Организационные документы. 3

 

План

1. Введение
2. Основная часть
1. Цель и назначение организационных документов
2. Виды и разновидности организационных документов
3. Особенности оформления организационных документов
3. Заключение

Список использованной литературы

Приложение

 

 

Введение

 

В настоящее время общество переживает информационный бум. Любая  организация, так же как и каждый человек в отдельности, может  существовать, только обмениваясь информацией. В нынешних экономических условиях, когда очень быстро меняются и  ситуация, и законодательство, предприятия  могут выжить только в том случае, если они вовремя узнают, что, где, когда и почем. Другими словами, кто владеет информацией, тот  владеет ситуацией.

Законодательными и нормативными актами предусмотрен ряд ситуаций, при которых документирование информации является обязательным. Материальными  носителями фиксированной информации являются документы.

Документ – это информация, зафиксированная на материальном носителе с реквизитами, т.е. элементами, которые  позволяют надлежащим образом подготовить  и идентифицировать документ, которые  придают информации правовую или иначе говоря юридическую силу.

В зависимости от конкретной управленческой ситуации создаются  десятки различных видов документов. Управленческая деятельность фиксируется  в основном организационно-распорядительными  документами (ОРД). В составе ОРД  различаются три группы:

• Организационные
• Распорядительные
• справочно-информационные документы

Более подробно остановимся  на организационных документах.

Организационными документами называется комплекс взаимосвязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов предприятия.

К организационным докуметам относятся документы, которые определяют правовое положение и основные задачи учреждений, организаций, предприятий и их структурных подразделений. Это уставы, положения, инструкции, правила, штатные расписания и т.д.

Тема моей курсовой работы является актуальной, т.к.организационной документации в системе управления принадлежит особая роль ввиду того, что она имеется во всех учреждениях независимо от специфики их деятельности и ее можно рассматривать как наиболее общую категорию управленческих документов.

Целью моей курсовой работы является охарактеризовать назначение, виды и разновидности организационных  документов, а также изучить особенности  их оформления.

 

 

 

 

2.  Основная часть

2.1.  Цель и назначение организационной документации

Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, - это  функция организации системы  и процессов управления, которая  включает в себя:

• создание организации, включая выбор ее организационно-правовой формы
• установление ее структуры
• определение штатной численности и состава (номенклатуры) должностей - руководителей, специалистов, технических исполнителей и их тарификация по Единой тарифной сетке (ЕТС)
• регламентацию деятельности структурных подразделений и работников
• формирование совещательных органов управления
• регламентацию деятельности аппарата управления
• лицензирование деятельности (в необходимых случаях)
• установление режима работы и системы охраны
• организацию труда работников и оценка труда работников
• реорганизацию
• ликвидацию организации и некоторые другие виды работ.

Организационная деятельность учреждения выражается в разработке и утверждении  комплекса организационных документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную  численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений  и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

К организационным документам относятся: устав организации, положение об организации; положения о структурных  подразделениях, коллегиальных и  совещательных органах учреждения; регламенты работы коллегиальных и  совещательных органов, аппарата управления или руководства; штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации (например, инструкция по документационному обеспечению); должностные инструкции работникам, правила, памятки и др.

Организационные документы содержат положения строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности учреждения. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом - вышестоящей организацией, руководителем данной организации или ее коллегиальным органом (например, собранием акционеров или советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения - в зависимости от вида и разновидности организационного документа.   Организационные документы могут утверждаться непосредственно актом руководителя с проставлением грифа утверждения на организационно-правовом документе или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением).

Цель разработки организационных документов - наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками.

Организационные документы, с точки зрения срока действия, относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до утверждения новых (исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно). В стабильно работающем учреждении необходимость пересмотра, изменения или дополнения организационных документов может возникать один раз в несколько лет. В зависимости от характера и глубины изменений в деятельности учреждения организационные документы либо разрабатываются заново, либо в них вносятся необходимые изменения и дополнения распорядительными документами (приказом или распоряжением руководителя). В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационные документы и их утверждение.

Порядок внесения изменений и дополнений и их пересмотра зависит от вида организационных документов. Например, изменения и дополнения в устав организации вносятся по мере их возникновения в соответствии с установленной законом процедурой - по решению высшего органа управления организацией (общего собрания акционеров или участников и др.) с обязательным информированием органа, осуществляющего государственную регистрацию организаций. Изменения в положения о структурных подразделениях и иных органах учреждения также вносятся распорядительными документами руководства по мере необходимости.

Разрабатываются организационные документы руководством учреждения или подразделения с привлечением квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу учреждения как в целом, так и по отдельным направлениям.

Организационные документы  оформляются на стандартном листе  бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов: название учреждения и/или подразделения (если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер  документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой организационно-правового  документа является дата его утверждения.

 

 

 

 

2.2. Виды и разновидности  организационных документов

Деятельность любого предприятия  первоначально регулируют организационно - правовые документы, к которым относятся: устав организации (или положение об организации), штатное расписание, положения о структурных подразделениях, коллегиальных  и  совещательных органах, регламенты работы, правила, положения, инструкции, регламентирующие отдельные направления деятельности организации, должностные инструкции.

Наиболее разнообразную  и  наименее регламентированную группу представляют собой правила, положения, инструкции. Эти документы могут  разрабатываться по любому направлению  деятельности организации (правила  внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение  о защите персональных данных работников, инструкция по документационному обеспечению).

Система  организационно-правовой  документации представлена большим  количеством разновидностей  документов, например:

Вид документа	Разновидность документа
Инструкция	Инструкция по документационному обеспечению  управления
	Инструкция пользователя АБД «Канцелярия»  и  др.
Должностная инструкция	Должностная инструкция специалиста 2-й категории
	Должностная инструкция кассира и др.
Положение	Положение об отделе
	Положение о совете директоров  и  др.
Регламент	Регламент коллегии
	Регламент работы руководства  и  др.

 

Вместе с тем, Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), утвержденный Комитетом Российской Федерации по стандартизации метрологии и сертификации № ОК 011-93, введенный  в действие 01.07.1994 определят следующие  виды организационных документов:

КОД        НАИМЕНОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЦИИ

0200000  Унифицированная система организационно- распорядительной документации     

0211000 Документация по созданию организации, предприятия

0211031 Договор об аренде

0211071 Заявление на государственную регистрацию

0211072 Заявление в финансовые органы об открытии расчетного счета

0211073 Заявление об исключении из  состава членов колхоза (совхоза)

0211101 Письмо об  изготовлении  печати, штампа

0211111 Положение о структурном  подразделении

0211151 Приказ о создании предприятия

0211152 Приказ о выходе из совхоза

0211161 Протокол общего собрания (конференции)   трудового   коллектива предприятия о создании

0211162 Протокол общего собрания  членов кооператива об утверждении устава

0211163 Протокол заседания     правления колхоза

0211171 Распоряжение Главы администрации территории  о предоставлении земельного участка

0211191 Свидетельство о регистрации

0211231 Устав

0211241 Учредительный договор

0212000 Документация по реорганизации организации, предприятия

0212151 Приказ о реорганизации

0212161 Протокол общего собрания (конференции)  трудового  коллектива о реорганизации

0212181 Решение Совета директоров (Правления) о реорганизации

0213000 Документация по ликвидации организации, предприятия

0213011 Акт о ликвидации

0213101 Письмо с сообщением о ликвидации

0213102 Письмо участника  о  выходе   из совместного предприятия

0213151 Приказ о ликвидации  и  создании ликвидационной комиссии

0213181 Решение Совета директоров (Правления) о ликвидации

0213161 Протокол общего собрания (конференции)  трудового  коллектива о ликвидации

0214000 Документация по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий

0214061 Заявка на участие в конкурсе

0214161 Протокол общего собрания (конференции)   трудового   коллектива предприятия

0214191 Свидетельство о регистрации

0251000 Документация по распорядительной деятельности организации, предприятия

0251121 Постановление коллегиального органа  по  вопросам основной деятельности

0251151 Приказ по вопросам основной деятельности

0251152 Приказ о  распределении  обязанностей между руководством

0251161 Протокол коллегиального   органа по вопросам деятельности

0251221 Указание по  вопросам   основной деятельности

0252000 Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия

0252031 Договор  на  производство  работ (оказание услуг)

0252051 Должностная инструкция

0252111 Положение о структурном  подразделении

0252131 Правила  внутреннего   трудового распорядка

0252211 Структура и штатная численность

0252251 Штатное расписание

0253000 Документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия

0253011 Акт по  вопросам  основной  деятельности

0253101 Письмо по  вопросам     основной деятельности

0253201 Справка по вопросам  основной  и кадровой деятельности

0281000 Документация по приему на работу

0281071 Заявление о приеме на работу

0281081 Контракт о назначении  на  должность

0281151 Приказ о приеме на работу

0281161 Протокол общего собрания  трудового  коллектива о приеме на работу

0282000 Документация по переводу на другую работу

0282071 Заявление о  переводе  на другую работу

0282141 Представление   о  переводе   на другую работу

0282151 Приказ о   переводе   на  другую работу

0283000 Документация по увольнению с работы

0283071 Заявление об увольнении

0283151 Приказ об увольнении

0283161 Протокол общего собрания  трудового коллектива об увольнении

0284000 Документация по оформлению отпусков

0284021 График отпусков

0284071 Заявление о  предоставлении  отпуска

0284151 Приказ о предоставлении отпуска

0285000 Документация по оформлению поощрений

0285141 Представление о поощрении

0285151 Приказ о поощрении

0285161 Протокол общего собрания  трудового коллектива о поощрении

0286000 Документация по оформлению дисциплинарных взысканий

0286041 Докладная записка  о   нарушении трудовой дисциплины

0286091 Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины

0286151 Приказ о наложении  дисциплинарного взыскания

0286161 Протокол общего собрания  трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания

 

 

В целом, представленную классификацию  можно укрупнено разделить на две большие группы: общая документация, связанная с организацией работы, в том числе созданием, реорганизацией и ликвидацией юридического лица; кадровое делопроизводство.

В компании часто ведутся  не все документы, например, такие  документы как протокол общего собрания трудового коллектива о наложении  дисциплинарного взыскания, указания по вопросам основной деятельности. Данные документы не являются обязательными  для предприятий и их ведение  не регламентировано.

Некоторые документы не указаны  в данном списки, такие, как лицензии, сертификаты, коллективный договор и другие.

 

 

2.3. Особенности  оформления организационных документов

Документы состоят из отдельных  элементов, которые принято называть реквизитами (от латинского reguisitum — требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.

При составлении организационно-правовых документов необходимо прежде всего учитывать положение ГОСТ Р ИСО 15489-1 – 2007 «Управление документами. Общие требования» (Приложение 1). ГОСТ дает список нормативных документов, которым должны соответствовать нормативные документы организации. Это законы и нормативные акт, относящиеся непосредственно к документам, архивам, доступу, конфиденциальности, защите данных, информации, стандарты, правила рекомендательного характера и другие документы.

Организационные документы  представлены уставами, положениями, в  том числе о структурных подразделениях, инструкциями, в том числе должностными, правилами.

Формуляр организационного документа:

Постоянные реквизиты "единого" бланка:

• эмблема (03);
• наименование организации (06);
• наименование вида документа (08) (УСТАВ или ПОЛОЖЕНИЕ или ИНСТРУКЦИЯ или ПРАВИЛА);

      Переменные реквизиты "единого" бланка:

• дата (09);
• регистрационный номер (10);
• место составления или издания документа (12);
• заголовок (17);
• текст (19);
• отметка о наличии приложения (20);
• подпись (21);
• гриф согласования (22) или визы (23);
• гриф утверждения (15);
• печать (24).

Устав

Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения  с другими организациями и  гражданами, права и обязанности  в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности. Уставы предприятий, учреждений, организаций утверждаются вышестоящими органами (министерствами, администрацией субъектов федерации), устав юридического лица утверждается его учредителями (участниками) и подлежит государственной регистрации в установленном порядке. Устав относится к обязательным учредительным документам при создании негосударственных коммерческих организаций. Общие требования к порядку его составления, оформления и содержания даны в части первой Гражданского кодекса Российской Федерации.

Структура текста устава меняется в зависимости от его разновидности. Устав организации включает:

-общие положения

- цели и задачи,

-права,

-деятельность,

-имущество,

-управление,

-реорганизация,

- ликвидация.

Устав акционерного общества содержит разделы: общие положения, акционерный капитал, порядок деятельности, права, управление, учет и отчетность, распределение прибыли, прочие накопления, прекращение деятельности.

 

Положение

Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (службы).

Положение об организации  включает разделы: общие положения; основные задачи; функции; права и  обязанности; руководство; взаимоотношения  и связи; контроль, проверка и ревизия  деятельности; реорганизация и ликвидация.

Структура текста положения  о структурном подразделении (службе) нормативно не определена. Достаточно устойчивую структуру, выработанную практикой, имеют положения о подразделениях, имеющие следующие разделы: общие положения, основные задачи, функции, права и обязанности, ответственность, взаимоотношения.

Отдельную группу положений  составляют положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу. Например: Положение о документационном обеспечении управления.

 

Инструкция

Инструкция - правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные  стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц. Инструктивный характер носят такие виды документов, как правила, регламенты и др.

Начинается инструкция, как  правило, разделом «Общие положения», в котором указываются цели ее издания, области распространения, порядок пользования и другие сведения общего характера.

Текст инструкции должен содержать  четкие формулировки с распорядительными  словами типа «должен», «следует», «необходимо», «имеет право», «не допускается», «рекомендуется», «запрещается» и т.д. Текст инструкции излагается от третьего лица («исполнитель должен представлять документы на подпись вместе с материалами, на основании которых они готовились») или в безличной форме («срок хранения документов определяется по Перечню»).

Инструкции бывают, например, должностные; по безопасности труда  и др. Должностные инструкции определяют функции, права, обязанности сотрудников  и разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием.

Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:

• общие положения;
• должностные обязанности;
• права;
• ответственность.

На каждого  работника учреждения (организации) составляется должностная инструкция (пример приведен в приложении).

 

Штатное расписание

Штатное расписание - перечень должностей в учреждении (организации) с указанием их количества и размеров должностных окладов. ˡ

Форма штатного расписания утверждена постановлением Госкомстата  России от 5 января 2004 г. № 1. Эту унифицированную  форму штатного расписания должны использовать все организации независимо от формы  собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации.

 

 

ˡ Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974.

Штатное расписание применяется  для оформления структуры, штатного состава и штатной численности  организации в соответствии с  ее уставом (положением) и содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц. Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 № 1 "Об утверждении  унифицированных форм первичной  учетной документации по учету труда  и его оплаты" - Пункт 1 Указаний по применению и заполнению форм первичной  учетной документации по учету труда  и его оплаты.

При заполнении графы 4 количество штатных единиц по соответствующим  должностям (профессиям), по которым  предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством  Российской Федерации, указывается  в соответствующих долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.

В графе 5 "Тарифная ставка (оклад) и пр." указывается в  рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или  проценту от прибыли, коэффициенту трудового  участия (КТУ), коэффициенту распределения  и пр. в зависимости от системы  оплаты труда, принятой в организации  в соответствии с действующим  законодательством Российской Федерации, коллективными договорами, трудовыми  договорами, соглашениями с локальными нормативными актами организации.

В графах 6-8 "Надбавки" показываются стимулирующие и компенсационные  выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные  выплаты), установленные действующим  законодательством Российской Федерации (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также  введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда). При невозможности заполнения организацией граф 5-9 в рублевом исчислении в связи с применением в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации иных систем оплаты труда (бестарифная, смешанная и пр.) указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и пр.)

Штатное расписание визируется руководителями подразделений, подписывается  руководителем кадровой службы и  главным бухгалтером, утверждается приказом (распоряжением), подписанным  руководителем организации или  уполномоченным им на это лицом. Изменения  в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации "О внесении изменений в штатное расписание". Организационно-распорядительная документация.

 

 

 

 

 

Список используемой литературы

1. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л.Гавлин, А.С.Красавин, Л.В.Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В.Ларин, А.Н.Сокова. - М., 2003. - 90 с.
2. Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974.
3. Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А.Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 592 с.