Организационное проектирование: сущность, современные подходы и методы

ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение……………………………………………………………………………...3

Глава 1. Понятие и сущность организационного проектирования

1.1 Сущность организационного  проектирования………………………….5

1.2 Подходы к организационному  проектированию………………………..6

1.3 Значение и задачи  организационного проектирования………………...9

1.4 Этапы организационного проектирования…………………………….10

Глава 2. Практические основы организационного проектирования

2.1 Разработка организационного проекта создания группы организаций…………………………………………………………………..26

2.2 Предварительное согласование и утверждение подготовленного организационного проекта………………………………………………….27

2.3 Непосредственное создание группы организаций…………………….29

Заключение………………………………………………………………………….31

Список использованных источников……………………………………………...35

Введение

Актуальность темы. Научно обоснованное формирование организационных структур управления — актуальная задача современного этапа адаптации хозяйствующих субъектов к рыночной экономике. В новых условиях необходимо широко использовать принципы и методы проектирования организации управления на основе системного подхода.

Без развития методов проектирования структур управления затрудняются совершенствование управления и повышение эффективности производства в силу ряда причин: в новых условиях в целом ряде случаев нельзя оперировать старыми организационными формами, которые не удовлетворяют требованиям рыночных отношений, создают опасность деформации самих задач управления; в сферу хозяйственного управления невозможно переносить закономерности управления техническими системами. Комплексный подход к совершенствованию организационного механизма во многом был подменен внедрением и использованием автоматизированных систем управления (АСУ) — работой исключительно важной, но не единственной в развитии управления на всех уровнях. Создание автоматизированных систем управления нередко ведется в отрыве от улучшения структуры управления, недостаточно связано с организационными факторами; создание структуры должно опираться не только на опыт, аналогию, привычные схемы и, наконец, интуицию, но и на научные методы организационного проектирования; проектирование сложнейшего механизма — механизма управления — должно возлагаться на специалистов, владеющих методологией формирования организационных систем.

Разработанность. Организационное проектирование достаточно широко рассмотрено в литературе. Данную тему изучают такие российские ученые как: Т.А. Акимова, В.Г. Алиева, Б.З. Мильнер, М.Г. Миронов, В.И. Подлесных, С.В. Рогожин, Т.В.Рогожина, В.Н. Родионова, Э.А. Смирнов, В.Л. Семиков, О.Г.Туровец и др.

Цель данной курсовой работы – ознакомиться с понятием, этапами и методами организационного проектирования.

В задачи курсовой работы входит ознакомление с понятием организационного проектирования; основными подходами и методологическими принципами построения организационных структур; этапами и методами организационного проектирования; оценкой эффективности организационных проектов; а также примерами необходимости внедрения корректировки организационных структур.

В работе использовался общенаучный метод теоретического анализа и синтеза.

Практическое значение темы состоит в том, что освещаемые в работе теоретические положения проектирования организационных структур можно применить в повседневной работе менеджера.

Структура и композиционное построение курсовой работы обусловлены целью и задачами работы, соответствуют логическому порядку их решений. Работа состоит из двух глав, заключения и списка используемой литературы.

Глава 1. Понятие и сущность организационного проектирования

1.1 Сущность организационного  проектирования 

Проектирование связано с инженерной деятельностью, направленной на создание новых объектов, методов, теорий, которые совершенствуют среду, окружающую человека. Предметом проектирования могут быть модели машин и приборов, шахты, корабли, новые материалы, системы управления, организационные системы.

Проектирование рассматривается как процесс составления описания, необходимого для создания еще не существующего объекта, алгоритма его функционирования или алгоритма процесса. Однако следует иметь в виду, что проектирование не сводится только к созданию идеи построения объекта, оно предполагает также необходимость предвидеть последствия, к которым приведет появление объекта, и определить меры по реализации проекта.

Цель проектирования — положить начало изменениям в окружающей человека искусственной среде. Результатом же проектирования является описание будущего объекта и тех изменений, которые возникнут в мире после его появления.

Приведенные трактовки понятия и целей процесса проектирования указывают на то, что этот процесс охватывает деятельность не только конструкторов, архитекторов и других работников проектного профиля, но и тех специалистов, кто стремится внести изменения в работу производственных систем, в экономическую деятельность.

Важной особенностью современной науки является стремление представить проблему формирования и совершенствования производственных систем как научную задачу организационного проектирования.

Организационное проектирование как процесс — это упорядочение организационно-структурных характеристик системы для достижения или улучшения их эффективности, адаптивности и результативности.

Предметом организационного проектирования в низовом звене народного хозяйства — на предприятии, в учреждении — является система организации производства, труда и управления в организации в целом, в ее подразделениях или отдельных видах деятельности.

Целью организационного проектирования в этих условиях становится разработка новых организационных систем или предложений по изменению существующих систем, а результатом — комплект технической, организационной и планово-экономической документации, необходимой для создания и осуществления на практике организационной, производственной системы

1.2 Подходы к  организационному проектированию

Проектирование организационных систем - безусловно, социальное явление. Высокий динамизм изменений, происходящих в сфере общественных отношений, привел к возрастанию роли организационного фактора в современном индустриализованном мире при прочих равных условиях повышающего эффективность функционирования создаваемых систем. Это придает особую важность проектированию организационных систем, или методу формальной организации целостных систем. На современном этапе развития общества ни одно из целостных образований, будь то экономика, политика, образование, наука, культура и т. п., не в состоянии встроиться в существующие структуры без проектирования его организационной системы. Иначе говоря, любые нововведения структурного и процессного характера требуют предварительного проектирования их организации.

Можно выделить четыре подхода к решению задачи проектирования организационных структур: нормативно-функциональный, организационного моделирования, функционально-технологический и системно-целевой.

1. Нормативно-функциональный  подход (метод аналогий) основан  на обобщении опыта управления  передовыми ПХС (производственно-хозяйственными  системами), применении организационных  форм и механизмов управления, которые оправдали себя в сходных  условиях (цели, характер продукции, тип технологии и т. п.). Иными  словами, этот подход основан  на методе аналогии и прототипов, на допущении, что высоким результатам  деятельности обязательно соответствует  рациональная организационная структура, но это не всегда так.

2. Нормативно-функциональный  подход, ориентирующийся на положительный  опыт организации управления, не  содержит собственно метода проектирования  рациональной структуры управления. Он оправдан в силу общности  принципов и методов управления. Применение типовых структур  явилось первым шагом на пути  внедрения принципов научно обоснованного  построения организационных структур  и способствовало унификации  организационных структур управления  в определенных отраслях экономики.

До недавнего времени нормативно-функциональный подход имел наибольшее распространение и был положен в основу методических рекомендаций по построению организационных структур ПХС. Однако в настоящее время значение этого подхода снижается. Причина заключается в том, что он ориентирован на типовую номенклатуру функций управления и структурных управленческих подразделений. В условиях значительного разнообразия видов организаций и конкретных условий их деятельности возможности этого подхода ограничены.

3. Функционально-технологический  подход к построению организационных  структур основан на рационализации  потоков информации и технологии  ее обработки. Для определения  характеристик организационной  структуры: численности управленческого  персонала, количества уровней управления, степени централизации, структуризации и диапазона управления и др. - предлагается установить корреляционные зависимости этих характеристик от внутренних и внешних факторов и рационализировать функции по вертикали и горизонтали. Однако рассчитанные на основе этих зависимостей характеристики ориентируют на некоторый сложившийся уровень организации управления в отрасли. При данном подходе можно достаточно полно учесть особенности конкретной организации. Он универсален, но вместе с тем трудоемок, ориентируйся на стабильную номенклатуру сложившихся функций травления, подчинение организационной структуры схеме документооборота в ПХС. Это ограничивает возможности использования данного метода.

В условиях действующего предприятия попытки совершенствовать организационную структуру будут наталкиваться на стремление управленческих работников сохранить сложившуюся, привычную для них схему документооборота, которая не всегда рациональна. В условиях проектирования нового объекта использование функционально-технологического подхода вызовет серьезные трудности из-за отсутствия информации, необходимой для его реализации.

4. Метод организационного  моделирования представляет собой  разработку формализованных математических, графических, иных отображений распределения  полномочий и ответственности  в субъекте управления, что является  базой для построения, анализа  и оценки различных вариантов  организационных структур по  взаимосвязи их переменных. В  управленческой практике широко  применяются следующие типы организационных  моделей:

* математико-кибернетические  модели иерархических управленческих  структур, описывающие организационные  связи и отношения в виде  систем математических уравнений  или же с помощью машинных  имитационных языков;

* графоаналитические модели  организационных систем, представляющие  собой сетевые, матричные и иные  графические и табличные отображения  распределения функций, полномочий, ответственности, организационных  связей. Они дают возможность  анализировать их направленность, характер, причины возникновения, оценивать  различные варианты группировки  взаимосвязанных видов деятельности.

1.3 Значение и  задачи организационного проектирования

Без развития методов проектирования структур управления Затруднено дальнейшее совершенствование управления и повышение эффективности производства, так как:

Во-первых, в новых условиях в целом ряде случаев нельзя оперировать старыми организационными формами, которые не удовлетворяют требованиям рыночных отношений, создают опастность деформации самих задач управления;

Во-вторых, в сферу хозяйственности управления техническими системами. Комплексный подход к совершенствованию организационного механизма ранее во многом был подменён работой по внедрению и исполбзованию автоматизированных ситсем управления.

В-третьих, создание структуры должно опираться не только на опыт, аналогию, привычные схемы и интуицию, но и на научные методы организационного проектирования;

В-четвёртых, проектирование сложнейшего механизма - механизма управления - должно возлагаться на специалистов, владеющих методологией формирование организационных систем.

При разработке принципов и методики проектирование структуры как застывшего набора органов, соответствующих каждой специализированной функции управления. Оно прежде всего включает систему целей и их распределение между различными звеньями. Сюда относится состав подразделений, которые находятся в определённых связях и отношениях между собой; распределение ответственности. Важными элементами структуры управления являются коммуникации, потоки информации и документооборот в организации. Организационная структура-это поведенческая система, это люди и их группы, постоянно вступающие в различные взаимоотношения для решения общих задач.

Такая многосторонность организационного механизма несовместима с использованием каких-либо однозначных методов - либо формальных, либо неформальных. Пэтомк необходимо сочетание научных метедов и птинципов формирование структур (системного подхода) с большой экспертно - аналитической работой, изучением отечесивенного и зарубежного опыта. В основу всей методологии проектирования структур должно быть положено сначала - цели, а затем - механизм их достижения.

Системность самого подходоа к формированию структуры проявляется в следующем:

Не упускать из виду ни одну из управленческих задач,без решения которых реализация целей окажется не полной;

Выявить и взаимоувязать приминительно к этим задачам всю систему функции, прав и ответственности по вертикали упрвления - от генерального директора предприятия до мастера участка;

Иследовать и организационно оформить все связи и отношения по горизонтали управления;

Обеспечить органическое сочетание вертикали и горизонтали управления.

1.4 Этапы организационного проектирования

Порядок, в котором были ранее представлены элементы концепции формирования организаций, может ввести в заблуждение. Этот анализ шел от формулировки задач к взаимоотношениям власти и, наконец, к общей структуре организации. Это могло привести к мысли, что структура организации вырабатывается снизу вверх: сначала прорабатываются задачи, а общая структура организации - в самом конце. Однако дело обстоит как раз наоборот. Согласно классической теории организации, с выводами которой по данному вопросу согласно большинство менеджеров, структура организации должна разрабатываться сверху вниз. Нет ничего удивительного, что последовательность разработки организационной структуры схожа с последовательностью элементов процесса планирования. Вначале руководители должны осуществить разделение организации на широкие сферы, затем поставить конкретные задачи - подобно тому, как в планировании сначала формулируются общие задачи, - а потом составить конкретные правила.

Таким образом, последовательность действий следующая:

1. Осуществите деление  организации по горизонтали на  широкие блоки, соответствующие  важнейшим направлениям деятельности  по реализации стратегии. Решите, какие виды деятельности должны  выполняться линейными подразделениями, а какие - штабными.

2. Установите соотношения  полномочий различных должностей. При этом руководство устанавливает  цель команд, если необходимо, производит  дальнейшее деление на более  мелкие организационные подразделения, чтобы более эффективно использовать  специализацию и избежать перегрузки  руководства.

3. Определите должностные  обязанности как совокупность  определенных задач и функций  и поручите их выполнение конкретным  лицам. В организациях, деятельность  которых в значительной мере  связана с технологией, руководство разрабатывает даже конкретные задачи и закрепляет их за непосредственными исполнителями, которые и несут ответственность за их удовлетворительное выполнение.

Важно понять, что появившаяся в итоге разработки организационная структура - это не застывшая форма, подобная каркасу здания. Поскольку организационные структуры основываются на планах, то существенные изменения в планах могут потребовать соответствующих изменений в структуре. И в самом деле, в действующих организациях к процессу изменения организационной структуры следует относиться как к реорганизации, т.к. этот процесс, как и все функции организации, бесконечен. В настоящее время успешно функционирующие организации регулярно оценивают степень адекватности своих организационных структур и изменяют их так, как этого требуют внешние условия. Требования внешней среды, в свою очередь, определяются в ходе планирования и контроля. Почти в каждом номере журнала «Бизнес Уик» сообщается о крупной реорганизации, проходящей в той или иной солидной фирме.

Проектирование организационных систем — безусловно, социальное явление. Высокий динамизм изменений, происходящих в сфере общественных отношений, привел к возрастанию роли организационного фактора в современном индустриализованном мире при прочих равных условиях повышающего эффективность функционирования создаваемых систем. Это придает особую важность проектированию организационных систем, или методу формальной организации целостных систем. На современном этапе развития общества ни одно из целостных образований, будь то экономика, политика, образование, наука, культура и т. п., не в состоянии встроиться в существующие структуры без проектирования его организационной системы. Иначе говоря, любые нововведения структурного и процессного характера требуют предварительного проектирования их организации.

Можно выделить четыре подхода к решению задачи проектирования организационных структур: нормативно-функциональный, организационного моделирования, функционально-технологический и системно-целевой.

Нормативно-функциональный подход (метод аналогий) основан на обобщении опыта управления передовыми ПХС (производственно-хозяйственными системами), применении организационных форм и механизмов управления, которые оправдали себя в сходных условиях (цели, характер продукции, тип технологии и т. п.). Иными словами, этот подход основан на методе аналогии и прототипов, на допущении, что высоким результатам деятельности обязательно соответствует рациональная организационная структура, но это не всегда так.

Нормативно-функциональный подход, ориентирующийся на положительный опыт организации управления, не содержит собственно метода проектирования рациональной структуры управления. Он оправдан в силу общности принципов и методов управления. Применение типовых структур явилось первым шагом на пути внедрения принципов научно обоснованного построения организационных структур и способствовало унификации организационных структур управления в определенных отраслях экономики.

 До недавнего времени  нормативно-функциональный подход  имел наибольшее распространение  и был положен в основу методических  рекомендаций по построению организационных  структур ПХС. Однако в настоящее  время значение этого подхода  снижается. Причина заключается  в том, что он ориентирован  на типовую номенклатуру функций  управления и структурных управленческих  подразделений. В условиях значительного  разнообразия видов организаций  и конкретных условий их деятельности  возможности этого подхода ограничены.

Функционально-технологический подход к построению организационных структур основан на рационализации потоков информации и технологии ее обработки. Для определения характеристик организационной структуры: численности управленческого персонала, количества уровней управления, степени централизации, структуризации и диапазона управления и др. — предлагается установить корреляционные зависимости этих характеристик от внутренних и внешних факторов и рационализировать функции по вертикали и горизонтали. Однако рассчитанные на основе этих зависимостей характеристики ориентируют на некоторый сложившийся уровень организации управления в отрасли. При данном подходе можно достаточно полно учесть особенности конкретной организации. Он универсален, но вместе с тем трудоемок, ориентируйся на стабильную номенклатуру сложившихся функций травления, подчинение организационной структуры схеме документооборота в ПХС. Это ограничивает возможности использования данного метода.

В условиях действующего предприятия попытки совершенствовать организационную структуру будут наталкиваться на стремление управленческих работников сохранить сложившуюся, привычную для них схему документооборота, которая не всегда рациональна. В условиях проектирования нового объекта использование функционально-технологического подхода вызовет серьезные трудности из-за отсутствия информации, необходимой для его реализации.

Метод организационного моделирования представляет собой разработку формализованных математических, графических, иных отображений распределения полномочий и ответственности в субъекте управления, что является базой для построения, анализа и оценки различных вариантов организационных структур по взаимосвязи их переменных. В управленческой практике широко применяются следующие типы организационных моделей:

• математико-кибернетические модели иерархических управленческих структур, описывающие организационные связи и отношения в виде систем математических уравнений или же с помощью машинных имитационных

 языков;

• графоаналитические модели организационных систем, представляющие собой сетевые, матричные и иные графические и табличные отображения распределения функций, полномочий, ответственности, организационных связей. Они дают возможность анализировать их направленность, характер, причины возникновения, оценивать различные варианты группировки взаимосвязанных видов деятельности в однородные подразделения.

Разработка организационного проекта создания группы организаций

Организационный проект структуры управленческой системы может состоять из следующих разделов:

• идея организационного проекта структуры, вытекающая из стратегии организации;
• производственная структура организации;
• организационная структура организации;
• персонал организации;
• потребность в материальных ресурсах организации на планируемый период;
• финансы;
• информационное обеспечение управления;
• взаимодействие структур организации;
• эффективность проекта.

Выделяют следующие этапы организационного проектирования:

1) формирование идеи организационного  проектирования на основе маркетинговых  исследований;

2) системный анализ и  структуризация проблемы (объекта);

3) разработка производственной  структуры организации (числа и  взаимосвязей производственных  подразделений, форм соединений, планировки  подразделений и т.п.);

4) разработка организационной  структуры организации;

5) разработка положений (должностных  инструкций) о службах;

6) разработка норм и  нормативов;

7) подбор персонала и  комплектование штата организации;

8) расчет потребности  в различных видах ресурсов (по  их видам, объектам и т.д.);

9) технико-экономическое  обоснование организационного проекта;

10) согласование и утверждение  проекта, передача его для использования (реализации).

Проектирование организации связано с принятием ее руководством решений, относящихся ко многим областям жизнедеятельности организации. Процесс организационного проектирования содержит следующие элементы.

Разделение труда и специализация:

• горизонтальная;
• вертикальная.

Департаментизация и кооперация:

• линейная департаментизация;
• функциональная департаментизация;
• департаментизация по продукту;
• департаментизация по потребителю;
• департаментизация по рынку;
• матричная департаментизация.

Связи в организации и координация:

• вертикальные связи (соединяют иерархические уровни в организации и ее частях);
• горизонтальные связи (связи между двумя или более равными по положению в иерархии или статусу частями или членами организации);
• линейные связи (отношения, в которых начальник реализует свои властные права и осуществляет прямое руководство подчиненными);
• функциональные связи (совещательная форма отношений, реализуется посредством этих связей, включая информационное обеспечение координации);
• косвенные связи (обычно ограничены ответом на вопрос «как», иногда на вопрос «когда» и реже на вопросы «где» или «кто»);
• формальные связи (связи координации, регулируемые установленными или; принятыми в организации целями, политикой и процедурами);
• неформальные связи (проявляются тогда, когда формальные связи не выполняют своей роли: не служат либо интересам работника, либо интересам организации).

Масштаб управляемости и контроля:

• узкий масштаб управляемости;
• широкий масштаб управляемости.

Иерархия в организации и ее звенность (иерархия в общем виде означает расположение частей целого в порядке от высшего к низшему, а для организации - это просто структура власти или звенность).

Распределение прав и ответственности (применяются две системы):

• первая система строится на основе принципа единства подчинения, а ее схема чем-то похожа на «елочку»;
• вторая система - система двойного или множественного подчинения («матрешка»).