Организация и проведение презентации. 2

Министерство  транспорта Российской Федерации

Федеральное агентство воздушного транспорта

ФГОУ  ВПО Санкт-Петербургский Государственный  Университет

Гражданской авиации

Гуманитарный  факультет

Кафедра №1 Философии и социальных коммуникаций 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Курсовая  работа по дисциплине теория и практика связей с общественностью: Организация и проведение презентации 
 
 
 
 
 
 

Санкт-Петербург

2011г.

Оглавление 

      I.Введение……………………………………………………………………..4 

      II.Основная часть 
 

      Глава 1. Разработка рекомендаций по организации презентации 

1.  План работы подготовки презентации ……………………………...5
2. Правила оформления слайдов для бизнес-презентации…………..12

      Глава 2. Важные аспекты в проведении презентации 

      2.1. Работа с аудиторией или первые 90 секунд, которые решают всё…..21 
 

      III. Заключение……………………………………………………………..26

      IV. Список литературы

      V. Приложение

      I.Введение

       Современной жизни присущи стремительные  скорости, ежедневно человек сталкивается с огромными потоками информации. В этих условиях донести до потребителя сведения о деятельности продвигаемой организации непросто, так как информация теряется в общем потоке.

       А презентация – это эффективный способ представить обществу что-либо новое (товар, услугу, компанию, сообщить о результатах, достижениях). Смысл презентации - обеспечить благожелательный прием презентируемому новшеству со стороны общественности.

       С этим связана актуальность темы, выбранной  нами для исследования: организация и проведение презентации–раскрытием. Исходя их темы определяются задачи написания данной курсовой работы. Выявить аспекты, влияющие на успешность проведения презентации

      Предмет исследования – технология подготовки и проведения презентации.

      Объект  исследования – презентация. Подготовка к презентации довольно сложный процесс, который включает в себя такие элементы, как: оформление здания и интерьеров; обеспечение звукового сопровождения мероприятия; привлечение ведущего мероприятия; организация развлекательной программы, а также презентации в Power Point.

       Первая  глава работы посвящена общим  теоретическим аспектам изучения презентации, а также рекомендациям по успешному проведению мероприятия. Более того, в первой главе проанализированы правила оформления бизнес-презентации, считающиеся основой данного мероприятия.

       Во  второй части данной работы подробно рассмотрены технологии проведения презентации.   

      II.Основная  часть 

       Глава 1. Разработка рекомендаций по организации презентации

1.1. План работы подготовки презентации

       Презентация – это представление организации, лица, услуг. Так, презентация может проводиться по случаю открытия или создания организации, подразделения, филиала. Целью презентации может быть демонстрация новых достижений и результатов работы, представление новых партнеров и пр. Для презентации необходим особенно четкий сценарий, который отражает две части события: официальную и неофициальную.

       Официальная часть - это выступления руководителей  и представителей организации, которые  знакомят собравшихся с особенностями объекта. Сообщения не должны быть утомительно длинными. Они должны фактически содержать ответы на вопросы, потенциально интересные для участников мероприятия. После сообщения показывают видеофильм длительностью 7-12 мин с сюжетами, отражающими значимость, актуальность, оригинальность, новизну объекта презентации. Затем гости выступают с замечаниями, комментариями, пожеланиями и поздравлениями. Приглашенным вручаются сувениры, рекламные листки, памятки.

       Вторая  часть презентации менее официальная. Ее задача - создать неделовую обстановку для деловых отношений. Неофициальная часть также требует своего сценария, так как включает в себя особый жанр делового общения: тосты-приветствия, тосты-пожелания, тосты-благодарности.

       В настоящее время серьезные презентации проводятся корректно: занимают несколько часов, устраиваются в лучших залах, впечатляют содержанием и креативными находками.

       Что же необходимо для проведения успешной презентации? Подготовить помещение. Осмотрите помещение, в котором будет происходить прием. Его следует проветрить, украсить (при возможности) цветами, проверить, достаточно ли стульев и другого необходимого оснащения.

       Если  приглашены зарубежные гости, не забудьте международный протокол флага. Государственный  флаг является символом страны. При одновременном вывешивании или выставлении флажков делегаций нескольких государств их размер должен быть одинаковым. Флаги размещаются на одном уровне. По общему правилу, государственный флаг страны пребывания имеет право занимать наиболее почетное место. Часто флаги иностранных государств при одновременном вывешивании размещают в соответствии с алфавитным названием государств, при этом используется алфавит согласованного языка. Помните, что всякое неуважение, проявленное в отношении государственного флага иностранного государства, рассматривается как сознательно оскорбительное действие в адрес этого государства. Есть даже государства, в которых, согласно протоколу, перевернутый флаг символизирует состояние войны.

       Подумайте о справочных материалах, выдаваемые всем гостям. Побеспокойтесь об их количестве и качестве.

       Далее, о чём стоит задуматься, так  это за день до выступления не стоит нервничать, перегружать себя излишней работой.

       Далее, продумайте свой внешний вид. Без правильно выстроенного имиджа невозможно сделать успешную карьеру. Сегодня об этом знают многие бизнесмены и политики, так как имидж стал частью бизнеса и важной ступенью на пути к успеху. Следует помнить о том, что костюм для презентации отличается от костюма, предназначенного для обычных деловых встреч и чтобы не ошибиться в выборе, необходимо учитывать некоторые правила. Внешний вид выступающего должен показать слушателям, что перед ними человек, знакомый с деловым этикетом и со стандартами бизнес-вида. Эта важный момент и те, кто его недооценивает, рискуют вызвать недоверие аудитории.

       Одежда - показатель статуса того, кто ее носит. Поэтому для выступления  на презентации выберите костюм, который  будет на порядок выше формального  уровня одежды тех, кто приглашен  на презентацию. Люди вряд ли будут серьезно относиться к человеку, одетому хуже, чем они, например, в костюм из некачественной ткани, а тем более, в джинсы и джемпер. Как бы вы не стремились наладить хорошие отношения с аудиторий и выгодней продать свой товар, помните о том, что вам необходимо сохранять определенную дистанцию.

       Женщинам  лучше надеть платье, так как костюм в наши дни уже не является единственной формой одежды, которая допускается  на презентациях. Выбирая платье, следите  за тем, чтобы оно было однотонным и неярким, а также деловым по фасону. То есть не слишком облегающим, но и без широких, разлетающихся юбок и рукавов-фонариков. Очень хорошо будет смотреться такое платье с подходящим по цвету и фасону жакетом.

       Оттенки, которые выбирает человек, способны много рассказать о его характере, эмоциональном состоянии и отношении к жизни. Кроме того, цвета сильно воздействуют на сознание окружающих, незаметно для них, влияя на настроение, создавай тот или иной эмоциональный фон. Об этом необходимо помнить всем, кто заинтересован в успешном проведении презентации и продвижении своего товара на рынке.

       Цвет  костюма должен быть консервативным. Выбирайте костюм синего или серого (но не мышиного) цветов. Избегайте светлой  и, конечно же, слишком яркой одежды. Рубашку лучше подбирать также однотонную, подходящую по цвету к костюму. Долгое время идеальным цветом рубашки или блузки считался белый, голубой или серый, однако сейчас западные имидж-консультанты предлагают и более смелые решения. Например, они советует к строгому деловому костюму покупать алые, бирюзовые, ярко-голубые и даже розовые рубашки, блузки, галстуки и шарфы. Считается, что такие яркие пятна в костюме помогут привлечь внимание аудитории. Но это нововведение распространяется пока только на указанные вещи, основной костюм должен по - прежнему оставаться консервативным.

       Подведем  итоги всему тому, на чем останавливались  раньше. Даже если вы решили провести презентацию  не в оборудованном по последнему слову техники бизнес-центре, а, к  примеру, на природе, у бассейна, в усадьбе, не рекомендуется одеваться совсем уж неформально. Хотя некоторые послабления сделать можно. Так, например, демонстрировать спортивные товары можно и в спортивном костюме, но при условии, что вся презентация будут оформлена в таком же стиле, и остальные сотрудники будут одеты соответствующим образом.  И не забывайте, что одежда в любом случае должна быть выше формального уровня одежды вашей аудитории.

       В ходе любого вашего выступления происходят одновременно две вещи:

Во-первых, выступающий принимает на себя некое обязательство перед публикой. Он старается доказать нечто такое, что должно получить поддержку слушателей и вылиться в некое действие. Слушатели оценивают это обязательство. "Есть ли в этом смысл?" "Точны ли эти факты?" "Внушает ли мне доверие этот человек?"

       Во-вторых, к концу выступления, – если выступающий справился со своей задачей, – слушатель должен развести руками и сказать: "Ну да, я вас понял. Я согласен. Я готов попробовать". Вот что вы должны держать в памяти – это самое лучшее определение, которому должно соответствовать ваше выступление:

       Выступление – это обещание выступающего помочь слушателям что-то сделать. В то же время  на протяжении всего выступления  слушатели оценивают способность  выступающего убедить их, выполнив тем самым свое обещание.

       Очень важно понимать, как относиться к  вам аудитория, в какой момент стоит остановиться и поменять тактику. Для этого есть подсказка. Выступающий  может постоянно следить за тем, как идет его выступление, – для  этого ему достаточно смотреть, как реагируют слушатели. Мы называем это языком телодвижений.

       Это суть взаимоотношений, которые должны установиться между выступающим  и его слушателями.

       Чтобы понять динамику выступления, важно  помнить, что это скорее сотрудничество, чем пассивное зрелище, скорее объединение, чем противостояние, скорее сближение, чем отталкивание.

       Вся суть здесь – во взаимной потребности. Если ее нет, выступать не имеет смысла. И поскольку это так важно  для успеха вашего выступления, стоит  об этом как следует поразмышлять.

       По  правде говоря, публика, идя на выступление, искренне надеется, что выступающий знает что-то такое, чего не знает она. Может быть, ему известен какой-то секрет, которым он хочет поделиться. Если нет, то у него, может быть, какой-то новый взгляд на вещи – такой, который слушатели могут применить с пользой для себя. Хоть завтра.

       С этого начинается всякое выступление. Слушатели в чем-то нуждаются  – обычно в помощи. (Спросите у  любого опытного сбытовика, чего он ждет от презентации нового товара, и он неизменно ответит: "Дайте мне только одну-единственную идею, больше мне ничего не надо. Такую идею, какой я завтра смогу воспользоваться".)

       Отправившись  на ваше выступление, просто появившись на нем, ваша публика выражает свою потребность в помощи, в совете, в мудром слове, в идее, которая ее воодушевит, – может быть, даже в чем-то таком, что изменит ее жизнь. Нет, не общую жизнь всей публики, а личную жизнь каждого слушателя.

       Конечно, и у выступающего есть свои потребности. Их много. Но главная – это потребность в одобрении. Только слушатели могут ее удовлетворить – множеством способов, от простого голосования (поднятием рук) до подписания документа (например, долгосрочного контракта) или взрыва аплодисментов.

       Вы  хорошо подготовились к выступлению. Вы проверили аудиторию. И вот вы сидите в одиночестве, а время 7 часов вечера – накануне. До выступления еще шесть часов, не считая времени на сон. Что вам делать?

       Переключите свою нервную систему на свободный  ход. Начиная с этого момента, вы всего лишь плывете по течению. Какие бы ни случились внезапные несчастья, – если только они не угрожают вашей жизни, до десяти часов завтрашнего утра вы о них не думаете и спокойно откладываете все на потом. Все ваши мысли заняты только выступлением.

       Пообедайте  в мирной обстановке с каким-нибудь спокойным человеком. Приятным, но спокойным. Не говорите о делах, если это возможно. А если вы одни, – плывите по течению.

       Если  у вас есть пленка с записью  выступления, прослушайте ее в одиночестве. Пропитайтесь его словами и мыслями. Вы слушаете не для того, чтобы критиковать, а только чтобы все впитать и запомнить.

       Если  вы еще не записали свое выступление  на пленку, воспользуйтесь свободным временем, чтобы это сделать. Просто наговорите его в микрофон. Не обязательно, чтобы оно звучало идеально. Но как только кассета с записью окажется у вас в руках, вы почувствуете себя лучше. Вы будете знать, что выступление существует, что оно ощутимо, вещественно.

       Теперь  прослушайте его и засеките время. Если оно длится слишком долго, не говорите себе: "Ладно, завтра буду говорить побыстрее", – из этого ничего не выйдет. Выкиньте какой-нибудь самостоятельный раздел. Вы будете точно знать, на сколько минут сокращено выступление, если засечете, сколько времени занимал этот раздел. Не трогайте других разделов, не пытайтесь выкинуть одно слово здесь, одну фразу там. Сокращать нужно чисто, просто, как работает хирург, – одним куском. Вырежьте этот кусок, и вы будете уверены, что уложитесь в отведенное время.

       Устройте  воображаемую репетицию. Прислушиваясь к своему голосу, впитывая его всем своим сознанием, попробуйте представить себя в зале, на трибуне. Слова и созданный вашим воображением зрительный образ начнут сливаться, подкрепляя друг друга. К тому же таким способом вы уменьшаете риск всяких сюрпризов. Вы слышите, как звучит ваше выступление. Вы видите, как выглядите на трибуне. А с местом действия вы уже знакомы. Так о чем вам беспокоиться? Расслабьтесь. Плывите по течению.

       Вечер перед выступлением – самое подходящее время, чтобы вжиться в текст. И не подходящее для того, чтобы вносить в него какие-нибудь серьезные изменения.

       Ложитесь  спать не поздно – и примите несколько разумных решений.

       Итак, презентация – это эффективное  средство представления организации, лица, услуг. Позаботьтесь заранее о  помещении, в котором будет проходить мероприятие, а также о его техническом оснащении. Не менее важным атрибутом в проведении презентации являетесь-Вы. Отнеситесь к вопросу о своём внешнем виде серьёзно. Здесь нужно учитывать всё, начиная от выбора цвета костюма, заканчивая выбором фасона.

       Не  поленитесь заранее ознакомиться с  вашей целевой аудиторией, это  поможет вам понять их язык общения. И помните, что ваши слушатели  пришли к Вам, чтобы услышать что-то очень важное и интересное для  них самих. И поэтому, заранее продумайте свой текст, а главное - основную идею своего выступления.

1.2. Правила оформления слайдов для бизнес-презентаций

       Так каких же правил необходимо придерживаться, чтобы сделать свою презентацию  успешной?

       Во-первых, оформляйте слайды проще. Использование различных направлений шрифта, большого количества рисунков, градиентной заливкой, многообразия цветов, теней, трехмерных объектов не делает слайд лучше, а только усложняет восприятие. Глазу требуется время и энергия, чтобы разобрать, что вы там «наклепали».

       Презентация со слайдами – это не экзамен  по информатике. Не нужно показывать, как хорошо вы знаете программные пакеты. Для закрепления информации в сознании слушателя достаточно минимума графических возможностей.

       Во-вторых, помещайте на слайд только один тезис. Распространенная ошибка – это размещение на слайде более чем одной мысли.

       В-третьих, пишите в заголовке основную мысль слайда. Слушателю надо подсказать, что именно он должен понять из слайда. Из одного слайда можно вынести много смыслов. И тезис в заголовке делается для того, чтобы слушатель понял, что именно он должен понять.

       И помните, главной ошибкой является громоздкий текст. Используйте минимум текста, так как он не является визуальным средством. Чтобы читать текст, есть презентатор. Правда, использование текста не избежать, когда нужны поясняющие подписи к рисункам или предъявление перечня чего-либо. Используйте горизонтальное направление текста.

       Проверьте, достаточно ли крупный шрифт. По выражению Джина Желязны, в прошлом директора по визуальным коммуникациям компании McKinsey: «Никто не пожалуется на крупный шрифт, но все будут недовольны мелким». Шрифт должен быть читаем для человека, сидящего в самом дальнем углу. Если вы не можете побывать в зале перед выступлением, придите пораньше, сядьте на задний ряд и посмотрите, виден ли оттуда ваш текст.

       Используйте жирный шрифт, курсив и CAPS LOCK только для  выделения. Не надо на них писать! Можно выделить слово, цифру, заголовок. Но попробуйте прочитать на CAPS. Используйте только черный цвет для текста Собственно, не черным текст может быть только в заголовке. Да и то, не черный – это темный вариант какого-нибудь цвета. Зеленого, например. Почему? Большинство проекторов осветляет изображение. Ваш оранжевый текст будет просто не виден на нем. Плюс не все цвета хорошо сочетаются с белым фоном.

       Также следует помнить о том, что  лучше не ставить знаки препинания в конце предложений. Имеется в виду, что в крайнем предложении точки, точки с запятой ставить не имеет смысла. Толку от них никакого, а без них – эстетичней.

       Очень часто приходится работать со статистическими  данными, и если вы решили указать  в своей работе числа, то лучше  округляйте цифры. Если нет принципиальной разницы, то лучше округлить. Цифру 13,5% намного проще запомнить, чем 13,543%.

       Сокращайте  предложения. Чем меньше фраза, тем она быстрее усваивается. Существуют полезные способы сокращений:

       Удаление  слов, без которых смысл не потеряется; замена слов на более краткие; использование аббревиатур (ОАО, ROI, KPI); использование символов вместо слов ($ - доллар, % - процент), используйте структурные слайды вместо текстовых.

       Текстовый сайт – где пункты перечислены  в столбик. В структурном слайде к каждому пункту добавляется значок, блок-схема, рисунок – любой графический элемент, позволяющий лучше запомнить текст. Например, над словом внедрение вставить рисунок человека, схватившегося за голову.

       Далее, не менее важным атрибутом успешной презентации является наличие пустого  слайда. Зачем нужен пустой слайд? Он нужен, чтобы сконцентрировать внимание аудитории на том, что вы говорите. Если на слайде будет какое-либо изображение, внимание будет отдано этому изображению, а не вашим словам. Поэтому пустые слайды можно вставлять перед слайдом с изображением, чтобы, сначала аудитория выслушала вас, а потом увидела нужное изображение.

       Очень распространённой ошибкой является наличие всех цветов радуги в презентации. Это придаёт некую дешевизну  вашему выступлению. Поэтому используйте только 3 цвета в слайдах. Возможности человеческого восприятия ограничены. Больше 3 цветов трудно воспринимать.

       Используйте однотонный фон. Картинки на заднем плане, полоски, клеточки – это лишняя нагрузка для глаза. Чем сложнее объект, тем больше времени требуется, чтобы его рассмотреть и понять. Оптимальный цвет фона – белый. Откажитесь от градиентной заливки, тени и объема. Градиентная заливка, объемные объекты или объекты с тенью – это, конечно, красиво. Но быстро утомляет. Чем больше деталей в слайде, тем больше энергии требуется, чтобы его понять.

       Используйте фото и рисунки в серой гамме. Аргументация такая же. Объекты становятся проще. Легче воспринимать. При необходимости нужную деталь на слайде можно обвести маркером. Рисунки и фото преобразуются в серые с помощью «Формат рисунка → Рисунок → Оттенки серого».

       Сделайте «раскадровку». «Раскадровку» - когда вы отмечаете, после каких ваших слов идет определенный слайд.

       Если  хотите произвести хорошее впечатление  на аудиторию, то лучше откажитесь от таблиц. Хуже, чем таблица, может быть только мелкий текст во весь слайд. В таблицах есть информация. Чтобы показать эту информацию, используют диаграммы. Об этом пункте хотелось бы рассказать по подробнее.

        Существует алгоритм выбора диаграммы, состоящий из трёх шагов:

формулирование идеи;

Определение типа сравнения данных; выбор типа диаграммы; рассмотрим каждую составляющую алгоритма.

       Первой  составляющей является формулирование идеи, это определение того, что вы собираетесь сказать аудитории с помощью диаграммы.

       Второй, сформулированная идея, которая может содержать в себе один из пяти видов сравнения: покомпонентное, позиционное, временное, частотное и корреляционное. Подробнее о них:

       Покомпонентное  сравнение – когда мы показываем размер каждого компонента в процентах  от некого целого. Пример: Доля рынка в 2007 г. уменьшилась до 5% .Кабель ВВГнг составляет 30% продаж по Центральному региону .Ключевые слова: «доля», «составило Х %».

       Позиционное сравнение – когда мы выявляем, как соотносятся объекты друг с другом: одинаковы, больше или меньше. Пример: В мае продажи КГ превысили продажи ВВГ и АВВГ ЭКЗ находится на третьем месте в отрасли по переработке меди. Ключевые слова: «равно», «больше, чем», «меньше, чем»

       Временное сравнение – когда мы выявляем, как объекты изменяются во времени: возрастают, снижаются, колеблются, остаются неизменными. Продажи ТППэп в 2005 году неуклонно падали. Цена на медь за 2007 г. постоянно колебалась. Ключевые слова: «изменяться», «расти», «падать», «колебаться», «оставаться неизменным».

       Частотное сравнение – когда мы показываем, сколько объектов находится в том или ином диапазоне. Пример: Большинство работников службы продаж получают зарплату от 500 до 1000 долларов. 2/3 наших сотрудников имеют высшее образование. Ключевые слова: «в диапазоне от x до y», «распределение», «концентрация».

       Корреляционное  сравнение – когда мы показываем наличие или отсутствие зависимости  между переменными. Пример: Объем продаж не зависит от размера скидок. Цены на кабель возрастают при росте цен на медь. Ключевые слова: «возрастает в случае», «меняется в случае», «не изменяется в случае».

       Третьей, и последней составляющей алгоритма  является выбор типа диаграмм. 90% диаграмм используют следующие пять видов (Смотрите Приложение №1). Каждому из типов сравнения данных соответствует свой вид диаграммы/диаграмм. (Смотрите Приложение №2).

       Покомпонентному сравнению соответствует круговая диаграмма, позиционному – линейчатая, временному - гистограмма или график, частотному – также гистограмма или график, корреляционному – линейчатая диаграмма или точечная.

       Для временного и частотного сравнения мы используем гистограмму, если значений не больше семи, если больше семи, то график.

       Для корреляционного сравнения используется двусторонняя линейчатая диаграмма, если значений не больше пятнадцати и точечная диаграмма, если значений больше пятнадцати.

       А теперь следует разъяснить суть каждого.