Организационное и техническое обеспечение работы с документами

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

ПРИАМУРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ ИМЕНИ ШОЛОМ-АЛЕЙХЕМА

 

 

Факультет экономики, управления и права

Специальность 032001 «Документоведение и Документационное обеспечение управления»

Кафедра документоведения и права

 

КУРСОВАЯ  РАБОТА

по дисциплине «Документоведение»

ОРГАНИЗАЦИОННОЕ И ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

 

 

 

 

Студент                                                     _{подпись}                                   К.А. Чернышева

группа  7101                                                                                            

                                                                  ^дата

 

Научный руководитель                                _{подпись}                           Т.Г. Карпенко

к.э.н., доцент

                                                                                                          ^дата

 

 

 

 

Биробиджан 2012

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………………..3

1 ОСНОВЫ ИЗУЧЕНИЯ  ОРГАНИЗАЦИОННОГО И 

ТЕХНИЧЕСКОГО  ОБЕСПЕЧЕНИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ………...5

1.1 Общие требования организационного  обеспечения работы с документами……5

1.2 Организационные формы обеспечения работы с документами……………….…6

1.3 Сущность понятия технического  обеспечения работы с документами…….……8

2 СПЕЦИФИКА ОРГАНИЗАЦИОННОГО  И 

ТЕХНИЧЕСКОГО  ОБЕСПЕЧЕНИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ………...11

2.1 Организация  работы с документами на предприятии……………………………11

2.2 Технические  средства для эффективной работы

 с документами……………………………………………………………….…………19

2.3 Нормативно-правовое  регулирование организации……………………………...26

ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………………….….29

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ…….…..31

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Организационное и техническое снабжение работы с документами составляет основу управления, его результативность в  значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества.

Формирование  работы с документами влияет на особенность  работы аппарата управления, организацию  и культуру труда управленческих работников. Исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, вставление, копирование и передачу. На сегодняшний момент регулирование документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организацию работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения, распространения.

В период рыночных отношений немаловажная роль придается  механизации и автоматизации  делопроизводственных процессов, которые увеличивают эффективность труда работников занятых в управлении.

Актуальность  выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы организационного и технического обеспечения работы с документами в организациях. Разрешение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно вырабатывать информационные ресурсы организаций, гарантировать их эффективное функционирование, а также открыть вход потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и  средств.

Объект  исследования – документ.

Предмет исследования – организационное и техническое обеспечение работы.

Целью написания курсовой работы является проведение анализа организационного и технического обеспечения деятельности организации, а также разработка  внесения рациональных предложений по ее совершенствованию.

Исходя  из этого, выстраивается ряд задач, а именно:

- изучить теоретический  и методический материал по  заявленной теме

- ознакомиться  с организационной структурой;

- ознакомиться  с технической работой документов;

- внести предложения  по автоматизации делопроизводства  и документооборота.

Анализ  изученных источников и литературы. Существует много исследований, которые раскрывают различные аспекты данной темы. Были изучены труды авторитетных специалистов в области документоведения: профессора Т.В. Кузнецовой, доцента Л.В. Санкиной, старшего преподавателя О. В. Мосягиной. Каждый автор показывает ситуацию со своей точки зрения. Это позволяет посмотреть на полученную информацию с различных сторон, что способствует получению более объективного сведения по данному вопросу. Тем не менее, в их работах недостаточно отработан предмет внимания  организационного и технического обеспечения работы с документами в организациях. Но все-таки тема является актуальной и требует изучения организационного и технического снабжения современного офиса, необходимого для его эффективной работы.  Структура курсовой обусловлена логикой исследования, а также его целью и задачами. Курсовая работа состоит из введения, двух глав, имеющих свои подпункты, заключения, списка использованной литературы.

 

 

 

 

1 ОСНОВЫ  ИЗУЧЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИОННОГО И  ТЕХНИЧЕСКОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ РАБОТЫ  С ДОКУМЕНТАМИ

 

1.1 Общие  требования организационного обеспечения  работы с документами

 

В каждой организации решение проблем организационного обеспечения работы с документами возлагается на специализированное структурное подразделение - регулирование делами, общий отдел, канцелярию и др. В данное время служба документационного обеспечения имеет разные названия, например: управление делами, служба делопроизводства, отдел документационного обеспечения управления, общий отдел, канцелярия, секретариат и т.д. При выборе наименования лучше учитывать следующие факторы:

- структуру  подразделения (имеет или не  имеет внутреннюю структуру, если имеет, то сложная она или нет);

- целесообразно,  чтобы наименование  было несложным,  свободно запоминалось и произносилось; 

- существующие  делопроизводственные традиции.

Например, в  Государственной системе документационного  обеспечения управления рекомендуется использовать следующие наименования: 

- секретариат  (приемная, секретариат министра, секретариаты  заместителей министра, секретариат  коллегии, протокольное бюро);

- инспекция  при министре (руководителе ведомства);

- канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, копировально-множительное бюро и др.);

- отдел писем  (жалоб);

- отдел совершенствования  работы с документами и внедрения  технических средств; 

В небольших  организациях служба документационного обеспечения управления, как самостоятельное структурное подразделение, может и не существовать. В этом случае работу с документами выполняет секретарь руководителя или другое назначенное лицо [3].

  Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащенности современными техническими средствами, от учета при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов.

Организационный момент  содержит разработку оптимальной для конкретного управленческого аппарата структуры службы делопроизводства, регламентацию разнообразных и сложных отношений и связей среди подчиненных и соподчиненных структурными подразделениями [13].

Среди организационных проблем, как правило,  выделяют следующие:

• выбор оптимальной  организационной формы работы с  документами;

• создание внутренней организационной структуры службы делопроизводства;

• установление должностного и численного состава  службы делопроизводства;

• регламентация  задач и функций службы делопроизводства в целом, ее структурных подразделений, а также сотрудников службы с  целью определения их статуса  и разграничения функций;

• выбор оптимальной  технологии работы с документами, ее регламентация;

• рациональная корпорация рабочих мест и условий  труда;

• повышение  квалификации сотрудников службы.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что организационное обеспечение  работы с документами формирует  условия для разделения труда  и его специализации, что помогает освободиться от дублирования операций и устанавливать ответственность за выделенные участки работы.

 

1.2 Организационные  формы обеспечения работы с  документами

 

Практика выработала три формы организации работы с документами в любом управленческом аппарате — централизованную, децентрализованную и смешанную.

Централизованная  форма предполагает концентрирование всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения). В этом подразделении выполняется углубленный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в картотеку: принятие и обработка поступающих документов, их фиксирование, контроль над исполнением, информационно-оповестительный процесс, систематика и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив [5].

Объединение отдельных  операций по обработке документов является самой рациональной формой организации делопроизводства, так как позволяет понизить расходы на обработку документов, увеличить организацию труда работников службы делопроизводства за счет специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику, достигнуть  единства организационного и методического руководства документационным обеспечением. Тем не менее, полная централизация работы с документами возможна только в малых учреждениях с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.

Децентрализованная  модель организации документационного  обслуживания представляет собой полное сопоставление централизованной службы. Каждый структурный подраздел одной  организации создает свою собственную  службу для работы с документами, в которой автономно выполняется полный круг операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций и учреждений, устройство которых территориально разобщено (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности структурных подразделений)[11].

Смешанная форма  организации работы с документами  — самая распространенная. При  этом доля операций (чаще всего принятие и переработка поступающих и  отправляемых документов, их фиксирование, контроль за сроками исполнения, производство, копирование, архивное хранение) сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке.

Вариантом смешанной  формы является такая организация  работы с документами, при которой  одна и та же технологическая операция (например, регистрация документов или контроль над их исполнением) проводится для одних массивов документов централизованно (в канцелярии), а для других — децентрализовано (в структурных подразделениях). Чаще всего в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы — по месту их создания. В частности, в бухгалтерии — бухгалтерские документы, в отделе кадров — документы по личному составу и т. д [7].

В любом определенном случае подбор организационной формы  работы с документами остается привилегией  лично службы делопроизводства и  управления учреждения. Заключение данного вопроса соединено с начальной организацией службы делопроизводства.

Исходя из вышесказанного, можно сделать следующий вывод, что в разработке  и организации  службы делопроизводства проблема выбора организационной формы — одна из самых трудных. Действующие государственные нормативно-методические документы не регламентируют форму работы с документами. В зависимости от изменений, которые проистекают в связи с преображениями лично организации, от модернизации технологии обработки документов меняется и ступень централизации и децентрализации работы с документами.

 

1.3 Сущность  понятия технического обеспечения  работы с документами

 

Техническое обеспечение  работы с документами - это совокупность технических средств, через которые  осуществляют сбор, обработку, хранение, преобразование и передачу данных, связанных с объектом документирования.

Базу технического снабжения составляют средства вычислительной техники и, в первую очередь, это - персональный компьютер.

Обычная комбинация компьютера общеизвестна:

· системный блок, состоящий из процессора, оперативной памяти, блока питания, винчестера, других накопителей данных, портов подключения периферийных устройств;

· клавиатура для  ввода информации;

· монитор для  отображения информации;

· мышь для удобства диалога "человек-компьютер".

Техническое снабжение  для работы с документами состоит  из средств вычислительной техники, техники взаимосвязи и оргтехники, в том числе из средств размножения  документации, нанесения на машинные носители графической информации, представления графической информации, административной связи и сигнализации [9].

Работа в  любом офисе требует использования  различного технического оборудования, которое существенно облегчает  и ускоряет трудовой процесс. В связи  с этим каждый работник, в первую очередь, должен иметь четкое представление о компьютерах, системах связи и их разновидностях, печатной и копировально-множительной технике.

  Техническое обеспечение организуется для укрепления в рабочем состоянии и в неизменной готовности к применению всех видов автотранспортной, инженерной и иной техники. Оно содержится в организации и осуществлении технически верного применения, сервиса, ремонта и эвакуации техники [12].

Организационная техника составляет материальную базу прогрессивных систем управления. Слабое использование оргтехники в управлении приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого персонала, к недопустимым задержкам при решении оперативных вопросов, а часто и к неверным их решениям ввиду отсутствия необходимой информации, и к другим отрицательным последствиям.

Классифицирование компьютерных технологий по взаимодействию пользователя технологии с компьютером  бывают пакетные, диалоговые и сетевые. В первом случае пользователь получает только результаты работы технологии, в диалоговых и сетевых он взаимодействует с ней на индивидуальном компьютере или компьютере, подключенном к сети ЭВМ [15].

Современные технические  средства обеспечения управления информационными  ресурсами по своему составу и  функциональным возможностям весьма разнообразны: средства вычислительной техники, средства коммуникационной техники, средства организационной техники.

Компьютерная  техника предназначена, в основном, для реализации комплексных технологий обработки и хранения информации и является базой интеграцией всех современных технических средств обеспечения управления информационными ресурсами.

Коммуникационная  техника предназначена, в основном, для реализации технологий передачи информации и предполагает как автономное функционирование, так и функционирование в комплексе со средствами компьютерной техники [6].

На основе этого  можно сделать вывод, что в  условиях современного бизнеса ни одна фирма, даже самая маленькая, не может  обойтись без компьютера, принтера и другой оргтехники. Безотказная и удобная оргтехника – одно из минимальных условий для успешной деятельности персонала и всей организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 СПЕЦИФИКА  ОРГАНИЗАЦИОННОГО И ТЕХНИЧЕСКОГО  ОБЕСПЕЧЕНИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

 

2.1 Организация  работы с документами на предприятии

 

Организация работы с документами предполагает точное деление функций и вытекающих из них обязанностей среди работников компании. Четкое знание обязанностей увеличивает ответственность любого работника и в то же время ликвидирует резервирование операций при работе с документами. Организация работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

Организация работы с документами требует автоматизации  документооборота в передовых условиях деловитости компаний. Ступень совершенства научно-технической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью снабжения управления компании документированной информацией [8].

Организация работы с документами и общая  инструкция

Организация работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству, в которой необходимо предусмотреть:

-образцы верно  оформленных документов с указанием  имен файлов. При этом на компьютерах  работников должны быть поставлены  шаблоны разных  документов предприятия  с образцами их заполнения;

-номенклатуру (перечень) дел предприятия и порядок  ее составления, утверждения и  пересмотра;

-правила хранения  файлов (на каком компьютере, в  какой папке следует хранить  файлы конкретных документов);

-сроки хранения  документов и файлов;

-распорядок регистрации документов;

-правила работы  с версиями документа, сообразно  которому все файлы с предыдущими  версиями уничтожились бы, и оставался  на сохранение  файл с последним  подписанным (подтвержденным вариантом  документа);

-сроки и порядок  ответственных за выполнение и рассылку документов;

-инструкция  формирования и оформления дел;

-порядок временного  изъятия документов из дел,  когда взамен взятого документа  вставлялась бы карточка-заместитель  с указанием № документа, Ф.И.О.  сотрудника, даты изъятия и срока возврата;

-правила проведения  научно-технической обработки документов  для передачи их на архивное  хранение;

-порядок уничтожения  документов после рассмотрения  описей и актов экспертной  комиссией;

-методическое  управление  работой с документами, уведомление управления компании о состоянии исполнения документов.

Организация работы с документами различных  групп

В документационном обеспечении предприятия можно  отметить 3 категории документов: поступающие (входящие) документы, отправляемые (исходящие) документы и внутренние документы. Организация работы с документами любой категории отличается, поэтому каждая из данных групп имеет собственные индивидуальности обработки и прохождения [8].

Порядок работы с входящими документами

Порядок работы с документами, поступающими на предприятие, включает последующие главные этапы: 
        1) прием (доставку) корреспонденции; 
        2) первичную обработку; 
        3) предварительное рассмотрение; 
        4) регистрацию; 
        5) рассмотрение управлением компании; 
        6) передачу исполнителям; 
        7) выполнение документа; 
        8) возврат на постоянное хранение.

Доставка документов на предприятие исполняется, как  правило, средствами почтовой, курьерской и электрической связи. С помощью  почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. С помощью курьерской  связи осуществляется доставка наиболее важных и ценных отправлений. Телеграммы регистрируются, так же как и письма, после чего сразу передаются на обсуждение управления, а далее на исполнение должностным лицам организации. Текст телефонограммы принимается на специальном бланке или в журнале, после чего немедленно передается должностному лицу, которому она адресована. Факсимильные сообщения и сообщения электронной почты принимаются дежурным сотрудником секретариата и докладываются руководителю предприятия по мере поступления и в зависимости от срочности, содержащейся в сообщениях информации [11].

При поступлении  документов на небумажных носителях  в делопроизводстве предусматривается  лишь сопроводительная документация, а сами носители передаются на машинную отделку в отсутствии вскрытия упаковки. Содержимое документа на носителе обязано  существовать сверено с учетными данными, отмеченными в сопроводительном письме. Документы, адресованные предприятию, предусматриваются и заблаговременно рассматриваются в службе ДОУ. Предоставление документов на последующее обсуждение должно исполняться, как правило, в день их поступления на предприятие. Обсуждение  управлением фирмы поступивших документов включает изучение их содержания и оформление резолюции, отражающих суть принятого руководителем управленческого решения. Документы, которые адресованы на выполнение нескольким должностным лицам, передаются им один за другим. Оригинал документа передается ответственному исполнителю.

Выполнение  документа производится надлежащими  должностными лицами компании в сроки, установленные резолюцией либо вытекающие из содержания и характера документа. Разработанный документ с соответственной отметкой подлежит возврату на постоянное сохранение. О возврате документа в журнале учета делается отметка, после документ заносится в дело в соответствии с утвержденной на предприятии номенклатурой дел. Также с документом в дело помещаются материалы, подтверждающие его исполнение. Перемещение исходящих документов отражается в оперограмме [4].

Порядок работы с  исходящими документами

Порядок работы с документами, отправляемыми за пределы офиса, включает последующие главные рубежи: 
       1) регистрация; 
       2) специальное оформление почтовых реквизитов; 
       3) конвертование (упаковка); 
       4) сортировка; 
       5) отправка; 
       6) размещение контрольного экземпляра в дело.

Документ, приготовленный  для отправки, сдается ответственным исполнителем в делопроизводство в целиком оформленном виде и не меньше чем в двух экземплярах. На первой странице документа, подлежащего отправке, проставляется регистрационный штамп. После данного сообщения о документе вносятся в журнал учета. Оформление почтовых реквизитов на конверте исполняется в согласовании со сведениями, предоставленными ответственным исполнителем документа. Конверты также обеспечиваются необходимым числом знаков почтовой оплаты [5].

Письма подлежат отправке в конвертах установленного эталона. Бандероли и посылки отправляются в упаковке, обеспечивающей сохранность  вложения до момента их получения  адресатом. Бумаги, приготовленные к  отправке в течение дня, подлежат сортировке: доля из них отправляется обычным порядком с помощью установки связи, а особо значимые и срочные направляются адресатам с курьерам. Передача за пределы предприятия информации в виде телеграмм, телетайп грамм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений осуществляется с помощью средств электрической связи.

Порядок работы с  внутренними документами

Порядок работы с внутренними документами офиса  охватывает следующие главные этапы: 
      1) получение постановления на подготовку (исследование и оформление) документа; 
      2) разработку материалов, которые относятся к вопросу, освещаемому в документе; 
      3) формирование проекта документа (набор текста и печать),

4) взаимодействие  плана документа (при надобности  — исправление сообразно итогам согласования); 
      5) представление документа к утверждению; 
      6) поставка документа должностным лицам офиса для руководства в повседневной работе 
      7) передача на регистрацию;

8) размещение в дело.

Из постановления  на подготовку акта главному исполнителю  должно быть ясно, в каком виде и к какому сроку надлежит создать и оформить план документа, с кем согласовать, кому доставить на подпись. В отдельных вариантах устанавливается состав документов, нужных для подготовки проекта, порядок их получения и применения в работе [3].

При исследованиях, которые  были использованы, по вопросу, освещаемому  в документе, ответственный исполнитель  обычно использует:

     1) нормативно-правовые акты и организационно - распорядительные документы по данному вопросу; 
    2) документы служебной переписки; 
    3) справочные бумаги (служебные записки, акты, доклады и пр.).

В необходимых  ситуациях результаты изучения документов отражаются в рабочих записях  и выписках. На основании указанных  записей формируется черновик документа. Исправленный вариант черновика  оформляется в соответствии с принятыми в офисе требованиями, после этого распечатывается не меньше чем в двух экземплярах. Готовый экземпляр документа подшивается в дело. Копия утвержденного документа в обязательном порядке передается должностному лицу, осуществлявшее подготовку соответствующего проекта. Другие  экземпляры документа выдаются под роспись должностным лицам  предприятия для руководства в практической работе. По надобности документ возвращается в делопроизводство с отметкой о приеме. По истечении сроков постоянного хранения указанные документы передаются в архив или уничтожаются в установленном порядке [9].

Регистрация документов

Регистрация документов –  важный шаг работы с документами  и ориентируется как «запись  учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения».

Задачи регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в регистрационные  формы вносятся главные сведения о документах, создается база данных всех зарегистрированных документах. В процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам Компании, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля над исполнением документов.

Правила организации регистрации описаны в Государственной системе документационного обеспечения управления и Типовой инструкции по делопроизводству. В обоих документах регистрация рассматривается, прежде всего, как поисковая система по документам организации и поэтому здесь же описывается и порядок организации традиционных и автоматизированных картотек по всему массиву документов организации [14].