Организация как система. 4

Содержание 

Введение…………………………………………………………………………...........8

I Теоретическая часть

1 Организация  и организационный процесс………………………………………….9

1.1 Понятие, свойства, принципы построения организации…………………...........9

1.2 Организационный  процесс……………………………………………………….12

1.3 Внешняя и  внутренняя среда организации………………………………...........14

2 Система управления  организацией…………………………………………...........20

2.1 Открытые и  закрытые системы…………………………………………………..20

2.2 Системный  подход к управлению организацией……………………………….24

2.3 Системные  концепции……………………………………………………………26

II Практическая часть

1 Анализ  организации как системы на  примере ООО «УАЗ - Автотранс»……….28

1.1 Характеристика  предприятия ООО «УАЗ - Автотранс»……………………….28

1.2 Анализ  внешней и внутренней среды  ООО «УАЗ - Автотранс»……………....33

1.3 Определение  миссии фирмы и построение  «дерева целей»…………………....45

1.4 Проектирование  структуры управления организацией………………………...50

1.5 Разработка  концепции организационной культуры…………………………….52

Заключение…………………………………………………………………………….55

Список  использованной литературы………………………………………………...57 
 

Введение 

     Важнейшим понятием в теории организации является организация. Любая организация находится и функционирует в среде. Каждое действие всех без исключения организаций возможно только в том случае если, среда допускает его осуществление. Внутренняя среда является источником ее жизненной силы. Она заключает в себе потенциал, необходимый для функционирования организации, но в это, же время может быть источником проблем и даже ее гибели. Внешняя среда является источником, питающим организацию ресурсами. Организация находится в состоянии постоянного обмена с внешней средой, обеспечивая тем самым себе возможность выживания. Естественно, эти моменты должны быть предметом постоянного внимания со стороны менеджера.

     Основной  целью данной курсовой работы будет рассмотрение элементов внутренней и внешней среды организации, находящихся в постоянном взаимодействии, изучение организации как системы. А также оценка и анализ этих факторов с помощью различных методов.

     Данная  тема является актуальной, как и  вся теория менеджмента. В новом  тысячелетии наша страна должна научиться  жить в условиях рыночной экономики, важнейшим условием этого является высококвалифицированные управленцы. Умение выделить и проанализировать элементы организации и внешние факторы является залогом успеха фирмы.

     Задачи  курсовой работы:

1. Изучение организации, ее свойств, принципов построение, рассмотрение организационного процесса;
2. Исследование внешней и внутренней среды организации;
3. Рассмотрение системы управления организацией
4. Анализ организации как системы на примере ООО «УАЗ - Автотранс»

      I Теоретическая часть

1 Организация  и организационный процесс

1.1 Понятие,  свойства, принципы построения организации 

     Организация может быть определена как: 1) искусственная (синоним – организованная) система, созданная человеком по определенному плану (проекту); 2) активный, относительно независимый элемент общественной системы, через который преломляются интересы индивида и общества.

     Организация – это самая распространенная форма человеческой общности, первичная ячейка социума. Она не существует без общества, и общество не может существовать без организаций, которые оно ради своего существования и создает. Организация – объект и субъект общества. Но будучи самостоятельной подсистемой общества, организация имеет специфические потребности, интересы, ценности, предлагает обществу продукты своей деятельности, свои услуги и предъявляет ему определенные требования.

     В значительной мере и индивидуальное, и групповое поведение людей определяется их включенностью в организации. Особенно значима роль организаций в регулировании совместной деятельности людей.

     Организация является основной функцией управления, суть которой – осуществление  определенной структурированности, внутренней упорядоченности, согласованности взаимодействия относительно автономных частей в системном объекте.

   Свойства  организации как системы

1. Целенаправленность – определяет поведение системы
2. Сложность – зависит от множества входящих в нее компонентов
3. Делимость – система состоит из ряда подсистем , выделенных по определенному признаку
4. Целостность – функционирование множества элементов системы подчинено единой цели
5. Многообразие элементов и различие их природы
6. Структурированность – определяется наличием установленных связей и отношений между элементами внутри системы, распределении элементов системы по уровням иерархии

Независимо  от типа и масштабов деятельности каждая организация (фирма) должна быть некоторым образом упорядочена (организована). Существует ряд общих принципов, которыми следует руководствоваться любой организации в процессе своей деятельности:

– определение  и детализация целей;

– определение  приемов, способов деятельности, способствующих достижению этих целей;

– поручение  различных задач индивидуумам (разделение труда) и объединение их в управляемые рабочие группы;

– координация, согласование различных видов деятельности, порученных каждой группе;

– обеспечение  единства целей;

– установление эффективного контроля.

     Все организации (биологические, социальные, технические) построены на основе иерархического принципа.

     Иерархический принцип означает, во-первых, централизацию, линейную подчиненность низших звеньев  системы высшим, особую форму разделения труда – не только по горизонтали, но и по вертикали, закрепление за людьми и подразделениями управленческих и исполнительских функций. Во-вторых, иерархия обусловливает личную зависимость одного человека от другого. В-третьих, иерархия функционирует как власть, т.е. члены организации подчиняются правилам и стандартам организации – в противном случае к ним могут быть применены санкции и меры принуждения.

     Существенной  чертой организации является также  горизонтальное разделение труда, которое  позволяет специализировать деятельность сотрудников, повышать производительность и качество их работы. Классический образец горизонтального разделения труда на промышленном предприятии – производство, снабжение, маркетинг, кадровое обеспечение и финансы, НИОКР.

     Горизонтальное  разделение труда требует создания специализированных подразделений (отделы, управления, службы и т.д.). Специализированные подразделения, будучи составными частями целостной организации, представляют собой социальные системы меньшего масштаба и сложности, деятельность которых сознательно направляется, координируется для достижения общей цели. Координирование работы людей и специальных подразделений составляет сущность управления, без которого организации не могут существовать.

     Управление  – это процесс планирования, организации, мотивирования (активизации), координации, регулирования, контроля и исследования.

     В больших и сложных организациях управление должно быть четко отделено от неуправленческой работы, т.е. организации  должны назначать специальных руководителей  и определять круг их обязанностей и ответственности.

     Каждая  организация имеет свою организационную  структуру.

     Организационная структура – структура объекта  управления, отражающая взаимодействия между его элементами.

     Для эффектного управления организацией необходимо, чтобы ее структура соответствовала целям и задачам деятельности организаций и была приспособлена к ним. Организационная структура создает некоторый каркас, который является основой для формирования отдельных управленческих функций, определяет взаимоотношения работников внутри организации. Структура организации устанавливает некоторый общий набор предварительных положений и предпосылок, определяющих, какие члены организации несут ответственность за те или иные виды решений. Структура организации определяет структуру подцелей, которая служит критерием выбора при подготовке решений в различных частях организаций. Она устанавливает ответственность подразделений организаций за тщательное исследование отдельных элементов внешнего окружения и за передачу к соответствующим точкам информации о событиях, требующих особого внимания.

     Руководителю  фирмы, менеджеру важно знать, что  организация обладает способностью к адаптации, самоорганизации и  саморегулированию.

     Слово «организация» происходит от латинского organizo – делать сообща, стройный вид, устраиваю. Организация рассматривается как процесс и как явление. 
 

     1.2 Организационный процесс 

     Организация как процесс – совокупность действий, ведущих к образованию и совершенствованию  взаимосвязей между частями целого.

    В качестве примера организации как процесса можно привести процесс создания работоспособного коллектива. Организация как процесс регулируется законами о труде, процессуальным и уголовным кодексами.

    Сам процесс «организовывания» включает следующие последовательно осуществляемые этапы:

1. анализ целей и планов по их достижению;
2. установление главных целей (задач);
3. распределение главных целей (задач) на подцели (задания);
4. распределение ресурсов и направлений их использования по подцелям (заданиям);
5. оценка результатов реализованных мероприятий.

    Менеджер  должен постоянно повторять эту  последовательность этапов, используя  её для постоянного совершенствования  организационного процесса (рисунок 1). Конечный результат процесса «организовывания» - установление эффективного взаимодействия между всеми видами ресурсов организации.

    Основу  данного процесса составляет взаимодействие между субъектами управленческой деятельности (физическое или юридическое лицо, а также другая система, от которых  исходит управляющее (властное управление)), и между их объединениями в структурные подразделения организации. Такое взаимодействие разделяется на административное, информационное и техническое. [1]

    В процессе административного взаимодействия вышестоящие уровни иерархии управления передают нижестоящим уровням управленческие полномочия и ответственность, распоряжения, инструкции, рекомендации,  осуществляют за ними контроль и т.д.

    Технические взаимодействие между субъектами управленческой деятельности осуществляется в процессе их участия в практической деятельности – подготовке, принятии и реализации  решений, совещаниях и т.д. И техническое и административное взаимодействие между субъектами управления в организации реализуется посредствам их информационного взаимодействия, где они обмениваются информацией для принятия решений, как официальной (закрепленной периодически), так и неофициальной (не обладающей официальным статусом).

    Обеспечение взаимодействия между субъектами управленческой деятельности в организации во многом определяет содержание организаторской деятельности менеджера.

     Рисунок 1. Этапы процесса «организации» 

     1.3 Характеристика внешней и внутренней  среды организации 

     Представители классических школ менеджмента анализировали  в первую очередь внутренние факторы  организации. Под внешней средой организации понимаются все условия и факторы, возникающие в окружающей среде, независимо от деятельности конкретной фирмы, но оказывающие или могущие оказать воздействие на её функционирование и поэтому требующие принятия управленческих решений.

     Однако  набор этих факторов и оценка их воздействия на хозяйственную деятельность различны, причём не только у авторов  научных публикаций по вопросам менеджмента, но и у каждой фирмы. Обычно фирма  в процессе управления сама определяет, какие факторы и в какой степени могут воздействовать на результаты её деятельности в настоящий период и на будущую перспективу, вывода проводимых исследований или текущих событий сопровождаются разработкой конкретных средств и методов для принятия соответствующих управленческих решений. Причём прежде всего выявляются и учитываются факторы внешней среды, оказывающие воздействие на состояние внутренней среды, оказывающие воздействие на состояние внутренней среды фирмы. [3]

     Внешняя среда организации является источником, питающим организацию ресурсами, необходимыми для поддержания её внутреннего потенциала на должном уровне. Организация находится в состоянии постоянного обмена с внешней средой, обеспечивая тем самым себе возможность выживания. Но ресурсы внешней среды не безграничны. И на них претендуют многие другие организации, находящиеся в этой же среде. Поэтому всегда существует возможность того, что организация не сможет получить нужные ресурсы из внешней среды. Это может ослабить её потенциал и привести ко многим негативным для организации последствиям. Задача стратегического управления состоит в обеспечении такого взаимодействия организации со средой, которое позволило бы ей поддерживать её потенциал на уровне, необходимом для достижения её целей, и тем самым давало бы ей возможность выживать в долгосрочной перспективе.

     И так для того, чтобы определить стратегию поведения организации  и провести эту стратегию в  жизнь, руководство должно иметь  углублённое представление как  о внутренней среде организации, её потенциале и тенденции развития, так и о внешней среде, тенденциях её развития и месте, занимаемом в ней организацией. При этом и внутренняя среда и внешнее окружение изучаются стратегическим управлением в первую очередь для того, чтобы вскрывать те угрозы и возможности, которые организация должна учитывать при их достижении. 

     Факторы внешней среды

    При рассмотрении внешнего окружения на организацию важно понимать, что  характеристики среды отличны, но в  то же время связаны с её факторами. Характеристики взаимосвязанности, сложности, подвижности и неопределённости описывают факторы как прямого, так и косвенного воздействия.

    Классификация факторов внешней среды вследствие их многообразия довольно различна и  в её основу могут быть положены различные принципы.

    При анализе внешних факторов обычно выделяют два их типа: факторы прямого воздействия, иногда называемые – ближайшее окружение, и факторы косвенного воздействия, иногда называемые – общее окружение. [4] 

    Факторы прямого воздействия.

    К факторам прямого воздействия относят те, которые непосредственно влияют на операции организации и испытывают на себе прямое же влияние операций организации.

    1) Собственники

    Одно  из главных влияний на организацию  оказывает форма собственности  и собственно её представители –  собственники. Это фактор, как впрочем и другие, тесно связаны с другими организациями (внутренней и внешней среды).

    2) Законы и государственные органы.

    Каждая  организация имеет конкретный правовой статус, что и определяет, как  она может вести дела, какие  имеет права и какие обязанности несет перед государством, а также перед органами местного управления. Организации обязаны соблюдать не только федеральные и местные законы, но и требования органов государственного регулирования. Эти органы обеспечивают принудительное выполнение законов в соответствующих сферах своей компетенции, а так же вводят собственные требования, зачастую также имеющие силу закона. Каждый вид деятельности регулируется определёнными органами.

    3) Поставщики, партнеры и посредники.

    С точки зрения системного подхода организация – это механизм преобразования входов и выходов. Основные разновидности входов – это материалы, оборудование, энергия, капитал и рабочая сила. Зависимость между организацией и сетью поставщиков, обеспечивающих ввод указанных ресурсов, - один из наиболее ярких примеров прямого воздействия среды на организацию и успешность деятельности организации. Получение ресурсов из других стран может быть выгоднее с точки зрения цен, качества или количества, но одновременно опаснее усилением таких факторов подвижности среды, как колебания обменных курсов или политическая нестабильность.

    В некоторых случаях все организации  определённого региона ведут  дела с одним или практически  с одним поставщиком. Поэтому  все они попадают в равную зависимость  от действий поставщика. Можно привести такой пример – обеспечение энергией. Все организации получают энергию по ценам, установленным государством, и редко могут найти альтернативного поставщика, даже если организация считает, что текущее энергосбережение неадекватно или слишком дорого обходится. Такие изменения, как повышение цен поставщиком содействует на организацию в той мере, в какой она расходует энергию.

    4) Заказчики, клиенты, потребители.

     Анализ  потребителей, как компоненты непосредственного  окружения организации, в первую очередь имеет своей задачей составление профиля тех, кто покупает продукт, реализуемый организацией. Изучение покупателей позволяет организации лучше уяснить то, какой продукт в наибольшей мере будет приниматься покупателями, на какой объём продаж может рассчитывать организация, в какой мере покупатели привержены продукту именно данной организации, насколько можно расширить круг потенциальных покупателей, что ожидает продукт в будущем и многое другое. Потребители, решая, какие товары и услуги для них желательны и по какой цене, определяют для организации почти всё, относящееся к результатам её деятельности. Тем самым необходимость удовлетворения потребностей покупателей влияет на взаимодействие организации с поставщиками материалов и трудовых ресурсов. Воздействие потребителей на внутренние переменные структуры зачастую оказывается значительным.

5)Конкуренты

     Конкуренты  – это внешний фактор, влияние  которого невозможно оспаривать. Руководство  каждого предприятия чётко понимает, что если не удовлетворять нужды потребителей также эффективно, как это делают конкуренты, предприятию долго не продержаться на плаву. Во многих случаях не потребители, а как раз конкуренты определяют, какого рода результаты деятельности можно продать и какую цену можно запросить.

     Вместе  с тем, необходимо отметить, что конкуренция  иногда толкает фирмы и на создание между ними  соглашений различных  типов от раздела рынка до кооперации между конкурентами. [4] 

     Факторы косвенного воздействия.

     Эти факторы относятся к общему окружению организации и не оказывает такого влияния на ее операции, как факторы прямого воздействия.

     Но, однако, среда косвенного воздействия  обычно сложнее, чем среда прямого  воздействия.

1.   Экономическое окружение.

Оно характеризуется, прежде всего, уровнем развития и состоянием экономики. Состояние экономики оказывает влияние на стоимость ресурсов и спрос товаров и услуг. В условиях инфляции, что существенно влияет на сегодняшнее состояние экономики России, фирмы заинтересованы в увеличении запасов материальных ресурсов, задержках платежей. Спад экономики заставляет организации уменьшить запасы готовой продукции, сокращать число работников. На экономическую обстановку оказывает влияние политическая среда.

2. Политическое окружение.

Способы и цели управления экономикой страны есть результат политических целей и задач находящегося у власти правительства. Большое значение имеет и политическая стабильность. Законы, принимаемые парламентом, часто являются следствием политической обстановки.

3. Технологическое окружение.

Технология  является одновременно и внешним  фактором организации, и ее внутренним элементом. В качестве внешнего фактора  она отражает уровень научно-технического развития, который воздействует на организацию. Для того, чтобы сохранилась  конкурентоспособность, каждая организация вынуждена использовать достижения НТП (научно-технического прогресса).

4. Социально-культурное окружение.

Социально-культурные факторы влияют на формирование спроса населения, на трудовые отношения, уровень  заработной платы и т.д. К этим факторам относится и демографическое состояние общества. Важное значение имеют и отношения организации с местным населением. В связи с этим выделяют также в качестве фактора социально-культурного окружения – независимые средства массовой информации, которые могут формировать имидж фирмы и ее товаров и услуг.

5. Международное окружение.

Этот  фактор оказывает влияние в первую очередь на организации, действующие  на международном рынке, но многие из них могут оказывать не только косвенное, но и прямое воздействие на организации, действующие только на международном рынке.

     Организацию и ее окружение можно представить  в следующем виде (рисунок 2).

     Рисунок 2. Организация и её окружение 

     Внутренняя  среда организации

     Любая организация находится и функционирует  в среде. В менеджменте под средой организации понимается наличие условий и факторов, которые воздействуют на функционирование фирмы и требуют принятия управленческих решений, направленных на их управление либо на приспособление к ним.

     Каждое  действие всех без исключения организаций возможно только в том случае, если среда допускает его существование.

     В структуре среды организации  различают факторы внутренней и  внешней среды. Такое деление  факторов в менеджменте общепризнанно. [5]

     Под внутренней средой понимается хозяйственный организм фирмы, включающий управленческий механизм, направленный на оптимизацию научно-технической и производственно сбытовой деятельности фирмы. Внутренняя среда организации является источником её жизненной силы. Она заключает в себе тот потенциал, который даёт возможность организации функционировать, а следовательно, существовать и выживать в определённом промежутке времени. Когда речь идёт о внутренней среде фирмы, имеется ввиду глобальная структура фирмы, охватывающая все производственные предприятия фирмы, финансовые, страховые, транспортные и другие подразделения, входящие в фирму, независимо от их местоположения и сферы деятельности. Но внутренняя среда может также быть и источником проблем и даже гибели организации в том случае, если она не обеспечивает необходимого функционирования организации.

      2 Система управления организацией

     2.1 Открытые и закрытые системы 

      Существует  два основных типа систем: закрытые и открытые. Закрытая система имеет  жесткие фиксированные границы, ее действия относительно независимы от среды, окружающей систему. Часы — знакомый пример закрытой системы. Взаимозависимые части часов двигаются непрерывно и очень точно, как только часы заведены или поставлена батарейка. И пока в часах имеется источник накопленной энергии, их система независима от окружающей среды.

     Открытая  система характеризуется взаимодействием  с внешней средой. Энергия, информация, материалы — это объекты обмена с внешней средой через проницаемые  границы системы. Такая система  не является самообеспечивающейся, она зависит от энергии, информации и материалов, поступающих извне. Кроме того, открытая система имеет способность приспосабливаться к изменениям во внешней среде и должна делать это для того, чтобы продолжить свое функционирование.