Организационные и межличностные коммуникации

  Введение

Общеизвестно, что значение информации и коммуникации во всех сферах человеческой деятельности на современном этапе постоянно возрастает, что связано с изменениями социально – экономического характера, появлением новейших достижений в области техники и технологии, результатами научных исследований.

  Коммуникации играют важную роль для повышения управленческой эффективности. Эффективные коммуникации способствуют повышению показателей деятельности организации и уровня удовлетворенности работников трудом, формированию чувства сопричастности в работе организации.Часто необоснованно предполагают, что эффективная система коммуникаций сформируется «сама собой», как только на группу исполнителей будет возложена общая задача. Во многих случаях даже активные, целенаправленные попытки создания благоприятного климата для коммуникаций не дают желаемого результата.

Коммуникации являются неотъемлемым компонентом любых процессов взаимодействия, но чтобы они стали эффективными, требуется определенный управленческий навык. Для этого руководителю, во-первых, важно знать механизм развития коммуникационных процессов, характер влияния внешних условий на достигнутые результаты и, во-вторых, иметь навыки, необходимые для эффективного обмена информацией. В сложных ситуациях может потребоваться даже специальный сотрудник в организации, на которого следует возложить обязанности изучать и совершенствовать системы коммуникаций в организации. 
    Межличностная коммуникация более свободна от формальных, регламентирующих форму и стиль сообщения рамок, что делает ее более доступной и доходчивой. Кроме того, при личном общении эффект восприятия может быть усилен за счет обаяния говорящего, тембра его голоса, интонации, мимики, жестов, ориентированных исключительно на конкретного собеседника. И последнее, в межличностной коммуникации открываются огромные неограниченные возможности для использования эффекта обратной связи. 
предприятия и внешней стороны. Данный вид коммуникации помогает привлекать новых клиентов, улучшать взаимодействие со старыми, анализировать желания потребителей, получать информацию о новых технологиях и так далее. Очень часто именно от скорости передачи информации зависит эффективность работы предприятия. Все может быть хорошо только тогда, когда необходимая достоверная информация доставляется, куда нужно без опозданий и каких-либо задержек. Недостоверная информация может стать причиной больших проблем. Она не только станет причиной сбоя в работе предприятия, но может и привести к его разорению. Все получаемые любым образом сведения должны подвергаться моментальной проверке. Сотрудники, которые могут дать недостоверную информацию, должны находиться под особым контролем. Коммуникации могут быть разделены на группы и на основании других признаков. Например, существуют вербальные и невербальные коммуникации в менеджменте. Вербальные коммуникации понимаются, как процесс, при котором передача информации осуществляется при помощи слов. Сразу же отметим, что имеются в виду не только произнесенные слова, но и написанные. Письменная форма для предприятия имеет большое значение. С ней связан весь документооборот. Не трудно поверить, что при заключении сделок акцент делается не на устные заверения, а на документальное оформление.

Данная работа посвящена информации и коммуникациям – тому, в чем каждый участвует ежедневно, но лишь немногие делают это достаточно согласованно. Почти невозможно переоценить важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что делают руководители, чтобы облегчить организации достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Если люди не смогут обмениваться информацией, ясно, что они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их. Коммуникации – это сложный процесс, состоящий из взаимозависимых шагов. Каждый из этих шагов необходим для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу. Каждый шаг – это пункт, в котором, если мы будем небрежны, и не будем думать о том, что делаем, – смысл может быть утрачен.

Актуальность данной работы состоит в том, что каждый день нам приходится взаимодействовать в обществом и социумом в целом, давно известно, что без коммуникационных процессов руководить любым предприятием, фирмой, организацией и т.д не представляется возможным.

Цель данной работы – ознакомиться с теоретическими основами межличностных и организационных процессов в управлении, выяснить модели коммуникаций, выявить методы повышения качеситва коммуникационного процесса, понять проблемы коммуникационного процесса и выявить пути их решения

Глава 1. Теоретические основы межличностных и организационных коммуникаций

1. Понятие коммуникаций

  Без преувеличения, коммуникацию можно считать необходимым и всеобщим условием жизнедеятельности человека и одной из фундаментальных основ существования общества. Общество — не столько совокупность индивидов, сколько те связи и отношения, в которых данные индивиды находятся Друг с другом. Во многом именно этим и объясняется столь пристальный интерес к коммуникации со стороны представителей самых разных научных направлений. История общественной мысли свидетельствует, что философы и социологи, политологи и культурологи, психологи и педагоги, лингвисты и журналисты всегда, в той или иной мере, обращались к проблемам человеческого общения. Однако каждый новый исследователь, столкнувшийся с ними, обнаруживал, что коммуникативная проблематика оказывается едва ли не самой запутанной.

Многие объясняют это тем, что коммуникативная проблематика столь же безгранична и разнообразна, как и само человеческое общество, если не сказать — как окружающий нас мир.

Если для российской системы образования теория коммуникации — сравнительно новая учебная и научная дисциплина, то за рубежом, особенно в университетах Европы и США, уже сложилась определенная традиция ее преподавания. Здесь в качестве самостоятельной академической дисциплины эта область научного знания сформировалась в середине XX в. и стала развиваться столь же быстрыми темпами, как и вызвавшая ее к жизни электронно-коммуникативная революция. В течение нескольких десятилетий в США и ряде других стран читаются курсы по теории коммуникации, сложился круг авторитетных специалистов и школ, издается большое количество учебной и научной литературы.

Особенно заметный рост исследовательского интереса к проблемам коммуникации и информации стал наблюдаться во второй половине XX в. Вызван он был в первую очередь бурным развитием кибернетики, математической теории коммуникации и современных электронных систем связи. С появлением работ Н. Винера, К. Шеннона, У.Р. Эшби, наших отечественных ученых А.И. Берга, А.Н. Колмогорова и других термины «коммуникация», «информация», «информационный обмен» получили широкое распространение в самых разных отраслях науки и стали едва ли не самыми многозначными.

К началу 1960-х гг. только в зарубежной философской и социологической литературе насчитывалось около сотни определений коммуникации. Можно с уверенностью сказать, что сегодня таких определений существует на порядок больше. Поэтому каждый, кто интересуется результатами научных исследований в данной области, сталкивается с богатым спектром точек зрения, аспектов, срезов, попыток общетеоретического и специального подхода к исследованию и пониманию коммуникации.1

Приведем лишь некоторые определения, встречающиеся в литературе:

Коммуникация — механизм, посредством которого обеспечивается существование и развитие человеческих отношений, включающий в себя все мыслительные символы, средства их передачи в пространстве и сохранения во времени (*/.Кули).

Коммуникация — обмен информацией между сложными динамическими системами и их частями, которые в состоянии принимать информацию, накапливать ее, преобразовывать(А. Урсул).

Коммуникация — в широком смысле социальное объединение индивидов с помощью языка или знаков, установление общезначимых наборов правил для различной целенаправленной деятельности(К. Чер\т).

Коммуникация есть информационная связь субъекта с тем или иным объектом — человеком, животным, машиной(М. Каган).

Коммуникация — это прежде всего способ деятельности, который облегчает взаимное приспособление поведения людей... Коммуникация — это такой обмен, который обеспечивает кооперативную взаимопомощь, делая возможной координацию действий большой сложности(Т. Шибутани).

Коммуникация - это акт отправления информации от мозга одного человека к мозгу другого человека(П. Смит, К. Бэрри, А. Пулфорд).

Коммуникация (биол.) —это передача сигналов между организмами или частями одного организма, когда отбор благоприятствует продуцированию и восприятию сигналов. В процессе коммуникации происходит изменение информации и взаимная адаптация субъектов(Д. Льюис, Н. Гпуэр).

Коммуникация — специфический обмен информацией, процесс передачи эмоционального и интеллектуального содержания(А.Б. Зверинцев, А.П. Панфилова).

Приведенные определения (а это лишь малая их часть) свидетельствуют о многоаспектное™ понятия «коммуникация», в котором можно условно выделить следующие основные значения:

• универсальное (предельно широкое), при котором коммуникация рассматривается как способ связи любых объектов материального и духовного мира;

• техническое, соответствующее представлению о коммуникации как о пути сообщения, связи одного места с другим, средствах передачи информации и других материальных и идеальных объектов из одного места в другое (А.В. Соколов использует понятие «пространственная коммуникация» для характеристики данного аспекта коммуникации);

• биологическое, широко используемое в биологии, особенно в разделе этологии, при исследованиях сигнальных способов связи у животных, птиц, насекомых и т.д.;

• социальное, используемое для обозначения и характеристики многообразных связей и отношений, возникающих в человеческом обществе. В данном случае речь идет о социальной коммуникации — коммуникационных процессах в обществе. Теория коммуникации чаще всего обращается именно к этому, последнему значению коммуникации, т.е. ксоциальной коммуникации - специфической форме взаимодействия людей по передаче информации от человека к человеку, осуществляющейся при помощи языка и других знаковых систем.

1.2  Междисциплинарный характер коммуникативного знания.

    Исследования проблем коммуникации не ограничиваются только областью социальных наук. Они активно изучаются представителями нескольких десятков дисциплин — гуманитарных, естественных, технических. В этой связи одна из главных задач, которые предопределили структуру и логику настоящего учебника, заключается в том, чтобы показать, что теория коммуникации, во-первых, является относительно самостоятельной дисциплиной, имеющей свой предмет, свой категориальный аппарат, свои законы, наконец, свою историю, во-вторых, она выступает как комплексная область современного научного знания, органически сочетающая в себе результаты исследований целого ряда наук, а также различные уровни освоения коммуникативной реальности: общетеоретический, технологический, частнонаучный и эмпирический. Лишь опираясь на комплексный подход к изучению коммуникативных явлений, теория коммуникации может рассчитывать на получение желаемых результатов — адекватно'отражать все многообразие и сложность коммуникативной реальности, успешно развиваться, совершенствоваться и постоянно обогащаться новым знанием.

Обращение к проблеме коммуникации многочисленных научных дисциплин — философии, социологии, психологии, политологии, культурологии, лингвистики, экономики и многих других дисциплин социогуманитарного, естественно-научного и научно-технического циклов — объясняется тем, что коммуникация представляет собой в высшей степени сложное и многогранное явление, пронизывающее не только общество в любой, даже самой элементарной клеточке общественного организма, но которое мы без труда обнаруживаем и за пределами социума как такового, т.е. в природе.2

Каждая из перечисленных наук изучает коммуникацию под своим углом зрения.

Философия видит в коммуникации одно из атрибутивных свойств материи, обусловленных материальным единством мира и, следовательно, взаимосвязью, взаимозависимостью явлений и процессов действительности. Коммуникация по-разному проявляется на разных уровнях организации материи: от универсальной способности отражения как свойства явлений живой и неживой природы до сложнейшего и многогранного мира человеческого общения.

Одним из важнейших коммуникативных аспектов психологической наукиявляется изучение способности человека отражать мир, познавать его и регулировать свое взаимодействие с ним. При этом общая психология уделяет большое внимание таким, имеющим непосредственное отношение к коммуникативистике проблемам, как психологическая природа речи и языка, т.е. способам вербальной коммуникации, а также различным видам невербальной коммуникации и особенностям их восприятия, обусловленным психологическими особенностями личности. В рамках социальной психологии исследуются психология межличностного взаимодействия (способы общения, межличностное восприятие и понимание), психология малых групп (взаимодействие индивида и малой группы, внутригрупповые отношения, конфликты), психология межгрупповых отношений и т.д.

Социология, изучая структуру общества и динамику общественного развития, большое значение уделяет проблемам коммуникации, поскольку в фокусе ее внимания оказываются проблемы связей и отношений различных социальных субъектов — отдельных личностей, малых и больших социальных групп — классовых, национальных, этнических, демографических и др. В последнее время социальная коммуникация активно изучается общей социологической теорией.

В теоретических построениях Н. Лумана, Ю. Хабермаса она становится основной категорией, предметом социологического исследования. Не удивительно, что решительнее других о своих «ведомственных правах» на понятие «коммуникация» и на разработку общей теории коммуникации заявили именно социологи. Не оспаривая притязаний социологии на роль интегрирующей дисциплины, заметим только, что в ее рамках речь может идти лишь о социальных аспектах коммуникации (или о социальной коммуникации) при всей их сложности, масштабности и разнообразии детерминаций — политических, экономических, культурных, идеологических, технических и прочих. Важно, однако, подчеркнуть, что коммуникация — не только социальное, но и природное явление, следовательно, ее всестороннее изучение выходит за рамки социологии.

Лингвистика занимается проблемами вербальной коммуникации — возникновением и развитием языка и речи (устной и письменной, диалогической и монологической) как важнейших средств человеческого общения. На стыке лингвистики, логики, философии и других наук находитсясемиотика, изучающая коммуникацию как передачу знаков или обмен знаками. Примерами знаковых систем являются естественные (разговорные) языки, искусственные языки, системы сигнализации в обществе и природе, входные и выходные сигналы кибернетических устройств, программы и алгоритмы для них и языки-посредники для «общения» с ними человека. При этом анализу подвергаются такие феномены, как смыслооб-разование, интерпретация и понимание. Акцентирование семиотической стороны коммуникации, безусловно важной, вместе с тем может привести к абстрагированию от ее социального контекста.

С 1960-х гг. после публикации работы К. Дойча «Нервы управления. Модели политической коммуникации и контроля» (1963) коммуникативная проблематика начинает активно вторгаться в областьполитологии. Возникло целое научное направление (коммуникативно-кибернетическое), изучающее политические процессы с точки зрения информационного обмена между субъектами политики.

В культурологии коммуникативная проблематика проявилась главным образом при изучении проблем трансляции культурных ценностей либо непосредственно в общении людей, либо через механизмы опредмечивания и распредмечивания — от человека к человеку, от поколения к поколению и между представителями различных культур.

Чрезвычайно весомый вклад в изучение коммуникации внесли технические науки. Эволюция коммуникативных возможностей человека связана с техническим прогрессом. Развитие технических средств — от изобретения книгопечатания до современной компьютерной революции — полностью изменило характер социальной коммуникации, сделав возможным мгновенную передачу информации в большом объеме практически на неограниченное расстояние. Собственно и сама теория коммуникации в XX в. во многом «выросла» из математической'теории связи (коммуникации), фундамент которой был заложен в области техники электрической связи. Математическая теория связи (коммуникации), у истоков которой стояли К. Шеннон и У. Уивер, была разработана с целью измерения количества информации в сигналах дальней связи. Данная теория рассматривает сигналы в том виде, в каком они передаются по проводам или излучаются в эфир, и совершенно отвлекается от всех вопросов «смысла» передаваемых сигналов. Человек входит в эти системы связи (телефонные, телеграфные и пр.) как их часть и только лишь в качестве «источника» или «получателя» информации. Таким образом, формальная математическая теория связи (коммуникации) непосредственно применима лишь к техническому оборудованию — от микрофона, телефона до персонального компьютера — и абстрагируется от конкретных потребителей, которые этим оборудованием пользуются. С появлением этой теории возникло понятие скорости передачи информации. Когда стала очевидна ее экономическая ценность, умы инженеров и техников начала занимать проблема сжатия сигналов, что в конце концов привело к понятию количества информации и к теориям скорости и качества ее передачи.3

1.3 Законы теории коммуникации

Законы, формулируемые теорией коммуникации, во многом определяются ее предметом и характеризуются спецификой сложившихся информационных связей в природе и обществе. Они заключаются в следующем:

Всякая коммуникация представляет собой взаимодействие, характеризующееся обменом всякого рода информацией, следовательно, должно быть не менее двух сторон – участников коммуникационного взаимодействия.

• Всякая коммуникация как информационное взаимодействие основана на принципе обратной связи, которая выступает необходимым условием осуществления коммуникативного акта («закон обратной связи»).

• Всякая коммуникация имеет знаковый характер. Ядром исследования коммуникации является изучение используемых в ее процессе знаков, а также правил, которым подчиняются эти знаки. Не существует коммуникации без определенной системы знаков, которые могут быть самой разной природы. Под знаками в данном случае понимается опредмеченная информация, используемая при общении между людьми.

• «Закон минимального основания»: для осуществления коммуникации необходимо наличие хотя бы одного общего для источника и приемника основания в виде системы знаков или правил приема и передачи, кодирования и декодирования информации.

• «Закон гетерогенности коммуникативных систем» - коммуникация возможна лишь при несовпадении (неполном совпадении) информационных потенциалов взаимодействующих систем, поскольку полное совпадение совершенно обесценивает какой-либо обмен информацией между коммуникантами.

• Количество передаваемой информации обратно пропорционально частоте передаваемых сигналов: чем более редок сигнал (знак), тем он более информативен.

1.4 Понятие межличностных коммуникаций

Межличностные коммуникации – это коммуникации, протекающие между людьми. Межличностные коммуникации могут быть как между сотрудниками одной фирмы, так и между сотрудниками различных фирм, например, фирм-партнеров.

Организационные коммуникации затрагивают только одну конкретную фирму и включают в себя часть межличностных коммуникаций, которые возникают между сотрудниками данной фирмы.

Таким образом, межличностные коммуникации включают в себя организационные коммуникации.

Хотя эффективный обмен письменной информацией имеет преобладающее значение в организации. Руководитель от 50 до 90% своего времени тратит на личное устное общение, поэтому здесь можно выделить прямой межличностный обмен информацией.

Рассмотрение межличностных барьеров сосредотачивается на 1) восприятии, 2) семантике, 3) обмене невербальной информацией, 4) некачественной обратной связи и 5) плохом слушании. Рассмотрев эти факторы, можно дать рекомендации по повышению эффективности межличностных информационных обменов.

Таким образом, можно выделить следующие преграды на пути межличностных коммуникаций:

1) Преграды  восприятия. Люди реагируют на  то, что воспринимается как происходящее, а не на то, что в действительности  происходит в их окружении. Учет  отдельных факторов, влияющих на восприятие в обмене информацией позволяет не допустить снижения эффективности коммуникаций и своевременно устранить преграды, обусловленные восприятием.

По причине конфликта между сферами компетенции, основами суждений отправителя и получателя возникает одна из таких преград. Люди в зависимости от накопленного опыта по-разному могут интерпретировать одну и ту же информацию.

В зависимости от круга интересов, потребностей, эмоционального состояния и внешнего окружения людей расхождение между основами суждений может становиться причиной избирательного восприятия информации. Это очень важно для обмена информацией. Из нее следует, что люди воспринимают только часть сообщения, полученного ими в физическом смысле, во многих случаях. Как следствие идеи, закодированные отправителем, могут оказываться искаженными и не полностью понятыми.

Зачастую либо полностью отторгается, либо искажается в соответствии с этими опытом или понятиями информация, вступающая в противоречие с нашим опытом или ранее усвоенными понятиями.

В существовании преград, обусловленных социальными установками людей, состоит еще одна причина трудностей восприятия в процессе коммуникаций. Руководитель, не созидающий позитивно окрашенный климат в отношениях с другими, получит в дальнейшем урезанный обмен информацией с сотрудниками. Со временем может сложиться обстановка недоверия, антагонизма и самозащиты.

2) Семантические  барьеры. Мы пытаемся обмениваться  информацией и добиваться ее  понимания, вступая в информационный  контакт и используя символы. К символам относятся слова, жесты  и интонации. Отправитель кодирует  сообщение с помощью вербальных  и невербальных символов.

То, что некто намеревается сообщить, необязательно будет интерпретировано и понято таким же образом получателем информации, поскольку слова (символы) могут иметь разные значения для разных людей, Семантические вариации часто становятся причиной неверного понимания, т.к. во многих случаях точное значение, приписываемое символу отправителем, не очевидно. Поскольку, каждый акт обмена информацией в определенной мере является новой ситуацией и у каждого человека свой опыт, никто не может быть абсолютно уверен в том, что другие лицо припишет то же значение символу, которое мы ему придали.

3) Невербальные  преграды. Хотя вербальные символы (слова) – основное средство для  кодирования предназначенных к  передаче идей мы используем  и невербальные символы для  трансляции сообщений. В невербальной  коммуникации используются любые  символы, кроме слов. Невербальная  передача происходит одновременно  с вербальной и может изменять или усиливать смысл слов. Обмен взглядами, выражение лица, жесты – это примеры невербальной коммуникации.

Тем, как мы произносим слова формируется еще одна разновидность невербальной коммуникации. Речь идет об интонации, модуляции голоса, плавности речи и т.п. Согласно исследованиям, около 90% речевой информации при обмене воспринимается через язык поз и жестов и звучание голоса. Другими словами, то, как мы говорим, во многих случаях важнее слов, которые мы произносим. Таким образом, нужно добиваться, чтобы невербальные символы, используемые для передачи, соответствовали идее, которую вы намереваетесь сообщить. Иначе невербальные символы создают такой шум, что реципиенты почти наверняка неправильно воспримут сообщение.

Культурные различия, как и семантические барьеры, могут создавать значительные преграды для понимания при обмене невербальной информацией.

1.5 Понятие организационных коммуникаций

Организационная коммуникация – это процесс, с помощью которого руководители предоставляют информацию большому количеству людей внутри организации и отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами. Она служит необходимым инструментом в координации деятельности подразделений организации, позволяет получать необходимую информацию на всех уровнях управления.

Коммуникации важны для руководителей по ряду причин: коммуникации необходимы для эффективности управления; коммуникации необходимы для утверждения авторитета и выражения воли руководителя; коммуникации содействуют обеспечению организационной эффективности.

Принято различать четыре основные функции коммуникативности в группе или организации: контроль, мотивация, эмоциональное выражение и передача информации.

Коммуникация – это использование слов, букв, символов или аналогичных средств для получения информации об объекте или событии. Следует различать коммуникации: 1) несловесные персональные; 2) словесные устные; 3) письменные персональные; 4) письменные групповые внутри организации и за ее пределами.

Коммуникативный поток может перемешаться в горизонтальном или вертикальном направлении. Вертикальное направление, в свою очередь, подразделяется на нисходящее и восходящее.

Нисходящее направление. Коммуникативный поток, перемещающийся от одного уровня к другому, более низкому, является нисходящим. Он используется руководителями групп для постановки задач, описания работ, информирования о процедурах, с тем чтобы выделить проблемы, требующие внимания.

Восходящее направление. Восходящая информация в организациях перемещается от более низкого к более высокому уровню. Она используется для обратной связи подчиненных с руководством с целью информирования о результатах работы и текущих проблемах.

Горизонтальное направление. Общение происходит между членами одной группы или рабочих групп одного уровня, между руководителями или персоналом одного уровня. Данный процесс позволяет сэкономить время и обеспечить координированность действий.

Существуют следующие элементы коммуникации.

Источник. В организациях источником коммуникации являются сотрудники со своими идеями, намерениями, информацией и целью коммуникации.

Кодирование. Это перевод идей источника в систематический набор символов на язык, выражающий цели источника.

Передача сигнала. Цель источника коммуникации выражена в виде сигнала, форма которого зависит от используемого канала.

Канал. Каналы относятся к передаточным механизмам от источника к приемнику. В организациях это может быть устное обращение друг к другу, телефонные разговоры, неформальные связи, групповые собрания и др.

Расшифровка-прием. Чтобы процесс коммуникации был завершен, необходимо, чтобы сигнал был расшифрован. Каждый получатель информации расшифровывает сигнал, используя опыт и предлагаемые рекомендации.

Обратная связь. Источник коммуникации надеется, что его сигнал будет иметь высокую степень точности. Поскольку точность сигнала несовершенна, желательно обеспечение обратной связи.

Помехи и барьеры, нарушающие качество сигнала. В деятельности организации к ним относятся: неправильная расшифровка информации со стороны получателя; различные значения, придаваемые одним и тем же словам различными людьми; статусное различие между руководителями и подчиненными в восприятии организационной дистанции.4

Глава 2 Модели коммуникаций

2.1Структуризаци  моделей коммуникаций

В современной литературе коммуникации рассматриваются либо как действие (односторонний процесс передачи сигналов без осуществления обратной связи), либо как взаимодействие (двусторонний процесс обмена информацией), либо как коммуникативный процесс, в котором коммуникаторы поочередно и непрерывно выступают в роли источника и получателя информации.

Согласно представленным в научной литературе точкам зрения различные модели коммуникации возникают исходя из разных задач, которые стоят перед исследователем. Исследователи структурируют их по различным основаниям:

социологические;

психологические;