Организационное взаимодействие и взаимосвязи таможенных органов

Содержание

Введение

В условиях становления  цивилизованных рыночных отношений  в нашей стране перед государственными службами стоит задача создания целостной, эффективной и гибкой системы  управления, опирающейся, в первую очередь, на экономические, рыночные инструменты при должном использовании организационных воздействий. Процессы глобализации, развития экономических связей, информатизация важнейших аспектов жизни людей и другие реалии современности приводят к усложнению ориентации не только коммерческих фирм, но и государственных служб, что предполагает, с одной стороны, возрастание роли управления ими, а с другой — качественные изменения во всей структуре и методах управления.

Поэтому проблема эффективного управления является одной из наиболее актуальных и практически значимых проблем в комплексе взаимосвязанных аспектов развития таможенной службы.

Практика показывает, что управление без специальных управленческих знаний иногда приводит в таможенных органах к существенным просчетам в оперативно-служебной деятельности, наносит определенный вред в деле обеспечения экономической безопасности Российской Федерации и защиты ее экономических интересов.

Специфика управленческой деятельности в таможенных органах  предопределена строгой системой взаимосвязанных и взаимообусловленных элементов, базирующихся на общей цели функционирования и едином законодательстве, и объединенных общностью задач, функций и методов.

Таким образом, актуальность работы определена тем, что в процессе осуществления своей деятельности, для достижения поставленных задач таможенным органам необходимо продолжать совершенствовать взаимодействие и взаимосвязь в организационной системе, устраняя ошибки и недостатки.

Цель работы – исследовать и проанализировать организационное взаимодействие и взаимосвязь в таможенных органах.

Исходя из цели, были поставлены следующие задачи:

1. Изучить теоретические основы организационного взаимодействия в системе таможенных органов;
2. Проанализировать системы взаимодействий и взаимосвязи таможенных органов;
3. Определить проблемы взаимодействия и организационных отношений и пути их решения в системе таможенных органов.

Объектом изучения была выбрана система таможенных органов  Российской Федерации.

1. Теоретические основы организационного взаимодействия в системе таможенных органов.

1. «Организация» как важнейшая функция системы управления по достижению целей организации

Эффективная деятельность любой системы, включающей человеческий фактор в виде отдельных исполнителей или групп людей, возможна лишь при наличии определенного организующего начала, направляющего и регулирующего активность этого компонента системы, управляющего им. Системы управления в таможенных органах имеют своей главной целью достижение единодействия всех сотрудников таможенных органов.

Практика показывает, что управление без специальных управленческих знаний иногда приводит в таможенных органах к существенным просчетам в оперативно-служебной деятельности, наносит определенный вред в деле обеспечения экономической безопасности Российской Федерации и защиты ее экономических интересов[2].

Система должна работать в одном направлении и обеспечивать решение поставленных перед ней  задач. Для этого требуется четкое управление внутри нее. Для того чтобы оптимально организовать выполнение задач и функций, возложенных на таможенные органы Российской Федерации, необходимо знание основных теоретических положений, раскрывающих сущность и содержание управления.

Что же такое управление? В литературе имеется множество  определений понятия "управление", в том числе социально-экономическими системами, к которым относится и система таможенных органов. Обобщая различные формулировки с учетом признаков, присущих управлению в таможенных органах, ему можно дать следующее определение.

Управление — это непрерывный информационный процесс воздействия на сотрудников таможенных органов, обеспечивающий их целенаправленное поведение при изменяющихся внешних и внутренних условиях, путем принятия и реализации управленческих решений.

Для формирования и реализации управляющего воздействия необходимо наличие субъекта управления (управляющей системы, подсистемы), объекта управления (управляемой системы, подсистемы) и определенным образом организованных прямых и обратных связей между ними.

В совокупности субъект управления, объект управления и взаимосвязи между ними образуют систему управления в таможенных органах[3].

К субъектам управления в таможенных органах относятся все руководители, имеющие полномочия принимать управленческие решения, давать поручения подчиненным сотрудникам и коллективам и требовать их выполнения, т. е. все элементы и подсистемы таможенного поста, таможни, регионального таможенного управления и ФТС России, осуществляющие целенаправленное воздействие.

В качестве объектов управления в таможенных органах выступают исполнители решений, приказов, поручений управляющей подсистемы, специалисты таможенного дела, таможенные коллективы, организационные структуры, технологические таможенные процедуры, все виды деятельности по осуществлению функций, возложенных на таможенные органы, ресурсы таможенной деятельности и др[5].

Для уяснения вопроса  о субъекте и объекте управления важно понять, что управление как структура в таможенных органах носит ступенчатый, иерархический характер и что различные уровни управления в таможенной системе одновременно выступают и как субъекты, и как объекты управления. Каждой ступени или уровню управления соответствует свой субъект и объект управления. Поэтому объект управления в единой системе таможенных органов следует рассматривать как субъект последующих управленческих и исполнительских действий. Соответственно, и управление как вид деятельности в такой структуре имеет и распорядительную, и исполнительную сторону.

Существенную роль в  системе управления играют взаимосвязи и взаимоотношения между субъектом и объектом управления, зависящие от организационной структуры управления, других факторов.

Система управления в  таможенных органах состоит из следующих  компонентов: механизма управления, структуры управления, процесса управления и механизма совершенствования системы управления. Механизм управления составляют: законы, принципы, цели, методы и функции управления. Структура управления включает: органы управления, кадры управления и технические средства управления.

Задачи выработки цели, моделирования будущей деятельности по достижению цели, ее программирования реализуются выполнением таких управленческих работ как: определение цели управления; выявление проблемы, мешающей достижению цели; выработка и принятие управленческих решений на достижение поставленной цели; разработка организационного плана реализации принятого решения; согласование разработанного плана; утверждение его старшим начальником. Качество, обоснованность решений и планов в значительной степени определяют конечные результаты управления[6].

Сам по себе готовый и утвержденный план еще не свидетельствует о том, что он будет выполнен. Для этого нужны соответствующие условия — их создает эти условия функция управления — организация.

Под организацией понимается основная функция управления, посредством реализации которой и создаются условия для выполнения разработанных в процессе планирования планов.

Сущность этой функции  состоит в создании системы сил  и средств, установлении необходимых  связей и отношений между исполнителями, в определении рациональных форм и методов их деятельности.

В процессе реализации данной функции субъектом управления создаются условия, необходимые для успешного проведения в жизнь принятых решений, в том числе утвержденных планов

Функция управления "организация" в таможенных органах реализуется посредством выполнения таких управленческих работ (операций) как постановка задач по выполнению решений и разработанных планов; организация взаимодействия; подготовка исполнителей, включающая их обучение, а также проведение других мероприятий по всестороннему обеспечению выполнения планов.

Понятие «организация»  означает процесс объединения людей, совместно реализующих поставленные цели и действующих на основе определенных правил и процедур. Таможенная организация представляет собой коллектив людей, объединенных общими целями, работой и интересами; интегрирование людей со своей специфической организационной структурой и строгой иерархией; сложную и разветвленную организационную структуру как вид особой системы[7].

Таможенные  организации в структурном и  функциональном отношении образуют единую целостную систему, которая строится с учетом тех же принципов, что и все таможенное дело. Однако система таможенных организаций имеет свои особенности, свою целенаправленность и целесообразность. Последние проявляются в структуре таможенных организаций, определяющих специфику отношений, координации и субординации между ними и внутреннюю организацию таможенной системы в целом.

2. Организационное взаимодействие и взаимосвязи в системе таможенных органов

Специфика управленческой деятельности в таможенных органах  предопределена строгой системой взаимосвязанных  и взаимообусловленных элементов, базирующихся на общей цели функционирования и едином законодательстве, и объединенных общностью задач, функций и методов.

Каждый таможенный орган взаимосвязан с другими  вышестоящими и нижестоящими органами системы, функционирует в тесном взаимодействии с другими звеньями и способен выполнять свои функции  и полномочия.

В целях организации эффективности управления системой в целом и ее отдельными элементами (составными частями, подсистемами), она должна быть структурирована. То есть для формирования и реализации руководящего (управляющего) воздействия непременным условием должно быть наличие субъекта управления (руководитель, управленец, начальник) и объекта управления (управляемого, подчиненного), а также канала передачи управляющего воздействия и канала получения информации о результатах этого воздействия на объект управления[4].

Управление в таможенных органах как структура носит ступенчатый, иерархический, субординационный характер

Таможенные  органы России в своей совокупности составляют единую систему таможенных органов, в основе которой лежат  системообразующие факторы, придающие  совокупности таможенных органов РФ черты определенной целостности, единства элементов. Все эти системообразующие факторы в совокупности обуславливают существование взаимных связей между всеми элементами, входящими в состав таможенных органов РФ. При наличии этих факторов система проявляет свою целостность, именно они обеспечивают данную совокупность органов определяющим признаком - системы органов, хотя их роль и значение для каждого различны.

Таможенные органы составляют единую федеральную централизованную систему, в которую входят:

1) Федеральная таможенная  служба РФ;

2) региональные таможенные  управления;

3) таможни;

4) таможенные посты.

В таможенную систему  входят также учреждения, подведомственные непосредственно ФТС (таможенные лаборатории, учебные заведения, вычислительные центры и др.). В ведении ФТС  могут находиться государственные унитарные предприятия, деятельность которых способствует решению задач, возложенных на таможенные органы[1].

Все звенья системы являются федеральными и не подчиняются органам  государственной власти субъектов  Федерации, органам местного самоуправления и общественным объединениям.

Различные уровни управления одновременно выступают  и как субъекты и как объекты  управления, например, ФТС России –  субъект управления для регионального  таможенного управления и объект для Поавительства РФ; РТУ – объект управления для ФТС и субъект управления для таможни.Этот ряд можно продолжить. Поэтому управление в таможенных органах выполняет как исполнительную, так и распорядительную функции.

Рассматривая таможенное дело как объект управления, нужно говорить о том, что для более четкого обозначения объекта управления необходимо выделение составляющих его элементов и определение его как совокупность этих элементов.

Однако, говоря о субъекте управления в таможенном деле, необходимо отметить следующую  особенность. ТК ТС относит функцию по общему руководству таможенным делом к компетенции Правительства РФ. Таким образом, по сути дела, мы выделяем второй субъект управления[8].

Как правило, в менеджменте при рассмотрении управленческих взаимоотношений выделяют только один субъект управления, в частности на основе принципа единоначалия. В нашем же случае в наличии два субъекта управления. Такое положение не исключается в науке об управлении. Причем возможны различные варианты взаимодействия субъектов управления. Один из них предусматривает субординационные взаимоотношения.

В нашем случае имеет место субординационное взаимодействие в отношениях управления, то есть ФТС  России имеет подчиненное положение  по отношению к Правительству.

Итак, упомянутая двусубъектность управленческих отношений проистекает из особенностей государственного управления. Если рассматривать этот вопрос шире, то необходимо отметить, что в соответствии с Конституцией РФ государственная власть подразделяется на три ветви: исполнительную, законодательную и судебную. Помимо этих ветвей предусмотрен такой орган управления как Президент РФ. То есть, по сути, подчинение ФТС России Правительству продиктовано необходимостью отнесения таможенной службы к одной из ветвей власти и указывает на место таможенных органов в системе государственного управления[9].

Целесообразным представляется рассматривать отношения управления не применительно к таможенному делу, как объекту в целом, но к отдельным его элементам. Поскольку, каждый элемент представляет собой обособленную систему взаимоотношений, то и принципы и методы управления могут несколько различаться. Кроме того, большинство отношений управления подразумевает наличие в объекте управления субъектности, то есть, по сути, присутствия некоторого лица или группы лиц. Таким образом, наиболее полно основные методы и принципы управления, раскроются на примере управления таможенными органами.

Об управленческом взаимодействии можно говорить как  о реально существующем только в  случае, если объект управления выполняет  команды субъекта управления. Для того, чтобы это выполнялось, необходимо, во-первых, наличие у субъекта управления потребности и возможности управлять объектом управления, и во-вторых, наличие у объекта управления готовности и возможности эти команды выполнять.

Не смотря на то, что таможенное дело представляет собой не столько единый цельный объект, сколько некоторую совокупность элементов, за выполнение управляющих команд в рассматриваемом объекте ответственный только один элемент - таможенные органы. Остальные составляющие таможенного дела, с точки зрения управления, являются процедурами, при которых таможенные органы состоят передаточным и управляющим элементом. То есть, только таможенные органы имеют возможность выполнять управляющие команды. Потребность же субъекта в управлении объектом проявляется в том, что таможенное дело позволяет обеспечивать ряд жизненно важных функций государства, таких как наполнение бюджета, обеспечение безопасности государства и населения[5].

Часто условия  осуществления управления сводятся только к условиям осуществления управленческой деятельности субъектом управления. Такой подход в силу того, что вместо диалектического единства субъекта и объекта управления рассматривается одностороннее воздействие субъекта управления на объект, приводит к неверным выводам по поводу сущности и природы возможности осуществления управления. Подмена диалектической взаимосвязи субъекта и объекта управления их субординационным расположением и, как следствие этого, только функциональный взгляд на управление оставляют за пределами границ рассмотрения движущее начало управления. Этим началом является противоречие между управляющим и управляемым субъектами, порождающее, с одной стороны, необходимость управления, и разрешаемое, с другой стороны, в процессе осуществления управления. Поэтому, сколько бы полно ни учитывались возможности и готовность объекта управления выполнять управленческие команды, в том случае, если они рассматриваются только как основа для поиска и выработки наиболее эффективных управленческих воздействий, оценка возможностей осуществления управления будет носить односторонний характер, а следовательно, она будет неадекватной реальным возможностям осуществления управления. То есть, смотреть на управление с позиций субъекта управления, того, как он воздействует на объект управления неверно. Нужно смотреть с позиций взаимодействия субъектов.

В таможенном деле взаимодействие субъектов осуществляется на уровне Правительство - ФТС России и ФТС России - участники ВЭД. Отношения  Правительство - ФТС России отражают непосредственную взаимосвязь объекта и субъекта управления. Участники ВЭД же не являются субъектом управления, как таковые. Однако они являются представителями среды, в которой осуществляется таможенное дело и на которую оно нацелено. То есть, вышеупомянутое противоречие представляет собой не только отклонения управляемого объекта от параметров функционирования, но и ожидания объекта управления в отношении своих действий, и является следствием взаимодействия объекта управления со средой[3].

Отношения управления не являются изначальными отношениями, а базируются на более глубинных отношениях, таких как экономические или морально-этические. Можно выделить несколько различных видов отношений управления в зависимости от того, какие изначальные отношения преимущественно лежат в их основе. Естественно, в реальной практике отношения управления имеют комплексный характер, однако применительно к определенным уровням и объектам управления наблюдается доминирование отдельных видов отношений управления. Наблюдается также и смена во времени взаимных позиций отношений управления различных видов.

Применительно к таможенному делу также невозможно выделить явный доминирующий вид  отношений управления. Исторически  в основе лежали экономические отношения. Однако со временем данный вид отношений отодвигался на второй план, на первый же выходили административные отношения. Кроме того, поскольку таможенное дело представляет на сегодняшний день достаточно сложно организованный объект управления, имеющий перед собой множество целей и задач и охватывающий достаточно широкую сферу деятельности государства и общества, отношения управления также имеют различный характер. Тем не менее, на наш взгляд, наиболее весомыми в настоящее время являются административные и экономические отношения.

Таким образом, можно отметить, что таможенное дело как объект управления представляет собой сложно организованный объект состоящий из ряда элементов. При  этом один из элементов - таможенные органы - являются в свою очередь субъектом  управления. Наряду с таможенными органами субъектом управления является Правительство РФ. Такие взаимоотношения между субъектом и объектом управления проистекают из особенностей государственного управления. Как следствие - другая особенность взаимоотношений управления - два уровня взаимосвязи. В отношениях же управления основную роль играют экономические и административные[6].

Итак, рассмотрев основные понятия в области управления таможенным делом, очевидно, что принципы управления, являясь объективным отражением закономерностей функционирования некоторой системы, задают своего рода структуру или рамки управления ею, в то время как принципы указывают на то, каким способом данная структура будет реализовываться.

2. Анализ системы взаимодействий и взаимосвязи таможенных органов.

1. Организационная структура таможенного органа

Под организационной  структурой управления понимают упорядоченную  совокупность элементов иерархической  системы управления и их взаимоотношений  друг с другом, обеспечивающих развитие этих элементов как единого целого.

Описание видов  организационных структур управления в таможенных органах, во-первых, основываются на базе системно-описательной матрицы  таможенного дела (экономика, право, организация, психология), а во-вторых, включают в себя различные управленческие подразделения, способные, качественно выполнять определенные функции, взаимодействие между ними и внешней средой в ходе функционирования всей таможенной системы[4].

Ключевой целью  в построении структуры управления является четкая дифференциация задач  и функций между различными управленческими подразделениями при соблюдении основных процессов управления в таможенной системе. Эта цель достигается путем организации таможенных структур управления в соответствии с описательно-познавательной матрицей таможенного дела. Наглядно это видно на уровне основной ячейки (элемента) таможенной системы — таможни. В таблице 1 представлена схема построения организационной структуры управления таможни на базе описательно-познавательной.

Таблица 1

Схема построения организационной структуры управления на базе описательно-познавательной матрицы таможенного дела

Если в организации (службе, системе органов и т.п.) наблюдаются только линейные взаимоотношения, то организационная структура управления в ней называется линейной. Линейная структура основана на строгой подчиненности нижестоящего уровня управления вышестоящему. Все функции управления таможенным органом сосредоточены в одних руках — начальника таможенного органа. Ее достоинство - в однозначности управленческого воздействия и жесткой формализации решений. Здесь не может быть различных толкований приказов, распоряжений и указаний. Отношения между соподчиненными звеньями просты. При линейной структуре управления соблюдается принцип единоначалия, полной ответственности руководителей за результаты работы подчиненных. Она также практически исключает получение исполнителями противоречивых и не увязанных между собой заданий и распоряжений.

Если на линейные взаимоотношения накладываются  функциональные, то организационная  структура управления в такой  организации называется линейно-функциональной или просто функциональной[4].

Основу линейно-функциональной структуры составляет вертикальный принцип построения и специализация управленческих подразделений по функциональным подсистемам таможенного органа. Линейность в данной структуре означает, что каждый подчиненный имеет начальника, а каждый начальник имеет несколько подчиненных. Функциональное управление осуществляется совокупностью подразделений, специализированных на выполнении конкретных видов работ, необходимых для принятия решений в системе линейного управления.

Функциональное управление существует наряду с линейным, что  создает двойное подчинение для исполнителей: линейное подчинение (например, начальник отдела статистики таможни линейно подчиняется заместителю начальника таможни по экономике, начальнику таможни и т.д.) и функциональное подчинение (тот же самый начальник отдела таможенной статистики таможни функционально подчиняется начальнику соответствующего отдела статистики РТУ и начальнику Управления таможенной статистики и анализа ФТС, т.е. находится в подчинении непосредственного руководства таможни и своей функциональной системы, находящейся в вышестоящем таможенном органе)[4].

Таким образом, в каждой подсистеме формируется иерархия таможенных служб, проходящая сверху донизу. Результаты работы любого подразделения, службы аппарата управления оцениваются показателями, характеризующими реализацию ими своих целей и задач.

Линейно-функциональная структура широко применяется в  таможенных органах. На рисунке 1 приведена  схема линейно-функциональной структуры  управления в таможенных органах.

Рис. 1. Схема линейно-функциональной структуры управления в таможенных органах

Таким образом, линейно-функциональная структура  включает в себя специальные службы, подразделения при линейных руководителях, которые помогают выполнять поставленные перед ними цели и задачи[4].

Функциональная организационная  структура управления требует создания специальных подразделений для  выполнения определенных функций на всех уровнях управления. Функциональная специализация аппарата управления, а именно ей в последнее время  начинают уделять все большее понимание в таможенных органах, повышает эффективность его деятельности. Вместо универсальных руководителей, которые должны разбираться в особенностях всех функций управления, появляется штат специалистов, имеющих высокую компетентность в своей области и отвечающих за определенное направление деятельности. Так появляются функциональные службы, к которым в таможенных органах можно отнести Управление кадров и учебных заведений ФТС РФ, отделы кадров и отделы подготовки кадров таможенных органов, финансовые службы, службы по борьбе с таможенными правонарушениями, службы материально-технического снабжения и др. В этих условиях приобретает важное значение функция управления деятельностью руководителей служб, т.е. организация межфункциональной координации управленческой деятельности.

Аналогично при создании в рамках линейной структуры управления института помощников и советников, которые готовят соответствующие  рекомендации руководителю, организационная  структура управления получает название линейно-штабной[4].

Основу линейно-штабной  структуры управления составляет принцип функционального разделения управленческого труда с использованием штабных (аппаратных) служб разных уровней. Создание линейно-штабных структур есть первый шаг к функциональной специализации в управлении.

На рисунке 2приведена условная схема линейно-штабной структуры управления таможенных органов России.

Рис. 2. Линейно-штабная структура управления в таможенных органах

Перечисленных выше организационных структур управления в чистом виде не бывает. Как правило, в управлении преобладает комбинированная (смешанная) структура. Подобная комбинированная структура составляет основу построения управления всей таможенной службой РФ.

В последние годы в управлении стали все чаще применяться так называемые органические структуры, среди них наибольшее распространение получили программно-целевые, проектные и матричные.