Министерство  культуры Российской Федерации.

Федеральное государственное  образовательное  учреждение высшего  профессионального  образования

«Самарская  государственная  академия культуры и  искусства»

Институт  информационных и  коммуникационных технологий 

Кафедра документоведения 
 

ОРГАНИЗАЦИОННОЕ ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО  ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

Курсовая  работа 

Исполнитель: Демьянова Ирина Алексеевна студентка  группы

ДК-47 дневного отделения 

Научный руководитель: к.п.н., доцент Галактионова Л.А.

___________________________________

Дата  допуска к защите:

«____» _______________ 2010г.

Самара 2010

    Оглавление

Введение

    Документационное  обеспечение как функция управления присутствует в любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности, компетенции и других факторов. По определению, закрепленному в ГОСТ Р 51141-98, документационное обеспечение управления – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами (3, с. 3).

    Документ  является основным способом фиксации и передачи управленческой и иной информации в системе управления, и от того, насколько эффективно организована работа с документами, во многом зависит качество принимаемых решений и, следовательно, результативность деятельности организации.

    Если на предприятии отсутствуют совокупность принципов и правил,  устанавливающих единые требования к  документированию  управленческой  деятельности  и организации   работы   с   документами, то, как следствие этого закономерно появление документов низкого качества как в оформлении, так и в полноте и ценности содержащейся в них информации, увеличение сроков их обработки.

    Актуальность  темы обусловлена тем, что разработка стратегически эффективной структуры ДОУ - это основное условие улучшения качества управления, увеличению скорости принятия решений и реализации выбранной стратегии адаптации предприятия к внешним условиям функционирования.

    Объектом исследования является теория управления организации.

    Предметом - теоретико-методологические и практические вопросы организационного проектирования систем документационного обеспечения управления.

    Цель данной работы – анализ теоретических основ и практических аспектов совершенствования системы документационного обеспечения управления, анализ теоретической и практической базы проектирования систем документационного обеспечения управления.

    Задачи:

    - изучить теоретико-методологическую основу организационного проектирования систем ДОУ;

    - рассмотреть особенности технологии  создания проектной работы;

    - проанализировать организационную  структуру Регионального отделения  Федеральной службы по финансовым  рынкам в Юго-Восточном регионе.

    В данной работе применены следующие  методы исследования:

    -анализ  специальной литературы;

    - терминологический анализ;

    - наблюдение.

       Практическая значимость исследования  состоит в возможности применения  ее выводов и рекомендаций  к совершенствованию методов и процедур организационного проектирования систем ДОУ.

    С учетом недостаточной разработки темы, при написании настоящей курсовой работы был использован широкий  круг источников. Проводя обзор этих изданий, следует подразделить их на две большие категории. В первую следует отнести издания, содержащие общегосударственную нормативную базу по вопросам управления документацией, управленческой деятельности, делопроизводства и стандартизации.

    Ко  второй категории изданий относится  научная литература. При написании курсовой работы были изучены труды Л.Н. Солянкиной, А.В. Пшенко, Т.В. Кузнецовой, Б.З. Мильнера, А.С. Демушкина и др.

    Работа  состоит из введения, трех глав и заключения.

    В первой главе проанализированы материалы, касающиеся изучения эволюции развития подходов к проектированию системы ДОУ, понятие и сущность организационного проектирования.

    Во  второй главе курсовой работы рассмотрены  стадии и этапы организационного проектирования.

    В третьей главе проанализирована организационная структура Регионального отделения Федеральной службы по финансовым рынкам в Юго-Восточном регионе.

1 глава. Теоретические  и методические  основы организационного  развития и организационного  проектирования систем  документационного  обеспечения управления.

    Теоретические основы построения организаций как  часть общей науки об управлении разрабатывались на стыке разных отраслей знаний – менеджмента, социологии, антропологии, психологии, юриспруденции и др. Изменения объективных условий функционирования организаций, характерные для XX века, внесли немало нового в развитие взглядов, научных концепций и управленческой практики. Это вызвало к жизни множество научных идей и школ, изучающих закономерности построения организаций, их основные черты и стимулы функционирования – формальные и неформальные организации, человеческие отношения, социальные системы, разделение функций и ответственности, принятие управленческих решений, математический аппарат процессов управления.

         Для решения вопроса о том,  какая схема организации является  оптимальной для данных конкретных  условий, необходимо принимать  во внимание различные подходы,  предлагаемые теориями формирования  организаций. Теории, которые утверждают, что существует единственный рациональный способ построения организации, называются универсальными. Теории, согласно которым оптимальная структура может различаться от ситуации к ситуации в зависимости от таких факторов, как изменение технологии и внешней среды, называются ситуационными (22, с. 20).

         Существующие теории различаются  также по способу их разработки. Например, некоторые из них являются  результатом логической дедукции, тогда как другие сформулированы  на основе исследовательских  разработок. Одни теории ведут главным образом поиск базовых характеристик для описания организаций, другие же пытаются описывать «лучшую» организацию. В экономической литературе различают также теории, в которых сделан акцент на задачах подразделений фирмы, рассматриваемых в качестве важнейшей основы анализа, и теории, которые пытаются анализировать организацию в целом. Эти различия в подходах и предмете анализа затрудняют разработку общей теории формирования организаций. Основные факторы, оказавшие влияние на становление и развитие научных школ управления XX века, сгруппированы в таблице (Приложение 1).

    Делопроизводство  возникает только тогда, когда возникает процесс управления, но сам процесс управления может существовать только тогда, когда в нем поставлено делопроизводство, то есть определен порядок документирования и работы с документами. Следовательно, делопроизводство и управление - это две стороны одного процесса, они взаимообусловлены и взаимоувязаны. Без управленческого аппарата нет делопроизводства, без делопроизводства не может работать управленческий аппарат.

    По  существу делопроизводство - это технология управления, "кухня" управления.

    Это отчетливо прослеживается впервые  в генеральном регламенте Петра I - первом организационном документе. Создавая по сути новый государственный аппарат (Сенат, Коллегии и т.д.), Петр I пытается и по-новому организовать его работу: заставить работать более оперативно, с большим результатом. Работу Коллегии определял Генеральный Регламент или Устав, по которому Государственные Коллегии "...також и все оных принадлежащие к ним Канцелярий и Контор служители, не токмо во внешних и внутренних учреждениях, но и во отправлении своего чина, подданейше поступать имеют" от 28 февраля 1720 г. Он стал первым законодательным актом, в котором детально был прописан весь порядок работы Коллегий. Его анализ показывает, что по существу две трети этого документа посвящены делопроизводству: созданию документа и всему порядку работы с ним, начиная с получения, регистрации, ознакомления, подготовки доклада на Коллегию и заканчивая составлением ответного документа и его отправкой. Рассмотрение вопроса начиналось с получения документа, затем каждый этап его передачи по инстанциям учитывался в регистрационных книгах, решения коллегии протоколировались, оформлялся и отправлялся ответный документ. Таким образом, мы видим, что в Регламенте расписана технология работы Коллегий с документами, что практически и составляет суть делопроизводства.

    Еще более отчетливо делопроизводство, как технология управления, описано в "Общем учреждении министерств" 1811 г. С точки зрения управленца и особенно документоведа это очень интересный организационный документ, продолжавший вслед за Генеральным регламентом определять порядок работы центрального государственного аппарата. Рассмотрим его с позиции нашей профессии.

    Большую часть и этого документа занимают параграфы, детально расписывающие порядок производства дел в министерстве, то есть делопроизводственные вопросы.

    В соответствии с "Общим учреждением министерств" работа с документами начинается с "вступления дел" и далее подробно разбираются все варианты их движения в канцелярии министра, в департаментах и заканчивается ревизией дел.

    Таким образом, даже самый беглый просмотр закона 1811 г. показывает, что в нем, так же как и в Генеральном регламенте, прежде всего расписывается технология работы с документами, так как подготовка документов, их доклад руководству, согласование, утверждение, подписание, доведение до исполнителя и составляют суть работы управленческого аппарата.

    И в генеральном регламенте, и в  Общем учреждении министерств через делопроизводство по сути устанавливается порядок в самой системе управления.

    После революции 1917 г. в советский период два фактора начинают влиять на стиль работы советского управленческого аппарата. Во-первых, на смену старому чиновнику приходят наиболее грамотные рабочие и солдаты, преданные Советской власти, но не знавшие азов работы бюрократической, что сразу же повлекло за собой резкое падение культуры работы аппарата.

    Во-вторых, что имеет особое значение, сразу  же начинает устанавливаться командно-административная система, при которой даже порядок подготовки вопроса и указание, кто и как готовит любой документ, исходит от руководителя. Делопроизводство превращается в советский период в чисто техническую, понимаемую как второстепенная, функцию. Оно рассматривается как отдельные операции по обработке документов: курьерская доставка, обработка получаемых и отправляемых документов, их учет в журнале.

    Однако, как указывалось выше, у делопроизводства есть и вторая сторона — оно, как в зеркале, отражает саму систему управления так как взаимосвязано с ней. И постановка делопроизводства в различных организациях отражает сегодня чаще всего плохо организованную систему управления с расплывчатыми задачами, отсутствием распределения обязанностей и делегирования полномочий на нижестоящий уровень. Процесс управления не прописан тщательно и скрупулезно, как этого требует организация управленческого труда в XXI веке (16, с. 12).

    Последние десятилетия, ознаменовавшиеся стремительными переменами в технологии, возрастающей сложностью и наукоемкостью производства, его глобализацией и распространением современных информационных технологий, дали новый мощный толчок теоретическим обобщениям и прикладным научным исследованиям в управлении.

    Следует отметить, что именно делопроизводство сегодня, предлагая разработку табеля форм документов, пытается провести упорядочение управленческого процесса путем расписывания порядка составления и согласования документов при решении определенных вопросов.

    В последние годы идет массовое внедрение  автоматизированных технологий в процесс управления. И здесь сразу же препятствием становится неупорядоченность управленческих процессов и отражающих их систем делопроизводства. Наиболее часто предлагаются программы автоматизации документооборота. Как известно, документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. И именно автоматизация документооборота требует особенно тщательной подготовки. Прежде всего, надо решить чисто управленческие вопросы: распределение обязанностей, делегирование полномочий для решения задач, определение, кто какие задачи решает, на каком уровне, установление порядка согласования документа, его подписания (16; с. 13).

    Научно  обоснованное формирование организационных  структур управления – актуальная задача современного этапа адаптации хозяйствующих субъектов к рыночной экономике. В новых условиях необходимо широко использовать принципы и методы проектирования организации управления на основе системного подхода (22, с. 178).

    Под проектированием вообще понимается прикладная деятельность по созданию моделей определенного объекта или процесса (24, с. 72). Вновь создаваемые или усовершенствованные различные объекты и процессы являются продуктом проектирования.

    В результате проектирования разрабатываются  проекты по созданию новой, либо целенаправленному изменению существующей технологической или социально-экономической системы, либо создание или развитие различных видов процессов (технологических, информационных и т.п.).

    Понятие «проект» используется как в «узком», так и «широком» смыслах. В «узком» смысле проект представляет собой документально оформленный план (модель) сооружения, конструкции, технологии, системы управления и т.п. В «широком» смысле проект рассматривается как единое целое, включающее основные фазы его жизненного цикла: формирование замысла и постановка целей; подготовка и разработка проекта; реализация проекта; завершение проекта (ввод в эксплуатацию, выход на заданную мощность, внедрение в производство и т.п.) (27, с. 308).

    Наиболее  сложным является проектирование производственных систем, предприятий в целом, либо отдельных производств и подразделений. Проектирование производственной системы предполагает разработку и взаимную увязку проектов технической, организационной, информационной, социальной и др. систем, обеспечивающих функционирование предприятия по производству и реализации продукции и услуг.

    Важнейшим средством повышения эффективности  производственно-сбытовой деятельности предприятий на рынке, сохранения его  конкурентоспособности в долгосрочном периоде времени является уровень его «организационного развития», способности приспособления организационной системы к изменениям во внешней и внутренней среде.

    Организационное развитие рассматривается и как  философская концепция и методология  внутрифирменных изменений при рассмотрении предприятия как «открытой системы», и как всеобъемлющая, последовательная и многоуровневая стратегия, нацеленная на средне- и долгосрочные перспективы, и как подход к управлению сложными изменениями на корпоративном уровне и т.п.

    Процесс организационного развития включает семь этапов (14, с. 32):

    1)      определение миссии организации;

    2)      оценка внешних и внутренних условий;

    3)      сбор данных;

    4)      обеспечение вовлеченности персонала в процесс перехода;

    5)      постановка целей изменения;

    6)      осуществление изменений и развивающие мероприятия;

    7)      оценка и закрепление изменений.

    В зарубежной литературе в рамках организационного развития системы выделяют понятия  «организационный инжиниринг» и  «реинжиниринг бизнес - процессов».

    «Организационный  инжиниринг» направлен на рациональные (инжиниринговые) решения широкого комплекса организационных задач. Задачей организационного инжиниринга является выделение и типизация ключевых компонентов производственной системы и их «настройка» (согласование) для достижения поставленных целей в процессе изменений. Ключевыми компонентами организации предприятия как открытой системы, подлежащих изменению (совершенствованию), являются (14, с. 34):

    структура – организационная, юридическая, финансовая и т.д.;

    бизнес-процессы (как способ реализации функций системы);

    системы менеджмента (механизмы, регулирующие бизнес-процессы в организации, и  способы взаимодействия структурных  элементов) – системы внутрифирменного планирования и контроля, мотивации, управления качеством, внутрифирменная нормативная база и т.д.

    «Реинжиниринг бизнес-процессов» (РБП или англ. BPR – business process reengineering) представляет радикальную перестройку деловых (бизнес)-процессов для значительного улучшения показателей работы действующих  бизнес-организаций. Реинжиниринг бизнес-процессов является составной частью и инструментом организационного инжиниринга и направлен на создание совершенно новых и более эффективных бизнес-процессов, часто без учета того, что было ранее на предприятии.

    Важным  являются рассмотрение организационного проектирования как неотъемлемой функции  организации производственной системы, обеспечивающей ее постоянное развитие и совершенствование.

    Организационное проектирование как функция организации  состоит в разработке таких организационных элементов и отношений в создаваемой (моделируемой) системе, при реализации которых возникшее организационное целое обладало бы свойствами высокой надежности, устойчивости и экономичности» (22, с. 41).

    Объектом организационного проектирования является производственная организационная система, а предметом – комплексное моделирование организационной системы (24, с.13).

    Пузыревский Л. С. определяет организационное проектирование предприятия как моделирование организационной системы, осуществляемое либо перед строительством, либо накануне значительных организационных преобразований действующего объединения, предприятия (24, с. 15). При этом им выделяются следующие основные задачи:

    1) подобрать элементы системы в  количественном и качественном отношениях;

    2) разместить элементы в пространстве;

    3) установить структуру системы  как горизонтальную (технологическую), так и вертикальную (управляющую);

    4) разработать регламент процессов,  происходящих в системе;

    5) установить характер информационных взаимосвязей элементов системы;

    6) спроектировать технологию управленческих  процессов.

    Американский  экономист Дж. Гелбрейт под проектированием  организации понимает постоянный поиск  наиболее эффективного сочетания организационных  переменных.

    Авторы работы «Системология организации» считают, что в процессе организационного проектирования осуществляется решение следующих задач:

    1)      разделение труда и специализация;

    2)      депертаментализация и кооперация;

    3)      связи между частями и координация;

    4)      масштаб управляемости и контроля;

    5)      иерархия организации и ее звенность;

    6)      распределение полномочий и ответственности;

    7)      централизация и децентрализация;

    8)      дифференциация и децентрализация;

    9)      дифференциация и интеграция (10, с. 22).

    Предприятие или производственная система как  объект организационного проектирования является сложной организационной  динамической системой, функционирующей  в органическом единстве и взаимодействии объекта и субъекта управления. Предприятия создаются для удовлетворения общества в конкретных продуктах и услугах. Основным элементом предприятия как организационной системы являются люди, поэтому важнейшей задачей организационной системы является координация и осуществление деятельности людей, направленную на производство и реализацию требуемых обществу (потребителям) товаром и услуг. Наиболее полным определением организационной системы дано Абдуловым П. В.: «Организационной системой называется такая система, структурными элементами которой являются люди, осуществляющие преобразование ресурсов этой системы. Как правило,  – это сложные многоуровневые системы, состоящие из множества взаимодействующих элементов и подсистем. Характерной особенностью организационной системы, отличающей ее от систем другого типа, например от технических систем, является то, что каждый элемент организационной системы принимает решение по организации действий, т.е. является решающим элементом. Некоторые из них принимают решения по организации только своих собственных действий – это исполнительные элементы. Элементы, принимающие решения по организации не только своих собственных, но и действий некоторых других элементов, объединенных или не объединенных в коллективы или организации, – это руководящие элементы системы» (9, с. 8 – 9).

    Предприятие как сложная система состоит  из большого количества элементов с  их отношениями, объединяемые в различные  подсистемы и подразделения, коллективы которых с помощью комплекса  различного рода сооружений, оборудования, устройств, технологии и т.п., выполняют конкретные задачи. Построение таких систем имеет иерархический характер. Подсистемы различного уровня могут состоять из подсистем и элементов нижестоящего уровня.

    Организационный проект предприятия включает оргпроекты входящих в него подсистем и элементов. При этом в системе «Предприятие» выделяются четыре группы подсистем (24, с. 17):

    1) подсистемы общего управления  – линейное руководство, технико-экономическое  планирование, оперативное планирование, интегрированная обработка информации, подсистема комплексного развития;

    2) комплексные подсистемы – заготовительные,  обрабатывающие и сборочные цехи;

    3) функциональные подсистемы –  конструкторская и технологическая  подготовка, обслуживание, материально-техническое снабжение, сбыт, персонал;

    4) организационно-технические подсистемы  – планировка в пространстве, схема грузопотоков, состав оргоснастки,  условия труда.

    В целом управляющая система предприятия  включает подсистемы общего управления и управляющие блоки комплексных и функциональных подсистем (Приложение 2).

    Предприятие является открытой системой, поэтому  при организации его функционирования требуется учитывать условия  внешней и внутренней сред.

    Внешняя среда предприятия – это его окружение: экономическое (состояние экономики страны, региона), политическое, правовое, социальное, технико-технологическое (научно-технический прогресс), ресурсы (наличие и доступность материальных, трудовых, финансовых, информационных ресурсов), социальное, организационное, международное, а также региональная среда (состояние спроса и предложения, покупатели, поставщики, посредники, конкуренты, инфраструктура рынка).

    Предприятие должно вести постоянный анализ внешней  среды, своевременно выявлять изменения условий внешней среды и принимать эффективные меры, как при разработке стратегии своего развития, так и при принятии решений в текущей производственно-сбытовой деятельности.