Организационная структура и SWOT-анализ. Применение теоретической части к работе руководителя ателье

Содержание

Введение………………………………………………………………...................3

Глава 1. Бюджет времени менеджера………………………………………… ...5

1.1.Функции менеджера……………………………………………………5

1.2.Понятие бюджета времени  менеджера………………………………..5

1.3.Причины потери времени менеджера………………………………...6

1.4.Основные методы управления временем (тайм-менеджмент)…………………..…………………………………………………...9

1.5.Мероприятия, помогающие рационализировать использование временного бюджета…………………………………………………………….11

Глава 2. Описание деятельности компании «Иголочка». Организационная структура и SWOT-анализ. Применение теоретической части к работе руководителя ателье……………………………………………………………..18

Заключение…………………………………………………………………….....26

Список использованной литературы………………………………...................27

Введение

В настоящее время общеизвестно высказывание «Время – деньги». Однако, по словам Марка Гобе¹ «Время становится дороже денег». Я согласна с этим высказыванием. Многие специалисты подтверждают  данную истину, говоря, что время – один из важнейших ресурсов, стоящий в организации на одном месте с рабочей силой, сырьем, основными фондами. В отличии от перечисленных, оно имеет одно особенное свойство  - время необратимо. То есть, если сырье и материалы можно купить, то потерянное время вернуть невозможно, невозможно вернуть и упущенные в это время возможности.

Еще одна особенность времени  заключается в том, что каждый человек наделен им поровну.  А именно: 1440 минут или 86400 секунд в день имеется у всех – не больше и не меньше.

Рабочее время большинства  современных руководителей уплотненно до предела, но часто все же  не удается завершать дела вовремя. При этом нередко у руководителя возникает чувство беспомощности перед проблемами и задачами, которые требуют нашего срочного вмешательства. Как правило, постоянная нехватка времени приводит к стрессовому состоянию. Такая ситуация носит массовый характер не только среди руководителей, но и во всем современном обществе. Наверняка каждый может вспомнить хотя бы несколько случаев, когда в один день ему надо было решить массу вопросов, побывать не в одном месте. При этом было сложно решить, в какой очередности лучше всего это сделать. А осознание того, что можно что-то не успеть или же что-то упустить не дает покоя, заставляет переживать. Все это в конечном итоге плохо сказывается на самочувствии, работоспособности и уменьшает вероятность того, что все задуманное на день будет реализовано. Скорее всего каждый из нас сможет вспомнить и массу дел, отложенную «на потом», которые вроде бы и надо сделать, но «все руки никак не доходят».

Данная проблема имеет  большое практическое значение как  для руководителей, так и для  любого человека.

В вышеперечисленных случаях целесообразным решением может стать применение специальных приемов и методов, известных в наше время как «тайм-менеджмент». Само слово «тайм-менеджмент» переводиться с английского языка как «управление временем».

Действительно, все люди имеют одинаковое количество времени. Невозможно как-то повлиять на его количество или скорость течения. А «управление временем» - это по сути название того, что в действительности является управлением самим собой, организацией, людьми с целью ускорения решения проблем, осуществления мероприятий, выполнения работ.

В настоящей работе поставлена цель:

- изучить бюджет времени  менеджера;

- раскрыть возможности рационального использования и экономии бюджета времени менеджера;

- изучить методы структурирования и планирования этого ресурса для осуществления различных функций управления. 

Глава 1. Бюджет времени менеджера

1. Функции менеджера

Менеджмент организации  представляет собой процесс, включающий разнообразные виды управленческой деятельности, которые взаимосвязаны  в целостной системе, нацеленной на достижение конечных результатов. Функция управления отличается специфическими методами, приемами.

Мотивация – процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личных целей или целей организации². Мотивация - совокупность внутренних и внешних движущих сил, которые побуждают человека к деятельности, задают границы и формы этой деятельности, дают ориентацию на достижение целей.

Контроль – процесс, при  котором менеджер определяет, правильны  ли его решения по достижению цели, нуждаются ли они в корректировке. Данная функция не должна быть дорогостоящей  и не должна мешать производству.

Организация. Организовывать  - значит создавать некую структуру. Поскольку работы выполняются людьми, важным аспектом функции организации является определение, кто именно должен выполнять каждое конкретное задание. Менеджер подбирает людей для конкретной работы, делегируя отдельным работникам задания и полномочия или права использовать ресурсы организации.

Планирование. Функция планирования предполагает решение о том, какими должны быть цели организации и что должны делать члены организации, чтобы достичь этих целей. Посредством планирования менеджер стремится установить основные направления деятельности и принятия решений.. Другими словами, планирование - это один из способов, с помощью которого руководитель обеспечивает единое направление деятельности всех членов организации к достижению ее общих целей.

2. Понятие бюджета времени менеджера

Под бюджетом времени менеджера подразумевается система показателей, характеризующая распределение затрат времени (суток, недели, месяца, года) по видам его использования. Изучается путем проведения особых обследований, в процессе которых за определенный промежуток времени и в соответствии с принятой классификацией учитываются затраты времени ( в часах, минутах, затем в процентах к соответствующему фонду времени). В бюджет рабочего времени включают:  время фактической работы, простои и непроизводительные затраты рабочего времени, регламентированные перерывы в работе, прием и сдача смены. Данные бюджета времени позволяют изучать те стороны, которые нельзя исследовать с помощью стоимостных и натуральных показателей. Изучение бюджета времени – один из путей совершенствования методов составления балансов труда, выполняемого в единицах времени. Анализ своего бюджета времени используется менеджером для разработки мер по организации и рационализации своего труда и отдыха.

Можно выделить большое количество различных факторов, приводящих к  потерям времени. Часть из этих факторов являются следствием безграмотных действий руководителя, часть происходят независимо от него, а часть причин связана непосредственно с личностью руководителя. Однако, на большинство из этих причин руководитель имеет возможность повлиять (или хотя бы снизить потери времени, происходящие из-за воздействия этих факторов).

1.3. Причины потерь времени менеджера

1.3.1. Причины потерь времени,  являющиеся следствием неграмотных  действий менеджера

К первой группе отнесем  те факторы, которые возникают по причине нерациональных действий менеджера. К ним относятся бесплановость  работы,  плохо налаженный в организации  обмен информацией, отсутствие четкого  распределения работ по степени  их важности, выполнение задач, с которыми вполне могут справиться подчиненные.

Руководитель должен выявить  эти факторы и попытаться устранить  их каким-либо образом. Рассмотрим эти  факторы.

а) Бесплановость работы является результатом образа жизни не только самого менеджера, но и общего стиля жизни всей организации. Бесплановость работы ведет к постоянным перерывам для различного рода «уточнений», разъяснений, необходимых для дальнейшей работы различных отделов, подразделений и отдельных работников. При этом отвлекаются не только те, кто обращается за информацией, но и те к кому обращаются.

б) Плохо налаженный в  организации обмен информацией. Передавая информацию, любой человек  всегда полностью уверен, что ее получатель полностью осознает и понимает ее смысл. Однако это не всегда происходит именно так. Каждый работник имеет свои рамки восприятия, которые могут легко искажать полученную информацию. Далеко не все современные  менеджеры решили эту задачу для себя и своих сотрудников, введя унифицированную систему приема и передачи информации. Во многих организациях обмен информацией между подразделениями происходит в виде испорченного телефона, часто в процессе неформального общения.

в) Отсутствие четкого распределения  работ по степени их важности.  Это зачастую приводит к тому, что менеджер в первую очередь выполняет работу, которая на самом деле не имеет большого значения. При этом на такую работу расходуется значительная часть времени, необходимая для решения действительно важных проблем.

г) Выполнение задач, с которыми вполне могут справиться подчиненные. Чаще всего менеджер выполняет подобные задачи в случае, если он не доверяет подчиненным, считая, что они не смогут выполнить эту работу так же качественно, как и он сам. Здесь речь идет об отсутствии уверенности в должной  квалификации сотрудников.

1.3.2. Причины, которые не зависят от менеджера

Ко второй группе относят  факторы, которые не зависят от руководителя. Это работа с корреспонденцией, большой  поток рутинных дел, часто срочных, работа над которыми занимает много  времени. Рассмотрим эти факторы.

а) Работа с корреспонденцией. Исследования свидетельствуют,          что 20-30% своего времени руководитель тратит на изучение корреспонденции, просматривая в день до 100 документов, из которых лишь 30 по-настоящему нужны. В деловой переписке объем ненужных сведений доходит до 15-20%.

б) Большой поток рутинных дел, часто срочных, работа над которыми занимает много времени. Примерами  могут служить такие дела, как  оформление помещений, в которых  проводится ремонт, выбор мебели, необходимость  лично проверять различные стороны  деятельности организации. Зачастую это  связано с некомпетентностью  подчиненных или нежелание их брать на себя ответственность.

в) «Воры времени», это  непредвиденные дела, большинство из которых требуют срочного решения и не могут быть перепоручены подчиненным. Все это отнимает много времени и отвлекает от действительно важных дел. К этому фактору относятся: телефонные звонки, проблемы с оборудованием, исправление ошибок, отвлекающие факторы на рабочем месте, т.д.

1.3.3. Причины, непосредственно связанные с личностью менеджера

К третьей группе относятся: постоянная спешка, доработки дома, суетливость. Чтобы снизить влияние этих факторов на бюджет рабочего времени, менеджер должен измениться сам. Иначе они не позволят ему рационально использовать бюджет своего времени. Я думаю, что это серьезная группа факторов. Поэтому, чтобы эффективно управлять своим временем, необходимо сначала измениться самому. А изменить себя – это очень непросто. Рассмотрим перечисленные факторы.

а) Постоянная спешка. В состоянии  постоянной спешки менеджер не успевает сосредотачиваться на той задаче, которую он выполняет в данный момент.

б) Постоянные доработки  дома порождают замкнутый круг, когда  человек не успевает выполнить в рабочее время свои дела и решить все проблемы, в итоге он вынужден решать их дома за счет своего свободного времени, отдыха и личной жизни. Человек не имеет возможность полноценно жить, отдыхать и в результате у него снижается работоспособность, что приводит к недоработкам и снова к необходимости дорабатывать дома. Этот замкнутый круг является следствием неправильно организованного рабочего времени, и разрушить его бывает очень даже тяжело.

в) Суетливость является результатом плохой организации  рабочего дня. Суетливому человеку тяжело выбрать, за какое дело взяться, он часто «мечется» между двумя делами, одинаково срочными и одинаково длительными в решении, он никак не может выбрать, за какое из них взяться, и из-за этого происходит потеря времени.

Для наиболее эффективного и рационального использования  своего времени менеджеру необходима система планирования времени и управления им. Такая система рассматривается в тайм-менеджменте.  Тайм-менеджмент как система управления временем включает в себя ряд элементов, используя которые можно добиться значительного сокращения времени, необходимого для осуществления различных производственных процессов. К этим элементам относятся:

- анализ использования рабочего времени,

- постановка целей, которых хочет достигнуть менеджер,

- планирование рабочего времени,

- выработка методов борьбы с причинами нерационального использования времени.

Анализ использования бюджета времени – это такой процесс, который позволяет выявить нерациональное использование времени менеджером, его причины, а также дает возможность выделить из всех причин основные, которые оказывают наиболее отрицательное воздействие на использование времени.

Постановка целей –  необходимый этап, помогающий ориентироваться  в том, какие методы управления временем следует применять. Планирование –  это такой процесс, в ходе которого составляется список задач, которые  необходимо выполнить за определенный промежуток времени.

1.4. Основные методы управления временем (Тайм-менеджмент)

Для решения проблем, связанных  с более эффективным использованием времени, существует множество методик, имеющих общее название «тайм-менеджмент». Однако, тайм-менеджмент – это не строгая совокупность правил, следуя которым человек сможет максимально рационализировать свой рабочий день и рабочее время своих подчиненных. Тайм- менеджмент – это совокупность общих методов и рекомендаций, и для каждого человека и организации следует подбирать их отдельно, индивидуально. 

1. Анализ использования временного ресурса

 Он поможет менеджеру выявить временные потери. Такой анализ просто необходим, особенно если неизвестно на что расходуется время, сколько его требуется для выполнения тех или иных работ, какие факторы стимулируют и ограничивают работоспособность.

Чтобы адекватно анализировать проблему, нужен достоверный учет времени. Самый эффективный способ учета времени – это ведение записей. Наиболее достоверным является ведение учета времени в ходе работы, так как при учете времени «потом» можно забыть и упустить некоторые детали. В процессе анализа выявляются сильные и слабые стороны используемого временного ресурса. Для этого надо ответить на некоторые вопросы:

-была ли работа необходимой? (если более 10 % рабочего времени  было потрачено не на необходимую  работу, это говорит о проблемах  с определением приоритетов);

-оправданы ли временные  затраты?  (если более 10% рабочего  времени составляли дела, затраты  времени на которые не оправданы,  нужно проанализировать причины,  по которым расход времени  был слишком велик и постараться  учитывать их в будущей работе). 
          - было ли целесообразно выполнение работы? (если более 10% рабочего времени пошло на задачи, выполнение которых было нецелесообразно, значит нужно уделить внимание планированию, организации). 
      - был ли сознательно определен временной интервал для выполнения работы? (если более 10% рабочего времени было потрачено на задачи, временной интервал выполнения которых определялся спонтанно, значит, существуют проблемы с планированием рабочего времени).

В результате анализа выявляются «воры времени», различные ошибки использования бюджета времени. Необходимо определить их причины, выработать методы борьбы с ними, наиболее подходящие для конкретного менеджера.

2. Планирование времени

Основным методом, помогающим эффективно использовать бюджет времени, является планирование. Планирование может быть долгосрочным, среднесрочным  и краткосрочным. Главным преимуществом  планирования является то, что оно  приносит выигрыш во времени. Увеличение временных затрат на планирование в  конечном счете приводит к экономии времени в целом.

Планирование всегда осуществляется исходя из целей. Основой для любого планирования служит долгосрочная цель. На их основе устанавливаются среднесрочные  и краткосрочные цели.

 Сам процесс планирования  заключаются в том, что формулируются  будущие результаты и устанавливаются сроки, которые отводятся для их достижения. Результаты должны соответствовать целям. При этом желательно соблюдать некоторые правила планирования:

- во-первых, следует осуществлять  планирование в письменном виде.

- во-вторых, следует учитывать  результаты предшествовавшего анализа  использования рабочего времени.  В процессе данного анализа  выявляются ошибки, присущие менеджеру  в планировании своего времени  и способы нейтрализации последствий  этих ошибок.

- не следует планировать рабочий день полностью. Следует оставлять незапланированное время для непредвиденных дел.

- следует регулярно пересматривать  планы, так как в виду постоянного  изменения окружающей среды может  оказаться, что некоторые планы  менеджера уже не соответствуют  целям организации. Такие планы  нуждаются в корректировке.

- планы должны быть  реалистичными и согласованными. Они должны согласовываться не  только друг с другом, но и  с планами коллег, подчиненных.

1.5. Мероприятия, помогающие рационализировать использование временного бюджета времени