был на слуху десятки лет. Однако главная проблема комплексной автоматизации не была решена, но при этом был накоплен опыт разработок подобных систем и подготовлены специалисты, способные решать задачи внедрения информационных технологий в сферу управления бизнесом на современном уровне.

В последние годы информационные технологии проникли практически во все сферы жизни человека и общества, не является исключением и управление персоналом, деятельность кадровых служб предприятий и организаций. Владение информационными технологиями является непременным условием существования и развития организации. В сложном процессе управления крупной организацией руководство обычно выделяет для себя основные стратегические направления. Как правило, по каждому из них для облегчения сбора и сохранения учетной информации создаются отдельные информационные системы.

Для характеристики состояния использования на предприятии трудовых ресурсов и выявления резервов увеличения объема производства и повышения рентабельности работы проанализируем такие показатели, как: экономическую эффективность системы управления персоналом: показатели использования рабочего времени; производительность труда; общая экономическая эффективность затрат на персонал; социальная эффективность: состав и структура персонала; показатели движения кадров.

Также изучили показатели эффективности системы управления персоналом в ОАО «Казанский хлебозавод № 3»  и можно сказать, что на данный момент численность персонала растет и составляет 123 человека. Коэффициенты движения кадров позитивным образом характеризуют состояние кадров ОАО «Казанский хлебозавод № 3» Коэффициент текучести кадров снизился до 0,02, сократились потери рабочего времени и увеличилась продолжительность рабочего дня до 7,97. Производительность труда растет, что обеспечивает ОАО «Казанский хлебозавод № 3» дальнейшее развитие и благоприятные перспективы.

Рассчитав показатели эффективности системы управления трудовыми ресурсами, рассмотрим информационное обеспечение системы управления персоналом на примере ОАО «Казанский хлебозавод № 3».

В своей работе отдел кадров ОАО «Казанский хлебозавод № 3» использует такие интернет – технологии, как корпоративный веб – сайт компании, на котором есть вкладка - информация о вакансиях, где можно узнать требования, предъявляемые к кандидату, условия работы, тип занятости, заработная плата, также есть образец анкеты, которую можно распечатать, заполнить и послать факсом, либо есть возможность заполнить анкету в режиме on-line. Это очень удобно, как для соискателей, не выходя из дома можно отправить свое резюме, так и для работников отдела кадров, так как это избавляет от рутинной, бумажной волокиты.

Еще одной интернет – технологией, используемой в отделе кадров ОАО «Казанский хлебозавод № 3» является электронная почта, которая необходима для обмена электронными письмами с коллегами, между организациями, присылают запросы с Пенсионного фонда. Это очень упрощает процесс работы, делает его быстрее и удобнее, информацию можно получить в считанные секунды.

Также в своей работе отдел кадров в ОАО «Казанский хлебозавод № 3» использует справочно-информационную систему «Консультант Плюс».

Система «Консультант-Плюс» позволяет практически мгновенно осуществлять поиски документов и их фрагменты.

Отличительная особенность – возможность выбора логических условий при формировании запроса. Другие преимущества:

возможность быстрого перехода из одного документа в другой по разветвленной системе перекрестных ссылок;

осуществлять работу в многоканальном режиме просмотра текста документов;

очень просто переносить текст выбранного документа в стандартный редактор Word и работать в нем: редактировать, добавлять новые фрагменты из других документов, а затем сохранять новый текст в необходимой папке.

В системе «Консультант-Плюс» содержатся документы, изданные высшими органами законодательной, исполнительной и судебной власти, а также министерствами и ведомствами. Поэтому здесь можно найти наиболее полную информацию по таким разделам, как гражданское законодательство, законодательство о труде, социальном обеспечении, браке и семье, административных нарушениях.