Организационные процессы в системе менеджмента

БАШКИРСКИЙ ИНСТИТУТ ФИЗИЧЕСКОЙ КУЛЬТУРЫ (филиал) ФГОУ ВПО «Урал ГУФК»

Факультет социально-культурного  сервиса и туризма

Кафедра менеджмента

Дисциплина менеджмент в СКСиТ

 

 

 

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА НА ТЕМУ:

«Организационные  процессы в системе менеджмента» на примере МО РБ (Республиканского детского оздоровительно-образовательного центра туризма, краеведения и экскурсий)

 

 

 

Работу выполнил:

студент 4 курса 43 гр. Сулейманова Л.А.

Работу  проверил: Байназаров И. М.

 

 

 

 

 

Дата регистрации ____________

      

 

Уфа, 2009

Содержание

 

Введение 3

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ ПРОЦЕССОВ В СИСТЕМЕ МЕНЕДЖМЕНТА 5

1.1. Сущность, признаки  организационных процессов 5

1.2. Виды организационных  процессов 10

1.3. Процессы организационного взаимодействия 21

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ РЕСПУБЛИКАНСКОГО ДЕТСКОГО ОДОРОВИТЕЛЬНО-ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО ЦЕНТРА ТУРИЗМА, КРАЕВЕДЕНИЯ И ЭКСКУРСИЙ 26

2.1. Характеристика деятельности предприятия 26

2.2. Организационная структура 29

2.3. Анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятия 32

ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ ПРОЦЕССОВ УПРАВЛЕНИЯ НА ПРИМЕРЕ  РЕСПУБЛИКАНСКОГО ДЕТСКОГО ОДОРОВИТЕЛЬНО-ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО ЦЕНТРА ТУРИЗМА, КРАЕВЕДЕНИЯ И ЭКСКУРСИЙ. МИНИСТЕРСТВА ОБРАЗОВАНИЯ РБ 34

3.1. Анализ организационных процессов предприятия 34

3.2. Мероприятия по совершенствованию управления организационных процессов 36

3.3. Расчет объема финансовых  ресурсов для внедрения мероприятий  по совершенствованию организационных процессов 39

Заключение 42

Список литературы 44

Приложения 46

 

Введение

 

Чтобы выжить, организация  должна сохранять устойчивость по отношению  к дезинтеграционному давлению на нее из внешней среды. Для этого организация развивает и сохраняет свои структуру  и  культуру.  Однако, решение  только проблем структуры не является достаточным.  Набор  статусов  (должностей)  и ролей  составляет  формальную  организационную  структуру. Однако не они определяют жизненный потенциал организации, а люди, занимающие эти должности или выполняющие  эти роли. Сотрудники организации в различной степени проявляют свою индивидуальность в процессе выполнения работы. В результате не только проявляются разные стили в выполнении одной  и  той  же работы, но  и проявляются различные образцы отношений между людьми в организации. Со временем такие образцы “типизируются”, их низ вырастают традиции, определяющие характер и направленность того, как люди взаимодействуют в организации [5].

Актуальность данной темы заключается в том, чтобы понять характер неформальных отношений, традиций, культуры, которые окружают структуру организации, необходимо также изучать и динамику системы, т.е. процессы, происходящие при взаимодействии людей.

Понимание структуры  и процессов помогает руководителю обеспечить достижение целей организации, определить роль и место каждого отдельного человека в организации с точки зрения удовлетворения его индивидуальных целей [25].

Целью данной работы является: разработка рекомендации по совершенствованию организационных процессов.

Задачи данной работы:

1. Дать полную теоретическую характеристику;

2. Проанализировать организационную деятельность предприятия;

3. Разработать мероприятия по совершенствованию организационных процессов управления.

Предметом исследования курсовой работы является организационные  процессы в системе менеджмента.

Объект исследования: Республиканский детский оздоровительно-образовательный  центр туризма, краеведения и  экскурсий.

Курсовая работа состоит  из введения, трех глав, заключения, приложения и списка литературы.

В первой главе дается общие теоретические основы организационных процессов в системе менеджмента, где подробно описано  сущность и понятие, виды и функции организационных процессов.

Во второй главе проводится анализ организационной деятельности предприятия, где подробно представлена характеристика деятельности  предприятия; рассматривается организационная структура, а также проводиться анализ финансово-хозяйственной деятельности Центра.

Третья глава  заключительная, проводится анализ организационных процессов, выявляются недостатки в организационных процессах управления,   разрабатываются рекомендации по совершенствованию организационных процессов на предприятии, на основе проведенного анализа.

В курсовой работе в качестве литературных источников использовались методические и учебные пособия, устав предприятия, ресурсы Интернета.

Практическая значимость курсовой работы состоит в том, что  из проведенного в ее рамках исследования и работы над усовершенствованием  предприятия, представляют практический интерес в рамках руководства данного предприятия.

 

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ ПРОЦЕССОВ В СИСТЕМЕ МЕНЕДЖМЕНТА

 

 

1. Сущность, признаки организационных процессов

 

Специфической разновидностью  процессов, являются организационные, характеризующие восходящую стадию развития системы. В их рамках происходит формирование условий ее функционирования, становление, упорядочение и согласование составляющих элементов  во времени и пространстве, поддержание между ними оптимального соотношения, рациональных связей. 

Таким образом, конкретное функциональное назначение организационного процесса состоит в том, чтобы создавать новые и качественно совершенствовать существующие системы любого типа (социальные, социально-экологические, социально-технические и пр.) в соответствии с меняющимися условиями, объективными законами и принципами организации, соединять все их элементы в единое целое, а также упорядочивать во времени и пространстве существующие и одновременно устранять неадекватные.

В результате возникает  некое упорядоченное целое, чье состояние можно охарактеризовать как организованность или организацию.

Организационный процесс  осуществляется тремя способами.

Во-первых, стихийно как  самоорганизация (термин был предложен  в 1947 г. Р. Эшби) под воздействием естественных (в живых и неживых природных комплексах) и общественных законов (в социальных системах).

Во-вторых, в результате целенаправленной организационной  деятельности человека.

В-третьих, на основе комбинации того и другого. Причем организацию и самоорганизацию нельзя противопоставлять, ибо они взаимно  дополняют друг друга [18].

Вся деятельность человека направлена на организацию мира в  своих интересах (в то же время, исходя, из второго закона термодинамики, в  целом организационные процессы считаются противоестественными, а естественными – дезорганизационные).

А. А. Богданов считал, что у человека нет иной деятельности как организация. По его мнению, организовывать – значит сгруппировать людей для какой-нибудь цели, комбинировать, координировать и регулировать их действия в интересах целесообразности и единства. Можно также организовывать действия людей и машин, элементов машин в планомерно функционирующую систему, целесообразное единство.

Признаки организационного процесса:

- всегда осознан, целенаправлен;

- объединяет разъединенные или неэффективно взаимодействующие процессы;

- сохраняет или корректирует  предварительно запланированный  порядок осуществления деятельности;

- основывается на разделении  труда;

- закрепляется в организационных  документах;

- должен быть непротиворечивым.

Организационные процессы разворачиваются в сфере производства, управления, инновационной деятельности и пр. В их рамках в системах различной  природы происходят постоянные изменения  – появляются новые с точки  зрения существующих условий элементы, формы, способы действий и одновременно гибнут многие компоненты прежних систем.

Разновидностью организационных  процессов являются дезорганизационные, сокращающие количество элементов системы, разрушающие связи между ними, ведущие в конечном счете к ее деградации как целого, уменьшению потенциала и распаду на отдельные части. В социальных системах причиной дезорганизации  является  столкновение интересов субъектов[18].

Дезорганизованное целое меньше суммы  своих частей, так как теряет качество эмерджентности.

Таким образом, всякий процесс организации  увеличивает потенциальные возможности  системы, а дезорганизация — их уменьшает.

В сложной системе, образованной разнообразными элементами, могут одновременно протекать те и другие процессы, полный или частичный разрыв одних связей  сопровождаться  сохранением или даже  установлением других, чье равнодействие часто дает нейтральный  результат.

К  принципам осуществления  организационного  процесса можно  отнести:

- непрерывность;

- объективная  обусловленность;

- направленность в первую очередь на достижение поставленных целей, а не предотвращение нарушений;

- учет слабого звена (устойчивость  системы  в  целом  определяется  наименьшей частичной устойчивостью отдельного элемента);

- обеспечение  прямоточности,   ритмичности,   синхронности,   устойчивости и гибкости осуществления;

- полная  обеспеченность  необходимыми ресурсами,  информацией  и  пр.

Разновидностью организационного процесса, присущей относительно самостоятельной и не зависимой от среды самоуправляющейся и саморегулирующейся системе, является самоорганизация. Последняя представляет собой локальный антиэнтропийный (природный или социальный), естественный процесс спонтанного образования высокоупорядоченных, устойчивых во времени и пространстве функциональных структур, состоящих из подвижных элементов в гетерогенных открытых неравновесных системах любой природы в условиях преодоления возмущающих влияний среды.

Самоорганизация опирается  на принципы отрицательной обратной связи (поддержания спонтанно возникающего порядка) и положительной обратной связи (накопления и усиления прогрессивных изменений). Компромисс между ними реализуется посредством постоянных структурных преобразований [18].

Эшби называет две  функции самоорганизации;

-  установление связей между ранее независимыми элементами (переход от разделенности к связанности);

-  переход от неорганизованной системы к организованной, от плохой организации к хорошей.

При самоорганизации  порядок вырастает из хаоса, свойственного первоначальному неустойчивому состоянию системы, и основан на ее стремлении к целостности, к поддержанию подвижного равновесия в дестабилизирующих условиях развития.

Самоорганизация характеризуется  нелинейностью, множественностью путей  осуществления. Она возникает, прежде всего, в силу внутренних причин и «запускается» с помощью «первоначального толчка» («сигнала»), который по происхождению может быть намеренно спровоцированным или случайным, а по направленности - нейтральным, функциональным или дисфункциональным.

До появления людей самоорганизация существовала как естественная, в чистом виде, и сегодня в природных системах она также происходит независимо от человека. Ее механизм направляется не его целью, а локальным взаимодействием элементов, их активностью.

Самоорганизация протекает также и в естественно-искусственных, и социальных системах, где без постоянного целенаправленного внешнего воздействия осуществляется спонтанное самоупорядочение, структурирование и самоструктурирование элементов, достигается равновесие и ослабляется энтропия.

Самоорганизация может  состоять в переходе от системы с  не зависящими к системе с зависящими друг от друга частями, или переходе от «плохой к «хорошей» в каком-то отношении системе.

Самоорганизующуюся систему  характеризуют:

-   внутреннее разнообразие элементов и связей;

-   сохранение отклонений, которые ей не противоречат, что открывает новые пути развития и увеличивает ее возможности;

-  способность активно взаимодействовать со средой, изменять ее в направлении, обеспечивающем более успешное функционирование;

- гибкость структуры  или адаптивного механизма;

-   непредсказуемость поведения;

-  способность учитывать прежний опыт и осуществлять самообучение.

Изменения, происходящие в системе, накапливаются и взаимно усиливаются, что приводит к установлению в структуре нового порядка и одновременно новым его нарушениям. Таким образом, самоорганизация есть своего рода последовательность неравновесных состояний (динамическое равновесие) [18].

Выделяют три типа самоорганизации:

-   процессы самозарождения организационных форм, т.е.   возникновения качественно новых целостных образований из некоторой совокупности объектов, пребывающих в неупорядоченном состоянии;

-   процессы, поддерживающие определенный организационный уровень при изменении внешних и внутренних условий функционирования системы (при любом воздействии, изменяющем относительное равновесие, разворачиваются процессы, направленные па его сохранение); здесь результатом является адаптация системы;

-   процессы совершенствования и саморазвития организационной формы, способные накапливать и использовать прошлый опыт.

Различают  следующие  виды  самоорганизации:

1) техническую. Осуществляется с помощью набора самонастраивающихся адаптивных инструментов, производящих смену алгоритма действий при изменении свойств системы или параметров среды, что обеспечивает ее заданную работоспособность;

2)  социальную.  Базируется  на меняющихся приоритетах, ценностях, установках, мотивах людей. Реализуется путем самосовершенствования, самообучения.  По полной самоорганизации в социальной системе не может быть;

3)  биологическую. Основана  на генетической программе сохранения  вида, призвана обеспечить его  определенное состояние, например  мутацию.

 

 

1.2. Виды  организационных процессов

 

Соединительные и разъединительные организационные процессы. Первичные организационные процессы сводятся к соединению прежде самостоятельных систем в комплексы или расчленению последних на отдельные компоненты.

Соединение может быть непосредственным и опосредованным, но, как правило, в любом случае происходит с помощью общего звена — совокупности элементов или свойств систем, соответствующих друг другу (например, студенты того или иного вуза объединены желанием учиться именно в нем). Если связующее звено не появляется, может возникнуть полная или частичная дезорганизация комплекса.

Соединение сопровождается преобразованием участвующих элементов и может их полностью изменить. Частный случай — когда оно происходит без видимых изменений (например, семья).

Соединение систем, включающих как однородные, так и разнородные компоненты, и формирование единого целого получило название конъюгации. Ей может предшествовать некоторое предварительное взаимодействие, облегчающее приспособление  (усиление  недостающих или  слабо развитых черт).

В целом могут иметь  место:

1) простое слияние (сложение) систем без видимого изменения и появления новых свойств, меняющих их качественную определенность, что является редкостью,

В этом случае положительный  результат достаточно гармоничен (но абсолютно гармоничного не бывает, что доказано в теореме о глобальных и локальных оптимумах, которая гласит, что сумма последних не дает глобального оптимума) и пропорционален количеству объединяемых элементов. Таким образом, общий потенциал объединенных компонентов только в идеальном случае является арифметической суммой, но обычно меньше нее;

2) коллизия — соединение компонентов, приводящее к частичному или полному разрушению одного из них или обоих, потере ими качественной определенности (военные действия);

3) преобразование-соединение компонентов (изменение, частичное сложение или вычитание) и появление в результате новой системы, обладающей иной качественной определенностью и эмерджентными свойствами. При этом, первоначальным полем изменений являются те части систем, с которыми они непосредственно взаимодействуют.

Таким образом происходит хотя бы частичное преобразование участвующих  систем, поскольку в состав каждой включается ряд новых элементов, чуждых ей по происхождению, что может полностью или частично изменить систему (вопрос лишь - в какой степени), связи между ними и их взаимное влияние.

Из изменений закрепляются те, которые повышают возможности  новой системы и ее элементов  как вновь образовавшихся за счет объединения прежних, так и сохранивших свою самостоятельность. Во вновь образованном целом бывшие системы становятся подсистемами, и оно значительно усложняется.

Таким образом, конъюгация дает новый материал для перегруппировок, т. е. для структурных преобразований.

Конъюгация повышает разнообразие, а следовательно, устойчивость системы (в то же время для отдельных элементов последствия могут оказаться обратными).

В то же время никакая  конъюгация не может осуществляться без потерь, ибо в ее рамках имеет  место количественное выравнивание возможностей объединяемых систем (меньшая — что-то приобретает, большая — теряет). На этом в первую очередь основывается разрешение системных противоречий, поскольку общий результат может оказаться и больше, чем арифметическая сумма возможностей прежних систем [18].

Иногда прямая конъюгация может быть односторонней: при двух однородных системах только конъюгирующая часть одной присоединится к другой, сливается с ней, изменяя ее, и одновременно сама изменяясь. Другая же остается самостоятельной. Для этого нужно, чтобы она была от системы отделена при самой конъюгации или ранее (прививка черенка).

Следует иметь в виду, что конъюгация возможна только до определенной степени различия объединяемых объектов. Когда оно зашло слишком  далеко, слияние сопровождается большой затратой ресурсов, что может привести к полному разрушению новой системы.

Если соединяемые системы  не имеют общих элементов, их нужно изменить так, чтобы эти элементы появились, что обеспечивает возможность слияния. При невозможности применяется опосредованное соединение методом ингрессии, т. е. с применением соединительного звена, которое включает элементы (качества), свойственные объединяемым системам (с ними совместимо). Это звено выполняет функции одинаковых элементов (свойств) в однородных системах (например, клей).

Ингрессия — основной тип организационной связи; используя  ее, можно соединять системы, которые  при прямом соприкосновении разрушаются (вода и огонь объединяются стенками чайника).

Другой вариант соединительных процессов в системе - дегрессия. Каждая дегрессивная система состоит из двух частей - внешней (ограничивающей, но неустойчивой, пластической) и менее организованной, но более устойчивой (скелетной).

Дегрессия делает возможным  развитие пластических форм, закрепляя  их возможности и ресурсы, охраняя нежные комбинации от грубой среды.

В пластической части, как  более организованной, более способной к ассимиляции, процессы роста и усложнения идут быстрее, чем в скелетной. В результате нарушаются существовавшие между ними связи и изначальное равновесие. Более того, скелетные формы не только отстают от растущего содержания, но еще и теряют эластичность.

Формой осуществления  соединительных процессов является цепная связь, предполагающая соединение нескольких элементов в систему посредством общих связующих звеньев («связки» по А. А. Богданову).

Цепная связь может  быть симметричной и асимметричной (системы неоднородны; их отношение разное), устойчивой или неустойчивой, зародышевой и ярко выраженной.

В конечном итоге она приводит к  формированию своего рода расходящихся цепочек (блоков) из элементов, выходящих из одного центрального звена, функции которого отличаются от функций остальных.

Каждый блок может поддерживать связь с некоторым количеством  других элементов, способствуя выполнению ими своих ролей и целевых функций.

Такой процесс получил название агрессии. Он позволяет резко увеличить возможности системы, ибо центральное звено лишь концентрирует, распределяет и направляет ресурсы по нужным направлениям.

Между высшим и связанными с ним  непосредственно низшими элементами системы должна существовать агрессивная разность, обусловленная различным уровнем их организованности (переход от высшего элемента к низшему означает ее снижение). Разность должна быть достаточно велика, чтобы высшее звено определяло поведение низших.

В сложной системе  такого рода, помимо общего центра, имеется  несколько периферийных, к которым  на практике осуществляется тяготение элементов[18].

Внутренние противоречия между такими центрами могут не мешать системе существовать и даже прогрессировать, если только ее организованность существенно не  превосходит их.

Но бесконечно агрессия развиваться  не может, ибо. по мере удлинения цепи, ее конечные звенья все меньше находятся под влиянием центрального (особенно если то пребывает в неблагоприятных условиях, например, в нестабильной обстановке).

Когда части системы приобрели  достаточную разделенность. их расхождение возрастает до того, что перевешивает организационную связь, наступаем кризис, ведущий либо к ее преобразованию, либо к разрушению (чтобы изменить ситуацию и прекратить расхождение, требуется специальное воздействие извне).

В результате появляется новая качественно  иная система, чем та, которая породила данную агрессию,  и  может возникнуть новая агрессивная цепь.

Физический и нефизический разрыв границы между подсистемами есть момент, начиная с которого они образуют новую систему. И этот процесс¹ разъединения  и  соединения бесконечен.

Эгрессия — частный случай дифференциации, системного расхождения. Чем дальше оно развивается, тем сильнее дифференциация системы со всеми последствиями, в том числе развитием противоречий, в результате которых наступает  ее  внутренняя  дезорганизация,  понижаются  возможности.

В то же время речь может идти о  нескольких самостоятельных видах  агрессии, и тогда противоречия не возникают (линейное и функциональное руководство). Способ разрешения системных противоречий для агрессивных систем - контрдиверсификация (например, демократизация).

Ослабление или уничтожение  цепной связи приводит к разъединению элементов системы (дизъюнкция) и ее распадению на отдельные компоненты, т.е. дезорганизации, делающей целое меньшим, чем сумма частей.

Причиной дизъюнкции служат либо внутренние противоречия, либо воздействие внешнего фактора (во многих системах одновременно действуют два начала, одно из которых в каждый данный момент преобладает).

Дизъюнкция служит фактором дезорганизации, основной формой которой  является дезингрессия — разъединение элементов системы путем ликвидации посредника или образования разъединительного, разрушающего звена.

Разрыв связей увеличивает  область взаимодействия системы  со средой. в результате чего и разрушающее  воздействие может усилиться (всякий раз рыв связей можно представлять как внедрение элементов среды  в систему с целью уничтожения  сопротивления внешним воздействиям). В конце концов разрыв связей, основанный на дезорганизации, создает отдельные системы там. где прежде было единое целое, и влечет за собой их дальнейшее расхождение.

В зависимости от новых  ингрессий и дезингрессий происходит изменение структуры систем, находящихся во взаимодействии (частичные или конечные в виде деформаций и кризисов, развития, деградации или разрушения).

Регулирующие организационные  процессы. Форматирование и развитие любой системы происходят на основе регулирующего механизма, который А. А.  Богданов назвал подбором.

Подбор представляет собой дополнение системы новыми элементами, в результате чего происходит ее усложнение, приобретение новых свойств связей и, чем сложнее организационная задача, чем меньше имеется опыта для № решения, тем важнее этот метод.

Основная идея подбора, который может быть естественным или искусственным, состоит в уничтожении бесполезных или закреплении в системе полезных компонентов и связей, означающих ее развитие.

Все живые системы  могут сохраняться только путем приобретения популяцией новых качеств, соответствующих изменениям в среде. Отсюда противоречивость подбора.

Таким образом, подбор предполагает:

- пополнение системы на различных уровнях новыми элементами, полностью отвечающими требованиям среды, что ведет к ее усложнению, появлению новых свойств, связей; такой процесс называется копуляцией; в результате объект подбора становится частью системы, т. е. происходит ингрессия;

- удаление  или преобразование элементов, которые  не могут в существующих условиях надлежащим образом выполнять свои функции, что, наоборот, упрощает систему.

Закономерное сохранение или уничтожение - первая схема универсального регулирующего механизма.

В ходе подбора решается задача определения тех элементов, форм и связей, которые могут войти в организацию.

Необходимость подбора  обусловлена изменениями внешней  и внутренней среды, в результате чего те или иные элементы, а соответственно, и система в целом перестают  ей соответствовать. В постоянно  изменяющейся среде подбор усложняется, возникают его новые направления.

Но подбор используется и для приобретения принципиально новых элементов, связей, качеств, т. е. для ее развития, изменения степени организованности.

Человек выступает как  фактор подбора, целенаправленно разрушая связи элементов, не соответствующих его задачам, и поддерживая другие.

Вследствие жесткости  связей в гомогенных системах подбор происходит менее активно, чем в  гетерогенных, так же как и в  системах с высокой взаимозависимостью элементов.

Подбор может осуществляться:

1) по постоянной схеме,  в результате чего система воспроизводится,  не приобретая новых качеств, иногда в виде точной копии;

2) по переменной схеме в эмерджентной (творческой) форме.

Подбор может начинаться по одной схеме, а заканчиваться по другой (таким образом сама схема становится результатом подбора, а новая система отличается от базовой). Чаще всего причиной этого становятся влияния случайных внешних факторов или сбои (шумы).