Организация и проведение деловых совещаний

Содержание

Ведение

Проблемы ведения деловых совещаний являются ключевыми для достижения организационной эффективности и побуждение людей к достижению общих целей. Поэтому данная тема является очень актуальной, предела совершенствованию технологии ведения деловых совещаний нет.

Целью курсовой работы является повышение эффективности совещаний  и изучение организации и проведения .В рамках этой цели поставлены следующие задачи:

1. Рассмотреть понятие, сущность и типы деловых совещаний;
2. Разобрать процесс подготовки совещания: формирования повести дня, определения состава участников совещания, подготовки необходимых документов, выбора помещения для совещания;
3. Дать характеристику  ООО «Гостиница Прибайкальская»
4. Разработать мероприятия по совершенствованию процесса по подготовке руководителя к деловому совещанию

Объектом исследования является ООО «Гостиница Прибайкальская».

Предмет исследования – проведение деловых совещаний.

Практической основой для написания курсовой  работы послужил анализ предоставленной документации в сфере деловых совещаний  в ООО «Гостиница Прибайкальская».

Курсовая работа оформлена на 25 листах, информация сгруппирована в 2 таблицах. В тексте работы представлен 1 рисунок. Использовано для написания курсовой работы 13 источников.

1. Совещание как вид делового общения в организации

1.1 Процесс подготовки  к совещанию

Совещание- это заседание или собрание, посвященное обсуждению каких-либо вопросов.

Деловое совещание является одной из форм делового общения, цель которого – коллективное  обсуждение, осмысление проблем и вопросов предприятия (организации) и принятие соответствующего решения.

Виды деловых совещаний выделяются по основной цели или задачам, которые необходимо решить: планирование, мотивация, внутренний распорядок деятельности, контроль за деятельностью сотрудников и другие.

Эффективность собрания во многом зависит от таланта организатора - от его речевого мастерства и управленческих способностей. Нередко собрания проводит сам руководитель.

Выделяют следующие основные задачи деловых совещаний:

1. Выяснить, проанализировать состояние дела (как выполняется намеченное, что происходит в коллективе ...); обменяться информацией по обсуждаемому вопросу, скоординировать усилия и сделать организационные выводы. Этим задачам соответствует информационный тип собрания.
2. Проинформировать коллектив о поисках в решении проблем, о новом опыте и возможностях его внедрения, убедить сотрудников в правильности проводимой хозяйственной политики. Для решения этих задач предназначено разъяснительное собрание, или собрание - инструктаж.
3. Найти коллективное решение проблемы, продуцировать, собрать идеи. Это тип собрания - проблемное, или «мозговая атака».
4. Отобрать и принять конструктивные решения. Это задача собрания – конструктивное принимающего решения.
5. Дать участникам необходимые знания, повысить их квалификацию. Этот тип называется конференция, или учебное собрание.

Если руководитель заинтересован в постоянных контактах с коллективом, он организует регулярные совещания. По частоте проведения собрания могут быть также разовыми и периодическими.

Как свидетельствует опыт, деловые совещания далеко не всегда приносят должный эффект из-за того, что многие руководители неясно представляют себе технологию их организации и проведения. В результате деловые совещания созываются слишком часто и готовятся плохо. К их проведению привлекают слишком много лиц, причем непременно "первых" руководителей. Необоснованная продолжительность совещаний снижает их результативность. Наконец, решения, которые принимаются на деловых совещаниях, часто неудовлетворительно оформляются, а в процессе выполнения плохо контролируются, что существенно снижает их эффективность. Поэтому и возникает необходимость в повторном совещании по тем же вопросам.

Кроме своего прямого назначения каждое рационально организованное совещание решает и важную учебно-воспитательную задачу. На совещании сотрудники учатся работать в коллективе, комплексно подходить к решению общих задач, достигать компромиссов и т.п. Для некоторых сотрудников пребывание на деловом совещании - единственная возможность видеть и слышать руководителей высших уровней управления. Кроме того, на деловом совещании руководителю предоставляется возможность показать себя и раскрыть свой талант менеджера в области руководства коллективом.

Таким образом, управленческие действия менеджера дополняются коллективными заседаниями (совещаниями), на которых решаются повседневные деловые события и проблемы. На деловых совещаниях решаются такие вопросы, как:

· развитие и укрепление политики предприятия и проведение ее в жизнь;

· интеграция мероприятий всех отделов и служб с учетом общих целей организации;

выявление и расчет коллективных результатов;

коллективное решение проблем с учетом обучающего эффекта..

Деловые совещания представляют собой особый вид организации труда, действующей в очень короткие сроки и имеющей определенную целенаправленность. Совещания классифицируют по следующим основным признакам.

По назначению:

• вырабатывающие и принимающие решения;
• разъясняющие и уточняющие задачи по реализации ранее принятых решений;
• подводящие итоги и дающие оценку принятым ранее решениям;
• оперативные (диспетчерские).

По периодичности (частоте) проведения:

• разовые;
• регулярные;
• периодические.
• По количеству участников:
• узкий состав (до пяти человек);
• расширенные (до двадцати человек);
• представительные (свыше двадцати человек).

По степени стабильности состава участников совещания:

• с фиксированным составом;
• с приглашаемыми по списку, составленному для каждого совещания;
• комбинированные.

По принадлежности:

• партийные (и других общественных организаций);
• административные;
• научные и научно-технические;
• объединенные.

1.2 Подготовка  и проведение  деловых совещаний

Во многих организациях одной из наиболее обсуждаемых проблем является проблема подготовки и проведения совещаний. Отсутствие должной подготовки руководителя к совещанию приводит к бесполезной трате ресурсов и может стать причиной демотивации сотрудников, что, в свою очередь, отрицательно скажется на эффективности их труда, поэтому эта тема очень актуальна.

Недостаточно хорошо подготовленные и плохо проведенные совещания, созываемые по каждому поводу, наносят большой вред, так как на них затрачивается дорогостоящее время, отрывая людей от основной работы.

Успех совещания на 90% зависит от качества его подготовки. Любое, даже самое короткое совещание, от предварительной проработки только выиграет.

Руководитель, ответственный за подготовку мероприятия, прежде всего, должен определить:

• цель совещания;
• основные вопросы для обсуждения;
• состав участников;
• место, время и форму проведения.

Отметим, что в ряде организаций существует определенный порядок проведения совещаний, который может быть закреплен в специальном Регламенте. В этом случае задача значительно упрощается.

Если в подготовке совещания участвует несколько человек, то, как правило, на предприятии издается приказ о проведении совещания, в котором определяется состав рабочей группы и план его подготовки.

Подготовка к совещанию

Начните подготовку с определения целей совещания. Это может быть информация, определения проблемы, новые идеи, определения направления действий, определение ответственности или комбинация этих факторов. Ориентируясь на специфические цели, определите, кого вы попросите придти на совещание и как вы его проведете.

Пригласите на совещание людей, которые:

• принимают ключевые решения по вопросам, которые будут затронуты на совещании;
• могут быть полезны; будут принимать участие в решении вопросов, которые будут затронуты во время совещания;
• по роду своей деятельности должны познакомиться с информацией, которую вы предоставите во время совещания;
• будут исполнять принятые решения.

Только отделив настоящие сдерживающие факторы от потенциальных опасностей, вы сможете правильно направить свою команду. Для групп более четырех человек уровень структуры должен быть выше. Если вы хотите, чтобы каждый принял участие в этом процессе, разбейте большое совещание на подгруппы в определенные сегменты времени.

Если возможно, выработайте повестку дня до совещания. Используйте для этого следующий список:

• конечная цель совещания;
• желаемый исход;
• дата, время и место совещания;
• кто созывает совещание;
• какая команда будет созвана, имена участников;
• роли участников;
• есть ли что-то необычное в формате встречи;
• есть ли участники со стороны, их имена и роли;
• человек ответственный за распределение времени и соблюдении пунктов повестки дня;
• продолжительность совещания;
• необходимая подготовка.

Включайте только те пункты дискуссии, которые действительно могут быть рассмотрены в указанный период времени. Лучше недооценить, чем переоценить количество вопросов, которые может рассмотреть группа. Так же старайтесь расставить пункты дня в такой последовательности, чтобы обеспечить движение совещанию. Вопросы должны вытекать один из другого. Отделяйте обмен информацией от принятия решений и решения проблем. Начинайте с более легких вопросов, затем переходите к сложным, но не избегайте трудных вопросов. Будьте осторожны, чтобы времени хватило на наиболее важные вопросы. Во время долгих совещаний старайтесь рассмотреть трудные вопросы, пока участники не устали. Разбивайте трудные вопросы на части.

Как долго должно продолжаться совещание? Это зависит от целей и повестки дня. В среднем продолжительность совещания от тридцати минут, до двух часов, обычно, чем короче, тем лучше.

Цели совещания также помогают определить помещение и обстановка. Спросите себя:

Какого размера должна быть комната и какое оборудование вам необходимо, для достижения ваших целей? Например, вы хотите провести свободный обмен информацией в неофициальной обстановке и для этого вам необходима соответствующая мебель.

Какое оборудование – телефоны, проекторы, доски и так далее вам необходимы?

Когда вы готовитесь к совещанию, убедитесь, что вы распределили роли и обязанности. Один человек может исполнять несколько ролей в процессе совещания, Основные роли: лидер – он может вести или не вести совещание, но он определит его цель, возникшие затруднения и область полномочий, а так же возьмет на себя обязанность по подведению итогов. Посредник проводит дискуссию – стадии определения проблемы и принятия решения. Может взять на себя ответственность за материально-техническое обеспечение до и после совещания. Секретарь определяет ключевые моменты, идеи и решения, которые являются результатом совещания. Так же делает записи во время проведения совещания и после него. Ассистенты – участники, активно выдвигающие идеи и не дающие дискуссии свернуть с верного пути. Эксперт выступает в этом качестве, если необходимо. Если это не постоянный член команды, он может не принимать участия в других аспектах совещания. К слову об экспертах. Определите их роль и четко дайте им понять, чего вы от них ждете. Предупредите их, что в остальных аспектах совещания они могут не участвовать. После того, как вы определили цель совещания, и кто будет приглашен, подумайте о помещении и длительности совещания, распределите роли, обязанности и разработайте повестку дня.

Как вы должны подготовиться к совещанию? Соберите необходимые документы и данные. Поговорите с участниками, спросите их мнение, определите цели, которых бы они хотели достигнуть, дайте им понять, что вы заинтересованы в их идеях. Дайте понять, что участники должны так же подготовиться к встрече. Разработайте повестку дня, включая цель, список желаемых результатов и время, предполагаемое для обсуждения каждого вопроса. Поделитесь информацией, особенно, если она поможет сократить совещание.

Как группы разрабатывают решение. Некоторые группы принимают решение голосованием. Другим необходим консенсус: все участники совещания поддерживают решение, даже если они с ним не согласны. В некоторых группах решение принимает лидер. Каждый подход имеет свои преимущества и недостатки.

Голосование большинством даст вам решения на короткий период времени. Оно может заставить людей принять решение, которое поставит их в выигрышную/проигрышную позицию.

Консенсус означает, что каждый понимает, может поддержать и помочь в выполнении решения, но отдельные участники совещания могут чувствовать, что некоторые вопросы остались неучтенными. Искренний консенсус достигается, когда все участники приходят к единому мнению. Каковы его отличительные черты? Примером могут служить следующие комментарии. «У меня было собственно мнение по вопросу „А“, но я думаю, что это лучший вариант». «Я не сразу был согласен с формулировкой „А“, но я думаю, что она все устроит». «Я не думаю, что формулировка „А“ соответствует нашим критериям на сто процентов, но я готов помогать в ее выполнении». Такого решения достичь трудно, это требует времени. Но, тем не менее, оно рекомендуется, если необходимые изменение требует понимания всех сторон, или если группа достаточно опытна в принятии такого рода решения.

Люди более охотно принимают решение, достигнутое консенсусом. Но процесс часто требует запасной позиции – альтернативы в случае, если консенсус не будет достигнут в определенных временных рамках. Таким образом, консенсус не типичен для ситуаций, в которых требуется срочное решение или в случаях, когда ответственность за решение несет только лидер.

Решение, принятое лидером – это наиболее эффективный способ в ограниченных временных рамках. Примером может служить лидер, объявляющий решение и закрывающий совещание. Важно, чтобы все участники слышали, что их мнения услышаны. Если время позволяет проконсультироваться с остальными, лидер может рассмотреть индивидуальные мнения – наиболее приемлемый способ, если требуется мнение эксперта или избранные представляют мнения акционеров. Также лидер может созвать совещание для сбора мнений – рекомендуется, когда решение является важным для многих людей, когда есть возможность создать совместную деятельность, и общую основу для выполнения.

1.3 Особенности организации деловых совещаний

Подготовка совещания начинается с определения необходимости и целесообразности проведения делового совещания. Во время обоснования необходимости совещания ведущий должен сформулировать задачи, которые требуют оптимального и своевременного решения. Совещание имеет смысл, если есть необходимость в обмене информацией; выявлении мнений и альтернатив; анализе сложных (нестандартных) ситуаций; принятии решения относительно комплексных вопросов. Менеджер должен проанализировать все альтернативы проведения совещания: решение высшего руководителя; возможность решения вопроса по телефону; селекторное совещание возможность объединения с другими (плановыми) совещания. И если после этого менеджер убедится в полезности совещания, ее можно проводить. В противном случае от совещания необходимо отказаться. После того, как принято решение о необходимости проведения совещания, определяют повестку дня и состав ее участников.

Во время подготовки повестки дня необходимо определить:

1. тему соответствующего совещания и содержание обсуждаемых проблем;
2. условия, которые должен удовлетворять конечный результат совещания;
3. кто и какую подготовительную работу должен проводить (целесообразно создать рабочую группу для формирования повестки дня, проведение предварительных совещаний в подразделениях)

При установлении темы совещания следует избегать расплывчатых, неконкретных формулировок. Это вызывает снижение интереса к предлагаемой проблеме и подсознательно ведет к ощущению необязательности ее предметного решения. Формулировка цели должна отражать черты предполагаемого результата обсуждения вопросов.

Во время решения вопроса о составе участников необходимо особенно внимательно подойти к формированию списка по количественным и качественным составом. К участию в совещании необходимо привлечь должностных лиц, которые наиболее компетентны в обсуждаемой проблеме, а ими, как показывает практика, не всегда являются руководители подразделений. Что касается количества участников совещаний, то не следует приглашать столько человек, сколько стульев в зале заседаний (приглашения для массовости). Оптимальный вариант - соответствие количества участников совещания с количеством тех, кто активно участвует в обсуждении вопроса. Основной критерий отбора участников будущей деловой совещания - это компетентность именно в вопросах повестки дня.

Как правило, местом проведения значительной части (более 70%) деловых совещаний является кабинет руководителя организации. Однако заседание лучше созвать в специально оборудованных для этой цели помещениях. В основном приглашенные на совещание садятся за стол, имеющий прямоугольную форму. Это крайне неудобно и руководителю, и участникам совещания. Известна другая, более удобная форма стола трапециевидную.

За таким столом никто никому не мешает, каждый участник хорошо видит всех остальных, а председатель и секретарь-стенографист хорошо видит каждого участника делового совещания.

Подготовка участников совещания - последний этап подготовительной работы в процедуре организации деловых совещаний, когда предусматривается предварительное ознакомление всех участников с повесткой дня, необходимыми материалами. Каждый должен знать заранее тематику и задачи совещания.

Завершающий этап организации - это принятие решения и согласования условий его реализации. Решения на совещании принимается всеми вместе и каждым в отдельности. От того, насколько участнику совещания удалось включить свои идеи и комментарии в общее решение, зависит его эффективность. В формулировке решения объясняется: кем и в какие сроки должно быть выполнен определенный объем работ. Определяется, в какой форме будут подведены итоги (рассылка протокола или его части (выписки из протокола), принимается решение о широте информирования (весь коллектив или его часть).

Решения могут приниматься двумя путями:

1. специально избранная комиссия по подготовке решения заранее составляет его проект. Проект зачитывается. Участники совещания вносят свои коррективы и принимают его по результатам голосования;
2. председатель собрания подводит итоги обсуждения и формулирует решение. После принятия решения определяется лицо (группа лиц), которая осуществляет его выполнение и контроль за исполнением.

Таким образом, руководителям и специалистам, готовящим совещание, необходимо руководствоваться общими принципами организации деловых совещаний:

в организационной деятельности нет мелочей;

техническая сторона организации (рабочие места участников, материалы, техническое обеспечение) должны быть безупречными;

должен быть подготовлен ведущий (предусмотрена замена, помощники ведущего и другой вспомогательный персонал).

Таким образом, совещание - одна из важнейших форм управленческой деятельности, во время которой происходит обмен информацией между подчиненными и руководителем, принимаются управленческие решения. Как видим, совещание - процесс сложный и при его проведении необходимо учитывать огромное количество психологических закономерностей и правил подготовки и проведения.

2 Эффективность совещаний на примере ООО «Гостиница Прибайкальская»

2.1 Краткая организационно-экономическая характеристика ООО «Гостиница Прибайкальская»

ООО «Гостиница Прибайкальская» зарегистрирована 23 декабря 2003 г. Цель создания общества - оказание гостиничных услуг и строительство нового корпуса отеля, отвечающего международным стандартам в гостиничном бизнесе.

ООО «Гостиница Прибайкальская» расположен вблизи посёлка Листвянка, на 62 км. Байкальского тракта. На территории гостиницы находятся: спуски для тюбов и лыжные спуски, здание проката снаряжения, бассейн, экстрим-зона, парковка и собственно гостиница, разделённая на два корпуса. В главном корпусе (6 этажей) находится 43 двухместных, 21 одноместный, 8 семейных номера, в VIP-корпусе (3 этажа) - 15 люксов. Каждый номер оборудован отдельным санузлом с душевой, в санузлах люксов установлены ванны. Во всех номерах - в наличии телефон и телевизор.

Гостиница Прибайкальская – это крупный туристическо-развлекательный центр

Название компании:  «Гостиница Прибайкальская»

Юридический статус: ООО

Гостиница «Прибайкальская» располагает двумя корпусами на 88 номеров.

В главном корпусе находятся:

• 14 одноместных стандартных
• 30 одноместных с видом на исток р.Ангары
• 32 двухместных стандартных
• 12 двухместных с видом на исток р.Ангары

В каждом номере главного корпуса к Вашим услугам:

• телевизор и телефон,
• индивидуальная система отопления.
• 15 номеров-люкс находятся в отдельном трехэтажном корпусе. Из них 12 люксов – с двуспальной кроватью (+ диван в гостиной), 3 люкса – с двумя раздельными кроватями (+диван в гостиной). В каждом люксе к Вашим услугам:
• телевизор и телефон,
• холодильник,
• бутылированная минеральная вода,
• махровый халат и тапочки,
• индивидуальная система отопления.

Каждый номер оборудован отдельным санузлом с душевой, в санузлах люксов установлены ванны. В стоимость каждого номера входит завтрак (в люксах и семейных – на двух человек).

Прайс-лист номеров представлен в таблице 1

Таблица 1-Прайс-лист ООО «Гостиница Прибайкальская»

Миссия ООО «Гостиница Прибайкальская»  - оказание гостиничных услуг и строительство нового корпуса отеля, отвечающего международным стандартам в гостиничном бизнесе

Материальная база ООО «Гостиница Прибайкальская» позволяет полностью обеспечить следующие направления деятельности:

• конгрессный и деловой туризм
• свадебные туры
• team-building (тим-билдинг - сплочение коллектива в экстремальных условиях на полосах препятствий, площадке для пейнтбола, футбола, волейбола)
• активный зимний отдых на горнолыжных трассах и трассе для тюбинга
• событийный туризм (проведение профессиональных, корпоративных праздников, посвященных знаменательным датам и событиям).

К услугам постояльцев гостиницы два ресторана: «Прибайкальский» на 1 этаже главного корпуса (вместимостью до 180 человек), и «Панорама» на 6 этаже главного корпуса (вместимостью до 65 человек). В числе услуг ресторанов: организация банкетов, фуршетов, комплексного питания, кофе-брейков и пикников.

Специально для деловых встреч бизнесменов, политиков, ученых в главном корпусе гостиницы расположены два конференц-зала (большой - вместимостью до 100 человек и малый - до 40 человек). В пакетную стоимость большого конференц-зала входят: экран, маркерная доска, флип-чарт с одним блокнотом, кафедра, четыре радио-микрофона. Другое презентационное оборудование (мультимедийный проектор, компьютер) для малого и большого конференц-залов предоставляется по предварительной заявке за отдельную плату.

На территории ООО «Гостиница Прибайкальская» работает пункт проката снаряжения, где постояльцы могут арендовать: горные и беговые лыжи, тюбы, сноуборды, скейтборды и коньки. Для любителей физической культуры и спорта есть специальные площадки для баскетбола, волейбола, мини-футбола и тенниса, парк спортивных аттракционов «Экстрим-зона», состоящая из скалодрома, ледодрома, высотной полосы препятствий. «Экстрим-зона» хорошо подходит для проведения различных team-building программ.

Также к услугам постояльцев биллиардный зал. Зал оснащен 2 столами для русского бильярда и 1 столом для американского бильярда. Кроме того там находится бар, где гости «Прибайкальской» могут приобрести легкие закуски, прохладительные и алкогольные напитки.

В VIP-корпусе гостиницы располагается 2 сауны вместимостью до 12 человек. Каждая сауна оснащена бассейном с холодной байкальской водой.