Организационные документы кадровой службы

Оглавление 

Введение. 2

Документирование трудовых правоотношений. 3

Унификация и стандартизация документов. 5

Нормативные документы. 8

Кадровая документация. 9

Личные карточки работников. 10

Заявления, графики отпусков, докладные записки, акты. 15

Отметка об исполнителе. 16

ОРД. 16

Список используемой литературы. 22

Введение.

Актуальность  выбранной мной темы заключается в том, что в настоящее время невозможно представить, как бы функционировала та или иная организация, будь то государственное предприятие или коммерческий банк, научно - исследовательский институт или воинская часть, неприметный частный магазинчик или престижное официальное издательство, без таких фундаментальных вещей как, постановления, решения, приказы или распоряжения. 

Цель  данного реферата - подробно рассмотреть и изучить распорядительную документацию. 

Задачи:

• Подобрать, изучить , систематизировать и подготовит к изложению литературу по данной проблеме.
• Ознакомиться с составом документации.
• Выявить важность знания правильного оформления приказов, решений, заявлений, распоряжений, решений по кадровому составу.

Документирование  трудовых правоотношений.

Среди задач, решаемых кадровой службой, наиболее традиционной представляется документирование трудовых правоотношений. В процессе их возникновения  и установления возникает значительный объем разнообразных документов. Наибольшая часть документов кадровой службы связана с движением кадров. Документирование движения кадров –  неотъемлемая обязанность любой  организации (предприятия, учреждения) независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы. Под  движением кадров специалисты понимают:

• прием на работу;
• перевод на другую работу;
• увольнение;
• предоставление отпусков;
• командирование.

При оформлении любой  из названных процедур работник пишет  заявление (или начальник структурного подразделения составляет докладную  записку), которые являются основанием для издания распорядительного  документа. Руководитель организации  издает приказ. Кроме того, прием  на работу может сопровождаться заключением  трудового договора (контракта), заполнением  работником анкеты (личного листа  по учету кадров), составлением работником кадровой службы личной карточки (форма  Т-2¹). При переводе работника на другую работу используется такой документ, как представление. Оформление очередных отпусков связано с составлением кадровой службой графика отпусков. При совершении работником поступков, связанных с невыполнением или ненадлежащим выполнением своих обязанностей, нарушением трудовой дисциплины, он пишет объяснительную записку или отдел кадров фиксирует нарушения составлением акта. Даже такое не самое полное перечисление видов документов, создаваемых кадровой службой, свидетельствует об их многообразии.

Состав документов кадровой службы в реальности значительно  шире, так как общение с любой  сторонней организацией непременно оформляется письмами, а, например, проведение аттестации персонала сопровождается заполнением целого ряда документов – протокола заседания аттестационной комиссии, аттестационного листа, заключений руководителей структурных подразделений. Кроме того, составляются такие организационные  документы, как положение об отделе кадров, должностные инструкции ее сотрудникам.

Квалифицированное ведение документации по личному  составу относится к числу  необходимых профессиональных навыков  работника кадровой службы, при этом документирование любых процедур должно проводится с соблюдением установленных  общегосударственных правил оформления документов. Необходимость документирования по определенным правилам установлена  законодательно². “Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации³”.

Кодекс законов  о труде Российской Федерации  устанавливает необходимость документирования трудовых правоотношений:

• трудовой договор (контракт) должен быть заключен в письменной форме (ст. 18);
• прием на работу оформляется приказом (распоряжением) администрации предприятия и объявляется работнику под расписку (ст. 18);
• на всех работников ведутся трудовые книжки (ст. 39);
• администрация обязана выдавать работникам по их просьбе справку о работе на данном предприятии (ст. 40).

Унификация  и стандартизация документов.

Наиболее эффективным  способом создания рациональных норм документирования является унификация и стандартизация документов.

Унификация в документоведении рассматривается как сокращение исходного количества форм документов и приведение их к единообразным  правилам оформления.

Стандартизация  – это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. Стандарт, как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом» (ГОСТ 6.10.1–88). В России деятельность по стандартизации координируется Комитетом Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (в настоящее время комитет включен в состав Министерства промышленности и торговли РФ). Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (документа).

Стандартизация –  сложный процесс, в состав которого входят такие элементы, как типизация  и унификация. С одной стороны, это методы стандартизации, которые  могут осуществляться и как самостоятельные  виды работы. В документоведении типизация  используется для создания типовых  форм документов и типовых текстов, т. е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. Типовой текст – это текст-образец, на основе которого создаются в последующем  тексты аналогичного содержания. Типовая  форма – утвержденная определенным компетентным органом государственной  власти форма документа, используемая для сбора и представления  каких-либо данных в самых различных  сферах управленческой деятельности.

В документоведении унификация и стандартизация рассматриваются  как процесс установления единообразия в процессах создания и оформления документов. Однако между этими двумя  понятиями нельзя поставить знак равенства. Стандартизация документов – высшая ступень их унификации, доведение ее результатов до уровня обязательной правовой нормы. Требования стандарта имеют обязательный характер в пределах сферы его распространения. Поэтому унификация обычно проводится как предварительный этап стандартизации, но может быть и самостоятельным  видом деятельности. Результатом  работы по унификации и стандартизации документов могут быть стандарты  как на отдельные документы (например, на отчет о научно-исследовательской  работе, на обложку дел постоянного  хранения), на отдельные виды продукции (например, форматы бумаги), так и  на унифицированные системы документации. Стандартизация – закрепление результатов  унификации в нормативно-технических  документах – стандартах. Стандартизация может проводится на государственном  уровне, на отраслевом уровне и на уровне предприятия.

Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных  по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению (ГОСТ Р 51141-98). Система  документации складывается в процессе реализации в органах власти и  управления, в учреждениях, организациях и предприятиях той или иной управленческой функции; состав документов, которые  в нее входят, предназначен для  документирования определенных видов  деятельности, например планирования, финансирования, учета. Системы документации классифицируют по отраслям деятельности и помимо типовых систем документации выделяют также системы документации по здравоохранению, образованию (общему и специальному), нотариальные, судебные и др.

Унифицированная система  документации⁴ создается по единым правилам и требованиям и должна содержать информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Обычно она состоит  из одного-двух государственных стандартов, совокупности взаимоувязанных общероссийских унифицированных форм, обеспечивающих документированное представление  данных в определенных видах хозяйственной  деятельности, средств их ведения, нормативных  и методических документов по их разработке, ведению и применению. Непосредственными  разработчиками конкретных форм документов и систем документации являются министерства (ведомства), осуществляющие координацию  той или иной отрасли деятельности.

Порядок оформления документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации, требования к бланкам  и текстам определен ГОСТом Р 6.30-97. По требованиям, заложенным в этом стандарте, разрабатываются текстовые  бланки документов, составляются приказы  о приеме, переводе, увольнении и  др., а также протоколы, письма, докладные и объяснительные записки. Кроме государственного стандарта, в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации входит альбом унифицированных форм документов, созданный в развитие требований стандарта и содержащий конкретные формы документов (структура и штатная численность, штатное расписание, график отпусков и др.). Альбом содержит примеры оформления всех кадровых документов, а для сложных и объемных документов (положение, должностная инструкция) – не только состав и расположение обязательных реквизитов, но и обязательную структуру текста.

Нормативные документы.

К числу нормативных  документов относятся и Межотраслевые  укрупненные нормативы времени  на работы по комплектованию и учету  кадров. Трудозатраты работников кадровых служб, связанные с подготовкой  и обработкой кадровой документации, влияют на штатную численность кадровых служб. С помощью нормативов можно  обосновать необходимую численность  работников кадровых служб, так как  суммарная трудоемкость выполняемых  работ – одна из составных частей формулы расчета штатной численности, включенной в Укрупненные нормативы. Но основное значение этого документа  – регламентация состава кадровых документов, а также последовательности выполняемых операций:

• при оформлении документов при приеме на работу и увольнении рабочих и служащих;
• оформлении и учете трудовых книжек;
• оформлении документов по учету движения кадров;
• составлении статистической отчетности по учету личного состава;
• составлении справок, разработке планов и выполнении других работ;
• работе по табельному учету;
• работе бюро пропусков;
• работе военно-учетного стола.

Межотраслевые нормативы  времени содержат и перечисление всех необходимых операций по документированию и являются, кроме того, нормативным  документом в части организации  делопроизводства кадровой службы, так  как содержат привила регистрации  и необходимые регистрационные  формы, устанавливают порядок хранения документов отдела кадров.

Кадровая  документация.

В состав кадровой документации входят следующие  документы:

• трудовой договор (контракт);
• приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1);
• личная карточка (форма № Т-2);
• учетная карточка научного работника (форма № Т-4);
• приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5);
• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);
• приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т-8);
• табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13);
• табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12);
• личные заявления работников предприятия;
• графики отпусков;
• докладные записки;
• акты.

Трудовой договор (контракт) заключается в письменной форме между работником и администрацией предприятия в лице руководителя предприятия и должен содержать  следующие основные реквизиты: название вида документа, дату и место составления, текст, подписи, печать. Контракт составляется в двух экземплярах, один из которых  остается на предприятии, а другой хранится у работника.

Личные  карточки работников.

Приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1) является одной из унифицированных форм первичной учетной документации, применение которых с 1 января 1999 г. является обязательным для предприятий всех организационно-правовых форм и форм собственности. Форма применяется для учета вновь принятых на работу. Заполняется в одном экземпляре работником отдела кадров на всех принятых, за исключением назначаемых вышестоящим органом. Начальник структурного подразделения дает заключение о возможности приема: на оборотной стороне проекта приказа указывается, в качестве кого может быть принят на работу нанимающийся, по какому разряду или с каким окладом и продолжительностью испытательного срока.

На оборотной стороне  проставляются также согласие работника  с условиями работы, результаты переговоров, медицинского осмотра, отметка о  прохождении инструктажа по технике  безопасности, противопожарному минимуму и другие отметки.

Проект приказа (распоряжения) о приеме на работу работника, которому устанавливают тарифную ставку, оклад, визируется в соответствующей службе организации для подтверждения  вакантной должности и устанавливаемого оклада, тарифной ставки. Подписанный руководителем организации приказ (распоряжение) объявляется работнику под расписку.

Работник отдела кадров на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу заполняет личную карточку, делает отметку о зачислении на работу в трудовой книжке, а бухгалтерия  открывает лицевой счет или соответствующий  ему документ.

Личная карточка (форма № Т-2) заполняется на работников всех категорий в одном экземпляре на основании соответствующих документов, паспорта, военного билета, трудовой книжки (для совместителей – копии трудовой книжки, заверенной нотариусом), диплома (свидетельства), на основании опроса работника.

Коды профессии  и специальности указываются  по общероссийским классификаторам  профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) (образование, перемена места жительства и др.) и отражаются в личной карточке.

Свободные строки могут  при необходимости заполняться  данными по усмотрению организации. После заполнения раздела “Общие сведения” лицо, оформляемое на работу, подписывает личную карточку и проставляет дату заполнения. Свободные строки в п. 6 (6.3, 6.4) раздела 1 предназначены для названия и даты окончания второго образовательного учреждения высшего или среднего профессионального образования. При заполнении п. 12 раздела 1 организации необходимо именовать так же, как они назывались в свое время, военную службу записывать с указанием должности. В разделе III с каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу и переводах на другую постоянную работу, администрация обязана ознакомить работника под расписку в графе 11.

В разделах IX “Дополнительные  сведения” для полноты учета  лиц, обучающихся в очно-заочных (вечерних), заочных, экстернатных отделениях учреждений высшего и среднего профессионального  образования, следует проставлять  даты поступления в образовательное  учреждение и его окончания. Личные карточки таких работников рекомендуется  хранить отдельно до окончания ими  образовательных учреждений. В том же разделе следует записывать и другие данные о работнике. Например, данные о работающих инвалидах: на основании справки ВТЭК записываются группа инвалидности и дата ее установления (изменения), причина инвалидности, заключение ВТЭК об условиях и характере труда, а также другие данные, необходимые для учета.

Учетная карточка научного работника (форма № Т-4) предназначена для учета научных работников научными, научно-исследовательскими, конструкторскими, образовательными и другими учреждениями и организациями, осуществляющими деятельность в сфере образования, науки и технологии. Заполняется в одном экземпляре работником отдела кадров на научных работников на основании соответствующих документов, а также на основании опроса работников. На каждого научного работника ведется также личная карточка по форме № Т-2.

Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма  № Т-5) применяется при оформлении перевода работника из одного структурного подразделения в другое. Заполняется  работником отдела кадров в одном  экземпляре. Приказ (распоряжение) визирует начальник структурного подразделения  прежнего и нового места работы и  подписывает руководитель организации. На основании приказа (распоряжения) о переводе на другую работу отдел  кадров делает отметки в личной карточке, трудовой книжке и других документах. На оборотной стороне формы делаются отметки о несданных имущественно- материальных и других ценностях, числящихся за работником на прежнем месте работы.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6) применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с КЗоТ, действующими законодательными актами и положениями, коллективными договорами и графиками отпусков. Заполняется в двух экземплярах: один остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается начальником структурного подразделения и руководителем организации. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска отдел кадров делает отметки в личной карточке работника, а бухгалтерия производит расчет заработной платы, причитающейся за отпуск. При предоставлении отпуска без оплаты рядом с указанием о количестве дней отпуска указывается “без оплаты”. В разделе “Начислено” в графе I в пустых строках указываются месяцы, по которым начислена заработная плата.

Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т-8) применяется при оформлении увольнения работников. Заполняется работником отдела кадров в двух экземплярах на всех работников, за исключением увольняемых вышестоящим органом: один экземпляр остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию.

Подписывается начальником  структурного подразделения и руководителем  организации. В разделе “Справка о несданных имущественно- материальных и других ценностях” делаются отметки о несданных ценностях, числящихся за работником. На основании приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора (контракта) бухгалтерия производит расчет с работником.

Табель учета использования  рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12) и табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13) применяются для учета использования рабочего времени всех категорий служащих, контроля за соблюдением рабочими и служащими установленного режима рабочего времени, составления статистической отчетности по труду. Составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, после соответствующего оформления передаются в бухгалтерию. Отметки в табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего дня, в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий работы должны быть сделаны только на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей и т. п.).

Для отражения использования  рабочего времени за каждый день в  табеле (форма № Т-12, графы 3, 5; форма  № Т-13, графа 3) отведено две строки: одна – для отметок условных обозначений  видов затрат рабочего времени, другая – для записи количества часов  по ним. Учет использования рабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации явок и неявок на работу либо регистрации  только отклонений (неявок, опозданий  и т. д.).

Форма № Т-13 “Табель  учета использования рабочего времени” применяется в условиях автоматизированной обработки данных. Бланки табеля по форме № Т-13 с частично заполненными реквизитами могут быть созданы  с помощью средств вычислительной техники. К таким реквизитам относятся  структурное подразделение, цех (отдел), бригада, фамилия, имя, отчество, профессия (должность), табельный номер и  т. д., т. е. данные, содержащиеся в справочниках условно-постоянной информации. В этом случае форма табеля изменяется в  соответствии с принятой технологией  обработки данных. Такая форма  должна обеспечивать возможность отражать в ней учет использования рабочего времени. Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, представленные на титульном листе формы № Т-12, применяются и при заполнении формы № Т-13.

Заявления, графики отпусков, докладные записки, акты.

Личные  заявления работников предприятия о приеме, переводе или увольнении пишутся от руки, в свободной форме или на трафаретном бланке, разработанном на предприятии. В заявлении следует указывать: адресата, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, текст, дату, подпись, расшифровку подписи. На заявлении ставится резолюция и делается отметка об исполнении. В дальнейшем заявление направляется в дело.

Графики отпусков представляют собой внутренний документ, в котором определяется очередность предоставления отпусков сотрудникам подразделений и предприятия в целом. Форма графика отпусков содержит следующие реквизиты: наименование предприятия, название вида документа, гриф утверждения, место составления, дату, текст, визы согласований.

Докладные записки – это документ, в котором содержится изложение какого-либо производственного вопроса. Пишется докладная записка от руки на стандартном листе бумаги. В состав обязательных реквизитов входят: адресат, наименование документа, текст, дата, подпись, расшифровка подписи. После получения адресатом докладной записки он налагает резолюцию. После выполнения предписания на докладную записку ставится отметка об исполнении и она подшивается в соответствующее дело.

Акт – вид документа, подтверждающий те или иные факты, который составляется несколькими лицами. Обязательными реквизитами акта являются: наименование документа, наименование предприятия, гриф утверждения, дата, текст, отметка о наличии приложений, подписи и их расшифровка.

Отметка об исполнителе.

Обработка документов в аппарате управления включает документирование информации, обработку информации, содержащейся в документах, и организацию  работы с документами. Совокупность работ, связанных с созданием  документов, их регистрацией, классификацией, движением, учетом и хранением, называется делопроизводством.

В процессе делопроизводства осуществляется фиксирование информации (документирование) и организация  работ с документами. Под документированием  понимается создание текстовых документов в сфере управления.

Организация работы с документами означает создание условий, обеспечивающих движение, поиск  и хранение документов в делопроизводстве. Необходимость документирования управленческих процедур, установленная действующим  законодательством, приводит на практике к созданию многочисленных форм финансовой, первичной учетной, расчетно-денежной, отчетно-статистической, организационно-распорядительной и других систем документации.

ОРД.

Особую роль среди  управленческих документов играет Организационно-Распорядительная Документация⁵, применяемая при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата учреждения, организации, предприятия.

Входящие  в эту систему  документы условно  подразделяются на 3 группы:

• Организационные документы: устав, структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении учреждения, организации, предприятия, должностная инструкция работнику;
• Распорядительные документы: приказ, распоряжение, указание, инструкция;
• Информационно-справочные документы: протокол, акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка, телеграмма, телефонограмма и т.д.

Операции по документированию организационно-распорядительной деятельности и организации работы с соответствующими документами называются административным делопроизводством.

Оформление документов осуществляется на бланках двух видов: общих, для организационно-распорядительных документов ОРД, и бланков для  писем.

Бланком называется лист бумаги с воспроизведенными  на нем реквизитами, содержащими  постоянную информацию. Изготавливают  бланки двух форматов: А4 (210х297 мм) и  А5 (210х148 мм). Бланки каждого вида проектируют  на основе углового или продольного  расположения реквизитов.

Главное различие между  ними в том, что бланк для писем  содержит реквизит “Индекс предприятия  связи, почтовый и телеграфный адрес, номер счета в банке” и трафаретную  часть реквизита “Ссылка на индекс и дату входящего документа”, а  на общих бланках вместо этих реквизитов остается свободная площадь, в которую  впечатываются реквизиты “Наименование  вида документа” и “Место составления  или издания”.

Стандарты на формуляры - образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, реквизиты и правила их расположения.

Реквизиты - это обязательные признаки, установленные законом или распорядительными положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТ 6.38-90 УСД⁶. Требования к составлению и оформлению документов.

Совокупность расположенных  в установленной последовательности реквизитов документа называется его  формуляром. Формуляр - образец является основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации. Площадь, отводимая формуляром - образцом для расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объему этого реквизита в печатных знаках. Согласно ГОСТ 6.38-90 документы могут содержать (в зависимости от назначения) до 32 реквизитов. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Каждый должен содержать определенный их состав в зависимости от назначения документа.