Организация как открытая система: преимущества и ограничения

 

 

 

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ 

РОССИЙСКОЙ  ФЕДЕРАЦИИ

МОСКОВСКИЙ АВИАЦИОННЫЙ  ИНСТИТУТ

(НАЦИОНАЛЬНЫЙ ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ  УНИВЕРСИТЕТ)

 

 

 

 

 

Кафедра социологии, психологии и социального менеджмента

 

 

 

 

КУРСОВАЯ  РАБОТА

по теории организации

 

Тема: «Организация как открытая система: преимущества и ограничения»

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнила: студент 3 курса

Группа Г1-301

Стрелкова  Е.Г.

 

 

Проверил: преподаватель

Коваль

 

 

 

Москва 2011

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение…………………………………………………………. 3

1. Понятие организации ………………………………………..6
1. Системные характеристики организации………………7
2. Организация как открытая система………………………..11
1. Преимущества и ограничения………………………….16
3. Анализ деятельности компании ЗАО «БессерСтрой»……19

Заключение………………………………………………………….28

Список литературы………………………………………………...30

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

     В течение всего XX в. происходило постепенное формирование теории организации как нового научного направления. Современная теория организации и общая теория систем базируются на достижениях таких ученых, как А. Файоль и М. Вебер (организация труда и управления), И. Пленге и Т. Катарбиньский (теория социальных явлений), А. Богданов и Л. Берталанфи (общая теория систем), Н. Винер и Н. Моисеев (кибернетика и развитие систем), В. Риттер и Д. Холдейн (биологическая теория организаций), А. Пригожин и Ф. Хакен (развитие на принципах синергизма) и т. д.¹

     Теория организации изучает принципы, законы и закономерности, связанные с созданием, функционированием, реорганизацией и ликвидацией организаций. Но как мы видим, изучением последних наука не ограничилась, и вышеназванные деятели открывали и осваивали различные направления в этой области знаний, а именно, - теорию систем и подсистем, социальных явлений, организацию различных процессов в сфере труда, управления, производства и т.д. В то же время все эти понятия не существуют изолированно, а наоборот, сведения, накопленные о каждом из них, приобретают особую ценность, когда мы можем воспользоваться ими, изучая ту или иную сторону интересующего объекта.

     В курсовой таковыми понятиями являются «организация» и «система» - термины, которые свободно сообщаются и дополняют друг друга, образуя общий объект исследования - организационную систему и ее компоненты. Предметом же выступает структура организации, как системы, взаимодействие и взаимовлияние ее составных частей по отношению друг к другу и к окружающему миру, с которым она состоит в близком контакте, ведь речь пойдет об открытой системе (внешняя и внутренняя среда организации).

Актуальность. Организации окружают современного человека на протяжении всей его жизни, в организациях - детских садах, школах, институтах, учреждениях, клубах, партиях - большинство людей проводит огромную часть своего времени. Организации (предприятия) создают продукцию и услуги, потребляя которые человеческое общество живет и развивается; организации (государственные учреждения) определяют порядок жизни в обществе и контролируют его соблюдение; организации (общественные) являются средством выражения наших взглядов и интересов. Организации  являются элементом общественных систем,   в которых живут люди,  и представляют собой  самую  распространенную форму  их взаимодействия.

     Организация  не  может  существовать без  общества,  но  и общество  не может существовать без организаций. Чем  отчетливее   организация  осознает  себя  элементом  общества,  тем лучше  цели  организации  согласуются с глобальными целями общественного развития,  тем  перспективнее и  жизнеспособнее данная  организация. Между  организациями должна  существовать  отлаженная система  взаимодействия. Таким  образом, само общество  можно  рассматривать как сложную систему взаимодействующих между собой  организаций.

     Вместе  с  тем  каждая   организация  сама  по  себе  является сложной системой, состоящей из отдельных  элементов, звеньев  и  подсистем. Она  осуществляет самостоятельную деятельность, вырабатывает стратегию  и тактику  своего поведения,  имеет  свои  цели  и интересы. Внутри  организации существуют   функциональные  подразделения  с  налаженным взаимодействием. В ней  создается  определенный социальный микроклимат,  регулируемый системой  управления  организацией. В связи с этим актуальным является рассмотрение проблемы поддержания этого микроклимата в органичном, благополучном состоянии (проблемы, содержащей противоречие при данной теме, возникать не будет, так как на данный момент почти все организации являются открытыми, и ничто не препятствует их возникновению и существованию). Оно должно не только не создавать трудностей в создании и функционировании системы организации, но также быть ориентированным на извлечение максимальной выгоды (в виде прибыли, накоплении ресурсов, механизмов их использования) и способствовать сохранению и развитию системы. А в условиях конкуренции и при наличии некоторых других негативных факторов, сохранение высокого уровня организации становится нелегкой задачей предпринимателей, управленцев. 

Цель работы - анализ места и роли системных характеристик и процессов в организации, описание ее внешней среды.

В соответствие с целью  поставлены следующие задачи: изучить понятие термина «организация», применить системный подход к описанию ее основных характеристик и процессов, разобраться в системных свойствах организации, выявить плюсы и минусы открытой организации, а также составить представление о влиянии факторов внешней и внутренней среды организации на состояние ее системы в целом.

Курсовая работа состоит  из введения, двух глав, двух подразделов, заключения и списка используемой литературы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПОНЯТИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

    Организация (от франц. оrganisation и позднелат. organizo — сообщаю стройный вид, устраиваю) также означает строение, соединение и хорошее, планомерное, продуманное устройство чего-либо. Поэтому термин «организация» принято  рассматривать в  трех  различных смыслах: как объект (явление); как процесс управления; как результат деятельности по упорядочиванию, организовыванию (налаживание чего-либо). 

1) Так называется «искусственное объединение институционального характера, занимающее определенное место в обществе и предназначенное для выполнения более или менее ясно очерченной функции. ²» В этом смысле организация выступает как социальный институт с известным статусом, рассматривается как автономный объект, ассоциируется с объединением людей, которое принято называть группой или при определенных условиях  организацией. В данном значении термин «организация» применяется для обозначения таких явлений, как предприятие, учреждение, общественнополитический союз (партия) и др.

2) Означает этот термин  также «определенную деятельность по организации, включающую в себя распределение функций, налаживание устойчивых связей, координацию и т.д. Здесь организация выступает как процесс, связанный с целенаправленным воздействием на объект, а значит, с присутствием фигуры организатора и контингента организуемых»³. В этом смысле термин «организация» совпадает с термином «управление», хотя и не совсем исчерпывает его. Например, организация производства, организация управления  финансовыми ресурсами, организация концерта и многое другое.

3) Термин «организация»  употребляется также как «характеристика степени упорядоченности какого-то объекта. Тогда под организацией понимается определенная структура, строение и тип связей как способ соединения частей в целое, специфический для каждого рода объектов. В этом смысле организация объекта имеется в виду как свойство, атрибут последнего»⁴. В таком значении рассматриваемый термин употребляется тогда, когда речь идет об организованных системах и неорганизованных системах, политической организации общества, эффективной и неэффективной организации (организация системы отопления, организация коммуникаций т.д.).

      А.И.Пригожин так вербально иллюстрирует факт многозначности «организации»: выражение «организация данной организации в более организованное состояние» не является тавтологией, ибо оно содержит в себе три разных вышеуказанных значения термина (или слова) «организация» – соответственно: деятельность по организации, организацию как объект и организацию как свойство этого объекта.⁵ Последнее как раз и подразумевает систему, изучение, описание и анализ которой необходимы при выработке определенных принципов принятия управленческих решений; в любой научной работе по экономическим, структурным, функциональным проблемам содержатся ссылки на использование системного подхода, выделившегося на основе своей весомости в самостоятельное течение.

Системные характеристики организации

    Одним из базовых понятий в «Теории организации» является понятие системы, которое, как известно, давно и с успехом используется в других отраслях знаний. Понятие системы имеет длительную историю. Еще в античности был сформулирован тезис о том, что целое больше суммы его частей. Стоики истолковывали систему как мировой порядок. Платон и Аристотель большое внимание уделяли особенностям системы знания и системе элементов мироздания. Определение системы постоянно эволюционировало. Согласно общей теории систем:

Система – это реальная или мыслимая совокупность частей, целостные свойства которой определяются связями между частями. Система  – это органическое множество  взаимодействующих элементов.

Философ Л. фон Берталанфи – определил систему как «комплекс взаимодействующих компонентов» или как «совокупность элементов, находящихся в определенных отношениях друг с другом или со средой»⁶. Позднее в определение «система» вводится понятие цели. Системой можно назвать только такой комплекс избирательно вовлеченных компонентов, взаимодействие и взаимоотношение которых приобретает характер взаимосодействия компонентов для получения фокусированного полезного результата. Ю.И.Черняк, объектом исследования которого были экономические системы, вводит в определение системы наблюдателя (система есть отображение на языке наблюдателя объектов, отношений и их свойств в решении задачи исследования, познания). Таким образом, сопоставляя эволюцию определения системы, следует отметить, что вначале в определении появляются «элементы и связи», затем – «цель», затем – «наблюдатель».

      Первым крупным специалистом в области системного подхода был Честер И. Бернар (1886-1961). Он считал, что организация - это «система сознательно скоординированных действий, в которой руководитель является самым важным стратегическим фактором»⁷, что руководитель может достигнуть превосходных результатов в своей работе, только выполнив три важных условия: обеспечив систему коммуникаций, предприняв усилия, необходимые для действия системы, сформулировав и определив цели системы. Согласно системному подходу необходимо рассматривать организацию как целостную совокупность различных видов деятельности и элементов, находящихся в противоречивом единстве и во взаимосвязи с внешней средой, предполагая учет влияния всех факторов, воздействующих на нее, и акцентировать внимание на взаимосвязях между ее элементами. К взаимосвязи элементов можно добавить такие системные свойства, как эмерджентность, самосохранение, гомеостазис, эквифинальность, сложность и динамизм.

Свойство связности. Элементы набора могут действовать только вместе друг с другом, в противном случае эффективность их деятельности резко снижается.

Свойство эмерджентности. Потенциал системы может быть большим, равным или меньшим суммы потенциалов составляющих его элементов;

Свойство самосохранения. Система стремится сохранить свою структуру неизменной при наличии возмущающих воздействий и используют для этого все свои возможности;

Свойство организационной  целостности. Система имеет потребность в организации и управлении;

Гомеостаз(ис) – свойство системы поддерживать свои параметры и функции в определенном диапазоне, основанное на устойчивости внутренней среды по отношению к возмущающим внешним воздействиям.

Эквифинальность - достижение системы своих целей при любом воздействии внешней среды.

Сложность и динамизм – значительное количество элементов и связей, подвергаемых факторам внешнего воздействия и внутреннего управления.

В системе формируется  сложная зависимость от свойств входящих в нее элементов и подсистем (система может обладать свойствами, не присущими ее элементам и может не иметь свойств, первоначально присущих большинству ее элементов). Например, директорат компании вынужден подчиняться определенным правилам взаимоотношений, хотя отдельные руководители предпочитали бы более неформальные отношения; при проведении совещания может быть выработана идея, которая не пришла бы в голову ее участникам при индивидуальной работе. Каждая система имеет входное воздействие, систему ее обработки, конечные результаты и обратную связь. Входное воздействие складывается из воздействий внешней среды (вход 1) и собственных воздействий (вход 2)(рис.1)

 

Рис.1 Схема функционирования системы

В первой главе мы рассмотрели термин «организации», описав его с позиций трех смысловых значений данного слова: как объект, как процесс, как свойство (система). Более подробно раскрыли содержание последнего значения, так как курсовая работа опирается именно на эту сторону изучаемого явления. Определили, что организация, как система обладает следующими характеристиками: сложность, динамизм, эквифинальность, эмерджентность, целостность, связность, гомеостазис, к которым еще можно добавить устойчивость и мультипликативность (положительные и отрицательные эффекты функционирования организации обладают свойством перемножения, а не сложения).

Организация (организованность) также является неотъемлемым свойством любой системы.

 

 

 

ОРГАНИЗАЦИЯ КАК  ОТКРЫТАЯ СИСТЕМА

Ключевые понятия «системного  описания» организации:

• Система – это целое, созданное из частей и элементов для целенаправленной деятельности; совокупность взаимосвязанных действующих элементов.⁸

•   Элемент – предел членения системы с точки зрения конкретной задачи.

• Иерархия – абстракция структуры системы с соподчиненными элементами, предназначенная для  изучения ее компонент и их влияния  на систему в целом.

• Связь – абстракция отношения между элементами (предметами реального мира).

• Развитие – процесс  модификации внутренней структуры  системы (появление и удаление объектов и связей между ними).

• Подсистема – часть  системы, которая изучается и  рассматривается самостоятельно и  сама обладает системными свойствами.

• Надсистема – система более высокого уровня, частью которой является рассматриваемая система. Сложность системы с большим количеством элементов проявляется в нелинейности, значительном числе степеней свободы, наличии «памяти» и других свойствах, приводящих к слабой предсказуемости поведения системы.

• Система закрытая – система, имеющая жесткие фиксированные границы. Ее действия относительно независимы от внешней среды.

• Система открытая –  система, характеризующаяся широким набором связей с внешней средой и сильной зависимостью от нее.⁹

• Сложность внешней среды – число факторов, на которые организация обязана реагировать; уровень вариантности каждого фактора.

• Адаптивность системы  – это приспосабливаемость системы  к изменениям внешних условий  с целью достижения какой-либо цели.

• Эргатичность – это свойство систем с трудно формализуемым взаимодействием технологических и человеческих факторов.

• Целеполагающие системы  – характеризуются некоторой  системой ценностей, на основании которой  система сама формирует для себя последовательность целей, уточняемых в зависимости от характера достижения предыдущих.

• Система управления –  это множество связанных друг с другом устойчивых контуров саморегулирования  системы, являющейся объектом управления .

Однако понятие «организация»  несколько шире понятия «система», так как отражает не только состояние порядка, но и процессы по упорядочению. Именно эта двойственность природы понятия «организация» делает его трактовку намного содержательнее. В ходе изучения организаций в рамках системного подхода выяснилось, что социальная организация как система обладает рядом специфических свойств, которые отличают ее от других систем (биологических, технических и т.д.). В связи с этим возникла необходимость разработать специальную теорию систем применительно к организациям. Американский ученый Дж. Миллер определил следующие главные элементы системной модели организации:

·           организация представляется как «упорядоченность подсистем и компонентов в трехмерном пространстве в данный момент времени»;

·            организация может рассматриваться как сложный процесс, основой которого являются все изменения материальных объектов и информации;

·      в организациях присутствуют подсистемы, которые являются составными частями системы (управленческая, экономическая, технологическая и др.);

·            в организациях возникают организационные отношения (по поводу целей, межличностные, властные, информационные и т.д.);

·     в организациях протекают системные подпроцессы (властные, материально-энергетические и т.д.).¹⁰

Итак, при изучении организации  с позиций системного подхода  на первом плане выступают: а) деление  организации на подсистемы; б) вертикальные и горизонтальные связи организации. В следующий момент выделяют организации  закрытые и открытые.

     Понятие закрытой  системы возникло в физике. Это  система, являющаяся самосдерживаемой. Ее главная характеристика заключается в том, что она существенно игнорирует эффект внешнего воздействия. Совершенной системой закрытого типа была бы та, которая не принимает энергии от внешних источников и не дает энергию внешней среде. Закрытая организационная система имеет малую применяемость.

   Открытая система  предполагает динамическое взаимодействие  с окружающим миром. Организации  получают сырье и людские ресурсы  из внешней среды. Они зависят  от внешних клиентов и заказчиков, потребляющих их продукцию. Разграничение  систем на открытые или закрытые не является жестким, раз навсегда установленным. Открытая система может стать закрытой, если контакты с окружением сокращаются со временем. Возможна и обратная ситуация. Все системы имеют вход, трансформационный процесс и выход. Они получают сырье, энергию, информацию, другие ресурсы и преобразуют их в товары и услуги, прибыль, отходы и т.п. Открытые системы имеют, однако, некоторые специфические черты.

     Одна из  таких черт - это признание взаимозависимости  между системой и внешним миром.  Существует граница, отделяющая  систему от ее окружения. Изменения  в окружении влияют на один  или несколько атрибутов системы,  и наоборот, изменения в системе  воздействуют на окружение. Организация  должна отражать внешнюю среду.  В основе ее построения лежат  предпосылки экономического, научно-технического, политического, социального или  этического характера. Организация  должна создаваться так, чтобы  она нормально функционировала,  получала вклад в общую работу  со стороны всех ее членов и эффективно помогала работникам достигать поставленных целей и в настоящее время, и в будущем. В этом смысле действенная организация не может быть статичной. Она должна быстро узнавать о всех изменениях среды, осознавать их значение, выбирать наилучшую ответную реакцию, способствующую достижению ее целей, эффективно реагировать на воздействия среды.

    Нужно учитывать и то, что организации укомплектовываются людьми. Поведение членов организации может рассматриваться как ее внутренняя среда. В открытой организации постоянно возникают проблемы, которые могут изменить ее положение, и чтобы все ее элементы действовали и были разумно скоординированы, необходимо непрерывное поступление ресурсов. Производственный аппарат изнашивается, технология устаревает, материалы нужно пополнять, работники увольняются. Чтобы обеспечить жизнеспособность организации, эти ресурсы необходимо, не прерывая производственного процесса, заменять элементами равной производительности.

     Следует подчеркнуть и то, что организационные системы предрасположены к сокращению или распадению на части. Поскольку закрытая система не получает энергию и новые вложения из своего внешнего окружения, она может со временем сокращаться. В отличие от нее открытая система характеризуется негативной энтропией, т.е. она может реконструировать саму себя, поддержать свою структуру, избежать ликвидации и даже вырасти, потому что имеет возможность получать энергию извне в большей мере, чем отдает наружу.

    Исследования показывают, что большие и сложные организационные системы имеют тенденцию к дальнейшему росту и расширению. Они получают определенный запас прочности, выходящий за пределы обеспечения только выживаемости. Организационная система может достичь своих целей с различными вложениями и трансформационными процессами. Вот почему необходимо рассматривать разнообразные формы и способы решения возникающих проблем, а не искать какой-либо один "оптимальный" выход, приводящий к быстрым результатам.

     Открытые системы тяготеют к усложнению структуры, интеграции и дифференциации. Иными словами, рост открытой системы сопровождается повышением уровня специализации ее элементов и усложнением структуры, нередким расширением границ системы или созданием новой сверхсистемы. Если деловое предприятие растет, то наблюдается значительная его дифференциация и усложнение его структуры. Создаются новые специализированные отделы, приобретаются новые виды сырья и материалов, расширяется ассортимент выпускаемой продукции, организуются новые сбытовые конторы.

    Исходя из всего вышесказанного, можно сделать вывод, что если организация рассматривается как открытая система, она органично вписывается во внешнее окружение и считается ее подсистемой. Это окружение не является пассивным, и его можно определить, как совокупность объектов, внешних по отношению к организации, которые связаны с одним или более системными единицами организации так, что изменение одного или нескольких свойств внешних объектов изменяет поведение системы, что в свою очередь приводит к изменению одного (или более) свойства внешних объектов.

 

Преимущества  и ограничения

     Такая характеристика организации, как открытость в первую очередь указывает на ее причастность к тому, что происходит вокруг. Организация, являясь частью более крупной системы, как сама оказывает на нее влияние, так и вынуждена претерпевать давление извне, постоянно адаптироваться к изменяющимся условиям внешней среды, подстраиваться под них, находя наиболее выигрышные точки соприкосновения с факторами, воздействующими на систему и протекающие внутри процессы. Взаимодействия с внешней средой открытым организациям избежать невозможно: они не могут существовать изолированно.

    Факторы внешней среды подразделяются на две основные группы - микросреда и макросреда, или прямого и косвенного воздействия. На рис. 1 изображена обобщенная схема функционирования предприятия, рассматриваемого с позиций его реального или возможного взаимодействия с основными экономическими агентами и средами. Факторы прямого воздействия представлены в виде прямоугольников с прямыми и обратными связями. Они непосредственно влияют на функционирование предприятия и испытывают на себе влияние его операций. К данной группе относят поставщиков трудовых, финансовых, информационных, материальных и прочих ресурсов, потребителей, органы государственной власти и управления, местную администрацию, конкурентов, контактные аудитории средств массовой информации и др.

Рис.1 Факторы прямого и косвенного воздействия внешней среды

Факторы косвенного воздействия  представлены на схеме в виде широких  стрелок одностороннего воздействия. К данной группе относятся экономические, природные, социально-политические, нормативно-правовые и другие факторы. На изменения в факторах прямого воздействия предприятие может реагировать двояко: перестроить внутреннюю среду и начать политику активного приспособления или политику противодействия. К факторам косвенного воздействия предприятие вынуждено максимально приспосабливать свои внутренние переменные: цели, задачи, структуру, технологию, персонал и др. Неотъемлемыми характеристиками развитости внешней среды является ее вязкость, взаимосвязанность, сложность, подвижность и неопределенность.

    На схеме видно, как происходит взаимообмен. Что-то организация получает, а что-то отдает. Данный процесс цикличен и важен для существования любой открытой организации. Внешняя среда и предприятие не просто сосуществуют, они взаимодействуют самым активным образом и взаимопроникают. В этом заключается самое главное преимущество, к которому можно добавить вытекающие из взаимосвязи последствия: динамика, подвижность, развитие, мобильность внутренних передвижений и трансформаций. Все это при должном использовании дает свои плюсы и результаты.

  Отрицательная сторона  может проявляться в том, что  организация обязана всегда быть  в тонусе, гибкой и пластичной  во избежание системных сбоев.  Всегда нужно вовремя реагировать  на изменяющиеся факторы внешней  среды. Тогда трудностей не возникнет, и открытая организация продолжит двигаться к поставленным целям, определять задачи, вырабатывать стратегии и миссии. Но, рассматривая организацию как систему, необходимо учитывать, что деятельность по управлению никогда не происходит в неорганизованном пространстве. Реальный управленческий труд  осуществляется в среде разного рода отношений, целей, связей, норм, сформированных ранее. По отношению к работе управляющего они выступают объективными условиями и ограничениями, т. е. он действует в рамках независимой нормативной системы.

Происхождение таких ограничений  заключается в предшествующем и  текущем опыте практической и  интеллектуальной деятельности. Например, продукция прошлого труда реализуется  в таких организационных отношениях, как административный порядок, режим  работы, должностные инструкции, законодательные  нормы и т.д. При этом продуктами управления становятся формальные и  неформальные связи, позиции членов коллектива, руководителей, а также  различные объекты, например социальные инструменты, организации, целевые  группы.

Прошлый управленческий труд воплощается и в таких факторах, как знания, представления, цели, установки, т. е. он участвует в формировании сознания. Развитие управления предполагает прежде всего накопление информации, созданной в прошлой управленческой деятельности. Последствия этого накопления неоднозначны. С одной стороны, управление может опираться на большее количество средств воздействия; управляющий получает больше инструментов для своей деятельности. С другой стороны, сужаются возможности целенаправленного регулирования, т. е. наряду с возможностями появляются и множатся ограничения.

Итак, внешняя среда является определяющим фактором при изучении открытых организаций, включающая в свою очередь широкий спектр своих факторов: экономические условия, потребителей, профсоюзы, конкурирующие организации, природные факторы, действующее законодательство и другие составляющие. Эти взаимосвязанные факторы оказывают влияние на функционирование предприятия, на его производственную, инновационную, коммерческую, финансовую деятельность, одновременно являются и преимуществом открытой организации. Также в этой главе мы пришли к выводу о том, что нарастание продуктов прошлой управленческой деятельности приводит к усложнению управления.