Организационные документы и порядок их оформления. 2

Курсовая  работа

 «Организационные документы и порядок их оформления» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

   Содержание

Введение……………………………………………………………………………...3

Глава1.Организационные документы как составная часть системы документации ………………………………………………………………………..6

1. Понятие и функции организационных документов…………………….......6
2. Виды организационных документов………………….………...….……..…9

Глава 2. Организация  делопроизводства в офисе…………………......................25

2.1     Требования к оформлению организационных документов........................25

2.2     Организация движения организационных документов……………...……28

Заключение………………………………………………………………………....33

Список использованных источников информации................................................36

Приложение………………………………………………………………………...38 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

  Введение

      Аппарат управления реализует свои функции  главным образом посредством  универсальных и полномочных  организационных документов, создаваемых  циркулирующих вне зависимости  от специфики деятельности во всех отраслях народного хозяйства и государственного управления.

      Актуальность  данной темы велика, так как управленческие процессы и их документационное обеспечение в любой организации требуют обязательного регулирования. Регуляторами выступают, прежде всего, нормы законодательных и иных правовых актов, принимаемых компетентными государственными органами. В соответствии с ними действуют нормативно-методические документы общегосударственного (межотраслевого) действия, устанавливающие правила, методы и технологические приемы работы, в том числе с документной информацией.

     Однако  наряду с этим важная роль принадлежит  внутренним организационным документам, которые разрабатываются и принимаются  самими учреждениями, организациями  и предприятиями. Именно они регламентируют управленческие действия, то есть устанавливают порядок и фиксируют определенные условия их эффективного выполнения в конкретной организации. Среди таких условий можно выделить определение четкой структуры и правового статуса определенного звена управления, закрепление его функций и порядок функционирования, кооперацию и разделение труда работников. Кроме того, очень важно разработать и закрепить правила выполнения различных видов работ, в частности по документационному обеспечению управления.

     Необходимость разработки внутренних документов диктуется законодательством, которое определяет их как регуляторы внутренней жизни любой структуры.

     Являясь локальными нормативными актами, они  составляют правовую основу деятельности конкретной организации, так как  содержат нормы, обязательные для исполнения, как органами управления, так и работниками.

     Документационное  обеспечение является основной обеспечивающей функцией управления. От того, как оно  организовано, во многом зависит эффективность  управленческой деятельности. В свою очередь, порядок работы с документами в конкретной организации напрямую связан с организацией управления и зависит от структуры аппарата управления, компетенции и функций органов управления, структурных подразделений и т. д. Поэтому в состав нормативной и методической базы документационного обеспечения управления относят и те локальные акты, которые регулируют организацию управленческой деятельности конкретной фирмы, учреждения.

     Новизна данной курсовой работы заключается  в том, что для создания и развития организации необходимо легко ориентироваться в часто меняющемся организационном пространстве, и так как политика нашего государства направлена на улучшение условий для развития частного бизнеса и как следствие на упрощение законодательства в данной сфере, необходимо оперативно отслеживать эти изменения.

      Целью данной курсовой работы являются анализ организационных документов и порядок их оформления.

          Данная цель реализуется  в рамках конкретных задач:

• Рассмотрение понятия и функций организационных документов;
• Рассмотрение основных видов организационных документов;
• Исследование организации движения организационных документов;
• Выявление требований к оформлению организационных документов.

      Объектом  данной курсовой работы является непосредственно  организационные документы, а предметом – функции и виды организационных документов, требования к их оформлению.

    Методологической  основой исследования данной темы является  использование нормативно - правовых документов, относящиеся к организационным документам и порядку их оформления. Это Гражданский кодекс РФ, ГОСТ Р 6.30 – 2003, Трудовой кодекс РФ, Постановление Государственного комитета РФ по статистике «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Так же в работе используются труды следующих научных деятелей в области документоведения и делопроизводства: Березина Н. М., Воронцова Е. П., Лысенко Л. М., Харитонов М. М., Стародубов Н. М. Мнение данных авторов разделились. Одни склонны полагать (Воронцова Е. П., Лысенко Л. М., Березина Н. М.), что организации должны строго соблюдаться все правила по ведению организационной документации и конечно же использование всего списка имеющихся организационных документов. Другие (Харитонов М. М., Стародубов Н. М.) больше склоняются к тому, что организация сама вправе решать данный вопрос.

          Структурно данная работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованной литературы.

    В первой главе раскрываются понятия, функции и виды организационных документов. Во второй главе рассмотрено оформление этих документов и движением их в организации. Полный список использованной литературы включает в себя 25 наименований. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Глава 1. Организационные документы как составная часть системы документации

1. Понятие и функции организационных документов

    Одна  из управленческих функций, реализуемых  в деятельности предприятий – это функция организации системы и процессов управления.

    Организационная деятельность предприятия выражается в разработке и утверждении комплекса  организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус предприятия, его компетенцию, структуру, штатную численность и другие аспекты.

    Деятельность  учреждений фиксируется в разных видах документов. Согласно действующему законодательству организации, учреждения и частные предприятия издают уставы, положения, инструкции, штатное расписание и др. Все эти документы образуют группу организационных документов.[14,86]

   Организационные документы – комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства предприятия. Организационно документы содержат положения обязательные для исполнения и являются правовой основой деятельности предприятия.

     Управленческая  деятельность присуща всем учреждениям, организациям и предприятиям. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации. Эффективность управления зависит  от объема, оперативности и достоверности информации, большая часть которой отражается в документах. Законодательными и нормативными актами предусмотрен ряд ситуаций, при которых документирование информации является обязательным. В зависимости от конкретной управленческой ситуации создается множество различных видов организационных документов. Они подразделяются по:

     • содержанию информации (отражают основные функции управления)

     • происхождению (служебные и личные)

     • месту составления (внешние и  внутренние)

     • способу изготовления (рукописные, машинописные и типографские)

     • форме изложения информации (типовые, созданные для всех или для  отдельных учреждений, индивидуальные)

     • количеству вопросов (простые –  один вопрос; сложные – несколько  вопросов).[8,84]

     Процесс управления включает следующие документируемые операции: сбор и обработку документной информации; подготовку решения; принятие и документирование решения; доведение решений до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении; передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; хранение и поиск информации. Аппарат управления реализует свои функции главным образом посредством универсальных и полномочных организационно документов, создаваемых циркулирующих вне зависимости от специфики деятельности во всех отраслях народного хозяйства и государственного управления.

     Организационно  документы реализуют нормы административного  права и являются правовой основой  деятельности организации. Организационные  документы содержат положения, обязательные для исполнения.[16]

     К организационным документам относят:

- устав  организации; 

- положение  об организации; 

- учредительный  договор; 

-положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах;

- регламент; 

- структура  и штатная численность; 

- штатное  расписание;

- инструкции  по определенным направлениям  деятельности;

- должностные  инструкции работников;

- правила  внутреннего трудового распорядка (положение о персонале) и др.[9]

     Организационные документы оформляются на общем  бланке организации или на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов. Датой организационных документов является дата утверждения.

     Организационные документы утверждаются руководителем  организации или ее структурного подразделения либо вышестоящей организацией. Утверждение осуществляется либо проставлением грифа утверждения на самом документе, либо изданием другого документа.

     Заголовок к тексту в организационных документах должен согласовываться с наименованием  вида документа, например:

- положение об отделе кадров;

- структура  и штатная численность аппарата  Министерства;

- инструкция  о ведении бухгалтерского учета; 

- должностная инструкция референта.[10]

     Функции организационных документов:

• организационная – организационные документы устанавливают или упорядочивают действия участников правовых отношений;
• информационная – определяется потребностью документирования, хранения и предоставления информации;
• правовая – организационные документ может являться письменным доказательством и быть источником права;
• коммуникативная – организационные документы являются средством обмена информации;
• управленческая – организационный документ выступает как средство управления деятельностью.

     Организационные документы имеют сложную структуру  текста. Констатирующей частью текста организационных документов является раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение организационного документа, сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий. Основной текст организационных документов делится на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами. Организационные документы проходят установленный в организации порядок согласования. Согласование осуществляется со всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами, с юридической службой, проверяющей соответствие данного организационного документа действующему законодательству. [17,106]

     С точки зрения срока действия организационно документы относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до замены новыми.

     Особенностью  организационных документов является возможность вносить в них изменения и дополнения в тех случаях, когда нет необходимости перерабатывать весь документ.[5, 321]

      Таким образом, можно сказать, организационные документы – это документы реализующие нормы административного права и являющиеся правовой основой деятельности организации. Для детального понимания понятия организационные документ стоит рассмотреть каждый вид отдельно. 

   1.2 Виды организационных  документов

     Одни  компании определяют организационные  документы как вид письменного  документа, в котором фиксируют  решение административных и организационных  вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц, другие вкладывают в определение иной смысл, полагая, что организационные документы реализуют нормы административного и гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и строго обязательны для исполнения.[25]

     Организационные документы также определяют как  комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.

     В состав организационных документов также включают различные группы документации.[9]

     Некоторые компании включают в состав организационных документов такие документы, как устав, структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении учреждения, организации, предприятия, должностная инструкция работника, отделяя их от распорядительных документов: приказы, распоряжения, указания, инструкции.[7]

      Итак, к основным видам организационных  документов относят:

1. Устав организации (Приложение А)

     Устав – правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации, учреждения.

     Типовая структура текста устава государственного учреждения закреплена в «Унифицированной системе организационно-распорядительной документации».

     Структура текста устава негосударственной организации  отличается от структуры текста устава государственного учреждения. Устав негосударственного предприятия содержит дополнительные разделы, в которых отражается специфика его организации и деятельности.[22]

     В Гражданском кодексе РФ дан перечень обязательных сведений, которые должны быть отражены в уставе организаций с различной организационно-правовой формой.

Можно привести возможные разделы устава:

     1. Общие положения. В разделе  указываются полное и сокращенное  официальные наименования организации;  ее статус, почтовый адрес; основания, на которых создана организация; чем она руководствуется в своей деятельности; наличие филиалов, дочерних фирм, представительств; предмет и цели деятельности; наличие зарегистрированного товарного знака, фирменного бланка, печати.

     2. Акционерный капитал (уставный капитал). В разделе определяются размеры вкладов каждого учредителя (участника), оговариваются условия увеличения (уменьшения) уставного фонда, регламентируются права участников на отдельные объекты, входящие в состав имущества организации.[1]

     3. Порядок деятельности. Раздел устанавливает  цели, виды деятельности, механизм  отношений организации с другими  организациями в вопросах финансово-хозяйственной  деятельности, а также определяет  права, которыми наделяются участники  в процессе финансово-хозяйственной деятельности.

     4. Управление. Раздел регламентирует  состав органов управления и  их полномочия. Например, в акционерном  обществе с большим числом  акционеров это могут быть:

     а) общее собрание акционеров – высший орган управления обществом (в разделе устанавливается порядок созыва, проведения общих собраний, правомочность принятых решений);

     б) совет директоров – высший орган управления обществом в промежутках между собраниями акционеров, избираемый общим собранием (в разделе устанавливается количество директоров, срок, на который они избираются, компетенция, порядок выбора председателя и на какой срок);

     в) исполнительные органы – генеральный директор, исполнительный директор, правление (в разделе устанавливается, какие именно исполнительные органы действуют, их компетенция, права и порядок деятельности);

     г) ревизионная комиссия – орган, осуществляющий проверки финансово-хозяйственной деятельности (устанавливается порядок формирования комиссии, сроки и частота проведения проверок, порядок представления отчетности).

     5. Учет и отчетность; распределение  прибыли. В разделе устанавливается  порядок ведения бухгалтерской  и статистической отчетности, порядок  представления сведений о деятельности  общества в налоговые и иные  органы, порядок подведения итогов о финансовой деятельности общества, порядок распределения прибыли.[1]

     6. Прочие накопления. В разделе  устанавливаются дополнительные  фонды общества, кроме уставного  (страховой, резервный), если таковые  имеются. 

     7. Прекращение деятельности. Раздел устанавливает порядок ликвидации общества, его реорганизации, а также порядок рассмотрения споров общества с физическими и юридическими лицами.[1]

     8. Отметка о регистрации.

     Гриф  утверждения выносится на титульный лист и заверяется печатью.

     Устав государственной организации утверждается вышестоящим учреждением, а негосударственной – его учредителями, общим собранием акционеров.[13]

2. Положение об организации (структурном подразделении)(Приложение Б)

     Положение – правовой акт, определяющий состав, компетенцию, порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию деятельности государственных органов, учреждений, организаций, структурных подразделений (служб).

     Положения могут быть типовыми (примерными) и  конкретными (индивидуальными). При наличии типового положения конкретные положения разрабатываются на его основе. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений. Различают положения об организациях и положения о структурных подразделениях (службах).[9]

     Положение об организации – это документ, на основании которого действуют государственные бюджетные организации (органы государственной власти и управления всех уровней).

     Схема положения о государственном  учреждении аналогична схеме устава государственного учреждения.

     Положение об организации оформляется на общем  бланке. Обязательными реквизитами  положения об организации являются: заголовок к тексту, текст, подпись, гриф утверждения, печать.[19]

     Положения о структурных подразделениях (службах) можно классифицировать на:

- положения  о структурных подразделениях;

- положения  о коллегиальных и совещательных  органах, как руководящих (совет  директоров, правление), так и специализированных (ученый совет, педсовет, научно-технический  совет и др.);

- положения  о временных органах (совещания,  комиссии, советы).[21]

     Положение о структурном подразделении  оформляется на общем бланке организации.[4]

     Положения о подразделениях подписываются  руководителем подразделения и  утверждаются руководителем организации.

     Текст положений о структурных подразделениях включает следующие разделы:

     1. Общие положения. В разделе  «Общие положения» указываются:  полное официальное наименование  подразделения, дата, номер и наименование  правового акта, на основании  которого создано и действует подразделение, чем руководствуется в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения печати.

     2. Цели и задачи. В разделе «Цели и задачи» перечисляются основные проблемы, решаемые подразделением и определяющие характер и направления деятельности подразделения.

     3. Функции. В разделе «Функции»  указываются действия или виды  работ, которые должно выполнять  подразделение для осуществления поставленных перед ним задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности подразделения.

     4. Права и обязанности. В разделе  «Права и обязанности» перечисляются  права, которыми наделяется подразделение  в лице его руководителя. В  этом же разделе устанавливаются виды дисциплинарной, административной, а при необходимости - и уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих обязанностей.

     5. Взаимоотношения. В разделе «Взаимоотношения» регламентируются информационные и документационные потоки подразделения, основные документы, создаваемые им, указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение, периодичность и сроки представления; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.[20]

     Изменения в положение о структурном  подразделении вносятся приказом руководителя организации.

     Положения о коллегиальных и совещательных  органах, как руководящих (совет директоров, правление), так и специализированных (ученый совет, педсовет, научно-технический совет и др.), также носят нормативный характер и определяют состав, порядок формирования, компетенцию, порядок работы, права и ответственность коллегиальных и совещательных органов.[21]

     В качестве примера можно привести структуру текста положения о  Совете директоров акционерного общества:

1) Общие  положения;

2) Компетенция Совета директоров;

3) Состав  Совета директоров;

4) Выдвижение кандидатов в Совет директоров;

5) Избрание членов Совета директоров;

6) Регламент  заседаний Совета директоров;

7) Взаимоотношения  с другими подразделениями общества;

8) Ответственность  членов Совета директоров.[20]

     В государственной организации внесение изменений и дополнений в положения о коллегиальных и совещательных органах и в положения о структурных подразделениях осуществляется распорядительным документом руководителя организации.

     В негосударственной организации  изменения и дополнения в положения  о коллегиальных и совещательных органах принимаются на общем собрании акционеров.

     Положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах) создаются на период действия такого органа. Структура  текста нормативно не закреплена. Утверждается органом, в компетенцию которого входит создание временного органа.[9]

3. Учредительный договор и инструкции (Приложение В)

     Учредительный договор

     Договор – юридическое понятие, с которым связано возникновение различных обязательств и отношения, регулирующие их.

     В учредительном договоре учредители берут обязательство создать юридическое лицо (дается наименование юридического лица), определяется порядок совместной деятельности по его созданию, условия образования имущества и уставного капитала.

     Договором определяется предмет и цели деятельности юридического лица, а также условия и порядок управления деятельностью юридического лица и условия распределения между учредителями прибыли.

     Местонахождение юридического лица определяется местом его государственной регистрации, если в соответствии с законом в договоре не установлено иное. В заключительной части договора указывается количество экземпляров договора, юридические адреса и банковские реквизиты сторон.