Организационное проектирование системы управления персоналом. 2

      БАЛТИЙСКАЯ  ГОСУДАРСТВЕННАЯ  АКАДЕМИЯ РЫБОПРОМЫСЛОВОГО ФЛОТА 

Институт  прикладной экономики и менеджмента 

Кафедра «Менеджмент» 

Курсовая  работа

по дисциплине:

«Управление персоналом» 

на тему: «Организационное проектирование системы управления персоналом» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Выполнила:

Студентка группы 3-ЭВ

Чубраева  В. Ю. 

Проверила:

Бондаренко  Э. В. 
 
 
 
 
 
 
 
 

Калининград   2007

Содержание 

Введение 

       Система управления персоналом предполагает установление целей, функций, организационной структуры  управления, вертикальных и горизонтальных функциональных взаимосвязей руководителей и специалистов в процессе обоснования, выработки, принятия и реализации управленческих решений.

       Система управления должна обеспечить условия, при которых каждый руководитель любого уровня считал бы своей важнейшей задачей организацию активного поиска реальных возможностей повышения результативности труда. Вместе с тем она должна обладать способностью к саморегулированию и самосовершенствованию, направленному на широкое применение новых высокоэффективных организационных форм и методов управления, технологий и научно-технических достижений.

       Целью данной курсовой работы является изучение организационного проектирования системы управления персоналом.

       В качестве объекта исследования выбрана  организация ООО «Альфа-Софт». Предприятие ООО «Альфа-софт» занимает прочные позиции на рынке информационных услуг. ООО «Альфа-софт» оказывает услуги по установке, сопровождению (обслуживанию) программного обеспечения 1С (разновидности программ) и консультированию в данной области.

       Предметом исследования является организационное проектирования системы управления персоналом организации.

       Задачи  исследования – составление рекомендаций по совершенствованию систему управления персоналом ООО «Альфа-Софт». 
 

        1. Организационное  проектирование системы  управления персоналом как предмет исследования

       1.1. Сущность организационного проектирования системы управления персоналом

       Проектирование  системы управления персоналом нельзя отделить от проектирования системы управления организацией, так как первая включает не только функциональные подразделения, занимающиеся работой с персоналом, но и всех линейных руководителей — от директора до бригадира, а также руководителей функциональных подразделений, выполняющих функции технического, производственного, экономического руководства, руководства внешними хозяйственными связями и т.п. Одним словом, система управления персоналом является «костяком» системы управления организацией¹. 

       Системный подход к разработке проектов систем управления всех уровней иерархии позволяет комплексно подойти к решению данной проблемы. Проектируются все функциональные и целевые подсистемы, подсистемы обеспечения управления, подсистема линейного руководства (табл. 1.1), все составляющие их элементы: функции, оргструктура и технология управления, кадры, информация, технические средства управления, управленческие решения. Проектируются взаимосвязи этих компонентов целостной системы между собой внутри системы, а также с внешней средой. 

       Таблица 1.1.1. - Состав подсистем системы управления организацией. 

       В общем виде проект системы управления организации состоит из технико-экономического обоснования (ТЭО) целесообразности и необходимости совершенствования системы управления, задания на оргпроектирование (ЗО), организационного общего проекта (ООП), организационного рабочего проекта (ОРП). 

       Процесс разработки и внедрения проекта  системы управления организации состоит из трех стадий: предпроектная подготовка, проектирование и внедрение (см. Приложение). 

       Проектные документы системы управления организации подразделяются - в зависимости от назначения и формы изложения - на типы, приведенные в таблице (см. Приложение). Тип и содержание документа определяются стадией проектирования и характером конкретного объекта, на который данный документ распространяется.

       1.2. Краткая характеристика  этапов организационного проектирования.  

       Приведем  краткую характеристику этапов организационного проектирования. 

       1.2.1 Технико-экономическое  обоснование целесообразности  и необходимости совершенствования системы управления (ТЭО) предназначено для обоснования производственно-хозяйственной необходимости и технико-экономической целесообразности совершенствования системы управления организацией.

       ТЭО включает следующие разделы: введение, характеристика существующей производственной системы и системы управления, цели и критерии совершенствования системы управления, ожидаемые технико-экономические результаты совершенствования системы управления, выводы и предложения.

       Основным  разделом этого этапа является «Характеристика  существующей производственной системы и системы управления». Сюда включаются:

       результаты  анализа производственной системы  организации и ее основных элементов (кадры производства, средства труда, предметы труда, методы организации производства, технология производства, производственные функции, производственная структура, продукция);

       результаты  анализа системы управления организации и ее составных частей - подсистем линейного руководства, а также целевых, функциональных, обеспечивающих подсистем и их основных элементов (кадры управления, технические средства управления, информация, методы организации управления, технология управления, функции управления, оргструктура управления, управленческие решения);

       перечень  и характеристика недостатков, резервов, узких мест в производственной системе и системе управления (в том числе по отдельным составляющим их элементам); оценка производственных потерь, возникающих из-за недостатков в производственной системе и системе управления в целом и по составляющим их элементам, а также степени ухудшения технико-экономических и социальных показателей деятельности.

       Данный  раздел включает результаты обследования существующей производственной системы и системы управления организацией.

       1.2.2. Задание на opгпроектирование системы управления (ЗО) является исходным документом для разработки проекта совершенствования системы управления организацией. 

       В состав ЗО рекомендуется включать разделы, в которых раскрываются:

1. основание разработки проекта совершенствования системы управления; цель разработки проекта;
2. результаты анализа состояния производства и управления организацией; требования к построению системы управления организацией;
3. предложения по совершенствованию производственной системы и системы управления;
4. технико-экономические результаты разработки и внедрения проекта совершенствования системы управления;
5. состав, содержание и организация работы по разработке и внедрению проекта;
6. порядок приемки проекта совершенствования системы управления организацией;
7. источники информации, используемые при разработке проекта.

       Важнейшим разделом этапа ЗО являются «Требования  к построению системы управления организации», которые содержат формулировку требований к системе управления в целом, а также к подсистемам и элементам системы управления. Здесь излагаются важнейшие закономерности, принципы и методы построения системы управления и отдельных ее частей (подсистем, элементов). В разделе приводятся требования к качеству выполнения функций системы управления организацией. 

       В разделе «Предложения по совершенствованию производственной системы и системы управления» раскрываются направления совершенствования специализации производства и производственной структуры организации. Особое внимание здесь отводится рассмотрению предложений по совершенствованию системы управления в целом, в том числе по совершенствованию управления функционированием отдельных подсистем. При этом предложения должны составляться с учетом направлений развития всех элементов каждой из подсистем. 

       1.2.3. Организационный  общий проект системы  управления организацией (ООП) разрабатывается на основе утвержденного ЗО на систему управления организацией. 

       Документация  этого этапа проектирования должна состоять из пяти частей:

1. общесистемной документации,
2. документации подсистемы линейного руководства,
3. документации целевых подсистем,
4. документации функциональных подсистем,
5. документации подсистем обеспечения.

       К общественной документации относятся: ведомость документов проекта, проект специализации организаций и цехов основного производства, схема проектируемой производственной структуры с описанием, схема организационной структуры управления с описанием, основной стандарт организации на систему управления, пояснительная записка к проекту, проект плана мероприятий по подготовке к внедрению проекта, расчет ожидаемого экономического эффекта от внедрения проекта.

       Основное  содержание пояснительной записки  составляют проектные решения по совершенствованию управления, которые содержат материалы по рационализации функционирования подсистемы линейного руководства, целевых, функциональных, обеспечивающих подсистем по элементам каждой подсистемы.

       Расчет  ожидаемого экономического эффекта  от внедрения проекта включает следующие данные: исходные данные для расчета экономической эффективности; расчет единовременных затрат; расчет текущих затрат (носители информации и канцтовары, затраты на электроэнергию, амортизационные отчисления, текущий ремонт технических средств, основная и дополнительная заработная плата, отчисления на социальное страхование, почтово-телеграфные расходы, накладные расходы).

       Документация  подсистем линейного руководства, функциональных, целевых подсистем и подсистем обеспечения управления включает основной стандарт организации на соответствующую подсистему, положения о должностных лицах дирекции и о подразделениях. 

       1.2.4. Организационный  рабочий проект  системы управления  организацией (ОРП) разрабатывается на основе утвержденного ООП системы управления организацией. Цель рабочего проекта — разработка рабочей документации, необходимой для внедрения системы управления, проведения приемосдаточных работ, а также обеспечение нормального функционирования системы управления организацией.

       Рабочая документация этапа рабочего проектирования должна состоять по аналогии с ООП из пяти частей: общесистемной документации, документации подсистемы линейного руководства, документации целевых подсистем, документации функциональных подсистем, документации подсистем обеспечения.

       Содержание  рабочей документации пояснительной  записки к рабочему проекту отличается от содержания рабочей документации пояснительной записки к общему проекту более глубокой детализацией проектных решений по совершенствованию управления и дополнительными сведениями о составе проекта, отзывах на проект и источниках информации. 

       1.2.5. Этап внедрения проекта совершенствования системы управления включает в себя следующие стадии:

• материально-техническая подготовка,
• профессиональная подготовка управленческих работников,
• социально-психологическая подготовка работников организации,
• разработка системы стимулирования внедрения проекта,
• опытное внедрение и внедрение проекта,
• контроль за ходом внедрения,
• расчет фактического экономического эффекта от внедрения проекта,
• проведения приемосдаточных работ.

       Материально-техническая  подготовка к внедрению проекта начинается на этапе общего проектирования и заключается в подготовке к проведению работ по строительству или перестройке отдельных помещений, закупке, монтаже и наладке технических средств управления, предусмотренных проектом.

       Профессиональная подготовка управленческих работников заключается в обучении, переподготовке и повышении квалификации работников аппарата управления для работ в новых условиях функционирования системы управления организацией.

       Социально-психологическая  подготовка работников управления состоит в проведении бесед и лекций среди управленческого и производственного персонала организации для разъяснения необходимости и эффективности намеченной перестройки производственной системы и системы управления организацией.

       Разработка  системы стимулирования внедрения  проекта заключается в подготовке на период внедрения специальных положений о материальном и моральном поощрении участников внедрения проекта. В качестве источника финансирования расходов по внедрению могут использоваться себестоимость продукции или прибыль.

       Опытное внедрение и внедрение осуществляются в соответствии со сводным планом мероприятий по внедрению проекта, утвержденным на этапе разработки ОРП. Опытное внедрение отдельных мероприятий или НТД может начинаться на этапе ООП. Начало, сроки и состав комиссии по приемке результатов внедрения конкретного мероприятия определяются приказом, изданным заказчиком и согласованным с разработчиком. Контроль за ходом внедрения осуществляют руководство организации, а также ответственные исполнители со стороны заказчика и исполнитель по отдельным подсистемам системы управления.

       Расчет  фактического экономического эффекта  от внедрения проекта содержит уточняющие расчеты экономической эффективности, осуществляемые на стадии рабочего проектирования. За проведение приемосдаточных работ отвечает заказчик. Приемку системы управления осуществляет приемочная комиссия, состоящая из представителей заказчика, исполнителя и вышестоящей организации.

       По  окончании работы комиссии по приемке составляется акт о внедрении проекта, к которому прилагаются протоколы работы комиссии по приемке. 

       2. Анализ управления персоналом в ООО «Альфа-Софт» 

       2.1. Общая характеристика предприятия и его основных видов деятельности.

       Компания  ООО «Альфа-Софт» была создана в 2001 году и прошла путь от продаж и поставок программных продуктов до их внедрения и консультирования по функциональным областям, таким как: бухгалтерский учет, финансовый учет, логистика, управление продажами, управление производственными процессами.

       Большой опыт работы, высокий уровень квалификации специалистов позволил компании получить опыт автоматизации бизнеса в разных отраслях: топливно-энергетическая, химическая, медицинская, строительство и ремонт, алкогольное производство, мебельное производство, сфера услуг, общественное питание (кафе, рестораны, бары). Это позволяет компании лучше понимать потребности клиентов и вырабатывать оптимальные варианты сотрудничества исходя из размеров и специфики предприятия клиента.

       В вязи  появлением все большего количества программных продуктов на Российском рынке, компания ООО «Альфа-софт» сфокусировалась на продукции 1С, что позволило ей еще более качественно оказывать услуги.

       Специалисты компании  индивидуально подходят к каждому клиенту и учитывают проблемы конкретных предприятий, с учетом специфики бизнеса, условий деятельности и внутренних особенностей.

       Консультационные  услуги могут быть оказаны на разовой основе и в постоянном режиме по договору сопровождения. В зависимости от желания заказчика, состава вопроса и необходимости срочного получения ответа консультирование может осуществляться либо в офисе фирмы либо с выездом к заказчику.

       Послепроектное  сопровождение осуществляется ответственным  специалистом в рамках проекта либо на основе договоров на ежемесячное абонентское обслуживание. Цель этого этапа — помочь пользователям адаптироваться к новой системе и начать с ней эффективно работать, а также устранить возможные недоработки.

       ООО «Альфа-софт» составляет достойную  конкуренцию и занимает прочные позиции на рынке информационных товаров и услуг, так как корпоративная стратегия компании – это стратегия наилучшей стоимости. Стремление иметь более низкие издержки а, следовательно, более низкие цены, чем у продукции и услуг конкурентов, обладающей аналогичными свойствами.

       Целевая аудитория ООО «Альфа-софт» довольно широка – это физические, а также  юридические лица различных масштабов, сфер деятельности и организационно – правовых форм.   

       2.2. Иерархическая структура  управления предприятием.

       Рис. 2.2.1. Иерархическая структура управления предприятием.

       Данная  организационная структура является линейно-функциональной (штабной) структурой управления. При такой структуре всю полноту власти берет на себя линейный руководитель, возглавляющий определенный коллектив. В разработке конкретных вопросов и подготовке соответствующих решений, программ, планов ему помогает специальный аппарат, состоящий из функциональных подразделений (управлений, отделов, бюро и т.д.)

       В данном случае функциональные структуры  подразделения находятся в подчинении главного линейного руководителя. Свои решения они проводят в жизнь  либо через главного руководителя, либо (в пределах своих полномочий) непосредственно через соответствующих руководителей служб – исполнителей.

       Таким образом, линейно – функциональная структура включает в себя специальные подразделения при линейных руководителях. Она также имеет свои положительные моменты и недостатки.  

       Таблица 2.2.1. - Преимущества и недостатки линейно-функциональной структуры управления организацией.

       Финансово – экономический отдел несет  функцию управления финансами предприятия (планирование, учет, бюджетирование, ведет  непрерывный документальный учет, осуществляет контроль за сохранностью и движением имущества организации, а также правильностью расчетов с государством и другими субъектами хозяйственных взаимоотношений.)

       Обязанности отдела менеджмента и маркетинга сводится к следующему: сбор, обработка  и анализ информации о рынке, спросе на продукцию предприятия; подготовка данных, необходимых для принятий решений по эффективному приспособлению производственного, торгово-сбытового, рекламного, финансового и других потенциалов к требованиям рынка; активное формирование спроса и стимулирование сбыта (проведение маркетингового исследования и разработка инновационных проектов); работа с клиентами, а именно продажа товаров и услуг компании.

       Технический отдел отвечает за программное обеспечение  непосредственно на предприятии, а также за установку и сопровождение программного обеспечения (1 С) у клиентов.

       Хозяйственный отдел несет ответственность  за чистоту на предприятии, создание благоприятных условий работы, составление  заказов на обеспечение сотрудников товарно-материальными ценностями, за снабжение канцтоварами, картриджами и др., а также за участие в инвентаризации.       

       В круг задач секретаря-кадровика  входит: работа с информацией (построение и регулирование информационных потоков), «Телефонный» этикет; составление и хранение документации; планирование рабочего дня руководителя, составление его рабочего графика; грамотная подготовка встреч и совещаний. Так же секретарь – кадровик обязан  своевременно доводить до сотрудников отдела служебную информацию: приказы, распоряжения, инструкции, положения, служебные записки и др.; своевременно готовить документы, вести протоколы совещаний; организовывать кадровый документооборот, регистрировать входящую и исходящую документацию; готовить распоряжения о делегировании полномочий, вести учет рабочего времени сотрудников отдела (табель, отпуска, больничные) и т.п.